Gaston software online handleiding

Handleiding Gaston Online

Werkplaats Han

dle

idin

g

Inleiding! 4

Werkwijze ! 5

Werkorders en planning! 6

Een nieuwe werkorder aanmaken! 7

De werkorder! 8

De TAB kenmerken op de werkorder! 9

De TAB Klant op de werkorder! 10

De TAB Voertuig op de werkorder! 11

De TAB Receptie op de werkorder! 12

De Planning! 13

De TAB Finance op de werkorder! 14

De TAB ROB en Reparatie adviezen op de werkorder! 15

De LINKS “Klantmemo” en “Voertuigmemo” op de werkorder! 16

Onderdelen op de werkorder! 17

Diensten op de werkorder! 18


Recepturen op de werkorder! 19

Recepturen via Aldoc, Mijngrossier, Masterbase, Partscat, DoyenDoc en Topmec ! 20

Voertuigen inkopen (niet inruilen)! 21

Finance (boekhouding)! 26

Boeken in dagboeken! 27

Inkoopfactuur! 28

Verkoopfactuur! 31

Bank (/Kas/Memo)! 31

Vooruitbetaling! 33

Boeken van een betaling! 33

Bepalen beginbalans! 34

Inbrengen beginvoorraad auto’s ! 35

Afletteren beginvoorraad! 36

Budgetten! 37

Budgetten vervolg! 38


InleidingGaston staat voor Garage Software Online en is “cloud” software.Dit betekent, dat zowel het programma als de gegevens volledig via het internet beschikbaar zijn.

De voordelen van cloud software zijn;• Werken op basis van een abonnement zonder hoge investeringen• Werken waar u wilt met slechts een computer en een internet verbinding• Geen kostbare server en server-software nodig• Back ups worden voor u verzorgd• Updates worden voor u verzorgd• Werkt op windows en apple computers• Er behoeft helemaal niets te worden geïnstalleerd• Werkt met alle printers die verkrijgbaar zijn

De nadelen van cloud software zijn;

• Zonder internet verbinding beschikt u niet over uw administratie(dit bezwaar is op te heffen met bijvoorbeeld KPN prepaid internet dongle)

Gaston Online beschikt over de volgende programma onderdelen;

• Werkplaats met werkorder, offerte, interne factuur en klanten factuur• Werkplaats-planning met uren-verantwoording en uren scannen op basis van barcodes• Auto inkoop, inruil en auto verkoop met offerte, orderbevestiging, inkoop-attest en verkoop factuur• Volledige financiële administratie• Onderdelen voorraad administratie met bestelmogelijkheden, volledige RAI bestanden standaard aanwezig• Koppelingen met VWE voor alle kenteken informatie en met Mijngrossier, Aldoc, Partscat, Doyen-Doc, TopMec en Masterbase voor al

uw onderdelen• Debiteuren (klanten) en crediteuren (leveranciers) administratie• Mailing campagne module• Koppeling met Excel voor meer info en marketing doeleinden


WerkwijzeGaston is volledig muis-gestuurd, maar u kunt ook met uw toetsenbord werken.Hier volgen alle “snel” toetsen waarmee u Gaston kunt bedienen.

Met de ESCape toets sluit u snel venstersMet de F2 toets sprint u naar de eerste OK buttonMet de F6 toets opent u zoeklijstenIngave + F6 filtert op ingaveMet de F11 toets opent u Gaston in een volledig vensterMet de TAB toets springt u van invoerveld naar invoerveldMet CTRL + vergroot u het schermMet CTRL - verkleint u het schermMet CTRL R ververst u uw scherm, u moet dan opnieuw inloggen

Daarnaast wordt in Gaston veel gewerkt met symbolen:

Het vergrootglas geeft aan dat u met een klik de bijbehorende zoeklijst opent (klanten, voertuigen, onderdelen etc.) Dit is dus hetzelfde als u vanuit dit veld op F6 drukt.

Velden met zwart driehoekjes zijn pull-down menu’s waarmee u bepaalde waarden kunt selecteren.Kalender en klok symbolen zorgen ervoor dat u eenvoudig een datum of een tijd kunt selecteren.Gele driehoekjes met een uitroepteken zijn bedoeld als waarschuwing.Blauwe pijltjes geven aan dat u zich in een zoekveld bevindt waarachter keuzelijsten zitten (ook met F6)Alle blauwe onderstreepte tekst zijn zogenaamde “hyperlinks” waarop u kunt doorklikken naar meer informatieEen lampje geeft meer informatie over het veld waarin u zich bevindt.


Werkorders en planningMet behulp van de menukeuze werkorders en planning kunt u werkorders, offertes, orderbevestigingen en facturen maken.Als u deze menukeuze kiest komt u allereerst in het “Home” scherm. Dit scherm is in 4 gedeeltes op te splitsen.Bovenin ziet u de zwarte balk om naar Home, Planning, Klanten, Voertuigen of Werkplaatsorders te gaan.

Aan de linkerkant ziet u de info/open commando’s om naar klanten, voertuigen en orders te gaan. U kunt kiezen om te openen of om direct een nieuwe klant, nieuw voertuig of nieuwe order te openen.

Het grote verschil tussen het openen via de zwarte balk of via het linkermenu is, dat je via de zwarte balk een klantenscherm te zien krijgt, en via Open klanten een volledige klantenlijst te zien krijgt.

Dus met Open voertuigen krijgt u een volledige voertuiglijst op nummer volgorde, en met Voertuigen uit de zwarte balk krijgt u een leeg voertuigscherm waarin u weer een voertuig kunt kiezen.

In het midden van uw scherm ziet u de geschiedenis van de laatste behandelde werkplaatsorders, klanten en voertuigen.Dit scherm is gebruiker afhankelijk. Daarboven kunt u klikken op “Lopende werkplaatsorders” waarmee u alle lopende werkorders op datum volgorde te zien krijgt van zowel deze gebruiker als alle andere gebruikers.Ook kunt u de volledige planning in een tweede scherm openen.

Tot slot kunt u “Google-achtig” zoeken in de invoerbalk midden boven in dit scherm. Type b.v. citroen grijs om alle grijze citroens op te halen, of type een telefoonnummer, klanten-naam, woonplaats etc. etc. Experimenteer hier mee want dat scheelt u een hoop zoekwerk.Om zoekresultaten te verbergen klikt u rechtsboven op “(Verbergen)” of haal de zoekentry weg.


Een nieuwe werkorder aanmakenKlik in de blauwe navigatiebalk aan de linkerzijde onder het kopje Order op Nieuwe order.

Het werkplaatsorder scherm wordt geopend om een nieuwe order te maken.Standaard staat de cursor in het veld “Kenteken” waar u niet alleen op kenteken kunt zoeken, maar ook op merk, model, type. Na ingave van 3 tekens wordt het automatisch zoeken gestart en verschijnt een lijst met gegevens waaruit u kunt kiezen.U kunt natuurlijk ook vanuit het veld “Klant” vertrekken. Klik in dit veld, en typ 3 tekens waarna het zoeken direct wordt gestart.

Indien het een nieuwe kenteken of een nieuwe klant (of beiden) betreft ga dan als volgt te werk:Klik op het tabblad Klant en vul de klantgegevens in.Vul bij Straat alleen de postcode+huisnummer in (b.v. 5050AB10)

Klik op Maak een nieuwe klant en het klanten-scherm wordt geopend.Klik onderin op OK en de nieuwe klant is aangemaakt, en u keert terug op de order.Voer het kenteken (zonder streepjes) van het voertuig in en alle voertuig-informatie wordt rechtstreeks bij het VWE opgehaald.Klik nu op: Maak een nieuw voertuig, en alle overige voertuig-gegevens worden getoond en tevens is de zojuist ingevoerde nieuwe klant direct gekoppeld aan dit voertuig. Klik onderin op OK en de nieuwe wagen is aangemaakt, en u keert terug naar de order.


De werkorderHet werkorderscherm is in vier gedeeltes opgesplitst.

1.Bovenin komen klant en voertuig te staan met rechts daarvan het afdrukmenu.2.In het midden komen de order-kenmerken met klant, voertuig, receptie voor de planning, Finance, ROB en reparatie-adviezen.3.Onderin komen de te factureren regels met onderdelen, diensten, tekst en recepturen.4.Aan de linkerkant wordt nu de info m.b.t. klant, voertuig, order en eventueel onderdeel weergegeven.


De TAB kenmerken op de werkorder

TAB: KenmerkenBij de werkorder kenmerken tab kunt u een ordermemo vullen: dit wordt alleen afgedrukt voor de monteurs op de werkorder.Daarnaast kunt u de Factuurtekst invullen die alleen wordt afgedrukt op de factuur voor uw klant.Tevens kunt u een voettekst ingeven die op alle documenten onderin wordt afgedrukt.

Aan de rechterzijde vult u de hoofdomschrijving van de werkorder in. Deze wordt overal afgedrukt en is uw eerste referentie als u later werkorders bekijkt. Vul deze derhalve kort en krachtig in met de hoofdwerkzaamheden van het uitgevoerde werk. (denk aan: distributieriem vervangen, grote beurt, kleine beurt, airco check e.d.)

Onder de omschrijving staat de receptionist: dit is degene die de werkorder heeft ingevoerd. Standaard komt hier de eerste receptionist uit uw medewerkers te staan. Daaronder komt de “hoofd” monteur te staan. Deze wordt ook automatisch gevuld met de eerste monteur uit uw medewerkers. Middels het zwarte pijltje kunt u andere receptionisten of monteurs kiezen.

Verder worden de betalingsconditie (die bij de klant is vastgelegd), het eventuele openstaande saldo (eventueel met kredietlimiet) en de APK vervaldatum weergegeven. Ziet u hier ergens een waarschuwingsbordje, dan is extra aandacht vereist.


De TAB Klant op de werkorder

In de TAB Klant vindt u de NAW (Naam, Adres, Woonplaats) gegevens van de klant.Let op: in het veld Straat, huisnr, toev. volstaat postcode en huisnummer (2181BW156) om alle adresgegevens op te halen.Ook worden telefoon en email getoond.

Naast het mobiele telefoonnummer staat een link naar SMS. Met 1 klik op SMS kunt u uw klant rechtstreeks een SMS berichtje sturen. U kunt hier gebruik maken van tekstbouwstenen, en een aantal

“variabele velden” worden vervangen voor de gegevens uit de werkorder.

[naam] wordt daardoor vervangen voor “heer Pietersen” en [kenteken] wordt vervangen voor “98-GP-LT” Zo kunt u ook nog merk, model, type toevoegen via [merk]Tevens wordt de volledige SMS historie bewaard. Hiervoor klikt u op de link “SMS historie”Via de envelop naast het mailadres kunt u de klant mailen

vanuit uw eigen mailprogramma (outlook)


De TAB Voertuig op de werkorder

Via de TAB Voertuig krijgt u Merk, model/type, Kleur en Chassisnummer te zien.Daarnaast ziet u de vervaldatum APK.Het chassisnummer wordt niet standaard opgehaald.

Normaal gesproken worden deze gegevens gevuld bij ingave van het kenteken. De verrijking vindt plaats via het VWE.Indien u een abonnement heeft voor bv. TVI (Technische voertuig informatie) en APK (Keuringen) dan wordt het chassisnummer ook gevuld en de APK datum volledig automatisch bijgehouden.Werkt u via een andere provider, of meldt u op andere wijze af, dan dient u zelf de APK datum een jaar verder te zetten.Dit kan vrij eenvoudig door in het veld “Vervaldatum APK” te klikken. De oude datum wordt blauw gearceerd. Vul hier nu +365 in en de datum wordt 1 jaar verder gezet.


De TAB Receptie op de werkorder

In de TAB “Receptie” voert u de plan-gegevens voor de planning in.U selecteert hier de juiste monteur, vervolgens geeft u aan wanneer het voertuig voor onderhoud beschikbaar is en u geeft aan hoelang het onderhoud gaat duren en vanaf welk tijdstip hieraan gewerkt kan worden.Tot slot kiest u het juiste label.Met deze gegevens zal het voertuig bij de juiste medewerker en op het juiste tijdstip met verwachte duur in de planning worden opgenomen.Daarnaast kunt u een reparatiedrempel aangeven. Bijvoorbeeld als de klant heeft aangegeven niet meer dan €. 500,00 te willen uitgeven, dan kunt u de waarde 500 daar invoeren. Bij het overschrijden van dit bedrag zal de werkorder dat melden.

U kunt vervolgens vervangend vervoer en/of haal-, brengservice invoeren, of aangeven dat het een wachter of spoedklus betreft.Het planlabel wordt voorzien van een rode vlag bij wachters en spoed.

Vervangend vervoer wordt onderin het planscherm zichtbaar gemaakt. Dubbel geplanned vervangend vervoer zal oranje kleuren ten teken dat dit niet kan. Kies een ander vervangen vervoer middel.


De Planning


De TAB Finance op de werkorder

Met behulp van de TAB “Finance” (lees boekhouding) kunt u voor de order nog een aantal zaken regelen:

Betalingsconditie: deze wordt opgehaald bij de klant, maar daar kan voor deze order/factuur van worden afgeweken. LET OP: dit wijzigt niet de betalingsconditie die bij de klant is vastgelegd.Intern: hiermee kunt u de journalisering voor de boekhouding anders laten lopen voor interne orders, orders op uw eigen service voertuigen of in geval van Garantie.BTW-nummer: laat het BTW nummer van uw klant zien dat is vastgelegd bij de klantengegevens.Geen BTW in rekening brengen: indien u dit vakje aanvinkt wordt over de gehele factuur geen BTW in rekening gebracht. Ook dit is permanent vast te leggen bij de klant.Afwijkende factuurdatum: hiermee kunt u de factuurdatum beinvloeden. Doe dit echter pas op het allerlaatste moment omdat deze niet wordt vastgehouden. Let wel heel goed op indien u eerdere datums invult omdat de boekhouding deze in een periode kan boeken waarvan de BTW aangifte al gedaan is.Factuur gecomprimeerd afdrukken: indien aangevinkt wordt uitsluitend de factuurtekst en de totaal bedragen afgedrukt.Kopiëren/Crediteren: hier kunt u met slechts 2 klikken orders verwijderen of kopiëren.Als de order al is gefactureerd dan kunt u hier de factuur crediteren, of de order heropenen waarmee de factuur weer teruggezet wordt in de status order en daardoor te verbeteren is.


De TAB ROB en Reparatie adviezen op de werkorder

De TAB “ROB” staat voor Reparatie, Onderhoud en Banden. Deze is vaak niet actief omdat u daar een abonnement bij de stichting ROB voor moet afsluiten. Indien wel actief dan kunt u de zogenaamde ROB-facturen rechtstreeks uploaden naar de stichting ROB voorzien van goedkeuringsnummer.

De TAB “Reparatie adviezen” kan voorzien zijn van een waarschuwingsbordje ten teken dat er reparatie adviezen aanwezig zijn.Deze reparatie adviezen legt u per werkorder vast en zijn later terug te lezen. Gaston software houdt alle reparatie adviezen voor u vast.

De vastgelegde adviezen zijn op te roepen door op de link Reparatie adviezen weergeven te klikken.

Alle adviezen worden getoond, tenzij u het vinkje “Weergeven” bij een advies heeft uitgezet.U kunt tevens nog een memo vullen waarin u voor uzelf notities maakt.


De LINKS “Klantmemo” en “Voertuigmemo” op de werkorder

Met behulp van deze twee buttons kunt u “Post-it” achtige memo’s aanmaken.Deze memo’s zullen te allen tijde opkomen als u de klant of het voertuig oproept. Dit kan in de werkorder administratie zijn, maar ook bij de klanten-, of voertuig- administratie. De memo’s zijn puur informatief en kunnen niet worden geprint.De ruimte om te typen is vele malen groter dan u in eerste instantie denkt. Rechtsonder aan het memo velletje staan puntjes die u kunt oppakken om het memo groter te trekken. Ook kunt u tekst knippen, kopiëren en plakken. Gebruik daarvoor uw rechter muistoets.


Onderdelen op de werkorder

Als je onderin de werkorder op “Onderdeel” klikt, dan verdwijnt in het midden het Order Kenmerken scherm, en komt de Onderdeelregel daarvoor in de plaats.Hier kun je rechtstreeks het onderdeelnummer intypen, maar ook de omschrijving (nog steeds in het veld onderdeelnummer).Na drie letters gaat Gaston al direct zoeken en komt met voorstellen die aan uw ingetypte tekens voldoen.Als het juiste onderdeel gevonden is, kunt u het aantal invullen. U kunt de prijs aanpassen door deze eventueel te over-typen en tevens kunt u desgewenst een kortings-percentage ingeven. Daarnaast kunt u de btw aanpassen van 19% naar 6% of indien het een marge-deel is zet u eenvoudig een vinkje in het vakje Marge.Voor eigen garantie of interne werkzaamheden vinkt u Interne kosten aan, en voor leveranciers garantie vinkt u Claimen aan.Voor onbekende onderdelen typed u eenvoudig iets in bij Onderdeelnummer (b.v. diversen) en u vult de omschrijving in.Daarnaast kan voor “onbekende onderdelen” de kostprijs worden ingegeven. Indien u een uitgebreidere omschrijving (of serienummer, garantie-afspraken, mededeling) wilt ingeven klikt u op de 3 puntjes achter het veld omschrijving.

Met het groene puzzelstukje naast de tekst “Hoort bij” kunt u onderdelen/diensten bij elkaar dwingen. Ze komen dan ook bij elkaar op de factuur te staan. Klik op het puzzelstukje, en klik vervolgens op het juiste te koppelen onderdeel.


Diensten op de werkorder

Als je onderin de werkorder op “Dienst” klikt, dan verdwijnt in het midden het Order Kenmerken scherm, en komt de Dienstregel daarvoor in de plaats.Hier kun je rechtstreeks de dienstcode intypen, maar ook de omschrijving (nog steeds in het veld dienstcode).Na drie letters gaat Gaston al direct zoeken en komt met voorstellen die aan uw ingetypte tekens voldoen.Als de juiste dienst gevonden is, kunt u het aantal invullen. U kunt de prijs aanpassen door deze eventueel te over-typen en tevens kunt u desgewenst een kortings-percentage ingeven. Daarnaast kunt u de btw aanpassen van 19% naar 6% .Voor eigen garantie of interne werkzaamheden vinkt u Interne kosten aan, en voor leveranciers garantie vinkt u Claimen aan.

Met het groene puzzelstukje naast de tekst “Hoort bij” kunt u diensten en onderdelen bij elkaar dwingen. Ze komen dan ook bij elkaar op de factuur te staan. Klik op het puzzelstukje, en klik vervolgens op het juiste te koppelen dienst/onderdeel.

TIP 1: beschouw als onderdelen alles wat u vast kunt pakken en beschouw als diensten alles wat u niet vast kunt pakken.TIP 2: beschouw recepturen als mini-werkorders voor vaak terugkerende klussen.


Recepturen op de werkorder

Onderin klikt u op “Receptuur” waarmee het recepturen venster geladen wordt. Nu kunt u uw eigen recepturen benaderen, of die van Aldoc, Partscat, Mijngrossier of Automasterbase.

Een receptuur is een verzameling onderdelen al dan niet gecombineerd met dienstcodes en tekst. Een receptuur kan voorzien zijn van een vaste prijs, maar u kunt ook eenvoudig de Som van de componenten als totaalprijs laten berekenen.Indien u met een vaste receptuurprijs werkt, en de som van de componenten wijkt daarvan af, dan moet aangeven (*2) op welk onderdeel of dienst de korting gegeven wordt. In het voorbeeld hierboven ziet u een receptuurprijs van €. 39,00 en de som van de componenten bedraagt €. 47,15. De korting van €. 8,15 wordt in mindering gebracht op de dienst U (Arbeidsloon werkplaats)

Voordat u de receptuur meeneemt naar uw werkorder, kunt u voor de regel nog onderdelen of diensten uitvinken die niet op de order hoeven te komen. Ook kunt u de receptuur omschrijving verlengen door op de drie puntjes achter Omschrijving te klikken.


Recepturen via Aldoc, Mijngrossier, Masterbase, Partscat, DoyenDoc en Topmec

Gaston software geeft het kenteken door, u selecteert de benodigde onderdelen, klik nog niet op bestellen, maar lees eerst de onderdelen in voor uw werkorder. Bestel eventueel daarna de onderdelen via uw catalogus bij uw leverancier.


Voertuigen inkopen (niet inruilen)Inruilen en losse inkopen van particulieren waarvoor u een attest nodig heeft doet u via de werkorder administratie.Voertuigen inkopen waarvoor u een factuur ontvangt, boekt u in het boekhoudgedeelte van Gaston.Ga daarvoor naar STARTEN, FINANCE, GROOTBOEK, BOEKEN IN DAGBOEKEN(U kunt eerst eenmaal rechts te klikken op boeken in dagboeken, om deze menukeuze bovenaan in favorieten te laten plaatsen)Kies vervolgens uit het dagboeken-scherm het juiste inkoopdagboek b.v. (ink) Inkoop, en zorg ervoor dat het juiste Jaar en de juiste Periode is ingevoerd. De datum mag alvast de factuurdatum zijn. Klik op OK

De reeds ingeboekte facturen in dit dagboek voor deze periode worden nu getoond.Kies onderin voor NIEUW om een nieuwe inkoopfactuur te boeken.


De cursor springt naar het veld crediteur nummer (inkoopfactuurnummer wordt automatisch gevuld als de gehele factuur is ingeboekt).Type een gedeelte van de crediteuren naam, adres of woonplaats, en na 3 letters worden al suggesties gedaan.Hieronder ziet u, dat na het intypen van “auto” de juiste crediteur/leverancier snel te selecteren is.

Komt de leverancier niet voor in uw crediteuren bestand, dan kunt u deze aanmaken. Laat de inkoopfactuur gewoon staan.Kies Starten, Finance, Crediteuren en vervolgens Crediteuren (met het potloodje). Vergeet niet op NIEUW te klikken en vul de juiste gegevens in. LET OP: in straat volstaan postcode en huisnummer + toevoeging (bv. 5000AA20b) om het volledige adres op te halen. Ga terug naar de inkoopfactuur (onderin uw taakbalk) en kies nu de juiste crediteur.1. Vul de factuurdatum in2. Vul het totale factuurbedrag in3. De vervaldatum wordt automatisch berekend aan de hand van de betaaltermijn die is ingegeven bij de crediteur4. Het betalingskenmerk is het factuurnummer van de crediteur5. Omschrijving kan naar eigen goeddunken gevuld worden (kenteken is hier meest logisch) Deze wordt ook op de grootboekregels

overgenomen.

In de “spreadsheet” die onder verschijnt, wordt de crediteurenrekening (1600) al gevuld met het bedrag dat aan de leverancier betaald moet worden, en in de omschrijving staat de leveranciersnaam en nummer.


Nu zijn er 3 grootboekrekeningen waarmee u autos inkoopt:Indien u met een afwijkend rekeningschema werkt, kunnen deze grootboekrekeningen afwijken.

3000 voor voorraad nieuwe auto’s3010 voor voorraad gebruikte btw auto’s3015 voor voorraad gebruikte marge auto’s

Kies de juiste rekening waardoor het AUTO INKOOP venster verschijnt.


1. Vul bij kenteken het juiste kenteken in2. De auto wordt uit uw administratie opgehaald, of de gegevens worden opgehaald bij het VWE3. Indien de gegevens worden opgehaald, vergeet dan niet MAAK EEN NIEUW VOERTUIG aan te klikken4. Vul de kilometerstand in (verplicht) en het chassisnummer (niet verplicht)5. Vink marge aan of uit (Aan als het een marge inkoop betreft en uit als het een btw inkoop betreft)6. Vul de prijs in van het voertuig (eventueel met accessoires maar exclusief toeslagen zoals leges, transportkosten, facturatie-kosten,

commissies e.d.)7. Vul het doorbelaste BPM bedrag in (of haal de actuele BPM waarde op door op de pijltjes naast het vakje BPM te klikken).8. De btw wordt automatisch uitgerekend9. Klik op OK en de journaalpost voor de auto wordt gemaakt10. Kies de juiste kosten rekeningen voor de overig belaste kosten zoals commissies, veiling-, en transportkosten, leges etc.


Voor nieuwe auto’s dient u een kilometerstand onder de 100 km in te vullen. Voor gebruikte auto’s dient deze hoger te zijn dan 100 km.

Klik op OK om de inkoop te bevestigen en het voertuig staat op voorraad en is beschikbaar voor de verkoop.Om te corrigeren klikt u op de hyperlink van het voertuig (hierboven de 98-GP-LT).


Finance (boekhouding)Zodra men ingelogd is, wordt linksonder het menu uitgeklapt. Door daarin op Finance te klikken, wordt het Finance menu uitgevouwen. De submenu's worden nu zichtbaar. Door op een submenu te klikken, wordt een submenu uitgevouwen.

Er zijn vijf submenu's: Basisgegevens, Grootboek, Debiteuren, Crediteuren en Divers

Wanneer men een procedure start, wordt het menu weer ingeklapt. Met de button “Starten” kan het menu altijd opnieuw geopend worden.TIP: Veelgebruikte procedures kan men in de “Favorieten” zetten door op de menukeuze de rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor “Bovenaan in favorieten plaatsen”.


Boeken in dagboekenHiermee worden alle boekingen in het grootboek gedaan. Bank- en kasboekingen, inkoopfacturen, (handmatige) verkoopfacturen, memoriaal boekingen en beginbalans.

Zodra men “Boeken in dagboeken” start, wordt eerst gevraagd in welk dagboek en in welke periode men wil gaan boeken.Heeft men een aantal boekingen gemaakt en wil men wisselen van periode of dagboek, kan dit zelfde invoerscherm opgeroepen worden door rechts bovenin het scherm op de hyperlink “Wijzigen” te klikken.

Bij het kiezen van een periode wordt gecontroleerd of de periode vrijgegeven is om in te boeken. De “lopende periode” wordt altijd toegestaan. Andere periodes kunnen worden vrijgegeven of geblokkeerd via “Basisgegevens”, “Periodes”.


InkoopfactuurBij het boeken van een inkoopfactuur wordt het volgende scherm getoond.Zodra in dezelfde periode al inkoopfacturen zijn geboekt, zullen deze als voorstel in de “input suggesties” op het inkoopfactuurnummer getoond worden. Door hierop te klikken, wordt direct de boeking van de inkoopfactuur geopend.Met de button “Nieuw” kan een nieuwe inkoopfactuur geboekt worden. De algemene factuurgegevens worden ingegeven.Met de vink “Blokkeer betalen” kan aangegeven worden dat de factuur geblokkeerd dient te worden voor betaling. In een memo kan een toelichting worden ingegeven. De factuur zal dan o.a. niet automatisch in de CLIEOP-betalingenbatch worden meegenomen.Daarna gaat men in de sheet de factuur boeken.Automatisch wordt het factuurbedrag al op de crediteurenrekening geboekt.


U kunt snel de lopende periode kiezen door op de jaar-maand hyperlink te klikken. Dit is vooral handig als u veel door elkaar boekt in diverse dagboeken. De lopende periode is in te stellen in de periode tabel.

Men gaat in een lege regel staan op het rekeningnummer. Indien al eerder een inkoopfactuur op de crediteur geboekt is, zullen hierin als input suggestie de rekeningen getoond worden waarop al eerder geboekt is.Men kan nu één van deze rekeningen kiezen, rechtstreeks het rekeningnummer kiezen, een view van de rekeningen opvragen of een zoekargument ingeven, waarbij de rekeningen getoond worden die daaraan voldoen.

Na het kiezen van de rekening zal automatisch het bedrag worden overgenomen in de debetkolom en zal ook een eventuele btw-boeking direct getoond worden.Bedrag en berekening van de btw kunnen daarna nog eventueel aangepast worden.Zodra het totaal van de boeking overeenkomt met het factuurbedrag, zal onderin de button 'OK' weer actief worden. De boeking mag dan geschreven worden.Nadat de boeking is geschreven, wordt deze automatisch toegevoegd aan de input suggesties bij het inkoopfactuurnummer.Er verschijnen twee extra hyperlinks bovenin.Via de hyperlink “Boekstuk <factuurnummer>” kan het boekstuk direct weer worden opgeroepen.Via de hyperlink “Journaal boekstuk <factuurnummer>” kan direct een boekingsjournaal opgeroepen worden in PDF-formaat.



Weet u nu al, dat u het met deze factuur niet eens bent, boek hem dan toch gewoon in, maar vink Blokkeer betalen aan. Hierdoor wordt deze factuur niet meer

opgenomen in betalingsvoorstellen.

Gaston is “zelflerend”. De volgende keer dat u facturen inboekt bij deze leverancier, stelt Gaston de eerder gekozen kosten rekeningen voor waardoor u nog sneller kunt boeken.

VerkoopfactuurHet handmatig inboeken van een verkoopfactuur is identiek aan het inboeken van de inkoopfactuur.

Bank (/Kas/Memo)Bij het boeken van een bankafschrift is het scherm enigszins gewijzigd.Men ziet dan een beginsaldo, dat automatisch wordt gevuld met het eindsaldo van de voorgaande boeking (binnen hetzelfde dagboek op boekingdatum).Het eindsaldo dat op het bankafschrift staat dient men in te vullen in het veld eindsaldo. In de omschrijving geeft men een referentie aan naar het bankafschrift.

Boeken van een ontvangst (debiteuren)

Indien men een ontvangst van een debiteur wil boeken, gaat men op een vrije regel op het rekeningnummer staan. In de input suggesties worden standaard al de debiteuren rekening en de crediteurenrekening weergegeven.Er zijn twee manieren om een ontvangst in te geven.


1. De versnelde manierDit kan wanneer men het factuurnummer kent en het bedrag gelijk is aan het openstaand saldo van de factuur. Het voldoet dan om een “+” en het volledige factuurnummer in te geven. De boeking wordt dan direct gemaakt.

2. Via het afletterschermKies voor de debiteurenrekening.Geef het ontvangen bedrag in.Het afletterscherm wordt dan geopend.

Indien een facturen gevonden wordt met eenzelfde openstaande bedrag, worden deze als hyperlinks getoond. Klik je één van deze velden aan, wordt direct de boeking gemaakt en wordt het afletterscherm verlaten.

3. Via debiteur en factuur kan men zelf ook naar een bepaalde factuur zoeken. Op het debiteurenveld werken ook de input suggesties. Beide velden kennen een view.Kies je op deze manier een factuur, wordt gevraagd om het bedrag dat je wilt afletteren. Indien er meerdere facturen openstaan, kun je ook automatisch laten afletteren door op de hyperlink “automatisch afletteren”te klikken.Indien het bedrag niet overeenkomt met het te betalen bedrag, kan in de kolom “Verschil” het bedrag geboekt worden dat op betalingsverschillen dient terecht te komen.


Met <OK> bevestig je de boeking.

Vooruitbetaling

Het kan ook zijn dat je een ontvangst binnenkrijgt op een factuur die nog niet geboekt is.In dit geval kun je kiezen voor de hyperlink “Voer een nieuwe vooruitbetaling in”. Er wordt dan een “vooruitbetalingsfactuur” geboekt, die je later af kunt stemmen met de werkelijke factuur.Door op de boekingomschrijving te klikken, kan het afletterscherm opnieuw geopend worden.

Boeken van een betalingHet boeken van een betaling aan een crediteur gebeurt vrijwel identiek aan de ontvangst van de debiteur.Bij de versnelde procedure dient men echter een “-” met het factuurnummer in te geven.


Verwerken van het boekstukZodra het saldo van het boekstuk gelijk is aan het beginsaldo -/- eindsaldo mag de boeking verwerkt worden en wordt de button “OK” weer actief.

Bepalen beginbalansIndien men in “Boeken in dagboeken” het beginbalansdagboek oproept, kan men van daaruit direct de beginbalans voor het lopende jaar bepalen.Rechts onderin het scherm verschijnt een nieuwe hyperlink “beginbalanssaldi bepalen”. Indien men hiervoor kiest, zal de eindbalans van het voorgaande boekjaar overgenomen worden als beginbalans. Resultatenrekeningen zullen worden gesaldeerd op de tegenrekening van het beginbalansdagboek.Bij een onderstaande proefbalans levert dat de volgende boeking op:


Inbrengen beginvoorraad auto’s1. Maak een dagboek aan om de beginvoorraad auto’s in te kopen bijvoorbeeld BVA (BeginVoorraad Auto’s) en zorg ervoor, dat dit een

inkoop dagboek is. (Via STARTEN, FINANCE, BASISGEGEVENS, DAGBOEKEN)2. Maak crediteur 999998 aan met als naam: EIGEN BEDRIJF (Via STARTEN,

FINANCE, CREDITEUREN, CREDITEUREN)3. Kies boeken in dagboeken (Via STARTEN, FINANCE, GROOTBOEK, BOEKEN

IN DAGBOEKEN)4. Kies dagboek BVA, jaar 2011, periode 12, datum: 31-12-2011 en kies NIEUW5. Vul bij crediteur 999998 in6. Vul inkoopbedrag inclusief btw in7. Vul bij referentie het kenteken in8. Vul bij omschrijving de originele leverancier/particulier in9. Kies nu de correcte voorraadrekening te weten:

a. 3000 VOOR NIEUWE AUTO’Sb. 3010 VOOR GEBR. BTW AUTO’Sc. 3015 VOOR GEBR. MARGE AUTO’S

10. Kies het juiste voertuig of vul het kenteken in en let op:bij een nieuw kenteken klik je op: MAAK EEN NIEUW VOERTUIG


11. Vergeet niet de kilometerstand correct in te vullen12. Vink het vakje bij MARGE aan, als het een inkoop van een particulier betreft13. Vul bij btw voertuigen het juiste BPM bedrag in dat u ten tijde van de inkoop berekend werd.14. Klik op OK om de boeking te bevestigen

Afletteren beginvoorraad1. Controleer eerst het openstaande bedrag bij crediteur 9999982. Kies boeken in dagboeken3. Kies MEMORIAAL, jaar 2011, periode 12, datum 31-12-20114. Kies NIEUW5. Vul bij omschrijving in: Afletteren beginvoorraad6. Kies 1600 Crediteuren en vul het totaal openstaande posten bedrag in7. Kies nu crediteur 999998 en kies voor automatisch afletteren


BudgettenIn de versie 2013.1 van Gaston Software kunt u werken met budgetten.De bedoeling hiervan is, om kostenrekeningen voor een jaar van een budget te voorzien zodat u maandelijks in de gaten kunt houden of de kosten niet uit de pas lopen. Uiteraard kunt u ook omzetrekeningen van een budget voorzien waardoor deze als “targets” gaan gelden.

Vanuit het menu kiest u voor Finance, en vervolgens voor budgetten.U moet budgetten toewijzen aan kostenplaatsen. Denk hierbij aan werkplaats, showroom, management etc. De inkoopfacturen moeten dan ook wel per kostenplaats worden bijgehouden.Kostenplaatsen maakt u via Finance, Basisgegevens, Kostenplaatsen.

Met de menukeuze “Budgetten” kunt u budgetten toewijzen aan grootboekrekeningen.Kies Jaar, Grootboekrekening, Kostenplaats en vul het Jaarbudget in, of vul per periode het gewenste budgetbedrag in.


Budgetten vervolgMet de menukeuze “View Resultaat vs. Budget” kunt u controleren hoe de budgetten zich verhouden ten opzichte van de gerealiseerde bedragen op de betreffende grootboekrekeningen. Hier is bewust gekozen voor een “View” waardoor u de gegevens weer met 1 klik naar uw eigen Excel overbrengt.

Bovenstaand de View Resultaat vs. Budget welke met 1 klik op de Excel Button rechts onderin uw scherm direct wordt overgebracht naar Excel. Zie onderstaand voorbeeld.



www.gastonsoftware.nl

Oude Bosscheweg 11, 5301 LA ZaltbommelTel: 0418 820010 | Fax: 0418 820019

Email: [email protected]

Gaston software online handleiding

Documents

Transcript of Gaston software online handleiding