Effectief VergaderenFloris Wolswijk

24-07-2013

2

Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur

• Waarom deze cursus?

• Wat is mijn achtergrond?

• Waarom vergaderen?• Zeven veelgemaakte fouten• Wanneer vergaderen?

• Evaluatie

Inhoudsopgave

Doel cursus

4

Optimaliseren van tijdsbesteding omwille de effectieve vooruitgang van onze centrale kernwaarden

Doel

Tools geven om zo effectief mogelijk

te vergaderen

Richting en nut geven aan

vergaderingen

Het tijdsbestek van vergaderingen

verminderen

De inhoud van vergaderingen optimaliseren

Mijn achtergrond met vergaderen

6

Jarenlange ervaring als gedreven voorzitter met zowel methodologische kennis/theorie als ook praktijk ervaring

• 09/10 – Voorzitter Beleggingsdispuut Borsa Valori• 10/11 – Voorzitter Eerstejaarscommissie @ S.F.V. Cedo Nulli• 11/12 – Voorzitter Bestuur @ S.F.V. Cedo Nulli• 13 – Voorzitter Senaat @ S.F.V. Cedo Nulli• 13 – Project Manager @ De Kleine Consultant

• 13 – Actief blogger @ floriswolswijk.com

Ervaring

Waarom vergaderen?

8

De drie voornaamste doelen van vergaderingen zijn 1) het delen van kennis, 2) het nemen van besluiten, en 3) samen tot oplossingen komen

Informatieve Vergaderingen• Het doel is om iets te communiceren• Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen

Beslissing Nemende Vergaderingen• Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij

knopen door te hakken voor latere actie• Management vergaderingen

Samenwerkende Vergaderingen• Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen• Werkmeetings, Brainstormen

Waarom vergaderen

Zeven veelgemaakte fouten

1. Missen van faciliteiten

10

Missen van faciliteiten kan funest zijn voor een effectieve vergadering, door het ontbreken van een ruimte of ondersteunende materialen

Ruimte• Geen reservering gemaakt• Luidruchtige omgeving

Ondersteunende Materialen• Presentatie mogelijkheid ontbreekt• Presentatie zelf vergeten• Whiteboard afwezig

Fout 1: Missen van faciliteiten, fout

11

Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering

Ruimte• Ruim van te voren reserveren van ruimte• Locatie aanpassen aan behoeften van

vergadering• Verschillende gebouwen en externe locaties

overwegen

Ondersteunende Materialen• Beeldscherm kabel altijd paraat hebben• Presentatie op USB meenemen en naar

jezelf mailen• Whiteboard stiften altijd op handige plek

bewaren

Fout 1: Missen van faciliteiten, goed

12

Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering

Fout 1: Missen van faciliteiten, richtlijnen

RichtlijnenReserveer ruim van te voren een ruimte

Pas de locatie aan naar de behoefte van de vergadering

Zorg voor alle relevante ondersteunende materialen zoals een USB, beeldschermkabel, whiteboard stiften, etc.

Zeven veelgemaakte fouten

2. Misvatting van het doel

14

Misvatten van het doel zorgt voor verschillende verwachtingen voor deelnemers aan de vergadering

Fout 2: Misvatting van het doel, fout

Amalia•Informatie delen•“Ik wil jullie graag vertellen over de twee opties waar de commissie aan denkt”

Caitlin•Brainstormen•“Pff, ik denk dat Rusland wel een beetje koud is hoor, wat vinden jullie van Marokko?”

Bart•Beslissing nemen•“Jongens ik stem voor Macedonië en Albanië voor de studiereis”

8.St

udie

reis

15

Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden

Fout 2: Misvatting van het doel, goed

8.1.Informatie delen

8.2.Brainstormen

9.1.Informatie delen

9.2.Beslissing nemen

8.1.Informatie delen

8.2.Brainstormen

9.1.Informatie delen

9.2.Beslissing nemen

8.1.Informatie delen

8.2.Brainstormen

9.1.Informatie delen

9.2.Beslissing nemen

16

Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden

Fout 2: Misvatting van het doel, richtlijnen

RichtlijnenVerdeel de agendapunten in de drie doelen

Begin voornamelijk met informatie delen

Geef agendapunten waarbij besloten moet worden voorkeur boven brainstorm punten (ivm cognitieve belasting)

Zeven veelgemaakte fouten

3. Ontbreken agenda

18

Zonder agenda kan er geen richting worden gegeven aan een vergadering en wordt deze stuurloos zonder einddoel

Fout 3: Ontbreken agenda, fout

Kaderloos•Alles kan besproken worden, geen grens

Stuurloos•De vergadering kan alle kanten op gaan

Onduidelijkheid•Geen voorbereidingen mogelijk op punten

Structuurloos•Belangrijke en overbodige onderwerpen op zelfde voet

19

Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt

Fout 3: Ontbreken agenda, goed

Kader•Afbakening van wat er besproken zal worden, en wat niet!

Richting•Specifiek over de richting van onderwerpen

Duidelijkheid•Voorbereiding standpunten en inlezen mogelijk

Structuur•Belangrijke punten eerst, onbelangrijke punten weggelaten

20

Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt

Fout 3: Ontbreken agenda, richtlijnen

RichtlijnenMaak een zo compleet en specifiek mogelijke agenda

Verstuur de agenda tijdig

Vestuur relevante stukken mee wanneer mogelijk

Zeven veelgemaakte fouten

4. Ontbreken van een voorzitter

22

Ontbreken van een voorzitter zorgt voor verlies van tijd, snelheid, agenda en actielijst

Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, fout

Tijd•De vergadering kan eindeloos doorgaan

Snelheid•Iedereen zal bij elk punt zijn zegje willen doen

Agenda•Punten worden door elkaar besproken wanneer leiding ontbreekt

Actielijst•De actielijst wordt niet actief bijgewerkt/verdeeld

23

Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst

Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, goed

Tijd•De vergadering heeft een duidelijke begintijd en eindtijd

Snelheid•Nadat alle informatie is geuit, wordt het punt afgesloten (of volgt een beslissing/brainstorm)

Agenda•Punten worden na elkaar besproken in de aangegeven volgorde

Actielijst•De actielijst wordt actief bijgewerkt en actiepunten worden aan de juiste personen toegewezen

24

Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst

Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, richtlijnen

RichtlijnenGeef precies aan wanneer de vergadering begint (en begin dan) en geef de eindtijd aan!

Geef iedereen genoeg ruimte, maar voorkom herhaling

Zorg dat alle actiepunten duidelijk worden verdeeld en dat deze worden bijgehouden

Zeven veelgemaakte fouten

5. Compulsieve praters

26

Eindeloos praten voegt niks extra toe aan de vergadering en is een verspilling van de tijd van alle aanwezigen

Fout 5: Compulsieve praters, fout

Het gemaakte punt

Argumenten

Voorbeeld

Elaboratie

Verspilde tijd

27

Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering

Fout 5: Compulsieve praters, goed

Het gemaakte punt

Argumenten

Voorbeelden

Het gemaakte punt

Argumenten

Voorbeelden

28

Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering

Fout 5: Compulsieve praters, richtlijnen

RichtlijnenGeef ondersteunende argumenten en eventueel een voorbeeld

Vermijd onnodige herhaling en elaboratie

Vat bijdragen wel samen (als voorzitter) voor het overzicht

Zeven veelgemaakte fouten

6. Afgeleide deelnemers

30

Afgeleide deelnemers zorgen voor een onduidelijke vergadering waarbinnen men elkaar niet de verdiende aandacht schenkt

Fout 6: Afgeleide deelnemers, fout

Multitasken•Iedereen is bezig met twee of meer dingen tegelijk

Gedachten afwezig•Men zit met zijn hoofd bij de volgende borrel, vorige vriendje, etc.

Multimedia•Mobieltjes trillen, emails geven een bliep, etc.

Afleiding•De radio verstoort het gesprek en de omgeving is niet rustig

31

Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering

Fout 6: Afgeleide deelnemers, goed

Unitask•De vergadering is het enige waar iedereen mee bezig is

Gedachten focus•Andere gebeurtenissen worden tijdelijk losgelaten

Multimedia•Mobieltjes liggen opgeborgen, de computer staat op stil, etc.

Afleiding•De rest van de omgeving is stil en geeft geen aanleiding tot afleiding

32

Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering

Fout 6: Afgeleide deelnemers, richtlijnen

RichtlijnenBerg mobieltjes en ander afleidend materiaal voor de vergadering op

Bespreek van te voren als er frustraties, persoonlijke omstandigheden, of andere dingen zijn

Heb de vergadering in een rustige omgeving zonder afleidingen

Zeven veelgemaakte fouten

7. Vergadering uitkomsten

34

Uitkomsten (actielijst) van de vergadering wordt niet actief bijgehouden en nageleefd

Actielijst

Uitvoering

Falen

Fout 7: Vergadering uitkomsten, fout

35

Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang

Actielijst

Uitvoering

Vooruitgang

Fout 7: Vergadering uitkomsten, goed

36

Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang

Fout 7: Vergadering uitkomsten, richtlijnen

RichtlijnenBespreek tussen vergaderingen de voortgang over actiepunten

Help elkaar waar nodig om actiepunten ruim voor de deadline te behalen

Durf om hulp te vragen met het uitvoeren van actiepunten

Wanneer vergaderen?

38

Vergaderen is noodzakelijk wanneer je 1) informatie moet delen, 2) besluiten moet nemen, en 3) samen tot oplossingen komen

Informatie Delen•Het doel is om iets te communiceren•Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen

Besluiten Nemen•Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij knopen door te hakken voor latere actie•Management vergaderingen

Samenwerken•Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen•Werkmeetings, Brainstormen

Wanneer vergaderen

Samenvatting

40

Effectieve vergaderingen zijn diegene waarbij iedereen is voorbereid. Er is een agenda, alle faciliteiten zijn er, een voorzitter, een actielijst en een strakke planning van de vergadering. De vergadering geeft naderhand een voldaan gevoel aan alle deelnemers

Samenvatting

Goede voorbereiding• Faciliteiten• Doel van vergadering

Agenda Voorzitter

Aandacht Actielijst

Evaluatie

42

Wat vonden jullie er van? Was dit genoeg? Wat willen jullie volgende keer zien?

Evaluatie

43

Handige links over effectief vergaderen

• http://humanresources.about.com/od/meetingmanagement/a/meetings_work_3.htm

• http://holoom.com/2010/01/04/talking-is-not-the-goal-of-a-meeting/

Links