‘u de zorg voor de patiënt en wij de zorg voor uw financiëleadministratie’Accounting Plaza als sterke partner om u te ontzorgen op administratief gebied

De kracht van Business Process Outsourcing (BPO)

Steeds meer bedrijven en instellingen onderzoeken de mogelijkheid om de activiteiten dieniet tot de core business behoren, uit te besteden. In de wetenschap dat de ondersteunendeactiviteiten door externe deskundigen goed worden verzorgd, kunnen ze zich volledig rich-ten op de hoofdzaken. Hierna wordt geprobeerd antwoord te geven op de vraag of outsour-cing van de financiële administratie voldoende aansluit op ontwikkelingen in de ziekenhuis-wereld.

Iets voor ziekenhuizen?

Het is weliswaar zo dat voor de financiering van de zorg het B-segment (¤ 1,2 miljard) nogmaar een klein deel van het totale stelsel uitmaakt (¤ 15,2 miljard), maar de geluiden wor-den steeds sterker om dit percentage te gaan verhogen. Dat betekent dat er over een steedsgroter deel van de kosten van de gezondheidszorg onderhandeld zal gaan worden metzorgverzekeraars, waardoor de druk op efficiency en bijbehorende kostenbesparing steedsgroter zal worden.Onderzoeken in de sector die een aantal jaren geleden in opdracht van de toenmaligeMinister Hoogervorst van VWS zijn uitgevoerd, hebben aangetoond dat het verbeterpoten-tieel aanzienlijk is. In het rapport Sneller Beter – De logistiek in de zorg, Eindrapportage TPG van7 juni 2004, wordt onder andere geconcludeerd dat een efficiencywinst van tientallen pro-centen door standaardisatie en optimalisatie van processen ook voor de ziekenhuizen haal-baar is. In het kwartaalbericht van De Nederlandsche Bank, Het nieuwe zorgstelsel: een positievetussenstand van maart 2007 wordt de conclusie bevestigd dat er nog veel doelmatigheids-winsten te behalen zijn. Het betreft onder andere ‘een efficiëntere vormgeving van niet-zorggerelateerde activiteiten, waaronder outsourcing van de administratie! Medewerkers enmanagers in ziekenhuizen kunnen zich daardoor concentreren op hun kerntaak: hetbelang van de patiënt.’ Door die focus is er een verschuiving mogelijk van ‘push naar pull’,waarbij de patiënt als uitgangspunt wordt genomen voor de inrichting van de behande-lingslogistiek, en de deur wordt geopend naar een groot aantal kwalitatieve verbeteringenin de zorg (uit het rapport Sneller Beter).

Grotere efficiency en kwaliteit door ketenbenadering

Om kwaliteit van de zorg te verbeteren en processen efficiënter te maken, wordt in hetzelf-de rapport gepleit voor een ketenbenadering, iets wat traditioneel in de ziekenhuizen lastigis. Daar is nog veel sprake van domeindenken tussen de verschillende specialismen. Ook deondersteunende (administratieve) medewerkers hebben veelal een achtergrond binnen eenbepaald specialisme. Dat zal moeten worden doorbroken. Dat kan door alle processen vanbegin tot eind tegen het licht te houden. De financiële administratie zit doorgaans aan heteind van elke keten, en kan een deel van de doelmatigheidswinst voor haar rekening nemen.

34 9a-2007 > zorg & financiering

advertorial

Door in zee te gaan met een professionele administratieve dienstverlener als AccountingPlaza (en de kwaliteit daarvan in een Service Level Agreement (SLA) vast te leggen), houden deziekenhuizen zelf optimaal regie over het financieel administratieve deel van de keten, zon-der de bijbehorende rompslomp. Door het gebruik van een SLA ontstaat er een professio-nele klant-leveranciersrelatie. Key Performance Indicators (KPI’s) garanderen een optimalecontrole en beheersing, en worden periodiek door een toegewezen customer care managergemonitord, gerapporteerd en besproken. Daarmee is een belangrijke voorwaarde ingevuldvoor ziekenhuizen die hoge eisen stellen aan meting, registratie van, en informatievoorzie-ning over processen, om op basis daarvan efficiënter (en effectiever) te kunnen gaan wer-ken. Raden van Bestuur van ziekenhuizen willen focussen op de kern van hun business om zichte onderscheiden. Op zoiets als financiële administratie beconcurreer je elkaar niet, dus hetis het niet zo zinvol om dat zelf te blijven doen. De nadruk voor het management van hetziekenhuis zal kunnen verschuiven van financial control naar business control, waarbij demeeste tijd en energie kunnen gaan zitten in het analyseren van de performance van debusiness zelf, en daarvoor kan Accounting Plaza de noodzakelijke basisinformatie kanleveren.

Accounting Plaza beschikt over optimale financieel administratieve processen, gecombi-neerd met een hoge kwaliteit van dienstverlening, hetgeen in internationale benchmarkswordt aangetoond. Bij de Hackett-group wordt Accounting Plaza geclassificeerd als ‘best inclass’. Om zover te komen moet er continu aandacht zijn voor procesoptimalisatie, waarbijhet meeste succes behaald is door de efficiency en kwaliteit in de hele keten te bekijken.De ontwikkeling van een applicatie door VeCoZo (Veilige Communicatie in de Zorg) om hetdeclaratiesysteem te vereenvoudigen om het verzekeringsrecht van een patiënt via een portalte kunnen controleren, is een voorbeeld van ketenbenadering in de zorg. Accounting Plazakiest voor zo veel mogelijk process-embedded en papierloos administreren. Daartoe is hetbelangrijk je te verdiepen in de manier waarop het primaire proces in een ziekenhuis werkt,hoe er gebudgetteerd wordt, hoe er gefactureerd wordt in relatie tot de diagnosebehande-lingcombinaties (DBC’s), welke wetswijzigingen er zijn, enzovoort. Door aansluiting tehouden met de business kan toegevoegde waarde worden geleverd en kan het managementworden ontzorgd op administratief gebied.

Met de introductie van de DBC-systematiek is sprake van meer voorfinanciering. Naast dekwaliteit is daarmee de snelheid van opleveren van financiële informatie steeds belangrij-ker. Het management wil voortdurend op de hoogte worden gehouden van de financiëlesituatie van het ziekenhuis en kan zich daarbij geen achterstanden in de administratieveverwerking veroorloven. Anders komt de continuïteit van het ziekenhuis in gevaar. Process-embedded in combinatie met papierloos administreren is de snelst mogelijke, en kwalitatiefbeste, manier om de financiële administratie te voeden. De financiële verantwoording plusmanagementinformatie kunnen zodoende snel beschikbaar zijn. Een voorbeeld van process-embedded administreren, dat bij Accounting Plaza is geïmplementeerd voor een van haarklanten, is het Point of Sale Based Accounting-concept. Daarbij leidt het scannen van eenproduct automatisch tot mutaties in de financiële administratie, zonder menselijke tussen-komst. Ook het intensieve gebruik van EDI-facturen (Electronic Data Interchange) door

35zorg & financiering > 9a-2007

advertorial

leveranciers om de administratie van Accounting Plaza te voeden, is een voorbeeld van ver-der kijken, over de grenzen van de eigen administratie heen, wat zorgt voor een zeer effi-ciënt crediteurenproces.

Schaalvoordelen

In het kader van efficiency en effectiviteit is het ook belangrijk om te streven naar stan-daardisatie. Zo veel mogelijk klanten zo veel mogelijk met identiek ingerichte processenbedienen. Door per proces te kiezen voor de best practice is de kans op schaalvoordelen endaarmee kostenvoordelen het grootst. Om tot schaalvoordelen op financieel administratiefgebied te komen is het al voldoende om die uit te besteden aan een partij die de mogelijk-heid heeft om dit voor meerdere ziekenhuizen tegelijk in te richten.

Personeel en klantgerichtheid

Het outsourcen van de administratie leidt er verder toe dat die is ondergebracht bij een bedrijfdat administratie als core business heeft. De administratieve medewerker is het belangrijksteasset en wordt dienovereenkomstig behandeld. Er zijn ruimere carrièremogelijkheden. BijAccounting Plaza is sprake van actief personeelsbeleid op het gebied van (interne) admi-nistratieve opleidingen en cultuur (waaronder proactiviteit). In principe wordt het admi-nistratieve personeel overgenomen, waarbij de financiële administratie uiteindelijk veran-dert van een ‘overheadafdeling’ in een klantgerichte organisatie, waarvan ook ziekenhuizenals klant hun vruchten kunnen plukken. Ook is door outsourcing de voortgang van het admi-nistratieve proces gegarandeerd, ongeacht ziekte en vakanties.

Vertrouwelijkheid van de patiëntgegevens

Bij uitbesteding speelt bij veel managers nog de terechte vraag: hoe wordt er door een exter-ne partij omgegaan met vertrouwelijke patiëntgegevens? De Registratiekamer heeft in haarrapport De rekening van de arts van februari 1994 bekeken hoe het zit met het medischberoepsgeheim en de rol van onder andere administratiekantoren. Zij was toen al van oor-deel, dat van een hulpverlener in het algemeen (ook de ziekenhuizen), niet kan worden ver-wacht dat hij in alle gevallen zelf de (factuur)administratie voert. Bij uitbesteding van defacturering bij een (zelfstandig) administratiekantoor moet de zeggenschap van de hulp-verlener over de werkzaamheden van het kantoor voldoende zijn gegarandeerd. Tevensdienen er voldoende waarborgen aanwezig te zijn ter bescherming van de privacy van depatiënt. Inschakeling van een administratiekantoor zonder expliciete toestemming van depatiënt kan alleen als het kantoor als bewerker optreedt. Uiteraard is het noodzakelijk dat dehulpverlener zich ervan vergewist dat het kantoor in voldoende mate kan instaan voor debescherming van het vertrouwelijke karakter van de medische gegevens. Verder is in hetkader van de Wet bescherming persoonsgegevens de hulpverlener eraan gehouden in zijnreglement te vermelden wie als bewerker optreedt, zodat de patiënt hiervan kennis kannemen. Accounting Plaza heeft bij haar huidige klanten al ervaring met die vertrouwelijk-heid. Er wordt gewerkt met beveiligde netwerken, fysieke en logische toegangsbeveiliging,een geheimhoudingsverklaring in de contracten van de medewerkers, dedicated personeel,

36 9a-2007 > zorg & financiering

advertorial

audits door externe accountants en de interne accountants van onze klanten. AccountingPlaza beschikt over een SAS 70-verklaring, wat ervoor zorgt dat de generieke processen quaopzet regelmatig door accountants worden getoetst. Het voeren van een financiële admi-nistratie vereist nauwkeurigheid, tijdigheid en volledigheid. Die compromisloze drie-een-heid zorgt voor betrouwbaarheid en daarmee ook voor vertrouwen. En vertrouwen is debasis van de samenwerking die Accounting Plaza aangaat met haar klanten.

Nadere kennismaking

Indien u ervan overtuigd bent geraakt dat outsourcing van de financiële administratieve eeninteressante optie is, kan Accounting Plaza voor u de geschikte partij zijn. Het is niet alleenhet grootste onafhankelijke Financial Shared Service Centre van Nederland, maar onder-scheidt zich vooral door garantieafspraken te maken over betrouwbare – dat wil zeggen tij-dige, volledige en juiste – verslaglegging van processen. Accounting Plaza hanteert als uit-gangspunt: U de zorg voor de patiënt en wij de zorg voor uw financiële administratie.Wilt u weten wat Accounting Plaza voor u kan doen, neemt u dan contact op met RobWesterhoff, telefoon (075) 651 87 42.

De auteurs van dit artikel zijn Rob de Loo, bij Accounting Plaza verantwoordelijk voor Innovatie enprocesoptimalisatie waaronder het administratieve zorgproces, en Gilles de Boer, bij Accounting Plazaexpert op het gebied van Zorgadministraties.

Bronnen:

– Rapport Sneller Beter – De logistiek in de zorg, Eindrapportage TPG, 7 juni 2004.– Kwartaalbericht van De Nederlandsche Bank, Het nieuwe zorgstelsel: een positieve tussenstand,

maart 2007.– Rapport Rekenkamer, De rekening van de arts, februari 1994.<

37zorg & financiering > 9a-2007

advertorial

Adverteren in Zorg & Financiering

Wilt u een advertentie plaatsen in Zorg & Financiering? Neem dan contact op met: Bohn Stafleu van LoghumPeter de Jong of Jan Peterson, accountmanagerstel. (030) 638 38 88 en (030) 638 39 76 of 06-53156081fax (030) 638 39 96e-mail: p.jong@bsl.nl en jan.peterson@springeruitgeverij.nl

U kunt ook kijken op www.zorgenfinanciering.nl, rubriek Adverteren.