5SynthesHis juni 2014; 2 (13)

Zorgmail File Transfer – veilig elektronisch overdragen van patiëntdossiers Maandelijks veranderen ongeveer 200.000 mensen in Nederland van huisarts, en dus ook 200.000 dos-

siers. Een enorme administratieve belasting, vooral in de grote steden, waar soms wel 25 tot 30 procent van de praktijkpopulatie jaarlijks komt en gaat. Niet voor niets staat de wens om die dossiers veilig elek-

tronisch over te dragen al jarenlang hoog op de agenda van veel huisartsen. Met de komst van ZorgMail

File Transfer (ZFT) is die overdracht een stuk gemakkelijker geworden.

Tijdens het NedHIS & EZD Congres 2014 heeft Menno Riemeijer, huisarts, SynthesHis-

columnist en voorzitter van ION, ZFT sym-bolisch aangeboden aan Carin Littooij, huis-arts en LHV-bestuurder met ICT in haar portefeuille, en aan Adriaan Mol, huisarts en voorzitter NedHIS (koepel van HIS-gebruikers-verenigingen). Hij gaf hen een

enkel A4'tje met daarop de gebruikersin-structie van ZFT, want het overdragen van dikke pakken papier is verleden tijd. Hij

noemde de komst van ZFT een mijlpaal in de

geschiedenis van het elektronisch verhuizen van patiëntdossiers. De techniek is er klaar

voor, nu de huisartsen nog. Hij vroeg LHV en NedHIS om dit project samen met ION

te dragen en het gebruik van ZFT te stimule-ren. Carin Littooij reageerde enthousiast: ZFT betekent echt minder administratieve ballast, want huisartsen of assistentes hoe-ven nooit meer naar het postkantoor om aangetekend patiëntdossiers te versturen.

ZFT is volgens haar zinnig, zuinig en veilig, en daarmee voldoet het aan alle normen

voor goede huisartsenzorg. Adriaan Mol wees erop dat dit hopelijk ook het einde betekent van ongewenste manieren van overdracht, zoals het meegeven van dossiers aan patiënten en hun familieleden of het elektronisch versturen via onbeveiligde kana-len. En denkend aan de lange kronkelige weg die het elektronisch verhuizen al heeft afgelegd, sprak hij de hoop uit dat ZFT een blijvende oplossing is die nooit meer uit de lucht gaat.

GESLOTEN SYSTEEM Huisartsen hebben zelf al enkele manieren gevonden om elektronisch patiëntdossiers over te dragen.

Bijvoorbeeld binnen eenzelfde HIS, via regionale netwerken of via de VECOZO-berichtenbox. Veelgehoorde problemen bij

deze methoden zijn het moeten zoeken van

de juiste gegevens van de nieuwe huisarts en te grote bestanden die het systeem niet kan verwerken. Soms is ook de veiligheid in

het geding. De VECOZO-berichtenbox is

eigenlijk niet bedoeld voor het overdragen

van patiëntdossiers.

ZFT is een landelijke oplossing, een digitaal alternatief voor het aangetekend versturen.

Deze webapplicatie werkt voor alle HISsen

in heel Nederland en voldoet aan alle veilig-heidseisen, de werkwijze is gebruiksvriende-lijk en er bestaan geen beperkingen voor

aantal en grootte van de bestanden. Het is een gesloten systeem, gekoppeld aan het

inschrijfproces van de pakketcommissies’

(zie figuur 1).

Goed om te weten…

! Als een patiënt vertrekt, hoeft u die niet uit te schrijven. U wacht het bericht in uw Edifact-postbus af waarin staat dat de patiënt door een andere huisarts is

aangemeld in ION. Dan kunt u het patiënt-dossier via ZFT klaarzetten voor de nieuwe huisarts. Zodra hij of zij dat dossier heeft opgehaald krijgt u daarvan

bericht en weet u dat de overdracht heeft plaatsgevonden. ! U kunt via ZFT geen patiëntdossier overdragen voordat de patiënt bij een nieuwe

huisarts is ingeschreven, want deze overdrachtsroute is gekoppeld aan het in- en uitschrijfproces van ION.

! Ook als u geen bericht krijgt, kunt u inloggen op de ZFT-website. In het dash-

board kunt u altijd zien of er dossiers klaarstaan en of er nog openstaande dos-sieraanvragen zijn.

! U kunt een verzoek om een dossier over te dragen ook afwijzen, bijvoorbeeld als u het al hebt overgedragen of het er niet mee eens bent. U moet dan wel de reden

daarvoor opgeven. ! Nagekomen post kunt u ook elektronisch naar de nieuwe huisarts van de patiënt

sturen via de archieffunctie van ZFT.! Voor overdracht van een dossier hebt u toestemming van de patiënt nodig. Dat

vormt geen onderdeel van het ZFT-overdrachtproces, maar moet u zelf regelen.! Aan het gebruik van ZFT zijn voor huisartsen geen kosten verbonden, die neemt

ION voor haar rekening.

SynthesHis juni 2014; 2 (13)6

Daardoor hoef je de gegevens van de nieu-

we huisarts niet meer zelf op te zoeken. De overdracht wordt beveiligd door dezelfde

persoonlijke VECOZO-certificaten, die huis-artsen ook gebruiken voor hun declaratie-

verkeer. Zodra een huisarts een patiënt inschrijft, wordt automatisch een bericht

verstuurd aan de Edifact-postbus van de praktijk van de oude huisarts. Daarin staat

een verwijzing naar de website waar het

Wat draag je over aan de nieuwe huisarts van een patiënt?

Gewoonlijk gaat het om vier bestanden:! het EPD-overdrachtbericht (vroeger MEDOVD genaamd);! een pdf-bestand van de gescande brieven en uitslagen;! een pdf-bestand van het complete dossier, ter controle;! een begeleidende brief voor de nieuwe huisarts, met aandachtspunten en bijzon-

derheden over de patiënt.

Nota bene. Voordat u de bestanden die u wilt versturen overdraagt, is het handig

om ze allemaal klaar te zetten op één plek of in een speciale map. Hoe u dat doet,

verschilt per HIS. U vindt daarover informatie op de Veilig Verhuizen-pagina's van de ION-website (www.ion.nl) of via de helpdesk van uw eigen HIS.

1. Patiënt in

ION inschrijven

2. Bericht van

ION in het HIS

3. Dossier

uploaden

4. Dossier

ophalen

5. Bericht van ontvangst

ION

Huisarts

Nieuw

ZorgMail

File Transfer

Huisarts

Oud

Figuur 1. ZFT is een gesloten systeem

dossier veilig overgedragen kan worden:

https://filetransfer.zorgmail.nl.

Hoe dat precies in zijn werk gaat, laat huis-arts Constant Mostart in 7 minuten zien, in

een speciaal gemaakte film. U kunt die bekijken via de Veilig Verhuizen-pagina’s

van de ION-website (www.inschrijvingopnaam.nl). Daar vindt u

ook de gebruikersinstructie.

POSITIEVE REACTIES Sinds 10 april is

ZFT beschikbaar voor alle huisartsen in Nederland, mits ze hun patiënten hebben

aangemeld in de ION-database. En dat geldt voor ruim 98 procent. Amsterdamse

huisartsen konden er in februari en maart al mee werken. Zij hebben door hun ervaring-

en te delen geholpen om het systeem klaar te maken voor de landelijke toepassing. Het

aantal gebruikers laat een stijgende lijn zien, op doordeweekse dagen worden ondertus-

sen zo'n vierhonderd dossiers overgedragen, in de weekenden gaat het om enkele. In

totaal zijn er begin mei door tweeduizend verschillende personen ruim zesduizend

patiënt-dossiers daadwerkelijk overgedra-gen, zijn ongeveer 4300 aanvragen afgewezen en staan er nog bijna 19.000 dossieraanvragen in de wacht.

Huisartsen en vooral assistentes reageren positief en denken volop mee. ION verza-melt alle wensen en suggesties en bespreekt die tijdens de evaluaties met de partners. Zo is eind april onder meer afgesproken de mogelijkheden te onderzoeken voor het toevoegen van de AGB-code van de nieuwe huisarts in het Edifact-bericht, van een HIS-selectieveld, zodat duidelijk wordt vanuit welk HIS het dossier afkomstig is, en van

een notitieveld als een dossier vanuit het archief opnieuw wordt aangevraagd.

Nu ZFT werkt, is het tijd om het volgende probleem van het elektronisch verhuizen

van patiëntdossiers te gaan tackelen: de overdracht van de correspondentie die niet

in het HIS is geïntegreerd. Daarvoor ont-breekt standaardisatie en daarom worden

die brieven op dit moment meestal als één groot pdf-bestand of een aantal afzonderlij-

ke bestandjes verstuurd. ION brengt alle

betrokken partijen bij elkaar om de proble-men te inventariseren en te analyseren, en

samen te zoeken naar een praktische oplos-sing. 3

‘Als ik nieuwe patiënten krijg uit Amsterdam, wordt hun dossier elektronisch verstuurd. Komen ze ergens anders vandaan dan zit dat dossier doorgaans in een envelop.’