Post on 14-Jun-2015
description
26 mei 2009Jan Schrotenboer
Informatiemanager Midden-Drenthe
Midden-Drenthe gaat ‘zaaksgewijs’ digitaal
Agenda
Van visie tot vieze voeten…DienstverleningsprogrammaDe architectuurDe aanpak ProjectenkalenderDe praktijk: Digitale FactuurafhandelingDe praktijk: Digitalisering Bouw- en MilieuDe praktijk: Digitaal GovUnited
De visie
Midden-Drenthe staat dichtbij de klant en levert pragmatische en oplossingsgerichte
dienstverlening.
Onze kracht: We zijn klein en flexibel; We zijn veranderbereid.
Strategie
wettelijk dienstverlening efficiency
ProductmanagementServicemanagement
VerandermanagementInformatiemanagement
Productmanagement (Wat)
Productmanagement inrichtenProductbenaderingProducten naar de winkelProactieve dienstverlening (PIP)Met de burger op schoot (Burgerpanel)
Servicemanagement (Hoe)
Integratie kanalen (post, balie, telefoon, website)Inzicht dienstverlening (bewaking doorlooptijden, teruggeven status)Rapporteren richting burger en bestuur (managementrapportage)Integratie keten (Gegevens en zaken uitwisselen)
Verandermanagement (Waarmee)
Verantwoordelijkheden laag Fouten maken moet!
Zonder OR Reorganisatie achterafErvaren: MT on tourKCC DIV naar de voorkantWerving: Proactieve dienstverlener (5%/jaar)Gewoon doen!: Coördinator Zaaksysteem
Informatiemanagement (Waarmee)
Gegevens Product Auto- matiseren
wettelijk dienstverlening efficiency
KanalenZaken
Extern Intern
Kern: Digitaal zaaksgewijs werken
Generiek Zaaksysteem
Geen verregaande workflow, alleen status
Dik = uitfaseren backoffice = lef 80%
Van buiten naar binnen (KLoppelen i.p.v. koppelen)
Brede oplossing (Zaaksysteem en DMS volledig geïntegreerd!)
Integrale informatie (wat speelt er allemaal rond een bedrijf of object)
Uitgangspunten / Randvoorwaarden
Techniek uitbesteden, verandering niet!Capaciteit: Organisatie is beperkende factorDeadline gestuurdAantal leveranciers omlaagNiet converteren, maar migreren en digitaliserenDigitaliseren alleen vanuit behoefte bedrijfsvoering en restauratieRealisme, beginnen waar je mee beginnen kanWerken onder architectuur
Architectuur: De basis
Zaken Gegevens
Kaarten
Belasting
Vergunning
BAG
WOZ
GBAGBA
Luchtfoto
MOR
Architectuur: Het integrale plaatje
Zaken GegevensExterneZaken
ExterneGegevens
BackOffice
TMV
LVO
LV BAG
GBA-V
Belasting
ZS GovUnited Gouw Basis
Vergunning
GBA
GBA
WOZ
BAG
(E-)loket MD/KCC
KaartenESRI
MidOffice
Post E-mail Balie TelefoonFax
digitale postkamer
Aanpak
1 programma, ca. 80 projectenProjectmatig werkenMT = stuurgroep = eigenaar €Matrix-projectorganisatieCapaciteit = Gewoon doen! = Proactief meedoen is een investeringRendament in euro’s = € 0,-
Projectenkalender
2008 Digitalisering Bouw- en Milieu 2008 Digitale factuurafhandeling 2008 Digitaal zaaksgewijs werken
(Midoffice GovUnited / Papier Hier) ...
Vandaag vanuit de digitale postkamer/scanstraat bekeken...
De digitale postkamer / scanstraat
Centraal loket voor de kanalen Email, Papier en Faxen voor digitaal werken en digitaliseringDoel: Omzetten naar tijdloos formaat en geautomatiseerd metadata toevoegenUniverseel proces wat betreft: Extractie, Validatie/Verrijking, Omzetten naar tijdloos formaat, kwaliteitscontrole en distributie
Digitale factuurafhandeling
Valt buiten externe dienstverlening Noodzaak opname in zaaksysteem in eerste fase niet grootRaakt gehele organisatie ondersteund veranderproces ri. digitaal werkenBetreft 20% van alle postFinanciële businesscase
Digitale Postkamer
Midden/Drenthe
Inkomende post
Inkomende post
Archiveren
Achteraf
Post ter Kennisname
€Facturen
Digitaal werken
(Team Belastingen)
Analoog werken
20%
Vooraf
Externe zaken
Key2Financiën
Zaaksysteem
Postvakjes
Fysiek is niet digitaal!
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Proces scanstraat
Voorbewerking
Scannen
Nabewerking
Distributie
Aanvoer
@€
Voorbewerking facturen
Factuur Scheidingsblad
FactuurFacturenFacturenFactuur
Scheidingsblad
FacturenFacturenFactuur
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Invoer Voorbewerking
Nabewerking facturen
Document(set) scheiding
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Extern factuurnummerFactuurdatum
Bedrag excl. BTWBTW
TotaalbedragBankgironummer
Extractie
Tijdloos formaat
Validatie/Verrijking
>80%
BTW-checkBankgiro-check
Metadata
Afvoer facturen
Digitaal
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Numeriek ArchiverenKoppeling Key2Financiën
Fysiek
Digitale factuurafhandeling
Geen fysieke distributie
Digitalisering Bouw- en Milieu
Bedrijfsvoering: veel geraadpleegdDienstverlening: veel geraadpleegdVerandering: Leren omgaan met problemen digitalisering, bewust niet uitbesteden i.v.m. gripZaaksgewijs opslaan Klaar voor zaaksysteem GovUnited Gekoppeld aan de BAGTijdrovende klus, inzet SoZa-kandidatenOntsluiten aan organisatie Leercurve digitaal werken
Voorbewerking Bouw & Milieu
Registratie
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Invoer Voorbewerking
Tekening
Vergunning
Aanvraag
Access print
Zaak
Document
Document
Document
A0A3/A4
Zaak 1
Document
Zaak 2
Aanvraag
Document
Vergunning
Tekening
Controle
Controle
Docset
Doctype Zaak 3
Nabewerking bouw & milieu
Document(set) scheiding
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
ZaaknummerDocumenttypeExtractie
Tijdloos formaat
Validatie/VerrijkingZaaktype
Gekoppeld zaaknrBestemmingsplan
BWT-nummerBAG-objecten
(max. 10)
Access
Afvoer bouw & Milieu
Digitaal
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Retour ArchiefVerwerking in Alfresco
Fysiek
Ontsluiting internCase navigator Substitutie aanvragen
Aanbieden zaaksysteemals achteraf zaken
Digitaal werken met GovUnited
Eenvoudige zaaktypen(Zonder checklisten, zonder extra statussen)
Digitaal werken binnen 1 jaarStarten bij team Belastingen + gemeentewinkel (Alleen E-formulieren)Alleen externe zaken digitaal afhandelen
Ambitie digitaal werken
Archief
Afhan
delin
g
Papier Digitaal
Papi
erG
ener
iek
Spec
ifiek
1 2
3
4 = AutomatiserenMinimaal dus!
Externe zaken(Start: Team Belastingen
E-formulieren)
BeleidszakenProjecten
Interne zaken
Extern
InternACHTERAF
VOORAF
REGISTRATIE
Ambitie Midden-Drenthe
Inkomende kanalen zaaksysteem
Scanstraat
Getekende stukken
Inkomende post
Bulk
Achteraf doc.
Conversie Webformulieren
Sjabloonomgeving
Inkomende kanalen
Zaaksysteem
Handmatig
Zaak
Document
Versie
Scanvelop
Post
Voorbewerking Inkomende post
PostPost
Post
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Documentset
Document
Post
Bijlage
Documentset
Post
Post
Documentset
Invoer Voorbewerking
Categorie
Docset
DD
Nabewerking inkomende post
Document(set) scheiding
VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking
Afvoer
Aanvoer
Scancategorie (Afdeling)Doc. Set (Paperclip)
ScanreferentieExtractie
Tijdloos formaat
Validatie/Verrijking Scandatum
Document genereren en versturen
Zaak W Documenttype
scan H-boekP-boek
Get. stukken
DIV Afdeling
W
ZaaknummerBackoffice_ref DocumenttypeDocumentnaamBewaarplaats
Document
Backoffice
Bulk
Zaak Backoffice
scan
Bulk
DIV
ZaaktypeResultaattypeBackoffice_refIntaketype 3)Documenttype 3)DocumentnaamZaaknaam 4) BSN-nummerKvk-nummer Objectnr/adres
Zaak
Archiveren op papier
scan9901 Batch: Vooraf
Zaak
Resultaat =vern. termijn
MTBVan: 9900Tm: 10000
Van: 9800Tm: 10100TRANSPORT
9900 TB9901 TV9902 TV9903 TV…..
TBVan: 9700Tm: 10200
Van: 9700Tm: 10200
TV
Scanstraat Midden-Drenthe
Scanstraat
Midden-Drenthe
Getekende stukken
Inkomende post
Bulk/Zaken
Uitgaande post
Bestaande archieven
Achteraf
documenten
IN
ARCHIEF
INTERN
UIT
€
Wij kijken net even verder!Met de poten in de modder!?
Het nieuwe DIV?