1

Vlaamse overheid Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken Departement Mobiliteit en Openbare Werken

Open Offerteaanvraag

Aanneming van diensten Europese procedure

BESTEK NR. 1M2B5B – 15-006

Raamovereenkomst voor communicatieadvies, -begeleiding en -ontwikkeling bij de implementatie van

het Strategische Plan van de Haven van Antwerpen

Openingszitting van de offertes: 08/02/2016 om 11.00u in Brussel,

Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20,

2

INHOUDSTAFEL HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN

I.1 Aanbestedende overheid

I.2 Voorwerp en classificatie opdracht

I.3 Gunningswijze

I.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen

I.5 Overige algemeen toepasselijke bepalingen

I.6. Lijst afwijkingen algemeen toepasselijke aannemingsvoorwaarden

HOOFDSTUK II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN

A. PLAATSING VAN DE OPDRACHT

A.1. SELECTIE A.1.1. UITSLUITING EN BELANGENVERMENGING (ART. 61 TOT EN MET 64 KB PLAATSING) A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 72 KB PLAATSING) A.1.3. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) A.2. MODALITEITEN A.2.1. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) A.2.3. OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING)

A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1. OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) A.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) A.3.3. VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) A.3.4. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING) A.3.5. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING)

A.4. PRIJS A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) A.4.2. PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) A.4.3. INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING) A.4.4. PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) A.4.5. PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)

A.5. GUNNINGSCRITERIA A.5.1. OFFERTEAANVRAAG – GUNNINGSCRITERIA (ART. 101 KB PLAATSING) B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT

B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING) B.1.2. DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING) B.1.3. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) B.1.4. BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING)

B.2. BETALINGEN B.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING) B.2.2. PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING) B.2.3. OVERIGE BEPALINGEN

B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID B.3.1. INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING) B.3.2. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING)

B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING) B.4.2. VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING) B.4.3. RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING)

B.5. OPLEVERING B.5.1. OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)

3

B.5.2. KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING)

B.6. UITVOERINGSVOORWAARDEN B.6.1. NON-DISCRIMINATIE B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN B. 1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS

VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN B. 2. ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN,

LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN

HOOFDSTUK III. BIJZONDERE VOORSCHRIFTEN

III.1 Projectomschrijving

III.2 Beschrijving van de opdracht

III.2.1 Communicatiedoelstellingen

III.2.2 Realisatie van de opdracht

III.2.4 Stand van zaken op het vlak van communicatie en participatie

III.2.5 Verwachtingen ten aanzien van de dienstverlener

HOOFDSTUK IV Inventaris

HOOFDSTUK V Timing aanbesteding

Bijlagen:

I. Offerteformulier

II. Inventaris

4

HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN _____________________________________ I. 1. AANBESTEDENDE OVERHEID

Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de heer secretaris-generaal, ir. Filip Boelaert van het departement Mobiliteit en Openbare Werken, Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel.

1. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht:

Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken, Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Personeel en Organisatie - Laura Vanderwegen Koning Albert II-laan 20, bus 2, 1000 Brussel

Tel: 0032 (0)2-553 71 32 / Gsm: 0032 (0)493 24 69 83

Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd. Verduidelijkingen i.v.m. bepalingen die zijn opgenomen in het bestek kunnen verkregen worden bij Laura Vanderwegen, tel: 02- 553 71 32, e-mail: laura.vanderwegen@mow.vlaanderen.be of bij Jan Hemelaer, afdelingshoofd van de afdeling Algemeen Beleid, en procesmanager. Tel: 02-553 76 09, e-mail: jan.hemelaer@mow.vlaanderen.be.

2. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden

betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.

I. 2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Deze opdracht heeft betrekking op de communicatie rond de implementatie van het proces Ontwikkeling Havengebied Antwerpen (OHA). Het overkoepelende verhaal biedt perspectief voor de komende 15 jaar. De communicatie moet de verschillende fasen van de implementatie met concrete projecten ondersteunen en zo goed mogelijk afdekken. De communicatie bij de uitvoering van de verschillende onderdelen dient verzekerd te worden door communicatieadvies, -begeleiding en –ontwikkeling. Omwille van het complexe gegeven van OHA wenst de aanbestedende overheid een beroep te doen op een extern communicatiebureau dat de aanbestedende overheid zal bijstaan bij het ontwikkelen van communicatie tijdens die implementatie. Finaliteit is een breed maatschappelijk draagvlak te creëren voor de maatregelen die binnen het kader van OHA op korte en lange termijn worden ontwikkeld.

5

De opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3, 4° van de Wet van 15 juni 2006. De diensten hebben vooral betrekking op volgende opdrachten en volgende CPV-classificatie: - CPV-indeling 79400000-8 Adviezen inzake bedrijfsvoering en management, en aanverwante diensten - CPV-indeling 79340000-9 Reclame- en marketingdiensten - CPV-indeling 79310000-0 Uitvoeren van marktonderzoek - 79320000-3 Uitvoeren van opiniepeiling - CPV-indeling 79430000-7 Diensten voor crisismanagement - CPV-indeling 79822500-7 Maken van grafische ontwerpen - CPV-indeling 22000000-0 Drukwerk en aanverwante producten - CPV-indeling 79952000-2 Diensten voor het organiseren van evenementen; 79950000-8 Organiseren van

tentoonstellingen, beurzen en congressen; 79951000-5 Organiseren van seminars I. 3. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via open offerteaanvraag voor aanneming van diensten. I. 4. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGENINDIENING OFFERTES Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:

- Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten);

- Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011

(hierna: KB Plaatsing);

- Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

- Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.

I. 5. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 1. De opdracht heeft een initiële looptijd van 1 jaar, te rekenen vanaf de dag volgend op de

datum waarop de opdracht is gesloten. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht 3 maal verlengd worden waarbij

de volledige looptijd van deze opdracht beperkt blijft tot vier jaar na de sluiting, op basis van artikel 37, § 2 van de Wet Overheidsopdrachten.

Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekend schrijven

van de aanbestedende overheid uiterlijk 1 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht. De aanbestedende overheid heeft het recht de opdracht niet te verlengen zonder enige vorm van schadevergoeding.

2. De aanbestedende overheid doet zijn bestellingen op basis van de prijslijst die in de

6

inventaris is opgenomen. Binnen het totaalbudget van de aanneming kan het door de aanbestedende overheid geraamde gewicht van de vermelde eenheden verschuiven, zo de nood tijdens de uitvoering van de opdracht dit vergt. De dienstverlener kan zich tegen dergelijke verschuivingen niet verzetten, of deze niet aangrijpen om de opgegeven eenheidsprijzen te wijzigen. Tweemaandelijks wordt een ‘staat van de diensten’ voorgelegd aan het opdrachtgevend bestuur, dat desgewenst ook de op dat ogenblik gewenste bijsturingen zal aangeven.

De dienstverlener heeft gedurende de duur van de opdracht geen exclusiviteitsrechten. De

aanbestedende overheid heeft het recht om, tijdens de duur van de opdracht, een derde dienstverlener aan te stellen om prestaties vervat in deze opdracht uit te voeren.

3. De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever

ontvangt met het oog op de opmaak van de offerte. De inschrijver moet alle maatregelen treffen om het confidentieel karakter van de verstrekte gegevens te doen bewaren door zichzelf en door elke derde die er bv. in het kader van de opmaak van deelprijzen toegang toe heeft. De inschrijver zorgt er trouwens voor dat slechts hoogstnoodzakelijke informatie wordt bezorgd aan derden indien dat voor de praktische gang van zaken nodig is.

Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening, die leidt tot uitsluiting van de toegang tot gunningsprocedures.

De dienstverlener en zijn medewerkers blijven gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen enkel geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden.

De dienstverlener moet zo discreet en anoniem mogelijk te werk gaan na de opdracht. De dienstverlener mag deze opdracht gebruiken als referentie of ‘case’, maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing schriftelijk de toestemming heeft gevraagd en gekregen van de opdrachtgever. Deze opdracht mag niet eerder als ‘case’ worden voorgelegd aan derden en ook achteraf niet, in zoverre mocht blijken dat de opdracht niet (naar behoren) werd uitgevoerd. Deze opdracht is dus een strikt vertrouwelijke opdracht. Zonder de toestemming van de opdrachtgever is het niet toegestaan om te communiceren over de opdracht, het verloop ervan en de resultaten. De dienstverlener dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

4. De aanbestedende overheid staat het gebruik van elektronische middelen toe voor het uitwisselen, in de loop van de procedure, van schriftelijke stukken, andere dan offertes. Deze communicatie gebeurt enkel rechtsgeldig via het e-mailadres vermeld in de opdrachtdocumenten. 5. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de aanbestedende overheid een vertaling eisen. De vertaling gebeurt op kosten van de inschrijver. De vertaling is het enige rechtsgeldige.

7

6. achtergrondinformatie:

- www.havenvandetoekomst-antwerpen.be

7. Bijzondere voorwaarden m.b.t. technische bepalingen voor de communicatieproducten

o Aangezien de opdrachtgever eigenaar is van een beperkt aantal producten die werden ontwikkeld bij al eerder gevoerde (beperkte) communicatie over het project, zal alle materiaal dat daaruit is voortgevloeid en dat eventueel relevant wordt geacht na de gunning, zo snel mogelijk aan de dienstverlener ter beschikking worden gesteld. Met eerder gevoerde communicatie over het project worden beperkte communicatieacties (zoals bv. een toelichtende brochure en folder, of actualisatie van informatie op de website) bedoeld die de opdrachtgever zelf uitvoert en begeleidt in de periode tot aan de gunning van voorliggende opdracht.

o Aangezien de opdrachtgever eigenaar wordt van de communicatieproducten die tijdens de opdracht worden ontwikkeld, zal de dienstverlener aan het einde van de opdracht, nog eens alle relevante aangemaakte producten leveren op een zo klein mogelijk aantal digitale dragers. Bij het aanmaken van die drager(s) zal de dienstverlener vooraf over de inhoud en de drager ervan overleggen met de opdrachtgever, waarbij onder meer geldt dat nog kan worden onderhandeld over de afstand van de rechten op een beeld dat bv. dermate universeel bekend is.

o Indien er beelden zouden worden ingekocht (bv. van een fotobank), moet vooraf terdege rekening worden gehouden met onderstaande bepalingen, met de bepalingen over de intellectuele, auteurs- en vermogensrechten en met de bepalingen over agentschapsidentificatie waaruit volgt dat de naam van een fotobank of een andere leverancier van beelden niet kan worden vermeld, tenzij hoogstens in het colofon van drukwerk.

o De essentiële elementen van de vormtaal of alle andere belangrijke communicatieonderdelen die de dienstverlener levert, moeten kunnen worden geleverd in resoluties die zowel kunnen worden gebruikt in advertenties, drukwerk of audiovisueel materiaal, als op websites (waar de downloadsnelheid van groter belang is dan de resolutie).

o Voor gebruik op de website moeten alle relevante onderdelen(= af te spreken) van elk eventueel ontwerp of design en alle belangrijke elementen (bv. foto's, icoontjes en alle andere gebruikte en aangemaakte beelden, filmpjes of animaties, bv. ook bewerkingen/composities/fotomontages) ook nog eens apart worden aangeleverd, in nader te bepalen resoluties.

o Voor de levering van eventuele webpagina's of webdesign gelden tevens bepaalde technische vereisten en html-specificaties (anysurfer). De dienstverlener moet hier dan afspraken over maken met de opdrachtgever. Zo moeten de webpagina’s beantwoorden aan de voorwaarden van toegankelijkheid. Zie daarvoor www.vlaanderen.be/toegankelijkweb.

o Van eventuele geluid- of beeldopnames moeten ook bestanden kunnen worden aangemaakt die de opdrachtgever op zijn website kan gebruiken

I. 6. LIJST AFWIJKINGEN ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN - Art. 150: nazicht van de diensten

8

HOOFDSTUK II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN _______________________________________________ A. PLAATSING VAN DE OPDRACHT

A.1. SELECTIE A.1.1. UITSLUITING EN BELANGENVERMENGING (ART. 61 TOT EN MET 64 KB

PLAATSING) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen, het attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden (waarbij niet ouder dan drie maanden te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes):

- de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister;

- de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

- de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling,…). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.

- de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000

euro in de zin van art. 62, § 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 63, § 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen;

Non-discriminatie: Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten

9

die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan:

- het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;

- de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Belangenvermenging: Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64 KB Plaatsing. A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 72 KB PLAATSING)

- De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door: een lijst van de

voornaamste relevante diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar voorafgaand aan de aankondiging. Hieruit dient de ervaring in de materie te blijken en minstens 2 van deze diensten dienen te worden gestaafd met getuigschriften van goede uitvoering. Deze getuigschriften vermelden: - de inhoud van de opdracht; - het bedrag van de opdracht; - de uitvoeringsperiode van de opdracht; - de naam en contactgegevens van een contactpersoon bij het bedrijf, de instelling of de

organisatie waarvoor de opdracht werd verricht; - of de diensten werden uitgevoerd volgens de regels van de kunst en of ze op

regelmatige wijze tot een goed einde werden gebracht. In geval van diensten voor particulieren, kunnen de referenties worden gestaafd door een verklaring op erewoord van de inschrijver zelf.

- De kwalificaties en de ervaring van de voor de opdracht voorgestelde projectleider, de

projectmedewerkers en hun vervangers en de kwalificaties van de onderaannemers die de dienstverlener geheel of gedeeltelijk zal inschakelen tijdens de uitvoering van de opdracht De dienstverlener verbindt er zich in dit perspectief ook toe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht is opgegeven, niet te wijzigen, tenzij in geval van overmacht. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de opdrachtgever, die kan beslissen tot inperking of stopzetting van de opdracht. Er wordt verwacht dat de beste projectleider en medewerkers inzet worden. Er wordt

10

omschreven welke specifieke concrete rol elk lid van het team zal invullen in het project. De inschrijver vermeldt hoe hij zijn medewerkers zal of kan vervangen door personen met minstens dezelfde capaciteiten.

- een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener voor zichzelf inbouwt of treft

om de kwaliteit van de opdracht te waarborgen op het vlak van strategie, creatie, productie en onderzoek.

A.1.3. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De dienstverlener is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing. Voor deze onderaannemers of entiteiten moeten eveneens de toe te voegen documenten bedoeld onder A.1.1. toegevoegd worden aan de offerte. A.2. MODALITEITEN A.2.1. VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) Het indienen van vrije varianten is verboden A.2.3. OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) Het indienen van vrije opties is verboden

A.3. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD A.3.1. OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 KB PLAATSING) De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op 08/02/2016 om 11.00 uur te Brussel, Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 bus 2 – lokaal 11G50

11

A.3.2. INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51 EN 90 KB PLAATSING) De offertes moeten elektronisch worden ingediend via de e-tendering website https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van art. 52, §1 K.B. Plaatsing. Meer informatie kan verkregen worden via http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. De met elektronische middelen ingediende offertes moeten worden opgemaakt in een afdrukbaar pdf-formaat. De maximale grootte per document is 80 MB. Een te groot document kan worden opgesplitst in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350 MB. De inventaris wordt via een Word-bestand ter beschikking gesteld. De inschrijver maakt gebruik van dit bestand voor het invullen van zijn inventaris. Aan dit bestand mogen geen wijzigingen worden aangebracht met uitzondering van het invullen van de grijze invulvelden. De inschrijver dient het ingevulde Word-document te converteren naar een afdrukbaar pdf-bestand. Zowel het Word- als het pdf-bestand moeten worden opgeladen en ingediend via e-tendering. Bij tegenstrijdigheid tussen beide bestanden, wordt het pdf bestand geacht de werkelijke bedoeling van de inschrijver te zijn en is het pdf bestand aldus het enige rechtsgeldige. U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van een wettelijke digitale handtekening ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden:

- Gekwalificeerde certificaten, die geschikt zijn voor het plaatsen van een wettelijke digitale handtekening, kunnen aangekocht worden bij private actoren. Voor meer informatie over deze private actoren: e.procurement@vlaanderen.be of +32 (0)2 553 76 57. Er dient wel te worden opgemerkt dat het enige tijd in beslag kan nemen vooraleer u de drager met uw gekwalificeerd certificaat ontvangt. Koop dus tijdig uw certificaat aan.

- Wanneer de buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt om de

handtekening te plaatsen, garandeert hij zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 52, §1, 1° K.B. Plaatsing. Deze elektronische handtekening moet aldus conform zijn met de regels van het Europees, en het daarmee overeenstemmend nationaal, recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening.

Gelieve ook alle nuttige informatie over het gebruikte elektronische middel aan de offerte toe te voegen opdat de aanbestedende overheid kan nagaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform is met de bepalingen in de regelgeving. Er mag geen gebruik worden gemaakt van een dubbele elektronische zending noch van een veiligheidskopie.

12

De in deze opdrachtdocumenten gevraagde maquettes modelstukken of monsters die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden overgemaakt, mogen door de inschrijvers op niet-digitale wijze aan de aanbestedende overheid worden bezorgd. Deze stukken dienen vóór de opening van de offertes bij de aanbestedende overheid toe te komen met een duidelijke verwijzing naar de betrokken overheidsopdracht en de offerte waarvoor ze worden ingediend. A.3.3. VORM EN INHOUD OFFERTE (ART. 80 EN 82 KB PLAATSING) Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Art. 82. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier en de inventaris, bij de offerte gevoegd moeten worden:

1) De documenten die vereist zijn voor de selectie; 2) De documenten die vereist zijn voor de gunning; 3) De bewijzen dat de personen, die de offerte ondertekenden, statutair of bij volmacht

bevoegd zijn om de bedrijven geldig in en buiten rechte te vertegenwoordigen (art. 82, §3 K.B. Plaatsing). Dit gebeurt naargelang de rechtsvorm van de bedrijven door het bijvoegen van één van de volgende documenten:

- uittreksel of kopie van de statutaire clausule i.v.m. de vertegenwoordigings-bevoegdheid en een kopie van de akte of afschrift van de notulen van de algemene vergadering, zoals verschenen in het B.S., houdende benoeming van de bestuurders;

- volmacht om het bedrijf te vertegenwoordigen of om bevoegdheid door te geven aan een ander persoon;

- benoemingsbesluit van zaakvoerder; - andere documenten ter staving van de bevoegdheid;

A.3.4. VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12

KB UITVOERING) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De dienstverlener is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. A.3.5. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtwintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste ontvangstdatum van de offertes.

13

A.4. PRIJS A.4.1. PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING) Deze opdracht is een gemengde opdracht. Voor de posten waar gewerkt wordt met vermoedelijke hoeveelheden zijn deze louter bedoeld als richtinggevend en geven geen enkel recht op de uitvoering van een minimaal aantal prestaties. Het gaat hier immers om een raamovereenkomst met concrete bestellingen in functie van behoefte. A.4.2. PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING) a) De eenheidsprijzen moeten zowel in cijfers als in letters worden geschreven.

Bij vermoedelijke hoeveelheden moeten de eenheidsprijzen tot op 5 decimalen na de komma worden afgerond. De totaalprijzen voor deze posten moeten worden afgerond tot op 2 decimalen na de komma. Bij een globale prijs moet worden afgerond tot op 2 decimalen na de komma.

b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een

afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte. A.4.3. INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19 KB PLAATSING) De dienstverlener is verplicht op zijn kosten alle ondergeschikte diensten, werken en leveringen uit te voeren die niet expliciet vermeld zijn in een post van de inventaris, maar die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht zoals bepaald in de opdrachtdocumenten, en/of voor de uitvoering van die post. In het bijzonder kunnen we hieromtrent het volgende vermelden: De kosten verbonden aan het inwinnen van nodige gegevens in het kader van de opdracht - De kosten verbonden aan het houden van vergaderingen in het kader van de opdracht - Alle nodige binnenlandse verplaatsingskosten behoudens buitenlandse zendingen in

opdracht en mits goedkeuring van en door de aanbestedende overheid. Deze laatste worden vergoed volgens de regelgeving of op voorlegging van de nodige aanvaarde bewijsstukken

- De telefoon- en faxkosten, verzendingskosten, reproductiekosten, administratiekosten, secretariaatskosten

- Alle prestaties zoals beschreven in de bijzondere voorschriften - De kosten voor het maken van rapporten, het uitschrijven van rapporten en het

reproduceren van tekeningen. - Alle wedden, vakantiegelden, premies, verzekeringen, onkosten en winsten, sociale

lasten en alle sociale en andere voordelen van welke aard of regelgeving dan ook.

A.4.4. PRIJSHERZIENING (ART. 20 KB PLAATSING) De voorziene prijzen worden aangepast aan de schommelingen van het gezondheidsindexcijfer. Als basis wordt het gezondheidsindexcijfer genomen van de maand voorafgaand aan de maand waarin de offertes werden ingediend.

14

De aangepaste bedragen worden afgerond naar het hogere veelvoud van vijf euro, tenzij ze zelf een veelvoud van vijf euro zijn. De aanpassing aan de index gebeurt aan de hand van volgende formule: p = Po * (Gn/Go) waarin: p= de herziene prijs. Po= de prijs uit de gekozen offerte. Gn= de gezondheidsindex die van toepassing is de maand voorafgaand aan de datum van indiening van de schuldvordering. Go= de gezondheidsindex die van toepassing is de maand voorafgaand aan de datum van indiening van de gekozen offerte. A.4.5. PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING) Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

A.5. GUNNINGSCRITERIA A.5.1. OFFERTEAANVRAAG – GUNNINGSCRITERIA (ART. 101 KB PLAATSING) Het belang van de criteria wordt vertaald in toegewezen punten per criterium. Er zijn twee gunningscriteria: prijs en kwaliteit. Voor kwaliteit moet men de helft behalen om in aanmerking te komen voor beoordeling. III. 5.1. De prijs (50%) De criterium wordt beoordeeld op basis van: - De totale prijs van de voorgestelde hoeveelheden die in de inventaris zijn opgenomen op

jaarbasis - Het maximum van 50 punten wordt toegekend aan de kandidaat met de beste prijs. De

andere kandidaten krijgen punten volgens de verhouding van hun prijs tot de beste prijs (regel van drie).

III. 5.2. De kwaliteit (50%) Voor dit criterium kunnen, onder andere, volgende elementen afgetoetst worden: - De kwaliteit van de strategie op de opdracht; - De kwaliteit van de visie op de opdracht;

15

- De voorgestelde dienstverlening, product, of plan om de kwaliteit te bereiken en de duidelijkheid en relevantie ervan;

- De snelheid die voor een bepaalde dienstverlening, realisatie van een product, plan, ondersteuning kan worden gewaarborgd, meer specifiek op het vlak van crisiscommunicatie en onverwachte ontwikkelingen

- De voorgestelde vorm van samenwerking met de opdrachtgever; - De mate waarin de continuïteit van de communicatiebegeleiding doorheen het hele traject

wordt gewaarborgd (bijv.De mogelijkheid van uitbreidbaarheid of vervangbaarheid van het team indien die nodig zou blijken en de snelheid waarmee deze uitbreiding kan gebeuren)

Duiding bij de beoordelingselementen Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte duidelijk maar beknopt zijn visie weergeeft op de opdracht en uitlegt hoe hij, gegeven de doelstellingen en verwachte finaliteit, en gegeven de communicatiemiddelen die hij op jaarbasis kan afnemen, meent tot optimale resultaten te kunnen komen, welke strategie en middelen hij daarvoor -in welke fases- op hoofdlijnen denkt te moeten inzetten en waarom hij bepaalde communicatieacties voorziet. De inschrijver verduidelijkt eveneens welke producten volgens hem zeker nog ontbreken in de inventaris (post 16) om zijn globale strategie te kunnen waarmaken. Met de opdracht wordt gestreefd naar verruiming van draagvlak voor het proces Ontwikkeling Havengebied Antwerpen en voor de acties en projecten die daaruit voortvloeien. Tijdens de uitvoering van de opdracht zal intensief moeten gewerkt worden aan het opvangen van spanningsvelden, het verhogen van draagvlak en het verminderen van weerstanden. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij verduidelijkt hoe hij op een efficiënte wijze én proactief denkt om te gaan met spanningsvelden en crisismomenten die zich zeker zullen voordoen. Hij kadert die aanpak eveneens in zijn globale strategie. Verder toont de inschrijver aan welke projectstructuur hij voorziet om efficiënt en doortastend samen te werken met de opdrachtgever en verduidelijkt hij hoe hij de kwaliteit van de begeleiding in alle omstandigheden denkt te kunnen waarborgen. B. UITVOERING VAN DE OPDRACHT

B.1. ALGEMENE UITVOERINGSBEPALINGEN B.1.1. UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING) De opdracht heeft een initiële looptijd van 1 jaar, te rekenen vanaf de dag volgend op de datum waarop de opdracht is gesloten met een mogelijkheid om 3 maal te verlengen. B.1.2. DIENSTVERLENINGSPLAATS (ART. 149 KB UITVOERING) De diensten worden uitgevoerd te Brussel en/of Antwerpen. B.1.3. LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat uit: a) de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering;

16

b) de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) het opstellen van de processen-verbaal; e) de opleveringen; f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven

van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

B.1.4. BORGTOCHT (ART. 25 TOT EN MET 33 KB UITVOERING) a) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW.

b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de

sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid de dienstverlener in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name:

1° in speciën; 2° in publieke fondsen; 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een

verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving.

Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.

c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid.

Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.

d) De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de oplevering.

B.2. BETALINGEN B.2.1. WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING) De diensten worden betaald door tweemaandelijkse betalingen in mindering. De aanvangsdatum van de maandperiodes blijft onveranderd tijdens de hele opdracht. Hij wordt vastgelegd bij bericht van de aanbestedende overheid, zo niet geldt de eerste dag van de maand.

17

Een post tegen een globale prijs wordt betaald naar verhouding van het uitgevoerde gedeelte. B.2.2. PROCEDURE (ART. 150 EN 160 KB UITVOERING) Art. 150 Nazicht diensten Algemeen: Zowel voor de betalingen in mindering, de betaling van het saldo als voor de eenmalige betaling van de opdrachtsom dient de dienstverlener een gedateerde en ondertekende schuldvordering in te dienen die steunt op een gedetailleerde staat van diensten. Onder “betaling van het saldo van de opdracht” wordt verstaan de laatste betaling van de uitgevoerde en aanvaarde diensten, met uitzondering van die diensten die tijdens de waarborgtermijn moeten worden uitgevoerd. Enkel de prestaties die zijn uitgevoerd overeenkomstig de opdrachtdocumenten en die niet zijn geweigerd, komen in aanmerking voor opname in de staat van de gerealiseerde diensten. Anderzijds houdt de opname in deze staat niet in dat de desbetreffende diensten zouden aanvaard zijn. De diensten en prestaties, die in de staat van de gerealiseerde diensten worden opgenomen, moeten uitgesplitst worden per bestelling of per gegeven aanvangsbevel. Als de diensten uitgevoerd zijn in verschillende perioden, moeten de gevorderde bedragen per periode uitgesplitst worden. De meerprestaties die op schriftelijk bevel van de aanbestedende overheid worden uitgevoerd tegen eenheidsprijzen die de dienstverlener heeft voorgesteld maar de aanbestedende overheid nog niet heeft aanvaard, worden opgenomen in bisstaten en met afzonderlijke schuldvordering ingediend. Voor de betaling van meerprestaties bij toepassing van art. 151 AUR dient de aldus gedateerde en ondertekende schuldvordering uitdrukkelijk te verwijzen naar het geschreven bevel van de aanbestedende overheid tot uitvoering van de (meer)prestaties. Verificatietermijn: Binnen de 30 dagen na ontvangst van de gedateerde en ondertekende schuldvordering maakt de aanbestedende overheid, op grond van haar eigen gegevens, de verbeterde staat op van de uitgevoerde prestaties die voor betaling aanvaard worden. Het voor betaling aanvaarde bedrag wordt opgenomen in een proces-verbaal. De prestaties die niet op dit proces-verbaal voorkomen, maar die wel door de dienstverlener gevorderd werden, dienen derhalve beschouwd te worden als prestaties die niet voor betaling in aanmerking komen. De dienstverlener vertrekt van de gegevens die de aanbestedende overheid heeft aanvaard voor het opmaken van zijn volgende gedetailleerde staat van uitgevoerde diensten. De gegevens die de aanbestedende overheid niet heeft aanvaard, mag de dienstverlener opnemen in een bisstaat om zijn eventueel recht op een latere betaling te vrijwaren.

18

Indien bepaalde documenten en verantwoordingsstukken ontbreken die nodig zijn voor de verificatie van de ingediende schuldvordering, zal de dienstverlener worden verzocht deze stukken binnen de zeven kalenderdagen in te dienen. De verificatietermijn wordt in voorkomend geval verlengd met het aantal dagen dat de bovenvermelde termijn van zeven kalenderdagen voor de indiening van de ontbrekende documenten en verantwoordingsstukken wordt overschreden. De afwijking kan als volgt worden gemotiveerd: Het zou niet billijk zijn dat de aanbestedende overheid gehouden is tot het betalen van verwijlintresten, wegens het verstrijken van de verificatietermijn zonder dat ze de mogelijkheid heeft gehad een controle uit te voeren. Deze controle is immers onmogelijk door het nalaten van de dienstverlener om de nodige verantwoordingsstukken in te dienen. De datum van binnenkomen van de schuldvordering is maar geldig voor het verdere verloop van het dossier, als de adressering van de schuldvordering dezelfde is als deze opgegeven in de opdrachtdocumenten. De vorderingsstaten worden gericht aan: Afdeling Personeel en Logistiek Departement Mobiliteit en Openbare Werken T.a.v. Laura Vanderwegen Koning Albert II-laan 20, bus 2 1000 Brussel Bij foute adressering zal de aanbestedende overheid de datum van werkelijke ontvangst van het desbetreffende document als bindend in rekening brengen voor het bepalen van de termijn waarbinnen de verificatie of betaling moet gebeuren. Art. 160 Betalingen Van het proces-verbaal vermeld in art. 150 wordt onmiddellijk een afschrift verstuurd naar de dienstverlener met de vraag om voor het aanvaarde bedrag binnen de 5 kalenderdagen een factuur in te dienen. De facturen die op naam van het Vlaams Gewest worden opgesteld, worden gericht aan: Afdeling Begroting en Boekhouding van de Vlaamse overheid Departement Mobiliteit en Openbare Werken t.a.v. Leveranciersboekhouding Koning Albert II-laan 20, bus 2 1000 Brussel. Bij zijn factuur voegt de dienstverlener de factuuraanvraag. De datum van binnenkomen van de factuur is maar geldig voor het verdere verloop van het dossier, als de adressering van de factuur dezelfde is als deze opgegeven in de opdrachtdocumenten.

19

Bij foute adressering zal de aanbestedende overheid de datum van werkelijke ontvangst van het desbetreffende document als bindend in rekening brengen voor het bepalen van de termijn waarbinnen de betaling moet gebeuren. De betalingstermijn wordt geschorst naar rato van het aantal dagen: 1) van overschrijding van de termijn van 5 kalenderdagen waarover de dienstverlener

beschikt om zijn factuur in te dienen; 2) dat nodig is om het antwoord van de dienstverlener te ontvangen, wanneer de

aanbestedende overheid hem, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, moet ondervragen over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schuld zoals bedoeld in artikel 30bis, §4 en 30ter, §4 van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, respectievelijk artikel 403 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992.

B.2.3. OVERIGE BEPALINGEN

a) Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt.

b) Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk

Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.

B.3. INTELLECTUELE RECHTEN EN VERTROUWELIJKHEID B.3.1. INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOWHOW (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING) De aanbestedende overheid verkrijgt de intellectuele eigendom op alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van slagzinnen, beeldtaal, signatuur en eventuele ideeën die niet verder uitgewerkt werden. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de dienstverlener als ten aanzien van de onderaannemer waarop de dienstverlener een beroep doet voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. B.3.2. BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen.

B.4. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN B.4.1. STRAFFEN (ART. 45 KB UITVOERING)

20

a) Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf. b) De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - de inbreuk is gepleegd; - er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen,

wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf

toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld.

Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een

recidiverende dienstverlener mogelijk is. B.4.2. VERTRAGINGSBOETES (ART. 46 EN 154 KB UITVOERING) De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering. B.4.3. RECHTSVORDERINGEN (ART. 73 KB UITVOERING) Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

B.5. OPLEVERING B.5.1. OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING) Voor deze opdracht is er een éénmalige oplevering op het einde van de opdracht, die tevens geldt als definitieve oplevering. B.5.2. KOSTEN VAN DE OPLEVERING (ART. 18 KB PLAATSING) De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijn laste.

B.6. UITVOERINGSVOORWAARDEN B.6.1. NON-DISCRIMINATIE

21

De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…

De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid). De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.

Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.

Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.

De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden. B. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN EN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN B. 1. KONINKLIJK BESLUIT VAN 26.9.1996 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE

UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN

ART. 4 en 5. BETALINGSMODALITEITEN EN VOORSCHOTTEN

22

De diensten worden voor afgeronde diensten betaald door tweemaandelijkse betalingen in mindering . Voor elke twee maanden zal ook een voortgangsrapport worden opgemaakt dat als basis dient voor de betaling, en een beschrijving van de geleverde prestaties bevat. De aanvangsdatum wordt vastgelegd bij het aanvangsbevel tot het starten der diensten. Het eerste voortgangsrapport wordt voorgelegd op de eerste dag van de tweede maand volgend op het aanvangsbevel. Een post tegen een globale prijs wordt betaald naar verhouding van het uitgevoerde gedeelte. ‘Onvoorzienbare diensten’ worden na goedkeuring van de aanbestedende overheid betaald op basis van door de aanbestedende overheid aanvaarde facturen. B. 2. ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHTEN

VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN EN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN

De leidend ambtenaar zal bij de uitvoering van de communicatieopdracht frequent overleggen en terugkoppelen met de ‘Procesmanager’, Jan Hemelaer. De procesmanager neemt in regel de beslissingen over het communicatiedossier. De procesmanager verzorgt de implementatie van OHA en wordt daarin bijgestaan door een zogenaamd procesteam. De procesmanager wordt ondersteund door een procesbegeleidingsbureau. Er is degelijk en

accuraat overleg nodig tussen de dienstverlener en voormeld procesbegeleidingsbureau. HOOFDSTUK III. TECHNISCHEVOORSCHRIFTEN ________________________________________________________________ III. 1. PROJECTOMSCHRIJVING Algemene inleiding Het havengebied van Antwerpen strekt zich uit over de rechter- en linkeroever van de Zeeschelde ter hoogte van het grondgebied van de stad Antwerpen, van de gemeente Beveren en van de gemeente Zwijndrecht. Historiek Over Ontwikkeling Havengebied Antwerpen In 2009 koos de Vlaamse Regering ervoor om het havengebied Antwerpen verder te ontwikkelen. Die economische groei gebeurt zoveel mogelijk met oog voor leefbaarheid, duurzame mobiliteit, landbouw, natuur en erfgoed.

Maatschappelijk Meest Haalbare Alternatief De Vlaamse Regering heeft een duidelijke visie ontwikkeld op het Antwerpse havengebied: 'de uitbouw van een duurzame haven voor de toekomst (2030), waarbij nieuwe welvaart wordt

23

gecreëerd in een leefbare en gezonde omgeving'. Die visie kwam tot stand door intensief overleg met provincies, gemeenten, belangenorganisaties en experts. Hoe de haven verder zal groeien, is vastgelegd in het 'Maatschappelijk Meest Haalbare Alternatief' (MMHA). Dat plan is het resultaat van jaren studiewerk, waarbij verschillende scenario's werden afgewogen en vergeleken. De effecten van de verschillende scenario's werden beoordeeld in een milieueffectenrapport (plan-MER) en ter kennisgeving voorgelegd aan de bevolking. De ontwikkeling van de haven heeft op beide Scheldeoevers een eigen karakter. Op de Rechterscheldeoever, waar de haven al sterk uitgebouwd is, kiest de Vlaamse Regering voor 'inbreiding'. Ook op de Linkerscheldeoever is dat het geval, maar daar komt er nog ongeveer 1000 hectare bij voor extra havenactiviteiten.

Gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan De komende jaren wordt het MMHA concreet gemaakt in plannen en projecten. Die zijn er voor sluizen, wegen, spoorwegen, fietspaden, bedrijventerreinen, natuurgebieden ... De ruimte die daarvoor nodig is, heeft de Vlaamse Regering afgebakend in een gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan (GRUP). Het GRUP 'Afbakening zeehavengebied Antwerpen' legt de contouren vast van de toekomstige havenontwikkeling. Het geeft ook aan welke gebieden in de onmiddellijke omgeving van de haven bestemd blijven voor landbouw, waar natuur ontwikkeld wordt en waar buffers komen tussen dorpskernen en het havengebied. Sommige ontwikkelingen staan niet in het GRUP. Dan is er nog onderzoek nodig of gaat het om maatregelen die mogelijk zijn zonder ruimtelijk uitvoeringsplan.

Het actieprogramma Samen met het GRUP keurde de Vlaamse Regering ook een uitgebreid actieprogramma goed. Dat moet ervoor zorgen dat de groei van het Antwerpse havengebied samengaat met leefbare polderdorpen, een duurzame landbouw en robuuste natuur. Het gaat om maatregelen die de leefbaarheid van de woonkernen en de landbouw verbeteren, of zich richten op natuur, milieu, mobiliteit, erfgoed, recreatie en waterbeheer. Sommige gronden in het havengebied krijgen een andere bestemming. Daarom zijn ook onteigeningsplannen en een sociaal begeleidingsplan uitgewerkt.

Officiële documenten GRUP: http://www2.vlaanderen.be/ruimtelijk/grup/00200/00202_00001/

actieprogramma: http://www.mow.vlaanderen.be/sph/antwerpen/uitvoering.php

24

III. 2. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT III.2.1. Communicatiedoelstellingen Deze dienstenopdracht heeft tot doel om het maatschappelijk draagvlak te vergroten voor de realisatie van de verschillende deelprojecten van OHA en het bijhorende flankerende beleid. Onderliggende doelstelling is om zoveel mogelijk burgers die positief of negatief betrokken zijn bij het havengebeuren, te voorzien van tijdige en correcte informatie over de processen die in de komende jaren worden gevoerd, de timing ervan en de concrete projecten die ze tot gevolg hebben. Ten slotte moet de communicatie ook leiden tot een brede sensibilisering van de bevolking rond de voordelen van het maatschappelijk meest haalbare alternatief en de (infrastructuur)projecten die daaruit voortvloeien voor de ontwikkeling van het Antwerpse havengebied. Sinds een aantal jaren volgt een kerngroep en werkgroep communicatie het communicatiejaarplan op ter ondersteuning van de procesmanager. Een van de hoofdprincipes van de OHA-communicatie is: betrokkenen worden allereerst op de hoogte gebracht van nieuwe ontwikkelingen. De communicatieproducten die daarvoor ontwikkeld worden, komen tot stand in samenspraak met de bemiddelaar, met betrokken overheidsinstanties en andere partners. De communicatie moet blijven inzetten op dialoog met partners en tegenstanders. Ze moet ertoe bijdragen dat weerstanden worden verminderd of omgebogen door de maatschappelijke actoren van correcte en tijdige informatie te voorzien Het is een kwalitatief proces over meerdere jaren. Er moet verder gebouwd worden aan bondgenootschappen met de belangrijkste spelers in het havengebied, met omwonenden en ten slotte ook met de burger in het algemeen. De communicatie zal op een transparante wijze moeten groeien. III.2.2. Realisatie van de opdracht De opdracht die dient opgenomen te worden zal veelzijdig zijn en gaat van het leveren van strategische input over het leveren van communicatieadvies, het bieden van alle mogelijke ondersteuning in het kader van communicatie, het bewaken van het communicatieproces het uitwerken en realiseren van diverse producten die nodig zijn om te informeren, te sensibiliseren of om participatie te ondersteunen, het opzetten van e-participatie, sociale netwerken …enzovoort. De communicatieopdracht wordt opgenomen door de leidende ambtenaar in samenwerking met de inhoudelijke Procesmanager, Jan Hemelaer of zijn inhoudelijke vertegenwoordiger. Daarnaast volgt een Kerngroep en Werkgroep communicatie, het verloop van de communicatieopdracht op. In de werkgroep zitten vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten en provincies, de Vlaamse overheid, het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, de Maatschappij Linkerscheldeoever lokale overheden en andere betrokken partners. De werkgroep komt tijdens de uitvoering van de opdracht twee keer per jaar samen. De kerngroep volgt in detail de acties van kortbij zal op. Deze groep vergadert maandelijks. De dienstverlener bereidt de vergadering inhoudelijk voor, zorgt voor agenda, verslag, presentaties, …

25

De opdracht omvat enerzijds de overkoepelende communicatie voor OHA en anderzijds een stuk projectcommunicatie in het kader van het actieprogramma. Via een aantal recurrente communicatieacties die op bestelling kunnen afgenomen worden, wil de opdrachtgever jaar na jaar het realiseren van een maatschappelijk draagvlak voor de haven en haar activiteiten versterken. Dit gebeurt uiteraard door ook de kritische stemmen een plaats te geven in het proces en in de communicatie-aanpak. III.2.4. Stand van zaken op het vlak van communicatie en participatie De overkoepelende communicatie voor OHA onder leiding van de procesmanager werd opgestart in 2012 De jaren voordien werd door de verschillende lokale overheden en partners al wel op lokaal vlak communicatie gevoerd. Bijvoorbeeld aangaande de ontwikkeling van nieuwe natuurgebieden, het flankerend landbouwbeleid voor het Opstalvalleigebied, de ontwikkeling van een logistiek Park, de realisatie van onderdelen van het Sigmaplan, … De voorliggende opdracht is dan ook in de eerste plaats bedoeld om de overkoepelende OHA communicatie verder te zetten. De opdracht heeft uitdrukkelijk niet de bedoeling om in de plaats te treden van de door de verschillende overheden gevoerde communicatie, al wordt er wel naar gestreefd om de lopende communicatie-initiatieven waar mogelijk en aangewezen meer te coördineren. Voorbeelden van een aantal communicatie initiatieven vindt u op de website: www.havenvandetoekomst-antwerpen.be onder publicaties. Bv. De nieuwsbrieven zijn gericht aan omwonenden van gebieden die in de toekomst mogelijks anders ingericht worden. De Havenkrant is bedoeld voor een breed publiek. III.2.5. Verwachtingen ten aanzien van de dienstverlener Zoals eerder beschreven start de opdracht vanaf het moment dat het startbevel wordt gegeven en loopt vervolgens over één kalenderjaar. Na het eerste kalenderjaar kan de opdracht verlengd worden. Bij het invullen van de opdracht is het belangrijk om daarom permanent rekening te houden met het globale tijdpad en het tijdpad van de verschillende onderdelen. Bij het uittekenen en realiseren van de opdracht zullen specifieke communicatiedoelstellingen het eerste, tweede en derde aannemingsjaar evolueren. 2. Algemene communicatieopdracht vanaf de gunning Volgende deelopdrachten behoren (kunnen behoren) tot de opdracht 1:

1. Inventarisatie (GP) De dienstverlener dient zich vooraf te vergewissen van de complexiteit van de opdracht, Hij

1 Indien van sommige deelopdrachten op jaarbasis minder een gebruik gemaakt wordt, kan de dienstverlener geen schadevergoeding van welke aard ook vragen, tenzij het samengevoegd bedrag van alle deelopdrachten op jaarbasis < 50.000 euro.

26

dient daartoe alle nodige en relevante gegevens te verzamelen om zo duidelijk mogelijk een zicht te krijgen op de bestaande situatie, de bestaande doelgroepen en de doelgroepen die hij meent te moeten aanspreken. De dienstverlener zal de nodige kennis verwerven over de context waarbinnen OHA zich situeert. Ongetwijfeld moet hij zich ook op wetgevend, procedureel, organisatorisch, maatschappelijk en politiek vlak informeren, rekening houdend met alle voorbije communicatiemomenten en andere gebeurtenissen, knelpunten en/of lacunes die al te detecteren vallen. Er dient een inventaris te worden opgemaakt van alle belangengroepen, de rol die ze normaliter spelen in het proces, zodat er een duidelijk beeld ontstaat van eventueel over het hoofd geziene partijen, van de bestaande kennis en ook de meningen, houdingen en/of strategische keuzes van alle partijen en van hun communicatiebehoeften. Verder moet aangeduid worden hoe, rekening houdend met de huidige stand van zaken, op dit alles best kan worden ingespeeld met gepaste communicatie. De inventaris dient tevens te beantwoorden aan wat de aanbestedende overheid noodzakelijk of strategisch gewenst vindt. Bij elk project dat ten gevolge de implementatie van het Strategisch Plan voor de Haven van Antwerpen wordt gestart, dient deze oefening herhaald te worden. De dienstverlener baseert zich hiervoor op de bestaande communicatiestrategie en het huidige communicatieplan dat het opdracht gevend bestuur ter beschikking stelt. Het zal eerder gaan over het toetsen van de oriëntatie van de communicatie dan over een exhaustieve inventarisatie Volgende activiteiten maken minstens deel uit van deze post:

- Een doorlichting van het project en van de doelgroepen en de mate waarin ze op dit ogenblik bij het project betrokken zijn. Daartoe dient de impact van het project te worden onderzocht naar zijn socio-economische, maatschappelijke en natuurlijke aspecten. Bedreigingen en opportuniteiten en uitdagingen en kansen dienen in kaart gebracht te worden.

- Interviewen van betrokken sleutelfiguren bij de departementen Ruimtelijke Ordening, Mobiliteit en Openbare Werken, en Leefmilieu van de Vlaamse overheid, bij de Maatschappij Linkerscheldeoever en het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen en de betrokken steden en gemeenten. De lijst van te contacteren personen zal door de opdrachtgever verleend worden.

- Interviewen of enquêteren van externe sleutelfiguren indien nodig. - Het verkennen van mogelijk interessante communicatiekanalen en perscontacten

De dienstverlener brengt de bestaande toestand grondig in kaart op een wijze dat de gegevens ook doorheen het latere proces gemakkelijk geverifieerd, geanalyseerd en geactualiseerd kunnen worden. Deze fase resulteert in een degelijke rapportage, die binnen de maand nadat de opdracht daartoe gegeven is, dient afgerond te zijn en voorgelegd moet worden.

2. Evalueren van het strategisch communicatieplan (GP) Op basis van de resultaten van de inventarisfase, wordt het strategisch communicatieplan geëvalueerd en waar nodig aangevuld of bijgestuurd. Suggesties daarvoor worden voorgelegd aan het kernteam en de procesmanager. Het strategisch communicatieplan is een plan op lange termijn (bredere horizon van 5 jaar), bevat de uitgewerkte communicatiestrategie en zet de lijnen uit voor de acties die zeker zullen geïmplementeerd worden. In dit luik moet minstens een antwoord gegeven worden op volgende elementen:

- Het doel van de korte en langetermijncommunicatie. - De wijze waarop de opdrachtgever meent de gestelde doelen te kunnen bereiken.

27

- De wijze waarop de verschillende doelgroepen (die in de inventaris zijn opgelijst) kunnen bereikt worden en wanneer.

- De boodschap(pen) van de communicatie die in stijgende lijn dienen opgebouwd te worden doorheen het project.

- De toonzetting die nodig is (rekening houdend met de verschillende doelgroepen). - De gevoeligheden en hoe ze dienen aangepakt te worden(zowel politieke als andere). - Het gedetailleerde tijdpad en de mijlpalen. - De wijze waarop de dienstverlener denkt om te kunnen gaan met de pers en hoe hij

redactionele aandacht zal verhogen. - De communicatiemiddelen die zullen worden ingezet. - …..

Het plan dient specifieke aandacht te hebben voor de wijze waarop een algemeen draagvlak kan gecreëerd worden, rekening houdend met de verschillende functies/belangen zoals: economie, landbouw, natuur, leefbaarheid van de dorpen, landschap en erfgoed…. Er wordt een overzicht gegeven van alle mogelijke inspanningen en acties die niet alleen op tegenkanting kunnen inpikken, maar ook op elementen die onderscheiden doelgroepen kunnen binden aan elkaar en hoe ze daartoe dienen benaderd te worden. Deze fase resulteert eveneens in een rapportage, die binnen de kalendermaand na de opdracht die daartoe gegeven wordt, wordt afgerond. Tussentijds zullen echter dringende acties ook al voorbereid en uitgewerkt worden. Het bijsturen van het strategisch communicatieplan wordt beschouwd als een dynamisch gegeven, dat ook nog na het indienen van de rapportage kan en dient aangepast te worden aan wijzigende noden en omstandigheden. Een open houding naar mogelijke andere gedifferentieerde visies moet hierbij primeren. Aanpassingen aan het strategisch communicatieplan worden, indien noodzakelijk, maandelijks ingevoegd en gevalideerd in het communicatieoverleg.

3. Vertalen van het strategisch communicatieplan in een operationeel communicatieplan met perspectief tot begin 2019 en detailleren van de acties die nodig zijn om de gestelde doelstellingen te behalen (GP)

Na invulling van het korte en lange termijn strategisch plan, zullen de hoofdlijnen van dit plan zo concreet en zo spoedig mogelijk vertaald worden in een operationeel communicatieplan dat in een eerste fase (begin 2016- begin 2019) de verantwoordelijkheden uitzet en tot in detail de korte termijnacties plant en uitwerkt. Er zullen meerdere operationele communicatieplannen nodig zijn. De dienstverlener stelt alles in het werk om via duidelijke actie/communicatieplannen de voortgang van proces en acties te bewaken en er degelijk over te rapporteren.

4. Communicatieoverleg in Brussel of Antwerpen(VH uren) Maandelijks, wordt communicatieoverleg georganiseerd met de kerngroep communicatie, bestaande uit inhoudelijke vertegenwoordigers van de overheid, de (communicatie)verantwoordelijken van de haven van Antwerpen en de MLSO, en andere

28

belangrijke partners. Tijdens het overleg wordt o.a.: - De implementatie van het strategisch communicatieplan besproken en wordt het plan

desgevallend aangepast - Het actie/communicatieplan in detail overlopen - Afspraken over de te ondernemen communicatieve acties gefixeerd - Free publicity mogelijkheden onderzocht - Een analyse gemaakt van de weerstanden - Communicatieproducten gevalideerd - Extra wensen van de opdrachtgever tengevolge wijzigende omstandigheden naar voor

gebracht - ….

Er wordt op gewezen dat alle specifiek bij een communicatieactie horende diensten dienen inbegrepen te zijn. De dienstverlener bereidt de vergadering inhoudelijk voor, stelt een agenda op, zorgt voor uitnodiging en maakt van ieder overleg de notulen (binnen de vier kalenderdagen en goed te keuren door de opdrachtgever). De dienstverlener doet dat ook voor de werkgroep communicatie die twee keer per jaar vergadert. Nodige presentaties worden gecoördineerd door de dienstverlener.

5. Leveren van communicatieadvies (VH uren) De opdrachtgever kan specifiek advies vragen betreffende de aanpak van al dan niet geplande acties, n.a.v. gebeurtenissen enz. Het advies wordt in regel schriftelijk binnen een termijn van 1 kalenderdag verleend. Waar een langere tijd nodig wordt geacht, zal dit door de opdrachtgever gespecifieerd worden.

6. Communicatieondersteuning (VH uren) De ondersteuning betreft voornamelijk:

- Het voorbereiden en actief deelnemen aan vergaderingen, bijeenkomsten over nog op te starten initiatieven (bv. stuurgroepen, directiemeetings, interne stakeholdersmeetings…)

- Het voeren van deskresearch over zaken die de aanbestedende overheid wenst uitgeklaard te zien (bv. aanpak in andere projecten, onderzoek naar vlot lopende informatiecentra, naar opportuniteit van infomarkten,…)

- Organiseren van een mailing over specifiek aan de opdracht gerelateerde zaken - Opstellen van ontwerpbrieven, mails - …

In geval van meerdaagse (al dan niet buitenlandse) bijeenkomsten, vergaderingen, kunnen per dag (per persoon) maximaal 8 uren aangerekend worden.

7. Crisiscommunicatie (VH) en persbenadering (GP) Door omstandigheden kunnen er zich crisissituaties voordoen. Met een afzonderlijke post wordt in deze situaties (7 dagen op 7, 24 uur op 24) crisisbegeleiding voorzien (VH). Wanneer de omstandigheden doorheen het proces gunstig blijven en deze post niet aangesneden wordt, kan de dienstverlener hierrond geen schadevergoeding vragen.

29

Actieve persbenadering (GP) : Een proactief persbeleid dient ingezet te worden. De pers wordt op de voet gevolgd. Er wordt niet geaarzeld om de opdrachtgever bij foute informatie in de pers, te adviseren over het al dan niet rechtzetten van die informatie. De dienstverlener dient te beschikken over een intensief persnetwerk, zodat de opdrachtgever (de aangeduide woordvoerder), snel kan inspelen op opportuniteiten en daarbij begeleid wordt door de dienstverlener. De dienstverlener actualiseert de bestaande perslijst voor het OHA project doorlopend tijdens de opdracht. Persmonitoring (GP): Gedurende de opdracht worden alle publicaties, (web)artikels, blogs, jaarboeken of twitter, interviews enz,… die verschijnen, door de dienstverlener verzameld en geregistreerd. De dienstverlener vult waar nodig, ontbrekende informatie aan (ook audiovisuele zaken) en stelt alles in het werk om met de verkregen informatie het actieve persbeleid te ondersteunen. Een bundeling van de resultaten gebeurt tweemaandelijks. Persberichten worden dagelijks afgeleverd voor 9.30u. Verspreiden persberichten (VH stuks): deze opdracht omvat het opstellen en verspreiden op vraag, van persberichten naar de nationale, regionale of lokale pers, bv. in het kader van een belangrijke mijlpaal of ontwikkelde activiteit. Organisatie persconferentie (VH stuks): dit houdt in: voorbereiding en bespreking van de strategie met de opdrachtgever, voorbespreking met de sprekers, praktische organisatie, het uitnodigen van de pers, het inhoudelijk (helpen) verzorgen van de persconferentie, incl. opmaak PPT’s, persmap ontwikkelen en klaarmaken, redactie, concept en drukken van de nodige exemplaren van een persmededeling of uitgebreid dossier, het bijwonen en assisteren van de PC, het verzorgen van de catering (telkens voor 50 p). De opdrachtgever zorgt voor de zaal. De mogelijkheid bestaat dat de opdrachtgever zelf broodjes en drank bestelt of zelf het hele gebeuren organiseert. De dienstverlener kan zich hiertegen niet verzetten en kan geen schadevergoeding van welke aard dan ook vragen voor het niet-uitvoeren van deze post.

8. Organiseren van informatievergaderingen en workshops - catering (VH stuks) Een aantal informatiebijeenkomsten die zich richten tot specifieke doelgroepen (landbouwers, milieuverenigingen, natuurverenigingen, gemeentebesturen, jongerenorganisaties en jeugdbewegingen, middenstand en horeca, industrie, vakverenigingen, middenorganisaties, plaatselijk betrokken inwoners, de burger…..) zijn nodig. Elke informatievergadering wordt ingevuld volgens de behoeften van de doelgroep. Daarnaast zijn ook een aantal themagerichte workshops aan de orde die gericht zijn op interactieve informatie-uitwisseling waarop deelnemers kunnen participeren. Deze workshops kunnen gericht zijn naar een multistakeholderspubliek, naar een specifieke stakeholdersgroep of naar een selectie van bevolking- of bewonersgroepen. Deze post houdt o.m. volgende in:

- Voorafgaande prospectie, voorbereiding en bespreking: de dienstverlener voorziet per specifieke groep of actie een concept op maat

- Samenstellen van het panel en de sprekers, het voorzien in een moderator, bij workshops in begeleiders en notulanten

- Voorbespreking met de sprekers, panelleden, moderator, met door de opdrachtgever ingehuurde hostesses…

- De praktische organisatie - Het opstellen van zo concreet mogelijke aanwezigheids- en doelgroepenlijsten en de

30

actualisatie daarvan - De (digitale en/of print)-uitnodigingen voor de doelgroep en de opvolging ervan - Het inhoudelijk verzorgen van de informatievergadering of de workshop, inclusief het

samenstellen van een infomap (mappen en relevante brochures of insteeknota’s worden ter beschikking gesteld) en het bij elkaar brengen van het informatiemateriaal

- Redactie, concept en drukken van de noodzakelijke exemplaren van een agenda met actuele informatie of benodigde documenten

- Aanwezigheid op de informatievergadering of workshop - Het begeleiden van de informatievergadering of workshop (door te rekenen per

ingezette facilitator) - Opvang en catering ter plaatse (50 personen per informatiemeeting of workshop)

Er dient van uitgegaan te worden dat de informatievergaderingen en de workshops in regel ’s avonds georganiseerd worden. De opdrachtgever zorgt voor de zaal (en accommodatie). De mogelijkheid bestaat dat de opdrachtgever zelf voor broodjes en drank zorgt. In dit geval kan de dienstverlener geen schadevergoeding van welke aard ook eisen voor het niet-uitvoeren van deze post. 9. Organisatie van het Centraal Netwerk (FH stuks) Twee maal per jaar wordt overleg met het centraal netwerk georganiseerd. De dienstverlener doet voorstellen voor het dagprogramma op basis van de vergaderingen van het procesteam. De dienstverlener regelt de locatie, de uitnodiging en opvolging van de inschrijvingen. De opdrachtgever staat in voor de catering op basis van een voorstel dat de dienstverlener bezorgt. De dienstverlener stelt een draaiboek op van het evenement. De dienstverlener coördineert de inhoudelijke presentaties die tijdens de vergadering van het Centraal Netwerk aan bod komen en giet ze in een eenvormig sjabloon. Waar nodig staat de dienstverlener bij om te modereren, ppt te bedienen, enz.

10. Presentatie / audiovisueel materiaal (VH stuks) en andere visualisaties Door de dienstverlener wordt een presentatievideo van 5 minuten uitgewerkt. Deze opdracht kan in onderaanneming worden gerealiseerd en houdt het volgende in:

- Het uitwerken van een totaalconcept op maat - Het verzamelen van informatie, filmmateriaal, kaarten en fotomateriaal indien nodig - Het uitschrijven van het scenario - De volledige productie (incl. inspreken en plaatsen onderschriften)

De dienstverlener staat in voor de volledige begeleiding van de cineast bij filmen en monteren. Daarnaast kan het ook voorkomen dat bepaalde delen van het project op een andere wijze dienen gevisualiseerd te worden bv. met een maquette of digitale ruimtelijke voorstelling. De aannemer voorziet een vaste stukprijs voor dergelijke visualisatie.

11. Opmaak folders, brochures (VH stuks) De dienstverlener voorziet in folders in een aantrekkelijke vormgeving, passend in een projectstijl, op milieuvriendelijk papier en van goede drukkwaliteit. Voor elke te realiseren folder dient uitgegaan te worden van een drieluikfolder (A4 driedubbelgevouwen). De dienstverlener

31

verzorgt het concept, de redactie en de volledige productie, inbegrepen het aanleveren van illustratief materiaal indien dit niet bij de opdrachtgever ter beschikking is… Vanzelfsprekend zullen alle ontwerpen en teksten een finaal akkoord krijgen van het projectteam van de opdrachtgever vooraleer ze in print kunnen gaan bij een medium, een drukker of een andere ‘uitvoerende aannemer’. De procesmanager geeft de ‘goed voor druk’. In de eenheidsprijs dient ook het opmaken en actueel houden van een verspreidingslijst en de verspreiding zelf voorzien te worden. Voor het opmaken van een brochure wordt telkens uitgegaan van A4 formaat met 28 pagina’s. Dezelfde voorwaarden als bij de opmaak van een folder gelden. De vermoedelijke hoeveelheid van folders bedraagt telkens 15.000 exemplaren, van meer uitgebreide brochures: 5.000 exemplaren.

12. Nieuwsbrief (VH-stuks) De opdrachtgever wil meerdere nieuwsbrieven uitgeven. Ze worden digitaal en in print verspreid en kunnen gericht zijn naar de bevolking of naar specifieke doelgroepen. Het formaat wordt vastgesteld op 2 x een dubbelgevouwen A3 pagina (8 pagina’s geniet). In print wordt telkens voorzien in een oplage van 5.000 exemplaren. De digitale nieuwsbrief wordt digitaal opgenomen en goed gestructureerd aangeboden op de website van het Strategisch Plan van de Haven van Antwerpen en op de website van de Bemiddelaar voor Grootschalige Vlaamse Infrastructuurprojecten. De bemiddelaar speelt een belangrijke rol in het realiseren van een maatschappelijk draagvlak voor havenprojecten. Zij zal nauw betrokken zijn in de realisatie van alle communicatieopdrachten die voorliggen evenals de betrokken projectpartners. In de opdracht zijn o.a. inbegrepen:

- Het aanmaken in print en digitaal van concept tot productie (teksten, illustraties, foto’s) in samenspraak met de opdrachtgever

- Het beantwoorden aan de toegankelijkheidsvereisten voor de publicatie van elke nieuwsbrief op de website

- Het spontaan en tijdig aanbieden van de link (attendering en aanbieden url-pagina) van de digitale nieuwsbrief aan ondersteunende organisaties of verenigingen

- Het opmaken van een doelgroepenlijst (rekening houdend met spam en privacyrichtlijnen) voor de verspreiding van de printnieuwsbrief en de digitale nieuwsbrief

- Het elektronisch beheren van een ‘inschrijvingsmodule of abonnement’ en het registreren en actueel houden van de geabonneerden

- Het drukwerk en verspreiding van de printnieuwsbrieven. De verspreiding gebeurt dikwijls via Distripost

13. De Havenkrant (VH – stuks)

De Havenkrant verschijnt vier keer per jaar. De dienstverlener verzorgt hiervoor het samenstellen van de inhoudstafel, redactie, vormgeving druk en verspreiding. Dit alles in nauw overleg met de kerngroep communicatie. Doelstelling: Bijdragen tot draagvlak voor het OHA project door thema’s op een evenwichtige manier (tekst en beeld) te benaderen Doelgroep: Breed publiek, in eerste instantie in en rond Antwerpen

32

Redactie: De voorstellen voor inhoud worden voorgelegd aan kerngroep en werkgroep communicatie. Beide groepen kunnen input leveren voor het magazine. Het magazine wordt geschreven in een vlotte, kritische stijl waarin conflicterende standpunten met respect naast elkaar kunnen geplaatst en gekaderd worden. Productie: De dienstverlener staat in voor de volledige vormgeving in de OHA-stijl. Ook fotografie behoort tot de opdracht. Waar mogelijk kunnen foto’s opgevraagd worden bij projectpartners. De havenkrant telt 32 bladzijden en wordt gedrukt op milieuvriendelijk papier (cyclus offset 150g kaft 70g binnenwerk) op ongeveer 10 000 exemplaren. Verspreiding: De dienstverlener beheert de verspreidingslijst. Die bestaat uit een aantal abonnees en een aantal strategische verdeelpunten. De dienstverlener ontvangt de verdeellijst bij de start van de opdracht. De displays in de stations worden opgevolgd door de dienstverlener, aangevuld, weggehaald, oplage aangepast enz. Het gaat over ongeveer 160 abonnees en 80 verdeelpunten. Deze verdeelpunten zullen mogelijks nog uitgebreid worden tijdens deze aanbestedingsprocedure. Digitalisering: De dienstverlener onderzoekt in samenspraak met de kerngroep communicatie of het zinvol is om de Havenkrant deels of volledig te digitaliseren. (Op dit ogenblik wordt enkel de .pdf aangeboden op de website en worden de leden van het centraal netwerk via een e-zine geattendeerd op een nieuw nummer.) Hierbij houdt hij rekening met onder meer volgende zaken:

- doelstelling van het product - vorm van het product - doelgroep en hoe die te bereiken - kosten baten inschatting ten opzichte van de uitbreiding van de verspreiding op papier

In een plan van aanpak wordt uitgelegd welke inhoudelijke en vormelijke gevolgen digitalisering zal hebben voor het product, hoe er zal gewerkt worden aan een digitaal adressenbestand, adresbeheer… In geval van digitalisering staat de dienstverlener in voor de verspreiding, opbouw en beheer van een adressenbestand.

14. Inzetten sociale netwerken en e-participatie (GP) De dienstverlener onderzoekt of er op een zinvolle wijze gebruik kan gemaakt worden van sociale netwerken om zijn doelgroepen op een snelle en efficiënte manier te bereiken, te informeren en te laten participeren aan het project. Hij ontwikkelt of zet hiervoor methodieken in, en staat in voor het opvolgingsmechanisme van dit luik. De dienstverlener zal zorgen voor de opvolging van inhoudelijke e-discussies. Van de dienstverlener wordt een driemaandelijkse rapportering gevraagd over de inzet en de resultaten van dit netwerk. In dit luik wordt ook volle aandacht gevraagd voor het opvolgen van activiteiten op sociale netwerken van bijvoorbeeld actiegroepen.

33

15. Informatie voor de website (GP)

www.havenvandetoekomst-antwerpen.be De dienstverlener zorgt bij de communicatieacties die hij ontwikkelt voor een equivalent informatieluik voor de website. De webmaster van de opdrachtgever beheert de webpagina’s. De dienstverlener staat in voor de tweejaarlijkse update van ongeveer 116 actiefiches op de website. Een voorbeeld van een fiche is te vinden op: http://www.mow.vlaanderen.be/sph/antwerpen/fiche.php?od=2&act=5 De dienstverlener gaat op zoek naar en redigeert nieuwsberichten voor op de website. Tekstuele wijzigingen worden via een Excel-bestand doorgegeven aan de webmaster. Kaarten of illustraties die nieuw aangemaakt of vervangen moeten vervangen, worden integraal aangeleverd door de dienstverlener. De aangeleverde kaarten/illustratie sluiten aan op de look and feel van de website. Aanpassingen op kaarten worden doorgegeven op de kaarten die op de website gebruikt worden. De webmaster ontvangt de informatie twee dagen voordat ze moet geplaatst worden, dringende items worden 8 uur op voorhand aan de webmaster aangeleverd om op de website geplaatst te worden. Suggesties voor grafische of technische aanpassingen aan de website worden met de webmaster afgetoetst op vlak van technische haalbaarheid en toegankelijkheid voor ze aan de kerngroep communicatie voorgelegd worden.

16. Bijkomende communicatieve actie(s)/product(en) (GP) De dienstverlener beschrijft in deze post een of meerdere voorstellen van bijkomende communicatieve acties of producten die een meerwaarde kunnen betekenen voor de beschreven opdracht en die niet expliciet zijn vermeld door de opdrachtgever. Voor deze post zal -indien dat nodig blijkt- een maximum van 50.000 euro (excl. btw van 21 %) op jaarbasis kunnen voorzien worden. De inschrijver vermeldt gedetailleerd, naar inhoud en prijs, wat onder dit of deze voorstellen wordt voorzien. Het komt de opdrachtgever toe om al dan niet deze extra acties op te nemen.

17. Onvoorzienbare diensten en leveringen (VS) Voor onvoorziene diensten en leveringen is een voorbehouden som voorzien. Deze VS wordt gebruikt voor eventuele diensten en leveringen die niet in de inventaris voorzien zijn, doch opgedragen kunnen worden indien zij kaderen in de opdracht. Het niet aanwenden van deze post kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding van welke aard dan ook. Voor het opstellen van een kostenstaat voor onvoorzienbare diensten en leveringen wordt –indien mogelijk – rekening gehouden met de prijsopstelling van het basiscontract. Als dat niet kan, zal een billijke vergoeding aanvaard worden. De billijke vergoeding wordt bepaald op basis van gemiddelde gekende prijzen voor soortgelijke diensten, of zal in wederzijds overleg overeengekomen worden. In deze post kunnen ook de kosten voor buitenlandse zendingen verrekend worden (verblijf- en verplaatsingskosten).

34

18. Mediatraining (FH stuks)

De dienstverlener voorziet de mogelijkheid om de procesmanager een basis mediatraining te laten volgen. Hiervoor neemt de dienstverlener en prijs op in zijn offerte voor twee dagen opleiding. De dienstverlener geeft in de offerte aan welke aspecten in de opleiding zullen aan bod komen

35

HOOFDSTUK IV. INVENTARIS In de inventaris worden de diensten beschreven die op jaarbasis worden ingeschat en binnen de financiële vork van afname dienen te worden uitgevoerd. Tussen de posten onderling kunnen in de loop van het jaar verschuivingen plaatsvinden. De dienstverlener kan zich tegen deze verschuivingen niet verzetten.

37

BIJLAGE I. OFFERTEFORMULIER (verplicht in te vullen) __________________________________________

Vlaamse overheid, Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Stafdienst

Algemene Offerteaanvraag, aanneming van diensten

BESTEK NR. 1M2B5B – 12-006

Communicatieadvies, -begeleiding en -ontwikkeling bij de implementatie van het Strategische Plan van de Haven van Antwerpen

OFFERTEFORMULIER

A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL 2 De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres): OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als combinatie zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven): combinatie die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:

2 Doorhalen wat niet van toepassing is.

38

verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: (in cijfers, exclusief BTW, in euro): (in cijfers, het BTW-tarief, in percent): % (in cijfers, het BTW-bedrag, in euro): (in cijfers, inclusief BTW, in euro): (in letters, inclusief BTW, in euro): B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van combinatie zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer: - RSZ-nummer: - Aantal werknemers:3 - minder dan 10 werknemers * - tussen 10 en 20 werknemers * - meer dan 20 werknemers * C. ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE De inschrijver staat het gebruik van elektronische middelen toe voor het uitwisselen van schriftelijke stukken in het kader van de plaatsing van de opdracht: JA / NEE4 Indien JA, verklaart de inschrijver dat hij door de aanbestedende overheid op volgend e-mailadres schriftelijke stukken zal ontvangen:

o E-mail:

3 Doorhalen wat niet van toepassing is. 4 Doorhalen wat niet van toepassing is.

39

D. ONDERAANNEMERS Er zullen onderaannemers worden aangewend: JA / NEE5 Gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt gegeven: Volgende onderaannemers zullen hiervoor worden aangewend: E. PERSONEEL Er wordt personeel tewerkgesteld dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: JA / NEE6 Het betreft volgende EU-lidstaat: 7 F. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op volgend rekening-nummer:

- IBAN-code:

- BIC-code: van de financiële instelling: geopend op naam van: G. RSZ - VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten.

5 Doorhalen wat niet van toepassing is. 6 Doorhalen wat niet van toepassing is 7 De inschrijver wordt erop gewezen dat, in navolging van art. 62, §2 KB Plaatsing) hij dient voldaan te hebben aan zijn verplichtingen inzake sociale zekerheid overeenkomstig de wettige bepalingen van deze landen. Hiervoor dient de inschrijver een attest toe te voegen aan zijn offerte dat werd uitgereikt door de bevoegde overheden van de vermelde EU-lidstaten.

40

De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij deze offerte desgevallend een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte, is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. H. FISCALE VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die inzake zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van artikel 63 van het KB Plaatsing, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijk bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor ontvangst van de offertes. I. BIJLAGEN Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: - de documenten, die het bestek verplicht over te leggen, desgevallend gedateerde en ondertekend; - de modellen, monsters en andere inlichtingen, die het bestek verplicht over te leggen. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid, combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte elektronisch te ondertekenen. Een gescande handtekening is onvoldoende.

41

Gedaan te .................................................. op ....................................... De inschrijver(s), ___________________________________________________________________ J. VAK BESTEMD VOOR GOEDKEURING DOOR OVERHEID

42

BIJLAGE II. INVENTARIS (verplicht in te vullen)

Vlaamse overheid, Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Personeel en Organisatie

Open Offerteaanvraag, aanneming van diensten

BESTEK NR. 1M2B5B – 15-006

Raamovereenkomst voor Communicatieadvies, -begeleiding en -ontwikkeling bij de implementatie van het Strategische Plan van de Haven van Antwerpen

INVENTARIS

In de inventaris worden de diensten beschreven die op jaarbasis worden ingeschat en binnen de financiële vork van afname dienen te worden uitgevoerd. Tussen de posten onderling kunnen in de loop van het jaar verschuivingen plaatsvinden. De dienstverlener kan zich tegen deze verschuivingen niet verzetten. Nr. Omschrijving van de dienst Eenheid Hoeveelheid Eenheidsprijs Totale kostprijs

1 Inventarisatie GP 1

2 Evalueren strategisch communicatieplan GP 1

3 Opstellen operationele communicatieplannen

GP 1

4 Communicatieoverleg in Brussel/Antwerpen VH uren 80

5 Leveren van communicatieadvies VH uren 24

6 Communicatieondersteuning VH uren 300

7 Crisiscommunicatie VH uren 8

Actieve persbenadering GP 1

Persmonitoring GP 1

Verspreiden persbericht VH stuks 6

43

Organisatie persconferentie VH stuks 1

Catering persconferentie (50 p) VH stuks 1

8 Organisatie informatievergadering VH stuks 5

Catering informatievergadering VH stuks 5

Organisatie workshop VH stuks 1

Catering workshop VH stuks 1

9 Organisatie Centraal Netwerk FH stuks 2

10 Presentatievideo/dvd VH stuks 1

Visualisatie VH stuks 1

11 Opmaak folder VH stuks 1

Productie folder VH stuks 15.000

Distributie folder VH stuks 2.000

Opmaak brochure VH stuks 1

Productie brochure VH stuks 5.000

Distributie brochure VH stuks 20

12 Opmaak nieuwsbrief VH stuks 6

Productie nieuwsbrief VH stuks 5.000

Distributie nieuwsbrieven VH stuks 5.000

13 Opmaak Havenkrant VH stuks 4

Productie magazine VH stuks 20000

Distributie magazine VH stuks 20000

14 Opzetten communicatie via sociale netwerken

GP 1

Opvolgen en verslagen van debatten VH uren 50

15 Website VH uren 200

16 Bijkomende communicatieve actie of product

VS 50.000 euro (excl.btw)

44

17 Onvoorziene diensten, producties of leveringen

VS 10.000 euro (excl.btw)

18 mediatraining FH stuks 2 TOTAAL ZONDER BTW 21% BTW TOTAAL MET BTW De inschrijver, Datum, ……………………. ………………………………….. Het opdrachtgevend bestuur, Datum, …………………….. Ir. Filip Boelaert Secretaris-generaal