Intergemeentelijke archiefwerking

Land van Dendermonde (Buggenhout, Hamme, Laarne,

Lebbeke, Wichelen en Zele)

Opstart traject• Organisatie

- Projectmedewerker (apr 2014-mrt 2015)

- Erfgoedcel Land van Dendermonde- 7 gemeenten zonder eigen archiefdienst: opstart basisarchiefzorg

Ondertussen…→ 6 van de 7 gemeenten verlengden de samenwerking (tot eind 2017)→ Bedrag per inwoner om het loon te betalen + werkingsmiddelen

• Doel- Sensibiliseren- Structureel verankeren- Een netwerk uitbouwen

• Opstart werking- Verkenning van bewaarplaatsen en -omstandigheden- Kennismaking met gemeentelijke diensten en archiefbeheer

Grootste gemeenschappelijke noden

• Inhoudelijk

→ Vraag naar B/V-termijnen, richtlijnen, manieren van klasseren en de opmaak van digitale mappenstructuren

• Infrastructuur

→ Plaatstekort

→ Verspreid over verschillende archiefruimten→ Algemene bewaartoestand

• Personeel

→ Gebrek aan personeel en tijd

Acties→ Organisatie vormingen

- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken

Acties

→ Organisatie vormingen

- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken)

→ Aanstellen archiefverantwoordelijken

- aanspreekpunt, feedback, overleg, communicatie

Overleg archiefverantwoordelijken

Acties

→ Organisatie vormingen

- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken)

→ Aanstellen archiefverantwoordelijken

- aanspreekpunt, feedback, overleg, communicatie

→ Aanwerven vrijwilligers

Acties→ Organisatie vormingen

- thema‘s als onderhoud, sleutelbeheer, inrichting, selectie, digitaal werken)

→ Aanstellen archiefverantwoordelijken

- aanspreekpunt, feedback, overleg, communicatie

→ Aanwerven vrijwilligers

→ Inzetten op selectie

→ Opmaak van een archiefreglement

→ Aandacht voor inrichting van de archiefdepots

Voorbeeld: selectie

→ Doel: plaats maken (op vraag van de diensten)

→ Voorbereiding:– Afchecken met bestuur (secretaris) voor opstart project

– De geldende wetgeving, procedures en richtlijnen verzamelen

– Quick wins zoeken (om snel plaats te winnen)

→ Vorming of workshop over het thema + uitwerking

→ Aan de slag in samenspraak met de diensten:

B/V-termijnen meegeven, bespreken en vastleggen

Selectie→ Verwerken, terugkoppelen en vastleggen

→ Langs College en Rijksarchief

→ Uitvoering organiseren (contact met de vrijwilligers, uitvoeringsdienst)

→ Richtlijnen opmaken en communiceren naar de gemeentelijke diensten

Conclusie: - De organisatie is grotendeels voor de archivaris

- Belang van ondersteuning van de diensthoofden

- Aan de zijde van de dienst/ambtenaar

Maatwerk!

• Op vraag

→ van het bestuur

→ van een dienst

+ gemotiveerd, dienst maakt zelf reclame bij collega’s

• Zelf mogelijke projecten aanreiken

→ vaker overkoepelend

! Opgelet: steeds goed schetsen waar je naartoe werkt en wat er van de dienst wordt verwacht (ze moeten de voordelen zien)

Valkuilen

• Overkoepelende projecten: elke gemeente start vanuit een andere situatie en gaat zijn eigen tempo (afhankelijk van personeel ter beschikking, motivatie)

• Geen onrealistische verwachtingen scheppen (projecten vragen tijd: voorbereiding-overleg-verwerking)

• 2 (max. 3) projecten werken per jaar (daarnaast opmaak planning, maken van afspraken, voorbereiding en verwerking van afspraken/overlegmomenten, verlof)

• Herhalen, herhalen, herhalen

Valkuilen

• Na 2,5 jaar gewenning – mensen alert en gemotiveerd houden (feedback vragen, aanspreken, overleg inplannen)

• Communicatie:

- diverse kanalen: nieuwsbrief, facebook-pagina, intranet,…

→ afstemmen op doelgroep

! volhouden

- communicatie naar de verschillende partners verschilt: besturen (secretaris, college), ambtenaren, vrijwilligers

Conclusie

• Enorm gevarieerd werk

• Voorlopig enkel gemeentebesturen en –archieven (integratie gemeente-OCMW??)

• Belang van overleg en feedback

• Aandacht voor verandering (cf. routines)

• Geduld is een schone deugd…