Vergaderen²

Vormingsdag 15 oktober 2011Vergaderen²

Alleen gaat het sneller, samen raak je verder. (Afrikaans

gezegde)

Kristof Vanderbist

Makelaar in kennis

Current state – Future state Expert

My Kingdom for a Horse

Copyright My Kingfom for a Horse

Vergaderen²• Waarom ? Voordelen

• Bevestigen wat al goed loopt, inoefenen wat nog niet geweten was• Tijdswinst en hogere tevredenheid na afloop van vergadering• Leren van elkaar : nobody is perfect, but a team can be

• Agenda• Interactieve workshop van 3u :

• IJsbrekers • In kaart brengen noden en geven van hints via stellingen • Uitwisseling per 2 of 3, bekrachtigen wat goed gaat• Aanreiken leidraad voor een efficiënte vergadering met goed gevoel

• In kaart brengen soorten vergaderingen• Deelnemers :

•Balans taak en relatie• Verantwoordelijkheid van iedereen• Non verbale communicatie : leren zien en hoe ermee omgaan

• Team : maturiteit, nieuwkomers en laatkomers• Technieken : vuurtoren en metaplan• Tijd : wanneer en hoe lang ?

copyright My Kingfom for a Horse

Vergaderen²• Stellingen• Sommige vergaderingen, waaraan ik deelneem, zouden beter vervangen worden door een alternatief.

•De vergaderingen waaraan ik deelneem worden regelmatig gestoord door rinkelende GSM’s, SMS’sjes en ongewenste interventies .

•Ik heb van elke vergadering een agenda.


Vergaderen²• Stellingen

•Ik heb van elke vergadering een agenda.

•Ik ben steeds volledig voorbereid wanneer ik naar een vergadering ga.

•De vergaderingen waaraan ik deelneem beginnen altijd op tijd.

•Ik reageer als vergaderingen uitlopen.


Vergaderen²• Stellingen

•Ik volg afgesproken actiepunten weinig of niet op.

•Ik verlies geen tijd tijdens vergaderingen door de bespreking van onderwerpen die niet ter zake doen.

•Ik wijk tijdens vergaderingen regelmatig af van het agendapunt.


Vergaderen²• Sublieme vergadering

• Reden 1

• Reden 2

• Reden 3

• Reden 4


Vergaderen²• Meest frustrerende vergadering

• Reden 1

• Reden 2

• Reden 3

• Reden 4


Vergaderen² : Soorten

• Beslissing

• Informatie

• Creatieve vergadering

• Probleem analyse

• Probleem oplossend

• Advies

• Besluitvormen

• Plannen

• Afspraken

2 assen

◦ Belangen

◦ Probleem

Stuurloze vergadering Rationele vergadering Machtsvergadering Conflictvergadering


Vergaderen²• 3 dimensies

Vergadering

Product : wat ?

Proces : wie ?

Procedure: Hoe ?


Vergaderen²

• Taak• Inhoud• Techniek• Onderwerp• Doel• Opdracht

Product : wat ?


Vergaderen²

•Doel verduidelijken•Focus op doel/taak•Interventies

•Woord verlenen•Informatie geven en vragen•Verduidelijken•Expliciteren•Sturen•Samenvatten•Bewaken van afspraken

Product : wat ?


Vergaderen²

• Rollen

• Criteria

• Afspraken

Procedure: Hoe ?


Vergaderen²

• Rollen•rollen : voorzitter, notulist, verslaggever, timekeeper

• Criteria & afspraken• Structureren: doelstelling, agenda, programma, tijdsindeling• Methode: probleemanalyse, ideeën genereren (vb. brainstormen), beslissingen nemen• Resultaten van de vergadering visualiseren (flip chart) en vastleggen (verslag, website,...)• Pauzes, GSM, ruimte, verstoringen • Layout• Hulpmiddelen• Voorbereiding, voorbereidingstijd, duidelijke verwachtingen

Procedure: Hoe ?


Vergaderen²

• Hoe zijn we met elkaar bezig ?• Interacties• Relaties• Energie• Betrokkenheid• Cohesie groep• Voorgeschiedenis

individu & groep• Dynamiek versus

taak

Interventies

◦ Moeilijk gedrag◦ Ruimte◦ Time out◦ Bevoegdheid◦ Team building◦ Visie & waarden◦ Motivatie : ad hoc

Proces : wie ?


Vergaderen²

Ijsbergtheorie en empathie

Proces : wie ?

zichtbare

onzichtbare

logica Doel Agenda Procedure

RedenPlaats

Methode

Energie Macht Stress Groeps-druk

Hic & nunc

Informele rollen

Aangenomen normen

Emoties

cultuurVerborgen agenda

Onderhuidse conflicten

Groeps-maturiteit


Vergaderen²• 3 dimensies : breng ze in balans

Vergadering

Product : wat ?

Proces : wie ?

Procedure: Hoe ?


Vergaderen²

Weerstand en frustratie Non-verbale signalen

Intonatie Ademhaling

Proces : wie ?


Vergaderen²

Weerstand en frustratie : herkennen in de groep◦ Het vlot niet meer

◦ Passieve houding

◦ Overdreven bezwaren

◦ Details primeren

◦ Stiltes

◦ Hak op de tak

◦ Afwezigheid

◦ Aftellen naar einde

◦ Snel boos worden, lange tenen

◦ Een label

Proces : wie ?


Vergaderen²

Weerstand en frustratie : oorzaken ?? Indirect karakter

◦ Persoonlijke houding tegenover doel of taak

◦ Angst voor het onbekende

◦ Faalangst

◦ Zich niet betrokken of ondersteund voelen

◦ Persoonlijke conflicten, rivaliteit, formele of informele machtsverhouding

◦ Gebrek aan tact of slechte timing

◦ Doel, motief of achtergrond niet begrijpen

◦ Wantrouwen

◦ Alleen nadelen zien: statusverlies, angst verantwoordelijkheden te verliezen, angst voor eigen incompetentie, verlies van controle, zich kwetsbaar voelen, nieuwe groep vergelijken met verleden,

Proces : wie ?


Vergaderen²

Weerstand en frustratie Luister met oren en ogen Erken Pas als de dingen uitgesproken zijn, is het duidelijk Assertief Wals Time out Parkeer Begeleid met 2 of met groep Belangrijk & bijzaak Ja maar : ja en Het moet : ik wil

Proces : wie ?

zien

BenoemenActie


Vergaderen²• 3 dimensies : breng ze in balans

Vergadering

Product : wat ?

Proces : wie ?

Procedure: Hoe ?

• Belangrijk : iedereen zijn verantwoordelijkheidcopyright My Kingfom for a Horse

Vergaderen² : deelnemen• Bewaken agenda, doel• Geef uw mening• Respecteer de tijd• Belangrijk ≠ bijzaak• Klamp u niet vast aan 1 alternatief• Luister aandachtig• Stel open vragen• Vermijd sarcasme en cynisme• Hoe ?• Doe wat je belooft


Vergaderen² : maturiteit• Nieuwkomers : niet vertrouwd

met procedures, informele cultuur• Groepmaturiteit

• homogene groepen

• heterogene groepen

• Fase• Afwachtend

• Selectief contact

• Onenigheid

• Samenhang

• Complementariteit

Extra aandacht, niets is evident

Faciliteren Bemiddelen

◦ Ijs breken

◦ Benoemen

◦ Bemiddelen

◦ Faciliteren

◦ Sturen - kader


Vergaderen² : techniekenVuurtoren

◦ Vooraan flipchart◦ Samenvattend◦ Visuele leidraad

10-20% -> 50%

◦ Visuele focus◦ Actieplan◦ Routine : actiebord◦ Houding

Meta plan◦ Post it of kaartjes◦ Snel◦ Brainstorm◦ Probleemanalyse◦ Clusteren◦ 1 woord


EvaluatieWat vond je ervan ? Wat ga je anders

doen vanaf nu ?

Leerfase


LiteratuurWeb = zeer toegankelijk = wees kritischVergaderen

◦ http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/

◦ http://www.sociumi.be/downloadbare_pdf%27s/Themadossiersweb/vergaderen_web.pdf (interculturele noot)

◦ http://users.khbo.be/lodew/Cursussen/HRM/Module%2015%20Vergaderen.pdf

◦ http://emancipatiezaken.vlaanderen.be/nlapps/data/docattachments/Brochure_def_12_sept_03.pdf

Lichaamstaal◦ http://www.lichaamstaal.com/


http://www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/

http://www.sociumi.be/downloadbare_pdf's/Themadossiersweb/vergaderen_web.pdf

http://www.sociumi.be/downloadbare_pdf's/Themadossiersweb/vergaderen_web.pdf

http://users.khbo.be/lodew/Cursussen/HRM/Module%2015%20Vergaderen.pdf

http://users.khbo.be/lodew/Cursussen/HRM/Module%2015%20Vergaderen.pdf

http://emancipatiezaken.vlaanderen.be/nlapps/data/docattachments/Brochure_def_12_sept_03.pdf

http://emancipatiezaken.vlaanderen.be/nlapps/data/docattachments/Brochure_def_12_sept_03.pdf

http://www.lichaamstaal.com/



Vergaderen²

Business

Transcript of Vergaderen²