Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede

44
Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede Eerste Kamer der Staten-Generaal

description

Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede. Eerste Kamer der Staten-Generaal. Inhoud. Aanleiding/doel EK-vergaderapp Innovaties Eerste Kamer Doel Voor- en nadelen Kostenoverzicht papier(loos) Ontwikkelen nieuwe app Partners Hoe werkt het? Management en beheer - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede

Page 1: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Papierloos vergaderen??

26 maart 2012 De Reehorst - Ede

Eerste Kamer der Staten-Generaal

Page 2: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Inhoud

•Aanleiding/doel EK-vergaderapp•Innovaties Eerste Kamer•Doel•Voor- en nadelen•Kostenoverzicht papier(loos)•Ontwikkelen nieuwe app•Partners•Hoe werkt het?•Management en beheer•Privacy en beveiliging•Start, uitreiking tablets, invoering, reacties•Ervaringen

Page 3: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Al jaren voornemens tot ‘papierarm parlement’

•Tijd is rijp, door de stand van de techniek•Duurzaamheid, bezuinigen, slimmer werken met ICT

Aanleiding

Page 4: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Doel

Realiseren mogelijkheid tot elektronischeraadpleging van integrale agenda met

vergaderstukken

Aanbieden van de integrale stukkenstroom digitaal middels een tablet

Page 5: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Innovaties Eerste Kamer

Eerste Kamer behoort tot voorhoede

•1988: Memocom-proef PTT met elektronische post•1989: Viditelloket Eerste Kamer•1994: Eerste Kamer in de Digitale Stad Amsterdam, als eerste overheidsinstelling•1997: Livegang www.eerstekamer.nl•1997: Webwijzer-award voor www.eerstekamer.nl•2008: 2e prijs Webradar (na Defensie.nl)•2009: Officiële Publicaties digitaal•2011: Papierloos vergaderen op basis van elektronische integrale verspreiding Vergaderstukken•2012: Vernieuwde website (HTML-5)

Alle projecten in samenwerking met PDC WWW.PDC.NL

Page 6: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Voor- en nadelen

•Minder papier•Lagere productiekosten •Lagere verspreidingskosten•Overal raadpleegbaar

•Meer afhankelijk van techniek?•Anders werken!

Page 7: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Kostenoverzicht papier

Kosten per jaar:

Papieren Vergaderstukken tot 13 september 2011

•Printen vrijdag-enveloppe €33.200,-•Verspreiding vrijdag-enveloppe €80.000,-

•Aanleveren Kamerstukken SD €65.000,- €178.200,-

Page 8: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Kostenoverzicht papierloos

Kosten eerste jaar:

Elektronische verzending na 13 september 2011

•Bouw iPad-applicatie (eenmalig) €104.000,-•iPads + data-abonnementen € 35.514,- (jaarlijks, incl. afschrijving) Totale kosten €139.514,-

Page 9: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Besparing papierloos

Mogelijke besparing per jaar (na eerste jaar):

€178.200,- - €35.514u= €142.686,-

CONCLUSIE:

•Binnen 12 maanden investeringskosten eruit gehaald

•maandelijkse kosten op lange termijn stukken lager

Page 10: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Ontwikkelen nieuwe app

•Applicatie voor tablet waarmee de Eerste Kamer in staat is om vergaderstukken digitaal onder de leden te verspreiden

•Zowel de stukken van de plenaire vergadering als ook van de commissievergaderingen

•De bron voor deze stukken is de website (CMS) van de Eerste Kamer en www.officiëlebekendmakingen.nl

Page 11: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Partners

• PDC Informatie Architectuur • KOOP (Kenniscentrum Officiële Overheidspublicaties)

• Sogeti Nederland BV• Dienst Automatisering Tweede Kamer

Page 12: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Situatie vóór 13 september 2011

•Dinsdag: Eerste Kamer vergaderdag•Alle Leden ontvangen papieren stukken per koerier thuis op vrijdagavond of zatermorgen •Grote hoeveelheid papier (1 meter)•Distributie per koerier over het hele land

Page 13: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 14: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Situatie na 13 september 2011• Elk Lid heeft een tablet in bruikleen

ontvangen met de EK App • De EK App bevat een agenda van elke

vergadering met de daarbij behorende stukken

Page 15: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Hoe werkt het?

• Invullen naam en wachtwoord

Page 16: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Hoe werkt het? (2)

• Applicatie start met agenda-overzicht

Page 17: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Hoe werkt het? (3)

• Agendapunt is aanklikbaar

Page 18: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Hoe werkt het? (4)

• Notities invoegen

Page 19: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Hoe werkt het? (5)• Printen (via de postkamer) en

doorsturen per e-mail

Page 20: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Architectuur

Page 21: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Management

Tablets worden beheerd met de Online Device Manager van Vodafone

Mogelijkheden:• Wipe tablet bij verlies, • check online status, • push app links, • forceer passcode, • hard-software inventaris

Gebaseerd op een Sybase Afaria client app die op de tablet wordt geinstalleerd

Page 22: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Privacy en beveiliging

De vergader-app gebruikt algemene informatie

Notities worden opgeslagen in de vergader-app achter beveiligd inlog- gedeelte

Page 23: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Belangrijk voor slagen project

UMTS 3G in-housedekking Vodafone

Beveiligd WIFI netwerk met Tweede Kamer

Page 24: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Gebruikers

Meeste Leden gebruiken de vergader app met een setje andere apps zoals:

•iAnnotate•Goodreader •Quickoffice

De acceptatie van de Leden is nu 100%

Page 25: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Invoering

•Wekelijks overleg Interne werkgroep•23 september: eerste digitale verzending van alle stukken (geen koeriers meer)•Workshops voor Kamerleden•Ict Helpdesk op vergaderdagen•Mededelingen Griffier aan Leden

Page 26: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Het uur I!

Eerste Kamer

e-parliament: efficiënt parlement

13 september 2011

Page 27: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 28: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Pre-iPad Parliament door Cees van Rutten en Jos van den Bergh

Page 29: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 30: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 31: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 32: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 33: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Dantri – Vietnamese Newspaper

CHiều Thượn viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad.Theo Các thành viên của Thượng viện Hà Lan giờ đây không phải mang hàng cặp tài liệu đi làm nữa vì tất cả họđều làm việc trên các máy tính bảng iPad của hãng Apple.Thượng viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad Các nghị sĩ HàLan sử dụng iPad. Cách đây 2 tuần khi các thượng nghị sĩ nhóm họp trở lại sau kỳ nghỉ hè, họ đã được thông báo rằng họ chỉ còn một tuần để làm việc với các tài liệu in. Sau đó, họ phải ngừng in các tài liệu và học các sử dụng chương trình làm việc mới của Thượng viện trên chiếc iPad được phân phát cho mỗi người

Reacties

Page 34: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

HELSINGIN SANOMAT - FINLAND

Hollannin ylähuone vaihtoi paperikasat taulutietokoneisiin

Hollannin parlamentin ylähuone siirtyi tänä syksynä kertarysäyksellä paperittomuuteen. Kun 75 senaattoriapalasivat

pari viikkoa sitten lomaltaan, heille annettiin upouudet taulutietokoneet räätälöityine senaattiohjelmistoineen ja neuvottiin

lopettamaaasia kirjojen tulostaminen tykkänään. Ylähuoneen pääsihteerin mukaan senaattorit ovat olleet tyytyväisiä. "Aiemmin

meille kärrättiin joka viikko valtavat kasat papereita, mutta nyt voimme joka perjantai-iltapäivä avata senaattiohjelman, josta

löytyvät kaikki seuraavan viikon asiakirjat", kertoi pääsihteeri Geert Jan Hamilton. Koneiden hankinta maksoi parlamentille noin 150 000

euroa, mutta Hamiltonin mukaan tulostamiskuluista ja kuriirimaksuista kertyy joka vuosi säästöä melkein saman verran,

140 000 euroa. Koneiden ylläpito ja satunnaiset tulostamiset maksavat noin 35 000 euroa vuodessa. Edes tietoturva ei ole

ongelma, sillä senaattorien käsittelemät asiakirjat ovat useimmiten julkisia.

Page 35: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

t

Dutch Parliament Swaps Paper for iPads

Soon, the paper recycling bins of Netherlands' lawmakers will be empty now that they are going green by switching to iPads. The Dutch Senate parliament claims to be the first legislature in Europe to completely eliminate paper. The total cost for iPads and the lawmaking applications was just $250,000, but the savings are estimated at $194,000 in the first year alone.

Read more: Dutch Parliament Swaps Paper for iPads http://www.myfoxtwincities.com/dpp/news/politics/dutch-parliament-swaps-paper-for-ipads-sept-13-2011#ixzz1cvntisRp

Myfox9.com – U.S.A.

Page 36: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

t

Daily PressSenators ditch pen and paper for iPads

New York PostDutch Senate Goes Digital Thanks to iPads

The Boston GlobeDutch legislators get iPads, go fully digital

IPEXDutch Senate replaces printed parliamentary documents with iPad

Global Centre for ICT in ParliamentSenate of the Dutch Parliament replaces printed parliamentary

documents with iPad

PadvanceDutch Senators Rule the Netherlands...with iPads

SimplyzestyDutch Senate Goes Digital as iPads Replace Paper Documents

TMCNETDutch Senators Now Using iPads in Historic Meeting Hall

Page 37: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 38: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

http://nos.nl/op3/artikel/272417-eerste-p-aan-de-ipad.html

http://www.zie.nl/video/algemeen/iPad-voor-alle-leden-Eerste-Kamer/m1ezun1fqcds

Page 39: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 40: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede
Page 41: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

•Drastische wijziging van werkwijze•Cold Turkey werkte•Enorme vermindering van papierstromen•Op vrijdag eerder toegang tot stukken•Tevredenheid bij Senatoren•PR-effect: Eerste Kamer af van stoffig imago

Ervaringen

Page 42: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

DEMO?

Page 43: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Vragen?

Page 44: Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012  De Reehorst  -  Ede

Otto Redegeld, ICT Adviseur06-52435085.

[email protected]