42 | www.ict-update.nl www.ict-update.nl | 43

ICT UPDATEDOSSIER ‘THE VIRTUAL ENTERPRISE’

Er is niks virtuEEl aan dE

Op dit moment zijn er in veel organisaties al duidelijke kenmerken zichtbaar van Virtual Enterprise en menige organisatie is ongemerkt al bezig te transformeren. Deze ontwikkeling zien we in alle branches terug. Tussen organi-saties gebeurt dit in samenwerkingsverbanden, in- en out-sourcing en strategische allianties. Binnen organi-saties is dit te zien in virtuele teams, externe resources en tijdelijke assignments.In dit artikel wordt ingegaan op welke ICT-middelen worden ingezet om als Virtual Enterprise goed samen te werken en hoe de ICT-manager zijn beleid hierop kan afstemmen. Maar eerst wordt het begrip Virtual Enterprise nader bekeken.

DefinitieIn de literatuur zijn veel verschillende definities terug te vinden. In zijn algemeenheid is een Virtual Enterprise een tijdelijke en dynamische samenwerking tussen verschillende organisaties en mensen om samen een doel te bereiken, waarbij het collectief in staat is om verder te komen dan de individuele partijen. Een Virtual Enterprise is daarmee in principe een op zichzelf staande entiteit gevormd uit mensen van verschillende organisaties. Virtuele Enterprises veranderen bij succes langzaam in fysieke organisaties met een eigen kantoor en faciliteiten. Als grote voordelen van Virtual Enterprises worden gezien snelheid, flexibiliteit en efficiënt gebruik van middelen. Bedreigingen zijn gover-nance, security en onvoldoende mandaat.De definitie van Virtual Enterprise willen wij uitbreiden met virtuele teams. Wij zien als Virtual Enterprise ook een virtueel team dat gefaciliteerd wordt door de

eigen organisatie, waarbij deelnemers uit verschillende afdelingen of andere organisatorische eenheden hun kennis en kunde inbrengen in een project of andere tijdelijke samenwerking. Virtual Enterprise gaat verder dan ‘Het Nieuwe Werken’, waarbij vooral zaken voor de eigen organisatie worden geregeld. Bij Virtual Enterprise gaat het dus om samenwerking tussen organisaties of tijdelijke samenwerkingsverbanden binnen een organisatie. Wellicht is het voor u herkenbaar: bij elk ICT-project zijn idealiter stakeholders uit de business, externen en leveran-ciers betrokken. Zij werken vaak vanuit verschillende locaties met conference calls en online vergaderingen al samen en vertonen al aspecten van virtuele teams.De uitdaging van iedere organisatie zit in deze trans-formatie naar het meer opereren als Virtual Enterprise. In dit ontwikkelproces krijgen we te maken met dynamische interactie tussen Business, Organisatie en ICT-voorzieningen. De ICT-manager heeft een centrale rol om de huidige organisatie te ondersteunen en deze transformatie aan te gaan.

Business DriversSteeds meer is er sprake van globalisering, een intensieve en dynamische marktomgeving en kortere doorlooptijden voor productontwikkeling en innovaties. Dit vereist een flexibele inzet van resources en middelen en een snelle besluitvorming. Virtual Enterprise biedt kansen om de concurrentie aan te gaan en de marktpositie te verbeteren. Er is een aantal organisaties dat het principe van Virtual Enterprises gebruikt als basis van nieuwe ontwikkelingen. Een mooi voorbeeld is Feyecon, waarbij op basis van

Mede dankzij moderne ICT-middelen is het tegenwoordig mogelijk om als virtuele teams te presteren. Helaas is het binnen en tussen veel organisaties niet mogelijk om met ad hoc groepen goed samen te werken, zoals een aantal praktijkvoorbeelden aantoont.

Tekst: Ronald Kunneman, programmamanager bij Stipt-ICT en Eildert van Dijken, senior consultant Strict

Fotografie: Barend Houtsmuller

virtual EntErprisE

Ronald Kunneman, programmamanager bij Stipt-ICT (links) en Eildert van Dijken, senior consultant Strict.

44 | www.ict-update.nl

DOSSIER ‘THE VIRTUAL ENTERPRISE’

hun CO2 technologie nieuwe virtuele spin-off bedrijven worden gestart. Deze spin-off bedrijven werken als Virtual Enterprises en zijn succesvol dankzij intensieve samen-werking met partijen uit andere branches. Hierdoor wordt hun CO2 technologie veel breder toegepast dan dat men dat alleen had bereikt. De snelheid van productontwik-keling, innovatie en marktontwikkeling is veel hoger dankzij de inzet van specifieke branchekennis van de betrokken partijen in de Virtual Enterprise.

OrganisatOrische aspectenIn onze samenleving zijn veel zaken veranderd in de afgelopen 30 jaar. De medewerkers van nu zijn heel anders dan vroeger. Er zijn minimaal 3 generaties actief in de meeste ondernemingen. Elke generatie heeft in principe een eigen aanpak en gebruikt bij voorkeur andere communicatiemiddelen. Waar de oudere generaties vooral rustig overwogen zaken aanpakken, moet het voor veel (jongere) medewerkers snel en dynamisch zijn. Het delen van kennis en informatie is voor velen een tweede natuur geworden. Deze eigenschappen zijn van belang voor samenwerking in Virtual Enterprises. In onze eigen praktijk worden we steeds vaker gecon-sulteerd door combinaties van ICT- en HR-afdelingen, die advies willen hebben over modernisering van hun ICT-werkplekken in relatie tot aantrekkelijk werkgever-schap. Men wil talentvolle jonge professionals binnen halen, maar zonder moderne werkplekken en commu-nicatiemiddelen is het niet goed mogelijk om de nieuwe generatie aan boord te krijgen.Het is belangrijk dat organisaties een vorm hebben die maximaal ondersteunend is aan de business. Organisaties hadden tot nog maar enkele decennia geleden veelal een sterk hiërarchische structuur. De bekende verticale piramideopbouw heeft in de loop van de tijd steeds minder lagen gekregen en is geëvolueerd cq. gekanteld naar een procesgeoriënteerde organisatie. Daarna is de matrixorganisatie regelmatig toegepast en vervolgens is de netwerkorganisatie gemeengoed geworden. De volgende stap in organisatieontwikkeling is Virtual Enterprise. Deze vorm heeft uitdagingen maar biedt snelheid, flexibiliteit en ondersteuning van samenwerking.Om het rendement van Virtual Enterprise te maximali-seren, is het van belang dat de gehele organisatie zich bewust is van de noodzaak van verandering.

ict speelt een cruciale rOlDe combinatie van snel veranderende businessbe-hoeften en de nieuwe manier van werken van (jongere) medewerkers geeft een gezonde voedingsbodem voor virtuele teams. Er zijn genoeg uitdagingen op het vlak van de ICT-voorzieningen. In een organisatie hebben we gezien dat er flexplekken waren gedefinieerd, maar de telefoontoestellen konden niet worden meegenomen en bleven rinkelen op het verkeerde bureau. En mobiele

telefoons werden niet door de organisatie geleverd. Of een team wat werd geacht samen te werken, maar waarbij de externe medewerkers officieel geen toegang kregen tot het kantoor, geen toegang tot het netwerk en geen toegang tot internet. Door een smartphone te gebruiken als hotspot was het toch mogelijk om mails te sturen en documenten te ontvangen.Er zijn nog veel meer voorbeelden te geven. Van belang is om te controleren of uw organisatie in staat is om Virtual Enterprise te ondersteunen. Dit heeft te maken met ICT-faciliteiten zoals applicaties die beschikbaar zijn om samen te werken, te communiceren en documenten op te slaan. Daarnaast heeft het te maken met netwerk, archi-tectuur en fysieke toegang, maar ook met werkplekken en de regelingen rondom tijdelijke medewerkers. Afhankelijk van de samenstelling werken sommige teams bij voorkeur met Facebook, via Whatsapp of andere Instant Messaging tools. Voor het delen van bestanden kiest men uit e-mail, Dropbox, Sharepoint of Google Docs. Medewerkers maken daarbij keuzes die niet altijd passen in het beleid van de verschillende organisaties. Collaboratietools brengen presence, chat, spraak en video-communicatie samen maar missen een goede manier om documenten op te slaan. Microsoft Lync wordt steeds meer gemeengoed, waarbij ook tussen bedrijven kan worden samengewerkt. Ook Sharepoint wordt door veel organisaties al toegepast. De uitdaging zit in twee noodzakelijke randvoorwaarden, namelijk architectuur en infrastructuur. Er zijn organi-saties waarbij niet meer het hele bedrijfsnetwerk wordt afgeschermd door Firewalls, maar alleen de informatie zelf (deperimeterisatie). Daarnaast wordt federation en Service Oriented Architecture (SOA) vaker toegepast. Deze ICT-ontwikkelingen zijn goede enablers voor Virtual Enterprises.Virtual Enterprises zijn heel goed te ondersteunen met ICT-middelen. De keuze daarvan wordt onder meer bepaald door de strategische organisatiedoelen, het security beleid en de mate van keuzevrijheid die men de gebruikers geeft.

Werken aan uW virtual enterpriseOngeacht waar uw organisatie nu staat, is het van groot belang om over facilitering van Virtual Enterprises na te denken. Vanuit een strategisch niveau kan een organisatie kijken waar het zich bevindt in dit proces en waar het in de toekomst wil zijn. Blijven ad hoc groepen problemen ondervinden of krijgen virtuele teams de kans om bij te dragen aan de doelstellingen van de organisatie.Als een transformatie wordt ingezet, is het belangrijk verte-genwoordigers uit alle relevante organisatieafdelingen te betrekken om commitment te krijgen. Door op een goede wijze te communiceren in dit transformatieproces komt er veel positieve energie vrij, is onze ervaring. Virtual Enterprises krijgen zo een gezonde voedingsbodem!•