1

Wat is de EHBO-waaier?Vergaderen, we doen het vaak en lang. Het lijkt wel een hobby. Toch vinden velen onder ons vergaderen meer een noodzakelijk kwaad. Grote vraag is of al die vergaderingen wel nodig zijn. Als wij jullie mogen geloven: vaak niet. Om nu te zorgen dat vergade-ren doeltreffender wordt, kun je deze waaier gebruiken.

Heb je zelf de regie over de vergadering, dan kun je deze waaier gebruiken om die goed voor te bereiden. Geen regie? Geef dan de waaier aan de persoon die dit wel heeft en adviseer hem of haar om de waaier te gebruiken.

Gaat het tijdens het vergaderen toch niet zoals je eigenlijk zou willen? Dan zitten er ook nog verschillende kaarten in die je in kunt zetten als interventie.

Kortom: deze waaier levert je Eerste Hulp Bij Overleggen…. Daarom de EHBO-waaier.

Voorwoord

GOED OM TE W

ETEN

2

Goed om te wetenDeze EHBO-waaier is ontwikkeld door 5 Ynnovators die zich ergerden aan al het oeverloos gezwam. De realisatie van deze EHBO-waaier is mede mogelijk gemaakt door Stichting Ynnovate Fonds (www.ynnovatefonds.nl).De inhoud is niet het gevolg van wetenschappelijk onderzoek, maar van de ervaringen van deze Ynnovators. We pretenderen niet de enige waarheid te hebben. Ook beweren we niet dat we compleet zijn. Je kun de waaier completeren door zelf kaarten bij te maken als je dat wilt. Het zou leuk zijn als jij jouw successen zou willen delen op de Ynnovate-facebook pagina : www.face-book.com/ynnovate.We hopen dat het gebruik van deze waaier je inspiratie en lef op-levert om je vergadering eens anders dan anders aan te pakken. Zodat we op die manier de overheid een beetje flexibeler, wend-baarder en innovatiever maken. We wensen je vooral veel succes en plezier bij het gebruik van deze waaier.

Ynnovatieve vergadergroet van het EHBO-team: Dieter Bakker, Laura Peetoom, Astrid Rutten, Jolande van ’t Woudt, Namens de Stichting Ynnovate Fonds: Inge van Dijk

Illustraties door Laura Peetoom

Met dank aan het Rijksinnovatielab voor het gebruik van hun vergaderfaciliteiten.

Gebruik

SOORT KAARTEN

3

KaartenIn de waaier vind je diverse soorten kaarten. Alle kaarten hebben tot doel het vergaderen leuker en effectiever te maken door routines te doorbreken en de zaken anders aan te pakken. Dat vraagt enerzijds lef en anderzijds enige mate van veiligheid. Dat lukt niet altijd, maar kan vaker dan je misschien denkt. Op de kaarten zelf vind je een uitleg over wat de methode is, hoe je deze gebruikt en eventuele tips en alternatieven. Als iets voor zichzelf spreekt, is de uitleg én het kopje weggelaten.

Vergaderkwalen, medicijnen en verbandmiddelenEen overzicht van de meest voorkomende kwalen én het middel waar-mee je kwaal adequaat kunt behandelen, vind je op de inhoudskaart. De kaarten zijn ingedeeld in vier thema’s: gedrag, resultaat, tijd en energie. Aan de hand van deze thema’s kun je snel het juiste medicijn vinden voor jouw vergaderkwaal. Het thema van de kaart staat naast de afbeelding vermeld.

Six-Word-StoriesOp sommige kaarten staat een Six-Word-Story. Deze kaarten geven in 6 woorden het verhaal weer over een vergaderergernis van een Ynnovator. De thema’s die op de kaart genoemd staan, verwijzen naar de kaarten die kunnen helpen bij het voorkomen of oplossen van deze ergernissen.

Gebruik

SOORT KAARTEN2

4

Methoden en techniekenMethoden en technieken zijn in te zetten om bepaalde doelen tijdens je vergadering te bereiken. Vaak vragen ze enige voorbereiding. De kaarten met methoden en technieken zijn te herkennen aan de kleur blauw. Als voorbereiding nodig is wordt dat aangegeven door een stopwatch-icoontje.

HulpmiddelenDe hulpmiddelen kun je gebruiken tijdens een vergadering. Ze geven op beeldende wijze weer wat je van je collega’s verwacht. Soms vragen ze enige voorbereiding. De kaarten met hulpmiddelen zijn te herkennen aan de kleur groen.

TipsIn de waaier worden veel tips gegeven over de voorbereiding, het verloop en de afronding van de vergadering. Ook zijn er tips over praktische zaken. Voor sommigen zijn het wellicht open deuren, voor anderen iets minder gesneden koek. Hoe dan ook ze zijn altijd handig om bij de hand te hebben. De kaarten met tips zijn te herkennen aan de kleur geel.

InformatieTot slot zijn er kaarten die informatie geven over de ontwikkelaars van de EHBO-waaier, het gebruik en de inhoud. Ook deze hebben een kleur gekregen: paars.

Gebruik

SYMBOLEN EN ICONEN

5

QR-codesVaak kan op een kleine kaart niet alle informatie gegeven worden. In dat geval is er op de kaart een QR-code te vinden met een link naar een website waar meer informatie verkregen kan worden. Soms ver-wijst de QR-code naar de website van Stichting Ynnovate Fonds waar je het sjabloon kunt downloaden.

VoorbereidingEen goede vergadering begint met een goede voor-bereiding. Een aantal methoden, technieken en hulp-middelen hebben die voorbereiding echt nodig om gebruikt te kunnen worden of effect te hebben. Dit wordt dan aangegeven door de stopwatch onderaan

de kaart. Een kwart gevuld betekent ongeveer een kwartier werk, half gevuld ongeveer een half uur, driekwart gevuld wil zeggen ongeveer en uur werk en geheel gevuld betekent al snel twee uur werk.

5 ways to WellbeingOp elke kaart staat een verwijzing naar het effect van de methode op één van de vijf ways to Wellbeing. De vijf manieren die bijdragen aan het welzijn op het werk.

KaartnummersOp de voorkant van de kaarten staat naast de afbeelding het nummer van de kaart. Zo kun je kaarten snel vinden of identificeren. Soms wordt in andere kaarten verwezen naar deze nummers.

Gebruik

5 WAYS TO WELLBEING

6

Wat zijn de 5 ways to wellbeing?De ‘5 ways to wellbeing’ betekent zoveel als de 5 ingrediënten van werkgeluk. Deze 5 ingrediënten zijn een set onderwerpen die het welzijn van mensen bevorderen. Het gaat hier om de volgende ingre-diënten: verbind, beweeg, blijf ontwikkelen, geef en wees bewust. Deze ingrediënten kun je eenvoudig in je eigen leven integreren om zo gelukkiger te zijn thuis en op kantoor.

De 5 ways to wellbeing werden ontwikkeld door New Economics Foundation en in 2008 gepubliceerd. Meer weten over de 5 ways to wellbeing of ook buiten het vergaderen werken aan je werkgeluk? Kijk dan op de site van de Stichting Ynnovate Fonds en bestel de Doosis-geluk.

Hoe worden de 5 ways to wellbeing in de EHBO-waaier toegepast?Een vergadering maakt deel uit van het werkleven. Een gezond werkle-ven betekent een gezonde vergadering. Een gezonde vergadering is in balans. Dat wil zeggen dat alle 5 de elementen van werkgeluk in je vergadering vertegenwoordigd horen te zijn. Om je te helpen een gebalanceerde vergadering voor te bereiden of het missende element in te voegen hebben we iedere kaart met een methode, techniek of hulpmiddel voorzien van een icoon met het element van werkgeluk dat de betreffende kaart ondersteunt.

Gebruik

5 WAYS TO WELLBEING

VERDER TOEGELICHT

7

VerbindVerbinding met collega’s: Het voornaamste is verbinding met andere mensen. Verbinding met organisatiedoelen: De mate waarin het eigen werk bijdraagt aan iets goeds is ook van belang.

BeweegBewegen houdt de hersenen en het lichaam fit en vergroot creativiteit en geluk.

Blijf ontwikkelenJezelf blijven ontwikkelen is een belangrijke bron van werkgeluk. Het zorgt onder andere voor zelfvertrouwen en verbinding met collega’s.

GeefAnderen helpen zorgt voor geluk bij jezelf

Wees bewustVoor je het weet hol je van de ene deadline naar de andere. Je gedachten zijn gericht op wat er allemaal gedaan moet worden. Het is goed af en toe een moment stil te staan. Breng je bewustzijn naar het -nu- en wees ook dankbaar voor wat er is.

Gebruik

TOEPASSING

8

De EHBO-doosJe kunt deze EHBO-waaier uitbreiden naar een volledige EHBO-vergaderdoos. De inhoudsopgave van deze doos kun je downloaden via de webshop van de Stichting Ynnovate Fonds. Daar is ook een wrapper voor de doos te vinden. Je hebt dan tijdens de vergadering alles bij de hand. Op die manier kun je zowel de methodieken en tech-nieken als de tools direct gebruiken tijdens je vergadering.

Tip: laat de waaier slingeren, hang de waaier standaard op in verga-derruimten of geef de waaier cadeau. Doe jezelf een plezier en laat iedereen weten hoe je vergaderen effectiever en leuker kan maken. Dan help je ook jezelf!

De do-it-yourself-kaart Aan het einde vind je één lege pagina, de ‘do-it-yourself-kaart’. Die staat symbool voor het feit dat je de EHBO-waaier zelf kunt uitbreiden. Heb je een leuk idee? Teken de voorkant en omschrijf je idee op de achterkant. Maak foto’s van voor en achterkant en deel ze met ons via Facebook en Twitter #EHBOwaaier #Ynnovate

Gebruik

Deze six-word-story geeft in 6 woorden het verhaal weer over een van de meest herkenbare vergaderergernissen van een Ynnovator

BLA BLA BLA BLA BLA BLA- Raymond Niamat

Herkenbaar? Kies technieken die

vallen in de thema’s “Gedrag” en “Tijd”

DOEL EN WERKVORM

EN

9

Doel Bedenk wat het doel van de vergadering is. Het doel van je vergade-ring is namelijk van invloed op de gekozen methoden en technieken. Mogelijke vergaderdoelen zijn:• Informatie geven of krijgen,• Ideeën genereren, • Besluitvorming;• Combinaties van bovengenoemde vormen

Besluitvormende vergadering? Denk na over de manier waarop het besluit genomen wordt:• Unaniem: alle deelnemers gaan akkoord, leidt tot maximale

acceptatie maar kan erg veel tijd vergen. • Meerderheidsbesluit: besluitvorming verloopt sneller maar deze

winst kan verloren gaan tijdens de uitvoering omdat het draag-vlak minder is.

• Consensus/compromis: niemand is écht tegen, alle betrokkenen geven wat toe tot het voorstel voor allen acceptabel is.

• Autoriteit: de leidinggevende beslist, kan een negatief effect hebben op het draagvlak.

Werkvormen Bekijk vooraf welke werkvormen je kunt gebruiken en wat je daar voor nodig hebt. Denk daarbij aan de context (vertrouwd, vast of wisselend gezelschap), het karakter en het doel van de vergadering, de deelne-mers en aard van de deelnemers. Sommige werkvormen vragen een ‘veilige’ omgeving.

Voorbereiding

INTERVENTIE EN DEELNEMERS

10

InterventieOndanks alle goede voorbereiding kan het altijd anders lopen dan verwacht. Bedenk vooraf wat de meest waarschijnlijke scenario’s zijn en bedenk vast maatregelen en bijbehorende hulpmiddelen.

Deelnemers• Iemand in de blauwe ‘de Bono-hoed’ rol, observator, ...• Bedenk vooraf ook hoeveel personen je in welke rol nodig hebt

Bedenk wat het belang van de genodigde is• Bedenk wie je niet of alleen voor een bepaald agendapunt in de

vergadering wil hebben en waarom• Bedenk of je bepaalde genodigden hebt die een actieve rol

moeten vervullen en bespreek dit ruim van te voren met hen, zo kunnen zij zich ook voorbereiden (tijdbewaker, samenvatter, notulist, leider van een deel van de vergadering, ...)

• Is motivatie het belangrijkste? Houd een open inschrijving.• Maak goed duidelijk: geen voorbereiding = geen deelname!

‘Iedere komma,werd punt

van discussie.’

Voorbereiding

TIJDSTIP EN LOCATIE

11

Tijdstip Kies afhankelijk van het doel je tijdstip. • Begin van de ochtend: geschikt voor werkoverleg en “stand-up”

vergaderingen. De resultaten worden nog dezelfde dag ‘geoogst’. • Ochtend: mensen fris. Geschikt voor besluitvorming• Middag: Geschikt voor brainstorms, deze kosten veel energie en

na afloop komt er van werken niet veel meer• De tweede helft van de middag: geschikt voor korte vergaderin-

gen, mensen willen dan snel klaar zijn

LocatieDenk dan goed na over waar je vergadering wilt houden. • Regel een vergaderlocatie waar iedereen zich prettig en veilig

voelt• Let op voldoende zuurstof en daglicht in de ruimte• Let bij het kiezen van de ruimte op het doel van je vergadering: - Doel nieuwe ideeën creëren? Zoek een ruimte met iets aparts, met ruimte en uitzicht - Doel kort en krachtig werkoverleg? Zoek een ruimte in het pand niet te ver van de afdeling maar niet op de afdeling. - Kijk of staand vergaderen tot de mogelijkheden behoort - Doel inspireren? Kies een locatie in de natuur, in een museum of ...

‘Helemaal mee eens voorzitter, maar

toch...’

Voorbereiding

PRAKTISCHE ZAKEN

12

Tafel en stoelenopstellingKies bewust voor een opstelling (carré, theater, school, U, café, statafels, geen tafels) die past bij het doel van de vergadering. Bij korte bijeenkomsten kun je de stoelen zelfs weglaten! Kijk voor een checklist op de site van de Stichting Ynnovate Fonds. Je kunt hiervoor de onderstaande QR code scannen.

PresentatiemiddelenZorg ervoor dat je afhankelijk van de gekozen werkvormen op een lo-catie de zaken goed geregeld hebt. Een laptop en beamer zijn op veel vergaderlocaties standaard aanwezig. Maar geldt dit bijv. ook voor een internetverbinding, verloopstukken, geluidboxen en een scherm?

Overige middelenBij de overige middelen kun je denken aan: een flipover, stiften, post-its, schilderstape, papier, magneten, etc.

Catering• Koffie & thee (inclusief voldoende melk, suiker, zoetstof en

lepeltjes)• Water en/of frisdrank• Fruit• Versnaperingen zoals koekjes, zoetigheid en eventueel (warme)

hartige snacks• Maaltijd(en) (vraag naar dieetwensen)• Borrel (bedenk of mensen nog moeten rijden)

Voorbereiding

AGENDA

13

Agenda opstellen• Als je kiest voor een agenda, zorg dan voor een duidelijke

agenda - puntsgewijs met evt. de naam van de inbrenger/ eigenaar van de agendapunten

• Maak een haalbare agenda. Wees je ervan bewust dat we van nature te optimistisch zijn in wat haalbaar is qua tijd

• Maak de agenda bij voorkeur in samenspraak met alle deel-nemers en zorg ervoor dat bespreekpunten kunnen worden toegevoegd

• Zorg dat je bij het maken van de agenda het doel van de vergade-ring helder voor ogen hebt en houdt

• Zet geen w.v.t.t.k. of rondvraag op de agenda, als je de agenda samen met de genodigden hebt opgesteld is dat niet nodig

Agenda versturen• Stuur vooraf de houders van actiepunten een herinnering, dat

maakt de kans dat een actie tijdens de vergadering kan worden afgehandeld groter

• Zorg dat de agenda ruim op tijd bekend is bij iedereen. Geef aan of je op bepaalde vlakken vooraf inspanning van de deelnemers verwacht. Vergeet niet duidelijk aan te geven waar eventuele stukken terug te vinden zijn

• Wil je eens echt wat anders? Verstuur dan géén agenda en vertel in de vergadering zelf pas hoe en in welke volgorde je dingen aan pakt. Dit houdt deelnemers alert. Let op: Dit vraagt wel een goede voorbereiding en extra inspanning in de uitnodiging zodat mensen snappen waar het om gaat

Voorbereiding

PRESENTATIE

14

Presentatie• Bedenk wat je verhaal is• Wie is je publiek, wat is je boodschap, wat wil je dat er gebeurt

als men de zaal verlaat/wat is je doel?• Ieder verhaal heeft karakters, een barrière, maatregelen en een

overwinning• Kies je middelen om je verhaal te vertellen zorgvuldig, een pre-

sentatie werkt lang niet altijd. (Wat is de laatste presentatie waar jij van onder de indruk was? Herinner je je deze nog?)

• Maak je gebruik van een presentatie? Zorg dat deze helder, lees-baar en duidelijk is

‘Moeten wedit nu wel willen?’

Voorbereiding

INDELING OP THEMA

15

Ansichtkaart 16Bingo 43Bullshit-kaart 44Drijfveren 29Egelkaart 45Evalueer eens anders 30Gele en rode kaart 48Hanenknop 52Ideakillers uitfluiten 53Naar de gevangenis 56Praatbal 57Spaarkaart 59Spiegelkaart 60

BOB-model 18De Bono denkhoeden 21Kanskaarten 55Negatief brainstormen 31Omdenken 32Real-time mindmappen 35Roddelmethode 37Ruimtekaart 58Scrum 38Stille brainstorm 39Stilte voor de storm 62Superhelden 64Teken je vergadering 40Vissenkom 41

Aantekeningen ruilen 42Begin met een compliment 17Brainstorm 19Buiten vergaderen 20DWDD-techniek 28Energizers 46Fotokaarten 47Geluidseffecten 51Stemmingsmeter 61Stoelendans 63Vergaderkubus 66

Inbreekalarm 54Pitchen 33Real-time actielijst 34Rijdend vergaderen 36Vergaderkostenmeter 65Video vergaderen 67Voicerecorder 68Zandloper 69

Gedrag

Tijd

Resultaat

Energie

Voorbereiding

Herkenbaar? Kies technieken die

vallen in de thema’s “Gedrag” en

“Energie”

Deze six-word-story geeft in 6 woorden het verhaal weer over een van de meest herkenbare vergaderergernissen van een Ynnovator

- Esther van der Storm

Al bingo bij het derde punt

ANSICHTKAART

16 GEDRAG

Wat is de ansichtkaart?Naar een anschikaart kun je kijken, maar je kunt het beeld niet veranderen. Iemand kijkt bij een vergadering toe als of het een an-sichtkaart is. En net zoals bij een ansichtkaart heeft die persoon en heeft geen actieve inbreng. Hij of zij kijkt toe, neemt waar en koppelt aan het eind van de vergadering of het agendapunt terug hoe het is gegaan.

Wanneer gebruik je de ansichtkaart?Je kunt de ansichtkaart gebruiken bij een discussie waar niet iedereen aan deel hoeft te nemen, of een moeilijk beslispunt waar niet ieder-een een mening heeft.

Hoe gebruik je de ansichtkaart?De persoon die de ansichtkaart heeft, neemt niet actief deel en houdt zijn mond. Aan het eind van de vergadering of het agendapunt koppelt hij of zij terug over het proces en de conclusies.

Tips bij gebruik van de ansichtkaartHier ligt een link met de blauwe De Bono denkhoed (kaart 27). De ansichtkaart kan als intervisietool gebruikt worden. Zorg dat bij het terugkoppelen de BEST-feedbackregels gebruikt worden (kaart 72).

Verbind

Bli

jf ontwikkelen

BEGIN MET EEN COM

PLIMENT

17 ENERGIE

Wat is ‘Begin met een compliment?Hoe vaak vertel je elkaar eigenlijk dat je collega het goed doet? En hoe prettig is het om te horen dat jou bijdrage gewaardeerd wordt? Begin je vergadering eens in de zoveel tijd eens met een rond-je complimenten!

Wanneer gebruik je ‘Begin met een compliment’?Niet elke vergadering, maar bijvoorbeeld bij het bereiken van een mijlpaal of een evaluatiemoment.

Hoe geef je een compliment?Je kunt gewoon mensen laten vertellen aan elkaar maar je kunt hier-voor ook kudokaartjes aan elkaar geven of schrijf de complimenten op post-it’s en plak ze op elkaars kleren.

Tips voor complimentenOp de website van Ynnovate kun je kudokaartjes downloaden om te printen. (zie QR-code)Elk jaar is er een nationale complimentendag op 1 maart. Op de website van de natioale complimentendag vind je ook allerlei ideeën.

Alternatieven Plak elkaar vol met post-it’s met complimenten!

Geef Verbind

BOB- MODEL

18 RESULTAAT

Wat is het BOB-model? Krab jij jezelf na een vergadering ook regelmatig achter je oren over het besluit dat net genomen is? Dan is de kans groot dat je het BOB-model niet hebt gebruikt. Hierbij staat BOB voor Beeld-, Oordeel- en Besluitvorming.

Wanneer gebruik je het BOB-model? Gebruik het voor- of tijdens de vergadering om het vergaderdoel scherp te krijgen of door tijdens de vergadering de 3 fasen te door-lopen. Dan ben je doelgericht bezig en kom je tot een weloverwogen besluit.

Hoe gebruik je het BOB-model?Fase 1: beeldvorming. Met vragen als: ‘ Wat weten we al met elkaar? Is dit voldoende? Welke vragen hebben we nog? Hoe komen we aan meer informatie?’ creëer je een gedeeld beeld.Fase 2: oordeelsvorming. Inventariseer de meningen en de voorwaar-den waaraan het besluit moet voldoen. Fase 3: besluitvorming. Wat besluiten we? Gaan we stemmen of be-slissen we op basis van consensus? (kaart 9) Welke afspraken maken we? Wie doet wat wanneer? Hoe koppelen we terug?

Tips bij gebruik van het BOB-model Voorkom dat je het proces te snel doorloopt. Vraag bij het begin van de vergadering wie de BOB (procesbegeleider) is.

Wees bewust

BRAINSTORM

19 ENERGIE

Wat is een Brainstorm?Een brainstorm is een bijeenkomst die leidt tot nieuwe ideeën. Bij voorkeur door te denken buiten de vaste kaders. Zoals Einstein zei: “Je kunt een probleem niet oplossen met dezelfde manier van denken als waarmee het probleem is gecreëerd.”

Wanneer gebruik je de Brainstorm?Als je op zoek bent naar nieuwe oplossingen voor problemen, of wanneer je zoveel mogelijk ideeën, antwoorden of oplossingen voor je vraag wilt.

Hoe brainstorm je?De basis is dat je een gevarieerde groep hebt, een goede centrale vraag (hoe kunnen we....), ruimte om vrij te denken, een goede struc-tuur waarmee je van wilde ideeën naar uitvoerbare ideeën kunt gaan en iemand die de sessie faciliteert (Ynnovators!). Scan de QR-code voor meer info.

Tips bij brainstormenZorg voor een locatie waar mensen geïnspireerd raken, dus niet de standaard vergaderruimte.

AlternatievenZie ook: negatief brainstormen (kaart 31) of stille brainstorm (kaart 39) en kijk eens in de webshop van de Stichting naar de techniekkaarten.

Beweeg

BUITEN VERGADEREN

20 ENERGIE

Wat is buiten vergaderen?Je gesprek/bilateraaloverleg maar dan in de frisse lucht!

Wanneer vergader je buiten? Eigenlijk kan het bij elk bilateraal overleg of met een klein groepje. Misschien dat het weer je soms weerhoudt…

Hoe regel je buiten vergaderen? Plan in je agenda het overleg en spreek als locatie bij de voordeur af. Neem evt. je smartphone of een klein notitieblokje mee om aanteke-ningen te maken als je dat prettig vindt.

Wat levert buiten vergaderen je op? Mentale en fysieke fitheid. Naast een prettig overleg heb je ook nog eens beweging gehad en een frisse neus!

Tips voor buiten vergaderen Zet eens wat verschillende routes uit in de omgeving, 15 minuten, 30 minuten, een uur. Maak er een plattegrondje van en deel ze met elkaar! Vaak hebben gemeenten gratis wandelroutes liggenGa je met een groepje? Zoek een plek waar je samen kunt bewegenZorg wel dat de deelnemer(s) gemakkelijke schoenen dragen om te wandelen

Beweeg Verbind

DE BONO DENKHOEDEN

21 RESULTAAT

Wat zijn de Bono denkhoeden? Een goede techniek om samen tot het juiste besluit te komen, zijn de zes denkhoeden van De Bono. Hiermee kun je vanuit verschillende perspectieven naar een vraagstelling of probleem kijken. Deze techniek is ontwikkeld door Edward de Bono. Het gaat uit van het idee dat mensen vaak geneigd zijn problemen steeds op eenzelfde manier te benaderen. Door de denkhoeden te gebruiken, word je ge-dwongen om het probleem ook eens van een andere kant te bekijken.

Er zijn zes gekleurde denkhoeden en iedere kleur symboliseert een andere manier van denken. Je kijk op een situatie hangt dus af van de hoed die je op hebt.

Wanneer gebruik je de BONO denkhoeden? Als je merkt dat je telkens opnieuw in soortgelijke discussies terecht komt of dat deelnemers altijd op eenzelfde manier reageren. Daar-naast voorkomt het een eenzijdig beeld of emotionele beslissingen.

Hoe gebruik je de BONO denkhoeden?Verdeel de denkhoeden tijdens een vergadering. Iedereen krijgt een kaart met een denkhoed toegewezen en belicht de situatie vanuit deze denkhoed.

Bli

jf ontwikkelen Wees bewust

DE WITTE BONO HOED

22 RESULTAAT

De Witte DenkhoedWitte hoed - kale feiten en cijfers - Je gaat uit van objectieve informatie.

Voorbeeldvragen/-opmerkingen:1. Waar blijkt dat uit?

2. Kun je dit concreet maken?

3. Waar kan ik daar iets over terug vinden?

4. Wanneer is dat onderzocht en door wie?

5. Kunnen we dit met cijfers onderbouwen?

6. Kunnen we het resultaat meetbaar maken?

7. Zijn er concrete voorbeelden?

DE RODE BONO HOED

23 RESULTAAT

De Rode Denkhoed Rode hoed - gevoel en intuïtie - Je reageert emotioneel (zonder een reden te hoeven geven).

Voorbeeldvragen/-opmerkingen: 1. Ik vertrouw dit niet.

2. Het voelt (niet) goed omdat …

3. Willen we dit wel?

4. Hoe voelt dit voor jullie?

5. Mijn onderbuikgevoel vertelt mij dat …

6. Bedenk eens hoe hij zich zou voelen als …

7. Daar word ik blij/boos/verdrietig/ etc. van.

DE ZWARTE BONO HOED

24 RESULTAAT

De Zwarte Denkhoed Zwarte hoed - negatief / pessimistisch - Je bent advocaat van de duivel.

Voorbeeldvragen/-opmerkingen:1. Ja, maar…

2. Als ik het even omdraai dan …

3. Is dit wel echt nodig?

4. Wie zegt dat en is die persoon wel de juiste?

5. En hoe zit het dan met …?

6. Als ik het even heel plat sla betekent dat dus …

7. Weet je dit wel zeker, want …

DE GELE BONO HOED

25 RESULTAAT

De Gele Denkhoed Gele hoed - positief / optimistisch - Je bekijkt het van de zonnige kant en zoekt naar de voordelen.

Voorbeeldvragen/-opmerkingen:1. Dat biedt ons …

2. Daar zie ik de volgende kans …

3. Ja, en …

4. Dit heeft als voordeel dat …

5. Dat levert … op.

6. Dat heeft als bijkomend voordeel …

7. Goed idee, hoe maken we dit succesvol?

DE GROENE BONO HOED

26 RESULTAAT

De Groene Denkhoed Groene hoed - creatief - Je mag freewheelen in je manier van denken (vrij associëren, alternatieven bedenken).

Voorbeeldvragen/-opmerkingen:1. Als we nu eens …

2. Kunnen we het een met de ander combineren?

3. Even doordenkend …

4. Als we dit probleem omdraaien …

5. En als we het nu eens vanuit het oogpunt van … bekijken, levert

dat dan iets op?

6. Misschien kunnen we eerst zonder beperkingen denken …

7. Als ik dit vergelijk met … dan …

DE BLAUWE BONO HOED

27 RESULTAAT

De Blauwe Denkhoed Blauwe hoed - beschouwend, controlerend - Je houdt het proces in de gaten.

Voorbeeldvragen/-opmerkingen:1. Ik vind dat we nu te lang stil staan bij …

2. Samengevat zeg je …

3. Het lijkt me dat we ook nog moeten kijken naar ...

4. Ik wil graag het woord geven aan … want die heb ik nog niet

gehoord.

5. Op de tijd gelet is het verstandig dat …

6. Dan wil ik nu door met de volgende stap …

7. Je gaf aan dat je meerdere punten had. Vertel …

DE WERELD DRAAIT DOOR - TECHNIEK

28 ENERGIE

Wanneer gebruik je de DWDD-techniek?Doorbreek de vergadercultuur in jouw organisatie en maak vergaderingen spannend, spraakmakend en aantrekkelijk.

Hoe gebruik je de DWDD-techniek?De DWDD-techniek is gebaseerd op een flexibel draaiboek met vaste onderdelen en een vaste opbouw: de tafelheer/vrouw, de actualiteit van de dag, de Jakhalzen, iets leerzaams en een blooper. Pas deze techniek vrij maar consequent toe door:• intelligente dwarsliggers uit te nodigen• deelnemers per agendapunt te laten aanschuiven• kort in te spelen op de actualiteit• een gast aan tafel te introduceren• een ongedwongen setting en een prettige sfeer te creëren• snelheid en diepgang te combineren• de regie stevig in handen te houden

Tips bij de DWDD-techniekEen gedegen voorbereiding en stevige en charismatische gesprekslei-der, verhogen de kans op succes. Scan voor meer info de QR-code.

Beweeg

DRIJFVEREN

29 GEDRAG

Wat zijn drijfveren?“Oh, daar heb je Inge, Laura of Dieter weer. Altijd weer dezelfde vragen en opmerkingen”. Maar of je het nu leuk vindt of niet, het kunnen hele nuttige vragen en opmerkingen zijn die worden inge-geven door zijn of haar drijfveer. Inge wil resultaat boeken, Laura de harmonie bewaren en Dieter streeft orde en zekerheid na. Als je inzicht hebt in elkaar drijfveren, begrijp je elkaar niet alleen beter, maar kun je een drijfveer ook inzetten om de vergadering effectiever en leuker te laten zijn.

Hoe doe je het? Hoe gebruik je drijfveren?Drijfveren worden vaak gecategoriseerd met behulp van kleuren. Om gebruik te maken van elkaars drijfveren, moet je dus je eigen kleur en die van vergadergenoten kennen. Op de sites van real drives (QR) en managementdrives.com vind je informatie over die je helpt jouw kleur te ontdekken.

Tips bij gebruik van drijfverenMakkelijk iemands kleur onthouden? Koop mokken in de kleur van de drijfveren. Schrijf aan de ene zijde van de mok welke kwaliteiten bij de kleur horen en aan de andere zijde hoe diegene zijn koffie of thee drinkt. Herkenbaar en persoonlijk.

Verbind

EVALUEER EENS ANDERS

30 GEDRAG

Wat is evalueer eens anders?Evalueren is samen bekijken wat er goed ging en wat er beter kan. Bij evalueer eens anders doe je dat op een andere manier dan dat je normaal doet.

Hoe kun je anders evalueren? Kies één van de volgende vragen of werkvormen om evalueren weer spannend en effectief te maken. • Stel een vraag als: - Wat is je belangrijkste inzicht van vandaag? - Hoe waardevol is dit overleg voor jou op de schaal 1-10? - Heb je vandaag bereikt wat je wilde bereiken? - Welk onderdeel van het overleg levert jou het meest op?• Breng de overdonderende successen en dramatische fiasco’s in

kaart. Selecteer wat je vast wilt houden en tips voor de volgende keer

• Leg een papieren tafelkleed neer waarop geschreven kan worden. Vraag de deelnemers te reageren op de evaluatievraag of -vragen

• Vraag de deelnemers de vergadering de evaluatie in te vullen aan een vier- tot zestal vooraf ‘ad random’ gekozen letters van het alfabet

• Trek een kaart uit de set vragenkaarten en evalueer aan de hand van die vraag. De kaarten kun je downloaden vanuit de webshop.

Bli

jf ontwikkelen Wees bewust

NEGATIEF BRAINSTORMEN

31 RESULTAAT

Wat is negatief brainstormen?Het is vaak makkelijker om negatief te denken dan alleen maar overal de kansen van in te zien. Met negatief brainstormen maak je daar gebruik van. Keer de oplossingen aan het eind om en zo heb je goede, onverwachte ideeën.

Wanneer gebruik je negatief brainstormen?Als je de vraag van een andere kant wilt benaderen, wanneer je vast blijft zitten op een vraagstuk. Het stimuleert de deelnemers om out of the box te denken en kan relatief snel.

Hoe gebruik je negatief brainstormen?Het probleem dat je wilt oplossen, keer je om (dus in plaats van “Hoe krijg ik een zo effectief mogelijke vergadering” naar “Hoe krijg ik een zo ineffectief mogelijke vergadering”). De groep brainstormt op oplos-singen voor de negatieve stelling. Vervolgens worden de oplossingen weer omgekeerd, zodat er nieuwe oplossingen ontstaan voor de oorspronkelijke probleemstelling.

Tips bij gebruik van negatief brainstormen Zorg dat je zowel de vraag als de oplossingen goed omkeert. En eindig positief!

Verbind Beweeg

OMDENKEN EN HET OM

DENKSPEL 32 RESULTAAT

Wat is omdenken?Omdenken is het denken in kansen in plaats van in problemen. Het is het volledig accepteren van een probleem als een feit en nadenken over hoe je van dit feit (probleem) een mogelijkheid kunt maken. Het is dus niet het oplossen van problemen, maar het benutten van de probleemsituatie zoals die is.

Wanneer gebruik je omdenken?Als je vast zit bij een probleem of vraagstuk, of als techniek om op nieuwe ideeën te komen tijdens de ideevormende fase in een brain-storm kun je het omdenken inzetten.

Hoe werkt omdenken?Omdenken bestaat uit 2 hoofdfasen: Deconstrueren: het probleem een feit maken.Construeren: het transformeren van bestaande feiten tot mogelijk-heden. Het omdenkspel begeleidt dit proces in groepen en is een manier om hier samen mee aan de slag te gaan. Meer informatie over omdenken via de QR-code.

AlternatiefKijk ook eens bij de gele De Bono denkhoed. (kaart 25)

Wees bewust

PITCHEN

33 TIJD

Wat is pitchen?In een kort tijdsbestek wordt een agendapunt, onderwerp of mening gepresenteerd. Ook wel bekend als elevator pitch. In de tijd dat je met iemand in de lift staat (max. 2 minuten), moet je diegene kunnen overtuigen van jouw standpunt of van jouw competenties.

Wanneer gebruik je pitchen?Als je wilt dat mensen kort hun punt presenteren. Aan het begin van een vergadering, als inleiding van een discussie, of aan het eind van een vergadering of brainstormsessie, als presentatie van de resulta-ten/ conclusies.

Hoe zet je pitchen in?Je geeft een of meerdere mensen kort de gelegenheid om te presen-teren. Dit kan een beperkte tijd zijn (bijvoorbeeld 1 minuut), maar ook een beperkte hoeveelheid woorden (bijvoorbeeld maximaal 100)

Tips voor bij het pitchenGebruik de online aftelklok. Begin te klappen als de tijd voor de pitch voorbij is. Zo eindig je met applaus, maar de spreker heeft geen moge-lijkheid om door te gaan.Daag mensen eens uit om op een creatieve manier te pitchen. Dan kan bijvoorbeeld met visual notes, een interview of een sketch. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Verbind Geef

REAL-TIME ACTIELIJST

34 TIJD

Wat is de real-time actielijst?De ‘good-old’ actielijst maar dan op het grote scherm zodat het voor iedereen direct inzichtelijk is en structuur geeft. Geen notulen en agenda meer nodig!

Wanneer gebruik je de real-time actielijst?Dit kan bij alle soorten reguliere overleggen en vergaderingen zoals projectoverleggen, werkoverleggen, besluitvormende overleggen, etc.

Hoe gebruik je de real-time actielijst? In elke vergadering (project of besluitvorming) na het afsluiten van een agendapunt wordt de actielijst live aangevuld en/of aangepast. Dit kan gewoon met Excel, maar ook in verschillende andere programma’s en apps. Stel duidelijk iemand hiervoor verantwoordelijk.

Wat levert de real-time actielijst je op? Snelheid in de voorbereiding en geen notulen meer!

Tips voor het gebruik van de real-time actielijstGebruik software waarmee iedereen direct bij de actielijst kanVoor meer informatie en een template kun je via de QR-code naar de vergaderwijzer

Wees bewust

REAL-TIME M

INDMAPPEN

35 RESULTAAT

Wat is real-time mindmappen? Real-time mindmappen is een middel om live een verslag te maken dat ter plekke overzicht geeft en creativiteit bevorderd. Het maken van een mindmap helpt ook om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden.

Wanneer gebruik je real-time mindmappen? Real-time mindmappen is bijzonder geschikt voor het vastleggen van projectoverleggen en brainstorms. Dit kan tijdens het overleg, maar een mindmap is ook als agenda en actielijst te gebruiken voor en na het overleg.

Hoe gebruik je real-time mindmappen? Mindmappen vergt enige oefening. Zorg dat er iemand verantwoor-delijk is voor het mindmappen, zoals anders een notulist. Uitgebreide uitleg over real-time mindmappen is te vinden op vergader-wijzer via de QR-code.

Tips voor real-time mindmappen Er is software waarmee je ook gelijktijdig samen aan een mindmap kunt werken. Maar het kan ook zonder software! Gebruik dan bijvoor-beeld een whiteboard en een fototoestel.

Verbind

RIJDEND VERGADEREN

36 TIJD

Wat bedoelen we met rijdend vergaderen?Rijdend vergaderen is vergaderen in een bus of trein in plaats van in een zaal.

Wanneer ga je rijdend vergaderen? Rijdend vergaderen is bijzonder geschikt als je in gesprek gaat over een bepaald gebied. Ook kun je het goed inzetten als je voorbeelden wilt bezoeken van bedrijven of initiatieven waarover je met elkaar in gesprek bent.

Hoe organiseer je rijdend vergaderen? Rijdend vergaderen vergt enige voorbereiding. Je huurt een bus (er zijn bussen met een overleg-opstelling) of stippelt een OV route uit (buiten de spits) en zoekt een rustige wagon (1e klas bijvoorbeeld). “Retourtje andere kant van het land graag”.

Wat levert rijdend vergaderen je op?Overleg in een andere setting kan nieuwe energie geven en je kunt reistijd en werktijd zo combineren wat weer tijd oplevert.

Tip voor rijdend vergaderenPas op met gevoelige en vertrouwelijke onderwerpen in het open-baar vervoer. Vraag je medereizigers om hun mening als het om niet vertrouwelijke of gevoelige onderwerpen gaat. Veiligheid boven alles: de bestuurder doet niet mee.

Beweeg

RODDELMETHODE

37 RESULTAAT

Wat is de roddelmethode?De roddelmethode is een vorm van intervisie. Iemand brengt een vraagstuk in en de deelnemers bedenken letterlijk achter zijn of haar rug om oplossingsrichtingen.

Wanneer gebruik je de roddelmethode?Om anderen naar jouw probleem te laten kijken, zonder jouw inbreng, kan nieuwe inzichten geven. De roddelmethode is geschikt voor bij-voorbeeld een werkoverleg.

Hoe gebruik je de roddelmethode?Na de uitleg van het probleem door de inbrenger, kunnen de deel-nemers verduidelijkende open vragen stellen. Vervolgens draait de inbrenger zijn rug naar de groep, hij of zij doet even niet mee. De deelnemers bespreken vervolgens wat hen opvalt, wat zij in dat geval zouden doen en wat hun ideeën zijn. De inbrenger maakt aantekenin-gen. In de volgende stap legt de inbrenger uit wat hij van de oplossin-gen en ideeën vindt. De laatste stap is een gezamenlijke evaluatie van het proces.

Tip bij gebruik van de roddelmethode De inbrenger staat tijdelijk buiten de groep, daar moet hij of zij wel tegen kunnen.

Verbind

Bli

jf ontwikkelen

SCRUM (DAILY STAND UP)

38 RESULTAAT

Wat is Scrum? De daily (weekly) stand up meeting is een onderdeel van de Scrum methodiek. Je gebruikt de stand up om kort met elkaar uit te wisselen waar je mee bezig bent, wat je gaat doen en waar je tegen aan loopt. Zo heb je als team continu een vinger aan de pols en kun je ingrijpen als het halen van doelen in gevaar komt.

Hoe gebruik je de scrum-vergadering?• Nodig alle deelnemers uitl• Stel de timer in op 15 minuten• Verzamel rond het scrumbord en blijf staan• Ieder teamlid beantwoordt de 3 vragen:

1. Wat heb je gedaan? Wat is klaar en kan van het bord?2. Wat ga je doen? Wat kan op het bord?3. Welke zaken belemmeren de voortgang? Wat of wie helpt?

• Leg de uitkomst direct vast op het scrumbord. Via de QR code kom je bij een format

• Maak er een foto van en verspreid deze

Wat levert het op? Korte lijnen, resultaatgerichtheid, betrokkenheid en support.

Beweeg Verbind

STILLE BRAINSTORM

39 RESULTAAT

Wat is een stille brainstorm?Als je bang bent dat tijdens de brainstorm discussies ontstaan of mensen niet hun zegje kunnen doen, kun je de deelnemers in stilte laten brainstormen. Zonder te praten vullen de deelnemers elkaars ideeën aan. Ook bekend onder de naam ‘brainwriting’ of ‘ronde tafel’.

Wanneer gebruik je de stille brainstorm?Als je wilt brainstormen zonder discussie. Minimaal 5 en maximaal 15 deelnemers per groep.

Hoe zet je de stille brainstorm in?Tijdens de brainstorm schrijft iedereen zijn ideeën op een papier. Het papier wordt doorgegeven aan de buurman. Met de ideeën van jouw buurman ga jij vervolgens verder aan de slag en voeg je iets toe. De ideeën rouleren zo door de groep. Aan het eind bekijk je gezamenlijk de opbrengst aan ideeën.

Tips bij gebruik van de stille brainstorm Download het brainwriting-formulier van de Ynnovate siteGebruik Post-its, laat deze ophangen en herhaal de stapGeef niet meer dan 3 minuten per ronde en laat de deelnemers het papier dan weer doorgeven

Verbind

Bli

jf ontwikkelen

TEKEN JE OVERLEG - VISUAL NOTES

40 RESULTAAT

Wat is visual notes?Een beeld zegt vaak meer dan 1.000 woorden. In plaats van woorden gebruik je daarom beelden als aantekeningen.

Wanneer gebruik je visual notes? Visual notes is bij bijna elk overleg mogelijk. Je kunt het gebruiken voor je eigen aantekeningen of voor de hele groep/vergadering. Je gebruikt het om deelnemers meer te betrekken bij het gesprek en om complexe materie begrijpelijk te maken.

Hoe gebruik je visual notes?Stiften en papier of een whiteboard zijn voldoende. Houdt het sim-pel, het moet geen Rembrandt zijn. Tekeningen die nog wat aan de verbeelding overlaten zijn juist prettig! Gebruik ook steek- of kern-woorden. Tijdens het tekenen merk je meteen of het getekende goed overeen komt met de inhoud. Deelnemers reageren direct en de visual notes kunnen worden aangepast. Het is bij een groep handig dat er iemand is die naast het tekenen geen andere rol heeft in het overleg, net als een notulist.

Wat levert visual notes je op? Naast veel meer duidelijkheid en afstemming ook meer creativiteit.

Tip voor visual notesJe kunt er ook voor kiezen om hier iemand voor in te huren.

VerbindWees bewust

VISSENKOM-M

ETHODE

41 RESULTAAT

Wat is de vissenkom-methode?De vissenkom methode is een intervisiemethode. Zij kent verschillende uitvoeringen. De korte variant wordt hieronder omschreven. Een uitgebreide variant is via de QR-code terug te vinden.

Hoe werkt de vissenkom-methode?Bij de vissenkom is er een binnenring van sprekers en een buitenring van luisteraars. De binnenring bespreekt een dilemma. Als iemand van de buitenring ook graag zijn bijdragen wil leveren staat hij op en gaat hij achter een van de stoelen in de binnenring staan. Is deze persoon nog aan het woord? Dan maakt hij zijn zin af en geeft hij zijn plaats in de binnenring af.

Wanneer gebruik je de vissenkom-methode?Bij intervisie of als je een complex probleem wilt uitdiepen of wilt oplossen waarbij veel verschillende perspectieven leven.

Tips bij de vissenkom-methodeLet op: personen die het lastig vinden om te spreken zullen de vis-senkom als niet prettig ervaren. Dan staan ze immers letterlijk in het midden van de belangstelling.

Wees bewust Beweeg

Herkenbaar? Kies technieken die

vallen in de thema’s “Gedrag” en “Resultaat”

Lekker zo’n structureel moment voor jezelf

- Gert-Jan van de Bovenkamp

Deze six-word-story geeft in 6 woorden het verhaal weer over een van de meest herkenbare vergaderergernissen van een Ynnovator

AANTEKENINGEN RUILEN

42 ENERGIE

Wat is aantekeningen ruilen? “Van ruilen komt huilen”: wie is er niet mee groot geworden? Laat mensen aantekeningen maken voor hun buurman.

Wanneer gebruik je het aantekeningen ruilen? Ruilen gebruik je als je deelnemers wilt stimuleren uit een ander perspectief te (gaan) kijken en om zich te verplaatsen in andermans perspectief. Het houdt de aandacht erbij.

Hoe gebruik je het aantekeningen ruilen?Laat deelnemers tijdens de vergadering (of een afgesproken tijd) aantekeningen maken op de manier van hun buurman. Gebruikt de buurman een iPad en jij een schrijfblok? Ruil om! En maak vervolgens aantekeningen vóór je buurman; verplaats je dus in zijn perspectief: wat vindt hij belangrijk om op te schrijven in deze vergadering?

Variatie bij gebruik van het aantekeningen ruilen Je kunt ook jouw aantekeningen maken op het middel van de buurman.

Geef

Bli

jf ontwikkelen

BINGO

43 GEDRAG

Wat is bingo?Bingo, wie kent het niet? Het is een geliefd spel onder zowel kinderen als ouderen. Bij het horen van een getal of het zien van een bepaald plaatje, mag je het afstrepen.

Wanneer doe je aan Bingo?Hoe ergerlijk is het als mensen alleen maar in vakjargon, afkortingen of vaagheden spreken. Zeker als er externe genodigden bij zijn. Geef in dat geval iedereen een Bingo kaart met veelvoorkomende termen.

Wat levert Bingo je op?De bingokaart houdt mensen scherp op het vermijden van dit taal-gebruik. Het maakt ze bewust van wat ze eigenlijk willen vertellen en voorkomt zo oeverloos gezwam. Naast een lach als er bingo is, levert het uiteindelijk tijd op en een voor iedereen begrijpelijke communica-tie.

AlternatievenEr zijn verschillende vormen van Bingo te verzinnen en op internet te vinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vaag taalgebruik bingo, afkor-tingen bingo, vakjargon bingo. Met behulp van het te downloaden sjabloon kun je eenvoudig je eigen bingokaarten samenstellen.

Wees bewust

BULLSHIT

44 GEDRAG

Wat is bullshit?Bullshit: betekent letterlijk stierenschijt. Het wordt veel in het Nederlands gebruikt in de betekenis van ‘onzin’. In dit geval is het “bullshit” als het gesprek off-topic gaat.

Wanneer gebruik je de bullshit-kaart?Je kent het vast: collega’s die eeuwig over koetjes en kalfjes praten, constant off-topic gaan en niet kloppende redenaties gebruiken. Om gek van te worden… Als je dat merkt, wordt het tijd om de bullshit-kaart te gebruiken.

Hoe gebruik je de bullshit-kaart?Zodra je merkt dat je collega’s op welke manier dan ook afdwalen en de voorzitter niet ingrijpt, pak je de bullshit-kaart. Deze leg je duidelijk zichtbaar neer. Je omschrijft hierbij wat je ziet en waarom je dat als “bullshit” beschouwt.

Tip bij gebruik van de bullshit-kaartHanteer de feedbackregels (kaart 72) bij je toelichting en geef het woord duidelijk aan de voorzitter als je afsluit. Deze kan dan verder borgen dat het juiste onderwerp wordt aangesneden.

Wees bewust

EGELKAART

45 GEDRAG

Wat is de egelkaart? De egelkaart is een kaart gebaseerd op de uitdrukking: “zet je stekels uit”. De egelkaart laat zien dat jij tijdens de vergadering jouw stekels uit mag zetten en mag prikken.

Hoe gebruik je de egelkaart?Wijs een persoon de rol toe van egel. Spreek af wanneer en waarom de stekels uitgezet mogen worden. Zodra de afgesproken situatie zich voor doet, zet de egel zijn stekels uit door de kaart op tafel te leggen. De egel onderbreekt zo de vergadering, geeft aan wat hij ziet en/of hoort en stelt waar mogelijk prikkelende vragen.

Wat levert de egelkaart op?Het nodigt uit om andersoortig gedrag te laten zien en het maakt deel-nemers bewust van wat hun gedrag aan prikkelingen oproept. Ook kun je borgen dat niet te snel over bepaalde zaken heen gestapt wordt.

Variatie bij gebruik van de egelkaart Je kunt de kaart ook midden op de tafel leggen. Wanneer iemand heel geprikkeld reageert en dus “zijn stekels uitzet” krijgt hij de egelkaart toegeschoven door andere deelnemers.

Geef

Bli

jf ontwikkelen

ENERGIZERS

46 ENERGIE

Wat zijn energizers?Energizers zijn korte oefeningen die mensen, vaak letterlijk, weer in beweging krijgen. Ze geven energie en brengen een lach.

Wanneer gebruik je energizers?Energizers zet je met name in tijdens een lang en/of intensief overleg. Je doet ze tussen de agendapunten door als je merkt dat er weinig energie in de groep zit of na de lunch om de afterlunchdip te omzei-len.

Hoe gebruik je energizers? Bedenk of kies met lef een activiteit uit. Hele simpele zijn: iets (bv. Balletje, perforator, enz.) overgooien naar elkaar of wisselen van stoel na elk agendapunt. Onderbreek de vergadering even voor een paar minuten en voor de activiteit uit.

Wat leveren energizers je op? Energie! Weer even een nieuwe boost door het overleg, de aandacht weer op scherp en vaak ook een beetje plezier.

Tips voor energizers Op internet zijn verschillende websites die energizers uitleggen. Zoek op ‘energizer’ voor leuke energizer oefeningen. Zie ook stoelendans (kaart 63).

Beweeg Verbind

FOTOKAARTEN

47 ENERGIE

Wanneer gebruik je de fotokaarten?Als je af wilt van het standaardrondje of ‘wie het hardst roept’ kun je met behulp van de fotokaarten ad random bepalen wie de (volgende) spreker is.

Hoe gebruik je de fotokaarten?Zorg dat je van iedere deelnemer een leuke foto hebt. Deze liggen met de fotokant naar beneden. Eén voor één worden de foto’s omge-draaid. De persoon van wie de foto gedraaid wordt, krijgt het woord.

Wat levert het gebruik van fotokaarten op?Omdat het niet duidelijk is wie de eerstvolgende spreker is en deze niet alvast in gedachten zijn eigen mening formuleert, is er meer aan-dacht voor het hier en nu. Bovendien komen de wat minder extraverte deelnemers ook aan het woord.

AlternatievenHeb je geen foto’s en besluit je ter plekke dat je deze vorm wilt inzet-ten, vraag de deelnemers dan een (zelf)portret te tekenen of gebruik naam/visitekaartjes. Om iedereen aan het woord te laten komen kun je ook de praatbal of praatstok gebruiken (kaart 57).

BeweegWees bewust

GELE & RODE KAART

48 GEDRAG

Wat is de gele & rode kaart?Bekend vanuit de voetbalwereld: een gele kaart als waarschuwing, en rode kaart als je het veld moet verlaten omdat je als speler écht te ver bent gegaan.

Wanneer gebruik je de gele & rode kaart?Wanneer je vindt dat een deelnemer in een vergadering te ver gaat in zijn gedrag dan geef je de gele of zelfs de rode kaart. Zowel de voorzit-ter als de overige deelnemers kunnen kaarten uitdelen.

Hoe gebruik je de gele & rode kaart?Bespreek met elkaar voorbeelden van gedrag die niet acceptabel zijn en waar je dus een kaart voor kunt krijgen. Verbind ook consequenties aan de rode kaart. Bijvoorbeeld alleen spreken op uitnodiging. Leg de kaarten op tafel en laat deelnemers de kaart pakken als zij vinden dat de afspraken geschonden worden. Laat uitleggen waarom iemand wel-ke kaart pakt. Een sanctie kan ook ludiek zijn, bijvoorbeeld koffie halen voor de deelnemers aan de vergadering.

Tips bij gebruik van de gele & rode kaartHanteer de kaart met BEST-feedbackregels (kaart 72). Geef als je uitgesproken bent het woord aan de voorzitter. Deze techniek vraagt voorbereiding en goede kennis van de feedbackregels.

Wees bewust

Bli

jf ontwikkelen

GELE KAART

49 GEDRAG

Gele kaartLet op! Je dreigt de gemaakte afspraken te verbreken. Je krijgt van mij de gele kaart

RODE KAART

50 GEDRAG

Rode kaartLet op! Je hebt de gemaakte afspraken gebroken. Dat betekent dat je nu de afgesproken sanctie opgelegd krijgt.

GELUIDSEFFECTEN

51 ENERGIE

Wat zijn geluidseffecten? Geluidseffecten zoals die in tekenfilms gebruikt worden kun je ook in een vergadering gebruiken om deelnemers bewust te maken van gedrag.

Wanneer gebruik je geluidseffecten?Tijdens een overleg waarbij je graag duidelijk wilt maken hoe men op elkaar reageert. Als een voorstel wordt ‘weggegooid’ “wieieieieiei-euwww-plof” of afgeschoten “pang-pang”. De poten die onder je stoel worden weggezaagd hebben natuurlijk een zaaggeluid en zo zijn er vele meer.

Wat leveren geluidseffecten op?Duidelijkheid over hoe een vergadering wordt ervaren en hopelijk wat lol.

Hoe krijg ik geluidseffecten? Op je smartphone of computer kun je geluiden installeren. Er zijn di-verse apps te vinden in de AppStore en googleplay (zoek op geluidsef-fecten) en als apparaatje verkrijgbaar online en o.a. bij de V&D. Bv de soundbox. Zie ook de hanenknop- kaart en de bullshit-kaart.

Alternatieven voor geluidseffectenIdeakillers uitfluiten (kaart 53) maakt mensen wakker. De spiegelkaart (60), gele en rode kaart (48), bullshit-kaart (44), egelkaart (45) en hanenknop (52) maken mensen ook bewust van gedrag.

Wees bewust Beweeg

HANENKNOP

52 GEDRAG

Wat is haantjesgedrag?Iedereen kent de uitdrukking: haantjesgedrag. Maar hoe herken je het? Als deelnemers met name doen aan politiek, vechten om hun territorium, zich druk maken om hun voorkomen en altijd gelijk proberen te krijgen zonder dat het bijdraagt aan het doel van de vergadering.

Wanneer gebruik je de hanenknop?Herken je bovenstaand gedrag? Gebruik dan de kaart met hierop de hanenknop. Zo laat je je collega’s weten dat je vindt dat ze zich gedragen als vervelende haantjes.

Hoe gebruik je de hanenknop?Als je merkt dat je collega’s (en misschien ook wel jijzelf) haantjes-gedrag vertonen, dit niet bijdraagt aan het vergaderdoel en de voorzit-ter niet ingrijpt. Dan pak je de kaart met de hanenknop en leg je deze duidelijk zichtbaar op tafel. Je omschrijft hierbij wat je zet en waarom je vindt dat dit niet bijdraagt aan het vergaderdoel.

Tips bij gebruik van de hanenknop Hanteer de kaart met BEST-feedbackregels (kaart 72).Geef als je uitgesproken bent het woord aan de voorzitter.Je kunt in plaats van de hanenknop-kaart ook de spiegelkaart (60) inzetten.

Wees bewust

IDEAKILLERS UITFLUITEN

53 GEDRAG

Wat zijn ideakillers? Ideakillers zijn gemeenplaatsen of dooddoeners die gebruiktworden om ideeën af te schieten of om zeep te helpen. Ideakillers komen niet alleen voor in creatieve processen maar ook tijdens vergaderingen. Hoe vaak horen we niet de opmerking: “dat hebben we jaren geleden ook al eens gedaan!” of “dat werkt toch niet in onze organisatie!”

Wanneer gebruik je ideakillers? Op het moment dat je met elkaar merkt dat dit soort opmerkingen gemaakt worden tijdens een vergadering, blaast iemand op de fluit. Zo worden deelnemers zich bewust van de impact die sommige uitspraken hebben.

Tips bij het voorkomen van ideakillers Schrijf de ideakillers op een aparte flap. In een ideakiller kan zomaar een verborgen advies zitten. Bijvoorbeeld: zorg voor draagvlak, zorg voor goede uitleg, zorg voor….. Zo voelt elke deelnemer zich wél serieus genomen! Hang of leg een vel met ideakillers of ideastimulatoren (zie QR-code) in het zicht, zodat iedere deelnemer continu herinnerd wordt aan het gevaar van ideakillers.

Wees bewust Beweeg

INBREEKALARM

54 TIJD

Wat is het inbreekalarm?Met het inbreekalarm leg je de vergadering voor eenmoment stil. Je breekt in op het gesprek dat gaande is.

Wanneer gebruik je het inbreekalarm?Wil je ook iets zeggen, maar kom je er niet tussen? Zie je dat de groep in een cirkelredenatie zit? Of gaat het gesprek over iets anders dan waar de vergadering om draait? Dan kun je het inbreek alarm gebrui-ken.

Hoe gebruik je het inbreekalarm?Op het moment dat je besloten hebt het inbreekalarm te gebruiken, sta je op, pak je de kaart en leg je deze op tafel neer. Het helpt als je bijvoorbeeld een toeter of alarmlicht heb dat het gebaar kracht bijzet. Geef aan wat je ziet gebeuren en geef jouw suggestie of visie op het punt. Daarna geef je de regie terug aan de voorzitter.

Tips bij gebruik van het inbreekalarm Hanteer de kaart met de BEST-feedbackregels (kaart 72) en gebruik een geluid, bijvoorbeeld uit de soundbox (51) voor extra effect.

Wees bewust

KANSKAARTEN

55 RESULTAAT

Wat zijn kanskaarten?Kanskaarten zijn gebaseerd op de kanskaarten zoals deze bij bordspelen zoals Monopoly ook voor komen. In dit geval geven kanskaarten je een extra kans om eens op een andere manier tegen een probleem, onderwerp of een idee aan te kijken.

Wanneer gebruik je kanskaarten?Ben je samen bezig met meningsvorming, besluitvorming of het uitwerken van een idee in een brainstorm? Dan kun je op elk gewenst moment in het proces mensen een kanskaart laten trekken om zo discussies een extra impuls te geven of ideeën te verbeteren.

Hoe gebruik je kanskaarten?Hier gaan de spelregels net zoals bij Monopoly. Schud de kaarten. Laat iedereen –blind– een kanskaart trekken. Op het moment dat je ermee aan de slag gaat, leest de persoon de kanskaart op. Afhankelijk van de opdracht voer je de kanskaart alleen of samen uit.

AlternatievenDe Ynnovate Kanskaarten kun je via de QR-code vinden. Je kunt na-tuurlijk ook je eigen kanskaarten maken. In dat geval is voorbereiding vereist.

Geef

NAAR DE GEVANGENIS

56 GEDRAG

Wat is “naar de gevangenis”? Een bekende term uit het monopoly-spel. Als je daar terecht komt, moet je een beurt overslaan.

Wanneer gebruik je de gevangeniskaart? Op het moment dat een deelnemer te veel aan het woord is mag hij een afgesproken tijd niet praten. Het maakt deelnemers aan een vergadering bewust van hun gedrag en het belang van elkaar aan het woord laten.

Tips bij gebruik van de gevangeniskaartCommuniceer duidelijk over het gebruik bij aanvang van de vergade-ring. Spreek eventueel samen een tijd af dat je niet mag spreken als je deze kaart gekregen hebt. Zorg wel dat je hier niet teveel tijd aan kwijt bent. Je kunt de gevangeniskaart ook in zetten voor ander ongewenst gedrag. Als iemand in de gevangenis zit, geef em dan een taakstraf en laat die persoon koffie of thee halen.

AlternatievenHet gebruik van de zandloper (kaart 69) heeft een soortgelijke functie.

Geef

PRAATBAL / PRAATSTOK

57 GEDRAG

Wat is de praatbal / -stok? Een middel om ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord komt. Hier krijgt het gezegde “elkaar de bal toespelen” zijn letterlijke betekenis.

Wanneer gebruik je de praatbal? Je gebruikt de praatbal als je wilt dat iedereen aan het woord komt, de tijd neemt om bewust te luisteren en de tijd neemt om een welover-wogen reactie te geven.

Hoe gebruik je de praatbal? De persoon die de bal heeft mag spreken. Spreek hier wel spelregels af over wie en hoe vaak. Je kunt als voorzitter regie voeren over de praatbal door hem naar een deelnemer te gooien waarvan je vindt dat diegene eerst aan het woord moet komen. Vervolgens gooit die deelnemer de bal naar een volgende spreker.

Tips bij gebruik van de praatbalEvalueer na de vergadering de samenstelling van deelnemers aan de vergadering: heeft iedereen de bal gehad? Heeft iedereen een effec-tieve bijdrage weten te leveren aan de vergadering? Geen bal? Geen nood, elk ander voorwerp volstaat!

Variatie bij gebruik van de praatbalJe kunt de praatbal ook prima combineren met de zandloper. Je hebt de praatbal en bent aan het woord, maar ... gebruik je tijd wel effectief!

Wees bewust Beweeg

RUIMTEKAART

58 RESULTAAT

Wanneer gebruik je de ruimtekaart?Als deze kaart opgeheven wordt zitten we teveel in de details. Afstand nemen helpt vaak. Het geeft ruimte. Die ruimte maakt dat je zaken eens van een andere kant kunt bekijken. Daarnaast maakt het besluitvorming vaak gemakkelijker.

Hoe gebruik je de ruimtekaart?Als je merkt dat de vergadering verzandt in details die niet bijdragen aan het vergaderdoel dan pak je de ruimtekaart en leg je deze duide-lijk zichtbaar op tafel. Je omschrijft hierbij wat je ziet en waarom je vindt dat dit niet bijdraagt aan het vergaderdoel.

Tip bij gebruik van de ruimtekaartHanteer de feedbackregels (kaart 72). Geef als je uitgesproken bent het woord aan de voorzitter.

AlternatievenJe kunt ook het inbreekalarm (kaart 54) gebruiken. Wel is het dan belangrijk dat je de reden van het gebruik daarvan goed toelicht. De reden is bij het inbreekalarm namelijk iets minder vanzelfsprekend dan bij de ruimtekaart.

Wees bewust

SPAARKAART

59 GEDRAG

Wat is de spaarkaart?De spaarkaart is een kaart waarmee je mensen stimuleert om actief hun bijdrage te leveren aan het overleg.

Hoe gebruik je de spaarkaart?Iedereen krijgt een spaarkaart. Leg uit wanneer mensen sparen, bijvoorbeeld door het woord te nemen of iets uitdagender: door constructieve suggesties of nieuwe ideeën te geven. De voorzitter of procesbegeleider bepaalt of een “stempel” op de kaart gezet mag worden. Is je spaarkaart vol? Dan krijg je een symbolisch presentje.

AlternatievenOm te stimuleren kun je ook het omdenkspel (kaart 32) of de egelkaart (45) inzetten.

Variatie bij gebruik van de spaarkaartDaarnaast kun je eraan denken om de spaarkaart om te zetten naar een strippenkaart. In dat geval kun je spraakgrage mensen beperken in hun spreektijd. Iedere “strip” staat dan bijvoorbeeld voor 2 minuten spreektijd.

Geef

SPIEGELKAART

60 GEDRAG

Wat is de spiegelkaart? “Spiegeltje, spiegeltje aan de wand, wie is de mooiste in het land?” Iedereen kent deze vraag…. Tijdens deze vergadering ben jij de spiegel….

Hoe gebruik je de spiegelkaart? De voorzitter geeft de spiegelkaart aan één van de deelnemers die tijdens deze vergadering een specifieke rol krijgt toebedeeld. Tijdens de vergadering is de deelnemer met de spiegelkaart degene die ande-ren telkens de spiegel voorhoudt door verdiepende vragen te stellen, opbouwend kritische opmerkingen te plaatsen. Of hef de spiegel bij ongewenst gedrag. Laat mensen op deze manier elkaar spiegelen om zich zo bewust te worden van houding en gedrag.

Tip bij gebruik van de spiegelkaart Hanteer de kaart met de BEST-feedbackregels (kaart 72). Geef als je uitgesproken bent het woord aan de voorzitter.

Alternatieven Je kunt in plaats van de spiegelkaart ook de hanenknop (kaart 52) inzetten.

Wees bewust Bli

jf ontwikkelen

STEMM

INGSMETER

61 ENERGIE

Wat is de stemmingsmeter?Met de stemmingsmeter geef je de deelnemers van een vergadering de mogelijkheid om aan te geven hoe de stemming en het energieniveau is.

Wanneer gebruik je de stemmingsmeter?Bij langere vergaderingen en/of vergaderingen waar taaie onderwer-pen in besproken worden. Maar de stemmingsmeter heeft ook zeker zijn nut bij beladen onderwerpen. Ook kun je na genomen besluiten op deze manier checken hoe mensen op het genomen besluit reage-ren.

Hoe gebruik je de stemmingsmeter?Vraag de mensen om op een gegeven moment aan te geven hoe hun stemming is. Dit kan met bijvoorbeeld smileys of punten. Bij smileys spreekt de interpretatie voor zich. Bij punten is er een interpretatie nodig. Het is essentieel om het resultaat te benoemen. Vraag door en onderneem actie als dat nodig is.

Tips bij gebruik van de stemmingsmeterZorg dat je voorbereiding klopt en dat je weet wat je gaat doen bij welke stemming. Gebruik ook de Doosisgeluk voor meer tips over geluk op de werkvloer.

Geef Verbind

STILTE VOOR DE STORM

62 RESULTAAT

Wat bedoelen we met ‘Stilte voor de storm’?We zijn allemaal druk. Iedereen komt rennend en bellend de verga-dering in. Zijn we er al bij met ons hoofd? Meestal nog niet. Even een minuutje op adem komen kan de deelnemers helpen bij het vinden van focus op het overleg.

Wanneer gebruik je ‘Stilte voor de storm’?Aan het begin van een vergadering of voor een agendapunt, als over-gang tussen twee verschillende agendapunten.

Hoe gebruik je ‘Stilte voor de storm’?Geef de deelnemers een bepaalde tijd (bijvoorbeeld 1 minuut) een moment van bezinning. Er wordt niet gepraat, gelachen of op de tele-foon/ tablet gekeken.

Tips bij gebruik van ‘Stilte voor de storm’In plaats van een minuut kun je ook 30 seconden nemen.Zet rustige muziek aan.

Wees bewust

STOELENDANS

63 ENERGIE

Wat is de stoelendans?Het bekende kinderspelletjes waarbij je op muziek rond stoelen loopt. Er is een stoel minder dan het aantal kinderen. Als de muziek stopt blijft één kind over.

Wanneer gebruik je de stoelendans? Gebruik de stoelendans als een vergadering veel agendapunten heeft of lang duurt; het brengt beweging, dynamiek en levert een ander gezichtspunt!

Hoe gebruik je de stoelendans? Wissel per agendapunt van stoel én van buurman / buurvrouw. Je kunt ook per half uur wisselen in plaats van per agendapunt.

Variatie bij gebruik van de stoelendansHelemaal leuk wordt het als je ook één stoel minder neerzet en muziek gebruikt. Degene die overblijft, staat een gedeelte van de vergadering of haalt koffie voor de rest!

Tips bij gebruik van de stoelendansEen muziekje (smartphone) erbij geeft snelheid en energie. Zie ook kaart met Energizers (kaart 46). Pas op met stoelen op wieltjes!

Beweeg

SUPERHELDEN

64 RESULTAAT

Wat is de superheld?Gebruik de superheld (of een superorganisatie) eens om vanuit een ander perspectief naar het probleem te kijken.Door mensen zich in te laten leven in iemand anders - of een andere organisatie - kom je sneller tot nieuwe inzichten.

Wanneer gebruik je de superheld?Herken je de situaties dat je vast blijft zitten bij een vraagstuk, dat je vast zit in cirkelredenaties of alleen maar variaties op het zelfde verzint? En dat terwijl je echt iets anders wilt? Dan zet je de super-helden in. Zij helpen je het vraagstuk vanuit nieuwe perspectieven te bekijken. Daarnaast stimuleert het de deelnemers om out of the box te denken en kan relatief snel.

Hoe gebruik je de superheld?Het makkelijkste is om de superheldenkaarten of superorganisatie van de Stichting Ynnovate Fonds te gebruiken, die je kunt bestellen of gratis kunt downloaden. Je vraagt iedere deelnemer om een kaart uit te zoeken en het probleem vanuit die persoon of organisatie te bena-deren. Tot welke nieuwe ideeën en inzichten komen ze?

Tips bij gebruik van de superheldWees alert op ideakillers (kaart 53): alle ideeën zijn goed!

Beweeg Geef

VERGADERKOSTENMETER

65 TIJD

Wat is de vergaderkostenmeter? Een app die je inzicht geeft in wat een vergadering nu eigenlijk kost per minuut!

Wanneer gebruik je de vergaderkostenmeter? Als je het idee hebt dat er vergaderd wordt om het vergaderen, of als je de vergaderingen als bijzonder ineffectief ervaart, kun je met een vergaderkostenmeter de deelnemers inzicht te geven in de kosten van hun vergadergedrag.

Hoe gebruik je de vergaderkostenmeter?Installeer de app “Vergaderkosten App” op je smartphone en vul de gegevens van de deelnemers in. Tijdens de afsluiting bekijk je de eindstand en stel je vragen als: Was het overleg deze kosten waard? En: Hoe kunnen we de kosten verminderen?

Variatie bij gebruik van de vergaderkostenmeter Geef deelnemers hun kosten voor de duur van de vergadering in monopolygeld. Ieder half uur moet iedereen weer geld in de pot doen. Kijk samen wat er over blijft of geef deelnemers de uitdaging om zoveel mogelijk geld over te houden.

Alternatief voor de vergaderkostenmeter Je kunt natuurlijk ook een excel maken die deze berekening voor je maakt.

Wees bewust

VERGADERKUBUS

66 ENERGIE

Wat is de vergaderkubus?De vergaderkubus is een soort dobbelsteen met opdrachten of cijfers die staan voor opdrachten.

Wanneer gebruik je de vergaderkubus?Gebruik de vergaderkubus als energizer als je merkt dat de energie van de deelnemers laag is en jullie een stimulans kunnen gebruiken om de vergadering tot een goed einde te brengen.

Hoe gebruik je de vergaderkubus?Laat het toeval beslissen, gooi de kubus voor de vergadering en pas de tip toe die gegooid wordt. Bijvoorbeeld:• Beperk het aantal agendapunten tot max. 3• Maak resultaten zichtbaar met een mindmap of een visual note• Maak ‘onze manier van vergaderen’ tot hoofdpunt• Vervang woorden als ‘lastig, moeilijk, kan niet’ door ‘top’ of

‘interessant’• Doe er alles aan om te voorkomen dat er resultaat wordt geboekt• Pas het stermodel toe. Alle interactie loopt vandaag via de voor-

zitter• Verzamel de Top-10 dooddoeners in jullie organisatie• Of vul de kubus met zelf gekozen opdrachtenGa naar de webshop om een sjabloon voor de kubus die je zelf kunt invullen te downloaden (zie QR-code).

Bli

jf ontwikkelen

VIDEOVERGADEREN

67 TIJD

Wat is videovergaderen?Via internet met collega’s gelijktijdig overleggen terwijl mensen op twee of meer verschillende locaties aanwezig zijn. Er is nietalleen contact via (stem) geluid, maar ook via beeld.

Wanneer gebruik je het?(Project)Teams waarvan de individuele medewerkers geografisch ver bij elkaar vandaan zitten, kunnen op deze manier efficiënt overleggen zonder veel tijd kwijt te zijn aan reizen. Videovergaderen kan ingezet worden voor allerlei verschillende vergaderdoeleinden

Hoe doe je het?Voor videovergaderen is het al lang niet meer nodig om een speci-ale ruimte te hebben. Tegenwoordig bieden apps als Skype, Google Hangouts en Facetime ook goede mogelijkheden om al met collega’s te videovergaderen.

Tip bij videovergaderenHet is bij videovergaderen erg belangrijk dat je elkaar uit laat praten. Doe je dit niet, dan wordt je vergadering onoverzichtelijk en dus inefficiënt.

AlternatiefRijdend vergaderen (kaart 36).

Verbind

VOICERECORDER

68 TIJD

Wanneer gebruik je de voicerecorder?Neem je de vergadering op? Dan is de vergadering op een later tijdstip terug te luisteren. Handig als een deelnemer de vergadering niet kan bijwonen. Of als vervanging van de notulen die vaak toch niet worden gelezen.

Hoe gebruik je de voicerecorder?Vertel de deelnemers aan de vergadering dat er een opname wordt gemaakt. Plaats het apparaat strategisch en zorg voor zo min mogelijk ‘bijgeluiden’. Vraag de voorzitter vooraf in te grijpen als deelnemers door elkaar heen praten of als er meerdere gesprekken tegelijkertijd plaatsvinden.

Wat levert het gebruik van de voicerecorder op?Naast tijdswinst omdat er niet genotuleerd hoeft te worden, zijn mensen zich vaak meer bewust van wat ze zeggen. De communicatie wordt zorgvuldiger en daarmee vaak effectiever. Er vinden minder sidegesprekken plaats.

Tips voor gebruik van de voicerecorderVergeet niet door te geven waar de vergadering terug te luisteren is (intranet, samenwerksite, etc.)Beperk de duur van de opname tot max. 20 minuten door bijv. alleen een samenvatting van de besluiten en acties op te nemen. Niet ge-schikt voor lange vergaderingen

Wees bewust

ZANDLOPER

69 TIJD

Wat is de Zandloper ? De zandloper is één van de hulpmiddelen om deelnemers aan een vergadering die de neiging hebben nogal langdradig te zijn de mond te snoeren. Kortom: middelen om de vergadering effectiever te laten verlopen waardoor alle punten aan bod komen, incl. besluitvorming en benoemen van actiepunten.

Wanneer gebruik je de Zandloper? Je zet de zandloper in als je merkt dat sommige deelnemers te uitge-breid zijn in hun verhaal en daarmee andere deelnemers als het ware ondersneeuwen.

Hoe gebruik je de Zandloper? Je spreekt met elkaar een tijdsduur af dat je aan het woord mag zijn. Je stelt de zandloper in en op het moment dat al het zand in het onderste gedeelte zit en de tijd dus op is, móet de spreker zijn mond houden.

Tip bij gebruik van de zandloperDit middel staat of valt met het daadwerkelijk sturen op het stoppen met praten: dit vergt stevig voorzitterschap!

Alternatieven Gebruik in plaats van de zandloper een veilingklok, stoplicht of stop-watch.

Wees bewust

Herkenbaar? Kies technieken die

vallen in de thema’s “Tijd” en “Energie”

Agendapunt 28: Kort en bondig vergaderen

-Fleur PullenDeze six-word-story geeft in 6 woorden het verhaal weer over een van de meest herkenbare vergaderergernissen van een Ynnovator

VERGADERSPELREGELS

70

Vergaderspelregels • Begin op tijd, ook als nog niet iedereen aanwezig is• Je bent samen verantwoordelijk voor een goed eindresultaat.

Zorg voor duidelijke afspraken en herbevestig de rolverdeling zodat iedereen weet waar hij aan toe is

• Gebruik de opgestelde agenda als leidraad voor de vergadering• Laat per agendapunt iemand anders uit de vergadering het punt

samenvatten of notuleren• Vraag mensen de mail te laten voor wat het is en de telefoon op

stil te zetten. Is het toch noodzakelijk om te bellen of te mailen? Laat mensen dit dan buiten de vergaderruimte doen

• Spreek deelnemers aan op hun verantwoordelijkheid; dus ook wanneer iemand stukken niet gelezen heeft of met zijn telefoon of laptop bezig is

• Dreigt een agendapunt langer te duren dan gepland, vraag de deelnemers om uit te spreken wat ze willen. Is het mogelijk om nu een beslissing te nemen, gaan we door (met als consequentie dat er minder tijd is voor andere vergaderpunten), of schuiven we het agendapunt door naar de volgende vergadering?

• Effectief vergaderen doe je samen. Laat iedereen aan bod komen en stel grenzen waar nodig

VERGADERGEDRAG

71

Vergadergedrag• Zorg voor een veilige omgeving• Wees transparant en respectvol in alles wat je doet. Dit verhoogt

het vertrouwen tussen de deelnemers• Gebruik humor wanneer het mogelijk is. Het brengt een lach en

haalt eenvoudig scherpe kantjes weg• Knikken en mee-hummen helpt! Het laat weten dat je het be-

grijpt en gehoord hebt. Dat voorkomt dat mensen geneigd zijn om hun verhaal te herhalen

• Let op het effect van je eigen communicatie en die van anderen. Denk aan NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander) en LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) Bewaak dat ook anderen zich hier aan houden

• Wees nieuwsgierig naar de meningen van anderen. Iedereen bekijkt de situatie vanuit zijn eigen perspectief en wellicht ziet een ander zaken die jij niet ziet

• Aanspreken op gedrag is altijd opbouwend• Houd je aan de feedbackregels (kaart 72)

FEEDBACK

72

FeedbackIn deze EHBO-waaier wordt regelmatig verwezen naar de feedback regels. Ondanks dat deze regels bij veel mensen al wel bekend zijn, herhalen we ze hieronder toch nog een keer.

Wat is feedback? Feedback betekent letterlijk: terugkoppeling. Bij feedback geven laat je een ander weten wat het effect is van zijn gedrag op jou. Feedback kan positief en negatief zijn. Feedback komt vanuit de persoon. Daarnaast volgt feedback snel na het gedrag waar het over gaat.

Feedback op zijn BESTBeschrijf: beschrijf gedragEffect: geef aan welk effect dat op je heeft Suggestie: geef een suggestie ter verbeteringTerugkoppeling: zorg voor terugkoppeling, check of de ander je begrijpt en er iets mee kan

Feedback stijlAfhankelijk van je stijl en wat je wilt bereiken kun je ervoor kiezen om met iets positiefs te starten of te eindigen.

BelangrijkBeschrijf het vanuit jezelf, gebruik de ik-vorm. Feedback gaat altijd om gedrag en niet om de persoon.

VERSLAGLEGGING

73

Verslaglegging• Let op de tijd en werk toe naar een duidelijk beslissing of actie-

punt. Wanneer een beslissing of actie is genomen, houd bij wie dit gaat doen, wanneer, en wat het (meetbaar) resultaat van de beslissing/actie zal zijn. Met de methoden real time mindmappen en actielijst, heb je aan het eind van de vergadering het resultaat al klaar

• Vergeet niet duidelijk aan te geven waar notulen, geluidsopna-men of actie-en besluitenlijsten terug te vinden zijn.

• Benoem een stimulator voor het bewaken van de actielijst en stimuleren van de actiehouders

• Acties die binnen 15 minuten zijn af te handelen zijn binnen 24 uur gereed

• Acties die langer dan 15 minuten kosten om af te handelen zijn binnen een werkweek geregeld tenzij dit door doorlooptijden van derden (die niet bij dit overleg aanwezig zijn) niet mogelijk is

• Ook zo’n hekel aan het maken (of lezen) van de notulen? Vaak is het maken van een goede besluiten en actielijst meer dan voldoende. Maak het jezelf makkelijk en laat iemand tijdens de vergadering een mindmap maken of de acties noteren. Of schakel over op het gebruik van een voicerecorder (kaart 68)

‘Notulen van vorige keer:

pagina één...’

AFSLUITING EN VERVOLG

74

Afsluiting en vervolg • Eindig op tijd! Dat voorkomt dat mensen halverwege weg

moeten vanwege een aansluitende afspraak• Sluit de vergadering goed af. Maak tijd voor een afsluitronde.

Maak gebruik van de tips op de kaart ‘Evalueer eens anders’ (kaart 30)

• Vraag de deelnemers of de vergadering aan hun verwachtingen heeft voldaan. Wees niet bang voor feedback, iedere vergadering is een kans om iets nieuws te leren

• Vraag om tips en tops, dat maakt duidelijk wat mensen van je vergadering vonden. Let op: doe dit alleen als je wat met het resultaat gaat doen!

• Plan reminders voor de follow-up en de acties• Ben je een keer minder of niet aanwezig, zorg dat je de stukken

weet te vinden, luister de vergadering terug of raadpleeg een collega

‘Hé, we zijn op tijd klaar!’

75

Waar het over ging bleef ongezegd

- Aletha SteijnsDeze six-word-story geeft in 6 woorden het verhaal weer over een van de meest herkenbare vergaderergernissen

Herkenbaar? Kies technieken die vallen

in de thema's "Gedrag" en "Resultaat"