VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

14
VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

description

VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012. VAC-Brugge Stuurgroep:. Agenda: Anders Werken – check-up (Gerda Serbruyns) Bijkomende Afspraken Bouw en IWH – Status Dossiers Fase 2: status en planning Officiële opening VAC Brugge op 16-apr-2012_VM Varia. - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 1: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

VAC BruggeJacob van Maerlantgebouw

Stuurgroep02 maart 2012

Page 2: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 2Slide 2

VAC-Brugge Stuurgroep: Agenda:

• Anders Werken – check-up (Gerda Serbruyns)• Bijkomende Afspraken Bouw en IWH – Status• Dossiers Fase 2: status en planning• Officiële opening VAC Brugge op 16-apr-2012_VM• Varia

Page 3: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 3Slide 3

P&O werkgroep – Anders Werken:Gerda Serbruyns:Anders werken (afk. AW): verplichting van minister Bourgeois voor alle nieuwe gebouwen van de Vlaamse overheid.Voorbereiding VAC Brugge: samenwerking tussen aFM, dBZ (archivering en digitalisering) en AgO (P&O-aspecten):

Anders Werken train de trainer: algemene info:Vormingsweb Van A tot Z Anders Werken train de trainer

Instrumentendoos Anders Werken: algemene en specifieke info:www.agoweb.be Atelier Anders werken

P&O-werkgroep Anders Werken: specifieke voorbereiding:www.agoweb.be Atelier Anders werken

Het invoeren en opvolgen van AW is de verantwoordelijkheid van elke organisatie apart.Het is de eerste keer dat er voor een VAC ook algemene opvolging voorzien is voor Anders Werken.

Page 4: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 4Slide 4

Anders Werken – principes:Elke organisatie kan zichzelf scoren op het toepassen van elk van de volgende principes (wel / gedeeltelijk / niet):

Delen van werkplekkenKeuze van werkplek naar gelang van het werk

Clean desk

Groepsklassementen: papier en digitaalPaper poor werken (= digitalisering)

Open feedbackcultuurAfsprakenkader Anders Werken

Page 5: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 5Slide 5

Anders Werken – toepassing: Delen van werkplekken: mede afhankelijk van gebruik van VOIP-telefoons; wordt

als niet hygiënisch ervaren (clean doekjes?) en van desktops (in transitietraject op te nemen).

Clean desk: redenen om wel toe te passen: flexibiliteit van werkplekken; vertrouwelijke info; gezamenlijk gebruik van dossiers; ordelijke indruk; schoonmaken… Omdat de bureaus tijdens de werkuren worden gepoetst zijn ze nooit helemaal clean.

Papiergebruik: wordt bevorderd door groot aantal printers. Opvolging principes AW: blijvende opvolging; ook in trashen van papier. Suggestie om te gaan kijken hoe goed anderen Anders Werken toepassen.

Te combineren met werkgroep Welzijn? Bezoek voorafgaand aan de werkgroep? Op de officiële opening op 16 april?

Algemeen: contact bevorderen tussen de verschillende diensten, bv. ook via een Yammergroep voor VAC Brugge. Gerda informeert.

Page 6: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 6Slide 6

Anders Werken - opvolging en ondersteuning:Mogelijkheden:

•Algemeen: wordt als vast thema besproken in werkgroep Welzijn.•ad hoc advies en ad hoc-ondersteuning op vraag en op maat van 1 organisatie blijven mogelijk.

Contactpersoon AgO: [email protected]

Page 7: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 7Slide 7

Bijkomende Afspraken (1/2): Verlichting

Wat: alle ndz. maatregelen om aan vereisten te voldoen (o.a. inregeling) Timing: klaar tegen 09-dec-2011 Dit is nog niet helemaal in orde

SWW – Sanitair Warm Water productie Wat: Vervangen productie-eenheid & circulatiepomp, legionella-attest Timing: klaar tegen 09-dec-2011 Dit was klaar en goed bevonden per 23/12/2012

GBS – Gebouwbeheersysteem Wat: alle besteksmatige functies operationeel in GBS Timing: klaar tegen 09-dec-2011 Dit is nog niet helemaal in orde

Page 8: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 8Slide 8

Bijkomende Afspraken (2/2): CZ – Computerzaal

Bij poging 7 is het gelukt om dit alles end-2-end succesvol te testen

Fysieke beveiliging Wat: Controle en evt. aanpassing alle aspecten van de binnenperimeter. Kleine restopmerkingen nog te controleren.

Algemene restacties Wat: lijst van opmerkingen bij voorlopige aanvaarding (algemeen) Timing: Klaar tegen 13-dec-2011 Dit is nog niet helemaal in orde

Page 9: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 9Slide 9

Dossiers Fase 2, status en planning: Inhuizing van de Klanten:

Voltooid

Meubilair: Kasten

Voltooid Tafels & bureaus

Leverancier heeft vertraging met afwerking. Rondgang aFM (solo) in wk10, daarna met leverancier.

Stoelen Nazorg – structureel ontbreken van stoelen structureel probleem met groene en rode restaurantstoelen; wordt onderzocht door

Bene alle slechte stoelen worden vervangen tegen eind maart

Modulaire kastenwanden en lockers (gebruikers) Nazorg – folie op kasten tegen eind maart (idem 1 beschadigde kast).

Page 10: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 10Slide 10

Dossiers Fase 2, status en planning: Meubilair:

Rolarchief Uitvoering niet voor iedereen tijdig klaar (planning): tijdelijk rolcontainers gebruiken Zie planning zoals eerder, afzonderlijk doorgestuurd: deadline: 23-mrt-2012

Trolleys Dossier vertraagd, raamcontract afsluiten RC in wording, gepubliceerd, sluiting gepland tegen eind mrt. 2012.

Algemeen zitmeubilair Uitvoeringsdossier wordt samengesteld: Q1-2012 Uitvoering: Q2-2012

Vast restaurant meubilair Dossier vertraagd – opgevangen d.m.v. extra stuk-meubilair Alternatieve (deel-)oplossing (losse tafels) wordt bevraagd Timing: Q1-2012: voorbereiding; Q2: uitvoering.

Page 11: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 11Slide 11

Dossiers Fase 2, status en planning: Facilities:

Signalisatie Voltooid Nazorg

Warmedrankautomaten Dossier vertraagd Tijdelijke oplossing voor koffie en thee in kitchenettes beschikbaar Bestek wordt aangepast n.a.v. feedback IF en afd. OO Toestemming IF voor onderhandelingsprocedure wordt gevraagd, dd. eind wk10

Warme maaltijden VAC-Brugge Sectoraal akkoord: samenwerkingsovereenkomst met Fedorest = OK Modaliteiten: dagelijks doorgeven v.d. behoeften in de VM Er zal gewerkt worden met authenticatie via een restaurantkaart Verder communicatie door aFM

Page 12: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 12Slide 12

Dossiers Fase 2, status en planning: Technieken-ICT:

Telefonie Voltooid – nazorg via Siteverantwoordelijke

Basisdossiers elektriciteit en bekabeling – bijkomende behoeften: Behoeften (verder) verzamelen via Siteverantwoordelijke: dd. 30-mrt-2012 Reeds gecommuniceerde behoeften hoeven niet herhaald Slechts één beweging

WAN (Vlaamse Fiber) Primair pad voltooid. Secundair pad nog steeds onduidelijk – EMT & stad Brugge.

ICT – zie slides HB: LAN-GID

Voltooid. WLAN

Dossier vertraagd – geen conforme offerte ontvangen, risico op afstel.

Microsoft PowerPoint 97-2003 Presentation

Page 13: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 13Slide 13

VAC-Brugge: Officiële Opening Officiële opening van VAC Brugge – van Maerlantgebouw:

16 april 2012 – voormiddag (v.a. 10h00) Aanwezigheid aanmelden via Sjabloon: Aanmelden mogelijk tot 09-mrt-2012

VO-interne aangelegenheid We brengen hiermee in kaart wie er allemaal op de opening uitgenodigd kan

worden: leidend ambtenaar, algemeen directeur, leidinggevende West-Vlaanderen of Brugge, lid stuurgroep of lid werkgroep.

Het sjabloon is bedoeld voor het aanmelden van personen van de eigen entiteit maar werkzaam buiten het VAC (b.v. Brussel).

Ook de lokale medewerkers zijn van harte welkom! Zij hoeven niet aangemeld te worden via het sjabloon.

Belangrijke kanttekening: dit geeft ons een maximale, theoretische lijst. Indien het aantal genodigden beperkt moet worden uit logistieke of budgettaire overwegingen, dan kunnen we beslissen om bepaalde groepen toch niet uit te nodigen.

Microsoft Excel Macro-Enabled Worksheet

Page 14: VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Stuurgroep 02 maart 2012

Page 14Slide 14

VAC-Brugge Stuurgroep – Varia: Stuurgroep VAC Brugge zal overgaan in Werkgroep Welzijn.