Werkprocessen stroomlijnen

met OSIRIS Zaak

Agenda

• Gastheren: Huib-Jan Wielemaker & Jonas de Graaff (CACI)

• Wat is OSIRIS Zaak?

• Toelichting begrippen

• Voorbeeld schermen zaakafhandeling

• Procesdefinitie

• Inzetbaarheid bij verschillende soorten processen

OSIRIS Zaak

• OSIRIS Zaak biedt procesondersteuning voor processen die niet “standaard” door

OSIRIS worden ondersteund.

• Met OSIRIS Zaak worden processen gedefinieerd, gevolgd, bewaakt, getoetst en

verantwoord.

• OSIRIS Zaak is “generiek”, gebaseerd op concepten/terminologie van Oracle

Adaptive Case Management

• OSIRIS Zaak is een deelsysteem van OSIRIS

– Geïntegreerd in OSIRIS

– Procesdefinitie in OSIRIS Basis

– Procesafhandeling in OSIRIS Basis, OSIRIS Begeleider en OSIRIS Student

Begrippen

• Zaak

• Activiteiten

• Taken

• Mijlpalen

• Actoren

• Events

• Regels

• Data

Zaak

• Het proces dat ondersteund wordt

• Een zaak heeft een uitkomst, bijvoorbeeld ‘Voldaan’ of ‘Niet voldaan’

• Termijnbewaking op zaakniveau mogelijk

• Voorbeelden:

– Avans

• Het proces voor studieloopbaanbegeleiding

– TU Delft

• Registratie afstudeersteun (RAS)

• Thesis proces

Activiteiten

• ‘Atomaire eenheid van werk’ binnen de zaak

• Een activiteit kan een eenvoudige handeling of een ingewikkeld proces zijn

• Activiteiten kunnen menselijk activiteiten (invoeren gegevens, uploaden

document) of systeem activiteiten (ophalen externe data) zijn.

• Termijnbewaking op activiteiten mogelijk

Activiteiten

Proces Studieloopbaanbegeleiding

1. Student uitnodigen voor een gesprek

2. Afspraak maken

3. Huiswerkopdracht uploaden

4. Beoordelen huiswerkopdracht

5. Gesprek voeren

6. Gespreksverslag uploaden

7. Beoordelen gespreksverslag

8. Besluit nemen

Activiteiten

Standaard activiteiten:

1. Uitnodigen voor een gesprek (datum prikken)

2. Afspraak

3. Document upload

- ‘Specifiek’ dialoogscherm

- Gegevens opgeslagen in een standaard OSIRIS-tabel

4. Formulier

Activiteiten

• Binnen de zaak zijn altijd 2 algemene activiteiten beschikbaar:

– Document uploaden

– Vastleggen aantekeningen

Mijlpalen

• Mijlpalen beschrijven de te realiseren doelen die worden gedefinieerd voor

het monitoren van de voortgang van de zaak.

• Activiteiten zijn niet direct aan een mijlpaal gekoppeld, maar het afronden

van een activiteit kan wel leiden tot het bereiken van een mijlpaal.

Mijlpalen

Proces Studieloopbaanbegeleiding

1. Student uitgenodigd

2. Afspraak gemaakt

3. Huiswerkopdracht voldaan

4. Gesprek gevoerd

5. Gespreksverslag voldaan

6. Besluit genomen

Actoren

• Actoren zijn personen, afdelingen die betrokken zijn bij de zaak.

• In OSIRIS Zaak kunnen ‘logische’ actoren worden gedefinieerd, zoals

bijvoorbeeld:

– Begeleider

– Student

– Administratie

• Aan de ‘logische’ actoren worden ‘personen’ gekoppeld via:

– Individuele medewerkers

– Medewerkergroepen

– Applicatierollen: ‘student’, ‘begeleider’

OSIRIS Zaak & OSIRIS Begeleider

Zaakdefinitie - Begrippen

• Zaak

• Activiteiten

• Taken

• Mijlpalen

• Actoren

• Events

• Regels

• Data

Hoe richten we processen in?

Afspraak maken

Student uitnodigen

Goed gekeurd

Huiswerk uploaden

Huiswerk beoordelen

Gesprek voeren

Ja Nee

Zo?

Zo?

Hoe richten we processen in?

Afspraak maken

Student uitnodigen

Huiswerk beoordelen

Gesprek voeren

Of misschien wel zo?

Besluit nemen

Rules Rule!

• De regels bepalen hoe het proces eruit ziet:

– hoe is de procesflow

– wanneer wordt een volgende activiteit gestart

– wanneer is een mijlpaal bereikt

– enz.

• Events zijn gebeurtenissen binnen het proces, deze komen op verschillende

niveaus voor.

• Bijvoorbeeld:

– de zaak wordt gestart

– een activiteit is gestart / afgerond

– een mijlpaal wordt bereikt

• De events zorgen ervoor dat de regels gevalideerd gaan worden.

Events

• Regels, events en condities vormen de beslispunten in de procesflow.

• Bijvoorbeeld:

– ALS: activiteit ‘Huiswerkopdracht beoordelen’ is voltooid

– EN: de uitkomst is ‘Goedgekeurd’

– DAN: ...

• Condities kunnen gebruik maken van alle OSIRIS gegevens.

Condities

Conditie?

• Acties worden uitgevoerd wanneer aan een conditie is voldaan.

• Bijvoorbeeld:

– ALS: activiteit ‘Huiswerkopdracht beoordelen’ is voltooid

– EN: de uitkomst is ‘Goedgekeurd’

– DAN:

• Zet de mijlpaal ‘Huiswerkopdracht voldaan’

• Start de activiteit ‘Gesprek voeren’

• Stuur de student een mail over de

goedkeuring

Acties

• Regels, condities en acties vormen samen de ‘logica’ van de

procesdefinitie.

• Beschikbare acties:

– Starten / stoppen activiteit

– Maak activiteit beschikbaar

– Zetten mijlpaal

– Afronden zaak

– Versturen van mededeling

– Aanroepen van database-routine

Acties

Data

• Bij een zaak worden data-elementen gedefinieerd, bv:

– Huiswerkopdracht

– Gespreksverslag

– Afspraak

– Formulier

• Ad hoc data-elementen: documenten, notities, aantekeningen

• Data-elementen worden aan zaak of aan

activiteiten gekoppeld.

• Data-elementen hebben eigen presentatie /

afhandeling.

OSIRIS en Zaak: een mooie combi

• Integratie tussen OSIRIS en Zaak functionaliteit biedt veel voordelen:

– Context is bekend: bv. student opleiding

– Permissies op basis van o.a. zaak context

– Actoren zijn bekend, bv. SLB-er

– Data uit OSIRIS is beschikbaar, o.a. voor condities

– Afhandelen activiteiten binnen OSIRIS

– Zaakdata zichtbaar in OSIRIS

Flexibele procesinrichting

• Bouwstenen proces-definitie bieden mogelijkheid voor het ondersteunen

van verschillende processen.

• Processen kunnen gekoppeld worden aan verschillende soorten context

binnen OSIRIS: Student opleiding, Cursus, etc

• Losse processen zijn ook mogelijk

• Wat is standaard en wat is maatwerk?

Eigenschappen OSIRIS Zaak

• Ondersteuning voor afhandelen van verschillende processen

• Flexibele procesinrichting

• Nauwe integratie met OSIRIS

• Groepsgewijze afhandeling van taken mogelijk

• Gebruiker wordt direct op openstaande taken geattendeerd

• Termijnbewaking met mededelingen

Meer informatie?

• Vragen?

• Stand op de leveranciersmarkt

• Contactpersoon:

Ulf Thor ulf.thor@caci.nl