Werkgroep personeel /HNW-kantooromgeving

maandag 5 mei 2014VAC Hasselt

Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit

Tweedelijnsondersteuning: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Programma

• Bespreking trajectplannen per entiteit • Telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk

werken (PTOW): hoe voorbereiden ? • Opmaken van een afsprakenkader • Verbeteren van de sfeer / verfraaien van de

werkomgeving: suggesties• Varia.

Toelichting: Het Nieuwe Werken/ Plaats- en tijdonafhankelijk werken

bij de Vlaamse Overheid

Vroeger: Anders Werken

Anders Werken (kantooromgeving en telewerk):

B B B

Bricks Bytes Brains / Behavior

Nu: Het Nieuwe werken (HNW)

Het Nieuwe Werken (HNW): ‘hr-definitie’ - stelt de geresponsabiliseerde werknemer centraal.

= Brains / Behaviour

De nieuwe werknemer: -werkt (tijd- en plaats)onafhankelijk (PTOW)

= Bricks- -bepaalt zelf hoe, met wie, waarmee hij/zij werkt

= Brains / Behaviour- maakt gebruik van de nieuwste ICT-technologieën (it-tools: smartphone, pc, tablet …) = Bytes

- wordt resultaatgericht en coachend aangestuurd. = Brains / Behaviour - maakt afspraken over bereikbaarheid / beschikbaarheid; samenwerken; opvolgen van resultaten…) = Brains /Behaviour

Het Nieuwe werken (HNW)

Voorwaarde: evolutie van :

C C C Command Communication Control

naar

V V VVakmanschap Verbinding Vertrouwen

Vrijheid Verantwoordelijkheid

Hoe wordt hnw toegepast ?• ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …)

Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding):• ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken.• Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor.• Werken wanneer je wil Mits het maken van afspraken.• Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

Hoe wordt hnw toegepast ?• ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …)

Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding):• ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken.• Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor.• Werken wanneer je wil Mits het maken van afspraken.• Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

Hoe wordt hnw toegepast ?• ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …)

Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding):• ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken.• Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor.• Werken wanneer je wil Mits het maken van afspraken.• Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

voorbeeld management assistenten: Voordelen voor de organisatie / leidinggevende:

• Betere planning + georganiseerd werken• Meer output door tevreden werknemers• Niet gestoord = productiever• Ruimtebesparing / energiebesparing• Grotere motivatie• Duidelijker afspraken• Minder ziekte door minder stress

Nadeel: • Niet fysiek bereikbaar

Voordelen voor het personeelslid

• work life balance • Geen tijdverspilling door verplaatsingen• Ongestoord / rustiger. Meer geconcentreerd, dus minder

fouten.• Gelijke kansen • Betere planning• Minder ziek / gestresseerd / burn outs• Meer tijd voor jezelf / kids / hobby’s…

Nadeel: • Storen door gsm en mail

Welke taken ?

Hoe de telewerkbaarheidskwadrant invullen ?- lijst je taken op, of plak ze op post-its

- noteer ze in een van de 4 vakken.- de taken in de rechterbovenhoek (alleen / niet op kantoor) komen in aanmerking voor telewerken/ plaatsonafhankelijk werken.

TAKEN: ALLEEN

KANTOOR NIET OP KANTOOR

SAMEN

Welke taken ?Voorbeeld: management assistent

TAKEN: ALLEEN

Post inhoudelijke docs makenOntvangst bezoekers nalezen …Fysieke dossiers samenstellen taakopvolging / deadlinesSignataires klaarmaken vergaderingen voorbereiden/ ook buitenl. Zendingen, zaal reserveren, mailsInscannen en kopies maken documenten bewerken, lay-outen Klassement (fysiek) vlimpers, orafin; andere toepassingen boekhouding; webtoepassingOpleiden collega’s vervoer regelen websites beherenNotuleren telefoonpermanentie bestellen materiaal Uitdragen post / verzendingen e-learning pptOndertekenen van documenten personeelsadministratie notulen maken/rappportAfdrukken documenten agendabeheer digitale archivering

organisatei events digitale ondertekening

KANTOOR NIET OP KANTOOR

Teamoverleg teamactiviteitenInfosessies opleiding / seminariesVergadering telefonisch overleg / videoconferenceOverleg (met baas) sportdagSocialisering personeelsfeest

SAMEN

Welke afspraken ?

• Hoeveel dagen per week / per maand / sporadisch … werk je niet op kantoor:

Maximum 2 dagen per week (5/5)½ tot 1 dag per weekSporadischAfhankelijk van goodwill en afspraken werkgever

TIP: te bepalen op basis van takenpakket en taken die alleen en niet op kantoor kunnen gedaan worden.

Welke afspraken ?

• Wat heb je nodig ? Internet Laptop Groot schermWerkruimte Rugzak / draagtasTelefoon / werkgsmVerbinding met v.o.

Niet voorzien ! Tussenkomst verwarming bij structureel telewerk

Welke afspraken ?

• Hoe ben je bereikbaar ? GSMMailSkypeEigen telefoonLync

Competentie: Discipline !

Welke afspraken ?

• Hoe werk je samen met collega’s ?YammerSkypeTelefonisch Via mailLyncIn agenda beschikbaarheid aangevenTaakverdeling op voorhand afspreken.

Welke afspraken ?

• Hoe wordt je werk opgevolgd ? Verschillende mogelijkheden: Resultaten / output worden doorgemaild.ProjectopvolgingssysteemAgenda: taken invoeren (op voorhand afspreken)Afgewerkte verslagen, notulen, doc … doorsturenFeedback en terugkoppelingPloeg: evaluatie en functioneringsgesprekkenVia vertrouwenIn Vlimpers vooraf invoeren. Niet (!)

Waarom en hoe ptow implementeren?

• PTOW vangt nadelen op van het werken in een open kantooromgeving = activiteitsgebonden werken• Af te stemmen met beleid van hoofdbestuur eigen entiteit of specifiek

voor VAC Hasselt• Starten met ptow , of beter Telewerken• Timing: indien nieuw, niet samenvallend met verhuis• Voor VAC Hasselt: toe te passen: voorafgaand aan verhuis, tijdens verhuis• Voorbereiding: Formats workshops voor P&O, voor leidinggevenden (al

dan niet samen met medewerkers): zijn beschikbaar.http://www.agoweb.be//AndersWerken/008.aspx?mId=1498- Algemene ondersteuning door AgO is mogelijk.

PTOW / TW: Afsprakenkader

- Cruciaal: afsprakenkader PTOW- Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders

hoofdbestuur entiteit.- Eventueel : mee op te nemen in workshop

Instrument: - Voorbeelden afsprakenkaders in

voorbereiding. Juni 2014.

Meer info over het nieuwe werken?

http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken*Voorbereiding portfolio HNW: toolbox voltooid zomer 2014

*Basisdocumenten Vlaamse overheid:• Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid

(2013)• Rondzendbrief structureel telewerken 2006• Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) voor protocol van akkoord bij vakbonden: tegen 08/05

TO DO: Trajectplan opstellen (1)

Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving.

Aanpak: - Instrumentendoos Anders Werken doornemen.http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42

- Train de trainer HNW volgen: In te plannen op vraag.

Trajectplan opstellen (2)• Aanpak:Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven.Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days.• Voorbeelden: http://www.agoweb.be//

AndersWerken/index.aspx?mId=42 VAC Antwerpen, Brugge, Gent …

• Instrument: Doelgroep Acties

Voorjaar 2014 Zomer 2014 Najaar 2014 1ste helft 2014

Leidinggevenden

Verhuis Beter Anders Werken

Medewerkers / alle personeelsleden

Verhuis Beter Anders Werken

Trajectplan (3)Checklist: principes HNW kantooromgeving: in te vullen

Trajectplan: voorbeeld (4)Voorjaar 2014:

0. Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet ?

wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject?

1. Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel ivm verhuis 1 (en 2)

2. Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis/voorbereiding;

invoering telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken.

3. Tweede algemene info met ppt aan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen)

Zomer 2014:

4. Opkuis papieren (clean day) + digitaal archiveren per cel: coördinatie leidinggevenden cellen

5. Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat

6. Bezoek nieuwe locatie in Vac Hasselt: coördinatie leidinggevenden cellen

7. Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator.

Najaar 2014:

8. Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden

9. Afsprakenkader voorbereiden: Afspraken maken met leidinggevenden / medewerkers adhv werkplekspel: begeleiding door coördinator

10. Praktische afspraken rond verhuis 1 (en 2): begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen

11. Info voor alle medewerkers rond afsprakenkader hnw

Leidinggevenden ondersteunen

Aanpak: - Cruciaal: Leidinggevenden bewust maken van eigen rol: voorbeeldfunctie /

begeleiden medewerkers.- Via aparte workshops voor leidinggevenden- Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag).

Instrumenten: - Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar.- Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is mogelijk.

Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42De rol van de leidinggevenden.

Principes HNW kantooromgeving toelichten (1)

Aanpak: - Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen:

werkgroep, medewerkers en leidinggevenden.- via het Werkplekspel.- Toelichting op stuurgroep VAC Hasselt ? - via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen.

http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111

- via bezoeken aan VAC Hasselt (nieuwe bewoners). - …

Instrument: principes HNW (2)

PRINCIPES ANDERS WERKEN Stand van zaken Toelichting /Aandachtspunten

Aanpak (informeren / sensibiliseren / bewaken toepassing…)

Opmerkingen

Wordt toegepast

Gedeel-telijk toegepast

Niet toegepast

Delen van werkplekken = minder werkplekken dan personeelsleden

Kiezen van werkplek naar gelang van het werk= werkplek, cockpit, overlegplek enz.

Clean desk toepassen= ’s avonds werkplek opruimen

Groepsklassementen: papier= geen individuele klassementen

digitaal = gebruik maken van gemeenschappelijke servers= digitaliseren

Open feedbackcultuur= elkaar aanspreken op naleven afspraken

Afsprakenkader Anders Werken Telewerken Afsprakenkader Telewerken

Werkplekspel spelen (1)

Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties.- Format: - vooraf: vragen selecteren

- Introductie principes HNW - Werkplekspel spelen- Nabespreking - Opvolging in eigen teams

Instrument: - Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO.

- Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Voorbeelden:- Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar.http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491

Werkplekspel spelen spelregels (2)• 4 tot 6 personen per speelbord• Spelers verplaatsen zich over fictieve werkvloer en komen in

verschillende situaties (kaartjes)• 3 typen: • werkplekken• overlegplekken • faciliteiten

• 3 thema’s: • kennis en weten• normen en waarden• houding en gedrag

• Eerst individuele oplossing, dan een groepsoplossing -> Maximaal 5 minuten per kaart, zandloper loopt 3 minuten

Werkplekspel spelen: spelregels (3)

• Spelers gooien om de beurt met de dobbelsteen:• Als je aan de beurt bent, pak je een kaart en leest die duidelijk,

2x voor; daarbij geef je ook het nummer aan• Als het jouw beurt is, ben jij ook verantwoordelijk voor het

gesprek en de tijdbewaking• Als je op een ‘vraagteken’ staat, mag je op een eerdere

uitkomst terugkomen. Vaak willen mensen terugkomen op een situatie waar in eerste instantie geen consensus bereikt is.

NIET VERGETEN: verslaggever per groepje !!!

Afsprakenkader maken

• Aanpak: - Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader- Met input van leidinggevenden/medewerkers- Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie.

• Instrument: - Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar.http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113Afsprakenkader AgO op website VAC.- Werkplekspel als hulpmiddel.

Afsprakenkader principes AWAlle principes samen toepassen !!!

Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden

+ Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz.

+ Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen

Powerpoint Clean desk voor dummies beschikbaar. + Groepsklassementen

o Papier = geen individuele klassementeno Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers

» = digitaliseren + Open feedbackcultuur

= elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

Concrete vragen en actiepunten

Ondersteuning gewenst ?

ondersteuning leidinggevenden ?

werkplekspel ?

Vervolgtraject:Werkgroep personeel / HNW / AW:

• Algemeen: voorjaar 2014: - werkgroep personeel / HNW /AW: (2-) maandelijks : voorstel: volgende vergadering:

woensdag 11 juni, 10u30 – 12u30 (doodle !)

- rapportering in stuurgroep VAC Hasselt: mei / juni

• Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Eventuele individuele behoeften : per mail.