.....

Zo doen we zaken

Business Etiquette:

Zaken doen met de

politie

Debby Hoeder I CPO Office

Definitief

Versie 2.0

Versie datum 1 augustus 2017

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave............................................................................................................................ 2

Voorwoord ................................................................................................................................... 3

Inleiding....................................................................................................................................... 4

1. Aanbestedingsprocedure ......................................................................................................... 5 1.1. Inkoop door PDM/IKM .................................................................................................................................... 5 1.2. Projectteam en inhuurmedewerker ................................................................................................................. 5 1.3. Informatieverstrekking tijdens een aanbestedingsprocedure .......................................................................... 5 1.4. Radiostilte ....................................................................................................................................................... 5 1.5. Aanbieding ...................................................................................................................................................... 5 1.6. Nazorgfase ..................................................................................................................................................... 6 1.7. Vragen aan IKM/PDM ..................................................................................................................................... 6 1.8. Klachten over IKM/PDM ................................................................................................................................. 6

2. Inkoopopdrachten (bestellingen) en afhankelijkheid opdrachtnemer ........................................ 7 2.1. Inkoopopdrachten ........................................................................................................................................... 7 2.2. Afhankelijkheid opdrachtnemer ...................................................................................................................... 7

3. Privécontacten tussen medewerkers politie en de (potentiële) opdrachtnemer ........................ 8

4. Aanbieden van geschenken en uitnodigingen .......................................................................... 9 4.1. Educatieve bijeenkomst .................................................................................................................................. 9 4.2. Lunch en diner ................................................................................................................................................ 9 4.3. Bedrijfsbezoek ................................................................................................................................................ 9 4.4. Gebruikersgroep ............................................................................................................................................. 9

5. Inhuur medewerker ................................................................................................................ 10 5.1. Geheimhouding ............................................................................................................................................ 10 5.2. Werken zonder contract ................................................................................................................................ 10 5.3. Inhuur door inhuur ........................................................................................................................................ 10 5.4. Tijd-werkregistratie ....................................................................................................................................... 10 5.5. Verklaring omtrent gedrag ............................................................................................................................ 10

6. Communicatie en referenties ................................................................................................. 11 6.1. Inhoud, timing en vorm ................................................................................................................................. 11 6.2. Afstemming ................................................................................................................................................... 11 6.3. Gebruik politiehuisstijl ................................................................................................................................... 11 6.4. Referenties ................................................................................................................................................... 11

7. Facturering ............................................................................................................................ 12 7.1. Centraal factuuradres ................................................................................................................................... 12 7.2. Aanvullende factuureisen ............................................................................................................................. 12 7.3. Betaalbaarstelling facturen ........................................................................................................................... 12 7.4. Vragen? ........................................................................................................................................................ 12

8. Meer informatie ..................................................................................................................... 13

Pagina 3 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

Voorwoord

Voor u ligt de Business Etiquette, Zaken doen met de politie. Deze is bedoeld voor alle leveranciers die met de politie

zaken doen of gaan doen. Voor politiemedewerkers geldt de zogeheten beroepscode. De Business Etiquette wijkt

hier op een aantal punten vanaf, met name van de notitie Omgaan met geschenken 2014. De Business Etiquette

schrijft een strenger beleid voor omdat zij betrekking heeft op aanbestedingen en juist daarbij mag er niets mis gaan.

Kernboodschap politie De politie is er altijd voor een veiliger Nederland. De politie beschermt de democratie, handhaaft de wet en is het

gezag op straat. Waar nodig biedt de politie de helpende hand. In noodsituaties grijpt zij dwingend in. Waar anderen

een stap terug doen, stappen politiemensen naar voren. Als dat nodig is met geweld, desnoods met gevaar voor

eigen leven. De politie werkt actief samen met burgers en partners. Zij heeft oog en oor voor wat er leeft in

Nederland. De politie is er voor iedereen. Waakzaam en dienstbaar.

Pagina 4 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

Inleiding

De bedrijfsvoering van de politie is volledig centraal georganiseerd vanuit het Politiedienstencentrum (PDC). De dienst Facility Management (FM) is verantwoordelijk voor de uitvoering van beleid en levert diensten en producten aan het korps op alle locaties in Nederland. De dienst bestaat onder meer uit de sectoren Producten en Diensten Management (PDM) en Inkoop Management (IKM). De sector PDM zorgt ervoor dat de politie te allen tijde beschikt over de juiste extern in te kopen en/of aan te

besteden producten en diensten. Daarbij zorgt PDM voor de juiste prijs-kwaliteitsverhouding en de juiste

leveranciersprestaties. Door de kennis over gebruikersbehoefte en het aanbod van de markt met elkaar te

combineren is PDM in staat de behoefte adequaat te vertalen naar extern in te kopen en/of aan te besteden

producten en diensten en toe te zien op de doelmatigheid en de doeltreffendheid daarvan.

De sector IKM is verantwoordelijk voor het selecteren en contracteren van leveranciers voor de politie. Het zwaartepunt ligt voor IKM in het begeleiden en uitvoeren van aanbestedingstrajecten. Vanuit haar expertise ziet IKM toe op de rechtmatigheid en de doelmatigheid van inkoop. Op het handelen van elk personeelslid binnen de sectoren PDM en IKM is de Beroepscode politie van toepassing. Tevens geldt het communicatieprotocol voor medewerkers van de politie die op enige wijze betrokken zijn bij een aanbestedingsproject. De politie zorgt ervoor dat de basisbeginselen van proportioneel, objectief, non-discriminatoir en transparant handelen binnen haar inkopen zijn geborgd. Daarom heeft zij gedragsregels opgesteld die vermeld staan in deze Business etiquette en die de leverancier dient na te leven. De politie als zakelijke partner is integer, betrouwbaar en transparant. Voor alle medewerkers binnen de politie die betrokken zijn bij inkoop geldt dat zij zowel naar binnen (de eigen organisatie) als naar buiten (de markt):

onafhankelijk, consequent en betrouwbaar zijn in hun optreden en

open en transparant zijn over hun doen en handelen. De politie is georganiseerd in één korps in Nederland. Zij koopt landelijk in voor 64.000 collega’s. Uitgangspunt is altijd dat de politie kiest voor de optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit. De politie is zich bewust van haar marktpositie en de verantwoordelijkheid die daarbij hoort. Zij doet aanbestedingen conform de Europese aanbestedingswet. De politie wil als één korps daar waar mogelijk standaardisatie. De politie wil rechtmatig en doelmatig inkopen en is zich terdege bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheden. Voor zover relevant en mogelijk, kiest zij voor duurzaamheid en houdt zij rekening met het MKB en zzp’ers. Ook maakt de politie graag gebruik van de kennis en innovatieve kracht uit de markt. De leverancier speelt daarbij een essentiële rol.

Pagina 5 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

1. Aanbestedingsprocedure

De aanbestedingen en offertetrajecten binnen de politie kunnen een grote omvang hebben. De politie moet zich

daarbij houden aan de nationale en de Europese wet- en regelgeving. In de aanbestedings- en offertetrajecten zijn de

basisbeginselen proportioneel, objectief, non-discriminatoir en transparant handelen verankerd.

Potentiële leveranciers mogen in de aanbestedings- en offertetrajecten van de politie rekenen op een zorgvuldige en

gelijkwaardige behandeling. Leveranciers dienen desgevraagd een geldige Gedragsverklaring Aanbesteden te

overleggen, die wordt afgegeven door de minister van Veiligheid en Justitie. Waar van toepassing wordt door de

politie in het kader van de Wet Bibob informatie ingewonnen bij het Bureau Bibob van het ministerie van Veiligheid en

Justitie.

1.1. Inkoop door PDM/IKM

PDM ondersteunt de politieorganisatie bij het vinden van de juiste producten en diensten en de daarvoor benodigde externe leveranciers, het realiseren van een adequaat proces van levering, het uitvoeren van leveranciersmanagement en het monitoren van de mate waarin de politie haar contracten gebruikt. IKM is verantwoordelijk voor het opstellen van de aanbestedingsstrategie, het uitvoeren van de juiste inkoopprocedure, het opstellen van het contract en het voeren van het contractbeheer. Tevens worden inkoopadviezen gegeven aan de aanvrager.

1.2. Projectteam en inhuurmedewerker

Tijdens de inventarisatie- en initiatiefase voor een aanbestedings- of offertetraject wordt informatie verzameld over de

aard, omvang en complexiteit van de opdracht. Tevens kan een marktonderzoek worden uitgevoerd. Als tijdens deze

fase wordt besloten om een aanbesteding op te starten, wordt een projectteam gevormd. Dit team is betrokken bij de

aanbesteding vanaf de fase van de behoeftestelling tot aan de nazorgfase.

Teneinde alle partijen gelijke kansen te bieden en te voorkomen dat een der partijen relevante voorkennis zou

kunnen opdoen, is ons beleid dat geen ingehuurde medewerkers van een inschrijvende partij betrokken mag zijn

geweest bij de totstandkoming van het programma van eisen. Als dit toch gebeurt, dan kan dat bedrijf niet meedingen

in de aanbesteding.

1.3. Informatieverstrekking tijdens een aanbestedingsprocedure

De politie wil niet dat tijdens een aanbestedingsprocedure informatie voortijdig uitlekt. Om die reden is er maar één

aanspreekpunt en dat is de in de aanbestedingsdocumenten vermelde inkoper. (Potentiële) leveranciers mogen

leden van het projectteam of andere medewerkers van de aanbestedende diensten niet benaderen. De namen van

de beoordelaars van een aanbesteding of een offerte worden niet bekend gemaakt.

1.4. Radiostilte

Vanaf het moment dat het projectteam is gevormd, geldt een ‘radiostilte’ naar de markt. Deze duurt tot en met het

moment van het afsluiten van het contract. Dat geldt zowel voor de medewerkers van de politie als voor die van de

(potentiële) leverancier. Alle communicatie dient tijdens de aanbestedingsfase te verlopen via de in het beschrijvend

document genoemde contactpersoon.

De (potentiële) leverancier moet zich er dus van bewust zijn dat hij niet met andere medewerkers van de politie mag

praten over het product, de dienst of de aanbesteding als zodanig. Dit houdt ook in dat hij geen uitspraken over de

aanbesteding mag uitlokken. Respecteert een (potentiële) leverancier of medewerker het principe van radiostilte niet,

dan kan dit uitsluiting in een offerte- of aanbestedingstraject tot gevolg hebben.

1.5. Aanbieding

Zoals de politie als goed opdrachtgever dient te handelen, zo wordt dat ook van de (potentiële) opdrachtnemer

verwacht. Hij dient slechts producten en/of diensten te offreren waarvan hij de overtuiging heeft dat die ook

realiseerbaar zijn en daadwerkelijk beantwoorden aan de eisen en wensen van de politie als opdrachtgever.

Pagina 6 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

1.6. Nazorgfase

Na gunning van de opdracht volgt de implementatie van het contract. Indien de opdrachtnemer medewerkers in moet

zetten die toegang hebben tot politiegebouwen of tot (vertrouwelijke) gegevens, dan kan de politie eisen dat de

desbetreffende medewerkers een screening ondergaan.

De opdrachtnemer komt, conform de overeenkomst, de verplichtingen naar tevredenheid na. Hij verleent adequate

aftersales en stelt de opdrachtgever tijdig op de hoogte van zaken die van invloed zijn op de naleving van het

contract.

In de nazorgfase zullen, voor zover dit niet al is bepaald in de aanbesteding, nadere afspraken worden gemaakt over

de inrichting van de overlegstructuur tijdens de uitvoeringsfase van de opdracht.

1.7. Vragen aan IKM/PDM

Vragen over een lopende aanbesteding moeten gesteld worden aan de aan de aanbesteding toegewezen inkoper,

het single point of contact.

Algemene informatie staat op de website voor leveranciers https://www.politie.nl/themas/inkoop-en-aanbesteding.html

Daar kunnen ook vragen gesteld worden.

1.8. Klachten over IKM/PDM

Een klacht over de handelwijze van de politie in een concrete aanbesteding of in een concreet offertetraject moet

gemeld worden bij de toegewezen contactpersoon. Indien deze de klacht niet naar tevredenheid afhandelt, dan kan

de klacht gemeld worden bij het klachtenmeldpunt. Dit kan via de website https://www.politie.nl/themas/inkoop-en-

aanbesteding.html

Ook vermoedens van niet-integer handelen kunnen hier gemeld worden.

Pagina 7 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

2. Inkoopopdrachten (bestellingen) en afhankelijkheid opdrachtnemer

2.1. Inkoopopdrachten

Leveranciers kunnen inkoopopdrachten krijgen van speciaal daarvoor gemandateerde bestelgemachtigden. Er

worden afspraken gemaakt met de leverancier over de wijze waarop inkoopopdrachten verstuurd worden.

Ongeacht de verzendwijze moet een inkoopopdracht voorzien zijn van een contractnummer, het bestelnummer en de

kostenplaats of Organisatie Eenheid (OE-)code. Deze referentienummers moeten altijd op pakbonnen en facturen

vermeld worden. Alleen dan kan het financieel-administratieve proces adequaat worden doorlopen en tijdige betaling

plaatsvinden.

2.2. Afhankelijkheid opdrachtnemer

Hoewel de politie het als haar verantwoordelijkheid ziet om een opdrachtnemer erop te attenderen indien een (te)

grote afhankelijkheidsrelatie lijkt te ontstaan, acht de politie het primair de verantwoordelijkheid van de

opdrachtnemer om zijn afhankelijkheidspositie ten aanzien van opdrachten van de politie in ogenschouw te nemen.

Pagina 8 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

3. Privécontacten tussen medewerkers politie en de (potentiële) opdrachtnemer

Het valt niet uit te sluiten dat een medewerker van de politie en een medewerker van de (potentiële) opdrachtnemer

een privérelatie hebben of krijgen.

Voor een objectief zakelijke relatie zijn privécontacten zonder meer belemmerend. (Potentiële) opdrachtnemers

moeten deze kenbaar maken bij de sector PDM. Omgekeerd dient ook de medewerker van PDM of IKM bij zijn/haar

leidinggevende melding te maken van bijzondere betrokkenheid of wanneer hij/zij een direct financieel belang heeft in

de onderneming van de (potentiële) opdrachtnemer. Afhankelijk van de aard van de privérelatie dan wel een

eventueel bestaand direct financieel belang, dienen wederzijds andere medewerkers te worden ingezet.

Werkt er bij de (potentiële) opdrachtnemer een kennis of familielid van een van de politiemedewerkers? Bestaat of

ontstaat er een bijzondere relatie met de opdrachtnemer? Dan mag deze politiemedewerker op geen enkele wijze

betrokken zijn bij commerciële beslissingen die te maken hebben met de door de politie in de markt gezette

aanbesteding of reeds verstrekte opdracht.

Pagina 9 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

4. Aanbieden van geschenken en uitnodigingen

De politie streeft naar een onpartijdige omgang met leveranciers. Daarom mogen medewerkers van de politie die bij

inkooptrajecten betrokken zijn, geen geschenken, hoe klein dan ook, aannemen. Al gaat het om een pen of een

ludieke gadget, de politie wil op voorhand onnodige vragen en discussies voorkomen. Ook op uitnodigingen voor

bijeenkomsten kunnen politiemedewerkers meestal niet ingaan. De politie wil alle schijn van partijdigheid vermijden.

In ieder geval dienen politiemedewerkers te allen tijde toestemming te hebben van hun leidinggevende voor het

accepteren van een uitnodiging.

4.1. Educatieve bijeenkomst

Deelname van direct bij inkoop betrokken medewerkers aan educatieve bijeenkomsten is mogelijk na overleg.

Dergelijke bijeenkomsten moeten uitsluitend een educatief karakter hebben en een aantoonbare bijdrage leveren aan

de kennis en expertise van de politiemedewerker. Dit kan gaan om een congres, seminar of een studiedag. De reis-

en verblijfkosten van de medewerker van de politie zijn altijd voor rekening van de politie.

4.2. Lunch en diner

Zakenlunches of -diners zijn in een enkel geval nuttig. Het informele karakter kan het doel van beide partijen ten

goede komen, maar de nadruk moet altijd op het zakelijke aspect liggen. De gelegenheid en de maaltijd moeten

bescheiden van aard zijn. De lunch- of dinerkosten van de medewerker van de politie zijn altijd voor rekening van de

politie.

4.3. Bedrijfsbezoek

Het bezoeken van vestigingen, eenheden of fabrieken van leveranciers kan belangrijk zijn tijdens een

aanbestedingstraject. Het is een manier om een zo objectief mogelijk beeld te krijgen. Zo kunnen producten of

diensten beter beoordeeld worden. De politie geeft er de voorkeur aan dat de leverancier niet faciliterend optreedt.

Om het neutrale karakter van het bezoek te onderstrepen, betaalt de politie de kosten van haar medewerkers.

4.4. Gebruikersgroep

Vanuit hun professie kunnen medewerkers van de politie plaatsnemen in een gebruikersgroep/expertgroep. Leden

van deze groep wisselen dan technische en organisatorische informatie uit over te leveren producten en diensten. Als

hiervoor een bijeenkomst georganiseerd wordt, moet de nadruk liggen op uitwisseling van kennis en ervaring. De

reis- en verblijfkosten van de medewerker van de politie zijn altijd voor rekening van de politie.

Pagina 10 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

5. Inhuur medewerker

De politie heeft regelmatig behoefte aan extern personeel. Bijvoorbeeld om tijdelijk extra werkdruk op te vangen of

omdat zij specifieke kennis nodig heeft. De inhuurmedewerker heeft een bijzondere positie binnen de politie. Aan de

ene kant functioneert deze medewerker binnen de ‘beslotenheid’ van de politieorganisatie. Aan de andere kant is

deze medewerker in dienst van de leverancier. Hierdoor kan zich een aantal integriteitsrisico’s voordoen. Daarom

mag alleen personeel met onbesproken (integer) gedrag bij de politie werken.

5.1. Geheimhouding

Alle medewerkers die voor de politie werken, hebben een geheimhoudingsplicht. Dat geldt ook voor

inhuurmedewerkers en is niet beperkt tot alleen schriftelijke informatie. Inhuurmedewerkers moeten dus vertrouwelijk

omgaan met informatie over bijvoorbeeld de organisatie, de werking van apparatuur, documentatie, bestanden en

programmatuur. Het gaat om alle informatie die een van de partijen kan schaden. Elke inhuurmedewerker

ondertekent een standaard geheimhoudingsverklaring. Dat moet voordat deze medewerker start met de

werkzaamheden. De geheimhouding stopt niet na afloop van het contract. Voor de politieorganisatie is strikte

vertrouwelijkheid enorm belangrijk. Als een inhuurmedewerker toch vertrouwelijke informatie naar buiten brengt, dan

zal de inhuurovereenkomst direct worden beëindigd. Indien dit blijkt na afloop van het contract kunnen andere

maatregelen worden genomen.

5.2. Werken zonder contract

Inhuurmedewerkers mogen geen werk voor de politie verrichten als er nog geen contract is getekend. Wordt een

inhuurmedewerker toch gevraagd om dat wel te doen, dan dient de opdrachtnemer contact op te nemen met IKM of

de contactpersoon van de desbetreffende dienst of directie.

5.3. Inhuur door inhuur

De politie streeft ernaar om vacatures op een objectieve en transparante manier in te vullen. Daarom is het voor een

extern ingehuurde medewerker niet toegestaan om nieuwe inhuurmedewerkers te selecteren. Na de selectie door

interne medewerkers kan in voorkomende gevallen door een extern ingehuurde leidinggevende nog wel worden

aangegeven of de desbetreffende persoon wel of niet kan worden ingehuurd, mits het geen externe

inhuurmedewerker van het eigen bedrijf is. Zo wordt voorkomen dat de integriteit, betrouwbaarheid en goede

reputatie van de ingehuurde leidinggevende en de politie in het geding komen.

5.4. Tijd-werkregistratie

De tijd-werkregistratie van een inhuurmedewerker mag niet worden goedgekeurd door een ingehuurde

leidinggevende die afkomstig is van hetzelfde bureau.

5.5. Verklaring omtrent gedrag

De politie behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) te vragen van

ingehuurde medewerkers. Een VOG is maximaal twee jaar geldig waarna de politie de medewerker van het bedrijf

verplicht een nieuwe VOG te overhandigen. Als een medewerker geen VOG kan overhandigen, resulteert dit

automatisch in uitsluiting van deze medewerker. De leverancier mag deze werknemer op geen enkele wijze inzetten

voor de gevraagde dienstverlening of werkzaamheden, bovendien mag deze werknemer geen kennis nemen van

gegevens van of over de politie. De leverancier is te allen tijde verantwoordelijk voor het inzetten van personeel en

dient in de loop van het contract zelf, tijdig eventuele nieuwe medewerkers aan te melden die over een geldige VOG

beschikken. De kosten voor het aanvragen van een VOG kunnen niet in rekening worden gebracht bij de politie.

Pagina 11 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

6. Communicatie en referenties

Leveranciers hebben in alle gevallen voorafgaand aan publicatie overleg met de politie over de communicatie met

betrekking tot de aanbesteding op inhoud, timing en vorm.

6.1. Inhoud, timing en vorm

De leverancier communiceert in berichtgeving niet over:

financiële gegevens over het contract (prijsafspraken en contractwaarde);

het beleid van de politie in relatie tot het aanbestede product of dienst;

mondelinge uitspraken die gedaan zijn door politiemedewerkers (zowel beschrijvend als citerend).

Communicatie door de leverancier vindt plaats:

waar het gaat over de gunning rondom het moment van de contractondertekening;

waar het gaat over het product/de dienst rondom het moment van de levering. Tijdens de duur van de aanbesteding vindt geen communicatie plaats.

Het logo en het monogram van de politie mogen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden.

6.2. Afstemming

Voor de afstemming van voorgenomen communicatie wordt een termijn van tien werkdagen in acht genomen die

begint op het moment van aanvraag door de leverancier. De afstemming hierover verloopt via het daartoe bekend

gemaakte aanspreekpunt bij de politie.

6.3. Gebruik politiehuisstijl

Burgers ontlenen vertrouwen aan de huisstijl van de politie. Gelet op de bijzondere taken en bevoegdheden van de

politie is het van groot belang dat het publiek in een oogopslag weet dat het met de politie te maken heeft. Burgers

moeten erop kunnen vertrouwen dat alleen de politie deze huisstijl gebruikt. De rechten op politiehuisstijl waaronder

het logo, de politie-striping en het politie-uniform zijn wettelijk beschermd en de politie hecht daar bijzonder aan

vanwege deze optimale herkenbaarheid. De politie hanteert daarom strenge voorwaarden en is terughoudend in het

gebruik van de politiehuisstijl door derden.

De politie kenmerkt zich door een monolithische huisstijl, met andere woorden de politie gebruikt maar één huisstijl en

dat is de huisstijl van de politie. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt in eenheden of andere onderdelen van de

politie. Gebouwen, voertuigen, correspondentiemateriaal, drukwerk, uniform et cetera worden volgens de richtlijnen

van de huisstijl vervaardigd. Voor de realisatie hiervan maakt de politie gebruik van vele leveranciers. Als

opdrachtnemer van de politie is het toegestaan de politiehuisstijl te gebruiken voor het vervaardigen van het product

waar het contract betrekking op heeft. PDM levert de huisstijlelementen aan met daarbij een beschrijving hoe deze te

gebruiken.

Leveranciers zijn onderdeel van een zogeheten leveranciersketen (supply chain). Elke schakel in de keten kan op

enig moment het politielogo, monogram of huisstijlelementen in haar bezit hebben. De opdrachtnemer is

verantwoordelijk voor een juist gebruik en beheer van de huisstijlelementen die aan hem ter beschikking gesteld zijn.

In alle andere gevallen is het gebruik van de politiehuisstijl niet toegestaan. Dit geldt ook voor (marketing-) uitingen in

het kader van gegunde contracten in welke vorm dan ook. Uitgangspunt hierbij is dat de politie zich niet verbindt aan

commerciële partijen. Het politielogo mag dan ook niet gebruikt worden in reclame-uitingen.

6.4. Referenties

De politie kan eventueel als referentie genoemd worden door gecontracteerde leveranciers. Dit is alleen toegestaan

als hiervoor vooraf schriftelijk toestemming van de sector PDM is verkregen. Zij kan hier voorwaarden aan verbinden.

Er mag in geen geval gebruikgemaakt worden van het politielogo, het politiebeeldmerk of de striping.

Pagina 12 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

7. Facturering

De politie is in opbouw en dat geldt ook voor de financiële administratie. Vanaf 2017 is de financiële administratie van

de politie gecentraliseerd bij het Politiedienstencentrum in Rotterdam. Facturen en declaraties kunnen zowel per post

als digitaal worden ingediend.

7.1. Centraal factuuradres

Facturen en declaraties kunnen gestuurd worden naar:

Politie

T.a.v. team Crediteuren

Postbus 33137

3005 EC Rotterdam

Digitale facturen kunnen naar het volgende mailadres gestuurd worden: Crediteuren@politie.nl

7.2. Aanvullende factuureisen

Om de facturen naar de juiste verantwoordelijken te kunnen sturen, is het noodzakelijk dat de leverancier de

volgende aanvullende informatie op de factuur zet:

OE-code/kostenplaats (verplicht);

projectcode (indien van toepassing verplicht);

bestelnummer uit Planon (indien beschikbaar).

NB: Dit geldt voor elke factuur, dus ook voor de rekening van een etentje of borrel.

7.3. Betaalbaarstelling facturen

Een factuur wordt betaalbaar gesteld indien:

deze de juiste informatie bevat;

er een prestatieverklaring is afgegeven door de aangewezen prestatieverklaarder;

de budgethouder de betaalbaarstelling goedkeurt.

7.4. Vragen?

Het team Crediteuren is te bereiken via telefoonnummer 088-169 63 56 (op werkdagen van 8 tot 17 uur).

Pagina 13 van 13 Zo doen we zaken Versie 2.0

8. Meer informatie

Meer informatie staat op de website https://www.politie.nl/themas/inkoop-en-aanbesteding.html

of is te verkrijgen via de contactpersoon binnen IKM.