Voorbeeldensamenwerking

Twee samenwerkingsvormen inzake archiefbeheer voor OCMW’s

Welzijnsband Meetjesland

Voorstelling

Ontstaan

Doelstellingen

Financieel plaatje

Organisatiestructuur

Archivering Meetjeslandse OCMW’s

Voordelen samenwerking

Conclusie

Ontstaansgeschiedenis

2003: informele samenwerking tussen 7 Meetjeslandse OCMW’s: Aalter

Evergem

Knesselare

Maldegem

Nevele

Sint-Laureins

Zomergem


Juriste dossiers schuldbemiddeling

Delen van de kosten

Oprichten Vereniging Welzijnsband Meetjesland

Zelfstandig publiek rechtspersoon

Artikel XII organieke OCMW-wet

Titel 8 van het OCMW-decreet

Belangrijke data


Belangrijke data:

2 september 2004: goedkeuring statuten

24 november 2004: eerste Algemene Vergadering

1 januari 2005: effectieve start

1ste kwartaal 2005: informaticus + extra jurist in dienst

April 2005: Vereniging draait op volle toeren


Samenwerkingsverband tussen 12 OCMW’s:

2005: toetreden van OCMW Kaprijke

Aalter Maldegem

Assenede Nevele

Eeklo Sint-Laureins

Evergem Waarschoot

Knesselare Zelzate

Lovendegem Zomergem

Doelstellingen

Leveren van volgende diensten:

Veiligheidsconsultatie voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)

Dienst juridische informatie en advies

Dienst schuldbemiddeling en de dienst collectieve schuldenregeling

Dienst kwaliteitszorg (o.a. archivering)

Doelstellingen

Projecten voor gespecialiseerd personeel Hoge loonkost Geen fulltime tewerkstellingen Welzijnsband biedt oplossing

Stimulans vanuit hogere overheid Verplichting veiligheidsconsulent Welzijnsband biedt oplossing

OCMW’s kiezen zelf van welke dienst ze gebruik willen maken

Financiën

Kosten worden verdeeld over de deelnemende OCMW’s:

in verhouding tot het inwonersaantal van de gemeenten

in verhouding tot de omvang van de dienstverlening waarop men beroep doet


Algemene Vergadering

Minstens 2 maal per jaar

4 afgevaardigden van de 4 grootste OCMW’s en 3 afgevaardigden van de andere 9 OCMW’s

Bevoegdheden

Voorgezeten door voorzitter


Raad van Bestuur 4 maal per jaar

1 lid per OCMW + plaatsvervanger

Bevoegdheden

Kiest voorzitter

Richt directiecomité op

Oprichten van adviescommissies en werkgroepen Adviescommissie van secretarissen Secretaris en ontvanger Welzijnsband


College van commissarissen

3 leden

bevoegdheden

Mandaten (raadsleden) en functies (secretaris en ontvanger): op vrijwillige basis

Zetel Welzijnsband: OCMW Eeklo


Aanvankelijk: archivering valt buiten takenpakket

2007: eerste archivaris in dienst

Plaatselijke secretaris

archiefbeheer

Plaatselijke voorzitter archiefzorg

Secretaris Welzijnsband praktische

organisatie


Takenpakket archivaris

Statisch archief

Dynamisch archief

Digitaal archief

Wetgeving opvolgen

Opleiding genieten


Wie?

Archivaris

Archiefverantwoordelijke

Art. 60

Administratieve krachten


Tijdverdeling archivaris

Voorbeeld:

Aanpassingen mogelijk

Week 1 Week 2 Week 3

Maandag Aalter Maldegem Evergem

Dinsdag Zomergem Kaprijke Extra dag

Woensdag Lovendegem Assenede Sint-Laureins

Donderdag Waarschoot Extra dag Zelzate

Vrijdag Extra dag Nevele Eeklo


Kosten archivering

Inhoud archieven:

Zeer recente documenten

Neerlegging in Rijksarchief Gent

In bewaring geven aan Stadsarchief Eeklo

Voordelen samenwerking

Voor de OCMW-besturen Betaalbaar gespecialiseerd personeel Taken niet meer op lange baan schuiven Vaker onderling overleg Ontsloten archief

Voor de mensen op de werkvloer Snelle en nauwkeurige antwoorden Efficiënter werken Tijdverlies tot minimum beperkt

Andere Meetjeslandse OCMW-archieven uniform ontsloten Voordelen voor lokale geschiedschrijvers

Conclusie

Mooie samenwerking

Betaalbaar gespecialiseerd personeel voor kleinere lokale besturen, bv. archivaris

Nog veel werk voor de boeg

Doelstelling zal gerealiseerd worden

Contactgegevens:

Glenn Hoens

[email protected]

Bedankt voor uw aandacht!

Samenwerking gemeente en OCMW

Het voorbeeld van Langemark-Poelkapelle

Algemene voorstelling Langemark-Poelkapelle

Fusie 3 gemeenten:

1971: fusie Bikschote met Langemark

1976: fusie Langemark met Poelkapelle

7700 inwoners

Voorgeschiedenis samenwerkingsovereenkomst

gemeentebestuur: aanwerving halftijdse archivaris via tijdelijke subsidiëring van het lokale archiefbeheer provincie West-Vlaanderen

-> mogelijkheid om een archiefbeheersoverdracht te sluiten met andere lokale besturen

Voorgeschiedenis samenwerkingsovereenkomst

Eerder aanvaarde overdracht van OCMW-archief naar gemeentehuis

Bezorgdheid OCMW-secretaris

Inhoud overeenkomst

archiefbeheersoverdracht: OCMW-archief onder beheer gemeentearchivaris in de gemeentelijke archiefbewaarplaats, aanvaarding van bijkomende overdrachten

beheren als een goede huisvader volgens de archivistische regels van selectie, ordening, beschrijving, bewaring en promotie

Inhoud overeenkomst

toegankelijk voor onderzoek in de leeszaal van het gemeentehuis

advies omtrent alle documentvorming in de kantoren, ook elektronische documenten

archivaris rapporteert aan OCMW-secretaris en voorzitter

Inhoud overeenkomst

OCMW blijft eigenaar van de overgedragen documenten en behoudt het volle recht om de archiefzorg uit te oefenen

OCMW-personeelsleden kunnen de documenten ter plaatse raadplegen of voor maximum één maand uitlenen

kosten gedragen door het gemeentebestuur

Inhoud overeenkomst

overeenkomst voor 3 jaar waarna

stilzwijgend verlengbaar

indien opzegging: mogelijkheid om kosten aan te rekenen

Inhoud bewaarde OCMW-archief

20e eeuws

4 grote bestanden

1. Langemark voor fusie

2. Bikschote voor fusie

3. Poelkapelle voor fusie

4. Langemark-Poelkapelle na fusie

Ervaringen en voordelen

Ervaringen

Voordelen

voor de gemeente

voor het OCMW

voor de onderzoeker

Conclusie

Met steun van de provincie en via archiefbeheersoverdracht slaagt een kleine gemeente als Langemark-Poelkapelle er in een lokale archiefwerking uit te bouwen

Contactgegevens:

Sarah Van Steen

[email protected]

mailto:[email protected]



Bedankt voor uw aandacht!

Voorbeeldensamenwerking

Documents

Transcript of Voorbeeldensamenwerking