Werkgroep informatiebeheerVAC Hasselt

23 mei 2014

aanwezigennaam beleidsdomein entiteit

Bert Vananderoye BZ ABB Limburg

C. Bellen BZ ABB Limburg

Hans Hulsmans LNE ALBON

Geert Ruysseveldt RWO Inspectie-RWO

Chantal Schmitz RWO Wonen

Melissa Bens LNE AMV

Koen Jespers LV ALV

Gilberte Poelmans LNE ANB

Deborah Moors LV ADLO

Stand van zakenBZ: ABB

• goed bezig aan het opschonen en vernietigen• vernietigingslijsten zijn ok

• zeer arbeidsintensief, nog veel werk aan de winkel• al een aantal overdrachten naar Vilvoorde gebeurd

Stand van zakenLNE: Albon• er wordt niets overgedragen aan Vilvoorde, er

wordt ook niets vernietigd• graag duidelijkheid over planning wanneer

verhuizen naar -2• verhuisplanning staat op de website wen wordt

besproken in de stuurgroep• procedure voor vernietiging dient via BZ te

passeren aangezien LNE geen beleidsdomeinarchivaris heeft

• hebben ook geen archiefbeleidsplan

Stand van zakenRWO: RWO inspectie

• niet op korte termijn overdragen naar Vilvoorde, hebben voorlopig genoeg ruimte toegewezen gekregen

Stand van zakenRWO: Wonen Limburg

• focus op verhuis van -1 naar -2• hebben zelf een planning daaromtrent • gaan pas weten of ze genoeg plaats hebben

wanneer ze effectief de verhuisbeweging hebben ingezet

• half juni wordt gestart met jobstudent

Stand van zakenLNE: Milieuvergunningen

• dossiers in kartonnen dozen aan het steken• er wordt niets verhuisd naar Vilvoorde, voldoende

plaats in de kelder• voor de rest geen problemen

Stand van zakenLV: ALV

• kelder is reeds gebeurd• overdracht naar Vilvoorde voor 850 dozen• archief boven wordt dagdagelijks gebruikt, (kan

eigenlijk ook makkelijk in de kelder wordt bewaard)• voldoende opbergmogelijkheid beschikbaar op

nieuwe locatie• bezorgdheid of er tussentijds verhuisd moet

worden

Stand van zakenLNE: Natuur en Bos

• eerste trashday achter de rug, volgende gepland in juni

• in de kelder heel wat ruimte, maar toch zal er overgedragen worden naar het Depot te Vilvoorde

• in November een maand naar het eerste verdieping • geen archiefbeheersplan

Stand van zakenLV: DLV

• bezig het archief aan het uitdunnen in de kelder• bewaartermijnen zijn 10 jaar• vernietigingslijst dient doorgegeven te worden aan

Isabel Maene

Vernietigen: niet zomaar!

• Waarom niet?

Scenario’s voor vernietiging

• voordeel voor entiteiten met goedgekeurd informatiebeheersplan!

• volg de scenario’s op

http://www.bestuurszaken.be/scenario-vernietiging

Scenario BLAUW: met IBP

1•Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst•controleer de bewaartermijn (en bestemming) in je IBP

2

•Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris)

3•GEEN goedkeuring ARA nodig

4•Indien OK: vernietig

5• Vervolledig de verklaring van vernietiging

Scenario GROEN: geen IBP

1•Lijst dossiers op in de verklaring van vernietiging/ vernietigingslijst•Geef aan waarom ze vernietigd mogen worden

2

•Verzamel de nodige toestemmingen (management en beleidsdomeinarchivaris)

3•WEL goedkeuring ARA nodig via Coördinerende Archiefdienst

4•Indien OK: vernietig

5• Vervolledig de verklaring van vernietiging

Verklaring voor vernietiging

• = vertrekpunt• waarom?

– bij elke vernietiging– elke vernietiging documenteren– verantwoording naar burger en collega’s– Indien geen IBP: noodzaak voor gefundeerde

selectiebeslissing

http://www.bestuurszaken.be/verklaring-van-vernietiging

Verklaring voor vernietigingInstantie

Beleidsdomein

Entiteit

Subentiteit

Vertegenwoordigd door:

Verklaart het archief, vernoemd op deze vernietigingslijst, te vernietigen:

conform: Datum toestemming/IBP/SLconform art. 12 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010

met inachtneming van alle interne procedures aangaande vernietiging en veiligheid

Plaats en datum waar de vernietiging werd uitgevoerd: Plaats:

Datum:

Certificaat van vernietiging (optioneel): Datum certificaat:Certificaat uitgereikt door:

Verklaring voor vernietigingVelden:• Beschrijving• Begin- en einddatum• Bestemming• Verwijzing informatiebeheersplan/ taakomschrijving• Omvang (strekkende meter of Gb)

Beschrijving Begin-datum Eind-datum Bestemming Verwijzing Informatiebeheersplan Taakomschrijving Omvang analoog (strekkende m.) Omvang digitaal (Gb)

Aandachtspunten

• gecontroleerde omstandigheden

• dit zorgt ervoor dat er geen inzage mogelijk is door derden en dat er voldoende garanties zijn dat het archief wordt vernietigd op de vooropgestelde manier

http://www.bestuurszaken.be/vernietigen-van-archiefdocumenten

Voor wie?• overgangsregeling: prioriteitenplanning

– in afwachting van uitbreiding gebouw en dus capaciteit• prioriteit overdracht aan meest dringende situaties

– prioriteit wordt bepaald aan de hand van vaste criteria, opgenomen in prioriteitenplan

– prioriteitenplan wordt ingevuld door de entiteit en beoordeeld door het Depot

– operationeel vermoedelijk zomer 2014• ! Raadpleeg de website voor de laatste stand van zaken