Werkkostenregeling

0

De werkkostenregeling:

Handig keuzemenu of

zeker niet makkelijker?

1

Dagvoorzitter:

mr. Rob van Seumeren

Sprekers:

mw. mr. Renate Kerkhof

drs. Alexander Mus

mr. Kees Goeman

www.inventivecontrol.com

De fiscale spelregels van

de werkkostenregeling

Door:

Kees Goeman

en

Alexander Mus

www.inventivecontrol.com 1

1. Huidig systeem van vergoedingen en verstrekkingen

2. De werkkostenregeling

3. Vrijstellingen en lagere waarderingen

4. Keuzemogelijkheid

5. Actiepunten

6. Uitwerking (voorbeeld)

7. Toetsing vrije ruimte

8. Tips en attentiepunten

onderwerpen


� Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking wordt genoten,

� behalve redelijke vergoedingen en verstrekkingen die:

� strekken ter bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen

ter behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking

(reiskosten), of

� om andere redenen niet als beloningsvoordeel worden

ervaren (fruitmand)

(dit zijn de vrije vergoedingen en verstrekkingen)

huidig systeem


� Vanaf 1 januari 2011 behoren vergoedingen en verstrekkingen

ook tot het loon

� Werkgever krijgt een vrije ruimte voor belastingvrije

vergoedingen en verstrekkingen: 1,4% van de loonsom

� exclusief loon uit vroegere dienstbetrekking indien dit

> 10% van de totale loonsom is

� vergoedingen/verstrekking voor de vrije ruimte vooraf

aanwijzen

� Bij overschrijding van de vrije ruimte: 80% eindheffing

(geen verhaal op werknemers, dus werkgeverskosten)

de werkkostenregeling


� De werkkostenregeling geldt niet voor gepensioneerde

werknemers

� behalve voor korting op producten uit het eigen bedrijf, en

� verstrekkingen

die u ook aan uw actieve werknemers geeft (zoals het

kerstpakket)

� De werkkostenregeling geldt niet voor intermediaire kosten:

kosten die de werknemer voor de werkgever voorschiet, zoals

� benzine voor de auto van de zaak

� postzegel die een werknemer koopt voor een zakenbrief

de werkkostenregeling – uitzonderingen


� De volgende vergoedingen/verstrekkingen blijven buiten de

werkkostenregeling:

� bijtelling voor het privégebruik auto van de zaak

� het genot van een woning

� vergoeding van geldboeten

� kosten van “criminele activiteiten”

� de niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen

� de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor zover

deze meer dan 30% afwijken van hetgeen in vergelijkbare

gevallen gebruikelijk is

de werkkostenregeling – uitzonderingen


schema

nihil-

waardering

gericht

vrijgesteld

intermediaire

kosten

vergoeding/

verstrekking

aangewezen

niet

aangewezen

overige

aangewezen

geen

heffing

loon voor

werknemer

bovenmatig

deel

binnen de

grenzen

werkkosten

regeling

werkkosten

regeling

geen

heffing

geen

heffing

1,4% fiscale

loonsom

+

-/-

eindheffing

80%?

Ongebruikelijk

deel

loon voor

werknemer


� De volgende vergoedingen en verstrekkingen zijn

gericht vrijgesteld:

� zakelijke reiskosten, waaronder woon-werkverkeer (€ 0,19)

� zakelijk tijdelijk verblijf elders (waaronder zakelijke

maaltijden)

� onderhoud en verbetering van vakkennis en vaardigheden

� inschrijving in een beroepsregister

� outplacement

� het volgen van een opleiding

� verhuizen in het kader van de dienstbetrekking

� extraterritoriale kosten

de werkkostenregeling – gerichte vrijstellingen


� De volgende verstrekkingen – indien deze op de werkplek

worden gebruikt of verbruikt – vallen in de vrije ruimte, maar

worden op nihil gewaardeerd

� (arbo-)voorzieningen op de werkplek

� consumpties op de werkplek (geen maaltijd)

� uniformen/werkkleding (logo ≥ 70 cm2)

� mobiele communicatiemiddelen (zakelijk gebruik ≥ 10%)

� computers, gereedschap e.d. (zakelijk gebruik ≥ 90%)

� openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart

� rentevoordeel van een hypothecaire geldlening en fiets

de werkkostenregeling – nihil waardering


� Verstrekkingen worden gewaardeerd op de waarde in het

economisch verkeer, met dien verstande dat

� indien ter zake van de verstrekking aan de werkgever een

bedrag in rekening is/wordt gebracht, deze op het

factuurbedrag wordt gewaardeerd

� voor producten en diensten uit het eigen bedrijf de

consumentenprijs geldt

� voor maaltijden op de werkplek, huisvesting/inwoning op de

werkplek (boorplatform) en kinderopvang door de werkgever

een forfaitaire waardering geldt.

waardering verstrekkingen


� Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 geldt een keuzemogelijkheid:

� U mag zelf kiezen of u de oude regeling (vrije vergoedingen en

verstrekkingen) toepast of de werkkostenregeling

� Maximumbedrag personeelsfeesten e.d.

� Jaarlijks switchen mag, maar is niet realistisch:

� financiële- en salarisadministratie aanpassen

� afspraken met de fiscus vervallen (en “herleven” niet meer)

� aanpassen arbeidsvoorwaarden

keuzemogelijkheid


� Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen (denk ook

aan het personeelsfeest e.d.)

� Vergoedingen en verstrekkingen indelen naar categorie

� Bepaal (of schat) de vrije ruimte en bereken de werkkosten

� Beoordeel of de oude regeling voordeliger is

(overgangsregeling)

� Beoordeel of arbeidsvoorwaarden moeten (en kunnen) worden

aangepast

� (Laat) administratie aanpassen!

actiepunten


uitwerking (1)

aantal werknemers 10

totale loonsom € 350.000

u vergoedt / verstrekt uw werknemers in 2010

een mobiele telefoon (≥ 10% zakelijk) € 600

een personeelsfeest à € 125 p.p. € 1.250

kerstpakket à € 35 p.p. € 350

beroepsopleiding voor twee werknemers € 3.000

kostenvergoeding tbv drie auto's van de zaak € 500

drie fietsen van de zaak à € 600 € 1.800

vergoeding lidmaatschap belangenvereniging

voor twee werknemers (geen beroepsregister) € 500

korting op producten uit eigen bedrijf

(20% korting, maximaal € 500 per jaar) € 1.500

totaal vergoedingen/verstrekkingen € 9.500

eindheffing 20% over kerstpakketten € 70

jaarlijkse kosten € 9.570


uitwerking (2)

Onder de werkkostenregeling pakt dit als volgt uit:

intermediaire gericht nihil aangewezen

kosten vrijgesteld waardering posten

een mobiele telefoon (≥ 10% zakelijk) € 600

een personeelsfeest à € 125 p.p. € 1.250

kerstpakket à € 35 p.p. € 350

beroepsopleiding voor twee werknemers € 3.000

kostenvergoeding tbv auto's van de zaak € 500

drie fietsen van de zaak à € 600 € 1.800

vergoeding lidmaatschap bel.vereniging

voor 2 werkn. (geen beroepsregister) € 500

korting op producten uit eigen bedrijf

(20% korting, maximaal € 500 per jaar) € 1.500

€ 500 € 3.000 € 600 € 5.400 = € 9.500

af: vrije ruimte 1,4% van € 350.000 € 4.900

overschrijding € 500

eindheffing 80% = € 400

jaarlijkse kosten € 9.900


� Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw

vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u

kiezen uit 3 methoden:

� U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande

kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u

herrekent na afloop van het jaar

� U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande

kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en

u herrekent na afloop van het jaar

� U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende

kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende

jaar

toetsing vrije ruimte


� Administratieve plicht werkgever: maandelijks inzicht in de aard

en omvang van vergoedingen en verstrekkingen

� Vergoedingen en verstrekkingen administreren in

loonadministratie inclusief BTW

� Aansluiting met BTW-aangifte?

� Vaste kostenvergoeding: vooraf onderzoek naar werkelijke

kosten

� Evaluatie door wetgever in 2013

tips/aandachtspunten


� Voordelen:

� op werkgeversniveau in plaats van per werknemer

� minder regels/voorwaarden?

� Nadelen:

� arbeidsvoorwaarden aanpassen

� aanpassen administratie

� Voordeel met name voor belastingdienst

tips/aandachtspunten


VRAGEN ?

werkkostenregeling

en

wijziging van arbeidsvoorwaarden

Mr. R.M. (Renate) Kerkhof

20 oktober 2010

Wijziging van de arbeidsovereenkomst (1)

Diverse redenen om te wijzigen:

- Sanctie

- Aanpassen organisatie aan

marktomstandigheden

- Gewijzigde omstandigheden

- Harmoniseren arbeidsvoorwaarden

- …


Onderscheid tussen:

1. Arbeidsvoorwaarden

2. Verworven rechten werknemer

3. Instructiebevoegdheid werkgever

In praktijk (1)

Ondernemer Tax Wear exploiteert een 20 tal grote dames en heren modezaken. Tax Wear heeft in totaal 100 werknemers in dienst. De volgende arbeidsvoorwaarden zijn (onder andere) overeengekomen:

- Tax Wear hecht aan kwaliteit: zij vergoedt voor iedere werknemer het lidmaatschap van de branchevereniging;

- Tax Wear houdt van fitte werknemers: iedere werknemer kan op kosten van Tax Wear in zijn/haar woonplaats een sportschoolabonnementvergoed krijgen;

- Tax Wear houdt van representatieve werknemers: iedere werknemer kan tegen 50% van de inkoopprijs voor maximaal € 1.000,= kledingkopen bij Tax Wear;

- Tax Wear waardeert het als commerciële binnendienst werknemers ‘s avonds thuis bestellingen in de webshop afwikkelen. De werknemers doen dit om de beurt, ieder gemiddeld 4 maal een week per jaar. Tax Wear vergoedt het internetabonnement van alle werknemers.

- Tax Wear wil dat haar werknemers optimaal bereikbaar zijn. Tax Wear vergoedt van alle inkopers het (vaste) telefoonabonnement.

In praktijk (2)

De accountant van Tax Wear heeft haar er op

gewezen dat er per 1-1-10 een nieuwe

werkkostenregeling van kracht is.

Als Tax Wear alle arbeidsvoorwaarden handhaaft,

krijgt zij zeker te maken met een aanslag van 80%.

Dat kost Tax Wear 20% van de netto winst.

Tax Wear wil geen enkel risico lopen en besluit de

genoemde arbeidsvoorwaarden te wijzigen.


Grondslag wijziging:

1. Wederzijds goedvinden

2. Eenzijdig wijzigingsbeding

3. Redelijkheid en billijkheid (goed werkgever-

/werknemerschap)

4. Via gedeeltelijk ontslag?


Wederzijds goedvinden

- Altijd mogelijk

- Werknemer moet ondubbelzinnig instemmen


Eenzijdig wijzigingsbeding

- Werkgever behoud zich het recht voor eenzijdig de

inhoud van de arbeidsovereenkomst te wijzigen.

- zwaarwichtig bedrijfsbelang waarvoor belang

werknemer naar maatstaven redelijkheid en billijkheid

moet wijken.

- schriftelijk


Eenzijdig wijzigingsbeding en rol ondernemingsraad/vakbond:

- Als OR eens met wijziging dan is dat een indicatie dat geen sprake is van strijd met redelijkheid en billijkheid

- Aan afspraak met vakbond wordt meer waarde gehecht

Wijziging arbeidsvoorwaarden (8)

Goed werkgever/werknemerschap

1.Sprake van gewijzigde omstandigheden op het werk?

2. Redelijk voorstel?

3. Kan aanvaarding in redelijkheid van de werknemer worden gevergd?

In praktijk (3)

Stel, Tax Wear is wel een eenzijdig

wijzigingsbeding overeengekomen.

- Wijziging fiscale regelgeving voldoende

zwaarwegend belang om

arbeidsvoorwaarden te wijzigen?

In praktijk (4)

Stel, zwaarwegend bedrijfsbelang om binnen 1.4% te blijven.

- Mag Tax Wear besluiten om arbeidsvoorwaarden alleen voor bepaalde werknemers te wijzigen? Bijvoorbeeld:

- internetabonnement niet meer voor alle werknemers vergoeden, maar alleen voor kantoormedewerkers;

- voordeel aanschaf kleding alleen nog voor winkelmedewerkers.

In praktijk (5)

Stel, Tax Wear is geen eenzijdig

wijzigingsbeding overeengekomen.

- Fiscale wijzigingen te kwalificeren als

‘gewijzigde omstandigheden op het werk’?

In praktijk (6)

Tax Wear doet het volgende voorstel:

- Op kleding krijgt werknemer 50% korting op consumentenprijs, maar verschil wordt belast als loon

- Lidmaatschap branchevereniging wordt alleen nog vergoed voor management;

- Inkoopmedewerkers krijgen mobiele telefoon die alleen zakelijk mag worden gebruikt, geen vergoeding vaste telefoon

- Geen vergoeding meer van fitnessabonnement

- Vergoeding internet alleen voor commerciële medewerkers

Tax Wear komt hiermee uit op 0.8% loonsom

Sprake van redelijk voorstel?

In praktijk (7)

Moet werknemer het voorstel van Tax Wear om het lidmaatschap van de branchevereniging niet langer te vergoeden redelijkerwijze aanvaarden?

- als lidmaatschap verplicht door de branche of bij wet?

- als arbeidsvoorwaarde specifiek bedongen/essentieel?

- als Tax Wear lidmaatschap wel verplicht stelt?

In praktijk (8)

Tax Wear is slim en biedt nieuwe

werknemers een arbeidsovereenkomst aan

zonder genoemde arbeidsvoorwaarden.

- Mag dat?

In praktijk (9)

Stel, Tax Wear verstrekte enkel netto onkostenvergoeding aan alle werknemers, ook als er geen sprake was van onkosten.

Tax Wear trekt onkostenvergoeding in en vergoedt enkel nog daadwerkelijke kosten van die werknemers die daarmee in hun functie te maken hebben.

- Geoorloofde wijziging?


Via gedeeltelijk ontslag:

- Arbeidsovereenkomst opzeggen of ontbinden

onder gelijktijdig nieuw aanbod

Wijziging arbeidsvoorwaarden (9)

Heeft de OR adviesrecht of

instemmingsrecht?

- Artikel 25 WOR: i.i.g. geen adviesrecht

- Artikel 27 WOR: ook geen instemmingsrecht,

wel wat betreft een beloningssysteem

Kan wel helpen als de OR het ermee eens is

Tips & Tricks

• Bepaal wat belangrijk / essentieel is om te behouden als arbeidsvoorwaarde

• Bepaal of wijziging noodzakelijk is of dat andere toepassing moegelijk is

• Controleer de CAO op wat verplicht is

• Doe een redelijk voorstel

• Tref een overgangsregeling

• Biedt indien reëel een financiële compensatie

VRAGEN?

Werkkostenregeling

Economy & Finance

Transcript of Werkkostenregeling