Workshop slimmer e-mailen

Sander (Tekstbytes)

Inhoud

• Inleiding

• Ruim op

• Orden

• Verzenden/ontvangen

• Bespaar tijd

• Help je collega

• Tot slot

Inleiding

• E-mail is een grote productiviteitskiller

• Gebrek aan overzicht

• Systeem voor verwerken e-mailberichten

• Wat leer je in deze workshop?

• Documentatie

Ruim op

• #1 Maak je inbox leeg

• #2 Begin nu

• #3 Verander de weergave

• #4 Wees langer afwezig

• #5 Haal taken uit je inbox

• #6 Weg met vergaderstukken

Orden

• #7 Maak mappen volgens GTD-systeem (Actie vereist – Wachten op – Ooit – Archief)

• #8 Verwijder of archiveer

• #9 Alleen ongelezen berichten weergeven

• #10 Geef afzenders een kleurtje

• #11 Gebruik de zoekfunctie

• #12 Maak gebruik van RSS

Verzenden/ontvangen

• #13 Weg met die meldingen

• #14 Plan vaste momenten in

• #15 De 2-minutenregel

• #16 Maak routines (of: filters, regels, snelle stappen)

• #17 Meld je af voor nieuwsbrieven

Bespaar tijd

• #18 Gebruik sneltoetsen

• CTRL+SHIFT+L

• TAB en SHIFT+TAB

• #19 Alle bijlagen opslaan

• #20 Bijlagen versturen vanuit andere programma’s

• #21 Maak gebruik van sjablonen

Help je collega

• #22 Beperk jezelf

• #23 Geef verwachtingen weer

• #24 Schrijf een duidelijk onderwerp

• #25 Mail niet (naar iedereen)

Tot slot

• Bonustip voor iPad-gebruikers: trefwoorden

• Laat het programma voor jou werken en niet andersom

• Lege inbox = leeg hoofd = meer productiviteit

• Eigen tips?

• Vragen?

• Downloaden: www.slideshare.net/Tekstbytes

Credits

• Geraadpleegde bronnen

• http://lifehacking.nl/tag/e-mail/

• http://strategischlui.nl/tag/email/

• http://www.pctipvandedag.nl/office-outlook-tips

• http://emailhandyman.nl/

Screenshots

Conversaties

Lotus Notes:Afbeelden > Conversaties

Outlook 2010:Tabblad Beeld > Weergeven als discussies >Discussie-instellingen >Berichten uit andere mappen weergeven

Foto: www.pctipvandedag.nl

Ongelezen berichten

Afzenderkleuren

RSS

Meldingen

Routines (Lotus Notes)

Opties > Routines > Nieuwe routine

Snelle stappen en regels (Outlook 2010)

Start > Snelle stappen > Nieuw

Regels:Selecteer mail > rechter muisknop > Regels > Regels maken

Foto: www.pctipvandedag.nl

CTRL+SHIFT+L (Lotus Notes)

Sneltoetsen (Outlook)

• Hoofdnavigatie: Ctrl + 1 tot en met Ctrl + 7

• Zoeken: F3

• Controleren op nieuwe e-mail: F9

• Naar Postvak IN: Ctrl + Shift + I

• Nieuwe e-mail opstellen: Ctrl + N

• Hyperlink invoegen: Ctrl + K

• Markeren als gelezen (Ctrl + Q) en ongelezen (Ctrl + U)

Alles opslaan

Lotus Notes:Selecteer bijlage > rechter muisknop > Alles opslaan

Outlook:Bestand > Bijlagen opslaan > Alle bijlagen

Verzenden naar…

Sjabloondocumenten

Lotus Notes:Opties > Sjabloondocument > Nieuw

Outlook:Bestand > Nieuw > E-mailbericht > [onderwerp en tekst] >Office-knop > Opslaan als… >Outlook sjabloon (*.oft)