Welke stappen moet u zetten om op tijd gereed te zijn?Voorlichtingsbijeenkomst MKB Nederland

Helvoirt 12 juni 2012

Gaston Aussems

Praktisch stappenplan naar SEPA

1. Stel een plan van aanpak op

2. Bepaal de overgangsdatum

3. Informeer medewerkers, klanten, leveranciers

4. Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier(s)

5. Bepaal de consequenties voor uw processen

6. Laat u informeren door uw bank

1. Stel een plan van aanpak op (2 weken)

1. Benoem een coördinator/projectleider

2. Maak een plan waarin staat:- Wat u wilt bereiken (ambitieniveau)- Welke afdelingen betrokken zijn- Welke systemen en processen geraakt worden- Hoe u het gaat aanpakken- Wie verantwoordelijk is en wie het werk uitvoert

3. Reserveer voldoende tijd en capaciteit- SEPA heeft vaak meer impact dan u denkt- Vraag budget aan of reserveer binnen het huidige budget

2. Bepaal de overgangsdatum

Hoe eerder u begint:- Hoe meer onder-

steuning u kunt verwachten van uw bank

- Hoe meer capaciteit er in de markt aanwezig is (advies, testen)

- Hoe meer flexibiliteit u heeft, mocht er iets tegenzitten

Voor-bereiding Migratie

3. Informeer medewerkers, klanten, leveranciers

- U heeft al een IBAN- Vermeld uw IBAN op loonstroken, facturen, formulieren,

briefpapier, websites

- Uw medewerkers, klanten en leveranciers ook- Verzamel de IBANs van al uw relaties- Individuele rekeningnummers of bestanden kunt u naar IBANs

converteren via www.ibanbicservice.nl

4. Maak afspraken met uw softwareleverancier

- Uw systeem zal wijzigingen moeten ondergaan- Andere bestandsformaten naar en van de bank- Beheer van machtigingen

- Waar moet u op letten?- Is uw softwareleverancier (ruim) op tijd klaar?- Hoe veel tijd heeft u nodig om daarna de upgrade te doen?- Wat moet u nog doen naast de upgrade?- Valt deze aanpassing onder het onderhoudscontract?

5. Bepaal de consequenties voor uw processen

- Geen signifcante wijziging SCT t.o.v. overschrijving- Andere aanleveringsmomenten Europese Incasso (SDD)- Productvoorwaarden en additionele

consumentenbescherming- Kan leiden tot groter percentage weigeringen en storno’s

- Kan impact hebben op- Facturerings-, betalingsruns- Debiteurenbewaking- Cash management

6. Laat u informeren door uw bank

- Uw bank is uw eerste aanspreekpunt!- Banken ondersteunen hun klanten;

- Informatie in brochures en websites- Informatiebijeenkomsten in het land- Helpdesks

- Maak er gebruik van: uw uitdagingen zijn (meestal) niet uniek!

SEPA raakt vaak het gehele bedrijf

ICT: ERP- aanpassingen evt. uitfaseren ‘oude’ systemen

Directie:Formeren ProjectteamAccorderen Budget enActieplan

Financiën:Wijzigen processen

Incasso en Acceptgiro:Alternatieven overwegenProcessen herzien

ICT en Financiën: Keuze van bestanden en formaten

Communicatie:MedewerkersCliëntenLeveranciers

Debiteuren en crediteuren:Opvragen en informeren over IBAN en BIC

Projectteam:Actieplan opstellenMigratiemoment vaststellen

BEDRIJF

Vragen

?Explain

Who

What

When

How

Why

Where

Why

Who

Explain

Where

How

What

When