SISLink 2010 - Implementatie OSIRIS bij de Universiteit Twente - Hans Westerik (UT)

Presentatie implementatie SISlink 1

Implementatie OSIRIS bij de UTHans Westerik


Agenda

� Achtergrondinformatie;� OSIRIS projectplan;� Deelprojecten;� Live gang;� Nazorg;� Klaar?


Oude informatiesystemen

� ISIS: tbv lnschrijving, collegegelden. Rond 1980 is dit systeem gestart. 1999 opnieuw opgezet : ISIS+. Landelijk samenwerkingsverband. Verhaal van de 10 negertjes;

� FASIT: Eigen systeem UT. Ook meer dan 25 jaar oud. Ooit ontstaan als afdelingssysteem bij WB. Nu CTW. Later overgenomen door andere faculteiten.

� Aan FASIT gekoppeld zijn later systemen ontwikkeld als TAST en TOST. (ruim 10 jaar oud).


Europese aanbesteding

� In het kader van 3TU hebben TUD en UT samen gewerkt met een Europese aanbesteding;

� TU/e keek mee;� 28 september 2007 is de aankondiging van de

opdracht verzonden naar de Publicatieblad van de EG.

� 11 april 2008 is het concept raamwerkovereenkomst ondertekend.


Implementatie OSIRIS?


Mythe OSIRIS

� Osiris is een godheid uit de Egyptische mythologie;

� Zijn vrouw, tevens zijn zuster, was Isis. � Osiris was de god van de wederopstanding en

vruchtbaarheid � De broer van Osiris was Seth. Seth was jaloers; � Seth hakte het lichaam van Osiris in stukken;� Isis ging op zoek naar de stoffelijke resten van

Osiris en mummificeerde het tot één geheel. Osiris was er lang genoeg om nog een kind te verwekken: Horus;

� Horus werd koning van Egypte ten koste van Seth.


Achtergrondinformatie OSIRIS

� Universiteit Utrecht heeft een nieuw SIS laten ontwikkelen;

� Dit systeem moest ISIS vervangen;� En ISIS en OSIRIS hadden wel iets met elkaar;� PSB is de leverancier van OSIRIS;� Met implementatie samenwerking TUD/UT;� UU, EUR, HvU, HvR zijn bekende gebruikers;� Meer dan 150.000 studenten via OSIRIS;� Ondersteuning invoering: PSB, CAP en Omix.


Positie systemenoriënteren vooraanmeldenalumni aanmeldenvakken volgen

inschrijven vakkenpromoverenDocent

Student

afstuderenbeoordelen tentamens tentamens afnemen onderwijs verzorgen verzamelenstudiemateriaalontwikkelen/ voorbereiden onderwijsbegeleiding studie plannententamens afleggen

Osiris

Syllabus Plus

Blackboard


Eigenlijk hebben we het over 5 projecten!

� Invoering OSIRIS-inschrijf (januari 2009);� Invoering OSIRIS-aanmeld (september 2009);� Invoering studielink (oktober 2009);� Invoering OSIRIS-volg (januari 2010);� Invoering self service (januari 2010).


Handen en voeten te kort….


Implementatie van het systeem: projectplan

� Organisatiestructuur: stuurgroep, projectgroep en werkgroepen;

� Budgetten;� Activiteiten en planning;� Mijlpalen, deliverables;� Acceptatiecriteria; � Projectvoorbereidingen (beschikbaarheid

projectdeelnemers, projectkamer etc);� Risicoanalyse en maatregelen.� Doorlooptijd: bijna 2 jaar, bijna 12000 uur

� Projectplan: 5 á 10 % van de doorlooptijd.


De nodige projectrisico’s…..

� Reorganisatie EMB net afgerond. Nieuwe eenheid S&O, BOZ’s nu onderdeel S&O ipvfaculteit;

� Vóór reorganisatie pasten BOZ’s zich aan aan de wensen van de autonome faculteiten;

� Druk bestuur UT: Snel succes, eerst ‘volg’ want daar zou de meeste winst te behalen zijn;

� Parallel aan OSIRIS: Black board implementatie;� 3 implementatiepartners?


OSIRIS project moet naar omgeving kijken

� Er is een belangrijke wisselwerking met andere activiteiten en informatiesystemen;

� Denk aan samengaan ITC en UT, maar ook aan nieuw ELO (Bb), nieuw roostersysteem, MISUT;

� Verder komt er een informatieanalyse naar kwaliteit/kengetallen/visitaties. Welke informatie moet Osiris kunnen opleveren.


Projectstructuur


Projectstructuur: knap ingewikkeld


Stuurgroep/klankbordgroep

� Stuurgroep: elke laatste maandag van de maand vergadering. En op afroep;

� Doel: sturen van de implementatie. Sturen op hoofdlijnen en bewaken voortgangsrapportages;

� Klankbordgroep een paar keer bij een geroepen. Met name om inrichtingsbeslissingen af te stemmen;

� Directeur S&O voorzitter, verder een opleidingsdirecteur, informatiemanager UT, accountantsdienst, medewerkers S&O en ICTS en projectleider.


Projectgroep

� Wekelijks overleg;� Alle voorzitters van de werkgroepen plus

consultant;� Alle lopende zaken werden hier besproken;� Monitoring op projectniveau, rapportage aan

stuurgroep.


Werkgroep techniek

� Hardware aanschaf en installatie;� OTAP-straat;� Afstemming over implementatie nieuwe releases

software;� Ondersteuning bij specifieke technische

activiteiten.


Werkgroep integratie

� Interfaces met andere systemen;� Stamgegevens studenten worden doorgegeven

aan verschillende interne systemen binnen de UT;

� Studievoortgang is bv van belang voor beloning UT-flex;


Werkgroep conversie

� Vuistregel: bij elk project is conversie één van de meest complexe factoren;

� Bij dit project helemaal. Met name FASIT was door verschillende faculteiten anders gebruikt;

� In totaal drie conversie: ‘inschrijf’, ‘studielink’ en ‘volg’.

� Conversies zijn steeds meerdere keren getest in testomgevingen.


Standaardisatie aan de UT: ingewikkelde conversie


Werkgroep financieel interface

� Dit speelde specifiek bij de invoering van OSIRIS-inschrijf;

� OSIRIS berekent de te betalen collegegelden;� Gegevens worden doorgegeven aan financiële

administratie;� Financiële administratie doet de incasso’s en evt

aanmaningen;� Het interface tussen OSIRIS en Oracle

Applications was een stukje maatwerk.


Werkgroep informatievoorziening.

� Uit de verschillende systemen komen overzichten;

� Vaak specifiek maatwerk dat gegroeid is in de loop van jaren;

� Bij aanschaf van een pakket moet je op dit punt aan de slag;

� OSIRIS is geschikt voor Business Objects. Dat is een rapportagetool


Werkgroep invoering

� Deze werkgroep hield zich bezig met de invoering ‘sec’;

� Testen van het systeem;� Administratieve procedures en werkinstructies;� Opleiding van gebruikers;� Voorlichting en communicatie.


Duidelijke AO en werkinstructies


Werkgroep studielink

� Deze werkgroep was specifiek verantwoordelijk voor de invoering van studielink;

� Studielink is gekoppeld aan OSIRIS;� Gegevens worden heen en terug uitgewisseld;� ‘Ervaringen’ uit het verleden maakte UT wat

voorzichtig;� Specifiek aandacht voor buitenlanders.


Audit

� Aparte activiteit onder verantwoordelijkheid van de accountantsdienst;

� Controle of we bv conversies goed hebben uitgevoerd;

� Nalopen van testwerkzaamheden en documentatie hiervan;

� Aansluiting ‘oude’ en ‘nieuwe’ systeem.


Voorbeeld OSIRIS-inschrijf

� OSIRIS-inschrijf is vervanger ISIS. tbv het inschrijven van studenten.

� Samen met TUD inrichting van OSIRIS.

� Apparatuur aanschaffen waarop OSIRIS moet draaien;

� Conversie van ISIS-gegevens naar OSIRIS;

� Interfaces van OSIRIS-inschrijf naar andere systemen. Stamgegevens van studenten komen bv terecht in ORCA, financiële administratie en tijdelijk FASIT;

� Het Financiële interface moest worden ontwikkeld. De incasso van collegegelden gaat volledig anders;

� Rapportages uit OSIRIS, overzichten met Business Objects;

� Administratieve procedures, opleiding van gebruikers;

� OSIRIS-inschrijf live per 1/1/2009. 8 maanden na contract.


Studeren aan de UT


Nog iets over planning

� Begin van het project maak je een planning;� Uitschrijven activiteiten en planning;� Nauwkeurigheid i.h.a. per week;� Maar 2 á 3 maand vóór live gang wordt een

detailplanning gemaakt per dag. Alle uit te voeren activiteiten worden uitgeschreven;

� Hierbij terugrekenen vanaf live datum;� Deze planning bespreken met alle betrokkenen;� Minimaal wekelijks detailplanning live gang

bespreken;� Tools MS-projects, maar ook spreadsheet.


Voorbeeld stukje (van ruim 150 activiteiten)

detailplanning live gang

2-02-1013-01-10Conversie verslaglegging

13-01-1013-01-10Akkoord conversie

13-01-1013-01-10Extra back-up OSIRIS

12-01-1011-01-10evt handmatige acties obv conversie

12-01-1011-01-10Controle conversie OSIRIS

8-01-108-01-10Laden examenprogramma's

7-01-106-01-10Conversie OSIRIS

2-02-106-01-10Conversie prod omgeving en live

13-01-106-01-10Verzamelen mutaties tbv OSIRIS

6-01-106-01-10Kopie OSIRIS-PROD naar testomgeving

6-01-106-01-10Extra back-up productieomgeving OSIRIS en IAPROD

6-01-106-01-10Stopzetten interfaces FASIT

6-01-106-01-10Mutatiestop FASIT, TAST, TOST, VIST, SMS

5-01-105-01-10Stopzetten Aanmeld, inschrijf, studielink einde dag

13-01-105-01-10Voorbereiden live gang OSIRIS-volg


Enkele kengetallen

� Realisatie

� Doorlooptijd: april 2008 t/m januari 2010:

� Binnen begroting;

� Aantal uren niet geregistreerd, maar meer dan genoemde 12.000.

� Aantal gebruikers OSIRIS per januari 2010

� 80 gebruikers back office (o.a. CSA, BOZ’s, etc);

� 70 gebruikers self service begeleider (onderwijscoördinatoren,

studiebegeleiders en docenten);

� 8000 studenten.

� Aantal geconverteerde gegevens

� Geconverteerde studenten: bijna 50.000;

� Geconverteerde resultaten: bijna 2 miljoen.


OSIRIS is live!!


Wat heeft bijgedragen tot het succes

� Bij (bijna) alle betrokkenen was er een wil om dit project succesvol uit te voeren;

� Vanuit de eilanden van vóór de reorganisatie was er een wij-gevoel ontstaan;

� Uitstekende samenwerking met de implementatiepartners;

� Belangrijk bij succes: key-user en mobiele helpdesk;

� We hadden de juiste UT-collegae in het projectteam!


Zijn we klaar?

� Nee nazorg loopt nog;� Opvang aanloopproblemen;� Mobiele helpdesk;� Restactiviteiten die bij het project horen:� Archiveren en opruimen ISIS en FASIT;� Onderwijsverlechtingsmatrix;� Uitrol Business Objects.


Na live gang nog wel wat puntjes op de ‘i’ zetten


Klaar ná de nazorg?

� Nee;� Vervolgprojecten, beschreven in nota

‘plateauplanning;� Koppeling BB en OSIRIS;� Self service docenten;� Gepersonaliseerde informatie en invoering

OSIRIS/International Office;� Studieplanning, integratie met ITC.

� Een project staat eigenlijk nooit op zich zelf. Bijna altijd zijn er projecten voor en ná het project zelf.


Bij projecten: structuur aanbrengen


Vragen?

SISLink 2010 - Implementatie OSIRIS bij de Universiteit Twente - Hans Westerik (UT)

Education

Transcript of SISLink 2010 - Implementatie OSIRIS bij de Universiteit Twente - Hans Westerik (UT)