Overijssel in vervanging

�Niet zonder vallen en opstaan.

� Ieder voor zich of duurzaam voor allen?

Aanpak voor verkrijgen machtiging

� Projectmatige aansturing

� Werkgroep

▫ Externe trekker (Ronald Groeneweg – Digital Display)

▫ Archiefbeheer

▫ Adjunct archiefinspecteur

▫ Adviseur

� Relatie met parallel-project archiefbeheer (RM)

� Gebruik tussenversie interprovinciaal modelhandboek vervanging

Praktijk - techniek

De techniek werkt niet echt mee.

… eerste kennismaking met KVAN 2010…

PDF/A duurzaam: hoezo?

n4

Slide 5

n4 onze eerste PDF/A-ervaringen in ons DMSnaaa, 4/8/2010

Praktijk - proces

� Klachten scankwaliteit (opvragen papieren versie)

� Kleur bekennen: vrijwel alles wordt toch in kleur gescand.

� Wat mogen we nog wijzigen in het proces zonder toestemming vooraf? (hoe praktisch vorm te geven?)

Praktijk - communicatie

� Afstand NA en provincie: hoe contact leggen/communiceren?

� Met argusogen gevolgd door anderen.

Machtiging nog in praktijk brengen:

� Implementatiewerkgroep vervanging

� Randvoorwaardelijke punten eerst oppakken:

▫ Scankwaliteit

▫ PDF/A

▫ Fysieke opslag uitgezonderde documenten

▫ Borgen en praktijktoetsing noodscenario’s (oefening backup-recovery)

▫ Afstemming interne en externe partijen

▫ Beslissing tot daadwerkelijke vervanging

▫ Bekendmaken

Discussiepunten toen en nu

� Afstemming met andere organisaties

� Scanresolutie en –compressie

� Onze vervangingsverzoek gaat alleen over de in EDO beheerde documenten

� Uitzonderingenlijst (ook als scanning onvoldoende authenticiteit oplevert)

Overijssel in vervanging

Afsluiting – start paneldiscussie