De Werkkostenregeling

Verlichtend of belastend?

Hein Vriens, 10 april 2023

Stel dat• 3 medewerkers met fiets v.d. zaak: € 2700• Personeelsfeest: € 3500• 25 medewerkers kerstpakket: € 1750 + 437 eindheffing• 25 medewerker werkkleding: € 3250• Loonsom € 625.000

• 2010: Kosten € 11.637 = 1,85% loonsom• 2011: Kosten € 13.160 = 2,1% loonsom

(indien werkkostenregeling gekozen)

Huidige systeem• Al hetgeen uit dienstbetrekking wordt genoten is loon

• Uitgezonderd vergoedingen en verstrekkingen in kader van de uitoefening van de dienstbetrekking

• Meerdere bijzondere regels voor vergoedingen en verstrekkingen en loon in natura

Bijzondere regels nu Vergoedingen en verstrekkingen:• Zijn ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking

• Worden meestal niet als voordeel gezien * Denk aan consumpties tijdens werk, maaltijden

onderweg, reiskosten (tot € 0,19 per km)

• Begrenzing: redelijkheid

• Speciale verplichtingen

* Bijvoorbeeld onderbouwing

Straks: 5 smaken

In de nieuwe werkkostenregeling dient onderscheid gemaakt te worden tussen:

• Bruto loon en overige • Intermediaire kosten• Gericht vrijgestelde kosten• Werkkostenforfait, waarde nihil• Werkkostenforfait (1,4%)

  WerkkostenregelingBelastbaar loon voor

de loonheffingen (loon van de werknemer)

Geen loon of geen belast loon voor de

loonheffingen

Vergoedingen en verstrekkingen binnen het werkkostenforfait

Vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan

van het forfait

Hieronder vallen:

-regulier loon

-auto van de zaak

-dienstwoning

-boetes

-vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten

-deel van vergoedingen

en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets)

- als u daarvoor kiest: bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen

Hieronder vallen:

-intermediaire kosten

-vrijgestelde aanspraken, uitkeringen/verstrekkingen

(vrijgesteld loon)

- verstrekkingen waarvan de werknemer de waarde terug betaalt

Hieronder vallen: - alle vergoedingen en verstrekkingen die niet onder een andere categorie vallen

- verstrekkingen aan postactieve werknemers: a producten uit eigen bedrijf b verstrekkingen die u ook

aan uw werknemers geeft, bijv. kerstpakket

Hiervan trekt u af: 1,4% van het totale fiscale

loon van uw werknemers

Over het restant betaalt u 80% eindheffing.

Hieronder vallen:

-gerichte vrijstellingen

- nihilwaarderingen

Schema Werkkostenregeling

Uitzonderingen• Buiten werkkostenregeling vallen altijd:

* De bijtelling privégebruik auto van de zaak * Gratis of goedkoper bewonen van de dienstwoning * Pensioen, Stamrecht enz. * Overgebleven eindheffingsbestanddelen• Spaarloon: eindheffing van 25% blijft• Levensloopbijdrage werkgever: blijft onbelast• Bestelauto € 300• Strafheffing pseudo-VUT• Bovenmatige ontslagvergoeding• Tijdelijke knelpunten

Intermediaire kosten (1)• Aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren * Aankopen door werknemer voor de zaak

• Kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld) * Kosten auto van de zaak (tanken, onderhoud, parkeren, tol- en veergelden etc.)

Intermediaire kosten (2)

• Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer) * Lunch / Diner met klanten

* Representatiekosten extern

* Relatiegeschenken

Vrijgestelde vergoedingen (1)Gericht vrijgestelde vergoedingen zijn:

• Vervoer in natura in het kader van het werk• Andere reiskosten tot € 0,19 per km• Tijdelijk verblijf elders voor het werk• Cursussen, seminars, excursies, studiereizen, bijscholing, opleidingen etc.• Vakliteratuur• Contributie beroepsvereniging

Vrijgestelde vergoedingen (2)

en ook:

• Extraterritoriale kosten (30%-regelingen)• Verhuiskosten (zakelijke verhuizingen)• Maaltijden bij overwerk, koopavonden,

dienstreizen• Vergoeding EVC-procedures• Outplacement

Nihil waardering (1)Alleen voor de volgende verstrekkingen:

• Arbo-voorzieningen (veiligheidsbril / - schoenen e.d.)• Consumpties op het werk (geen deel van maaltijd)• Inrichting van de werkplek buiten privéwoning• Uniformen, echte werkkleding en kleding die op de

werkplek achterblijft• Werkkleding met logo 70 CM2

Nihil waardering (2)

• Voordeelurenkaart (mits mede zakelijk gebruik)

• Openbaarvervoerkaart (mits mede zakelijk gebruik)

• Mobiele telefoons (mits ≥10% zakelijk gebruik)

• Laptops e.d. (mits 90% of meer zakelijk gebruik)

Let op! Indien telefoon en Laptop eigendom WN worden

dan factuurwaarde opnemen in werkkostenforfait.

Bewaken Werkkostenforfait

3 Methoden• Inschatting forfait begin van het jaar, afrekenen aan het eind van het jaar (evt. tussentijdse toetsing)• Maandelijkse toetsing overschrijding forfait, afrekenen aan eind van het jaar.• Maandelijkse toetsing overschrijding forfait, maandelijks afrekenen.

• Gekozen methode moet uit de administratie blijken (vooralsnog geen meldingsplicht)

Voorbeeld

• Loonsom 2010: € 500.000 (12 werknemers)• Loonsom 2011: € 650.000 (15 werknemers)• Forfaitaire ruimte 2011: € 7.500 per jaar / € 625 per maand• Stel weekendje Ardennen in mei: € 350 (incl. consumpties)• Keuze: * Afrekenen in juni: 15 x € 350 = € 5.250 - € 625 = € 4.625 x 80% * Doorschuiven: € 7.500 - € 5.250 = € 2.250 resteert

Bijzondere verstrekkingen

• Zoals fruitmand en rouwkrans• ‘Andere’ relatie werkgever – werknemer bepalend voor voordeel• Wellevendheid, sympathie, piëteit, persoonlijke relatie• Niet uit hoofde van het werkgeverschap• Geen op geld waardeerbaar voordeel

Maaltijdkosten

werknemer relatie

belast Indien sprake van privé voordeel bijv. drankje na werktijd (niet op de werkplek!)

onbelast Maaltijd is onderdeel van verblijfskosten, of zakelijke maaltijd i.v.m. overwerk of diner met zakenrelatie (gericht vrijgesteld)

Gedeelte dat door relatie geconsumeerd is zijn intermediaire kosten

Diner met zakenrelatie: 1 diner met 2 bonnen?

Representatiekosten

extern intern

belast Bijv. bloemetje voor niet-zakelijke relatie

Bijv. traktatie op afdeling

onbelast Bloemetje of fles wijn voor zakenrelatie.Vergoeding is intermediaire kosten

Onbelast vergoed dan opnemen in werkkostenforfait

Telefoon, internet en computer

zakelijk gebruik < normgebruik > normgebruik

belast Belaste vergoeding of verstrekking

Indien vergoed of verstrekt (wordt eigendom WN)

onbelast Onbelast vergoed, dan opnemen in werkkostenforfait

Nihilwaardering indien ter beschikking gesteld.

Studie en opleidingskosten

beroepsmatig Overwegend privé

belast Nee Belaste vergoeding toegestaan

onbelast Vergoeding is gericht vrijgesteld Onbelast vergoed dan opnemen in werkkostenforfait

Waardering loon in natura

• Waarde is factuurwaarde inclusief BTW

• Wanneer waarde economische verkeer toepassen:• Geen factuur aanwezig• Factuur is van een verbonden vennootschap

• Besparingswaarde vervalt

• Aparte normbedragen voor bijtelling blijven gelden. Toepassing: vergoeding valt niet in het

werkkostenforfait.

De vaste kostenvergoedingInvloed op forfait Geen invloed op forfait

Intermediaire kosten

nee Bijv. parkeer en waskosten bedrijfsauto

Gerichte vrijstellingen

nee Bijv. Reiskosten woon-werkverkeer max. € 0,19 p/km

Nihil waarderingen nee Uniformen, mobiele telefoon > 10% zakelijk gebruikt

Overige vergoedingen en verstrekkingen

bijv. vakbondscontributie of bedrijfsfitness

Indien bruto vergoeding of is eindheffingsbestanddeel

Onbeperkte keuzevrijheid?

• Mag niet in belangrijke mate afwijken van wat in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is

• Inspecteur moet ongebruikelijkheid aantonen• Eindheffing van 80% op overschrijding forfait fungeert als rem

Let op: gebruikelijkheid is sterk afhankelijk van omgevingsfactoren

Ongebruikelijk?Wat is (soms) niet ongebruikelijk: * Een flatscreen voor alle personeelsleden * Een elektrische fiets om 1 dag per week

naar het werk te komen

Wat (mogelijk) wel: * DGA die alleen zich zelf wat geeft * DGA die zijn loon opknipt

Stappen naar 2011 - 2014

1. Voorbehoud t.a.v. arbeidsvoorwaarden bij nieuwe medewerkers in contract opnemen

2. Inventarisatie huidige arbeidsvoorwaarden3. Gevolgen in beeld (laten) brengen (inventarisatie

huidige omvang werkkostenforfait)4. Heroriëntatie arbeidsvoorwaarden5. Tijdig herzien arbeidsvoorwaarden (let op: mogelijk

overleg OR en/of medewerkers nodig)

Stappen naar 2011 - 2014

6. Opzeggen / afsluiten contracten 7. Eventueel: steekproef / overleg fiscus over

bestaande afspraken en nieuwe vaste kostenvergoeding

8. Voorlichting werknemers (ook i.v.m. uniformering arbeidsvoorwaarden)

9. Herinrichting financiële administratie10. Aanpassen declaratieproces

Aandachtspunten administratieCategorieën in boekhouding:

• Intermediaire kosten• Gericht vrijgestelde kosten• Vergoedingen/verstrekkingen op nihil gewaardeerd • Vergoedingen/verstrekkingen opgenomen in werkkosten- forfait, eventueel met een lagere waardering• Vergoedingen/verstrekkingen op factuurwaarde of consumentenprijs, met tegenboeking van hetgeen de werknemer heeft terugbetaald.• Facturen en declaraties en kostenonderbouwingen naar categorie coderen• Verzamelfacturen en declaraties gesplitst boeken

Waarom nu?Werkgevers moeten jaarlijks kiezen vanaf 2011:

• Keuze tussen huidige regels en nieuwe regels • Inventarisatie, aanpassing arbeidsvoorwaarden en

administratie vergen tijd.• Keuze heeft gevolgen voor werkgever en werknemer(s)• Huidige regels soms toch gewijzigd. (personeelsfeesten en bedrijfsfitness)

Begin op tijd, want de tijd vliegt voorbij!