Werkgroep aankopen maandag 02 maart 2015

DeelnemersNaam Voornaam Entiteit e-mailadres Aanwezig

Vandeput Kelly Gemeente kelly.vandeput@schaubroeck.be VerontschuldigdGodefridi Gerda Gemeente gerda.godefridi@bierbeek.be AanwezigHatse Inge Gemeente ingeborg.hatse@bierbeek.be AanwezigVan Campenhout Lies Gemeente lies.vancampenhout@bierbeek.be AanwezigVanmeerbeek Rita De Borre rita.vanmeerbeek@deborre.be AanwezigBracke Marc De Borre marc.bracke@bierbeek.be AanwezigJonckheere Stephan De Borre (bib) stephan.jonckheere@deborre.be AanwezigGodefridis Peggy School peggy.godefridis@gemeenteschoolbierbeek.b

eAanwezig

Wouters Nadine OCMW nadine.wouters@ocmwbierbeek.be VerontschuldigdDeflander Jan OCMW jan.deflander@ocmwbierbeek.be Aanwezig

Aanleiding: Afzonderlijke aankopen van goederen en diensten in de verschillende entiteiten: Gemeente, De Borre, scholen, OCMW en Politie (politie blijft onafhankelijk)

Doelstelling: Bepaalde goederen en diensten samen aankopen (of uitlenen), om zoveel mogelijk efficiëntiewinst te maken

To do’s vandaagActies formuleren:

Opsommen van aankopen “goederen en diensten” Op lijst zetten van welke goederen en of diensten die we samen kunnen aankopen of van elkaar lenen Flow’s per entiteit Hoe en door wie Wanneer

Pag. 1 van 5

Overzichtstabel: lijst (niet volledig) van SAMEN aan te kopen goederen en diensten :

Boekh Soort aankopen Gemeente De Borre School OCMW230 Investeringen Installaties, machine,

uitrustingInstallaties, machine, uitrusting

Installaties, machine, uitrusting

Installaties, machine, uitrusting

240 Investeringen Meubilair Meubilair Meubilair (kinderen) Meubilair241 Investeringen ICT ICT ICT ICT243 Investeringen Rollend materieel Rollend materieel Rollend materieel60 Goederen business Boeken + speelgoed Schoolboeken + speelgoed60/61 Goederen business Broodjes vergaderingen

(+ broodjes personeel)Broodjes bij organisaties(+ broodjes personeel)

Maaltijden(+ broodjes personeel)

Maaltijden maaltijdronde(+ broodjes personeel)

61 Goederen en diensten alg Gas, electric, mazout Gas, electriciteit, mazout Gas, electriciteit, mazout Gas, electriciteit, mazout61 Goederen en diensten alg Verzekeringen Verzekeringen Verzekeringen Verzekeringen61 Goederen en diensten alg Printpapier Printpapier Printpapier Printpapier61 Goederen en diensten alg Kantoorbenodigdheden Kantoorbenodigdheden Kantoorbenodigdheden Kantoorbenodigdheden61 Goederen en diensten alg Licenties schaubroeck Licenties Schaubroeck Licenties Schaubroeck Licenties Schaubroeck61 Goederen en diensten alg Telefoon, internet Telefoon, internet Telefoon, internet Telefoon, internet61 Goederen en diensten alg Onderhoudscontracten:

-Brandblussers-Alarm-Kopieermachine-Chauffage-Lift; Enz…

Onderhoudscontracten:-Brandblussers-Alarm-Kopieermachine-Chauffage-Lift; Enz…

Onderhoudscontracten:-Brandblussers-Alarm-Kopieermachine-Chauffage-Lift, -Enz…

Onderhoudscontracten:-Brandblussers-Alarm-Kopieermachine-Chauffage-Lift; -Enz…

61 Goederen en diensten alg Abonnementen,lidmaatschap

Abonnementen,lidmaatschap Abonnementen,lidmaatschap Abonnementen,lidmaatschap

61 Goederen en diensten alg Onderhoudsproducten Onderhoudsproducten Onderhoudsproducten Onderhoudsproducten61 Goederen en diensten alg Werkkledij, schoenen Werkkledij, schoenen Werkkledij, schoenen61 Goederen en diensten alg Drank/voeding intern-extern Drank/voeding intern-extern Drank/voeding intern-extern Drank/voeding intern-extern61 Goederen en diensten alg Fruit Belgisch Fruit Belgisch Fruit Belgisch Fruit Belgisch61 Goederen en diensten alg EHBO benodigdheden EHBO benodigdheden EHBO benodigdheden EHBO benodigdheden61 Goederen en diensten alg Onderhoud voertuigen Onderhoud voertuigen Gemeente bus Onderhoud voertuigen61 Goederen en diensten alg Brandstof voertuigen Brandstof voertuigen Gemeente bus Brandstof voertuigen61 Goederen en diensten alg Drukwerk Drukwerk Drukwerk Drukwerk61 Goederen en diensten alg Sleuteldienst Sleuteldienst Sleuteldienst Sleuteldienst

Pag. 2 van 5

61 Goederen en diensten alg Cadeaubonnen Cadeaubonnen Cadeaubonnen Cadeaubonnen61 Goederen en diensten alg Busvervoer + 30 km uit BB Busvervoer + 30 km uit BB Busvervoer + 30 km uit BB

Enz…Bijkomende details i.v.m. bovenstaande lijst gezamenlijke aankopen goederen / diensten:

Sommige aankopen komen niet in alle entiteiten voor B.v. Bib De Borre krijgt 26% korting op boeken, de school krijgt minder korting op haar schoolboeken Onderhoud rollend materieel, en sanitaire werken, kunnen (in de mate van het mogelijke) door het gemeente personeel worden uitgevoerd Enkel prijs / kwaliteit bij aankopen? of ook:

- Duurzaamheids-criteria (fair trade, ecologische voetafdruk)? Met eventuele implicaties voor budget…- Steunen van lokale Bierbeekse economie?

Aankoopbudgetten en flow’s per entiteit:

Bij samen aankoop kan men besparen, maar moet er ook rekening worden gehouden: Met de aankoopflow per entiteit Met de budgeten per entiteit:

(er moet dan ook een werkwijze worden afgesproken om deze samen-aankopen, budgettair te regelen).

Gemeente Flow: Per dienst bestelaanvraag / foxbeleid Fin Dienst Foxboek Bestelbon schepencollege Bestelbon Fin dienst Bestelbon Dienst

Budget: Budget GemeenteDe Borre Flow: Per dienst bestelaanvraag / foxbeleid Fin Dienst Foxboek Bestelbon schepencollege Bestelbon Fin dienst Bestelbon Dienst

Budget: Budget GemeenteScholen Flow: per leerkracht (klas) bestelaanvraag via secretariaat (directeur) – Fin Dienst Foxbeleid / foxboek Bestelbon schepencollege

Bestelbon Fin dienst Bestelbon Secretariaat SchoolBudget: Budget gemeente

OCMW Flow: Per dienst bestelaanvraag Boekhouder foxbeleid / bestelbon Word Secretaris - € 2500 Bestelbon Boekhouder Bestelbon dienst

Budget: Budget OCMW

Bijkomende details i.v.m. flow’s en budgetten: De bestelling flow’s is voor het OCMW duidelijk anders dan bij de Gemeente, De Borre en de School

Pag. 3 van 5

De Gemeente, de Borre, en de School gebruiken het Gemeente Budget, het OCMW zijn eigen budget. Bij samen-aankoop moeten de facturen naar beide entiteiten worden gericht.

Besluiten:

Flow’s en budgetten:

De bestellings-flow’s worden best uniform en SNEL [eventueel Budget verantwoordelijk(en)] Aandacht dat het OCMW eigen budgeten hanteert

Lenen aan mekaar:

Ja, De gemeente stelt voor, dat sanitaire werken en onderhoud wagens (in de mate van het mogelijke) eventueel zelf kan uitvoeren

Samenaankoop goederen en diensten:

Ja (zie tabel pagina 2)

Hoe:

Raamcontracten prijslijsten per jaar of voor 3 jaar Kortingspercentage per jaar

door Wie:

Centrale aankoopdienst [verantwoordelijke(n)] 3P software aan foxbeleid gelinkt

Wanneer:

Grote aanpak vanaf 2016 (na verhuis) De gemeente beschikt reeds over raamcontracten, waar de andere entiteiten eventueel onmiddellijk gebruik van kunnen maken

Aandachtspunt?Enkel prijs / kwaliteit bij aankopen? of ook:

Pag. 4 van 5

- Duurzaamheids-criteria (fair trade, ecologische voetafdruk)? Met eventuele implicaties voor budget…- Steunen van lokale Bierbeekse economie?

Mvg,Jan DeflanderProjectverantwoordelijkeWerkgroep aankopen

Pag. 5 van 5