Post on 22-Jan-2018
Intergemeentelijke archiefwerking
Land van Dendermonde (Buggenhout, Hamme, Laarne,
Lebbeke, Wichelen en Zele)
Opstart traject• Organisatie
- Projectmedewerker (apr 2014-mrt 2015)
- Erfgoedcel Land van Dendermonde- 7 gemeenten zonder eigen archiefdienst: opstart basisarchiefzorg
Ondertussen…→ 6 van de 7 gemeenten verlengden de samenwerking (tot eind 2017)→ Bedrag per inwoner om het loon te betalen + werkingsmiddelen
• Doel- Sensibiliseren- Structureel verankeren- Een netwerk uitbouwen
• Opstart werking- Verkenning van bewaarplaatsen en -omstandigheden- Kennismaking met gemeentelijke diensten en archiefbeheer
Grootste gemeenschappelijke noden
• Inhoudelijk
→ Vraag naar B/V-termijnen, richtlijnen, manieren van klasseren en de opmaak van digitale mappenstructuren
• Infrastructuur
→ Plaatstekort
→ Verspreid over verschillende archiefruimten→ Algemene bewaartoestand
• Personeel
→ Gebrek aan personeel en tijd
Acties→ Organisatie vormingen
- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken
Acties
→ Organisatie vormingen
- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken)
→ Aanstellen archiefverantwoordelijken
- aanspreekpunt, feedback, overleg, communicatie
Overleg archiefverantwoordelijken
Acties
→ Organisatie vormingen
- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken)
→ Aanstellen archiefverantwoordelijken
- aanspreekpunt, feedback, overleg, communicatie
→ Aanwerven vrijwilligers
Acties→ Organisatie vormingen
- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken)
→ Aanstellen archiefverantwoordelijken
- aanspreekpunt, feedback, overleg, communicatie
→ Aanwerven vrijwilligers
→ Inzetten op selectie
→ Opmaak van een archiefreglement
→ Aandacht voor inrichting van de archiefdepots
Voorbeeld: selectie
→ Doel: plaats maken (op vraag van de diensten)
→ Voorbereiding:– Afchecken met bestuur (secretaris) voor opstart project
– De geldende wetgeving, procedures en richtlijnen verzamelen
– Quick wins zoeken (om snel plaats te winnen)
→ Vorming of workshop over het thema + uitwerking
→ Aan de slag in samenspraak met de diensten:
B/V-termijnen meegeven, bespreken en vastleggen
Selectie→ Verwerken, terugkoppelen en vastleggen
→ Langs College en Rijksarchief
→ Uitvoering organiseren (contact met de vrijwilligers, uitvoeringsdienst)
→ Richtlijnen opmaken en communiceren naar de gemeentelijke diensten
Conclusie: - De organisatie is grotendeels voor de archivaris
- Belang van ondersteuning van de diensthoofden
- Aan de zijde van de dienst/ambtenaar
Maatwerk!
• Op vraag
→ van het bestuur
→ van een dienst
+ gemotiveerd, dienst maakt zelf reclame bij collega’s
• Zelf mogelijke projecten aanreiken
→ vaker overkoepelend
! Opgelet: steeds goed schetsen waar je naartoe werkt en wat er van de dienst wordt verwacht (ze moeten de voordelen zien)
Valkuilen
• Overkoepelende projecten: elke gemeente start vanuit een andere situatie en gaat zijn eigen tempo (afhankelijk van personeel ter beschikking, motivatie)
• Geen onrealistische verwachtingen scheppen (projecten vragen tijd: voorbereiding-overleg-verwerking)
• 2 (max. 3) projecten werken per jaar (daarnaast opmaak planning, maken van afspraken, voorbereiding en verwerking van afspraken/overlegmomenten, verlof)
• Herhalen, herhalen, herhalen
Valkuilen
• Na 2,5 jaar gewenning – mensen alert en gemotiveerd houden (feedback vragen, aanspreken, overleg inplannen)
• Communicatie:
- diverse kanalen: nieuwsbrief, facebook-pagina, intranet,…
→ afstemmen op doelgroep
! volhouden
- communicatie naar de verschillende partners verschilt: besturen (secretaris, college), ambtenaren, vrijwilligers
Conclusie
• Enorm gevarieerd werk
• Voorlopig enkel gemeentebesturen en –archieven (integratie gemeente-OCMW??)
• Belang van overleg en feedback
• Aandacht voor verandering (cf. routines)
• Geduld is een schone deugd…