Gemeente Midden-Drenthe gaat zaaksgewijs digitaal, door Jan Schrotenboer

26 mei 2009Jan Schrotenboer

Informatiemanager Midden-Drenthe

Midden-Drenthe gaat ‘zaaksgewijs’ digitaal

Agenda

Van visie tot vieze voeten…DienstverleningsprogrammaDe architectuurDe aanpak ProjectenkalenderDe praktijk: Digitale FactuurafhandelingDe praktijk: Digitalisering Bouw- en MilieuDe praktijk: Digitaal GovUnited

De visie

Midden-Drenthe staat dichtbij de klant en levert pragmatische en oplossingsgerichte

dienstverlening.

Onze kracht: We zijn klein en flexibel; We zijn veranderbereid.

Strategie

wettelijk dienstverlening efficiency

ProductmanagementServicemanagement

VerandermanagementInformatiemanagement

Productmanagement (Wat)

Productmanagement inrichtenProductbenaderingProducten naar de winkelProactieve dienstverlening (PIP)Met de burger op schoot (Burgerpanel)

Servicemanagement (Hoe)

Integratie kanalen (post, balie, telefoon, website)Inzicht dienstverlening (bewaking doorlooptijden, teruggeven status)Rapporteren richting burger en bestuur (managementrapportage)Integratie keten (Gegevens en zaken uitwisselen)

Verandermanagement (Waarmee)

Verantwoordelijkheden laag Fouten maken moet!

Zonder OR Reorganisatie achterafErvaren: MT on tourKCC DIV naar de voorkantWerving: Proactieve dienstverlener (5%/jaar)Gewoon doen!: Coördinator Zaaksysteem

Informatiemanagement (Waarmee)

Gegevens Product Auto- matiseren

wettelijk dienstverlening efficiency

KanalenZaken

Extern Intern

Kern: Digitaal zaaksgewijs werken

Generiek Zaaksysteem

Geen verregaande workflow, alleen status

Dik = uitfaseren backoffice = lef 80%

Van buiten naar binnen (KLoppelen i.p.v. koppelen)

Brede oplossing (Zaaksysteem en DMS volledig geïntegreerd!)

Integrale informatie (wat speelt er allemaal rond een bedrijf of object)

Uitgangspunten / Randvoorwaarden

Techniek uitbesteden, verandering niet!Capaciteit: Organisatie is beperkende factorDeadline gestuurdAantal leveranciers omlaagNiet converteren, maar migreren en digitaliserenDigitaliseren alleen vanuit behoefte bedrijfsvoering en restauratieRealisme, beginnen waar je mee beginnen kanWerken onder architectuur

Architectuur: De basis

Zaken Gegevens

Kaarten

Belasting

Vergunning

BAG

WOZ

GBAGBA

Luchtfoto

MOR

Architectuur: Het integrale plaatje

Zaken GegevensExterneZaken

ExterneGegevens

BackOffice

TMV

LVO

LV BAG

GBA-V

Belasting

ZS GovUnited Gouw Basis

Vergunning

GBA

GBA

WOZ

BAG

(E-)loket MD/KCC

KaartenESRI

MidOffice

Post E-mail Balie TelefoonFax

digitale postkamer

Aanpak

1 programma, ca. 80 projectenProjectmatig werkenMT = stuurgroep = eigenaar €Matrix-projectorganisatieCapaciteit = Gewoon doen! = Proactief meedoen is een investeringRendament in euro’s = € 0,-

Projectenkalender

2008 Digitalisering Bouw- en Milieu 2008 Digitale factuurafhandeling 2008 Digitaal zaaksgewijs werken

(Midoffice GovUnited / Papier Hier) ...

Vandaag vanuit de digitale postkamer/scanstraat bekeken...

De digitale postkamer / scanstraat

Centraal loket voor de kanalen Email, Papier en Faxen voor digitaal werken en digitaliseringDoel: Omzetten naar tijdloos formaat en geautomatiseerd metadata toevoegenUniverseel proces wat betreft: Extractie, Validatie/Verrijking, Omzetten naar tijdloos formaat, kwaliteitscontrole en distributie

Digitale factuurafhandeling

Valt buiten externe dienstverlening Noodzaak opname in zaaksysteem in eerste fase niet grootRaakt gehele organisatie ondersteund veranderproces ri. digitaal werkenBetreft 20% van alle postFinanciële businesscase

Digitale Postkamer

Midden/Drenthe

Inkomende post

Inkomende post

Archiveren

Achteraf

Post ter Kennisname

€Facturen

Digitaal werken

(Team Belastingen)

Analoog werken

20%

Vooraf

Externe zaken

Key2Financiën

Zaaksysteem

Postvakjes

Fysiek is niet digitaal!

VoorbewerkingDigitaliseringNabewerking

Afvoer

Aanvoer

Proces scanstraat

Voorbewerking

Scannen

Nabewerking

Distributie

Aanvoer

@€

Voorbewerking facturen

Factuur Scheidingsblad

FactuurFacturenFacturenFactuur

Scheidingsblad

FacturenFacturenFactuur


Afvoer

Aanvoer

Invoer Voorbewerking

Nabewerking facturen

Document(set) scheiding


Afvoer

Aanvoer

Extern factuurnummerFactuurdatum

Bedrag excl. BTWBTW

TotaalbedragBankgironummer

Extractie

Tijdloos formaat

Validatie/Verrijking

>80%

BTW-checkBankgiro-check

Metadata

Afvoer facturen

Digitaal


Afvoer

Aanvoer

Numeriek ArchiverenKoppeling Key2Financiën

Fysiek

Digitale factuurafhandeling

Geen fysieke distributie

Digitalisering Bouw- en Milieu

Bedrijfsvoering: veel geraadpleegdDienstverlening: veel geraadpleegdVerandering: Leren omgaan met problemen digitalisering, bewust niet uitbesteden i.v.m. gripZaaksgewijs opslaan Klaar voor zaaksysteem GovUnited Gekoppeld aan de BAGTijdrovende klus, inzet SoZa-kandidatenOntsluiten aan organisatie Leercurve digitaal werken

Voorbewerking Bouw & Milieu

Registratie


Afvoer

Aanvoer


Tekening

Vergunning

Aanvraag

Access print

Zaak

Document

Document

Document

A0A3/A4

Zaak 1

Document

Zaak 2

Aanvraag

Document

Vergunning

Tekening

Controle

Controle

Docset

Doctype Zaak 3

Nabewerking bouw & milieu



Afvoer

Aanvoer

ZaaknummerDocumenttypeExtractie

Tijdloos formaat

Validatie/VerrijkingZaaktype

Gekoppeld zaaknrBestemmingsplan

BWT-nummerBAG-objecten

(max. 10)

Access

Afvoer bouw & Milieu

Digitaal


Afvoer

Aanvoer

Retour ArchiefVerwerking in Alfresco

Fysiek

Ontsluiting internCase navigator Substitutie aanvragen

Aanbieden zaaksysteemals achteraf zaken

Digitaal werken met GovUnited

Eenvoudige zaaktypen(Zonder checklisten, zonder extra statussen)

Digitaal werken binnen 1 jaarStarten bij team Belastingen + gemeentewinkel (Alleen E-formulieren)Alleen externe zaken digitaal afhandelen

Ambitie digitaal werken

Archief

Afhan

delin

g

Papier Digitaal

Papi

erG

ener

iek

Spec

ifiek

1 2

3

4 = AutomatiserenMinimaal dus!

Externe zaken(Start: Team Belastingen

E-formulieren)

BeleidszakenProjecten

Interne zaken

Extern

InternACHTERAF

VOORAF

REGISTRATIE

Ambitie Midden-Drenthe

Inkomende kanalen zaaksysteem

Scanstraat

Getekende stukken

Inkomende post

Bulk

Achteraf doc.

Conversie Webformulieren

Sjabloonomgeving

Inkomende kanalen

Zaaksysteem

Handmatig

Zaak

Document

Versie

Scanvelop

Post

Voorbewerking Inkomende post

PostPost

Post


Afvoer

Aanvoer

Documentset

Document

Post

Bijlage

Documentset

Post

Post

Documentset


Categorie

Docset

DD

Nabewerking inkomende post



Afvoer

Aanvoer

Scancategorie (Afdeling)Doc. Set (Paperclip)

ScanreferentieExtractie

Tijdloos formaat

Validatie/Verrijking Scandatum

Document genereren en versturen

Zaak W Documenttype

print

scan H-boekP-boek

Get. stukken

DIV Afdeling

W

ZaaknummerBackoffice_ref DocumenttypeDocumentnaamBewaarplaats

Document

Backoffice

Bulk

Zaak Backoffice

print

scan

Bulk

DIV

ZaaktypeResultaattypeBackoffice_refIntaketype 3)Documenttype 3)DocumentnaamZaaknaam 4) BSN-nummerKvk-nummer Objectnr/adres

Zaak

Archiveren op papier

scan9901 Batch: Vooraf

Zaak

Resultaat =vern. termijn

MTBVan: 9900Tm: 10000

Van: 9800Tm: 10100TRANSPORT

9900 TB9901 TV9902 TV9903 TV…..

TBVan: 9700Tm: 10200

Van: 9700Tm: 10200

TV

Scanstraat Midden-Drenthe

Scanstraat

Midden-Drenthe

Getekende stukken

Inkomende post

Bulk/Zaken

@Email

Uitgaande post

Bestaande archieven

Achteraf

documenten

IN

ARCHIEF

INTERN

UIT

€

Wij kijken net even verder!Met de poten in de modder!?

Het nieuwe DIV?

Gemeente Midden-Drenthe gaat zaaksgewijs digitaal, door Jan Schrotenboer

Technology

Transcript of Gemeente Midden-Drenthe gaat zaaksgewijs digitaal, door Jan Schrotenboer