Post on 24-May-2015
e-Procurement
Situering in het inkoopproces
Gert Maddens
November 2005
IntroductiIntroductiee
Gert MaddensGert Maddens Oprichter 1e cursus inkoop (1990)Oprichter 1e cursus inkoop (1990) Sinds 1992 werkzaam in inkoopSinds 1992 werkzaam in inkoop
1992-1994: fabrikant conveyors1992-1994: fabrikant conveyors 1994-1995: roomijsfabrikant1994-1995: roomijsfabrikant 1995-1998: oprichting 1e dienstverlener 1995-1998: oprichting 1e dienstverlener
inkoop (PSI)inkoop (PSI) 1998-nu: Purcon Consultants Ltd 1998-nu: Purcon Consultants Ltd
InhoudInhoud
Situering van inkoopSituering van inkoop e-Procuremente-Procurement
SITUERING INKOOPSITUERING INKOOP
Definitie inkoop De inkoopfunctie Het inkoopproces Praktijkobservaties Terminologie
DefinitieDefinitie
Het via externe bronnen betrekken van alle Het via externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering voor de bedrijfsuitoefening, bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie en de instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie meest gunstige tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaardenvoorwaarden
DefinitieDefinitieDefinitieDefinitie
Alles waarvoor een externe factuur binnenkomt betekent inkoop!
We onderscheiden Directe en Indirecte inkoop
goederen
diensten
Directe
Indirecte
Mechanischecomponenten
Hard & Software
ICT onderhoudVerpakken
Wat is de inkoopfunctieWat is de inkoopfunctieWat is de inkoopfunctieWat is de inkoopfunctie
Kortom, de inkoopfunctie is breder dan de inkoopafdeling of inkoperKortom, de inkoopfunctie is breder dan de inkoopafdeling of inkoper
De inkoopfunctie beslaat:De inkoopfunctie beslaat: Alle activiteiten in de fasen van het Alle activiteiten in de fasen van het
inkoopprocesinkoopproces Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoerenAlle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren Alle goederen/diensten/werken die worden Alle goederen/diensten/werken die worden
ingekocht en aanbesteedingekocht en aanbesteed De administratieve afhandeling van De administratieve afhandeling van
bestellingen en facturenbestellingen en facturen
NAZORG BEWAKEN BESTELLEN CONTRACTEREN SELECTERENSPECIFICEREN
Organisatie-beleid
Inkoopbeleid
Organisatie
&
Personeel
Methoden
&
Procedures
Informatie-
voorziening
Prestatie-indicatoren
Klanten Leveranciers
Praktijkobservaties externPraktijkobservaties extern
Elektronisch inkopen en aanbesteden (met Elektronisch inkopen en aanbesteden (met stip)stip)
Uitbesteden niet-kerntakenUitbesteden niet-kerntaken Toenemend aandeel inkoopvolumeToenemend aandeel inkoopvolume Aandacht voor milieuzorg en integriteitAandacht voor milieuzorg en integriteit Toenemende professionalisering inkoopvakToenemende professionalisering inkoopvak
Terminologie: Terminologie: Begrippen rond inkoopprocesBegrippen rond inkoopproces
KlantLever-ancier
Inkoopfunctie
Initiële/tactischeinkoopfunctie
Bestel/operationeleinkoopfunctie
Purchasing/supply management
Sourcing
Buying
Procurement
Speci-ficeren
Select-eren
Contrac-teren
Bestel-len
Bewa-ken
Nazorg
Terminologie: Terminologie: Inkoopproces kent 3 Inkoopproces kent 3 koopsituatieskoopsituaties Eerste aankoopsituatieEerste aankoopsituatie Gewijzigde herhalingsaankoopGewijzigde herhalingsaankoop Rechtstreekse herhalingsaankoopRechtstreekse herhalingsaankoop
Afhankelijk van de koopsituatie kunnen één Afhankelijk van de koopsituatie kunnen één of meerdere fasen in het inkoopproces of meerdere fasen in het inkoopproces worden overgeslagenworden overgeslagen
e-PROCUREMENTe-PROCUREMENT
DefinitieDefinitie Soorten e-ProcurementSoorten e-Procurement Het inkoopprocesmodel en e-ProcurementHet inkoopprocesmodel en e-Procurement E-orderingE-ordering E-marketplacesE-marketplaces Purchasing CardPurchasing Card E-procurement en KraljicE-procurement en Kraljic SRMSRM
DefinitieDefinitie
““e-Procurement is het afhandelen van de fasen e-Procurement is het afhandelen van de fasen van het inkoopproces met behulp van van het inkoopproces met behulp van internettechnologieinternettechnologie
met als doel kostenreducties te genereren en met als doel kostenreducties te genereren en het inkoopproces te stroomlijnen”het inkoopproces te stroomlijnen”
Soorten e-procurementSoorten e-procurement
E-Sourcing:E-Sourcing: Zoeken naar nieuwe leveranciers op het internetZoeken naar nieuwe leveranciers op het internet
E-Tendering:E-Tendering: Het electronisch aanvragen en uitwisselen van Het electronisch aanvragen en uitwisselen van
offertesoffertesE-Auctioning:E-Auctioning: Leveranciers strijden interactief en dynamisch om Leveranciers strijden interactief en dynamisch om
een contracteen contract
E-Ordering:E-Ordering: Bestellen over het internetBestellen over het internet
Het inkoopprocesmodel en e-Het inkoopprocesmodel en e-procurementprocurement
Specificeren Selecteren Contrac-
terenNader
Specificeren Nader
Selecteren Nader Contrac-
teren
Bestellen Bewaken Nazorg
E-sourcing E-tendering E-tendering E-auction E-auction E-ordering
E-Ordering: CatalogiE-Ordering: CatalogiPapieren catalogus:Papieren catalogus: - Overzicht assortimentOverzicht assortiment- Kost papierKost papier- AanpassingenAanpassingen- Opzoeking kan ingewikkeld zijnOpzoeking kan ingewikkeld zijn
CD-Rom catalogus:CD-Rom catalogus: - Overzicht assortimentOverzicht assortiment- Gemakkelijk aan te passenGemakkelijk aan te passen- Kan meer info bevattenKan meer info bevatten- Opzoeking is eenvoudigerOpzoeking is eenvoudiger- Aanpassingen nog steeds een probleemAanpassingen nog steeds een probleem
E-Ordering: CatalogiE-Ordering: Catalogi
Sourcing catalog:Sourcing catalog: - Gebruikt bij zoeken naar leveranciersGebruikt bij zoeken naar leveranciers- Omvat zoveel mogelijk goederen van Omvat zoveel mogelijk goederen van
zoveel mogelijk leverancierszoveel mogelijk leveranciers- Zoeken op trefwoordenZoeken op trefwoorden- Voorbeelden: Voorbeelden:
- www.kompass.be- www.thomasregister.com
Sourcing catalog:Sourcing catalog: www.kompass.be www.kompass.be
E-Ordering: CatalogiE-Ordering: Catalogi
Ordering catalog:Ordering catalog: - Catalogus met automatische Catalogus met automatische
bestelmogelijkheidbestelmogelijkheid- Bevat 2 elementen:Bevat 2 elementen:
- CatalogusCatalogus- Ordering systeemOrdering systeem
- Voorbeeld: Voorbeeld: - www.dell.be
E-Ordering: CatalogiE-Ordering: Catalogi
Maar ... Content management !!!Maar ... Content management !!! - De inkopende organisatie doet beheerDe inkopende organisatie doet beheer
- Handmatig inbrengen MAAR leidt tot foutenHandmatig inbrengen MAAR leidt tot fouten- Electronisch inbrengen MAAR is moeilijk omdat Electronisch inbrengen MAAR is moeilijk omdat
het in het juiste formaat moet geconverteerd het in het juiste formaat moet geconverteerd wordenworden
- De verkopende organisatie doet beheerDe verkopende organisatie doet beheer- Op maat van de klant aanleveren MAAR als de Op maat van de klant aanleveren MAAR als de
leverancier dat voor al haar klanten moet doen ...leverancier dat voor al haar klanten moet doen ...
- Een derde doet beheerEen derde doet beheer
Wie zal dat betalen ?Wie zal dat betalen ?
E-MarketplacesE-MarketplacesDefinitie:Definitie: - Zijn electronische en virtuele Zijn electronische en virtuele
marktplaatsen die kopers en verkopers marktplaatsen die kopers en verkopers samenbrengen. samenbrengen.
- Meestal beheerd door een derde partij Meestal beheerd door een derde partij (on-line intermediair)(on-line intermediair)
internet internetE-marktplaats
VERKOPERS
INKOPERS
E-Marketplaces: aanbodE-Marketplaces: aanbod- Catalogi:Catalogi:
Een derde partij biedt een geaggregeerde catalogus (bijna allemaal mislukt)
- GoederenbeursGoederenbeurs Werkt op principe van een aandelenbeurs (vb. e-bay)
- HandelsverzoekenHandelsverzoekenVerzoek wordt via een online formulier op de site Verzoek wordt via een online formulier op de site
gezet ofwel naar de desbetreffende handelspartners gezet ofwel naar de desbetreffende handelspartners verstuurd.verstuurd.
- RFP (Request for Proposal)- RFP (Request for Proposal)
- RFQ (Request for Quotation)- RFQ (Request for Quotation)
- RFI (Request fro Information)- RFI (Request fro Information)
- VeilingenVeilingen
Alternatief: Purchasing CardAlternatief: Purchasing Card- Principe van Visa / MasterCard:Principe van Visa / MasterCard:
Individual Purchasing Card = een kaart per persoonDepartment Purchasing Card = een kaart over groep
- Bevat de nodige veilighedenBevat de nodige veilighedenLimiet per persoon / per afdelingLimiet per transactieLimiet per tijdsperiodeLimiet waar kan besteld worden
- Sinds 2000 – BTW recupereerbaar Sinds 2000 – BTW recupereerbaar indien goedgekeurde leverancier – indien goedgekeurde leverancier – “Line Item Detail-capable”“Line Item Detail-capable”
Alternatief: Purchasing CardAlternatief: Purchasing Card- Voordelen voor de inkopers:Voordelen voor de inkopers:
Vereenvoudinging van administratie - geen bestelbon nodig
- vermindering van aantal facturenMakkelijke controle op uitgavenpatroon per kaartControle op omzet per leverancier, per productcode, etc.
- Voordelen voor de leveranciersVoordelen voor de leveranciersZeker van betaling binnen de 3 dagenIndien LID, geen facturen meer te sturen
- KostenKostenLeverancier: abonnementsbijdrage + per transactie
een percentage op het brutobedrag van de transactie
Inkoper: abonnementsbijdrage per kaart + per transactie een vaste bijdrage
E-procurement en KraljicE-procurement en Kraljic
Inkoop-Portfoli
o`Kraljic
Invlo
ed
op
resu
ltaat
Toeleveringsrisico
Laag
Laag
Hoog
Hoog
Hefboomproducten
Doel:Vinden van de beste ‘prijs’
Beleid:Concurrerende offertestelling
Activiteiten:•Degelijke markt- en leverancierskennis
•Centraal ofgesloten raamcontracten•Selectie toeleveranciers
•Methode voor vergelijking offerte
Strategische producten
Doel:Planmatig samenwerken
En wederzijdse betrokkenheid
Beleid:Partnership
Activiteiten:•Zorgvuldige leveranciersselectie
•Uitwisseling kennis en deskundigheidOp verschillende niveaus
Routineproducten
Doel:Efficiënte bestelprocedure
Beleid:Met minder leveranciers meer doen
Activiteiten:•Standaardisatie•Raamcontracten
•Vaste order-, bestel- enfactuurafhandelingsprocedure
Knelpuntproducten
Doel:Veilig stellen toelevering
Beleid:Creëren voorkeurspositie
Activiteiten:•Risicobeperkende maatregelen
•Zoeken naar substituten
E-auction
Ordering-catalog
P-Card
•Ideeënbus•Collaborativeengineering
E-sourcing
Leveranciers-gebonden
OplossingenVb. voorraad
VMI
Na 5 jaar e-procurement ... Wat Na 5 jaar e-procurement ... Wat nu?nu?
Supplier
Relationship
Management
SRMSRM
DefinitieDefinitie Waarom SRMWaarom SRM SRM in het inkoopprocesSRM in het inkoopproces
DefinitieDefinitie
““de beheersing / het managen van de de beheersing / het managen van de juiste relatie met de juiste leverancier”juiste relatie met de juiste leverancier”
Waarom SRM ?Waarom SRM ?Uit onderzoek blijkt dat een inkoopstrategie Uit onderzoek blijkt dat een inkoopstrategie
gebaseerd op een goede relatie minder kost gebaseerd op een goede relatie minder kost dan een strategie gebaseerd op transactiesdan een strategie gebaseerd op transacties
Goede relatie betekent:Goede relatie betekent:- uitwisseling van ideeën- uitwisseling van ideeën- afstemmen van voortgang- afstemmen van voortgang- voorkomen van over- en ondercapaciteit- voorkomen van over- en ondercapaciteit
Kan beschouwd worden als de tegenhanger van Kan beschouwd worden als de tegenhanger van CRMCRM
SRM in het inkoopprocesSRM in het inkoopproces
1. Make-or-buy
2. Ontwikkelen strategieper inkooppakket
3. Optimaliserenleveranciersbestand
4. Ontwikkelen enmanagen van de leveranciersrelatie
5. Optimaliserenvan proces/product
innovatie enontwikkeling
6. Integratie vanleveranciers in
orderrealisatie proces
7. Verbeteren leveranciers-prestaties en bewaken en
vergroten kwaliteit
8. Managen vanstrategische kosten
SOURCING SRM
PURCHASING
E-sourcing
E-tendering
E-auction
E-contract management
Vendor rating
Collaborative Product Commerce
E-ordering
E-invoicing