Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning1 maart 2018 – Jon Goubin

SOCIUS vzw, steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk

Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning

Toolbox beleidsplanning:http://blogs.scw.be/beleidsplanning/fase-3-gegevens-verzamelen-3-1-een-overzicht/

2

Wat zijn stakeholders?

Belanghebbenden§ Een stakeholder is iemand die een belang (Engels: stake) heeft

bij het functioneren van de organisatie. Meer specifiek zijn het al degenen die op een gegeven moment invloed uitoefenen op of worden beïnvloed door het functioneren van de organisatie.

§ Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers, zoals personeelsleden, vrijwillige medewerkers, freelance medewerkers en bestuursleden.

§ Externe stakeholders zijn mensen, groepen of organisaties die buiten de organisatie staan of er niet dagelijks bij betrokken zijn.

3

In het beleidsplanningsproces

4steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk www.socius.be/decreet

FASE 2VERHOUDEN OP

MAATSCHAPPELIJKE CONTEXT

FASE 7REDACTIE

BELEIDSPLAN, INPUT

SUBSIDIEDOSSIER

FASE 8UITVOEREN

Opzet van planningsproces

Bestuur beslist

Impact gedreven plannen

Samenstelling planningsteam

Mandaat planningsteam

Informeren en betrekken

van stakeholders

Gewenste impact

Organisatieprofiel

Uitdragen naar stakeholdersRapporteringActiesJaarprogramma’s

Beleidsplan als werkinstrument

Management samenvatting

Plan van aanpak

Check met missie en visie

GEÏ

NT

EGR

EER

D Z

AK

ELIJ

K

KW

ALI

TEI

TS-

EN

FIN

AN

CIE

EL

MEE

RJA

REN

BEL

EID

Actuele kerngegevens

Zelfevaluatie

Intern

Extern

GOED BESTUUR KWALITEITSZORG KENNIS EN INFORMATIE INFRASTRUCTUUR STRUCTUUR EN

CULTUUR MEDEWERKERS COMMUNICATIE

FINANCIËN

FASE 3GEGEVENS

VERZAMELEN

FASE 4VAN

BELEIDSUITDAGINGEN NAAR

BELEIDSKEUZES

FASE 5OPMAKEN

DOELENKADER

FASE 6ZAKELIJKE

PLANNING EN BEDRIJFS - VOERING

Stakeholdermapping en bevraging

Extern

SWOART

Sterktes

Zwaktes

Kansen

BedreigingenBeleidskeuzes

Beleidsopties

Beleidsuitdagingen

Operationele doelen

Strategische doelen

Indicatoren

Intern

PROCESBELEIDS-

PLANNING

FASE 1PLANNINGS -

PROCES OPSTARTEN

Resultaten

Aspiraties

Formulering missie en visie

Maatschappelijke contextanalyse

Rollen en functies invullen

Gewenste outcome en impact

Waarom zijn stakeholders belangrijk?Voorwaarde voor

§ Succes (= realisatie missie en doelstellingen)§ Draagvlak§ Betrokkenheid§ Motivatie§ Reputatie (beeldvorming)§ Legitimatie

+ nodig bij inhoudelijke en zakelijke planning

5

Inhoudelijke planning

§ Gegevens

§ Perceptie en reputatie

§ Oriëntatie

§ Draagvlak

§ Inspiratie

§ Verwachtingen

§ Vernieuwing en innovatie

§ MVO

6

Zakelijke planningGoed bestuur (!)§Communicatie§Kwaliteitszorg (bvb. §klantentevredenheid)Kennis en informatie: doelgroepen §(draagkracht en andere gegevens)Financieel§Infrastructuur§(Decretale) normen§

§ …7

INTERNE FACTOREN

FINANCIËN

GO

ED BESTUUR COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR

MEDEWER

KERS

steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk www.socius.be/decreet

ACTIVITEITEN

SD’S EN OD’S

MISSIE EN

VISIE

KEN

NIS- E

N IN

FORM

ATIE

MANAGEMENT ORGANISATIESTRUCTUUR EN -CULTUUR

KWALITEITSZO

RG

EXTERNE FACTOREN

Decreet SCvW 2017

§ Uitvoeringsbesluit (art23), de toepassing van principes van goed bestuur: a) ...; b) ... ; c) het bestuur geeft aan hoe ze interne en externe stakeholders betrokken heeft bij strategische beslissingen die genomen zijn in het kader van het ingediende beleidsplan;

§ Memorie van toelichting (25°), principes van goed bestuur:1) ...; 2) ...; 3) ...; 4) ...; 5) de bestuursorganen erkennen het belang van de interne en externe stakeholders. Bij de strategische beslissingen houden de bestuursorganen rekening met deze stakeholders.

8

Wie zijn je stakeholders?

9

Intern

’Educatieve' medewerkers§‘Administratieve' medewerkers’§‘Occasionele' medewerkers§Bestuursvrijwilligers (RvB)§Vrijwilligers (bestuurders lokale groepen)§

§ …

10

Extern§ Leden algemene

vergadering

§ Regelgevende overheden

§ Doelpubliek(en)

§ Deelnemers en/of leden

§ Eventueel overkoepelende

beweging

§ Concullega’s

§ Bovenbouw SCvW (Socius,

Federatie, Sociare, …)

§ Pers en media

§ Sponsors

§ Vakbonden

§ Politici

§ Opleidingen

§ …

11

Externe stakeholders identificeren (1)Probeer de stakeholders in te delen in groepen. Niet als een keurslijf, maar vooral om te zien hoe het stakeholdernetwerk in elkaar steekt.

§ Primaire stakeholders (hebben directe en specifieke belangen)§ Secundaire stakeholders (meer algemeen, maar van groot belang voor

maatschappelijk draagvlak)§ Materiële belangen (economische gerelateerde interesses)§ Politieke belangen (verdeling van invloed en macht in en rond de organisatie)§ Sociale belangen (op zoek naar sociale verbondenheid en inbedding)§ Informatiebelangen (willen feiten en transparantie)§ Spirituele belangen (diepere waarden in de organisatie)

12

Externe stakeholders identificeren (2)

Stakeholders indelen op macht, legitimiteit en

dringendheid. Het is nuttig je steeds af te vragen met

welk soort stakeholder je te maken hebt en je af te

vragen:

§ Hoeveel macht heeft deze stakeholder tegenover mijn

SCvW organisatie? Met welke machtsmiddelen?

§ Hoe legitiem is (het belang) van deze stakeholder?

§ Hoe dringend is dit belang?

13

Stakeholdermapping

14

Belang Hoog Geïnformeerd

houden

Sleutelfiguren

Laag Minimale

effecten

Tevreden

houden

Laag Hoog

Macht/impact

Prioritaire of sleutel stakeholders

Brainstorm in het planningsteam om alle stakeholders §op te sommen samen met het belang dat ze

vertegenwoordigen = ‘long list’

Op basis van de groepsindeling en/of§de stakeholdermapping maak je een

‘short list’ waarbij je je kan beperken

tot de sleutelfiguren

15

Oefenen: long list (1)

§ Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk.

16

Oefenblad Socius

Stakeholderskaart Stakeholder Belang dat de stakeholder vertegenwoordigt

Oefenen: long list (2)

§ Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk.Formuleer het belang dat ze vertegenwoordigen (kolom 2).

17

Oefenblad Socius

Stakeholderskaart Stakeholder Belang dat de stakeholder vertegenwoordigt

Oefenen: long list (3)

§ Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk.Formuleer het belang dat ze vertegenwoordigen (kolom 2)

§ Plaats ze op de stakeholderskaart.

18

Stakeholdermapping

Oefenblad Socius

Belang

Hoog

Geïnformeerd houden

Sleutelfiguren

Laag

Minimale effecten

Tevreden houden

Laag

Hoog

Macht/Impact

Oefenen: long list (4)

§ Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk.Formuleer het belang dat ze vertegenwoordigen (kolom 2) en plaats ze op de stakeholderskaart.

§ In trio: Wissel uit, licht toe en stuur bij (max 10’ per organisatie)

19

Oefenen: short list (1)

§ Individueel: Selecteer de prioritaire stakeholders voor jouw organisatie op basis van de stakeholderskaart.

20

Stakeholdermapping

Oefenblad Socius

Belang

Hoog

Geïnformeerd houden

Sleutelfiguren

Laag

Minimale effecten

Tevreden houden

Laag

Hoog

Macht/Impact

Oefenen: short list (2)Stel jezelf volgende vragen om relaties uit te klaren:

Welke invloeden bepalen de relatie: • Welke invloed heeft de stakeholder

op je organisatie? Welke invloed heeft jouw organisatie op de

stakeholder?

Wat is het doel van de relatie? • Deelnemer relatie / Vrijwilligersrelatie /

Klantrelatie / Arbeidsrelatie / Informatiedeling / Lerend of ontwikkelend

netwerk: leren van elkaar en samen ontwikkelen / Netwerk van

middelen / Actienetwerk: gezamenlijke acties / Visierelatie: nastreven

dezelfde visie

Wat zijn de motieven voor de relatie? • Spontaan ontstaan /

Noodgedwongen / Gebaseerd op behoeften / Vrijwillig engagement /

Hierarchisch (bv. deel van een groter geheel)

21

Oefenen: short list (3)

§ Individueel: Selecteer de prioritaire stakeholders voor jouw organisatie op basis van de stakeholderskaart.

§ In trio:Motiveer deze ‘short list’ alsof je ze moet uitleggen aan de Raad van Bestuur van je organisatie (de collega’s in jouw oefentrio).

Suggestie: maak een mindmap.22

Stakeholders bevragen, intern

Wat willen we weten?§ Meningen, appreciaties§ Aspiraties, goesting§ Adviezen

Hoe komen we dat te weten?§ Via de resultaten van de

zelfevaluatie§ Via het verslag van de

functioneringsgesprekkenof via een interview

§ Via strategieën van draagvlakcreatie

23

De geformuleerde sterktes en zwaktes van de organisatie nemen we mee naar de SWOART analyse (naast andere gegevens).De aspiraties die geformuleerd worden, nemen we ook mee naar de SWOART analyse.

Externe stakeholders bevragen, wat?Wat willen we weten?§ Wat verwacht je van de organisatie?§ Welke resultaten wil je dat de organisatie de komende vijf jaar

neerzet? § Waarom is men wel/niet tevreden over de organisatie?§ Wat zijn de sterke/zwakke punten van de organisatie?§ Zie je kansen in bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen?§ Zijn er bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen die

bedreigend zijn voor de organisatie en haar missie?

24

Externe stakeholders bevragen, hoe?Hoe komen we dit te weten?

Voor je aan een bevraging begint, kijk na of je al over gegevens §beschikt: doelgroepenquêtes, behoeftedetectie, evaluaties, enz.

Een grote bevraging is niet per se nodig als je met een beredeneerd §samengesteld panel werkt.

Wanneer een grootschalige bevraging toch noodzakelijk is, hou het §simpel. Vermijd te veel open vragen of/en beperk het aantal

vragen.

Spreek vooraf goed af op welke manier de gesprekken zullen §gebeuren (telefonisch, via e-mail, …), wie de bevraging uitvoert, hoe

de antwoorden verwerkt zullen worden, hoe er wordt

gerapporteerd, enzovoort. 25

Stakeholders bevragen, online§ Wil je een online stakeholders bevraging opzetten?

Hier vind je inspiratie:§ https://www.limeservice.com/en/§ http://www.enquetemaken.be§ https://nl.surveymonkey.com

§ Ook een hulpmiddel en gratis: Google spreadsheets

De geformuleerde sterkes/zwaktes en kansen of bedreigingen

nemen we mee naar de SWOART analyse (naast andere gegevens).

De resultaten die gewenst en verwacht worden, nemen we mee naar

de SWOART analyse.

26

Verwerken tot SWOART input

27

http://blogs.scw.be/beleidsplanning/fase-4-van-uitdagingen-naar-opties-4-1-beleidsuitdagingen/

En daarna?VORMING ‘VAN GEGEVENS TOT UITDAGINGEN’De vorming vindt plaats op maandag 15 en donderdag 25 oktober 2018 en bestaat uit twee delen:

§ Dag 1: welke gegevens hebben we nodig om te komen tot beleidsopties voor de nieuwe beleidsperiode? Hoe komen we aan die gegevens, hoe kunnen we die interpreteren?

§ Dag 2: oefenen in het interpreteren van die gegevens (SWOART) op basis van de input die de deelnemers uit hun eigen organisatie meebrengen. Aan de tweede dag kan enkel deelgenomen worden door deelnemers die ook de eerste dag hebben gevolgd.

28

Draagvlak creëren en onderhouden

Streven naar acceptatie & participatie bij de interne stakeholders:

§ Participatie is de wijze waarop je binnen een organisatie interne stakeholders actief betrekt bij én engageert voor het planningsproces en beleidsplan;

§ Acceptatie is de wijze waarop je binnen een organisatie interne stakeholders het planningsproces en beleidsplan actief laat aanvaarden.

29

30

Waarom draagvlak nodig is ...

Strategieën om par.cipa.e te realiseren

Participatie realiseer je door een gezonde mix van de volgende strategieën:informeren, consulteren, adviseren, co-creëren en zelf beheren.

§ Voorafgaand aan het planningsproces§ Tijdens het planningsproces§ Bij de uitvoering van het beleidsplan

31

Participatie: informeren

§ Het planningsteam verstrekt de informatie aan de

interne stakeholders die over onvoldoende of

onduidelijke informatie beschikken.

§ Ze zijn toehoorders en kunnen alvast beginnen

wennen aan de veranderingen.

32

Par$cipa$e: consulteren

§ Het planningsteam bevraagt de interne stakeholders

via overleg of rondvraag.

§ Zij worden bevraagd –geconsulteerd– en verschaffen

goed omlijnde inspraak.

33

Participatie: adviseren

§ Het planningsteam vraagt adviezen, zal ermee

rekening houden of er beargumenteerd vanaf wijken.

§ De interne stakeholders zijn adviseurs bij wie actief

adviezen ingewonnen worden.

34

Participatie: co-creëren

§ Het planningsteam gaat met de interne stakeholders

gezamenlijk en creatief op zoek naar oplossingen.

§ Ze zijn actieve partners in een creatief proces.

35

Participatie: zelf beheren

Het planningsteam laat het proces aan de interne §stakeholders en speelt hierin zelf slechts een

adviserende rol.

Ze zijn medebeslisser en autonome uitvoerder van het §proces.

36

Participatie: welke strategieën zet je in?

0 10 20 30

Zelf beheren

Co-creëren

Adviseren

Consulteren

Informeren

ParticipatieAantalKennis

§ Informeren

§ Consulteren

§ Adviseren

§ Co-creëren

§ Zelf beheren

37

Strategieën om acceptatie te realiseren

Acceptatie realiseer je door een gezonde mix van de volgende strategieën: faciliteren, ondersteunen, tegen bewegen.

38

Accepta'e: faciliteren

§ Het planningsteam schept zulke voorwaarden dat de

gewenste veranderingen vanzelf tot stand komen in

het proces.

§ De stakeholders handelen vrijwillig en krijgen de

kansen om de veranderingen waar te maken.

39

Acceptatie: ondersteunen

Het planningsteam biedt concrete hulp aan en zorgt

ervoor dat hinderende taken uit handen van de interne

stakeholders genomen worden.

De stakeholders zijn ‘hulpbehoevend’ in een receptieve

setting.

40

Accepta'e: tegen bewegen

Strategieën om in tegenbeweging te gaan:

§ Overtuigen

§ Afdwingen

§ Ontwijken

41

Acceptatie: overtuigen

§ Het planningsteam doet beroep op de redelijkheid van

de stakeholders, terwijl ze het proces of plan

beargumenteren.

§ De stakeholder is een jurylid dat door te luisteren een

standpunt of verhouding ontwikkelt.

42

Acceptatie: afdwingen

§ Het planningsteam hanteert macht, druk of dwang

waarbij het negatieve of positieve sancties aanwendt.

§ De interne stakeholders zijn ondergeschikten die

negatieve sancties kunnen ontlopen en positieve

verwerven.

43

Acceptatie: ontwijken

Het planningsteam kiest er bewust voor om aan een §bepaald beleidsdomein of moeilijkheid niets te doen.

Bij de stakeholders leeft er geen probleembewustzijn, §ze zijn onwetend.

44

Oefening§ Individueel: hoe zou jij aan

het draagvlak van je beleidsplan willen werken?

Welke strategieën voor acceptatie denk je best te gebruiken in relatie tot de gemaakte lijst van stakeholders?

45

Stakeholderbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie?

Oefenblad Socius

Wat doe je al? Wat is gewenst?

Wat is haalbaar? Welke middelen inzetten, voor welke stakeholders?

Stakeholders in het zakelijk plan

Draagvlak creëren:

Streven naar acceptatie & participatie bij de externe

stakeholders.

Onder meer door:

Communicatie§Kwaliteitszorg, beleidsplanning en §voortgangsrapportage

Goed bestuur§

46

http://radar.socius.beRADAR als hulpmiddel bij het uitwerken van het zakelijke deel van je beleidsplan en bij de afstemming tussen inhoudelijk en zakelijk deel.

47

Communicatie

§ Een effectief communicatiebeleid veronderstelt een geïntegreerde en integrale

aanpak van de interne én de externe communicatie, best gebundeld in een

communicatieplan.

§ Bij interne communicatie hebben we het over acties die erop gericht zijn je

medewerkers te informeren over de taken die ze moeten opnemen binnen de

organisatie, je missie en kernwaarden, de beleidsplanning, belangrijke

veranderingsprocessen …

§ Met externe communicatie hebben we het over alle inspanningen die een

organisatie levert om te communiceren met de buitenwereld. Ook hier kan je

verschillende doelen voor ogen hebben. Wil je de aandacht trekken?

Informeren? Overtuigen? Ondersteunen? Verbinden? Gebruik ook de

strategieën zoals die bij de draagvlakcreatie voor interne stakeholders:

participatie en acceptatie.

48

Kwaliteitszorg§ Een integraal kwaliteitsbeleid is erop gericht om de bedrijfsvoering

systematisch en voortdurend te verbeteren en te vernieuwen.

§ Dat kwaliteitsbeleid heeft de bedoeling om de missie, de visie en de

doelen van de organisatie beter te realiseren. Dat betekent bijvoorbeeld

efficiënter, effectiever of beter afgestemd op de verwachtingen van

stakeholders (zoals deelnemers, leden, burgers, overheid, …).

Of anders gezegd: kwaliteitsbeleid is erop gericht om de juiste dingen

goed te doen. In een sociaal-culturele context betekent dat het

participatief opmaken van een beleidsplan om dan dit plan correct uit te

voeren, op te volgen, bij te sturen en er transparant over te rapporteren.

49

Goed bestuurHet uitvoeringsbesluit vertaalt een aantal principes naar beoordelings- en

evaluatiecriteria. Zo moet een organisatie vanuit haar missie en doelen:

§ aangeven hoe ze transparantie en verantwoording van en in haar

bestuur organiseert;

§ expliciteren wat de samenstelling, rol en bevoegdheden van de

bestuursorganen zijn;

§ aangeven hoe interne en externe stakeholders betrokken zijn bij strategische beslissingen;

§ aantonen hoe ze de principes van goed bestuur nu toepast, waar ze

eventueel verder in wil groeien en welke initiatieven ze daarvoor neemt.

50

Stakeholdersbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie: Bespreek in trio hoe je je relatie zal uitbouwen en onderhouden. Adviseer elkaar!

§ Wat doe je al?§ Wat is gewenst?§ Wat is haalbaar?§ Welke middelen zou je willen

inzetten? Geschikt voor welke groep stakeholders?

51

Na dit alles? SlotoefeningStakeholderbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie?

Oefenblad Socius

Wat doe je al? Wat is gewenst?

Wat is haalbaar? Welke middelen inzetten, voor welke stakeholders?

http://blogs.scw.be/beleidsplanning

Sainctele)esquare 19 ⋅ 1000 Brussel ⋅ www.socius.be