Workshop beleidsplanning

jeugdinvest 2/10/2013

Beleidsplanningsproces

1. Missie

2. Interne analyse

3. Externe analyse

4. =>SWOT

5. Beleidsuitdagingen/beleidsopties/behoeften

6. Doelstellingen (Strategisch->Operationeel)

7. Actieplan + evaluatie

8. Presentatie (Bestuur->Leden)

Missie Biedt je missie antwoord op volgende vragen ?

• Wie is de club

• Wat doet de club

• Voor wie

• Hoe?

• Welke waarden zijn belangrijk.

Is de missie uniek ? Is deze missie enkel geldig voor je eigen club

Is de missie duidelijk, eenvoudig genoeg en beklijft ze? (blijft ze hangen)

Missie 1 (wie, wat, voor wie, hoe, waarden ?)

• De vereniging die zich onpartijdig opstelt op gebied van godsdienst, taal en politiek, heeft tot doel, met uitsluiting van enig winstoogmerk:

• het groeperen van alle liefhebbers van kajak- en kanosport

• het organiseren en deelnemen aan wedstrijden, oefenstonden, voordrachten, feestavonden en alle activiteiten zonder beperking die kunnen bijdragen tot het beoefenen, het promoten en het organiseren van de kajak- en kanosport

• het aanschaffen en ter beschikking stellen van kajaks.

Missie 2 (wie, wat, voor wie, hoe, waarden ?)

De club wil aan jong en oud de mogelijkheid bieden om de kano en kajaksport in al zijn facetten te beleven, in onderlinge steun en kameraadschap, zowel als recreant en als wedstrijdvaarder

Missie 3 (wie, wat, voor wie, hoe, waarden ?)

Kanoclub x wil de kajaksport in de

regio zowel voor alle jongeren als voor alle volwassenen en zowel op recreatief als competitief vlak aanbieden in kwaliteitsvolle omstandigheden, zodat ieder op zijn eigen niveau kan kajakken.

Interne analyse

Deze stap peilt naar de sterktes en zwaktes van de werking, gezien door de interne bril. Dit in tegenstelling tot de stakeholdersanalyse, wat een externe

kijk geeft op de sterktes en zwaktes van de organisatie.

• Op welke manier kwam jouw club tot de interne analyse ! => draagvlak !

• Heb je gewerkt met werkvelden ? Sterktes en zwaktes per werkveld ? Vbn ?

• Welke velden gebruiken jullie specifiek ifv de jeugd ?

Mogelijke werkvelden

• Algemene: Structuur en werking, nevenactiviteiten, interne of externe communicatie, ledenanalyse, bestuurskader, trainers/coaches, financiën, verzekeringen, Infrastructuur, trainingen, wedstrijden.

• Ifv jeugdbeleid: mogelijkheid tot werken met peilers van jeugdinvest – 1. Sporttechnische omkadering

– 2. Duurzaam aanbod en kwantiteit

– 3. Kwaliteit

– 4. Organisatie (structuur, beleid)

Externe analyse

Het maatschappelijk kader wordt in kaart gebracht via de (DE)STEP methode

• Heb je veel tendensen gevonden die relevant waren ? Vbn via DE-STEP

• Kansen Bedreigingen

DESTEP- Kans of Bedreiging ?

• D(emografisch): vergrijzingstrend , aantal werkende vrouwen stijgt,…

• E(conomisch):besparingen bij de overheid, groeibeweging van de sector “sport en recreatie”

• S(ociaal),cultureel:individualiserende maatschappij, tijdsdruk (bij ouders),…

• T(echnoglogisch):Opkomst van nieuwe media, Constante technische innovatie van sportmateriaal en –accommodatie,

• E (ecologisch):):beperkte vrije ruimte in Vlaanderen • P(politiek): Vlaamse overheid focust op belangengroepen,

bevoegdheden provincies verschuiven

SWOT-analyse

Waar moet de organisatie, gezien de conclusies uit de gegevensanalyse, gedurende deze beleidsperiode

prioritair ‘voor gaan’, zich tegen verdedigen, een beslissing nemen of de schade beheersen om de missie te

realiseren, zo goed mogelijke resultaten te behalen en/of het voortbestaan veilig te stellen?

SWOT-analyse Kansen (EXTERN)

Bedreigingen (EXTERN)

Sterktes: (INTERN)

INVESTEER:

VERDEDIG:

Zwaktes: (INTERN)

BESLIS: BEHEERS DE SCHADE:

Valkuil SWOT

• In deze fase laat men zich vaak verleiden om een antwoord te formuleren op de vraag: wat gaan we allemaal concreet doen tijdens de volgende beleidsperiode?

Geen acties ! beleidsuitdagingen behoeften/beleidsopties oplijsten =>

strategische en operationele doelstellingen

vb1: Beleidsuitdagingen/behoeften(beleidsopties)

Uitdaging formuleren

‘Gezien onze grote afhankelijkheid van subsidies (interne zwakte) enerzijds en de mogelijke subsidiewijzigingen die op til zijn (externe bedreiging) anderzijds, moeten we inspanningen leveren om te voorkomen dat onze vereniging over te weinig middelen beschikt om haar voortbestaan te waarborgen’. Opties/behoeften:

1. Andere inkomstenbronnen zoeken (sponsoring, publiciteit…). 2. Zich aanpassen aan de nieuwe decretale voorwaarden. 3. De inhoud van het decreet beïnvloeden. 4. Leden meer laten betalen. 5. Minder met freelancers werken, zodat de diensten goedkoper worden. 6. Ledenaantal verhogen. 7. Fuseren met andere gelijkgezinde vereniging. 8. Partnerschappen aangaan. 9. Cursusbijdragen verhogen. 10. Besparen op uitgaven (publicaties, ….)…

vb2: Beleidsuitdagingen/behoeften(beleidsopties)

Uitdaging formuleren:

‘Gezien de toenemende interesse voor internet (van een deel) van onze doelgroep (externe kans) enerzijds, en de beschikbare competentie van onze medewerkers (interne sterkte) anderzijds, moeten we investeren in het creëren van mogelijkheden om onze visie ook via internet aan de man te brengen.’

Opties/behoeften:

1. Een geïntegreerd (promotie, communicatie educatief werk, betalingen, ...) ICT-beleid opstellen en

2. implementeren.

3. Mensen uit die doelgroep actiever bij de werking betrekken.

4. De website optimaliseren

5. De externe communicatie ook via de digitale snelweg voeren. Bijvoorbeeld: een digitale

6. nieuwsbrief/tijdschrift maken met verwijzingen naar sites waarvan de inhoud aan de waarden en visie

7. van de organisatie beantwoordt.

8. Via de website mensen naar de club lokken.

9. Facebook…

Doelstellingen

• Een doelstelling is een formulering van een gewenste situatie, gepreciseerd met gewenste effecten en/of gewenste resultaten

Algemene (strategische,lange termijn) doelstellingen: “Wat heeft de organisatie bereikt aan het einde van de

komende beleidsperiode?”.

criteria:

• de doelstelling heeft een aantoonbare link met de resultaten van de gegevensanalyse en de beleidsopties

• het verwezenlijken van de doelstelling vereist interventies op meerdere niveaus en/of afdelingen in de organisatie

• de verwezenlijking zal meerdere jaren (± de beleidsperiode) in beslag nemen

• de doelstelling hangt nauw samen met de verwezenlijking van de missie

Hoe formuleren ?

• Specifiek, evalueerbaar, aanvaard, realistisch, tijdsgebonden

Bijvoorbeeld SD: FO jeugd van VKKF

BFO1.S1.Tegen 2016 had 80% van de jeugdinvestclubs een jeugd(beleids)plan gespreid overeen meerdere jaren opgesteld.

BFO1.S4.Tegen 2016 hadden al onze jeugdinvestclubs een brevettenwerking van VKKF in hun werking geïntegreerd.

…

=> SMART

Concrete (operationele,korte termijn)doelstellingen

• SMART formuleren • Termijngebonden: Operationele doelstellingen als

een soort van stappenplan op weg naar de verwezenlijking van de strategische doelstelling

• Niveaugebonden: een soort van overzicht van de resultaten die iedere afdeling/team/niveau binnen de organisatie moet realiseren. De algemene doelstelling is hierbij dan het gewenste resultaat voor de volledige organisatie, de operationele doelstellingen de oodzakelijke resultaten van iedere

afdeling/team/niveau.

Vbn concrete (operationele,korte termijn)doelstellingen

• BFO1.S1.Tegen 2016 had 80% van de jeugdinvestclubs een jeugd(beleids)plan gespreid overeen meerdere jaren opgesteld.

• BFO1.S1.O1.Tegen 2014 heeft 80% van de jeugdinvestclubs deelgenomen aan workshops rond het opstellen van een beleidsplan georganiseerd door de VKKF. (termijngebonden)

Opstellen actieplan

• Vertrekken vanuit werkvelden en doelstellingen ! • Structuur, afkortingen ! Geen lange teksten maar

duidelijke linken: 1. Strategische doelstelling 2. Operationele doelstelling 3. Beschrijving van de actie

4. Timing 5. Wie/structuur

6. Begrotingkwaliteitszorg 7. evaluatie

Vb onderdeel actieplan(zie vb FO jeugd VKKF

SD OD ACTIE TIMING WIE/STRUCTUUR

BEGROTING

KWALITEIT

EVALUATIE

BFO1.S1.Tegen 2016 had 80% van de jeugdinvestclubs een jeugd(beleids)plan gespreid overeen meerdere jaren opgesteld.

BFO1.S1.O1.Tegen 2014 heeft 80% van de jeugdinvestclubs deelgenomen aan workshops rond het opstellen van een beleidsplan georganiseerd door de VKKF. (termijngebonden)

Programma (workshops) opgesteld voor het begeleiden van clubs bij het opmaken/verbeteren van een jeugdbeleidsplan.

Dec 2012 STCr VKKF

Gratis voor clubs

Kwalitatieve Beleidsplannen in deelnemende clubs

Aantal beleidsplannen tegen einde werkjaar 2013

Presentatie

• Eerst aftoetsen met ganse bestuur van de club

• Nadien publiceren naar leden of derden

• Beleidsplan als promotiemiddel

SUCCES !

Contact: steven@vkkf.be

0484151410