1

Matching bij de UU

Sjors van der Beek Projectleider administratieve en technische implementatie

Inhoud

• Matching bij de UU

• Het matchingsproces

• Ontstaansgeschiedenis

• Matching en onderwijslogistiek

2

Matching bij de UU

• Waarom?

– Ondersteunen juiste studiekeuze

– Uitval eerste jaar beperken

– Op zoek naar studenten die beste uit zichtzelf willen halen

– Binding met opleiding en medestudenten

• Na oriëntatiefase volgt bij de UU voor bachelorstudenten het AMTI-proces: Aanmelden, Toelaten, Matchen, Inschrijven.

• Matchingstraject bestaat uit 2 onderdelen:

– Invullen matchingsformulier

– Deelname matchingsactiviteit

1. Matchingsformulier

Vragenlijst over:

• motivatie

• interesses

• verwachtingen

• capaciteiten, o.a. behaalde cijfers in het VO

2. Matchingsactiviteiten

• hoorcollege, werkcollege, practicum

• stof voorbereiden

• toets, opdracht met cijfer

• gesprek met docent: feedback

• contact met studenten

Het matchingsproces

• Matching per opleiding

– Inhoudelijke verschillen mogelijk (vragenlijst, matchingsactiviteit)

– Uitvoering bij de opleiding/faculteit

• UU breed uniform proces

• Proces ondersteund door 2 systemen

– Matchingsformulier in Formdesk (formulierensysteem)

– Registratie voortgang in OSIRIS (Student Informatie Systeem)

Ontstaansgeschiedenis: jaar 1

Vóór 2012-2013

• Pilots bij 3 opleidingen

• Visieontwikkeling en raamwerk (lijn van voorlichting tot BSA)

2012-2013

• Zomer 2012-Januari 2013

– Inrichting inhoud formulier en activiteit

– Inrichting IT/administratieve ondersteuning

• 1 januari 2013: start uitsturen matchingsformulieren

• Maart/april 2013: eerste matchingsactiviteiten

• 1 mei 2013: aanmelddeadline

• Juni: matchingsactiviteiten

• Augustus: laatste matchingsactiviteiten

7

8

9

Voorjaar 2013

10

Oktober 2012 Maart 2013

11

12

Maart 2013

Universiteit Utrecht Matching - YouTube

Evaluatie jaar 1

• Studenten:

– Warm welkom

– Programma mag zwaarder (onderscheid meeloopdag)

– Willen graag feedback

• Docenten:

– Binding

• Administratief

– Complex proces (veel uitzonderingen)

– Veel werk (handmatige acties)

– Veel ‘augustusmatchers’

www.uu.nl/evaluatiematching

13

Ontstaansgeschiedenis: jaar 2

2013-2014

• Start proces november 2013

• Herontwerp proces nav. Wet Kwaliteit in Verscheidenheid

– Harde aanmelddeadline op 1 mei

– Afwijzen nav. niet voldoen aan aanmelddeadline of matchingsverplichting (formulier, activiteit)

• Integratie systemen OSIRIS en Formdesk via koppeling

• Vervroegde toegang tot IT voorzieningen, tbv. bv. ELO

• Opstarten project naar 1 systeem (OSIRIS)

14

16

Evaluatie jaar 2

• Nog steeds werk aan uitzonderingen (80/20 regel)

• Bezwaarproces: veel werk, onduidelijke communicatie (juridisch gezien)

17

Ontstaansgeschiedenis: jaar 3

2014-2015

• Versimpeling proces na 1 mei-aanmelders

• Alle uitzonderingen in automatisering

• Strakkere communcatie nav. ervaringen met bezwaren

• Meer focus op toetsing en advies

• Van project naar staande organisatie

18

Resultaten

• Voorzichtig positief effect studiesucces

– Minder studenten voor 1 februari 2014 gestopt

– Meer studiepunten behaald in eerste 10 weken

– Verschil faculteiten/opleidingen groot

• Of verbetering te relateren is aan invoering matching is moeilijk te zeggen, daar wordt nu onderzoek naar gedaan

19

Matching en Onderwijslogistiek

20

Samenhang van

- Onderwijsontwikkeling

- Planning

- Roostering

- Administratie

- Onderwijsuitvoering

- Toetsing en evaluatie

Matching: aanmeldproces

21

Systemen:

- CRM

- Studielink

- SIS (OSIRIS)

- Formulieren (Formdesk)

Matching: studie-activiteit

22

Systemen:

- SIS (OSIRIS)

- Formulieren (Formdesk)

- Roostering (Syllabus)

- Toetssysteem

- ELO (Blackboard)

- Evaluatiesysteem

(Caracal)

Matching: tutoraat

23

Systemen:

- SIS (OSIRIS)

- Formulieren (Formdesk)

- Netwerkschijf

Matching: onderzoek studiesucces

24

Systemen:

- SIS (OSIRIS)

- Formulieren (Formdesk)

Aanbevelingen

Onderwijslogistiek is het geheel van processen, systemen en informatiestromen die het mogelijk maken dat het onderwijs van hogescholen en universiteiten gestroomlijnd verloopt. In de ideale situatie is onderwijslogistiek een keten van samenhangende onderwijsprocessen met integrale ICT-ondersteuning binnen de instelling en in relatie met ketenpartners.

- Matching is subset onderwijs(processen)

- Denk in processen

- Betrek alle ketens

25