1

Draaiboek Activeringstraject

en

2

inleidingDit draaiboek beschrijft het hele proces aan acties die door alle actoren in een activeringstraject worden opgenomen.

Een activeringstraject volgt de bepalingen uit het decreet en het uitvoeringsbesluit van de werk-zorgtrajecten. Meer informatie over het regelgevend kader van de werk-zorgtrajecten vind je op de VDAB-website: https://www.vdab.be/werk-en-zorg/activeringstrajecten

Situering en doelstellingActiveringstrajecten zijn trajecten waarin aan werkzoekenden met MMPPS problemen een werkbegeleiding én een zorgbegeleiding wordt aangeboden met als doel hen te lanceren naar betaald werk (met of zonder ondersteuning). Deze begeleiding wordt uitgetekend door de deelnemer, samen met een casemanager Werk en een casemanager Zorg.

De casemanagers maken samen met de werkzoekende een actieplan op en bepalen de duur van het activeringstraject met een maximale duurtijd van 18 maanden. De begeleiding wordt uitgevoerd door een netwerk van dienstverleners dat vertegenwoordigd en gecoördineerd wordt door een penhouder.

Een folder van de activeringstrajecten in beschikbaar op de website van de activeringstrajecten

Hoe gebruik je dit document?In dit document vind je het schematisch overzicht (FLOW) aan de hand waarvan je alle stappen van het activeringstraject kan nagaan. Je kan op elk onderdeel klikken (rechtstreeks of het indrukken van ctrl tijdens het klikken). Onder elk gedeelte vind je een link die je terugbrengt naar het schema.

Let op: open het document steeds in Word!

Werk je liever aan de hand van een inhoudsopgave? Deze vind je onderaan het document.

3

FLOW

1. Verzoek tot deelname

- Doelgroep - FAQ’s over de

doelgroep

2. Aanvraag AT bij DGS

- Hoe? adder

4. Eerste gesprek met klant door CM Werk (service = aanvaard)binnen 4 weken na toeleiding

6. Opmaak trajectplan door CM Werk en CM Zorgbinnen 6 weken na 1ste gesprek CMWerk

3. Toeleiding naar CM Werk (service = geïnitieerd)

- Toeleidings afspraak

- Rol CM

5. Aanmelding klant bij CM Zorg

- Rol CM Zorg - Aanmelding &

registratie- Triogesprek

Achtergrondinformatie

- Transmissie: rechten en plichten - Het vertrouwelijk luik - Privacy - Klachtenprocedure voor de werkzoekende - Vragen?

BIJLAGEN

12. Uitvoering acties door de werkactor (minstens activeringsstage) en zorgactor

- Begeleiding door dienstverleners werk en dienstverleners zorg

- Activeringsstage

11. Opstart eerste actiebinnen 4 weken na opladen trajectplan

- Doorverwijzing naar uitvoerende dienstverleners

8. CM Werk contacteert Penhouder

- Registratie/ communicatie Penhouder

Penhouder

7. Opladen trajectplan door CM Werk in vertrouwelijk luik (service = bezig)

vertrouwelijk luik

14. Einde ATmaximum 18 maanden sinds ondertekening Trajectplan

- Verlenging maximumduur

- Uitgevoerd met eindadvies

- Vroegtijdig stopzetten

- Registratie

10. Penhouder zoekt dienstverleners zorg en dienstverleners werk om het trajectplan uit te voeren

- Dienstverlener zorg

werk

13. Opvolging tijdens ATminimaal zesmaandelijkse evaluatie door CMWerk en CMZorg

- Registraties

9. Penhouder kijkt het trajectplan na en keurt goed

Aanvraag AT Opstart AT: trajectbepaling

Goedkeuring trajectplan Evaluatie: waar staat de klant nu?

Traject bezig

4

5

DEEL 1: Activeringstraject op basis van schematisch overzicht

1. Verzoek tot deelname door werkzoekende of externe organisatie

1.1 DoelgroepDe doelgroep van een activeringstraject bestaat uit deelnemers waarvoor betaalde beroepsarbeid tijdelijk niet mogelijk is door één of meer belemmeringen van medische, mentale, psychische, psychiatrische of sociale aard. Het moet aannemelijk zijn dat de deelnemer na deelname aan een activeringstraject van maximum 18 maanden in staat is om door te stromen naar betaalde beroepsarbeid.

De dienst Gespecialiseerde Screening (DGS) van VDAB bepaalt of een kandidaat deelnemer kan deelnemen aan een activeringstraject a.d.h.v. volgende criteria:

De kandidaat deelnemer heeft ernstige belemmeringen van medische, mentale, psychische, psychiatrische of sociale aard die hem op dit moment verhinderen om betaalde beroepsarbeid te verrichten. Die belemmeringen zijn prominent aanwezig en onvoldoende onder controle om nu betaald aan het werk te gaan.

Om deze belemmeringen te remediëren, heeft de kandidaat deelnemer nood aan een begeleidingsprogramma dat zich zowel richt op het vlak van begeleiding naar en op een werkvloer als op het vlak van zorg.

Het moet aannemelijk zijn dat de kandidaat deelnemer na deelname aan een activeringstraject (van maximum 18 maanden) in staat is om door te stromen naar betaalde beroepsarbeid.

De kandidaat deelnemer is geëngageerd om actief deel te nemen aan het activeringstraject en zo de MMPPS-problematieken aan te pakken in functie van tewerkstelling.

De VDAB schat in dat de kandidaat deelnemer voldoende taalvaardig is voor een succesvolle begeleiding.

De kandidaat deelnemer is ingeschreven bij VDAB (00, 02, 03, 05, 14, 32). De kandidaat deelnemer is woonachtig in het Vlaams Gewest. Het

domicilie-adres is hierbij doorslaggevend. Mocht de deelnemer evenwel kunnen aantonen dat zijn verblijfsadres nog steeds in het Vlaamse gewest is, ondanks gedomicilieerd te zijn in het buitenland of een ander gewest, en hij kan aantonen dat hij ook daadwerkelijk in Vlaanderen verblijft, zou er eventueel anders kunnen worden beslist. 

Terug naar FLOW

FAQ’s over de doelgroep Er is geen leeftijdsgrens voor deelname aan een activeringstraject. Maar

voor 55+ werkzoekenden is het aanbod in eerste instantie enkel mogelijk voor actief beschikbare werkzoekenden

6

Een wz kan opnieuw een activeringstraject volgen na eerder reeds een TAZ-traject gevolgd te hebben op voorwaarde dat:

o het vorige activeringstraject meer dan 1 jaar geleden is: de klant moet de kans krijgen om eerst het voorgestelde eindadvies na de vorige TAZ te kunnen uitvoeren. We willen ook vermijden dat de activeringsperiode (die nu al 18 maanden kan duren) onmiddellijk nog eens verlengd kan worden met 18 maanden waardoor dit wel erg lange ‘voortrajecten’ zouden kunnen worden

o er duidelijk kan gemotiveerd worden waarom een activeringstraject nog nodig is: aan welke doelstellingen moet nog gewerkt worden, zijn dit andere doelstellingen dan diegene die bij het vorige activeringstraject werden aangepakt, enz. 

DGS beoordeelt de motivering en bepaalt of opnieuw een advies AT kan toegekend worden

Een deelnemer van een activeringstraject kan geen gebruik maken van een sociale tolk?Neen

Kan een burger die ‘ambtelijk geschrapt is’ deelnemen aan een activeringstraject? Neen.

o Wie is ambtelijk geschrapt? Personen die na verschillende controles door de wijkagent niet worden aangetroffen op het adres waar men staat ingeschreven en waarvan geen andere verblijfplaats gekend is, lopen het risico om van ambtswege geschrapt te worden uit de bevolkingsregisters. Voor hen moet de eerste opdracht altijd zijn: zich in orde stellen en een verblijfsadres/officieel adres verwerven! Voor verdere hulp verwijzen we door naar het OCMW. Het OCMW heeft de rol om een oplossing te zoeken voor de huisvestingsproblematiek.

o Waarom wachten tot er een verblijfsadres kan worden opgegeven: Probleem ovv verzekering toe: Wie geen verblijfsadres heeft,

zal zelf (gedeeltelijk) moeten aantonen dat hij op weg was naar VDAB of stage-activiteiten. Extra reden om eerst verblijfsadres in orde te brengen vooraleer acties te zetten.

Wie illegaal in het land verblijft heeft geen wettelijke toegang tot de arbeidsmarkt

Hoe moet men het criterium ‘voldoende taalvaardig’ interpreteren? Het netwerk van dienstverleners volgt dezelfde regels als VDAB. De begeleiding moet in het Nederlands aangeboden worden. Eventueel kan een begeleiding in het Frans aangeboden worden in de faciliteitengemeente. Meer informatie over de taalwetgeving vind je op de intranetpagina: https://intranet.vdab.be/over-onze-organisatie/wetgeving-en-recht/juridisch-advies/taalwetgeving.

Kan een klant een AT volgen na een stopgezet AT?

7

Deze situatie kan en moet vermeden worden door een traject niet te snel stop te zetten! vb. Sluit een traject niet te snel af wegens ziekte. Zet in dit geval het actieplan ‘on hold’ maar laat het traject open staan tot de klant terug met acties kan starten. Hoewel deze situatie dus moet vermeden worden, is een AT na een stopgezette AT mogelijk NA GOEDKEURING door de projectopvolger samenwerking, indien:

o er duidelijk kan gemotiveerd worden wat er gewijzigd is aan de situatie waardoor de klant nu wel het AT kan uitvoeren (in tegenstelling tot de redenen waarvoor het vorige AT werd stopgezet).

o er duidelijk kan gemotiveerd worden waarom dit nodig is: aan welke doelstellingen moet nog gewerkt worden, zijn dit andere doelstellingen dan diegene die bij het vorige activeringstraject werden aangepakt, enz.

Welke categorieën werkzoekenden kunnen een AT starten?o Uitkeringsgerechtigde volledig werklozen (code 00) o Werkzoekenden ingeschreven tijdens hun wachttijd (code 02) o Niet-werkende vrij ingeschreven werkzoekenden (code 03) o Werkzoekenden ten laste van het OCMW (code 05) o Van het recht op uitkering uitgesloten werkzoekenden (code 14) o Personen ten laste van het R.I.Z.I.V. in voorbereiding op

tewerkstelling (code 32)

Terug naar FLOW

1.2 Verzoek tot deelname aan een activeringstrajectEen klant die een activeringstraject wil opstarten, kan zich met deze vraag richten tot VDAB of tot een andere verwijzende instantie. Een kandidaat deelnemer moet ingeschreven zijn bij VDAB om een verzoek tot deelname te kunnen doen.

Klant wil zichzelf aanmeldenDe klant kan zijn wens tot deelname aan een activeringstraject rechtstreeks bespreken met zijn bemiddelaar.

Is de klant nog niet in begeleiding bij VDAB, dan kan hij/zij met zijn vraag tot deelname aan een activeringstraject terecht bij de VDAB-servicelijn:

Telefoneer naar het gratis nummer 0800 30 700 of mail naar info@vdab.be En vraag een afspraak bij een bemiddelaar om te bespreken dat je wenst

deel te nemen aan een activeringstraject

Een organisatie uit de sector welzijn of zorg wil een cliënt aanmeldenIndien je als organisatie uit de sector welzijn of zorg cliënten in begeleiding hebt, die je zou willen verwijzen naar een activeringstraject, dan kan dit op volgende manier:

8

Vul samen met de klant dit webformulier in om een gesprek bij een bemiddelaar aan te vragen

Vul daarna samen met de klant het aanmeldingsformulier vanuit zorg in, dat je vindt onder de rubriek ‘documenten’ op deze website. Aan de hand van dit formulier kan de klant zich voorbereiden op het gesprek met de bemiddelaar. Je kan dit formulier meegeven met de klant of nadien bezorgen aan de bemiddelaar die bij jou gegevens kan opvragen.

In beide situaties wordt de klant nadien uitgenodigd door een bemiddelaar van GTB of VDAB. De bemiddelaar zal op basis van dit gesprek en bijkomende informatie motiveren aan de Dienst Gespecialiseerde Screening van VDAB waarom een activeringstraject is aangewezen.

Terug naar FLOW

2. Aanvraag advies activeringstraject bij DGS

2.1 Hoe vraag ik een activeringstraject aan bij DGS?De bemiddelaar maakt het dossier over aan de dienst gespecialiseerde screening (DGS) die zal bepalen of de klant voldoet aan de voorwaarden voor de deelname aan het activeringstraject. Om de aanvraagprocedure vlot te laten verlopen is het belangrijk dat de VDAB/GTB bemiddelaars een goed gemotiveerde aanvraag voor een activeringstraject doen bij de DGS.

Bemiddelaars zullen daarom de werkzoekende bevragen over zijn functioneren. De bemiddelaar kan ook gegevens over het functioneren opvragen bij vroegere werkgevers of diensten waarbij de werkzoekende in begeleiding is/was (op voorwaarde dat de werkzoekende hiervoor zijn goedkeuring heeft gegeven).

Registraties: aanvraag DGS screeningadvies activering

Deze informatie moet genoteerd worden in het klantendossier:

1) Dienstverleningsflap: Werkpunten/opdrachten waar de klant aan moet werken.

2) ICF Vul de categorieën in waarover je info hebt en die de inzet van een AT –

op de domeinen werk en zorg – verantwoorden. Vermeldt duidelijk in de conclusie waarom je een advies

activeringsbegeleiding aanvraagt Wat schrijven we in de conclusie ICF Aanzet van doelen: waaraan moet gewerkt worden (zowel op vlak van

werk én zorg), waar wil de klant naartoe, waar wil hij staan op het einde van het traject (wens van de klant)

9

Eventuele zorgverstrekkers waar de klant al gekend is (die de rol van casemanager zorg zou kunnen opnemen)

Informatie rond het netwerk Participatiegraad: vul bij het opslaan van ICF de participatiegraad aan:

a) huidig niveaub) waar de klant naartoe kan)c) + naam waaronder it ICF-verslag moet opgeslagen worden

3) Verwijs door naar de DGS van jouw regio (volgens de provinciale afspraken)

VDAB DGS beslist over deelname aan een activeringstraject en kan eventueel beslissen dat andere ondersteuningsmaatregelen of het reguliere VDAB-aanbod meer aangewezen is dan het volgen van een activeringstraject. De DGS baseert zich bij deze evaluatie voornamelijk op de gegevens die reeds in het klantendossier beschikbaar zijn. Indien het dossier onvoldoende kan motiveren waarom een activeringstraject is aangewezen, kan de DGS de klant uitnodigen voor een gesprek of psychologisch onderzoek.

Bij goedkeuring tot deelname aan een activeringstraject registreert de DGS een MMPP-advies ‘activeringsbegeleiding’ in het klantendossier.

DGS deelt de beslissing mee aan de bemiddelaar die op zijn beurt de werkzoekende over de beslissing zal informeren.

Terug naar FLOW

2.2 De participatieladder

2.2.1 Wat is de participatieladderHet decreet van de werk- en zorgtrajecten, waarvan de activeringstrajecten een onderdeel zijn, stoelt op de visie van de participatieladder. Deze visie houdt in dat we moeten vertrekken vanuit de competenties van mensen en hen moeten helpen om, rekening houdend met hun mogelijkheden, maximaal te participeren aan de maatschappij, als mogelijk op de arbeidsmarkt.

Het beleid wil dus dat we erin slagen om de persoon te activeren totdat deze op de meest optimale plaats kan participeren aan de samenleving. Indien betaald werk mogelijk is, zetten we (indien nodig) de activeringstrajecten in om alle drempels naar betaald werk aan te pakken. Indien er teveel drempels aanwezig blijven, activeren we naar andere vormen van participatie aan de samenleving, zoals vb. arbeidszorg, arbeidsmatige activiteiten, diensten breed onthaal, enz.

10

Het decreet van de werk- en zorgtrajecten bepaalt dat de huidige en de verwachte toekomstige participatiegraad (= de focus van het activeringstraject) moet geregistreerd worden in het klantendossier.

De participatieladder bestaat uit 6 treden. De zes treden van de participatieladder geven de participatiegraad van mensen weer. D.w.z. de mate waarin de persoon participeert aan de samenleving.

Trede 6: in staat zijn om betaalde beroepsarbeid zonder ondersteuning te verrichten. Voorbeelden:

o Heeft een arbeidscontract met een werkgever in het NEC en maakt geen gebruik van tewerkstellingondersteunende maatregelen

o Werkt als zelfstandige zonder tewerkstellingondersteunende maatregelen

Trede 5: in staat zijn om betaalde beroepsarbeid met ondersteuning aan te bieden. Voorbeelden: kan werken in NEC/SEC of als zelfstandige maar krijgt extra ondersteuning in de zin van:

o maakt gebruik van tewerkstellingsondersteunende maatregelen o of werkt in een sociaal tewerkstellingsinitiatief o of moet zich inwerken via een IBO, …

Trede 4: in staat zijn om deel te nemen aan activerende trajecten. Voorbeelden:

o een activeringstrajecto activerende arbeidszorgo GTB-bemiddeling, …

Trede 3: in staat zijn om arbeidsmatige activiteiten te verrichten. Voorbeelden:

o Arbeidsmatige activiteiten (AMA)o Arbeidszorg

Trede 2: in staat zijn tot georganiseerde activiteiten buitenshuis, zoals vb.o Sociaal-culturele activiteiteno Is aangesloten bij een vereniging die activiteiten aanbiedt, …

Trede 1: de sociale contacten zijn beperkt tot de huiselijke kring of tot de voorziening/instelling waarin de persoon verblijft.

Terug naar FLOW

2.2.2 Hoe vul ik de participatieladder in?Het huidige participatieniveau:

= wat kan de persoon NU Bij start aan een activeringstraject = trede 4 Bij einde van een activeringstraject:

o Nog niet aan het werk = trede 4 (verdere activering is nodig)

11

o Aan het werk = trede 5 (bij werk met ondersteuning) of trede 6 (bij werk in NEC zonder ondersteuning)

Het groeipotentieel:

= wat zie jij als bemiddelbaar haalbaar in de toekomst, waar werk je naartoe, wat is de wens van de klant, welke trede vind je bereikbaar voor je klant vanuit het huidige ICF-profiel?

Kan variëren in functie van de evaluatiegesprekken tussentijds:o Aan het werk:

Trede 6: betaald werk zonder ondersteuning lijkt mogelijk Trede 5: betaald werk met ondersteuning lijkt mogelijk

o Nog niet aan het werk: Trede 4: advies NEC/SEC, maar verdere activering is nodig Trede 3: verdere begeleiding naar arbeidsmatige activiteiten

(AMA/AZ) is nodig Trede 2 en 1: er is geen enkele vorm van participatie op de

werkvloer mogelijk; participatie aan de samenleving is enkel mogelijk via losse activiteiten zonder regelmaat of engagement, vb. deelname aan een sociaal culturele activiteiten

Terug naar FLOW

3. Toeleiding naar CM Werk (service = geïnitieerd)

3.1 Toeleider nodigt de klant uit en maakt de toeleidingsafspraakDe huidige bemiddelaar (GTB/VDAB) neemt contact op met de klant om de goedkeuring van het advies activeringsbegeleiding te kaderen en uit te leggen waarom de klant baat heeft bij een activeringstraject, wat hij hiervan mag verwachten en wat van hem verwacht wordt. Het is ook deze bemiddelaar (toeleider) die de service ‘activeringstraject’ in het dossier van de klant plaatst en de klant toeleidt naar GTB als casemanager werk.

Let op: indien je klant bezig is met Wijkwerken (zowel ex-PWA als nieuwe instroom) moet hij/zij stoppen met wijkwerken alvorens het activeringstraject opgestart kan worden! Zie ook: https://intranet.vdab.be/dabp/dgs-adviezen-en-wijk-werken

Registraties: Aanvraag service ‘activeringstraject’

Wie: de taak van de bemiddelaar die de klant verwijst naar een Activeringstraject.Hoe:

12

Zet klant op ‘persoonlijke dienstverlening’ Maak de service AT aan via Mijn Loopbaan op tabblad ‘Dienstverlening’,

subtab ‘werkpunten’.

Duidt minstens 1 werkpunt van de klant aan in de categorie ‘werken aan randvoorwaarden’ (zonder werkpunt kan je geen service AT aanmaken).

Kies in de klaplijst voor de service ‘Activeringstraject’ (NIET service Activeringsbegeleiding!!) dan zie je het detailscherm voor de aanvraag van deze service. Dit scherm bestaat uit 2 delen: een deel voor de aanvraag van de service, een ander deel voor de aanmaak van de eerste afspraak bij de partner.

o In het deel voor de aanvraag van de service kies je o.b.v. de regio en het perceel de partnerorganisatie en de toekomstige bemiddelaar (= Casemanager Werk).

13

o In het deel voor de opmaak van de eerste afspraak bij Casemanager Werk noteer je alle informatie die de klant nodig heeft om zich aan te melden bij de Casemanager Werk.

Wanneer je alle nodige informatie hebt aangevuld, kan je onderaan verder gaan met de aanvraag door op ‘maak afsprakenblad’ te klikken.

Let op: Wanneer je op ‘annuleer’ klikt, wordt alle informatie die je ingegeven hebt,

gewist en wordt de procedure gestopt. Wanneer je op ‘maak afsprakenblad’ klikt, opent het afsprakenblad in

Pdf-formaat. Print dit af, overloop de inhoud ervan met de klant, breng de klant o.a. op de hoogte van het inzagerecht dat toegekend wordt aan de partnerorganisatie en vraag de klant om dit afsprakenblad te ondertekenen.

Er is ruimte voorzien voor de handtekening op het toeleidingsafsprakenblad.

14

Wanneer je het afsprakenblad sluit, krijg je de mogelijkheid om aan te geven of de klant het afsprakenblad ondertekend heeft of dit weigerde.

Via ‘vorige’ kan je teruggaan om de aanvraag van de service en de eerste afspraak bij de partner te wijzigen.

Door op ‘afsprakenblad’ te klikken kan je het afsprakenblad nogmaals genereren.

Wanneer je ‘ja’ aanvinkt en bewaart, wordt de service naar de CM Werk geïnitieerd. (De status van de service is dan ook geïnitieerd.) De CM Werk ziet dan in zijn dashboard ‘klanten opvolgen’ dat er voor deze klant een service bij hem aangevraagd werd.

Wanneer je ‘nee, de klant weigert te ondertekenen’ aanvinkt en bewaart, wordt de service aangemaakt en onmiddellijk afgesloten. Je vindt van deze weigering een spoor terug in de subtab ‘historiek’. De status van de service is dan ‘geweigerd door klant’. Dit is belangrijk wanneer je later een transmissieprocedure voor deze klant wenst op te starten. Op dat moment stopt de service AT maar blijft het dossier op naam van de bemiddelaar (die toeleidt naar het activeringstraject) staan,

15

Wanneer je op ‘annuleer’ klikt, wordt alle informatie die je ingegeven hebt, gewist en wordt de procedure gestopt.

De toegeleide klant verschijnt in het dashboard (van CM Werk) ‘klanten opvolgen’ in Mijn Loopbaan. De klanten verschijnen daar met als reden ‘Nieuwe service – Activeringstraject’. Klik op de naam en het dossier van de burger opent zich.

Terug naar FLOW

3.2 Rol van de casemanager WERKDe rol van casemanager werk is inhoudelijk sterk vergelijkbaar met de rol van bemiddelaar. Je hanteert immers dezelfde principes (van iedereen bemiddelaar, klant aan het stuur, bepalen en opvolgen van doelen en acties, focus op tewerkstelling, enz).

Waarom noemt het dan niet bemiddeling maar casemanagement?

De doelgroep van een activeringstraject heeft een grote afstand tot de arbeidsmarkt wegens multipele problemen. Tijdens het bemiddelingsproces werk je samen met de sector welzijn/gezondheid de drempels naar werk weg. In dit bemiddelingsproces zal je moeten samenwerken met een casemanager zorg en verschillende dienstverleners werk én zorg. Deze vorm van bemiddeling kreeg in de wetgeving de naam ‘casemanagement werk’, omdat je breder kijkt dan enkel tewerkstelling maar ook bezig bent met de ruimere context waarbinnen deze tewerkstelling kan plaatsvinden.Als casemanager werk heb je dezelfde opdrachten als een casemanager zorg, maar focus je voornamelijk op de ‘werkgerelateerde’ acties, die worden uitgevoerd door de dienstverleners werk:

Informatieverstrekking aan de deelnemer over het werk- en zorgtraject met betrekking tot het beoogde einddoel, de looptijd, de mogelijkheden van ondersteuning en de samenwerking tussen de casemanager werk en de casemanager zorg;

aandacht hebben voor de rechten en plichten van de deelnemer de uitdieping en verkenning van competenties, de beperkingen als het

groeipotentieel van de deelnemer, met het oog op een realistische joboriëntatie voor de deelnemer

het opstellen van een trajectplan samen met de deelnemer en de casemanager zorg en dat plan bezorgen aan de penhouder;

16

een beroep doen op een penhouder voor een aanbod van werkgerelateerde acties die passen in het trajectplan;

de coördinatie en afstemming over de zorg met betrekking tot de deelnemer, gelet op de doelstellingen in het trajectplan met de CM Zorg.

de opvolging, regelmatige evaluatie en bijsturing van het trajectplan, in overleg met de deelnemer en met de casemanager zorg;

het overleg en de afstemming met de casemanager zorg met betrekking tot de deelnemer zodat de casemanager zorg op de hoogte is van het verloop van de werkgerelateerde acties en zodat deze werkgerelateerde acties en de zorg binnen het werk- en zorgtraject op elkaar afgestemd blijven;

het opstellen van een eindadvies op basis van de evaluaties, samen met de casemanager zorg, dat geregistreerd wordt in het elektronisch dossier;

de deelname aan het netwerkoverleg van de regio waar de casemanager werkzaam is.

Als casemanager werk moet je tijdens de begeleiding, samen met de casemanager zorg, registreren in het vertrouwelijk luik van het klantendossier in Mijn Loopbaan over het resultaat van evaluatiemomenten, gemaakte afspraken, enz. Meer informatie over het vertrouwelijk luik vind je verder in het document. Je vindt informatie over het trajectplan, evaluatieformulier activeringsstages, draaiboeken, ICF op deze pagina:https://partners.vdab.be/cvs/activeringsprojecten .

Er is een checklist beschikbaar waarmee je op dossierniveau kan controleren of je alle verplichte stappen hebt gezet in functie van financiering voor de penhouder..

Welke procedure moet gevolgd worden indien een GTB-bemiddelaar wil starten met de rol van CM werk?

Stuur een mail naar samenwerking@vdab.be met de naam en de login (indien beschikbaar) van jou als bemiddelaar en vermeld dat je wil starten met de rol van CM werk

VDAB Samenwerking zal deze naam toevoegen aan het AT-perceelsbeheer.

Heb je meer kennis nodig van ICF of wil je een opfrissing van de manier waarop je ICF kan inzetten om samen met een CM zorg doelstellingen te bepalen in een activeringstraject? Schrijf je dan in voor de ICF-opleiding voor ‘casemanagers’ via deze inschrijvingsmodule.

Terug naar FLOW

17

4. CM Werk heeft het eerste gesprek met de klant (service = aanvaard)

4.1 Eerste gesprek CMW werk – aanvaarding van de service activeringstrajectenGTB nodigt, als casemanager werk, de klant uit voor een eerste gesprek in functie van de opstart van het activeringstraject. Indien nodig gebeurt dit via een driegesprek (warme overdracht) met de doorverwijzer (oorspronkelijke GTB/VDAB bemiddelaar). Een driegesprek kan een goed hulpmiddel zijn om het ijs te breken tussen de klant en de CM Werk.

Status aanvaardIs de werkzoekende aanwezig op de afspraak met de casemanager Werk? Dan wordt de eerste afspraak in het dossier afgewerkt met ‘aanwezig’ en is de overdracht van de bemiddeling (naar een casemanager werk) definitief. Registratiematig komt hierdoor de service activeringstrajecten op status ‘aanvaard’.

Inhoud eerste gesprek(ken):

Vertel dat hij kan deelnemen aan een activeringstraject:o Maak concreet wat dit voor hem kan betekeneno Geef de folder AT mee: https://partners.vdab.be/cvs/activeringsprojecten

Actieplan voorbereiden:o Vraag klant welke doelstelling hij zelf wil bereiken (focus ligt namelijk op

werk)o Vraag klant welke stappen hij wil zetten doorheen trajecto Bespreek welke organisatie de rol van CM zorg zou kunnen opnemeno Geef (indien mogelijk) huisopdrachten mee omtrent wat wil ik, wat kan ik,

wie ondersteunt mij, wat is mijn eerste stap. Opmaak afsprakenblad met:

o Minimaal 1 opdracht voor CM werk, waarin je wegschrijft dat je een Casemanager zorg zal contacteren.

o Minimaal 1 opdracht voor de klant: opstart in een Activeringstraject + waarom klant hier nood aan heeft.

o Eventuele andere opdrachten waar klant nu al aan kan werken (+ doel waarom je deze opdracht nu meegeeft)

Let op: De termijn van 18 maanden begint op dit moment nog niet te lopen. De termijn begint te lopen vanaf het moment dat het trajectplan werd opgeladen en de casemanager werk op ‘start bemiddelingsproces’ klikt (zie 7. CM Werk laadt het trajectplan op in vertrouwelijk luik van MLP dossier (service = bezig).

Terug naar FLOW

18

4.2 Registratie eerste afspraak

Registraties: Eerste afspraak afwerken

Let op: gebruik hiervoor je provinciale login van de Activeringstrajecten!!Werk het eerste ingeplande contact af. Het gaat hier dan om de ‘toeleidingsafspraak’, het eerste kennismakingsgesprek met CM Werk. Deze eerste afspraak wijkt af van de andere richtlijnen rond afspraken (zie bijlage 2: afwerken van 1ste afspraak voor bemiddeling bij partner)

1) Klant is afwezigWanneer de klant niet aanwezig is op de afspraak, plan dan een nieuw contact in.

Zie bijlage 1: overzicht geldige reden en ongeldige reden voor het afwerken van een afspraak.

A. Indien de burger zonder te verwittigen of zonder geldige reden niet opdaagt op de eerste afspraak wordt de afspraak afgewerkt met ‘afwezig – ongeldige reden’ (dit moet binnen 4 weken gebeuren)Indien de afspraak afgewerkt werd met “afwezig”, dan verschijnt de link “Nieuwe eerste afspraak maken”

De CM Werk maakt een nieuwe aangetekende afspraak aan minstens 15 kalenderdagen na de gewone afspraak (er moeten minstens 14 kalenderdagen tussen beide afspraken zijn).

Optie 1: Indien de burger opnieuw niet opdaagt zonder te verwittigen of zonder geldige reden wordt ook deze tweede afspraak afgewerkt met ‘afwezig’ - ongeldige reden. De service stopt automatisch en er vertrekt een signaal naar de oorspronkelijke bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid. (De status van de service is dan ook ‘geweigerd owv afwezigheid’).

Optie 2: Indien de burger niet opdaagt, maar wel een geldige reden heeft voor de afwezigheid, wordt de afspraak afgewerkt met ‘afwezig – geldige reden’ en wordt na minstens 15 kalenderdagen een nieuwe aangetekende afspraak vastgelegd (Indien de burger 2 maal geldig afwezig is ongeacht de reden wordt een nieuwe, aangetekende afspraak opgemaakt). Indien de

19

burger opnieuw niet opdaagt (ongeacht de reden) wordt ook deze derde afspraak afgewerkt met ‘afwezig’. De service stopt automatisch en er vertrekt een signaal naar de bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid. (De status van de service is ook hier ‘geweigerd owv afwezigheid’).

B. Indien de burger niet opdaagt met een geldige reden wordt de afspraak afgewerkt met ‘afwezig – geldige reden’ en wordt na minstens 8 kalenderdagen een nieuwe afsprak vastgelegd. Indien de burger ook op deze tweede afspraak afwezig is (ongeacht geldige of ongeldige reden) wordt een nieuwe, aangetekende afspraak gemaakt (het gaat hier nog steeds om een toeleidingsafspraak).

Indien de burger opnieuw niet opdaagt, zowel bij geldige als ongeldige reden, werk je die aangetekende afspraak af met ‘ongeldige reden’. De service stopt automatisch en er vertrekt een signaal naar de bemiddelaar dat de service geweigerd is wegens afwezigheid. (Ook hier is de status van de service ‘geweigerd owv afwezigheid’).

Is de klant aanwezig, hetzij op een gewone afspraak, hetzij op een aangetekende afspraak, dan moet je de toeleidingsafspraak/eerste afspraak altijd afwerken met aanwezig!

2) Klant is aanwezig en start bemiddelingsprocesIs de klant aanwezig, klik dan op ‘aanwezig’.Je naam verschijnt dan onmiddellijk links bovenaan in de banner van het klantendossier. De overdracht van bemiddelaarschap is dus gebeurd. In de banner is rechts een rode balk zichtbaar. Dit is voor andere bemiddelaars een signaal om zelf geen bemiddelingsacties meer te ondernemen met deze klant. Jij als CM Werk neemt immers deze taak op. (De status van de service wijzigt naar ‘aanvaard’).Vanaf dit moment begint ook de termijn van 18 maanden te lopen!

3) Speciale situatie ‘contact herinplannen’:Je gebruikt deze mogelijkheid alleen wanneer je als CM Werk zélf op de afspraak niet aanwezig kunt zijn omwille van b.v. ziekte. Je gebruikt deze optie nooit wanneer klant afwezig is. Je kan o.a. het adres, de datum, het tijdstip en de duur wijzigen.

Registratie: Eerste afsprakenblad opstellen

20

Het eerste afsprakenblad (tussen Casemanager Werk en klant) wordt ten laatste 15 kalenderdagen na aanwezigheid op het eerste contact afgesloten. Deze wordt ondertekend door beide partijen.

Plaats op dit eerste afsprakenblad minimaal 1 ‘opdracht voor bemiddelaar’. Vermeld in deze opdracht dat jij op zoek zal gaan naar een casemanager zorg en dat jij zal zorgen dat klant hier uitgenodigd zal worden.

De klant moet ook dit afsprakenblad ondertekenen. Er is geen aparte ruimte voorzien voor de handtekening, plaats deze gewoon onderaan het eerste afsprakenblad.

LET OP: Klik NIET op ‘start bemiddelingsproces’ zolang er geen

casemanager zorg is en je geen trajectplan hebt opgemaakt.o Zet het dossier terug op je werkwinkel login (die je gebruikt voor

je andere dossiers). Je kan dan het afsprakenblad opmaken, afdrukken en doormailen naar de klant.

o Je kan (na het opmaken van het trajectplan!) ook met je werkwinkel login klikken op ‘start bemiddelingsproces’.

Terug naar FLOW

5. CM werk meldt klant aan bij CM Zorg

5.1 Rol van de CM Zorg?

5.1.1 Mandaat casemanager zorgHet mandaat tot uitvoering van het casemanagement zorg wordt toegekend door Departement WVG. Hiervoor dient een specifiek aanvraagformulier ingevuld te worden. Je vindt alle informatie terug op de website van het Departement WVG: https://www.departementwvg.be/casemanager-zorg .

5.1.2 Opdracht van de casemanager ZorgDe rol van casemanager Zorg is inhoudelijk niet anders dan die van casemanager Werk. Daarom hebben zij dezelfde opdracht binnen het ganse traject, maar met een focus op de ‘zorggerelateerde’ acties die worden uitgevoerd door de dienstverleners zorg:

Informatieverstrekking aan de deelnemer over het werk- en zorgtraject met betrekking tot het beoogde einddoel, de looptijd, de mogelijkheden van zorg en de samenwerking tussen de casemanager werk en de casemanager Zorg;

21

aandacht hebben voor de rechten van de deelnemer, waaronder het recht op financiële of andere tegemoetkomingen, door doorverwijzing naar of samenwerking met andere partners, waaronder het OCMW en de ziekenfondsen;

de uitdieping en verkenning van de zorgnoden van de deelnemer met het oog op een realistisch zicht van de deelnemer op de eigen zorgproblematieken;

het opstellen van een trajectplan samen met de deelnemer en de casemanager Werk en dat plan bezorgen aan de penhouder;

een beroep doen op een penhouder voor een aanbod van de nodige zorg die kadert in het trajectplan;

de coördinatie en afstemming van de zorg met betrekking tot de deelnemer, gelet op de doelstellingen in het trajectplan;

de opvolging, regelmatige evaluatie en bijsturing van het trajectplan, in overleg met de deelnemer en met de casemanager Werk;

het overleg en de afstemming met de casemanager Werk met betrekking tot de deelnemer zodat de casemanager Werk op de hoogte is van het verloop van de aangeboden zorg en zodat de werkgerelateerde activiteiten en de zorg binnen het werk- en zorgtraject op elkaar afgestemd blijven;

het opstellen van een eindadvies op basis van de evaluaties, samen met de casemanager Werk, dat geregistreerd wordt in het elektronisch dossier;

de deelname aan het netwerkoverleg van de regio waar de casemanager werkzaam is, zoals opgelegd door het Besluit van de Vlaamse Regering.

De casemanager Zorg moet tijdens de begeleiding registreren in het vertrouwelijk luik van het klantendossier in Mijn Loopbaan, vb. het resultaat van evaluatiemomenten, gemaakte afspraken, enz.

VDAB voorziet hiervoor een opleidingsmodule voor de casemanagers Zorg. Deelname is verplicht. Vooraf inschrijven is nodig via deze inschrijvingsmodule.

Terug naar FLOW

5.1.3 Financiering voor de opdracht CM ZorgDe financiering van een casemanager zorg gebeurt in 2 schrijven.

De casemanager Zorg ontvangt 60% van de compensatievergoeding bij de registratie van het trajectplan in het vertrouwelijk luik.. Om de betaling door te voeren, moet het activeringstraject door de CM Werl geregistreerd worden (service = bezig, het ‘vinkje’ is gezet; meer info over deze registraties zie punt 5.3 Aanmelding bij CM Zorg)

De casemanager Zorg ontvangt de resterende 40% van de compensatievergoeding als aan al de volgende voorwaarden is voldaan:

22

1) hij heeft, samen met de casemanager Werk, een volledig eindverslag geregistreerd in het elektronische dossier van de deelnemer, waarin de verschillende elementen zijn opgenomen:

de beschrijving en resultaten van de acties tijdens het traject (contacten en documenten)

de informatie van de CM werk en zorg (alle 43 ICF categorieën zijn ingevuld)

de informatie van betrokken dienstverleners (contacten en documenten)

een neerslag van het gesprek tussen de deelnemers, de CM werk en de CM zorg (contacten en documenten)

een geactualiseerde inschatting van de huidige participatiegraad van de deelnemer

een geactualiseerde inschatting van de bereikbare participatiegraad van de deelnemer

2) hij heeft, samen met de casemanager Werk, een gemotiveerd eindadvies geregistreerd in het elektronische dossier van de deelnemer (beschrijf in veld conclusie in vertrouwelijk luik en baseer dit eindadvies op de resultaten van het volledig ingevuld ICF functioneringsprofiel. Geef aan welk tewerkstellingscircuit haalbaar is en welke begeleiding/ondersteuning nodig is om tewerkstelling te realiseren)

3) het traject heeft een duurtijd van minimaal drie maanden

Terug naar FLOW

5.2 Aanmelding bij een CM Zorg

Verwijs de klant na het kennismakingsgesprek naar een casemanager zorg.

Hoe vind je welke organisaties een mandaat hebben als CM zorg:

23

Via de Cobrha Viewer van Departement WVG vindt VDAB/GTB alle gemandateerde CM Zorg terug: https://publiek.departementwvg.be/cobrha/Default .

Zoek op via: zorgactiviteits-type: klik '351 casemanager zorg' aan, geef jouw provincie in en druk op zoeken. Via de groene knop 'downloaden' kan je een excelbestand afladen.Hoe duid je voor een klant een casemanager zorg aan:Bij voorkeur is dit een organisatie waarbij de klant reeds gekend is. Ga hierbij als volgt te werk:

Klant is al in begeleiding bij een organisatie met een mandaat als CM zorg?

Dan vervult deze organisatie de rol van CM Zorg.

Klant is in begeleiding bij verschillende organisaties met een mandaat als CM zorg? Dan beslissen die organisaties onderling wie het casemanagement opneemt. Zij houden hierbij o.a. rekening met de voorkeur van de klant.

Klant is nog niet in begeleiding bij een organisatie met een mandaat als CM Zorg? Dan is het OCMW aan zet:

o OCMW heeft mandaat als CM Zorg : VDAB stuurt de klant automatisch door naar dat OCMW. Na eventuele vraagverheldering zal een hulpverlener van het OCMW het casemanagement opnemen of afhankelijk van zijn of haar behoeften doorverwijzen naar een meer gespecialiseerde hulpverlener.

o OCMW heeft geen mandaat als CM Zorg : het OCMW is automatisch akkoord met de organisatie die door de klant gekozen wordt (zonder dat men eerst bij het OCMW toelating moet vragen).

Als de klant woont in een regio waarin het OCMW een mandaat heeft als casemanager zorg, kan de klant niet zomaar kiezen voor een andere organisatie als casemanager zorg. Indien de klant in een eerste gesprek met het OCMW kan motiveren waarom beter een andere dienst kan aangesteld worden als casemanager, kan het OCMW beslissen om hier wel of niet op in te gaan.

Registraties: Casemanager zorg toevoegen in Mijn Loopbaan

Gezien jij als CM Werk het dossier in beheer hebt, ben jij verantwoordelijk om de casemanager zorg inzage te geven in het vertrouwelijk luik.

Ga hiervoor naar de flap ‘PMAB’ en klik op ‘toegangsbeheer’.

24

Duid vervolgens bij ‘nieuwe gebruiker uitnodigen’ de casemanager zorg aan van deze klant.

ZEER BELANGRIJK !!!!!!!Vink in dit dossier ook het vakje ‘casemanager zorg’ aan.

Let op: op basis van de registratie van het vinkje in de kolom CM zorg zal de vergoeding van de CM zorg gebeuren! Zorg er dus voor dat de CM zorg altijd geregistreerd werd in het vertrouwelijk luik en dat het CM zorg werd aangevinkt!

Terug naar FLOW

5.3 Triogesprek: eerste kennismaking bij CM ZorgDoel van het gesprek:

- Informatie geven rond het Activeringstraject;- Informatie geven rond de verschillende rollen van de casemanagers (wie

neemt wat op);- Afspraken vervolgtraject zodat het trajectplan opgemaakt kan worden.

Deadline: Doe dit eerste gesprek binnen de 14 dagen nadat CM Zorg gekend is bij CM Werk.

TIP: Probeer om het eerste gesprek met CM Zorg zoveel mogelijk in een driegesprek te doen. Dit om een warme overdracht te doen en samen een eerste stap te zetten in het traject met de klant.

25

Registraties: Eerste kennismaking bij CM Zorg:Door: casemanager zorgHoe:

- Schrijf een weerslag van het gesprek weg bij ‘contacten’ in het vertrouwelijk luik.

- Vul ICF verder aan.

Terug naar FLOW

6. CM Werk en CM Zorg maken een trajectoplan op met werk- en zorgdoelstellingen: info opmaak trajectplan

Deadline:

Binnen 6 weken na het eerste gesprek met de CM Werk (datum service = aanvaard)

Na een uitgebreide kennismaking met beide Casemanagers en vraagverduidelijking is het de bedoeling dat er samen met de klant een trajectplan wordt opgemaakt.

Wat als men het traject niet binnen 6 weken kan starten? Motiveer dan waarom de start vertraging oploopt en wat je zal doen om toch zo snel als mogelijk op te starten

Wie maakt het trajectplan:Beide casemanagers werk en zorg

Inhoud van het trajectplan:

26

Gebruik hiervoor het sjabloon dat je terugvindt in Bijlage 3

In dit trajectplan worden door beide casemanagers doelstellingen (met bijhorende acties en timing) genoteerd waaraan de klant doorheen het traject zal werken.

Indien mogelijk worden er voor de uitvoering van het trajectplan ook al dienstverleners aangeduid die instaan voor de uitvoering van het trajectplan. De casemanagers doen een voorstel en de penhouder beslist welke dienstverleners een passend aanbod hebben.

Noteer in het veld timing: de datum wanneer deze actie moet opgestart worden en wanneer deze actie moet geëvalueerd worden

Probeer indien mogelijk om de opmaak en ondertekening van het trajectplan te doen aan de hand van een driegesprek waarop beide casemanagers + klant aanwezig zijn. Het voordeel van dit driegesprek is dat de klant op de hoogte is van alle doelstellingen. Alle betrokken partners kunnen op dat moment ook bekijken aan welke doelstellingen eerst gewerkt moet worden en welke nog wat kunnen wachten. De klant tekent samen met beide casemanagers het trajectplan. Wanneer hij dit heeft ondertekend, gaat hij akkoord met de begeleiding en verwijzing naar andere dienstverleners voor de uitvoering van het traject.

We verwachten dat het trajectplan op maat van de klant is en voldoende SMART geformuleerd! Het eerste trajectplan wordt aanzien als een startpunt. Dat wil zeggen dat het plan doorheen de begeleiding altijd aangepast en bijgestuurd kan worden. Er wordt bij een aanpassing ook telkens een nieuw trajectplan opgemaakt en ondertekend door de klant samen met de desbetreffende casemanager dat wijzigingen deed aan zijn deel van het trajectplan. Het gaat dan om een wijziging van het trajectplan (zie Bijlage 3)

Let op:

in het trajectplan mogen enkel doelstellingen staan die nodig zijn in functie van tewerkstelling!

Enkel de acties die in het trajectplan werden opgenomen en (door de penhouder) toegekend werden aan een dienstverlener, zijn vergoedbaar voor die dienstverlener

Houd bij de opmaak van het trajectplan rekening met de volgende voorwaarden:

o de acties worden ingezet met aandacht voor de ontwikkeling van de toenemende competenties van de deelnemer in de loop van het traject;

o de acties worden ingezet rekening houdend met de ondersteuningsbehoeften van de deelnemer (vraaggestuurd ipv aanbodgestuurd werken)

o er wordt naar gestreefd om de acties zo goed mogelijk op elkaar te laten aansluiten, zodat de periodes tussen de acties tot een minimum worden beperkt.

27

Terug naar FLOW

6.1 Welke acties kunnen gecombineerd worden tijdens een AT?AT en Activerende arbeidszorg (AAZ)

SITUATIE 1: Tijdens een activeringstraject kan de werkzoekende opstarten in activerende arbeidszorg. Voorwaarden om in aanmerking te komen voor deze combinatie:

1. beide casemanagers moeten het eens zijn over alle onderstaande punten:

o het is haalbaar dat de wz doorstroomt naar sociale economie (en niet naar het reguliere arbeidscircuit) binnen een periode van 12 maanden

o bij de wz zijn er op dit moment nog te veel drempels om doorstroom naar de sociale economie mogelijk te maken

o er is specifieke begeleiding door het SE-bedrijf nodig om de drempels naar tewerkstelling aan te pakken

o de wz heeft een profiel waarbij een indicering maatwerk mogelijk is (de indicering zelf kan later gebeuren)

2. er is geen GEEN wijziging van DGS-advies nodig van activeringsbegeleiding naar activerende arbeidszorg.

SITUATIE 2: Iemand die reeds actief is in activerende arbeidszorg kan niet toegeleid worden naar een activeringstraject. Waarom niet?

klant krijgt reeds begeleiding op een werkvloer (AAZ), waardoor de begeleiding die geboden wordt door de werkactor in een AT overbodig is en enkel de zorgactor een aanbod kan doen. Nood aan begeleiding door een zorgactor EN een werkactor is een voorwaarde voor deelname aan AT

Het AAZ is verantwoordelijk voor het aanpakken van drempels naar werk met eigen methodieken. In dit geval moet de sociale dienst van het AAZ reguliere zorgondersteuning installeren.

Als de zorgnood tijdens AAZ te groot is waardoor tewerkstelling in een maatwerkbedrijf in het gedrang komt, moet AAZ afgesloten worden en kan na wijziging advies DGS een AT opgestart worden

AT en wijk-werken Combinatie is mogelijk onder voorwaarden: DABP/DGS adviezen en wijk-werken

28

AT en vrijwilligerswerk Combinatie is mogelijk indien dit de uitvoering van een activeringsstage niet belemmert

AT en interimwerk Combinatie is mogelijk indien dit de uitvoering van een activeringsstage niet belemmert

AT en vorming digitale basisvaardigheden

Ja

AT en TIBB/TWE/WIJ Neen. AT-deelnemer voldoet niet aan het profiel van TIBB/TWE/WIJ

AT en werk-welzijnstraject voor wz in armoede

Neen

AT en IBO+ Tijdens een AT kan een IBO-plus worden opgestart onder voorwaarden: arbeidsduur = minstens halftijds.

Hoe?

OPTIE 1: de werkactor is een GOB

AFWIJKING van IBO+ routing! Werkgever vraagt NIET IBO aan (via IBO-tool)

Maar de GOB-werkactor maakt zelf een IBO-contract aan (in de leerweg)

GOB registreert geen GOB-lijn en zet zijn begeleiding verder als werkactor

OPTIE 2: de werkactor is geen GOB

AFWIJKING van IBO+ routing! Werkgever vraagt NIET IBO aan (via IBO-tool)

Maar de werkactor contacteert GTB indien zij de vraag krijgen van de werkgever om een IBO op te starten

GTB contacteert de teamleider van de cluster (waarin IBO zou doorgaan). Waarom GTB? Werkactoren zijn minder vertrouwd met de contactpersonen van de VDAB-clusterwerking

Teamleider cluster stelt een IBO-consulent aan die IBO contract aanmaakt en opvolgt

Werkactor stemt af met IBO-consulent over contacten met de werkgever (wat doet werkactor, wat doet IBO-consulent)

AT en beroepsinlevingsstage BIS

Neen. Een beroepsinlevingsstage mag enkel voor zelfredzame werkzoekenden (dat staat haaks op de doelgroep AT).

AT en beroepsverkennende stage (BVS)

Ja. Maar dit vervangt niet de verplichting om een activeringsstage te doen.

AT en werkervaringsstage (WES)

Neen. In een AT bouwt de deelnemer competenties op via een activeringsstage.

AT en opleiding Ja. Onder deze voorwaarden:

29

De penhouder mag nooit betalen met AT middelen voor de erkende opleiding van een klant. Erkende opleidingen worden altijd door VDAB zelf betaald aan de opleidingsverstrekker. Als de penhouder niet betaalt voor de opleiding, kan er ook nooit sprake zijn van dubbele financiering.

De MMPP drempels mogen niet van die aard zijn dat deze het volgen van de opleiding belemmeren.

Het volgen van deze opleiding mag GEEN hinder zijn voor uitvoering van de verplichte acties uit het activeringstraject (vb. activeringsstage doen, gesprekken bij zorgactor, enz)

De opleiding past bij het mogelijke toekomstige jobdoelwit van de klant (je kan dit nooit 100% op voorhand weten, maar de opleiding mag geen bezigheidstherapie zijn en moet voorbereiden op mogelijke tewerkstelling)

Werkwijze:

opleiding door partner:o de casemanager werk geeft inzage aan

de opleidingspartner.o de opleidingspartner doet de registraties

van de opleiding opleiding door VDAB:

o de casemanager vraagt de opleiding aan via de projectopvolger samenwerking (reden: één contactpunt voor casemanagers)

o de PO speelt de vraag door naar de MLP coach

de MLP coach doet de registratie van de opleiding in het dossier

AT en Medisch Ergonomisch Team (MET)

JA, de combinatie MET en AT is mogelijk onder volgende voorwaarden:

het MET mag niet met de middelen van AT vergoed worden, maar moet via de gewone MET-procedure geregistreerd en gefinancierd worden. Er mag geen sprake zijn van dubbele financiering!

beide casemanagers moeten van oordeel moeten dat deelname aan MET past binnen het trajectplan

Aanvraag BTOM of Is het aanvragen van een BTOM-recht of advies

30

advies SEC tijdens AT sociale economie mogelijk net vóór of tijdens een activeringsbegeleiding?  Liever niet. Werk eerst zoveel mogelijk drempels weg tijdens het activeringstraject, verzamel informatie over het functioneren tijdens de activeringsstage ... en doe hierna een gemotiveerde aanvraag BTOM of advies SEC

In praktijk zal dit altijd op het einde van een activeringsbegeleiding zijn.

Uitzondering: recht of advies die rechtstreeks kan toegekend worden (dus zonder onderzoek obv ICF)"

Terug naar FLOW

7. CM Werk laadt het trajectplan op in vertrouwelijk luik van MLP dossier (service = bezig)

Het activeringstraject wordt als opgestart beschouwd als het trajectplan is opgeladen in het vertrouwelijk luik van het MLP dossier van de deelnemer (subflap contacten en documenten) en het kan geraadpleegd worden door de penhouder. De CM Werk klikt op ‘start bemiddelingsproces (info registratie). Op dit moment begint ook de termijn van 18 maanden te lopen!

Terug naar FLOW

8. CM Werk mailt Penhouder en geeft inzage in dossier en toegang tot vertrouwelijk luik

8. 1 Registratie/communicatie PenhouderHet trajectplan wordt telkens opgeladen in het vertrouwelijk luik van de klant. CM Werk stuurt via mail aan de penhouder wanneer er een eerste trajectplan wordt opgeladen in het vertrouwelijk luik. De penhouder kijkt in het vertrouwelijk luik naar het trajectplan en oordeelt of de doelstellingen uitvoerbaar zijn door het netwerk van dienstverleners. De penhouder kan contact opnemen met beide casemanagers voor bijkomende vragen.

Wanneer een casemanager aanpassingen doet aan het trajectplan, laat hij dit weten (via mail) aan de penhouder. Het aangepaste trajectplan wordt ook weer opgeladen in het vertrouwelijk luik zodat de penhouder dit hier kan bekijken.Je vindt een sjabloon voor het wijzigen van het trajectplan in bijlage 3.

31

Registraties: Service ‘Activeringstraject’ opstarten

Pas als je als CM werk de eerste afspraak hebt afgewerkt met ‘aanwezig’ wordt de link ‘start bemiddelingsproces’ zichtbaar in de flap ‘afspraken’ bij de rubriek ‘lopende services’.

Klik op ‘start bemiddelingsproces:o Dit doe je pas als het trajectplan is opgemaakt en bij voorkeur overlegd

is met de penhouder.

o De status van de service verandert naar ‘bezig’.. Bijkomende registraties die hiervoor nodig zijn:

Laad het trajectplan op in de flap PMAB, subflap ‘contacten en documenten’

Geef de penhouder inzage in het volledige MLB dossier via de flap ‘inzagerechten’

Geef de penhouder toegang tot het vertrouwelijk luik. Er vertrekt een automatische mail naar de penhouder dat hij toegang kreeg.

Mail de penhouder wanneer je het trajectplan hebt opgeladen! Op basis van deze mail weet de penhouder dat hij het dossier moet openen om het trajectplan goed te keuren.

Let op: bij wijzigingen van een trajectplan verstuur je telkens een mail naar de penhouder om hem op de hoogte te brengen dat een wijziging van trajectplan werd opgeladen in het vertrouwelijk luik.

Terug naar FLOW

8.2 Rol van penhouder van een netwerk van dienstverleners

Er werd een draaiboek voor de Penhouder i.f.v. registraties activeringstrajecten in MLB gemaakt door de dienst Samenwerking van VDAB. Je vindt deze terug op volgende internetpagina; https://partners.vdab.be/cvs/activeringsprojecten.

De begeleiding van acties uit het trajectplan wordt uitgevoerd door een netwerk van dienstverleners onder coördinatie van een penhouder.

De penhouder van het netwerk van dienstverleners:

Faciliteert de uitvoering van de activeringstrajectenHij leest het voorstel tot trajectplan en faciliteert dat de uitvoering van de eerste actie kan opstarten binnen de 4 weken na goedkeuring van het

32

trajectplan. Hij beroept zich op gemaakte afspraken met het netwerk van dienstverleners om de uitvoering van de acties van het trajectplan te organiseren. Indien er geen geschikt aanbod is in het netwerk, zoekt hij de meest passende dienstverlener buiten het bestaande netwerk. Hij kan eveneens een aanvraag indienen om een bijkomende partner toe te voegen aan het netwerk.

Beheert het budget op traject- en projectniveauHij beslist op basis van het trajectplan over de besteding en de uitbetaling van de compensatievergoeding en houdt toezicht op de aanwending van de vergoeding door de dienstverleners.

Coördineert en fungeert als aanspreekpuntHij is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever met betrekking tot de betaling van de vergoeding voor de penhouder en de betaling van de vergoeding voor de dienstverlening en de opvolging van de opdracht.

Deze tabel geeft aan welke penhouders actief zijn in welke provincie/regio

Netwerk van dienstverleners

Penhouder

Contactgegevens

Provincie Limburg CAW Limburg

Greet De Vosgreet.activering@cawlimburg.be0471/843652

Provincie Vlaams-Brabant UPC-KULeuven

Mieke Vermeulenmieke.vermeulen@upckuleuven.be02/75808050479/26.24.45

Provincie Antwerpen WEB Bie Bijnens014 46 27 10bieb@webwerkt.be

Provincie Oost-Vlaanderen

POPOV GGZ

Veerle De Croosveerle.decroos@popovggz.be09 216 65 50

Provincie West-Vlaanderen:Regio Oostende/Brugge/Roeselare

PC Sint Amandus

Anke RemmerieAnke.remmerieåmandus.broedersvanliefde.be050 81 97 33

Provincie West-Vlaanderen:Regio Kortrijk

W13 Mathieu Vensmathieu.vens@welzijn13.be

Terug naar FLOW

33

9. Penhouder kijkt het trajectplan na en keurt goedDe penhouder zorgt ervoor dat het trajectplan kan uitgevoerd worden door organisaties die een passend begeleidingsaanbod hebben in functie van de gestelde doelen voor de werkzoekende.

Hij leest het voorstel tot trajectplan en overlegt indien nodig met beide casemanagers;

Hij zorgt ervoor dat de uitvoering van de acties van het trajectplan georganiseerd wordt volgens de gemaakte afspraken met het netwerk van dienstverleners

Indien er geen geschikt aanbod voor de deelnemer is in het netwerk van dienstverleners, zoekt de penhouder de meest passende dienstverlening voor de deelnemer buiten het bestaande netwerk van dienstverleners en waar aangewezen buiten de grenzen van het perceel of de provincie.

Hij faciliteert dat de uitvoering van de eerste actie van het trajectplan kan opstarten bij de dienstverlener(s) binnen de 4 weken na goedkeuring van het trajectplan.

Let op:

Een activeringstraject mag maximum 2.800 euro kosten. De penhouder bewaakt dat de uitvoering van het trajectplan deze maximale kost niet (teveel) overschrijdt. Noteer dus enkel die doelen en acties in een trajectplan die prioritair zijn om drempels naar tewerkstelling weg te werken. Waar nodig onderhandelt de penhouder met de casemanagers om de uitvoering betaalbaar te houden

De penhouder noteert de goedkeuring van het trajectplan in het luik contacten van het vertrouwelijk luik.

Terug naar FLOW

10. Penhouder zoekt dienstverleners zorg en dienstverleners werk om het trajectplan uit te voerenDe casemanagers werk en zorg bepalen welke dienstverlening de werkzoekende nodig heeft. De dienstverlening zelf wordt uitgevoerd door dienstverleners werk en zorg uit het netwerk activeringstrajecten. In elke provincie werden één of meerdere netwerken aangesteld voor de uitvoering van deze opdracht.

Als je vragen hebt over het netwerk van dienstverleners kan je terecht bij de penhouder in jouw provincie.

34

In deze uitbesteding is sprake van een dienstverlener zorg en een dienstverlener werk.

Terug naar FLOW

10.1 Dienstverlener zorg

10.1.1 Rol van een dienstverlener zorgDienstverleners zorg zijn verantwoordelijk voor alle activiteiten in het kader van gezondheids- of welzijnsbeleid, waaronder: hulp, dienstverlening en ondersteuning. Dit telkens in het kader van de voorbereiding op werk.

De opdracht van een dienstverlener zorg bestaat uit:

het verkennen van de zorgnoden en de medische, mentale, psyschische, psychiatrische en sociale problemen samen met de deelnemer en het verlenen van inzicht aan de deelnemer in zijn zorgnoden die de uitvoering van een stage op een werkvloer of de uitvoering van betaalde arbeid met of zonder ondersteuning verhinderen;

het verlenen van zorg met het oog op herstel of draaglijk maken van medische, mentale, psychische, psychiatrische of sociale problemen in functie van de stage op een werkvloer en de joboriëntatie;

het leren omgaan van de deelnemer met zijn zorgbehoeften en medische, mentale, psychische, psychiatrische en sociale problemen en de psychische draagkracht van de deelnemer verhogen om een stage op een werkvloer uit te voeren of betaalde arbeid met of zonder ondersteuning uit te voeren;

het mee helpen creëren van een ondersteunend zorgnetwerk in de private en werkomgeving van de deelnemer met het oog op de zelfredzaamheid van de deelnemer na afloop van het activeringstraject;

het versterken van de competenties van de deelnemer, waaronder assertiviteit, communicatie, conflictbeheersing, het voorzien in basishygiëne, leren omgaan met faalervaringen en motivatie, met het oog op de zelfredzaamheid van de deelnemer na afloop van het activeringstraject;

het toeleiden naar en samenwerken met andere dienstverleners voor de zorgverlening op maat van de deelnemer, met het oog op de stage op een werkvloer en de joboriëntatie;

het overleggen, afstemmen en samenwerken met de betrokken partners in het werk- en zorgtraject, met name de casemanagers en de andere dienstverleners.

Terug naar FLOW

35

10.1.2 Organisatorische voorwaarden voor een dienstverlener zorg$De regelgeving (BVR, art. 31) stelt dat de penhouder voor de uitvoering van een specifieke actie in het trajectplan in het belang van de deelnemer beroep kan doen op dienstverleners buiten het netwerk. De nota bij dit besluit kadert dit verder: er wordt gestreefd naar activeringstrajecten op maat van de noden van de deelnemer. In bepaalde situaties is er mogelijk geen geschikt aanbod voor de deelnemer binnen het netwerk van dienstverleners. De penhouder kan in dat geval een passend aanbod voor de deelnemer zoeken buiten het netwerk. De penhouder maakt dan afspraken met deze actor (over taakverdeling en eventuele vergoeding).

Wie komt in aanmerking als dienstverlener zorg, cfr. bepalingen uit het decreet? Organisaties die

a) erkend of vergund zijn door het agentschap Jongerenwelzijn, door het agentschap Zorg en Gezondheid, door het VAPH, door het Departement WVG of door de federale overheid

b) ervaring hebben

Let op: alle dienstverleners zorg die al in de netwerken zitten, voldoen aan deze voorwaarden. Dit betekent dat men altijd eerst op zoek gaat naar een passende dienstverlener binnen het bestaande netwerk. Enkel wanneer de CM Werk en de CM Zorg geen aanbod vinden binnen het bestaande netwerk, kan aan de penhouder gevraagd worden een dienstverlener buiten het netwerk aan te sluiten. Dit is dus eerder uitzonderlijk.

De moeilijkheid stelt zich wanneer een zelfstandige ingeschakeld wordt. Men kan een zelfstandige zorgverlener inschakelen indien deze ook erkend is. We bezorgen hierbij een overzicht van erkende beroepen:

1. Federale overheid: RIZIV-nummer Apotheker Apotheker-bioloog Arts Audicien Bandagist Cognitief gedragstherapeut voor CVS Diëtist Ergotherapeut Kinesitherapeut Leverancier implantaten Logopedist Opticien Orthopedist Podoloog Tandarts Verpleegkundige

36

Vroedvrouw

Altijd te checken door penhouder. De zorgverlener in kwestie zal kunnen aangeven wat zijn Riziv-nummer is. Binnen sommige beroepsgroepen dient iedereen aangemeld te zijn bij Riziv (bv. kine); bij andere beroepsgroepen die genoemd worden (bv. diëtisten) is dat mogelijk niet zo. Bij sommige beroepsgroepen verloopt de erkenning en het uitreiken van een visum automatisch, bij andere beroepsgroepen is dat niet zo. Bij sommige beroepsgroepen is de erkenning van onbepaalde duur, anderen dienen een verlenging aantoonbaar te maken (bv. middels volgen van vorming en indienen nieuwe aanvraag).

Zoekmodule: https://www.inami.fgov.be/webprd/appl/psilverpages/nl/

Aanvullende info m.b.t. paramedische beroepen (kine, logo, ...):

Er gebeurt een automatische erkenning van paramedische beroepen (na behalen diploma; m.a.w. behalen diploma vormt basis voor erkenning), visum wordt daarop uitgereikt door FOD Volksgezondheid. Dit visum vormt het attest dat toelating geeft om het beroep ook effectief te mogen uitoefenen.

2. Federale overheid: Psychologencommissie

Dit orgaan erkent psychologen

Men moet erkend zijn door Psychologencommissie. Altijd te checken door penhouder. De psycholoog in kwestie zal zijn erkenningsnummer kunnen geven. Niet elke psychotherapeut mag worden ingeschakeld.

Zoekmodule: https://www.compsy.be/nl/psychologist/search.

3. Erkenningen door de Vlaamse Overheid:

Klinisch psychologen, klinisch orthopedagogen, psychotherapie.

Zij kunnen een erkenning aanvragen bij de Vlaamse Overheid: Zorg en Gezondheid.

4. Geen erkenningHomeopaten: Zij moeten zich registreren bij de federale overheid maar dit geldt niét als erkenning.Osteopaten, chiropractors, acupuncturisten: Registratie noch erkenning mogelijk.

Pedagogen, voetreflexologen, maatschappelijk werkers die op zelfstandige basis werken: dit zijn momenteel géén erkende beroepen.

37

Terug naar FLOW

10.1.3 Alternatieve behandelingswijzen NIET mogelijk in een AT

Voorbeeld: mag men een deelnemer verwijzen naar een kinesist voor osteopathie? In dit geval is het zo dat de kinesist een erkenning heeft (Riziv), maar dat de behandelvorm (osteopathie) niet is erkend door het RIZIV. Als je kijkt naar de erkenning van de zorgverlener, voldoet deze aan het criterium. Als je kijkt naar de behandelvorm, voldoet deze niet aan het criterium.

We moeten de grens trekken tussen reguliere behandelwijzen (waarvoor beroepsgroepen erkend worden: bv. een kinesitherapeut voor kinesitherapie), en alternatieve behandelwijzen (waarbij noch de behandeling, noch de beroepsgroep erkend is, bv. osteopathie en osteopaten – ook al ligt dit in sommige gevallen mogelijk dicht tegen erkende behandelwijzen aan).

Daarin zijn we duidelijk: het is in sommige gevallen goed mogelijk dat “erkende zorgverleners” (bv. een arts) “alternatieve” behandelwijzen of therapieën (bv. acupunctuur) aanbieden, maar die behandeling of therapie valt buiten hun erkenning als zorgverlener en op die manier buiten de regelgeving m.b.t. dienstverleners in een activeringstraject. We spreken hierbij geen waarde-oordeel uit over deze alternatieve behandelwijzen. Maar houden ons aan de regelgeving. Deze alternatie behandelvormen worden immers niet erkend (niet als beroepsgroep én niet als behandeling).

Een lijst van ‘erkende behandelingen’ leidt ons bijzonder ver, want dat zijn (o.a.) de nomenclaturen van het Riziv. Wat belangrijker is, is dat we uitsluiten dat alternatieve behandelwijzen in de trajectplannen komen (én dat deze ook niet uitgevoerd worden door een erkende zorgverlener). We houden op deze manier dezelfde lijn als steeds aan: er kunnen externe, zelfstandige zorgverleners ingeschakeld worden (cf. erkende beroepsgroepen) en dat binnen het kader van hun erkenning.

Wat zijn alternatieve behandelwijzen: 

    Osteopathie     Acupunctuur     Homeopathie     Natuurgeneeskunde     Antroposofie     Orthomoleculaire geneeskunde     Kinesiologie     Voetreflexologie (dat hadden we in Vlaams-Brabant gehoord)     Craniosacrale therapie     Chiropractie     Reiki     ...

38

De penhouder mag alternatieve behandelwijzen uit een trajectplan nooit goedkeuren.

Terug naar FLOW

10.2 Dienstverlener werkDienstverleners werk zijn verantwoordelijk voor de begeleiding naar en op een werkvloer. Ze zoeken en reiken één of meerdere stagevloeren aan voor een activeringsstage. Deze stage heeft een maximale duur van 6 maanden (vanaf het moment dat de stage geregistreerd wordt in MLP) en wordt georganiseerd bij een reguliere werkgever of op een werkvloer in de sociale economie.

De opdracht van een dienstverlener werk bestaat uit:

het begeleiden van de deelnemer om de attitudes te verwerven die hij nodig heeft om in een werkomgeving te functioneren;

het zoeken en aanreiken van één of meerdere stagevloeren voor een activeringsstage rekening houdende met de jobaspiraties en mogelijkheden en beperkingen van de deelnemer en de vorderingen die hij heeft gemaakt in zijn activeringstraject. Deze activeringsstage:

o heeft een duurtijd die afhangt van de afstand van de deelnemer tot de arbeidsmarkt en het tempo waarmee de stagedoelen bereikt worden. De activeringsstage heeft een maximale duur van zes maanden vanaf het moment dat de activeringsstage geregistreerd wordt in het Mijn Loopbaan-dossier van de deelnemer.

o wordt georganiseerd bij een reguliere werkgever of op een sociale economie werkvloer. Een advies SE is niet vereist bij de start van een stage op een SE werkvloer.

het voorbereiden van elke stage samen met de deelnemer en het vastleggen van praktische afspraken omtrent de doelen, duur en intensiteit van de stage;

de opmaak van een stageovereenkomst in MLP uiterlijk bij de start van elke stage in overleg met de stagiair en de werkgever (stageplaats). Deze overeenkomst wordt ondertekend volgens de MLP richtlijnen. Een kopie wordt bezorgd aan de deelnemer en de werkgever;

de registratie van de activeringsstage in het dossier Mijn Loopbaan van de deelnemer volgens de richtlijnen van VDAB;

het ondersteunen van de werkgever tijdens de stage (vb. informeren over de begeleidingsnood, advies bij crisismomenten, enz.);

de opmaak van een stageverslag voor elke stage (in het sjabloon dat ter beschikking zal worden gesteld door VDAB) waarin het functioneren van de deelnemer op de werkvloer beschreven wordt. Binnen de 4 weken na het beëindigen van elke activeringsstage laadt de werkactor het stageverslag op volgens de richtlijnen van VDAB;

39

het detecteren, versterken, opvolgen en evalueren van competenties die zichtbaar worden op de werkvloer;

Terug naar FLOW

11. Opstart eerste actie van het trajectplan binnen 4 weken na goedkeuring door de penhouder

11.1 Doorverwijzing naar netwerk van uitvoerende dienstverlenersNa de goedkeuring van het trajectplan door de penhouder wordt de klant doorverwezen naar het netwerk van uitvoerende dienstverleners. De eerste actie bij een dienstverlener dient van start te gaan binnen 4 weken na het opladen van het trajectplan door de CM Werk.

Kies indien mogelijk voor een warme overdracht naar de uitvoerders. Best gebeurt dit door de casemanager en zijn uitvoerders apart. Concreet:

casemanager werk plant een driegesprek in met zijn werkactor(en) + klant.

casemanager zorg plant een driegesprek in met zijn zorgactor(en) + klant. Indien nodig kunnen er doorheen het traject altijd nog overlegmomenten plaatsvinden met beide CM en alle betrokken actoren + klant, dit is afhankelijk van de klant en geen structureel gegeven. Dit zou voor de klant mogelijks als te overweldigend overkomen.

De zorg- en werkactoren registreren op hun beurt ook alles in het vertrouwelijk luik van de klant. Zij krijgen toegang tot dit systeem via de Casemanager Werk. Het is daarom belangrijk om aan CM Werk door te geven wie de zorgactoren zijn (dus ook bij aanpassingen trajectplan) zodat iedereen de nodige toegang krijgt tot het vertrouwelijk luik.

Registraties:- Schrijf een weerslag van je gesprekken weg bij ‘contacten’ in het

vertrouwelijk luik.- Vul ICF verder aan.- Geef werkactoren en zorgactoren toegang tot het vertrouwelijk luik Via de

flap PMAB, subflap ‘toegangsbeheer’.

40

Terug naar FLOW

12. Uitvoering acties door de werkactor (minstens activeringsstage) en zorgactor tijdens het traject

12.1 Begeleiding door dienstverleners werk en dienstverleners zorgDe dienstverleners werk en zorg voeren de acties uit, die vermeld staan in het trajectplan en die werden goedgekeurd door de penhouder. Zij doen dit volgens de bepalingen die werden vastgelegd in de uitbesteding (meer info: ‘Activeringsbegeleiding - tender in het kader van het BVR werk- en zorgtrajecten’).

Onderstaande tabel vermeldt welke output minimaal verwacht wordt van de dienstverleners.

Dienstverlener (dvl)

Output Aard Output

Bewijslast Waar? VDAB-sjabloon

Dvl zorg rapportering van werkgerelateerde informatie en resultaten

operationeel

Uitvoering zorgacties in het kader van het trajectplan

vertrouwelijk luik van het MLP dossier, flap contacten en documenten

neen

41

Dvl werk rapportering van werkgerelateerde informatie en resultaten

Operationeel

uitvoering werkacties in het kader van het trajectplan

In het MLP-dossier waar toepasselijk of klantendossier, flap contacten en documenten

neen

Dvl werk ondertekende overeenkomst voor elke stage

formeel akkoord over de inhoud van de stageovereenkomst

klantendossier en MLP

in MLP

Dvl werk registratie activeringsstage

operationeel

start activeringsstage

MLP neen

Dvl werk stageverslag

operationeel

uitvoering stagebegeleiding

In het vertrouwelijk luik van het MLP-dossier

ja

Casemanagers (op basis van aangeleverde informatie door dienstverleners werk en zorg)

Eindverslag met eindadvies

formeel In het vertrouwelijk luik van het MLP-dossier

ja

Formele output

Indien een document of een registratie geformuleerd staat als een formele output, moet dit voor alle deelnemers aanwezig zijn. De vereiste documenten moeten opgeladen worden in het elektronisch archief dat daartoe door VDAB wordt voorzien.Operationele output Indien een document of een registratie geformuleerd staat als een operationele output, moet dit in principe aanwezig zijn in het MLP- of het klantendossier van

42

elke deelnemer. Bij een operationele output staat beschreven wat VDAB als meetbaar resultaat van de uitvoering verwacht, als indicatie dat een actie of begeleiding is uitgevoerd conform de afspraken. Indien de opdrachtnemer niet in staat is om deze output te voorzien, is er minstens een motivatie in het klantendossier terug te vinden waarom deze output ontbreekt of moet uit het MLP- of klantendossier blijken dat de dienstverlening toch geleverd werd op een voor de betrokken deelnemer gepersonaliseerde manier.

De gevraagde output wordt systematisch bijgehouden in het klantendossier. Het klantendossier is een individueel dossier per deelnemer dat bewijst dat de begeleiding en acties effectief werden uitgevoerd conform de afgesloten overeenkomst.

Het klantendossier bestaat uit:

het MLP-dossier van de deelnemer waarin minimaal de bewijsstukken voor de geleverde acties voor de deelnemer zijn terug te vinden via de verplichte MLP-registraties. Bij voorkeur maakt de opdrachtnemer ook maximaal gebruik van het MLP-dossier voor de gevraagde operationele output.

een intern (papieren of digitaal) dossier, waarin de opdrachtnemer de bewijsstukken die niet in MLP geregistreerd worden opneemt. Zoals attesten die een afwezigheid van een deelnemer wettigen waar dit verplicht is volgens de registratierichtlijnen in MLP.

Voor een deelnemer die niet meewerkt aan de uitvoering van zijn actieplan zal de dienstverlener de nodige documentatie en bewijsstukken beschikbaar stellen aan de casemanager Werk.

De opdrachtnemer zorgt ervoor dat de deelnemer zijn integrale dossier steeds kan raadplegen en dat ook de VDAB op eenvoudig verzoek toegang wordt verleend tot alle gegevens in het klantendossier.

Terug naar FLOW

12.2 Activeringsstage

12.2.1 Wat is een activeringsstageDe bepalingen van een activeringsstage worden geregeld door een Besluit van de Vlaamse Regering:

https://codex.vlaanderen.be/PrintDocument.ashx?id=1018390&datum=&geannoteerd=false&print=false (zie hoofdstuk 5)

Een activeringsstage is een verplicht onderdeel van een activeringstraject.

43

Opgelet: een activeringsstage is enkel mogelijk voor werkzoekenden die actief deelnemen aan een activeringstraject en kan niet plaatsvinden buiten een activeringstraject!

Een activeringsstage is een onbezoldigde stage die openstaat voor werkzoekenden bij wie een medisch, mentaal, psychisch, psychiatrisch of sociaal probleem, of een combinatie van die problemen, de inschakeling op de arbeidsmarkt verhindert. De stage oriënteert de werkzoekende naar betaald werk en bereidt de werkzoekende voor op betaald werk door zijn algemene basisvaardigheden te versterken en door drempels weg te erken die de inschakeling op de arbeidsmarkt bemoeilijken of verhinderen.

Tijdens een activeringsstage verricht de werkzoekende, onder toezicht en begeleiding van een werkactor, arbeidsmatige prestaties op een werkvloer die zoveel mogelijk aansluit bij de jobaspiraties van de werkzoekende. Tijdens de activeringsstage worden de mogelijkheden van de werkzoekende getoetst, geoefend en bijgestuurd tot het maximaal haalbare niveau voor de werkzoekende. De activeringsstage kan worden aangeboden bij een werkgever uit het NEC of in het beschermde circuit.

Terug naar FLOW

12.2.2 Wat is het doel van een activeringsstageDe activeringsstage richt zich op het geheel van doelstellingen van een oriënterende stage:

beroepsverkenning (opnieuw) voeling krijgen met de arbeidsmarkt, scherpstellen van het zelfbeeld in functie van arbeid,…),

opmaak van een competentiebilan i.f.v. verdere trajectbegeleiding informatievergaring i.f.v. advisering en opmaak van een activeringsverslag activeren van de competenties bij de werkzoekende, nl. alle handelingen

die de competenties van de werkzoekende aanwakkeren, naar boven halen, versterken, stimuleren… en die de motivatie, het zelfvertrouwen, de draagkracht en het arbeidsritme van de werkzoekende versterken.

oriënteren naar een haalbaar tewerkstellingscircuit (NEC/SEC of arbeidszorg) of het vaststellen dat de werkzoekende niet toeleidbaar is naar werk

remediëren van drempels naar werk

Terug naar FLOW

44

12.2.3 Wat is het resultaat van een activeringsstageEen activeringsstage leidt tot:

een competentieprofiel over de basisvaardigheden (resulterend uit de begeleiding op de werkvloer en evaluatie(s) met de stagewerkvloer).

een beschrijving van resterende welzijnsdrempels en belemmerende randvoorwaarden

een advies over een haalbaar arbeidscircuit (normaal economische circuit, sociale economie, lokale diensteneconomie, arbeidszorg) of een advies dat betaald werk niet mogelijk is (niet toeleidbaar) waardoor een overstap naar een beter passend uitkeringsstelsel aangewezen is.

Een sjabloon voor de evaluatie van de activeringsstage is beschikbaar op volgende pagina: https://partners.vdab.be/cvs/activeringsprojecten

Terug naar FLOW

12.2.4 Duur van een activeringsstageDe werkactor bepaalt, in samenspraak met de casemanager werk, de duur van de activeringsstage naargelang de afstand tot de arbeidsmarkt. De activeringsstage heeft een maximale doorlooptijd van zes maanden. Het aantal uren op de werkvloer wordt gradueel opgebouwd naargelang de capaciteiten van de stagiair.

De VDAB beslist ook over de voortijdige beëindiging van de activeringsstage. Een activeringsstage kan niet verlengd worden.

De werkactor ziet erop toe dat de maximum duur van één activeringsstage niet overschreden wordt:

De periode start - einde van het stagecontract mag niet meer zijn dan 6 maanden. 

Is er nog een stageperiode nodig? Bespreek dan met de casemanager werk waarom een extra activeringsstage nodig is en welke doelstelling je wil bereiken. De (maximum duur van) 6 maand begint opnieuw te lopen wanneer er een nieuw stagecontract wordt opgemaakt. 

Algemeen principe indien meerdere stages nodig zijn voor de klant:

Er is slechts 1 activeringsstage mogelijk bij dezelfde werkgever voor dezelfde functie. Doorgroeien naar een andere vorm van werkplekleren bij dezelfde werkgever kan wel.

Een extra activeringsstage bij dezelfde werkgever kan enkel voor een andere functie

Een extra activeringsstage bij een andere werkgever is mogelijk

45

Een extra activeringsstage kan enkel indien de wz nog steeds voldoet aan de voorwaarden van een activeringsstage. Evalueer daarom, samen met de casemanager werk, voor de opstart volgende criteria:

o de wz is nog steeds niet onmiddellijk bemiddelbaar zijn naar de arbeidsmarkt 

o wegens MMPP-drempels die nog steeds de aansluiting met de arbeidsmarkt verhinderen

o er is nog steeds nood aan een stage waarbij men laagdrempelig moet starten en arbeidsvolume moet opbouwen

Terug naar FLOW

12.2.5 Waar mag een activeringsstage plaatsvinden?Soort werkgever:

De activeringsstage kan plaats vinden bij een werkgever in het normaal economisch circuit (NEC) of in het beschermde circuit (BC) aansluitend bij de jobaspiraties en  mogelijkheden en beperkingen van de werkzoekende. De werkgever (NEC/BC) krijgt geen vergoeding voor de activeringsstage.

Regio werkgever:

De activeringsstage kan enkel doorgaan bij een werkgever die gevestigd is in Vlaanderen, en niet bij een werkgever uit Brussel of Wallonië. De activeringsstage kan niet doorgaan bij een werkgever die gevestigd is in het buitenland.

Terug naar FLOW

12.2.6 Begeleiding tijdens de activeringsstage door de werkactorDe begeleiding tijdens een activeringsstage gebeurt door een werkactor (cfr. Uitbesteding ‘Aanduiding van de penhouder als vertegenwoordiger van een netwerk van dienstverleners in het kader van de uitvoering van de activeringstrajecten)

De werkactor is verantwoordelijk voor de begeleiding naar en op een werkvloer. De invulling van deze taken wordt onder meer als volgt geconcretiseerd:

het begeleiden van de deelnemer om de attitudes te verwerven die hij nodig heeft om in een werkomgeving te functioneren

het zoeken en aanreiken van één of meerdere stagevloeren voor een activeringsstage rekening houdend met de jobaspiraties en mogelijkheden en beperkingen van de deelnemer en de vorderingen die hij heeft gemaakt in zijn activeringstraject. Deze activeringsstage:

46

o heeft een duurtijd die afhangt van de afstand van de deelnemer tot de arbeidsmarkt en het tempo waarmee de stagedoelen bereikt worden. De activeringsstage heeft een maximale duur van zes maanden vanaf het moment dat de activeringsstage geregistreerd wordt in het Mijn Loopbaan-dossier van de deelnemer.

o wordt georganiseerd bij een reguliere werkgever of op een sociale economie werkvloer. Een advies SE is niet vereist bij de start van een stage op een SE werkvloer.

het voorbereiden van elke stage samen met de deelnemer en het vastleggen van praktische afspraken omtrent de doelen, duur en intensiteit van de stage

opmaak van een stageovereenkomst in MLP uiterlijk bij de start van elke stage in overleg met de stagiair en de werkgever (stageplaats). Deze overeenkomst wordt ondertekend volgens de MLP richtlijnen. Een kopie wordt bezorgd aan de deelnemer en de werkgever;

de registratie van de activeringsstage in het dossier Mijn Loopbaan van de deelnemer volgens de richtlijnen van VDAB

het ondersteunen van de werkgever tijdens de stage (vb. informeren over de begeleidingsnood, advies bij crisismomenten, enz.);

de opmaak van een stageverslag voor elke stage in het sjabloon ‘evaluatie activeringsstage’ waarin het functioneren van de deelnemer op de werkvloer beschreven wordt.

het detecteren, versterken, opvolgen en evalueren van competenties die zichtbaar worden op de werkvloer

De werkactor moet binnen de 4 weken na het beëindigen van elke activeringsstage het stageverslag opladen volgens de richtlijnen van VDAB.

Wanneer een werkactor wordt ingeschakeld voor andere werkacties die opgenomen zijn in het trajectplan, zal hij deze registreren conform de MLP richtlijnen wanneer dit vereist is. Hij rapporteert ook volgens deze richtlijnen of conform de afspraken die daarover worden gemaakt met de casemanagers.

De begeleiding van een activeringsstage is een onderdeel van een activeringstraject. Dat betekent dat de werkactor volgende verplichtingen inzake samenwerking, communicatie & afstemming met de penhouder en de casemanagers moet nakomen:

op regelmatige basis het (werkgerelateerde) resultaat van de uitgevoerde acties noteren in (het vertrouwelijk luik) van MLP.

input geven of deelnemen aan het cliëntoverleg dat minimaal zesmaandelijks georganiseerd wordt door de casemanagers met als doel de acties van het trajectplan op elkaar af te stemmen, te evalueren en bij te sturen. Meer info over de inhoud van het zesmaandelijks overleg: zie onderdeel 13. Opvolging tijdens het activeringstraject

47

deelnemen aan het netwerkoverleg dat VDAB organiseert (in principe zesmaandelijks).

tijdig communiceren met de casemanagers indien extra acties nodig zijn in functie van noden die zich tijdens de stage of het activeringstraject manifesteren.

tijdig communiceren met de penhouder en de casemanagers over potentiële vertragingen in de uitvoering van het traject.

aanleveren (op vraag van de casemanagers) van extra (werkgerelateerde) informatie zodat de casemanagers een eindadvies kunnen formuleren.

de casemanagers informeren in het kader van een mogelijke stopzetting of bijsturing van het activeringstraject:

o Wanneer bijkomende noden gedetecteerd worden. o wanneer de deelnemer ernstig tekortschiet in zijn verplichtingen of

in de uitvoering van de acties die met hem in het kader van zijn traject zijn overeengekomen.

o wanneer er sprake is van een onderbreking van de uitvoering van het trajectplan wegens ziekte, moederschapsverlof, ongeval of overmacht.

o Wanneer de acties en het beoogde doel die beschreven zijn in het trajectplan niet haalbaar zijn of niet kunnen uitgevoerd worden.

Indien de werkactor de activeringsstage niet kan uitvoeren zoals beschreven in het trajectplan en binnen de deadline die hierin werd opgenomen, meldt hij dit aan de casemanager en aan de penhouder, die op zoek zal gaan naar een andere dienstverlener.

Terug naar FLOW

12.2.7 Verplichtingen stagebedrijfHet stagebedrijf staat in voor:

Het aangeven of een medisch onderzoek vereist is alvorens de stage mag starten

het maken van de nodige (praktische) afspraken met de werkactor rond toeleiding, uitvoering, rapportage,… ivm activeringsstage

De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) van de werkzoekende Het aanleren van de veiligheidsvoorschriften aan de stagiair en de controle

of de stagiair de veiligheidsvoorschriften op de werkvloer toepast De begeleiding van de stagiair op de werkvloer De rapportage over het functioneren van de stagiair aan de werkactor Het doorgeven van de gepresteerde uren stage aan de werkactor in het

sjabloon ‘aanwezigheidslijst’ dat bezorgd werd door de werkactor (waar nodig) overleg en nabespreking met de werkactor inzake de stage.

Het stagebedrijf mag de stagiair geen taken doen verrichten die vreemd zijn aan de stage en die productief zijn voor het stagebedrijf

48

Terug naar FLOW

12.2.8 DIMONA-aangifteEen DIMONA-aangifte is nodig voor alle personen die taken uitvoeren op zijn werkvloer. Als er controle komt van de sociale wetten dan levert de dimona-aangifte het bewijs dat de stagiair geen zwartwerker is. Deze aangifte is dus ter bescherming van zowel het bedrijf als de stagiair.

Naast deze aangifte dienen ook het stagecontract ter plaatse te zijn ter staving.

Vanaf 1/1/2020 is VDAB verantwoordelijk voor de DIMONA-aangifte in functie van stages.

Wanneer:Uiterlijk, net vóór de start van de activeringsstage.

Hoe: De DIMONA-aangifte gebeurt ‘geautomatiseerd’ en achter de schermen. De aangifte gebeurt op basis van de registratie van stage- en opleidingslijn

waardoor een correcte en vooral tijdige registratie van zeer groot belang is! Naast deze tijdige en correcte registratie moet de werkactor of de werkgever geen specifieke zaken doen ifv van de DIMONA-aangifte.

De stagiairs worden bij DIMONA geregistreerd onder naam van VDAB. In het kader van sociale inspectie zijn alle stagiairs vanaf dan verplicht om hun contract op zak te hebben tijdens de uitvoering van de stage op een werkvloer!

Een DIMONA-aangifte heeft geen effect op de manier waarop de werkzoekende de stempelkaart moet invullen. De werkzoekende in activeringsstage:

krijgt geen loon waardoor hij deze stagedagen NIET mag inkleuren als ‘gewerkte’ dagen op de stempelkaart.

bezorgt het stagecontract, samen met de ingevulde stempelkaart, aan de uitbetalingsinstelling. Dit is in overeenstemming met de DIMONA-aangifte die stelt dat de activiteiten tijdens de activeringsstage niet onderworpen zijn aan sociale bijdragen.

Terug naar FLOW

12.2.9 Registratie van een activeringsstageRaadpleeg voor de registratie van de activeringsstage de aparte technische handleiding (https://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#opleidingen). Zie document ‘handleiding activeringsstage ikv tender activeringstrajecten’.

Wanneer klant een activeringsstage gaat doen:

49

Geef de werkactor inzage in het dossier via de flap inzagerechten

De werkactor neemt nadien alle registraties van de activeringsstage op zich (registratie stage, ingeven prestaties, C91 bezorgen indien nodig…).

Op deze webpagina is een technische handleiding voor activeringsstage beschikbaar.

Terug naar FLOW

12.2.10 Vergoeding voor de werkzoekendeDe niet-werkende werkzoekende die een activeringsstage doet  krijgt verplaatsingskosten en kosten voor kinderopvang terugbetaald van VDAB. 

Let op: registreer het rekeningnummer in het dossier van de klant zodat VDAB de vergoeding kan uitbetalen.

Terug naar FLOW

12.2.11 Vrijstelling van beschikbaarheid voor de werkzoekendeHet uitvoeren van een activeringsstage geeft ‘onder bepaalde voorwaarden’ een vrijstelling van beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt.

Er is GEEN vrijstelling van beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt bij een stage intensiteit van minder dan 20u/week op de stagevloer of een stageduur van minder dan 4 weken.

Dit betekent dat de degressiviteit van de uitkering blijft lopen en dat het einde van de inschakelingsuitkering kan doorgevoerd worden tijdens de stage.

De werkzoekende moet bij een stage zonder vrijstelling GEEN attest einde opleiding (C91) afleveren aan zijn uitbetalingsinstellingen

Er is WEL een vrijstelling van beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt bij een stage intensiteit van meer dan 20u/week op de stagevloer én een stageduur langer dan 4 weken

Dit betekent dat de werkzoekende geen werkzoekgedrag moet aantonen tijdens de stage en dat de degressiviteit van de uitkering wordt opgeschort

De werkzoekende moet bij een stage met een vrijstelling WEL een attest einde opleiding (C91) afleveren aan zijn uitbetalingsinstelling.

50

o Op het einde van de vrijstelling moet de werkactor WEL een attest C91 via de flap leerweg.

o Het afdrukken van de C91 is verplicht (anders verliest de wz zijn uitkering).

De werkloze in een activeringsstage: vermeldt deze stage niet op zijn controlekaart voegt ALTIJD een KOPIE VAN HET STAGECONTRACT bij zijn

controlekaart (sommige uitbetalingsinstelling zien namelijk geen verschil tussen de verschillende dimona-codes waardoor ze geen onderscheid zien tussen de onbezoldigde en bezoldigde activiteiten op een werkvloer, het stagecontract brengt hier duidelijkheid in)

voegt GEEN aanwezigheidsattest (C98) bij zijn controlekaart levert GEEN attest aangifte van een stage (C45G) af aan zijn

uitbetalingsinstelling is tijdelijk niet inzetbaar (geen automatische vacaturematching, enz. )

Terug naar FLOW

12.2.12 VerzekeringDe VDAB verzekert de stagiair tegen lichamelijke ongevallen bij een arbeidsongeval tijdens de activeringsstage en op weg naar en van de plaats waar de stage doorgaat.

De VDAB heeft een arbeidsongevallenverzekering afgesloten bij Ethias met polisnummer: 06565144.

Wat te doen bij een arbeidsongeval?

De werkactor is verantwoordelijk voor de aangifte van het arbeidsongeval. Volg de instructies in deze onderrichting in rubriek ongevallen – verzekering cursisten: https://partners.vdab.be/cvs/cvs_handleiding.shtml#ongeval

Opgelet: De aangifte van een arbeidsongeval of een ongeval op de weg van of naar de arbeidsplaats (wegongeval) moet binnen de 5 dagen bij uw provinciale expert-coach-cursistenadministratie toekomen, te rekenen vanaf de dag van het ongeval. Zij ondersteunen je bij de procedure die moet gevolgd worden.Breng de casemanager werk op de hoogte.

Burgerlijke aansprakelijkheid

De VDAB is niet aansprakelijk voor de schade die de stagiair eventueel veroorzaakt aan het stagebedrijf of aan derden.De werkactor informeert het stagebedrijf dat zij hun verzekeraar op de hoogte moeten brengen van het aanstellen van de stagiair.

51

Terug naar FLOW

12.2.13 Werkpostfiche en risico-analyseVoor iedere stageplaats dient een risico-inventaris en risicoanalyse opgemaakt te worden om:

de nodige preventiemaatregelen te nemen de deelnemer te informeren (opleidingsprogramma) en op te leiden en om indien nodig de deelnemer te onderwerpen aan een medisch

onderzoek.

Indien het stagebedrijf reeds beschikt over een risico-analyse, dan kan deze gebruikt worden, ongeacht de sector of duur van de stage. Indien dezelfde stageplaats door achtereenvolgens verschillende deelnemers wordt ingevuld, kan 1 enkele werkpostfiche volstaan wanneer de risico's niet veranderen).

Moet er nog een werkpostfiche worden opgemaakt? Hier vind je het sjabloon werkpostfiche.

Terug naar FLOW

12.2.14 Medische onderzoekenDe deelnemer wordt afhankelijk van de aard en de duurtijd van de activeringsstage mogelijk blootgesteld aan ‘beroepsrisico’s’. De werkgever weet wanneer een medisch onderzoek voorafgaand aan een stage nodig is. Indien niet, kan hij hiervoor contact opnemen met de arbeidsgeneeskundige dienst die hierover zekerheid kan bieden. Als een medisch onderzoek vooraf nodig is voor de werknemers van het bedrijf zelf, is het ook nodig voor de stagiairs.

De werkgever kiest op welke manier dit medisch onderzoek georganiseerd wordt maar het moet sowieso via een arbeidsgeneeskundige dienst verlopen

Ofwel kiest de werkgever ervoor om dit via de eigen arbeidsgeneeskundige dienst te laten verlopen (en betaalt hij daar zelf voor). De werkgever kan deze kosten niet terugvorderen van VDAB.

Ofwel kan beslist worden om dit via VDAB (ARista) te laten verlopen (en dan betaalt VDAB ervoor). Dan moet wel rekening gehouden worden met een langere wachttijd.

De verantwoordelijkheid inzake de beslissing of een medisch onderzoek nodig is, ligt bij de werkgever (en niet bij de werkactor die de stage begeleidt).

Hier vind je meer informatie over de manier waarop je dit medisch onderzoek via VDAB moet aanvragen en registreren. Kijk bij rubriek medisch onderzoek – document aanvragen medisch onderzoek.

52

Terug naar FLOW

12.2.15 Persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkledijDe werkactor zorgt ervoor dat het stagebedrijf de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkledij kosteloos ter beschikking stelt, conform de wettelijke bepalingen en reglementering (Titel VII Codex over het welzijn van de werknemers) en de risico-inventaris, de risicoanalyse en het opleidingsprogramma.

Terug naar FLOW

12.2.16 FAQ ActiveringsstageWat doen als het stagebedrijf geen veiligheidsschoenen wil aanbieden?Dan kan de stage niet doorgaan op die stageplaats of 'mag' binnen de zorgbegeleiding bekeken worden op welke wijze het toch mogelijk wordt om deze kledij te financieren (door de klant, door de zorgbegeleiding, lenen/huren in een opleidingscentrum, ...).

Mag de werkzoekende betaald verlof nemen tijdens de activeringsstage?Iemand die werkzoekend is, heeft recht op 24 dagen betaalde vakantie. Iemand die in opleiding of stage is (bij VDAB of extern) en ook het statuut van werkzoekende heeft, heeft bijgevolg ook recht op deze 24 dagen. De afspraak is altijd dat de werkzoekende overlegt met de stageplaats en toestemming vraagt voor verlof. Indien goedgekeurd, zal de werkzoekende een ‘V’ op de stempelkaart noteren. De normen van de redelijkheid gelden hier: als een werkzoekende een stage van bvb 30 dagen volgt, moet hij geen 24 dagen verlof vragen, maar kan hij bijvoorbeeld wel één dag verlof vragen om iets persoonlijks te regelen dat niet kan wachten tot na de stage.

De vervoersvergoeding wordt niet gestortMogelijke fout in de registratie indien het vervoer niet werd uitbetaald aan klant na stage. Er moet geregistreerd zijn in prestaties met code 9 en niet met code 0.

Klant met RIZIV statuut doet een activeringsstage. Wie en hoe moet hierover gecommuniceerd worden met de adviserend geneesheer?De communicatie met de adviserend geneesheer gebeurt altijd door een bemiddelaar, in dit geval de casemanager werk, en nooit door een partner/werkactor.

Een activeringsstage is een actie die past in het traject naar werk en is een door VDAB erkende stage (met bijhorend VDAB-contract), waardoor er geen toelating moet aangevraagd worden aan de adviserend geneesheer (via een formulier actie op de werkvloer).

53

Enkel voor niet VDAB-erkende opleidingen/stages of acties die minder passen in een traject naar 'werk', moet een formulier actie op de werkvloer worden ingevuld (zoals vb. bij arbeidszorg waarbij niet gewerkt wordt met een VDAB-contract).

Mag een activeringsstage doorgaan op zaterdag/zondag of in een nachtshift?Er mag op zaterdag/zondag/nachtshift stage gedaan worden op voorwaarde dat: 

tewerkstelling op zaterdag/zondag/nachtshift niet op grond van een collectieve arbeidsovereenkomst (sectoraal dan wel op ondernemingsniveau) uitgesloten is

voor de prestaties op zaterdag/zondag/nachtshift een werkrooster voorzien is in het arbeidsreglement van het stagebedrijf

dit juridisch geregeld is (dus vastgelegd in de stage-overeenkomst) de stage (of een combinatie van deze stage met andere stages) het

maximum van 40u/week niet overschrijdt de stagiair niet jonger is dan 18 jaar beide casemanagers werk/zorg het eens zijn dat een stage op in

weekend/nacht niet te psychisch belastend is voor de klant

Mag een activeringsstage in het buitenland?Neen. Het is niet geregeld in de VDAB-regelgeving. Als het echt noodzakelijk is dat de stage doorgaat in het buitenland, moet je voorafl informeren bij RVA of dit voor hen geen probleem vormt.

Mag thuiswerk tijdens een activeringsstage? vb. redactioneel werk of vertaalwerk: waarbij men 1 dag per week naar bureau moet komen en de rest van het werk van thuis mag doen? Hoe moet dit dan geregistreerd worden?

alle dagen waarop gewerkt wordt, opnemen in het uurrooster van het contract

in het toelichtingenveld opnemen welke dagen hiervan thuis gepresteerd worden

op de thuisdagen geen prestaties (uren) registreren zodat er ook niet ten onrechte vervoerskosten betaald worden.

Is onbetaald werk in een boerderij (Groene Zorg en aanverwante organisaties) mogelijk als activeringsstage. Algemene onderrichtingen zijn:

een activeringsstage is een verplicht onderdeel van een activeringsbegeleiding

een activeringsstage kan in principe op elke arbeidsplek georganiseerd worden op voorwaarde dat alle partijen de activeringsstage-overeenkomst ondertekenen.

54

Mag de stagiair zijn eigen wagen gebruiken voor een stage-opdracht waarvoor men zich moet verplaatsen naar verschillende locaties in opdracht van het stagebedrijf?Een stagiair mag tijdens zijn stage niet met zijn eigen wagen rijden in opdracht van de firma.Hier zijn verschillende redenen voor:

De stagiair mag in het kader van zijn stage alleen maar opdrachten doen die 'geen rendement' hebben maar die enkel tot doel hebben om competenties aan te leren of bij te schaven. Dit houdt in dat de stagiair altijd onder toezicht moet zijn. Alleen rondrijden met de eigen wagen voldoet dus niet aan dit criterium. Bij een zwaar ongeval dat bij de verzekering wordt aangegeven, kan de sociale inspectie vaststellen dat de persoon 'zelfstandig' bezig was, en dus productie leverde waardoor het bedrijf het stagecontract zal moeten omzetten in een contract van onbepaalde duur.

De stagiair wordt door de VDAB verzekerd voor lichamelijke schade tijdens een ongeval (indien hij toch met de eigen wagen zou rijden tegen advies in),  maar zijn wagen is niet verzekerd door de VDAB. 

Besluit: Voor een opdracht die de stagiair moet uitvoeren waarvoor een wagen nodig is, moet het stagebedrijf een wagen ter beschikking stellen.

Mag vrijwilligerswerk aanzien worden als een activeringsstage?Gebruikers zijn vaak vragende partij om vrijwilligerswerk niet te vermengen met acties die in een bemiddelingstraject passen. M.a.w. zij wensen dat de zaken die zij 'vrijwillig' opnemen, vrijwillig kunnen blijven en niet binnen een verplichtend kader geplaatst worden (vb. inzake activering).Je zou kunnen stellen dat indien de klant én de werkgever van het vrijwilligerswerk het eens is met het omzetten van het vrijwilligerswerk in een activeringsstage (dus dat er een opgevolgd verplichtend kader om zit), is dit OK. Er moet dan een activeringsstagecontract worden opgemaakt waarin de rechten en de plichten van de klant en de werkgever staan opgenomen. De werkgever moet het ook eens zijn dat er een werkactor op de werkvloer aanwezig is, dat er aan competentieversterking gewerkt wordt, enz.

Besluit: de 'werkvloer' van vrijwilligerswerk kan ingezet worden voor een activeringsstage. Maar als dit gebeurt, is het geen vrijwilligerswerk meer maar een activeringsstage (omdat de doelen gewijzigd zijn).

Moet er bij een wijziging van het aantal uren activeringsstage telkens een nieuw contract worden opgemaakt?   Neen. Het stagecontract bevat volgende zin waarin deze graduele opbouw van uren in verduidelijkt wordt.

De onderneming bezorgt de stagiair bij de start van de activeringsstage het toepasselijke uurrooster. Bij een gewijzigd uurrooster deelt de onderneming de uurroosters ten minste 5 werkdagen op voorhand mee aan de stagiair.

55

Er moet dus wel een document zijn met de afspraken die de werkgever gemaakt heeft met de stagiair en waarop het geldende uurrooster vermeld wordt.

Hiervoor is geen sjabloon vereist of beschikbaar. Dit document moet niet ondertekend worden door de stagiair, maar wel

door de werkgever zelf Dit document moet aanwezig zijn op de stagevloer in geval van sociale

inspectie.

Heeft de deelnemer tijdens een activeringsstage recht op een stimulanspremie?Neen. Een stimulanspremie is enkel mogelijk bij een beroepsopleiding. De activeringsstage is geen beroepsopleiding waardoor de stagiair geen stimulanspremie kan ontvangen.

Is een activeringsstage een verplichte stap in een activeringstraject en wat gebeurt er als er geen stage kon doorgaan?

Het Besluit Vlaamse Regering van de activeringstrajecten bevat volgende passage:

De begeleiding op en naar een werkvloer die deel uitmaakt van een activeringstraject, bestaat minimaal uit een activeringsstage. De stage is dus een verplicht element in een activeringstraject.

Daarom werd deze verplichting tot stage als volgt opgenomen in de uitbesteding van de activeringstrajecten:

De invulling van deze taken van de dienstverlener werk wordt onder meer als volgt geconcretiseerd:

het begeleiden van de deelnemer om de attitudes te verwerven die hij nodig heeft om in een werkomgeving te functioneren;

het zoeken en aanreiken van één of meerdere stagevloeren voor een activeringsstage

In zeer uitzonderlijke situaties zal het niet mogelijk zijn om een stage te organiseren. Daarom benoemt de uitbesteding van de activeringstrajecten de registratie van een activeringsstage als een ‘operationele output’.  Dit houdt in dat het niet kunnen uitvoeren van een activeringsstage niet onmiddellijk leidt tot financiële consequenties. MAAR: dan moet er minstens een uitgebreide motivatie in het klantendossier terug te vinden welke acties wel gezet zijn ter voorbereiding van de stage en waarom de stage niet kon doorgaan. Bijvoorbeeld: toon aan:

56

o welke werkgevers werden gecontacteerd, wat waren de reacties van deze werkgevers op het profiel, werd deze feedback van de werkgever besproken met de klant en verwerkt in het klantenprofiel

o wat werd gedaan met de feedback van de werkgever, op welke manier heeft de werkactor iets gedaan met het aanpakken van de vastgestelde drempels

o bij niet vinden van een stage: gaf dit aanleiding tot een nieuw oriënterend proces waarbij de  beroepsvoorkeur werd aangepast en waarbij meer laagdrempelige stages op maat werden aangeboden. Toon dus aan dat je verschillende stagevloeren hebt gezocht in verschillende beroepsprofielen

o welke acties werden uitgeprobeerd: vb. het eventueel ter plekke gaan met de deelnemer om angsten te overwinnen, een bedrijfsbezoek als kennismaking, een beroepsverkennende stage?

Wanneer de opdrachtnemer dit niet kan aantonen of beargumenteren kan er sprake zijn van een gebrekkige uitvoering met mogelijke financiële gevolgen.

Terug naar FLOW

13. Opvolging tijdens het activeringstraject

Het is de rol van casemanager werk om doorheen het activeringstraject voornamelijk de werkactoren op te volgen. De CM zorg doet dit voornamelijk voor de zorgactoren.

Beide casemanagers zorgen ervoor dat hun bemiddeling voor de klant als eenduidig overkomt. De opvolging van de actoren kan gebeuren via telefoon of via een structureel ingebouwd overleg. Van elk overleg is een schriftelijke weerslag te vinden in het vertrouwelijk luik van de klant.

57

Gezien beide CM verantwoordelijk zijn voor het eindadvies moeten er tijdens het traject voldoende opvolgmomenten zijn om het verloop van het traject te bespreken. De wetgeving van het werk-zorg decreet legt verplicht structureel overleg (minimaal om de 6 maanden) tussen beide casemanagers op.

Tijdens dit overleg wordt input van de dienstverleners meegenomen (ofwel door hun aanwezigheid op het gesprek, ofwel via evaluatie aan de casemanagers die de input van de werk/zorgactoren inbrengt).. Dit overleg dient telkens afgesloten te worden met nieuwe afspraken (en eventueel met een aanpassing van het trajectplan).

Neemt de CM zorg voor een bepaalde klant zijn taak onvoldoende nauwgezet op?

Neem dan als CM werk de taak van de CM zorg NIET over. Neem contact op met de bruggenbouwer en bespreek welke stappen

kunnen ondernomen worden Registreer als CM Werk steeds in de flap PMAB de acties de je gezet hebt

om achter de nodige informatie te komen (overleg, verwerking van telefoons,… bij contacten).

Terug naar FLOW

13.1 Registratie tijdens een activeringstraject

Registraties: Opvolging tijdens activeringstraject

Beide casemanagers en uitvoerende dienstverleners moeten doorheen het traject de nodige informatie wegschrijven bij ‘contacten’ in de flap PMAB. Zo vind je snel een stand van zaken terug.

Belangrijk:Schrijf ifv de wet op de privacy enkel werkgerelateerde zaken weg in ICF en contacten. Indien je hier als CM werk vragen over hebt, neem dan contact op met de GTB-werkgroep privacy via mail: privacy@gtb.be

Terug naar FLOW

14. Einde van het activeringstraject! Breng de penhouder steeds op de hoogte in geval van verlenging van het traject

58

! Breng de penhouder steeds op de hoogte ALVORENS het activeringstraject af te sluiten. Doe dit zowel in het geval van een vervroegde stopzetting, onttendering als bij afsluit met eindadvies.

Ga ook bij elke afsluit na of de nodige verslagen en registraties gebeurd zijn door de actoren zorg en werk alvorens de toegangen van dienstverleners af te nemen en het dossier af te sluiten (zie 14.4 Registratie van het einde van een AT).

Terug naar FLOW

14.1 Trajectplan uitgevoerd met eindadviesEen activeringstraject kan tussen de 3 en 18 maanden duren. Pas na 3 maanden kan je dus een eindadvies formuleren.

Wanneer beide casemanagers na overleg overeen zijn gekomen dat het trajectplan is uitgevoerd, kan er op dat moment een eindadvies geformuleerd worden. Beide casemanagers vullen samen het ICF functioneringsprofiel aan. Casemanager Zorg doet dit aan de hand van de informatie die hij verkreeg via de zorgactoren die meewerkten tijdens het traject. CM werk vult de informatie aan van de werkactoren.

Wat zijn mogelijke eindadviezen:- Normaal Economisch Circuit:

de werkzoekende is bemiddelbaar naar het NEC, eventueel met ondersteuning van VDAB/GTB en/of enkele tewerkstellingsondersteunende maatregelen.

- Beschermd Circuit:de werkzoekende is bemiddelbaar naar een job in een sociale of beschutte werkplaats.Let op: de werkzoekende heeft een erkenning (van de dienst arbeidsbeperking van VDAB) nodig om in deze sector te mogen werken! Indien je toewerkt naar dit eindadvies, moet je tijdens het activeringstraject het recht op tewerkstelling in een beschermd circuit aanvragen en motiveren. Een eindadvies beschermd circuit kan enkel gegeven worden nadat het recht op tewerkstelling in dit circuit werd goedgekeurd door de dienst arbeidsbeperking van VDAB.

- Arbeidszorg:De werkzoekende kan momenteel nog geen betaald werk uitvoeren. Hij heeft nood aan arbeidsmatige activiteiten onder begeleiding, op een werkvloer binnen de sociale economie (sociale of beschutte werkplaatsen).

- Arbeidszorg Doorstroom:De werkzoekende kan momenteel nog geen betaald werk uitvoeren, maar er wordt ingeschat dat hij na competentieversterkende acties op een sociale economie werkvloer binnen een periode van 1 jaar kan doorstromen naar een tewerkstelling binnen het beschermd circuit.

59

- Niet Toeleidbaar:De werkzoekende kan omwille zijn MMPPS problematiek momenteel geen stappen zetten naar betaald werk. De casemanagers adviseren de werkzoekende met betrekking tot een verder zorgtraject en verwijzen waar mogelijk reeds door naar de juiste hulpverleningsinstantie. Waar mogelijk kan de werkzoekende toegeleid worden naar het Geïntegreerd breed Onthaal (GBO) of gebruik maken van het aanbod arbeidsmatige activiteiten Meer hierover is te lezen via deze link: https://www.departementwvg.be/arbeidsmatige-activiteiten.

Terug naar FLOW

14.2 Verlengen van de maximumduur van een activeringstrajectIn uitzonderlijke gevallen bestaat de mogelijkheid om het activeringstraject te verlengen met maximum 6 maanden (tot een maximumduur van 24 maanden). Dit kan enkel na goedkeuring door VDAB én in deze omstandigheden:

o De werkzoekende heeft minimum 3 maanden de acties uit het trajectplan niet kunnen uitvoeren door een geldige reden zoals

Tewerkstelling: toon aan met gewijzigde werkzoekendecategorie in klantendossier

Ziekte/zwangerschapsverlof: toon aan met gewijzigde werkzoekendecategorie in klantendossier

Overmacht: vb. opname in de psychiatrie, gevangenis, medische tegenindicaties met medisch attest, acute en ernstige zorglast, ongeval, enz

o Én deze onderbreking van het traject verhindert de casemanagers om een eindrapport op te stellen en een eindadvies te motiveren. Verlenging van de maximumduur is dus enkel mogelijk indien kan aangetoond worden welke ‘noodzakelijke’ acties nog moeten uitgevoerd worden om een eindadvies te kunnen formuleren en binnen welke periode deze acties uitvoerbaar zijn

o Indien beide casemanagers akkoord zijn dat een verlenging noodzakelijk is

Let op: Verlenging is enkel mogelijk naar aanleiding van overmacht bij de werkzoekende. Verlenging kan nooit gemotiveerd worden aan de hand van vertragingen die het gevolg zijn van een dienstverlener die zijn verplichtingen niet is nagekomen wegens personeelsgebrek e.a.

Hoe verlenging aanvragen: De casemanager Werk contacteert, na overleg met de casemanager zorg, de projectopvolger samenwerking en motiveert:

De reden van verlenging De aangevraagde duur van de verlenging De acties die in deze periode van verlenging nog moeten gezet worden

60

Terug naar FLOW

14.3 Een activeringstraject vroegtijdig stopzettenHet kan voorvallen dat een activeringstraject door omstandigheden vroegtijdig moet afgesloten worden. Dit kan enkel indien beide casemanagers het eens zijn dat een verderzetting van het activeringstraject niet meer mogelijk is. Om te beslissen of een activeringstraject stopgezet wordt of beëindigd wordt, kan je gebruik maken van de handvaten in volgend document: https://docs.google.com/document/d/1JuzeijPnYJ3l33mDDcBjjBZj5o61JIq4BrEebYoTRUU/edit?pli=1.

Nadat beide casemanagers het eens zijn dat vroegtijdig afsluiten noodzakelijk is, neemt de casemanager werk contact op met de projectopvolger regie van VDAB. De projectopvolger samenwerking bepaalt op welke wijze het activeringstraject wordt afgesloten (onttendering of een vervroegde stopzetting).

Let op: een vervroegde stopzetting kan financiële gevolgen hebben voor de dienstverleners. Het netwerk van dienstverleners wordt uitbetaald in 2 schijven.

Een eerste schijf van 70% (van 2800 euro) bij start van het activeringstraject

En een tweede schijf van 30% indien voldaan is aan volgende criteria:o het activeringstraject langer heeft geduurd dan 3 maanden o alle acties uit het trajectplan zijn uitgevoerdo er voldoende gegevens zijn om een eindadvies te kunnen

formuleren in een finaal ICF-eindrapport

Bij een vervroegde stopzetting kan aan één of meerdere van bovenstaande criteria vermoedelijk niet voldaan worden. Indien de casemanagers beslissen om het activeringstraject stop te zetten, doen ze dit best in overleg met de penhouder en dienstverleners werk/zorg. Het netwerk van dienstverlener kan hierdoor geen aanspraak maken op de 2e schijf van hun vergoeding. Dat hoeft niet noodzakelijk een probleem te zijn (omdat acties die niet werden uitgevoerd ook niet betaald moeten worden). Maar het is belangrijk dat deze stopzetting gebeurt in overleg met deze partners zodat zij op de hoogte zijn van de mogelijke financiële gevolgen.

In sommige gevallen zal de projectopvolger samenwerking vaststellen dat er zo weinig (tot geen enkele) acties hebben plaats gevonden. vb. omdat de klant nooit kwam opdagen. In dit geval kan de VDAB projectopvolger samenwerking ervoor kiezen om het activeringstraject te annuleren (in technische term 'onttenderen') en om de 1e schijf van de vergoeding (die reeds betaald werk) terug te vorderen. Op deze manier kan er plaats gemaakt worden voor een nieuwe deelnemer.

Terug naar FLOW

61

14.4 Registratie van het einde van een activeringstraject

Registraties: Einde van het ActiveringstrajectLet op: deze stappen moeten ALTIJD gezet worden, ongeacht of het gaat om het afsluiten met eindadvies of een vervroegde stopzetting.

Vul de ICF aan met de informatie die je verkregen hebt van de werkactoren. CM zorg zal dit doen voor de info die hij verkreeg van de zorgactoren.Let op: op het einde van het traject moeten alle 43 categorieën ingevuld zijn!

Schrijf in de conclusie:o welke stappen de klant heeft doorlopen in het traject;o Welke stappen zijn niet ondernomen en hoe komt dit;o Een motivering voor je eindadvies (NEC/SEC/AD/AZ/NT)o welk vervolgtraject je adviseert

Vraag rechten (vb. SW, BW, LDE) aan VOORDAT je het eindadvies van het activeringstraject in orde brengt.

1) Lukt dit niet wegens tijdsgebrek: bespreek dan eerst het recht met een DGS specialist voordat je het eindadvies van het activeringstraject in orde brengt

2) Dit om ervoor te zorgen dat je op dezelfde golflengte zit met de DGS specialist, alvorens je het eindadvies bespreekt met je klant. Het recht moet nog niet effectief toegekend worden voor het eindadvies, maar het minimale aftoetsen / bespreken van de casus is verplicht

Blokkeer de toegang tot het vertrouwelijk luiko Voor: casemanager zorg, dienstverleners werk en zorg, penhoudero Hoe:

o Ga naar de flap PMAB, vervolgens naar de subflap ‘Toegangsbeheer’.

o Klik hier op de naam van de persoon die je wenst te blokkeren. En klik daarna op ‘blokkeren’.

o Doe dit zo voor elke actor die geen inzage meer nodig heeft in het vertrouwelijk luik!

o Let op: indien de penhouder nog niet geblokkeerd mag worden omdat deze het dossier nog moet kunnen nakijken i.f.v. financiering, noteer dan dat de penhouder zichzelf moet blokkeren wanneer de acties die nodig zijn voor de financiering afgerond zijn.

62

Sluit de service activeringstraject af1) Afsluiten met eindadvies:

Deze stap is van toepassing op alle dossiers die tussen de 3 en 24 maanden op ‘bezig’ staat.

Ga naar de flap ‘Dienstverlening’. Zorg ervoor dat je de opdrachten afwerkt die niet meer van

toepassing zijn. Enkel opdrachten waaraan klant nog moet werken, mogen wel nog actief zijn. (anders staat alles bij op het Eindadviesdocument).

Ga vervolgens naar de flap ‘Afspraken’ onder ‘Lopende services’ klik je op ‘Geef Eindadvies. Het scherm ‘Eindadvies geven’ opent zich.

Duid het gekozen advies aan en ook de versie van ICF (waarop je je baseert om het eindadvies te geven).

‘Mail eindadvies’ of ‘print eindadvies’ moet altijd aangevinkt

63

zijn om het eindadvies te kunnen geven. Ook in de historiek vind je het document terug.

Op het eindadvies zelf worden de opties als volgt vertaald: Geen nood aan persoonlijke dienstverlening: Je zit op

koers naar passend werk en op korte termijn heb je geen nood aan verdere persoonlijke ondersteuning. Je zet je zoektocht naar werk zelfstandig verder. Als je hier toch verdere hulp bij wil, kan je terecht bij VDAB.

Nood aan persoonlijke dienstverlening: Je hebt nog verdere hulp nodig bij het zoeken naar werk. Je bemiddelaar zal je contacteren en kijken welke ondersteuning best past.

Dienstverlening uitgeput: Je zet je zoektocht naar werk zelfstandig verder. Als je hier verdere hulp bij wil, kan je terecht bij VDAB.

Dit zijn standaardzinnen van toepassing op alle tenders van VDAB. Vul daarom steeds het veld ‘opmerking’ in om bijkomende (duidelijke) informatie aan je klant door te geven.

De klant ontvangt dit eindadvies ook in de mailbox van zijn dossier in Mijn Loopbaan voor Burgers.

Van zodra het eindadvies gegeven is: wordt de service afgesloten is de status van de service ‘afgesloten met eindadvies’. Staat het gekozen eindadvies onder de afgesloten

service. Zie je de afgesloten service in de Historiek. Verdwijnt de rode banner

BELANGRIJK: Maak na het afwerken van de service een advies Psycholooglijn aan via de flap ‘Begeleiding’ (niet van toepassing indien je eindadvies Niet Toeleidbaar is, zie hieronder!).

Zet deze lijn op ‘uitgevoerd’, vul de huidige datum aan en zorg dat het juiste financieringsnummer ingevuld is. Klik op Bevestigen.

64

Regio PerceelFinancieringsnummer Penhouder

Antwerpen AT-ANT-01 A00D086 WEB

Limburg AT-LIM-01 L00D097 CAW Limburg

Oost-Vlaanderen AT-OVL-01 O00D192 POPOV

Vlaams-Brabant AT-VLB-01 V00D080UPC KULeuven vzw

Oostende-Brugge-Roeselare AT-WVL-01 W00D081 PC Sint-Amandus

Kortrijk AT-WVL-03 W00D082 W13

Duid In het volgende scherm het advies na Activeringstraject aan:

65

Mogelijke adviezen na Activeringstraject, waarbij wij maximaal aanduiden wie instaat voor de bemiddeling:

NEC Beschermd Circuit Arbeidszorg Arbeidszorg Doorstroom Niet toeleidbaar neemt DGS op zich! Belangrijk bij

advies Niet Toeleidbaar: DGS registreert in dit geval zelf de advies psycholoog lijn met financieringsnummer AT. DGS bekijkt of zij akkoord gaan met het advies. Zij nemen nadien ook het bemiddelaarschap op zich.

2) Afsluiten op basis van de bereikte maximumduur (= 24 maanden op ‘bezig’)

Na 24 maanden krijg je via je dashboard ‘klanten opvolgen’ een melding dat je de service moet afsluiten. De status van de service is dan ‘ter afsluiting’.

Wanneer je dit signaal krijgt, zorg je dat de registraties, die hierboven beschreven staan, binnen de maand uitgevoerd zijn.

Wanneer je dan het eindadvies geeft, wordt de status van de service ‘afgesloten na maximumduur met eindadvies’.

3) Afsluiten zonder eindadvies: Wanneer je via je dashboard ‘klanten opvolgen’ een melding

gekregen hebt om de service af te sluiten (status = ‘ter afsluiting’- en na een maand heb je geen eindadvies gegeven, dan sluit het systeem de service automatisch af. De status van de service is dan ‘afgesloten na maximumduurtijd zonder eindadvies’.

Van zodra het eindadvies gegeven is: Vind je de afgesloten service in de ‘Historiek’. verdwijnt de rode banner onmiddellijk (In het geval van

maximumduurtijd). Opgelet: deze status heeft financiële gevolgen!

Terug naar FLOW

14.5 Wat na AT: verdere begeleiding door GTB/VDABGezien de focus van de nieuwe activeringstrajecten ligt op doorstroom naar werk, zal er dus na het traject hoogstwaarschijnlijk een eindadvies komen met een focus op werk (NEC of SEC). Uiteraard is het niet evident om op voorhand die inschatting van doorstroom te maken, daarom kan er alsnog een advies AZ of NT na het traject gegeven worden, maar we vermoeden dat dit in mindere mate zal voorvallen.

66

Als de klant een eindadvies krijgt waardoor hij nog verdere opvolging moet krijgen vanuit GTB/VDAB dan zal op het moment van het eindadvies gekeken worden wie de vervolgstappen zal zetten samen met de klant. Het is de verantwoordelijkheid van de casemanager werk om dit binnen zijn bemiddelteam te bekijken.

Een mogelijke vervolgstap kan zijn dat de casemanager werk tewerkstellingsondersteunende maatregelen aanvraagt bij de dienst arbeidsbeperking van VDAB. Het zijn maatregelen om de kansen van personen met een arbeidshandicap op de reguliere arbeidsmarkt te vergroten.

Terug naar FLOW

67

DEEL 2: Achtergrondinformatie

1 Transmissie: rechten en plichten

1.1 Informeel gesprek over rechten en plichtenWanneer trajecten dreigen fout te lopen op het vlak van medewerking, kan de casemanager zorg (of een dienstverlener) aan de casemanager Werk vragen om het luik rechten en plichten extra onder de aandacht te brengen bij de werkzoekende.

Dit kan rechtstreeks gevraagd worden via een telefoontje of een mail.

De CM zorg brengt de CM werk op de hoogte wanneer de werkzoekende: moeilijk bereikbaar is meerdere keren (min. na 2 afwezigheden) afwezig is afspraken meerdere malen verplaatst (min. na 2 keren).

Dit zowel over eigen afspraken die CM Zorg maakt met de klant als in situaties waarin een Actor Zorg met de klant op weg gaat en CM Zorg dit traject opvolgt.

Een eenmalige afwezigheid is geen probleem, meerdere terugkerende afwezigheden die impact hebben op de voortgang van het traject (zoals bepaald in het trajectplan) moten steeds voldoende tijdig gecommuniceerd worden aan de CM werk.

CM Werk en CM Zorg bespreken dan verder samen (indien nodig samen met de actor) welke acties moeten en / of kunnen gezet worden. Bijvoorbeeld: de werkzoekende extra contacteren door CM Werk in werkwinkel of klant in toekomst uitnodigen met officiële VDAB uitnodigingen, ...

Meer informatie over rechten en plichten vind je op VDAB: themapagina en onderrichting

Meer informatie over de concrete procedure voor transmissie tijdens een activeringstraject vind je op het intranet: https://intranet.vdab.be/transmissie-bij-een-activeringstraject

Terug naar FLOW

2.Het vertrouwelijk luik in grote lijnen

Een korte en algemene kennismaking met het vertrouwelijk luik kan via deze webmodule. Deze module toont de velden van het vertrouwelijk luik. De module bevat enkel beeld, geen gesproken tekst. Klik op de pagina om naar een volgende beeld te gaan.

68

Terug naar FLOW

2.1 Procedure om als ORGANISATIE toegang te krijgen tot het systeem van het vertrouwelijk luikBen je dienstverlener werk? Als dienstverlener werk moet je registreren in het volledige dossier van Mijn Loopbaan (MLP), en niet enkel in het vertrouwelijk luik. Om in het volledige dossier te kunnen registreren, moet je een MLP-opleiding volgen bij VDAB. Na het volgen van een MLP-opleiding heeft jouw organisatie automatisch ook toegang tot het systeem van het vertrouwelijk luik.

Hoe toegang krijgen tot Mijn Loopbaan voor partners? Volg de ‘standaard toegangsprocedure’ die omschreven staat op deze pagina

Bezorg ons, in tweevoud, een elektronisch ingevulde en manueel of digitaal ondertekende Verwerkersovereenkomst.

o Deze overeenkomst moet ondertekend zijn door een gemachtigd persoon die de verantwoordelijkheid draagt over de medewerkers die gegevens verwerken.

o Vergeet op p.2 niet om de gegevens van uw organisatie in te vulleno Is jouw organisatie reeds gekend als MLP-gebruiker: vul dan toch

nog de verwerkersovereenkomst in Bezorg ons een volledig ingevulde Organisatiefiche.

o Noteer in tabel onderaan bij project ‘activeringstrajecten’o Is jouw organisatie reeds gekend als MLP-gebruiker: vul dan toch

nog de verwerkersovereenkomst in. Schrijf je in voor een MLP-opleidingssessie.

o Het volgen van de opleiding en het doorlopen van de bijhorende webcursussen is een absolute voorwaarde voor het activeren van je login.

o ELKE medewerker uit uw organisatie die de rol van werkactor in een activeringstraject zal opnemen, moet persoonlijk een MLP-opleiding volgen.

o Medewerkers die geen MLP-opleiding gevolgd hebben, kunnen niet registreren in Mijn Loopbaan en krijgen geen toegang tot het vertrouwelijk luik.

Is jouw organisatie reeds gekend als MLP-gebruiker: medewerkers die reeds een MLP-opleiding gevolgd hebben (voor de registratie van andere projecten in Mijn Loopbaan), moeten deze opleiding niet opnieuw volgen. Indien je reeds een MLP-login hebt, kan je ook registraties uitvoeren voor de activeringstrajecten

o Stuur alle originele, ingevulde en manueel ondertekende documenten naar:VDAB - Team Gebruikersbeheer, Guido Gezellelaan 7, 8800 Roeselare

o Indien digitaal ondertekend, mail je de Verwerkersovereenkomst en Organisatiefiche naar: gebruikersbeheer@vdab.be.

Ben je dienstverlener zorg?

69

Om als organisatie toegang te krijgen tot het systeem van het vertrouwelijk luik, volg je de procedure die omschreven staat op de VDAB website bij de rubriek ‘Enkel toegang tot het "Vertrouwelijk luik" (vb casemanagers Zorg). Vul de documenten in en bezorg deze aan VDAB.

Opgelet:

- Bij de organisatiefiche: o Vul ALTIJD een organisatiefiche in (ook al is uw organisatie al gekend

bij VDAB)o Noteer bij ‘project’: vertrouwelijk luiko Noteer bij functie: zorgactor (en casemanager zorg indien je beide

rollen combineert)

- Bij de verwerkersovereenkomst: Vergeet op p.2 niet om de gegevens van uw organisatie in te vullen (zie printscreen hieronder)

Terug naar FLOW

2.2 Procedure om als BEGELEIDER toegang te krijgen tot het systeem van het vertrouwelijk luikVia stap 2.1 kreeg Jouw organisatie toegang tot het systeem van het vertrouwelijk luik.Ben je dienstverlener werk: dan is dit hoofdstuk 7.2 niet van toepassing op jou. Aangezien je reeds een MLP-opleiding volgde, heb je als begeleider reeds een login gekregen.Ben je dienstverlener zorg, dan werd door stap 7.1 één persoon uit jouw organisatie aangesteld als ‘administrator’. Deze administrator moet alle medewerkers uit uw organisatie, die een begeleidende rol als dienstverlener in het netwerk van activeringstrajecten zullen opnemen, beheren (toevoegen of verwijderen uit het systeem). Hoe verloopt dit?De administrator krijgt een mail, waarin hij uitgenodigd wordt een paswoord te kiezen. Deze mail blijft slechts beperkt ‘houdbaar’. Na een beperkte periode (max 2 weken) vervalt de link in deze mail. In deze situatie dient er contact opgenomen te worden met de servicelijn (0800/30 700).

70

Met deze login en dit paswoord, kan de administrator inloggen op werkgevers.vdab.be/werkgevers.

Klik bij Mijn bedrijf op ‘Toegangsbeheer’.

De pagina die je krijgt, is specifiek voor jouw bedrijf (gelijkend op onderstaande). Je krijgt het overzicht van de gebruikers in je bedrijf en de rechten.

Om een collega als gebruiker te registreren, klik je als administrator op ‘Voeg gebruiker toe’.

71

Kies in functie van het toekennen van rechten tot het vertrouwelijke luik, voor de toegangsrechten PMAB Read Write (lezen en schrijven van volledig vertrouwelijk dossier).

Ten gevolge van deze actie, krijgt de medewerker (die door de administrator als gebruiker werd toegevoegd) onderstaande mail met daarin de vermelding van de gebruikersnaam en de vraag om een wachtwoord te kiezen.

Nadat de begeleider dit wachtwoord registreerde, kan de casemanager Werk de medewerker die de rol van dienstverlener uitvoert toegang verlenen tot het individuele dossier van een deelnemer.

Terug naar FLOW

2.3 Toegang krijgen tot het vertrouwelijk luik van een deelnemerDe casemanager Werk geeft de persoon die de rol van dienstverlener werk of zorg uitvoert (enkel de persoon en niet de organisatie) toegang tot het vertrouwelijke dossier van de deelnemer. Nadat hij dit deed, krijg je dit mailtje

72

Je kan ook naar de vertrouwelijke dossiers gaan door in te loggen op werkgevers.vdab.be/werkgevers

73

Weetjes Het is niet nodig om een opleiding Mijn Loopbaan voor Partners

(MLP) te volgen in functie van het gebruik van het vertrouwelijke luik. Als een gebruiker werd verwijderd, dan kan de administrator deze weer

zelf aanmaken via het ‘toegangsbeheer’ + rechten toekennen. De time frame in het vertrouwelijke luik is 30min. Dit betekent dat je

elke 30 min iets van actie moet doen (vb op bewaren klikken, een bolletje aanvinken, iets aanvullen bij motivatie, …). Ga je over deze 30 minuten, dan kunnen registraties verloren gaan. Waarom: als er gedurende 30 min. geen enkele registratie gedetecteerd wordt in het dossier, sluit het systeem het dossier uit veiligheidsoverwegingen. Dit om te vermijden dat voorbijgangers in het openstaande dossier kunnen kijken terwijl je als begeleider niet meer aan het bureau zit en het dossier hebt laten openstaan.

Wat bij problemen? Voor de dienstverlener werk: Mbt de toegang tot MLP (en dus niet het

vertrouwelijke luik): contacteer de CVS coach uit je provincie Voor de dienstverlener zorg, mbt de registraties als administrator:

contacteer de servicelijn (0800/30 700) Ben je je paswoord vergeten, dan kan je altijd rekenen op een back-up van

het systeem:

74

Terug naar FLOW

2.4 Welke rubrieken vind je terug in het vertrouwelijk luik?Als je geen toegang hebt tot een dossier, krijg je geen flap ‘vertrouwelijk’ te zien. In onderstaande voorbeeld zie je dat de toegang voor Lut Gailly tot het vertrouwelijk luik geblokkeerd is. De bemiddelaar (of de begeleider zelf) blokkeert de toegang op het moment dat deze begeleider niet meer actief is in het begeleidingsproces. Omdat Lut Gailly geblokkeerd werd in het vertrouwelijk luik van het klantendossier, is de flap ‘vertrouwelijk’ niet zichtbaar voor begeleider Lut Gailly

Als je voor een werkzoekende effectief een begeleidende rol opneemt, kan de casemanager Werk je toegang geven tot het vertrouwelijk luik. Er verschijnt dan een extra flap ‘vertrouwelijk luik’, waarin 5 deelflappen te onderscheiden zijn: persoonsgegevens, indicaties, ICF, contacten en documenten en GTB.Opmerking:

De deelnemer moet steeds zijn akkoord geven vooraleer VDAB aan een derde inzage in zijn dossier zal verlenen.

Het inzagerecht wordt stopgezet na het afsluiten van het activeringstraject.

In de flap persoonsgegevens kan je snel terugvinden welke casemanager Werk en welke dienst arbeidsbeperking betrokken is bij dit dossier. Je moet als dienstverlener werk of zorg niets registeren in deze flap.

In de flap indicaties (en rechten en premies) kan je zien of de deelnemer aan het activeringstraject erkend is als persoon met een arbeidsbeperking en of er gebruik kan gemaakt worden van tewerkstellingsondersteunende maatregelen,

75

zoals vb. een loonpremie, tewerkstelling in een beschutte werkplaats, enz. Je moet als dienstverlener werk of zorg niets registeren in deze flap.

In de flap ICF schrijven de casemanager werk en zorg informatie weg over het functioneren van de deelnemer, naar aanleiding van een evaluatie stage, overleg met begeleiders, het resultaat van een begeleidingsactie … . Als dienstverlener werk of zorg moet je zelf niets wegschrijven in deze flap.De casemanager werk of zorg vullen deze ICF-categorieën in aan de hand van de informatie die de dienstverleners bezorgen (via een evaluatieformulier, in een overlegmoment, enz).Lees deze gegevens over het functioneren van de werkzoekende zodat je de begeleiding als dienstverlener werk of zorg kan afstemmen op de begeleidingsnood die je hierin terugvindt.Lees deze gegevens voordat je deelneemt aan een cliëntoverleg/begeleidersoverleg en geef aan in welke mate jouw bevindingen anders zijn dan de beschrijving in deze flap. Geef aanvullingen door aan de casemanager werk of zorg

76

Bij de flap contacten en documenten moet je als dienstverlener werk of zorg het resultaat van een contact met de deelnemer registreren (vb. telefoon, mail, overleg, een begeleidingsmodule, een therapeutisch gesprek, de begeleiding naar een werkvloer, enz). Zo kunnen de andere begeleiders die betrokken zijn in het begeleidingsproces lezen welke acties lopen en hoe zij een ondersteunende rol kunnen opnemen. Je vindt in deze flap contacten en documenten het trajectplan terug, met de doelen en acties die de werkzoekende wil realiseren met dit activeringstraject. Laad als dienstverlener werk of zorg in deze flap documenten op, zoals

een stageverslag een verslag waarin een dienstverlener noteert welke acties zijn afgerond

en wat hiervan het resultaat is een medisch verslag, indien dit nodig is om tewerkstellingsondersteunende

maatregelen aan te vragen

Bij het opladen van documenten wordt eveneens aandacht gevraagd voor de deontologische code: enkel documenten of attesten met relevantie naar werk worden opgeladen.

Terug naar FLOW

77

2.5 Wie schrijft wat weg?CM Werk Geeft toegang tot het dossier aan betrokken CM zorg,

penhouder en dienstverleners Bespreekt het vertrouwelijk luik met de klant op vraag

van de klantCM Werk + CM Zorg Vult de flap Contacten aan doorheen traject

Laad documenten (zoals o.a. het trajectplan en het stageplan) op

Vult de 43 ICF categorieën inActor Zorg – Actor Werk

Vult de flap Contacten aan doorheen traject Laad documenten (zoals o.a. formulier stage –

evaluatie) op en doet de nodige registraties (zoals o.a. stagelijn)

Terug naar FLOW

2.6 Hoe een contact wegschrijven?Per actie of contact met klant voeg je een contact toe

Datum contact = datum van de actie of het contact Wijze: kiezen uit droplijst: gesprek of telefoon of mail of …. Doel: noteer hierin een korte combinatie van ‘soort actie + soort

organisatie’. Bijvoorbeeld: individueel gesprek CM Zorg of stagebezoek Actor Werk of tussentijdse evaluatie CM werk en zorg

Omschrijving: schrijf hierin bondig de inhoud van je actie weg adhv van volgende opdeling:

o Doelstelling : …. (= doelstelling van je actie) o Verloop : …. (= verloop van je actie) o Resultaat: …. (= resultaat van je actie)

Terug naar FLOW

3. Privacy

3.1 InleidingAls je persoonsgegevens verwerkt, moet je voldoen aan de voorwaarden in de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 1992 (of de Privacywet). Concreet geldt dit voor de verwerking van persoonsgegevens in elektronische systemen zoals Mijn Loopbaan, maar ook voor verwerking van persoonsgegevens in de vorm van elektronische bestanden (bijvoorbeeld Word of Excel) en voor papieren dossiers.

Terug naar FLOW

3.2 Wat verstaan we onder privacy?Als we het hebben over privacy spreken we over twee dingen: De bescherming van de privacy:

78

Bescherming van de privacy gaat over het recht op eerbiediging en bescherming van het privéleven. Alle mensenrechtenverdragen waarborgen dit recht. Om het privéleven van klanten te beschermen, begint alles met respect voor de klant en eerbied voor zijn persoonlijke levenssfeer. De verwerking van persoonsgegevens:Verwerking van persoonsgegevens omvat: het verzamelen van de gegevens, het noteren van die gegevens, zowel in een elektronisch dossier van de klant (bv. MLP) als in het papieren klantendossier, het doorgeven van die gegevens aan anderen.

Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon kan herkend worden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het individueel klantnummer, e-mailadres, naam, adresgegevens, …Er is ook een speciale categorie van persoonsgegevens, die noemen we gevoelige gegevens.

Wat zijn gevoelige persoonsgegevens?We onderscheiden drie vormen van gevoelige gegevens: afkomst, opvattingen, godsdienst of levensbeschouwelijke overtuigingen,

lidmaatschap, seksuele beleving; gezondheidsgegevens; gerechtelijke gegevens.

De Privacywet regelt de registratie en het gebruik van die gevoelige persoonsgegevens heel strikt. Zo is het in beginsel verboden deze gegevens te bevragen, te verzamelen of te registreren. Gevoelige gegevens mogen, met uitzondering van gerechtelijke gegevens, wel verwerkt worden wanneer de klant hiervoor schriftelijke toestemming geeft. Bij zijn inschrijving als werkzoekende geeft de klant aan VDAB zijn toestemming om zijn gegevens te verwerken. Wanneer een klant akkoord is met doorverwijzing naar één van onze partners geldt de toestemming ook voor de partner.

Vuistregels: bescherming van de klantOm de klant te beschermen, bepaalt de wetgever dat persoonsgegevens slechts mogen verwerkt worden wanneer aan de drie volgende voorwaarden is voldaan:

je hebt die gegevens nodig om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding of opleiding aan te biedenEN

de klant heeft zijn toestemming gegeven dat je gegevens noteertEN

de klant weet wat je noteert (maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat je noteert)

Terug naar FLOW

3.3 Verzamelen en noteren van persoonsgegevensHet verzamelen van gegevens is noodzakelijk om een goede begeleiding te kunnen geven op maat van de begeleidingsnood van de werkzoekendeHet is evident dat je de klant enkel bevraagt over de onderwerpen die je nodig hebt voor het uitvoeren van je opdracht.

79

We kunnen geen lijst geven van wat je wel en niet mag vragen, omdat zo’n lijst nooit volledig kan zijn. Wat je nodig hebt is afhankelijk van de klant zelf en van de beroepen waarin hij wil werken of opleiding wil krijgen of van de drempels die je moet aanpakken in het kader van tewerkstelling

We kunnen je wel volgende tips geven:● Stel jezelf steeds de volgende drie vragen:

Waarom zou ik dit noteren? Wat is het doel van de informatie? Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening?

● Leg de klant duidelijk uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Gebruik geen vage termen (“om je beter te helpen”) maar wees concreet.

Toestemming van de klant De klant geeft aan de dienstverlener i.f.v. de begeleiding en bemiddeling zijn akkoord voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in Mijn Loopbaan voor Partners d.m.v. het afsprakenblad dat hij ondertekent op het moment van de toeleiding.

Klant weet wat je noteertEen belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen noteren is dat de klant weet wat je noteert. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij moet akkoord zijn met wat je noteert. Probeer gezamenlijk tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord, schrijf dan je eigen visie op en noteer ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat.

De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. Het is toegelaten dit te noteren in het dossier op voorwaarde dat er expliciet bij wordt vermeld dat de werkzoekende niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt.

Noteer steeds in neutrale bewoordingen, geef geen waardeoordeel. Je mag enkel observaties noteren die je in je werk zelf hebt waargenomen of gegevens die uit het gesprek met de klant naar voor komen. Je noteert dus niet wat je weet “van horen zeggen”.

GezondheidsgegevensGezondheidsgegevens mogen, met toestemming van de klant en mits het volgen van de vuistregels, verwerkt worden volgens de Privacywet. Het Handvest van de Werkzoekende beperkt deze mogelijkheid door te bepalen dat deze informatie enkel mag ingewonnen worden in de mate dat dit noodzakelijk is om te bepalen of een klant in staat is een bepaalde functie uit te oefenen of te voldoen aan de eisen van gezondheid en veiligheid. Dit heeft als gevolg dat er geen ziektebeelden of diagnoses, of informatie die direct of indirect terug te brengen is tot een diagnose, mogen verwerkt worden.

Concreet betekent dit dat je i.f.v. het doel, nl. arbeidsbemiddeling, de vertaalslag maakt naar de impact op het de jobaspiratie. Dit kan voor iedere klant verschillend zijn.

Voorbeelden:

80

● Rugproblemen: “betrokkene kan belastend werk aan maar een volledige dag constant gewichten heffen is een probleem”.

● ASS (autisme spectrumstoornis): “betrokkene heeft nood aan een werkomgeving met weinig prikkels, dus geen openlandschapsbureau, en afgebakende communicatiekanalen. Hij heeft oog voor detail, is loyaal en werkt zeer nauwkeurig”.

Gerechtelijke gegevensGerechtelijke gegevens mag je nooit noteren (ook niet als de klant zelf aangeeft dat deze informatie in zijn dossier mag komen). Dit houdt onder andere in: geschillen voor de rechtbank, misdrijven waarvan de persoon wordt verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld, straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (=bewijs van goed gedrag en zeden), internering,...

Je mag ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar gerechtelijke informatie.Voorbeelden:

Naast het adres van de burger tussen haakjes (gevangenis) schrijven. “Klant heeft tijdelijk geen rijbewijs”

Bewijs van goed gedrag en zeden De correcte benaming voor wat we het bewijs van goed gedrag en zeden noemen, is uittreksel uit het centraal strafregister. Je mag aan de klant geen uittreksel uit het centraal strafregister vragen en je mag hierover geen informatie verwerken. Indien een jobaspiratie een uittreksel uit het centraal strafregister vereist dan kan je de klant hierover informeren. Het nodig hebben van het bewijs kan besproken worden met de werkzoekende om de toelatingskansen tot de job in te schatten. Het opvragen van het bewijs zelf dient te gebeuren door de werkgever.

InzagerechtDe klant heeft steeds het recht zijn dossier in te kijken. Hij heeft ook recht op een afschrift als hij er om vraagt. Het belangrijkste is dat je de klant goed informeert over wat je noteert. Zorg ervoor dat je de burger gerust stelt en maak hem duidelijk dat hij altijd mag meekijken in zijn dossier. Let er wel dan op dat je persoonsgegevens van anderen, die eventueel in het dossier genoteerd staan, moet verbergen.

UitzonderingDe persoonlijke nota’s van de psychologen en de dokters zijn wettelijk beschermd en vallen onder het beroepsgeheim. De klant heeft niet het recht die in te kijken.

Terug naar FLOW

4. Klachtenprocedure voor de werkzoekende

4.1 Principes

81

Bij de start van de begeleiding licht de casemanager Zorg de deelnemer in over de bestaande klachtenprocedures. Daarbij maakt hij melding van:

● de interne klachtenprocedure van jouw organisatie als CM zorg● de klachtenprocedure bij de VDAB ● de procedure bij klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel

gedrag● de opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de klachtenprocedures aan

de deelnemer werden toegelicht

De deelnemer is vrij om te kiezen of hij van de interne klachtenprocedure gebruik maakt dan wel of hij een externe procedure verkiest.

Klachtenbehandeling bij VDAB gebeurt door Regie Samenwerking. De verzoeker krijgt binnen de 7 werkdagen een ontvangstmelding. De klachtenbehandelaar hoort de betrokken partijen en doet binnen de 20 werkdagen een voorstel tot oplossing en brengt de verzoeker hiervan op de hoogte. VDAB richt een formeel schrijven aan de verzoeker waarin de acties en het voorstel opgenomen zijn.

Terug naar FLOW

4.2 Rapportering over ontvangen klachten

Om een zicht te houden op het verloop van de opdracht bij de opdrachtnemers wordt aan de opdrachtnemers gevraagd om een aantal gegevens rond interne klachten bij te houden. De VDAB vraagt deze gegevens periodiek op.Volgende gegevens worden door de opdrachtnemer bijgehouden

Datum ontvangst klacht Individueel klantennummer uit MLP (IKL) Naam begeleider Gegrondheid Korte omschrijving Oplossingsstatus

In het kader van het klachtenbeheer kan de VDAB de wijze en frequentie van rapportering aanpassen.

Terug naar FLOW

5. Heb je vragen?

Met vragen over toegang tot het vertrouwelijk luik kan je terecht bij de CVS coach uit je provincieHeb je vragen over de uitvoering van de rol als casemanager zorg of de financiering ervan: mail naar zorgenwerk@wvg.vlaanderen.be

82

Met inhoudelijke vragen over de begeleiding tijdens een activeringstraject kan je terecht bij de provinciale experten van VDAB of de GTB Bruggenbouwers van je provincie:

- West-Vlaanderen: o VDAB: Kris Witgeers, kris.witgeers@vdab.be o GTB: Nele Clement, nele.clement@gtb.be

- Oost-Vlaanderen: o VDAB: Carina Smismans, carina.smismans@vdab.be o GTB: Kristoff Cornelis, kristoff.cornelis@gtb.be

- Vlaams-Brabant: o VDAB: Nele Rapol, nele.rapol@vdab.be o GTB: Mark Vanhamme, mark.vanhamme@gtb.be

- Limburg:o VDAB: Heidi Hauben, heidi.hauben@vdab.be o GTB: Ilse Brouns, ilse.brouns@gtb.be

- Antwerpen:o VDAB: Linde Van Goethem, linde.vangoethem@vdab.beo GTB: Lynn Fransen, lynn.fransen@gtb.be

Hieronder de contactgegevens van de provinciale projectopvolger regie:   voor netwerk met penhouder WEB: Nicole.Huybs@vdab.be voor netwerk met penhouder CAW Limburg: Femke.Tordoor@vdab.be voor netwerk met penhouder POPOVGGZ Oost-Vlaanderen:

leen.dewever@vdab.be voor netwerk met penhouder UPC KU Leuven: Caroline.smets@vdab.be voor netwerk met penhouder PC Sint Amandus: Erik.lievens@vdab.be voor netwerk met penhouder W13: Eva.Bossuyt@vdab.be

Je kan bij hen terecht voor: Alle vragen ivm het opvolgen van het project en naleven van bestek en

offerte. Rapportering, monitoring, knelpunten en rechtzettingen, mandaten en

erkenningen Vragen inzake de samenwerking met partners, Vragen om een activeringstraject stop te zetten of te annuleren

Terug naar FLOW

83

BIJLAGEN

1. Visuele voorstelling van de verschillende stappen

Terug naar FLOW

84

2. Visuele voorstelling van het begeleidingsproces

Terug naar FLOW

85

3. Trajectplan

TRAJECTPLAN ACTIVERINGSTRAJECT

Dit voorstel tot trajectplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan:

Penhouder organisatie:Penhouder naam:Penhouder mailadres :

Gegevens deelnemer- Naam:- VDAB klantennummer (IKL):- Geboortedatum:

In dit document staat een overzicht van de begeleidingsacties die worden aangevraagd in het kader van mijn activeringstraject. Ik heb dit document volledig gelezen en weet wat er tijdens dit activeringstraject van mij verwacht wordt. Ik weet welke drempels naar werk ik tijdens dit activeringstraject zal aanpakken en welke diensten mij zullen begeleiden.

Ik engageer me om actief mee te werken aan dit activeringstraject dat maximum 18 maanden kan duren en waarbij gewerkt zal worden aan drempels naar werk. Door deel te nemen aan dit activeringstraject geeft VDAB mij de kans om me voor te bereiden op een traject naar betaald werk.

Ik weet dat het niet positief meewerken gevolgen kan hebben, zoals het missen van kansen om aan deze problemen te werken of om werk te vinden. Indien ik een werkloosheidsuitkering heb, kan ik bij niet positief meewerken verwezen worden naar de controledienst van VDAB met eventueel verlies van uitkering tot gevolg.

Ik zal mijn casemanager(s) informeren als mijn contactgegevens wijzigen of als ik moeilijkheden ervaar tijdens het activeringstraject. Ik ben op de hoogte van de klachtenprocedure.

Ik weet dat mijn persoonsgegevens, die in het kader van deze begeleiding relevant zijn, gedeeld worden met de organisaties die vernoemd worden in dit document en dat VDAB op de hoogte wordt gebracht over het resultaat van deze begeleiding.

Ik geef hierbij de toestemming aan de betrokken organisaties om persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, mee te delen aan VDAB of een door VDAB aangestelde arts.

Met het oog op een snelle en correcte dienstverlening worden deze gegevens bewerkt en bewaard in gegevensbanken (AMI/CVS/Mijn Loopbaan) die eigendom zijn van de VDAB, Keizerslaan 11, 1000 Brussel. Ik heb het recht om kennis te krijgen van die gegevens en om zo nodig de verbetering ervan aan te vragen. Verdere toelichting kan bekomen worden bij de casemanager werk en bij de VDAB.Meer informatie over het privacybeleid kan ik hier terugvinden: https://www.vdab.be/privacy

Datum Handtekening deelnemer:

Gegevens casemanager Werk- Organisatie:- Naam casemanager:- Telefoon:- Mailadres:

86

Na overleg met de deelnemer stel ik, als casemanager Werk, onderstaande acties voor op vlak van begeleiding naar en op een werkvloer:

☐ Doelstelling 1:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:

o Deze actie zal uitgevoerd worden door: (naam organisatie)o Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden

☐ Doelstelling 2:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:

o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden

Datum Handtekening casemanager Werk

Gegevens casemanager Zorg- Organisatie:- Naam casemanager:- Telefoon:- Mailadres:

Na overleg met de deelnemer stel ik, als casemanager Zorg, onderstaande acties voor op vlak van zorg:

☐ Doelstelling 1:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:

o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden

☐ Doelstelling 2:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:

o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden

Datum Handtekening casemanager Zorg

Terug naar FLOW

87

WIJZIGING TRAJECTPLAN WERK

AANPASSING TRAJECTPLAN ‘WERK’

Gegevens deelnemer- Naam:- VDAB klantennummer (IKL):- Geboortedatum:

Gegevens casemanager Werk- Organisatie:- Naam casemanager:- Telefoon:- Mailadres:

Wijziging van een geplande actie:Noteer hieronder welke actie uit het vorige trajectplan op een andere manier zal uitgevoerd worden en geef hiervoor een motivering.

- Geplande actie:- Aard van de wijziging (schrappen, verkorten duur of doelstelling, andere partner, …):- Motivering:

Plannen van een nieuwe actie:

☐ Doelstelling 1:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:

o Deze actie zal uitgevoerd worden door: (naam organisatie)o Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden

☐ Doelstelling 2:- Actie:- Timing:- Uitvoerder:

o Voorstel organisatieo Vraag aan penhouder om een dienstverlener aan te duiden

Datum Handtekening casemanager Werk

Terug naar FLOW

88

4. Overzicht: geldige en ongeldige reden voor het afwerken van een afspraak

Alle informatie over het al dan niet geldig/ongeldig afwerken van een afspraak bij afwezigheid vind je terug op het intranet: https://intranet.vdab.be/transmissie-geldige-redenen-voor-niet-aanmelding-bij-een-uitnodiging-afspraak-aangetekende-afspraak

Terug naar FLOW

89

5. FLOW: afwerken van 1ste afspraak voor bemiddeling bij partner

Terug naar FLOW

90

Inhoudsopgave

InhoudFLOW..............................................................................................................................................3

DEEL 1: Activeringstraject op basis van schematisch overzicht..............................................................5

1. Verzoek tot deelname door werkzoekende of externe organisatie....................................................5

1.1 Doelgroep.....................................................................................................................................5

FAQ’s over de doelgroep................................................................................................................5

1.2 Verzoek tot deelname aan een activeringstraject........................................................................7

2. Aanvraag advies activeringstraject bij DGS.........................................................................................8

2.1 Hoe vraag ik een activeringstraject aan bij DGS?..........................................................................8

2.2 De participatieladder....................................................................................................................9

2.2.1 Wat is de participatieladder..................................................................................................9

2.2.2 Hoe vul ik de participatieladder in?.....................................................................................10

3. Toeleiding naar CM Werk (service = geïnitieerd)..............................................................................11

3.1 Toeleider nodigt de klant uit en maakt de toeleidingsafspraak..................................................11

3.2 Rol van de casemanager WERK..................................................................................................14

4. CM Werk heeft het eerste gesprek met de klant (service = aanvaard).............................................15

4.1 Eerste gesprek CMW werk – aanvaarding van de service activeringstrajecten..........................15

4.2 Registratie eerste afspraak.........................................................................................................16

5. CM werk meldt klant aan bij CM Zorg..............................................................................................19

5.1 Rol van de CM Zorg?...................................................................................................................19

5.1.1 Mandaat casemanager zorg................................................................................................19

5.1.2 Opdracht van de casemanager Zorg....................................................................................19

5.1.3 Financiering voor de opdracht CM Zorg..............................................................................20

5.2 Aanmelding bij een CM Zorg......................................................................................................21

5.3 Triogesprek: eerste kennismaking bij CM Zorg...........................................................................22

6. CM Werk en CM Zorg maken een trajectoplan op met werk- en zorgdoelstellingen: info opmaak trajectplan............................................................................................................................................23

7. CM Werk laadt het trajectplan op in vertrouwelijk luik van MLP dossier (service = bezig)..............25

8. CM Werk mailt Penhouder en geeft inzage in dossier en toegang tot vertrouwelijk luik.................25

8. 1 Registratie/communicatie Penhouder.......................................................................................25

8.2 Rol van penhouder van een netwerk van dienstverleners.........................................................26

91

9. Penhouder kijkt het trajectplan na en keurt goed............................................................................27

10. Penhouder zoekt dienstverleners zorg en dienstverleners werk om het trajectplan uit te voeren28

10.1 Dienstverlener zorg..................................................................................................................28

10.1.1 Rol van een dienstverlener zorg........................................................................................28

10.1.2 Organisatorische voorwaarden voor een dienstverlener zorg$.........................................29

10.1.3 Alternatieve behandelingswijzen NIET mogelijk in een AT................................................31

10.2 Dienstverlener werk.................................................................................................................32

11. Opstart eerste actie van het trajectplan binnen 4 weken na goedkeuring door de penhouder.....33

11.1 Doorverwijzing naar netwerk van uitvoerende dienstverleners...............................................33

12. Uitvoering acties door de werkactor (minstens activeringsstage) en zorgactor tijdens het traject34

12.1 Begeleiding door dienstverleners werk en dienstverleners zorg..............................................34

12.2 Activeringsstage.......................................................................................................................36

12.2.1 Wat is een activeringsstage...............................................................................................36

12.2.2 Wat is het doel van een activeringsstage..........................................................................37

12.2.3 Wat is het resultaat van een activeringsstage...................................................................37

12.2.4 Duur van een activeringsstage...........................................................................................37

12.2.5 Waar mag een activeringsstage plaatsvinden?.................................................................38

12.2.6 Begeleiding tijdens de activeringsstage door de werkactor..............................................39

12.2.7 Verplichtingen stagebedrijf...............................................................................................40

12.2.8 DIMONA-aangifte..............................................................................................................41

12.2.9 Registratie van een activeringsstage..................................................................................42

12.2.10 Vergoeding voor de werkzoekende.................................................................................42

12.2.11 Vrijstelling van beschikbaarheid voor de werkzoekende.................................................42

12.2.12 Verzekering......................................................................................................................43

12.2.13 Werkpostfiche en risico-analyse......................................................................................43

12.2.14 Medische onderzoeken...................................................................................................44

12.2.15 Persoonlijke beschermingsmiddelen en werkkledij.........................................................44

12.2.16 FAQ Activeringsstage.......................................................................................................44

13. Opvolging tijdens het activeringstraject.........................................................................................48

13.1 Registratie tijdens een activeringstraject.................................................................................49

14. Einde van het activeringstraject.....................................................................................................50

14.1 Trajectplan uitgevoerd met eindadvies....................................................................................50

14.2 Verlengen van de maximumduur van een activeringstraject...................................................51

14.3 Een activeringstraject vroegtijdig stopzetten...........................................................................52

92

14.4 Registratie van het einde van een activeringstraject................................................................53

14.5 Wat na AT: verdere begeleiding door GTB/VDAB.....................................................................57

DEEL 2: Achtergrondinformatie............................................................................................................59

1 Transmissie: rechten en plichten.......................................................................................................59

1.1 Informeel gesprek over rechten en plichten..............................................................................59

2.Het vertrouwelijk luik in grote lijnen.................................................................................................59

2.1 Procedure om als ORGANISATIE toegang te krijgen tot het systeem van het vertrouwelijk luik 59

2.2 Procedure om als BEGELEIDER toegang te krijgen tot het systeem van het vertrouwelijk luik. .61

2.3 Toegang krijgen tot het vertrouwelijk luik van een deelnemer..................................................63

Weetjes........................................................................................................................................65

Wat bij problemen?......................................................................................................................65

2.4 Welke rubrieken vind je terug in het vertrouwelijk luik?............................................................66

2.5 Wie schrijft wat weg?.................................................................................................................68

2.6 Hoe een contact wegschrijven?..................................................................................................69

3. Privacy..............................................................................................................................................69

3.1 Inleiding......................................................................................................................................69

3.2 Wat verstaan we onder privacy?................................................................................................69

3.3 Verzamelen en noteren van persoonsgegevens.........................................................................70

4. Klachtenprocedure voor de werkzoekende......................................................................................72

4.1 Principes.....................................................................................................................................72

4.2 Rapportering over ontvangen klachten......................................................................................72

5. Heb je vragen?..................................................................................................................................73

BIJLAGEN..............................................................................................................................................75

1. Visuele voorstelling van de verschillende stappen.......................................................................75

2. Visuele voorstelling van het begeleidingsproces..........................................................................76

3. Trajectplan....................................................................................................................................77

WIJZIGING TRAJECTPLAN WERK...................................................................................................79

4. Overzicht: geldige en ongeldige reden voor het afwerken van een afspraak...............................80

5. FLOW: afwerken van 1ste afspraak voor bemiddeling bij partner..................................................81