E-invoicingVan praktijk naar theorie

Als ik 4,5 miljoen facturen per jaar op papier door heel Europa stuur, hoe digitaliseer ik dat proces?

Jean Paul SchriekProduct Marketeer Ricoh NL

De insteek

• Hoofdkantoor in de VS, EMEA hoofdkantoor in Nederland

• Factuurdata vanuit hoofdkantoor VS

• Ca. 4,5 miljoen facturen per jaar op papier

• Printen facturen uitbesteed

• Distributie facturen via DHL

• Veel ‘kleine’ resellers/distributeurs

Zochten naar kostenbesparing op papieren proces

Oude situatie

Genereren factuur

Klant

Printen en afwerken

Archiveren voor intern gebruik

Omzetten naar PDF

Klant

Klant

Wensen klant

• Digitaliseren facturen naar alle EMEA landen

• Mogelijkheid tot geleidelijke overgang van papier naar digitaal

• Presentatie facturen op ‘eigen’ Internet portal

• Facturen niet gehost op eigen portal

• Één partij om zaken mee te doen

Proces

• Wensen gebundeld in RFP

• Over twintig inschrijvingen – meeste konden niet aan eisen voldoen

• Drie kandidaten in eindronde

• Veel overleg tussen kandidaten en klant in eindronde

• Aanbod drie partijen niet echt vergelijkbaar

• Ricoh kwam uiteindelijk als beste uit de bus

Oplossing

• Splitsen data op één locatie

• Klant- en landspecifieke verzending van facturen

• Single Sign On op portal sportartikelen distributeur

• Portal extern gehost, met ‘look-and-feel’ sportartikelen distributeur

Splitsen data, daarna of printen of PDF aanmaken en deze digitaal onderteken. Vervolgens op portal plaatsen

Genereren factuur Distributie RetailerOnvangt factuur

Componenten oplossing

• Volledig uitbesteed – Klant levert bestanden aan.

• Splitsen en initiële distributie facturen middels Formscape- Stuurt printers aan- Stuurt digitale facturen naar Trustweaver platform

• Trustweaver platform zorgt voor juiste handtekening (gebaseerd op landcode)

• Via Trustweaver naar Portal; gehost in datacenter Porthus

• Notificatie naar ontvanger via Porthus

Aandachtspunten

• Proces lijkt eenvoudig, maar uitwerking redelijk complex

• Vooraf meer informatie benodigd

• In begin niet alle relevante partijen betrokken van klant

• Goede afspraken gemaakt – schept duidelijkheid

• Details kunnen veel tijd kosten – voorbeeld: GB versus UK

• Veel communicatie over progressie

• Stel realistische doelen in overleg met leverancier

Waarom Ricoh?

• Betrouwbare partner

• Ricoh acteert als hoofdaannemer en ontzorgt klant

• Kennis van zaken over regelgeving digitaal factureren binnen EMEA

• Businesscase voldoet ruimschoots aan de doelstelling- Doel: reduceren kosten proces met 75% binnen 3 jaar (80% digitaal)- ROI: binnen 1 jaar

• Europese (mondiale) dekking

• Korte implementatie periode

• Begeleiden proces van analoog naar digitaal

Bedankt voor uw aandacht