Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede
description
Transcript of Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede
Papierloos vergaderen??
26 maart 2012 De Reehorst - Ede
Eerste Kamer der Staten-Generaal
Inhoud
•Aanleiding/doel EK-vergaderapp•Innovaties Eerste Kamer•Doel•Voor- en nadelen•Kostenoverzicht papier(loos)•Ontwikkelen nieuwe app•Partners•Hoe werkt het?•Management en beheer•Privacy en beveiliging•Start, uitreiking tablets, invoering, reacties•Ervaringen
Al jaren voornemens tot ‘papierarm parlement’
•Tijd is rijp, door de stand van de techniek•Duurzaamheid, bezuinigen, slimmer werken met ICT
Aanleiding
Doel
Realiseren mogelijkheid tot elektronischeraadpleging van integrale agenda met
vergaderstukken
Aanbieden van de integrale stukkenstroom digitaal middels een tablet
Innovaties Eerste Kamer
Eerste Kamer behoort tot voorhoede
•1988: Memocom-proef PTT met elektronische post•1989: Viditelloket Eerste Kamer•1994: Eerste Kamer in de Digitale Stad Amsterdam, als eerste overheidsinstelling•1997: Livegang www.eerstekamer.nl•1997: Webwijzer-award voor www.eerstekamer.nl•2008: 2e prijs Webradar (na Defensie.nl)•2009: Officiële Publicaties digitaal•2011: Papierloos vergaderen op basis van elektronische integrale verspreiding Vergaderstukken•2012: Vernieuwde website (HTML-5)
Alle projecten in samenwerking met PDC WWW.PDC.NL
Voor- en nadelen
•Minder papier•Lagere productiekosten •Lagere verspreidingskosten•Overal raadpleegbaar
•Meer afhankelijk van techniek?•Anders werken!
Kostenoverzicht papier
Kosten per jaar:
Papieren Vergaderstukken tot 13 september 2011
•Printen vrijdag-enveloppe €33.200,-•Verspreiding vrijdag-enveloppe €80.000,-
•Aanleveren Kamerstukken SD €65.000,- €178.200,-
Kostenoverzicht papierloos
Kosten eerste jaar:
Elektronische verzending na 13 september 2011
•Bouw iPad-applicatie (eenmalig) €104.000,-•iPads + data-abonnementen € 35.514,- (jaarlijks, incl. afschrijving) Totale kosten €139.514,-
Besparing papierloos
Mogelijke besparing per jaar (na eerste jaar):
€178.200,- - €35.514u= €142.686,-
CONCLUSIE:
•Binnen 12 maanden investeringskosten eruit gehaald
•maandelijkse kosten op lange termijn stukken lager
Ontwikkelen nieuwe app
•Applicatie voor tablet waarmee de Eerste Kamer in staat is om vergaderstukken digitaal onder de leden te verspreiden
•Zowel de stukken van de plenaire vergadering als ook van de commissievergaderingen
•De bron voor deze stukken is de website (CMS) van de Eerste Kamer en www.officiëlebekendmakingen.nl
Partners
• PDC Informatie Architectuur • KOOP (Kenniscentrum Officiële Overheidspublicaties)
• Sogeti Nederland BV• Dienst Automatisering Tweede Kamer
Situatie vóór 13 september 2011
•Dinsdag: Eerste Kamer vergaderdag•Alle Leden ontvangen papieren stukken per koerier thuis op vrijdagavond of zatermorgen •Grote hoeveelheid papier (1 meter)•Distributie per koerier over het hele land
Situatie na 13 september 2011• Elk Lid heeft een tablet in bruikleen
ontvangen met de EK App • De EK App bevat een agenda van elke
vergadering met de daarbij behorende stukken
Hoe werkt het?
• Invullen naam en wachtwoord
Hoe werkt het? (2)
• Applicatie start met agenda-overzicht
Hoe werkt het? (3)
• Agendapunt is aanklikbaar
Hoe werkt het? (4)
• Notities invoegen
Hoe werkt het? (5)• Printen (via de postkamer) en
doorsturen per e-mail
Architectuur
Management
Tablets worden beheerd met de Online Device Manager van Vodafone
Mogelijkheden:• Wipe tablet bij verlies, • check online status, • push app links, • forceer passcode, • hard-software inventaris
Gebaseerd op een Sybase Afaria client app die op de tablet wordt geinstalleerd
Privacy en beveiliging
De vergader-app gebruikt algemene informatie
Notities worden opgeslagen in de vergader-app achter beveiligd inlog- gedeelte
Belangrijk voor slagen project
UMTS 3G in-housedekking Vodafone
Beveiligd WIFI netwerk met Tweede Kamer
Gebruikers
Meeste Leden gebruiken de vergader app met een setje andere apps zoals:
•iAnnotate•Goodreader •Quickoffice
De acceptatie van de Leden is nu 100%
Invoering
•Wekelijks overleg Interne werkgroep•23 september: eerste digitale verzending van alle stukken (geen koeriers meer)•Workshops voor Kamerleden•Ict Helpdesk op vergaderdagen•Mededelingen Griffier aan Leden
Het uur I!
Eerste Kamer
e-parliament: efficiënt parlement
13 september 2011
Pre-iPad Parliament door Cees van Rutten en Jos van den Bergh
Dantri – Vietnamese Newspaper
CHiều Thượn viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad.Theo Các thành viên của Thượng viện Hà Lan giờ đây không phải mang hàng cặp tài liệu đi làm nữa vì tất cả họđều làm việc trên các máy tính bảng iPad của hãng Apple.Thượng viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad Các nghị sĩ HàLan sử dụng iPad. Cách đây 2 tuần khi các thượng nghị sĩ nhóm họp trở lại sau kỳ nghỉ hè, họ đã được thông báo rằng họ chỉ còn một tuần để làm việc với các tài liệu in. Sau đó, họ phải ngừng in các tài liệu và học các sử dụng chương trình làm việc mới của Thượng viện trên chiếc iPad được phân phát cho mỗi người
Reacties
HELSINGIN SANOMAT - FINLAND
Hollannin ylähuone vaihtoi paperikasat taulutietokoneisiin
Hollannin parlamentin ylähuone siirtyi tänä syksynä kertarysäyksellä paperittomuuteen. Kun 75 senaattoriapalasivat
pari viikkoa sitten lomaltaan, heille annettiin upouudet taulutietokoneet räätälöityine senaattiohjelmistoineen ja neuvottiin
lopettamaaasia kirjojen tulostaminen tykkänään. Ylähuoneen pääsihteerin mukaan senaattorit ovat olleet tyytyväisiä. "Aiemmin
meille kärrättiin joka viikko valtavat kasat papereita, mutta nyt voimme joka perjantai-iltapäivä avata senaattiohjelman, josta
löytyvät kaikki seuraavan viikon asiakirjat", kertoi pääsihteeri Geert Jan Hamilton. Koneiden hankinta maksoi parlamentille noin 150 000
euroa, mutta Hamiltonin mukaan tulostamiskuluista ja kuriirimaksuista kertyy joka vuosi säästöä melkein saman verran,
140 000 euroa. Koneiden ylläpito ja satunnaiset tulostamiset maksavat noin 35 000 euroa vuodessa. Edes tietoturva ei ole
ongelma, sillä senaattorien käsittelemät asiakirjat ovat useimmiten julkisia.
t
Dutch Parliament Swaps Paper for iPads
Soon, the paper recycling bins of Netherlands' lawmakers will be empty now that they are going green by switching to iPads. The Dutch Senate parliament claims to be the first legislature in Europe to completely eliminate paper. The total cost for iPads and the lawmaking applications was just $250,000, but the savings are estimated at $194,000 in the first year alone.
Read more: Dutch Parliament Swaps Paper for iPads http://www.myfoxtwincities.com/dpp/news/politics/dutch-parliament-swaps-paper-for-ipads-sept-13-2011#ixzz1cvntisRp
Myfox9.com – U.S.A.
t
Daily PressSenators ditch pen and paper for iPads
New York PostDutch Senate Goes Digital Thanks to iPads
The Boston GlobeDutch legislators get iPads, go fully digital
IPEXDutch Senate replaces printed parliamentary documents with iPad
Global Centre for ICT in ParliamentSenate of the Dutch Parliament replaces printed parliamentary
documents with iPad
PadvanceDutch Senators Rule the Netherlands...with iPads
SimplyzestyDutch Senate Goes Digital as iPads Replace Paper Documents
TMCNETDutch Senators Now Using iPads in Historic Meeting Hall
http://nos.nl/op3/artikel/272417-eerste-p-aan-de-ipad.html
http://www.zie.nl/video/algemeen/iPad-voor-alle-leden-Eerste-Kamer/m1ezun1fqcds
•Drastische wijziging van werkwijze•Cold Turkey werkte•Enorme vermindering van papierstromen•Op vrijdag eerder toegang tot stukken•Tevredenheid bij Senatoren•PR-effect: Eerste Kamer af van stoffig imago
Ervaringen
DEMO?
Vragen?
Otto Redegeld, ICT Adviseur06-52435085.