Administratie en e-factureren

KvK Wet & Regel Dag30 november 2010

Sinds 12 februari 2009 …………...

Sinds 12 februari 2009 …………...

Sinds 12 februari 2009 …………...

Sinds 12 februari 2009 …………...

• Sterk vereenvoudigde regels

– Vormvrij

– Eisen papieren factuur = elektronisch factuur

• Doel

– Brede acceptatie en toepassing e-factureren

– Kostenbesparing

• Mooie geformuleerd maar wat betekent dit nu

concreet voor u als ondernemer?

Agenda

• De factuur (definitie en functie)

• Fiscale eisen

• Bewaren, conversie en ter beschikking

stellen

• Controleerbaarheid

• Gevolgen van het besluit

• Crossborder-facturatie

• Informatiebronnen

• Samenvatting

Wat is een factuur ?

Definitie Belastingdienst:

“een Rekening voor geleverde goederen

of verleende diensten die voldoet aan de

voorgeschreven vereisten”

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/glos/gl

os-06.html

• Naamvrij, bestemmingsonafhankelijk,

vormvrij

Functies van de factuur

• Handelsrechterlijke bewijsfunctie

• Betaalsignaal

• Communicatiefunctie

• Integratiefunctie - ketendigitalisering

• Marketingfunctie

Fiscale eisen (1)

• Opmaak en uitreikverplichting van een

factuur door:

– de presterende ondernemer;

– een derde (outsourcing)*,

– waaronder de opdrachtgever (selfbilling)*

* Indien uitdrukkelijk overeengekomen

• Ondernemer blijft altijd verantwoordelijk

Fiscale eisen (2)

• “Op voorgeschreven wijze opgemaakt”

– wettelijk verplichte gegevens

• Opmaak en het versturen van

(elektronische) facturen is vorm- en

middelvrij

• Elektronische factuur heeft dezelfde

status als een papieren factuur

Fiscale eisen (3)

• Aanvaarding door afnemer van

elektronische factuur hoeft niet meer in

administratie van leverancier te worden

vastgelegd. Wel dient de afnemer

elektronische facturen te aanvaarden

• Meldingsplicht bij het toepassen van

elektronisch factureren vervalt

Bewaren

• Uitgereikte/ontvangen facturen bewaren

gedurende de wettelijke bewaartermijn

• Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid

van de factuurgegevens gedurende die

termijn waarborgen

• In beginsel in de ‘orginele’ vorm

Conversie

• Overzetten van de ene gegevensdrager

naar de andere gegevensdrager

– Bijv.scannen van een elektronische

factuur

• Volledige en juiste conversie

• Controleerbaarheid binnen redelijke

termijn mag niet afnemen

Ter beschikking stellen

• Deze gegevens op verzoek van de

inspecteur binnen een redelijke termijn

beschikbaar stellen

• Oude systemen hoeven ook niet

operationeel te blijven als de

geconverteerde gegevens maar binnen

redelijke tijd benaderbaar en

controleerbaar zijn

Gericht op ……..

(Zelfstandig) controleerbaarheid

Aspecten van controleerbaarheid zijn:

– authenticiteit

– integriteit

– beschikbaarheid en leesbaarheid

Wat is authenticiteit van deherkomst?

• Voor de afnemer is het van belang dat hij

weet dat het document daadwerkelijk

van de leverancier afkomstig is

• Dit kan op verschillende manieren

gewaarborgd worden

Voorbeeld authenticiteit

De factuur

Wat is integriteit van de inhoud?

• Leverancier en afnemer moeten er zeker

van kunnen zijn dat de inhoud van de

factuur NIET is veranderd

• Dit kan op verschillende manieren

gewaarborgd worden

• Papier is geduldig, bits zijn vluchtig

Voorbeelden maatregelen

• Toevoegen van unieke kenmerken

(bijv. geavanceerde elektronische

handtekening, ...)

• Maatregelen op de omgeving

(bijv. webpresentatie, … )

• Afstemmen met andere

brondocumenten (order, betaling

etc.)(bijv. EDI, … )

• Verzender heeft met name invloed op 1

en 2

Gevolgen van het besluit

• E-facturen vormvrij (verstuurd worden/

binnen komen als PDF, Word, XML, e-

mail, transactie op portal of ERP

systeem)

• Nadruk op controleerbaar

facturatieproces (uitgaand / inkomend)

• Registratie, goedkeuring, boeking en

betaling moet ingericht worden voor alle

mogelijke vormen

Gevolgen van het besluit

• Nadruk op de (materiële toets van de)

transactie en de controleerbaarheid hiervan

• Factuur als brongegevens

• Vergelijk bankafschrift (ook een brongegeven)

• Vrije bewijsleer. Afnemer aannemelijk kunnen

maken dat hij/zij recht heeft op aftrek van de

omzetbelasting en zakelijkheid kosten

Crossborder facturatie

• Crossborder betekent facturen versturen

naar een afnemer in een andere lidstaat

• Regelgeving wel van belang !

– Authenticiteit en integriteit– geavanceerde elektronische handtekening– EDI– andere methode als lidstaat deze methode

accepteert.

Informatiebronnen (1)

• www.platformelfa.nl

Informatiebronnen (2)

• www.belastingdienst.nl/efactuur

Informatiebronnen (3)

• Brochure “uw geautomatiseerde

administratie en de fiscale bewaarplicht”

• Specifieke vragen over uw eigen bedrijf ?

• Uw eigen belastingkantoor

Samenvatting (1)

• Regels sterk vereenvoudigd

• Invulling door marktpartijen

• Fiscale eisen:

Papieren factuur = elektronische factuur

• Elektronische factuur sluit aan bij

algemene eisen brongegevens

Samenvatting (2)

• De transactie moet controleerbaar zijn

• Let bij bewaarplicht op Conversie

• Crossborder factureren

(mogelijk wel eisen van toepassing!)

Bedankt voor uw aandacht !