Werkgroep personeel /HNW-kantooromgeving

dinsdag 11 maart 2014VAC Hasselt

+ verslag werkgroep

Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit

Tweedelijnsondersteuning: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Programma• Kennismaking + bekommernissen HNW-kantooromgeving in

VAC Hasselt.

• Toelichting HNW / PTOW (plaats- en tijdsonafhankelijk werken) en werken in een HNW-kantooromgeving

• Trajectplan opstellen: hoe ?

• Concrete vragen en actiepunten:Ondersteuning gewenst ?

• Vervolgtraject

Kennismaking

+ bekommernissen HNW-kantooromgeving in VAC Hasselt ?

P&O-bekommernissen Bekommernissen:• Hoe alle mensen nog samenkrijgen?• Hoe teamgevoel handhaven?• Hoe overleg organiseren als er niet genoeg werkplekken zijn ? • Ontvangst bezoekers• Hoe gaan we zien of het werk gedaan is en wanneer ?• Verschil tussen buitendiensten en hoofdbestuur• Clean desk: waarom toepassen ? • Mogelijkheid om te telewerken • Waar telefoneren zonder elkaar te storen en toch klantgericht te werken ?

Toch ook positieve punten• Uitdaging• Iedereen wil wel dat HNW werkt• Suggestie: HNW wordt ervaren als een besparingsmaatregel – herformuleren zodat ook de positieve kanten

worden toegelicht

Andere bekommernissen

Facilities - Archief• Iedereen zit krapper• Tijdelijke verhuis• Parkeermogelijkheid (slechte verbindingen vanuit het noorden van Limburg)• Clean desk• Werken met grote plannen• Te weinig archief• Plannen in ingekrimpt archief• Opruimen archief• Waarom intern verhuizen?• Geen ruimte voor persoonlijke accenten• Hoe de werkomgeving personaliseren Suggesties• Gemeenschappelijke scanfunctie voor het gehele gebouw

Toelichting: Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse Overheid

Vroeger: Anders Werken

Anders Werken (kantooromgeving en telewerk):

B B B

Bricks Bytes Brains / Behavior

Nu: Het Nieuwe werken (HNW)

Het Nieuwe Werken (HNW): ‘hr-definitie’ - stelt de geresponsabiliseerde werknemer centraal.

= Brains / Behaviour

De nieuwe werknemer: -werkt (tijd- en plaats)onafhankelijk (PTOW)

= Bricks-maakt gebruik van de nieuwste ICT-technologieën

= Bytes -bepaalt zelf hoe hij/zij werkt = Brains / Behaviour -wordt resultaatgericht en coachend aangestuurd. = Brains / Behaviour

Het Nieuwe werken (HNW)

Voorwaarde: evolutie van :

C C C Command Communication Control

naar

V V VVakmanschap Verbinding Vertrouwen

Vrijheid Verantwoordelijkheid

13

Meer info ?

http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken*Voorbereiding portfolio HNW: 2013 …*Basisdocumenten Vlaamse overheid:• Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid

(2013): 12,5 m² per gecorrigeerde VTE.• Rondzendbrief structureel telewerken 2006• Ontwerp-omzendbrief PTOW 2014 (plaats- en tijdonafhankelijk werken) bespreking op sectorcomité XVIII maart 2014 en 28 april 2014.

Principes HNW kantooromgeving

TO DO: Trajectplan opstellen (1)

Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving.

Aanpak: - Instrumentendoos Anders Werken doornemen.http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42

- Train de trainer HNW volgen: In te plannen op vraag.

Trajectplan opstellen (2)• Aanpak:Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven.Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days.• Voorbeelden: http://www.agoweb.be//

AndersWerken/index.aspx?mId=42 VAC Antwerpen, Brugge, Gent …

• Instrument: Doelgroep Acties

Voorjaar 2013 Zomer 2013 Najaar 2013 1ste helft 2014

Leidinggevenden

Verhuis Beter Anders Werken

Medewerkers / alle personeelsleden

Verhuis Beter Anders Werken

Trajectplan: voorbeeld (3)1. Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel door provinciaal

afdelingshoofd2. Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis:– coördinator3. Tweede algemene info met ppt aan alle personeelsleden door coördinator verhuis

(inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen) 4. Opkuis papieren + digitaal archiveren per cel: grote vakantie - coördinatie

leidinggevenden cellen5. Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat6. Bezoek verdieping Vac: najaar – afspraak: geen gezamenlijk – coördinatie

leidinggevenden cellen7. Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator8. Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden: door coördinator9. Afspraken maken met leidinggevenden adhv werkplekspel: begeleiding door coördinator10. Afspraken rond concrete verhuis: begeleiding door coördinator verhuis en

leidinggevenden cellen11. Info voor alle medewerkers rond afspraken in vac12. Infomoment door vac georganiseerd bij verhuis?

Leidinggevenden ondersteunenAanpak: - Cruciaal: Leidinggevenden bewust maken van eigen rol: voorbeeldfunctie /

begeleiden medewerkers.- Via aparte workshops voor leidinggevenden- Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag).

Instrumenten: - Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar.- Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is mogelijk.

Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42De rol van de leidinggevenden.

Principes HNW kantooromgeving toelichten (1)

Aanpak: - Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen:

werkgroep, medewerkers en leidinggevenden.- via het Werkplekspel.- Toelichting op stuurgroep VAC Hasselt ? - via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen.

http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111

- via bezoeken aan VAC Hasselt (nieuwe bewoners). - …

Instrument: principes HNW (2)

PRINCIPES ANDERS WERKEN Stand van zaken Toelichting /Aandachtspunten

Aanpak (informeren / sensibiliseren / bewaken toepassing…)

Opmerkingen

Wordt toegepast

Gedeel-telijk toegepast

Niet toegepast

Delen van werkplekken = minder werkplekken dan personeelsleden

Kiezen van werkplek naar gelang van het werk= werkplek, cockpit, overlegplek enz.

Clean desk toepassen= ’s avonds werkplek opruimen

Groepsklassementen: papier= geen individuele klassementen

digitaal = gebruik maken van gemeenschappelijke servers= digitaliseren

Open feedbackcultuur= elkaar aanspreken op naleven afspraken

Afsprakenkader Anders Werken Telewerken Afsprakenkader Telewerken

Werkplekspel spelen (1)Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties.- Format: - vooraf: vragen selecteren

- Introductie principes HNW - Werkplekspel spelen- Nabespreking - Opvolging in eigen teams

Instrument: - Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO.

- Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Voorbeelden:- Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar.http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491

Werkplekspel spelen spelregels (2)• 4 tot 6 personen per speelbord• Spelers verplaatsen zich over fictieve werkvloer en komen in

verschillende situaties (kaartjes)• 3 typen: • werkplekken• overlegplekken • faciliteiten

• 3 thema’s: • kennis en weten• normen en waarden• houding en gedrag

• Eerst individuele oplossing, dan een groepsoplossing -> Maximaal 5 minuten per kaart, zandloper loopt 3 minuten

Werkplekspel spelen: spelregels (3)

• Spelers gooien om de beurt met de dobbelsteen:• Als je aan de beurt bent, pak je een kaart en leest die duidelijk,

2x voor; daarbij geef je ook het nummer aan• Als het jouw beurt is, ben jij ook verantwoordelijk voor het

gesprek en de tijdbewaking• Als je op een ‘vraagteken’ staat, mag je op een eerdere

uitkomst terugkomen. Vaak willen mensen terugkomen op een situatie waar in eerste instantie geen consensus bereikt is.

NIET VERGETEN: verslaggever per groepje !!!

Afsprakenkader maken

• Aanpak: - Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader- Met input van leidinggevenden/medewerkers- Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie.

• Instrument: - Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar.http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113Afsprakenkader AgO op website VAC.- Werkplekspel als hulpmiddel.

Afsprakenkader principes AWAlle principes samen toepassen !!!

Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden

+ Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz.

+ Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen

Powerpoint Clean desk voor dummies beschikbaar. + Groepsklassementen

o Papier = geen individuele klassementeno Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers

» = digitaliseren + Open feedbackcultuur

= elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

Aanvullend: PTOW / TW: PrincipesEvolutie:Omzendbrief Telewerken in herwerking: evolutie naar Het Nieuwe Werken (HNW): plaats- en tijdonafhankelijk werken (PTOW). In voorbereiding.Visie: elke entiteit is verplicht om telewerken aan te bieden aan iedereen die hiervoor in aanmerking komt, mits het maken van afspraken op maat van de entiteit.Agendering op sectorcomité XVIII in voorbereiding. Ten vroegste maart2014.

Aanpak: - Specifiek voor de (buiten)dienst of aansluitend bij algemeen beleid TW van de organisatie.- Accent: Introductie Telewerken of Beter Telewerken. - Timing: indien nieuw: bij voorkeur niet samenvallend met verhuis.

Instrument: - Formats workshops voor P&O, voor leidinggevenden (al dan niet samen met medewerkers): zijn beschikbaar.http://www.agoweb.be//AndersWerken/008.aspx?mId=1498- Algemene ondersteuning door AgO is mogelijk.

Aanvullend: PTOW / TW: Afsprakenkader

Aanpak: - Indien van toepassing (zie principes TW)- Cruciaal: afsprakenkader TW- Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders hoofdbestuur

entiteit.- Mee op te nemen in workshop TW.

Instrument: - Voorbeelden afsprakenkaders TW beschikbaar.http://www.agoweb.be/anderswerken/019.aspx?mId=6123

Concrete vragen en actiepunten

Ondersteuning gewenst ?

train de trainer het nieuwe werken ?

ondersteuning bij opmaak trajectplan ?

ondersteuning leidinggevenden ?

begeleiding trajecten IAO = innovatieve arbeidsorganisatie ? …

Vervolgtraject:Werkgroep personeel / HNW / AW:

• Algemeen: voorjaar 2014: o werkgroep personeel / HNW /AW:

Frequentie zeker 1x per maand. Niet in april wegens paasvakantie. volgende overlegdata: nog te bepalen. Mei: 5 mei namiddag, of 6 mei, hele dag. Via doodle.

o rapportering in stuurgroep VAC Hasselt: maandelijks: 28 maart; en volgende.

Voorbereiding: tegen volgende keer• Elke entiteit stelt trajectplan op.Specifieke vragen:• Hoe de werkomgeving persoonlijker maken ? Suggesties. • Hoe de sfeer verbeteren ? Suggesties.

• Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Elke entiteit geeft eventuele individuele behoeften door per mail.