1 Meeting Systems noemt een vergaderingenreeks een ‘Project’.

overzicht en inzicht in alle vergaderinhoud met

Meeting Systems voor Microsoft SharePoint 2010

Digitaal vergaderen begint steeds meer voet aan de grond te krijgen met als doel

vergaderingen effectiever te maken. Wat vaak nog ontbreekt is een centraal en

gestructureerd overzicht van álle vergaderinhoud binnen een organisatie. Handig wanneer je

snel bepaalde vergaderinformatie nodig hebt. Dat is mogelijk met het product Meeting

Systems in combinatie met Microsoft SharePoint 2010.

Laptops of tablets zoals de iPad zijn steeds

vaker gebruikelijk op de vergadertafel.

Beamers en projectieschermen zijn al langer

gebruikelijk als ondersteunende middelen

voor bijvoorbeeld presentaties tijdens de

vergadering. Ook worden

vergaderdocumenten steeds vaker gedeeld

op een (afdelings)schijf. En met de komst

van Collaboration technologie, zoals

Microsoft SharePoint, is het centraal delen

van informatie steeds makkelijker.

Echter, de acties en besluiten van

vergaderingen, belanden vaak nog ergens op

papier, verstopt in de notulen of, in het beste

geval, in de persoonlijke takenlijst van een

deelnemer. Deze informatie terugvinden kost

erg veel tijd, omdat overzicht, een heldere

structuur en transparantie in het

vergaderproces binnen een organisatie

ontbreken. Hierdoor ontstaat inefficiëntie.

veel vergaderen

In samenwerking met Meeting Systems

ontwikkelde e-office de human software

oplossing Meeting Systems voor Microsoft

SharePoint 2010. Het product biedt over- en

inzicht in de gehele vergaderstructuur en -

content van een organisatie op een

eenduidige manier, waardoor

vergaderinformatie vanuit diverse

gezichtspunten is op te vragen. Het product

is met name interessant voor organisaties die

veel vergaderen.

Meeting Systems biedt overzicht van:

1. alle vergaderingenreeksen1 binnen uw

organisatie (bijvoorbeeld van afdelingen,

projecten, e.d.);

2. alle vergaderonderwerpen en andere

vergaderinformatie in een vergadering;

3. alle actiepunten en/of besluiten binnen

een vergaderingenreeks;

4. alle actiepunten van alle vergaderingen in

een vergaderingenreeks, die u vervolgens

direct kunt bijwerken;

5. alle vergaderonderwerpen binnen een

vergaderingenreeks (inclusief

vergaderstukken) met een verwijzing naar

de vergadering(-en) waarin het onderwerp

behandeld is.

Meeting Systems is een webapplicatie voor

digitaal vergaderen en is een add-on binnen

een SharePoint 2010 omgeving.Naast

overzicht en inzicht is het een

gebruiksvriendelijk systeem. De

vergaderinformatie is beschikbaar in één

scherm, het heeft duidelijke knoppen in de

werkbalk bovenin het scherm, voor de hand

liggende functies onder de rechtermuisknop

en een sleepfunctie. Ook onthoudt het

systeem bijvoorbeeld vergaderonderwerpen

en neemt deze automatisch over bij het

aanmaken van een nieuwe vergadering in

een vergaderingenreeks. Meeting Systems

bouwt daarnaast de notulen automatisch op

aan de hand van de vergaderonderwerpen.

e-office bv T +31(0)88-00 18 300

Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399

3991 CD Houten www.e-office.com

The Netherlands info@e-office.com

2 Voor maximaal 100 licenties. De onderhoudskosten bedragen 20% van de licentiekosten.

papierloos vergaderen

Tijdens de vergadering presenteert u via een

beamer het dashboard van Meeting Systems

met de bijbehorende vergaderinformatie,

waardoor het printen van vergaderstukken en

actielijsten overbodig wordt. Zo vergadert u

papierloos en bespaart u voorbereidingstijd.

Ter plekke kunt u de notulen in Meeting

Systems invoeren op basis van de

vergaderonderwerpen en bijbehorende acties

en besluiten.

Zo bespaart u werk achteraf en ontvangen

de deelnemers direct de noodzakelijke

stukken na de vergadering.

specificaties:

site template als add-on in SharePoint

2010 standard en enterprise versies (site

collectie in SharePoint omgeving);

project permissions management;

profielen van SharePoint zijn beschikbaar

in Meeting Systems;

beschikbaar op tablets (zoals de iPad);

multilingual support;

mailmogelijkheden (agenda en notulen);

printmogelijkheden (notulen);

vergaderstukken beheren;

beschikbaar voor externen (alleen mail

met agenda of leesrechten op

vergaderingen-reeks).

investering

U kunt al gebruikmaken van Meeting

Systems voor Microsoft SharePoint 2010

vanaf slechts € 15.000,- excl. BTW2.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden

van Meeting Systems voor Microsoft

SharePoint 2010 voor uw organisatie? Wij

maken graag een voorstel op maat voor u.

speciale aanbieding

Exclusief voor u als deelnemer aan de sessie

‘slimmer vergaderen binnen SharePoint

2010’ krijgt u bij aanschaf van ‘Meeting

Systems voor Microsoft SharePoint 2010’

een workshop ‘effectief vergaderen’ (ter

waarde van € 1.500,-) cadeau.

Deze aanbieding is geldig tot 1 maart 2012.

over e-office

In 2011 is e-office verkozen tot een van de

beste Microsoft partners ter wereld op het

gebied van Portals and Collaboration. Deze

nominatie ontvingen wij voor onze

innovatieve oplossingen die de productiviteit

van onze klanten verhoogt en teams in staat

stelt effectiever te werken, binnen of buiten

de organisatiegrenzen. We zijn erg trots op

deze mooie erkenning van Microsoft.

meer informatie

e-office denkt graag met u mee over hoe u

optimaal gebruik kunt maken van de

mogelijkheden voor vergaderen, presenteren

en samenwerken op afstand. Voor meer

informatie kunt u contact opnemen met

Karen Frank via e-mail

Karen.Frank@e-office.com of telefonisch op

088 001 83 00.