Trekkingsrecht PGB · 2019-10-14 · Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en...

Trekkingsrecht PGB

Gemeentelijke uitgangspunten en

gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem

Dit document is vastgesteld door commissie Gezondheid & Welzijn in een schriftelijke

ronde in april 2017. Het document is aangeboden aan SVB en VWS en ter informatie

toegestuurd aan de leden van het overleg Ketenregie Trekki ngsrecht PGB

Versie: 1.0

Datum: 2 mei 2017

Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 2

Inhoudsopgave 1. Inleiding ............................................................................................................................... 3

1.1 Achtergrond ........................................................................................................................... 3

1.2 Context .................................................................................................................................. 3

1.3 Doel ........................................................................................................................................ 3

1.4 Uitgangspunten ..................................................................................................................... 4

2. Aanpak ................................................................................................................................. 5

2.1 Inventarisatie ......................................................................................................................... 5

2.2 Vaststelling ............................................................................................................................ 5

2.3 Toetsen .................................................................................................................................. 5

3. Randvoorwaarden ................................................................................................................ 6

3.1 Kaders .................................................................................................................................... 6

3.2 Wet- en regelgeving .............................................................................................................. 7

4. Gebruikerseisen ................................................................................................................... 9

4.1 Primair proces gemeenten (incl. beleidsvrijheid) .................................................................. 9

4.2 Portaal voor gemeentemedewerkers .................................................................................. 10

4.3 Proceskeuzes gemeenten .................................................................................................... 12

4.4 Functiesoorten (zorgfuncties/productcategorieën) ............................................................ 13

4.5 Berichtenverkeer ................................................................................................................. 15

4.6 Koppeling externe systemen (incl. CAK voor eigen bijdrage) .............................................. 17

4.7 Papieren stroom .................................................................................................................. 18

4.8 Management informatie ..................................................................................................... 19

Bijlage: Overzicht randvoorwaarden en gebruikerseisen ............................................................. 20

Randvoorwaarden ............................................................................................................................. 20

Gebruikerseisen (‘must-haves’) ........................................................................................................ 20


1. Inleiding

1.1 Achtergrond Afgelopen jaren is met veel inzet en betrokkenheid door ketenpartners gewerkt aan een stabiele

basis binnen het trekkingsrecht, van waaruit verder gewerkt kan worden aan verbeteringen. De

zekerheid voor budgethouders en zorgverleners omtrent het toekenningsproces en de tijdige, juiste

en volledige betalingen is vergroot. Ook is er een wenkend perspectief over de toekomst van het

trekkingsrecht pgb, na de vele politieke en maatschappelijke debatten.

Gemeenten hebben besloten dat het trekkingsrecht (Jeugdhulp en Wmo) vooralsnog een taak blijft

die in gezamenlijkheid wordt uitgevoerd. Gemeenten willen een integraal, gebruiksvriendelijk en

werkend ICT-systeem hebben voor de uitvoering van het trekkingsrecht. Dit systeem moet voldoen

aan alle functionele wensen die Per Saldo stelt vanuit het perspectief van de budgethouder, maar

moet ook voldoen aan de uitgangspunten en gebruikerseisen die gemeenten stellen.

1.2 Context Op 21 juni 2016 heeft de staatssecretaris van VWS de Tweede Kamer geïnformeerd over de

toekomst van de uitvoering van het pgb (Kamerstukken 25 657 en 26 643, nr. 249). Het ontwikkelen

van een budgethoudersportaal, het vergaand standaardiseren en digitaliseren en het beter borgen

van de taken en verantwoordelijkheden voor de verstrekkers (gemeenten en zorgkantoren) zijn

elementen die in een aangepast systeem van trekkingsrechten dienen te worden verankerd.

De politieke context en bestuurlijke besluitvorming zijn inmiddels een aantal stappen verder. Op 16

december jl. heeft de staatssecretaris de Kamer geïnformeerd dat DSW/Vecozo het portaal ‘om niet’

bouwt (Kamerstukken 25 657 en 28 828, nr. 275). Op basis van een bestuurlijk besluit op 31 oktober

jl. is de SVB tevens gestart met de bouw van het fundament van hun vernieuwde ICT-landschap

(Top-6). Daarnaast is gemeenten in het bestuurlijk overleg van 28 september jl. gevraagd om met

voortvarendheid de implementatie van de digitalisering van het berichtenverkeer ter hand te

nemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van de bestaande infrastructuur en standaarden.

Het gezamenlijk doel is om toe te werken naar een efficiënt werkend, gebruiksvriendelijk en

toekomstvast systeem voor budgethouders, zorgverleners en ketenpartijen. De ontwikkeling van het

nieuwe ICT-landschap voor de uitvoering van het trekkingsrecht vindt door de besluitvorming echter

plaats op meerdere plekken. Als één van de verstrekkers en de verantwoordelijke partij voor de

pgb’s binnen de Wmo en Jeugdwet hebben gemeenten daarom dit document opgesteld met de

uitgangspunten, eisen en wensen van gemeenten ten aanzien van het nieuwe ICT-landschap voor de

uitvoering van het trekkingsrecht pgb (verder te noemen PGB-systeem).

1.3 Doel Het doel van dit document is: 1) het beschrijven van de gebruikerseisen van gemeenten ten aanzien

van het PGB-systeem, en 2) het benoemen van de uitgangspunten waaraan het gebruik,

implementatie en beheer van het PGB-systeem moet voldoen. De VNG rekent erop dat deze

gebruikerseisen onverkort worden meegenomen in de (door)ontwikkeling/vernieuwing van het

systeem door DSW/Vecozo en de SVB. In de bijlage is een genummerd overzicht opgenomen met

alle gebruikerseisen in termen van ‘must-haves’, ‘should-have’ en ‘nice-to-have’.


1.4 Uitgangspunten Voor gebruik en beheer van het PGB-systeem gelden de volgende uitgangspunten van gemeentelijk

perspectief:

a) Primaire doelgroep zijn de 388 Nederlandse gemeenten en hun budgethouders. Daarnaast zijn

dat ook gemeentelijke samenwerkingsverbanden en gemeentelijke ICT-leveranciers gebruikers;

b) Dit plan richt zich primair op de benodigde functionaliteiten vanuit het trekkingsrechtenproces.

Wijzigingen op deze uitgangspunten, eisen en wensen hebben binnen het gemeentelijk domein

effect op thema’s die een breder karakter hebben (bijvoorbeeld beschermd wonen, fraude,

jeugd, eigen bijdrage en het toekenningsproces). Bij iedere afwijking zal moeten worden

beoordeeld wat de effecten hiervan zijn voor de bredere context binnen gemeenten;

c) Het systeem dient ontwikkeld, beheerd en gebruikt te worden binnen de randvoorwaarden om

de bestaande wettelijke taken van alle ketenpartijen te borgen, onder andere aanbestedings-

regels, privacywetgeving, alsmede de overheidsrichtlijnen die gelden voor ICT-systemen;

d) Het beheer van het PGB-systeem vindt plaats door een publiekrechtelijke organisatie, gelet op

de aard van de informatie en de waarborging van privacy1;

e) Voor het PGB-systeem wordt een releasekalender opgesteld, zodat tijdig en juiste afstemming

kan plaatsvinden m.b.t. implementatie mijlpalen;

f) Behoudens eventuele taakverschuivingen (bijvoorbeeld ‘zorgovereenkomst naar gemeenten’)

blijft de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenten en de uitvoerende

organisatie gelijk. Ofwel vanaf het moment van insturen van het toekenningsbericht is de

beheerorganisatie van het PGB-systeem verantwoordelijk voor een juiste verwerking;

g) Beleidsvrijheid en procesvrijheid van gemeenten wordt gefaciliteerd door het systeem;

h) Gemeenten zijn gekoppeld met het PGB-systeem door berichtenuitwisseling met hun eigen ICT-

systemen via het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGk), of afhankelijk van nog vast te stellen

implementatie- en terugvalscenario’s in het PGB-systeem;

i) Gemeenten hebben toegang tot het PGB-systeem met behulp van een ‘verstrekkersportaal’, dat

als onderdeel van het nieuwe systeem wordt ontwikkeld;

j) Beschikbaarheid van het PGB-systeem is gegarandeerd, behoudens eventuele vooraf

aangegeven onderhoudsvensters. Tussen de nieuwe beheerorganisatie en VNG zullen hierover

nadere afspraken worden gemaakt;

k) Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de implementatie van verbeteringen in de eigen

organisatie en aanpassing van gemeentelijke ICT-systemen. Dit document stelt daarmee ook

eisen aan de zijde van gemeenten. Gemeenten kunnen dit alleen doorvoeren indien er een tijdig

implementatieplan ligt;

l) Implementatie van het PGB-systeem kent in redelijkheid voldoende voorbereidingstijd voor

gemeenten en de mogelijkheid om verbeteringen gespreid door te voeren;

m) Alle actieve budgetten en zorgovereenkomsten op 1 januari 2018 en verder worden

geconverteerd naar het nieuwe systeem. Oude gegevens moeten beschikbaar blijven bij de SVB;

n) Het huidige landschap bij de SVB blijft beschikbaar voor de volledige afwikkeling van de pgb’s in

2017 en eerdere jaren (correcties tot 5 jaar terug), en zolang het nieuwe systeem nog niet in

productie is genomen.

1 Kamerbrief VWS, ‘Beheer budgethoudersportaal PGB’, d.d. 22 februari 2017


2. Aanpak

2.1 Inventarisatie VNG heeft afgelopen jaren al meermalen de gebruikerseisen van gemeenten geïnventariseerd. Deze

eisen komen voort uit: 1) de invoering van het trekkingsrecht voor 1 januari 2015, 2) de aanpassing

van de systemen en processen gedurende de herstelwerkzaamheden en verbeteringen van het

huidige systeem, en 3) ter voorbereiding op de totstandkoming van de ICT-vernieuwingen bij de SVB

(o.a. Top-14 en Top-6). Al deze eerdere uitwerkingen zijn verzameld en hebben mede als input

gediend voor dit document. Dit document maakt al deze uitgangspunten en eisen expliciet voor de

bouwende partijen en waar mogelijk zijn referenties opgenomen naar besluitvorming en vaststelling

van deze uitgangspunten en eisen.

2.2 Vaststelling Vanwege de voortschrijdende ontwikkelingen en politiek bestuurlijke besluitvorming heeft de VNG

besloten de eisen ten aanzien van het PGB-systeem in dit document te verwoorden. Het document

is opgesteld in samenwerking met gemeenten en bij werkgroep PGB van de G4/G32 getoetst op

volledigheid en juistheid. Het document is aangeboden aan de VNG commissie Gezondheid &

Welzijn en na een schriftelijke ronde vastgesteld.

2.3 Toetsen Dit document met gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen wordt door gemeenten en VNG

tijdens het ontwikkeltraject gebruikt om bij de bouwende partijen (DSW/Vecozo en SVB) te toetsen

of de functionele eisen en wensen van gemeenten worden gewaarborgd.

Daarnaast zal dit document door gemeenten en VNG worden gebruikt tijdens het opstellen van de

acceptatiecriteria voor de acceptatietest van het PGB-systeem. Dit geldt enerzijds voor de

acceptatietest door een onafhankelijke partij die VWS als randvoorwaarde heeft gesteld aan ZN voor

het ‘om niet’ ontwikkelen van het budgethoudersportaal2, alsmede het oordeel van het over de

aansluiting van het portaal op de ICT-systemen van de SVB3 in een gezamenlijke ketentoets4. Dit

document dient vanuit VNG als input voor deze acceptatietest en ketentoets.

Bij de gebruikersacceptatietesten dient een representatieve vertegenwoordiging vanuit gemeenten

te worden betrokken, zodat goed kan worden getest of de uitgangspunten en gebruikerseisen goed

zijn gebouwd in het nieuwe PGB-systeem, dan wel dat de risico’s kunnen worden ingeschat als dit

niet zo is.

2 Brief van VWS aan ZN inzake ‘Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal’, d.d. 13 januari 2017 3 Kamerbrief VWS, ‘Voortgang portaal, pgb-Wlz en pgb-Zvw ’, d.d. 16 december 2016 4 Kamerbrief VWS, ‘Beheer budgethoudersportaal PGB’, d.d. 22 februari 2017


3. Randvoorwaarden

3.1 Kaders Gemeenten stellen de volgende kaders aan het (technische) systeem voor het pgb-trekkingsrecht.

Deze kaders komen voort uit de brief die de VNG heeft verstuurd aan de SVB5. Deze punten zijn

tevens als randvoorwaarden opgenomen in de brief van VWS aan ZN6. Deze kaders worden waar

nodig nader onderbouwd in de volgende paragrafen:

A) Gebruiksvriendelijkheid

Het systeem van het trekkingsrecht kent meerdere gebruikers. Primair moeten budgethouders met

bewezen technologie goed worden ondersteund om regie te kunnen voeren op de administratie van

hun pgb. Hiervoor vormen de functionele wensen van het portaal, zoals opgesteld door Per Saldo,

het uitgangspunt. Tevens moet het systeem aansluiten op het primaire proces van gemeenten en

verschillende vormen daarvan ondersteunen.

B) Betrouwbaarheid (kwaliteit)

Het systeem moet voldoen aan de geldende weten regelgeving. Het behoud van gegevens bij een

eventuele migratie moet zijn geborgd. Gegevens moeten gestandaardiseerd en digitaal worden

uitgewisseld en verwerkt, zodat synchronisatie van gegevens in de gemeentelijke systemen met de

centrale bronadministratie is geborgd. Tevens is het van belang voor gemeenten om continu inzicht

te hebben in de gegevens van budgethouders en is managementinformatie vereist om de

budgethouders goed te kunnen ondersteunen en grip te houden.

C) Bewezen technologie en kennis

Na de moeizame invoering van het pgb-trekkingsrecht kiezen gemeenten nu voor zekerheid en

stabiliteit. Als gemeenten zijn we zelf al bezig om het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGk) ook

geschikt te maken voor de berichtenuitwisseling binnen de keten. De nieuwe ICT moet dan ook

bewezen technologie bevatten en hierop kunnen aansluiten (o.a. gebruik van i-Standaarden, tenzij).

Tevens moet opgedane kennis en ervaringen van de SVB worden hergebruikt.

D) Planning

De staatssecretaris van VWS heeft aan de Kamer toegezegd dat begin 2018 de budgethouders en

gemeenten de verbeteringen kunnen gebruiken, wat betekent dat in ieder geval in het laatste

kwartaal van 2017 het PGB-systeem operationeel moet zijn. De keten is gebaat bij een tijdige

oplevering van de resultaten en verbeteringen, mits niet wordt ingeboet op de stabiliteit van het

huidige systeem. Zorgvuldigheid in het belang van een stabiel goed functionerend systeem voor

budgethouders en gemeenten staat voorop.

E) Beheersbaarheid (exploitatie)

Voor gemeenten is niet alleen de implementatie van belang, maar staat juist de beheersbaarheid

van het nieuwe (technische) systeem centraal. VNG wil één verantwoordelijke partij met

publiekrechtelijke borging als aanspreekpunt voor het gehele systeem van de uitvoering van het

5 Brief VNG aan SVB, ‘Verzoek om plan van aanpak voor pgb-trekkingsrecht’, d.d. 28 november 2016 6 Brief van VWS aan ZN inzake ‘Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal’, d.d. 13 januari 2017


trekkingsrecht. Deze (tijdelijke) beheerorganisatie moet zijn ingericht, voordat het PGB-syteem in

gebruik kan worden genomen (ook ten behoeve van het testen en delen van data).

F) Kosten efficiënt

Gemeenten gaan ervanuit dat de noodzakelijke ICT-investeringen zullen leiden tot een efficiënt

werkend systeem. Uitgangspunt is dat de huidige exploitatiekosten met de helft moeten worden

gereduceerd en de investeringen zich binnen drie jaar terugverdienen7. Dit wordt meegenomen als

onderdeel van reeds bestaande audit-cycli.

G) Overdraagbaarheid

Het oorspronkelijke kader voor de ICT-investeringen blijft gelden conform de afspraken van het

bestuurlijk overleg van 15 juni 2016, wat betekent dat de investeringen zich binnen een redelijke

termijn kwantitatief of kwalitatief dienen terug te verdienen, dan wel overdraagbaar zijn.

H) Onderaannemerschap

Het staat de bouw- en beheerpartij vrij om ook gebruik te maken van de kennis en kunde van andere

partijen. Uitgangspunt is dat gemeenten geen last en hinder ondervinden van eventuele

onderaannemers. Uitgangspunt is dat onderaannemerschap voor het beheer volgens wetgeving en

overheidsrichtlijnen plaatsvindt.

I) Onafhankelijke (acceptatie-)toets

Voor oplevering zal een onafhankelijk test moeten worden uitgevoerd of het gebouwde systeem tot

het bovenstaande geformuleerde resultaat leidt. Dit geldt enerzijds voor de acceptatietest door een

onafhankelijke partij die VWS als randvoorwaarde heeft gesteld aan ZN voor het ‘om niet’

ontwikkelen van het budgethoudersportaal8, alsmede het oordeel van het over de aansluiting van

het portaal op de ICT-systemen van de SVB9 in een gezamenlijke ketentoets10. Doel van de toets zijn

waarborging van de functionele eisen van gemeenten, maar ook controle van de technische

kwaliteit, onderhoudbaarheid en toekomstvastheid van het systeem.

3.2 Wet- en regelgeving Het PGB-systeem moet blijvend voldoen aan geldende weten regelgeving. Toekomstige wijzigingen

in weten regelgeving moet in het systeem worden doorgevoerd. Kader dat hiervoor geldt betreft in

ieder geval de volgende weten regelgeving.

Taken en verantwoordelijkheden gemeenten

Wmo 2015, Jeugdwet en daarmee samenhangende besluiten en regelingen

Wetten, regelingen en protocollen m.b.t. verantwoordingsprocessen door budgetverstrekkers

(BADO MinBZK)

Wbp (Wet Bescherming Persoonsgegevens)/AVG (vanaf 25 mei 2018)

Wet gegevensverwerking en meldplicht cybersecurity (aanhangig in Eerste Kamer)

Normen en voorschriften uit de vaktechniek van accountancy (NBA)

7 Top-14 investeren in ICT bij de SVB, versie 0.91, 21 september 2016 8 Brief van VWS aan ZN inzake ‘Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal’, d.d. 13 januari 2017 9 Kamerbrief VWS, ‘Voortgang portaal, pgb-Wlz en pgb-Zvw ’, d.d. 16 december 2016 10 Kamerbrief VWS, ‘Beheer budgethoudersportaal PGB’, d.d. 22 februari 2017


Lokaal beleid per gemeente (beleidsvrijheid gemeenten) m.b.t. toekenning van pgb’s,

proceskeuzes, oneigenlijk gebruik, etc.

Systemen

Wet- en regelgeving en richtlijnen vanuit het Rijk (tenminste Archiefwet, GDI en DigiD)

Informatiebeveiliging (BIR, BIG, NEN normen rondom informatiebeveiliging)

ISAE 3402 type 2

Data

Wetgeving rondom het gebruik en beheer van basisregistraties (o.a. GBA/BRP)

Archiefwet

Minimale dataset voor controles op zorgovereenkomsten en declaraties, zoals vastgesteld in de

keten tijdens het overleg Ketenregie van 8 september 2016

Verplicht model zorgovereenkomsten, zoals verplicht vanaf 1 april 2017

Mogelijke verplicht model declaratieformulier (nog nader te bepalen)


4. Gebruikerseisen

4.1 Primair proces gemeenten (incl. beleidsvrijheid) Doelen

Het PGB-systeem moet uit kunnen gaan van ‘procesonafhankelijkheid’. Dit betekent dat het

systeem elke gemeentelijke procesvariant moet kunnen ondersteunen, ongeacht dus welke stap

het eerst gezet wordt.

Procesinrichtingen

a) Proces omtrent afgeven van een beschikking

Voor het afgeven van de beschikking willen gemeenten dat het systeem procesonafhankelijk

werkt met betrekking tot het insturen van het toekenningsbericht en het accorderen van de

zorgovereenkomst. Dit betekent dat het systeem de volgende mogelijkheden moet faciliteren: 1)

Eerst een zorgovereenkomst opstellen en accorderen, dan pas een beschikking afgeven en

toekenningsbericht insturen; 2) eerst beschikking afgeven en toekenningsbericht insturen,

waarna de budgethouder vervolgens een zorgovereenkomst kan opstellen.

b) Declaratie- en facturatieproces

Er zijn verschillende manieren voor het automatiseren van het declaratieproces. Zo wordt er

gesproken over de mogelijkheid om geen uploads van facturen meer te doen voor digitaal

ingediende facturen. De budgethouder voert alleen data van een factuur in, inclusief gewerkte

uren en de periode van de factuur. Op dit moment eisen accountants van gemeenten

prestatieverklaringen, waarbij ook het bewijsstuk van declaraties nodig zijn. Om administratieve

lasten aan de achterkant te voorkomen en budgethouders hiermee lastig te vallen, eisen

gemeenten dat facturen worden geupload in het systeem.

c) Intramaand

Binnen het gemeentelijk domein geldt dat toekennen, wijzigen en afsluiten van budgetten op

ieder gewenst moment van de maand moet kunnen plaatsvinden en worden verwerkt.

d) Meerjarige budgetten

Gemeenten beschikken pgb’s voor verschillende termijnen, afhankelijk van de zorgbehoefte van

budgethouders. De toekenningen voor budget willen gemeenten kunnen koppelen aan de duur

van de beschikking, wat betekent dat het systeem meerjarige budgetten moet kunnen faciliteren

e) Zorgfuncties en ‘schotten’

Het systeem ondersteunt het gebruik van zorgfuncties en biedt gemeenten optioneel de

mogelijkheid om de registratie in het PGB-systeem met, zonder of met een combinatie van

verschillende zorgfuncties te kunnen voeren. Gemeenten moeten individueel per budgethouder

een keuze kunnen maken hoe zij willen sturen op de inzet, kwaliteit en resultaat van pgb-zorg.

Als gemeenten werken met zorgdifferentiatie moet dit door gemeenten in de beschikking

worden opgenomen, en moet dit doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/

facturen. Het ‘schotten’ wordt door het systeem gefaciliteerd, op voorwaarde dat gemeenten dit

ook in hun toekenningsberichten aangeven. Het systeem moet dus kunnen faciliteren dat er een

‘schot’ kan worden geplaatst tussen de verschillende zorgfunctiebudgetten, dat er wordt

gewerkt met een arrangement van zorgfuncties, dan wel een integraal pgb-budget.

Onafhankelijk van de zorgfuncties geldt dat gemeenten ‘schotten’ willen kunnen plaatsen tussen

verschillende vormen van zorg met aparte zorgovereenkomsten. Specifiek betreft dit een ‘schot’

tussen formele en informele zorg.


f) Wijzigingen en accordering

Het PGB-systeem legt automatisch alle wijzigingen voor aan gemeenten met betrekking tot

zorgovereenkomsten en/of gegevens van budgethouders (o.a. machtigingen), zodat gemeenten

dit kunnen toetsen aan het recht op een pgb en hierover een besluit kunnen nemen.

g) Misbruik, fraude en (de)blokkeringen

Het systeem moet het opsporen en acteren op misbruik en fraude faciliteren. Dit geldt voor

signaleringen bij vermoedens van fraude en signalering bij bijzonder gebruik op basis van logging

van gegevens. Daarnaast moeten mogelijkheden worden geboden om hierop te acteren vanuit

gemeenten door op het niveau van declaratie, budgethouder en zorgverlener (tijdelijk) te

kunnen (de)blokkeren.

h) Delegatie van taken

Er zijn gemeenten die de pgb taken voor andere gemeenten uitvoeren (bijvoorbeeld in het kader

van beschermd wonen). Anderzijds zijn er ook gemeenten die hun taken rondom pgb’s (deels)

uitbesteden, soms ook aan private partijen. Dit moet mogelijk zijn en worden gefaciliteerd

vanuit het PGB-systeem, bij voorkeur via ‘single sign on’ en het gebruik van gemeentecodes.

4.2 Portaal voor gemeentemedewerkers11 Doelen

Faciliteren van een realtime integraal klantbeeld

Inzicht geven in (betaal) en budgetgegevens (‘self-service’ voor gemeenten)

Inzicht geven in zorgverleners binnen de gemeente (formeel, informeel en per type zorg)

Inzicht geven in facturen, machtigingsformulieren en wijzigingsformulieren (op

zorgovereenkomsten/vertegenwoordigers)

Mogelijkheid tot uitvoeren acties op niveau van zorgverlener, budgethouder,

vertegenwoordiger, declaratie en ZOK

Mogelijkheid voor downloaden van samengestelde informatie t.b.v. management rapportages

Mogelijkheid voor gemeenteprofielen, waarin beleidskeuzes per gemeente kunnen worden

ingesteld

Toegang

Uitgangspunt voor toegang vanuit gemeenten is ‘single sign on’

Gemeenten maken nu gebruik van Gemnet voor authenticatie en autorisatie. Vanuit Gemnet

worden de loginnaam, de wetrollen (voor welke wet is een gebruiker geautoriseerd) en de rol

van de ingelogde medewerker meegegeven

Gewenst: doorontwikkeling op basis van e-overheidsstandaarden (eID, eHerkenning, etc.) voor

het inloggen door gemeentemedewerkers

Randvoorwaarden

Minimaal hetzelfde aan functionaliteit als wat we nu hebben, aangevuld met de mogelijkheid

om te kunnen werken met gemeenteprofielen en de mogelijkheid om op individueel

budgethouder niveau de procesgang te kunnen beïnvloeden (zorgfuncties, blokkeringen, etc.)

Publiek beheerd vanaf het moment dat een pilot of invoer /migratie van data start

11 Reeds in samenspraak ontwikkeld bij de totstandkoming van de Top-14 van de SVB, document: ‘Impact Analyse 01; Portaal voor verstrekkers’, september 2016


Lijst met functionaliteiten

Functionaliteiten Toelichting

a) Raadplegen budgethouder Gegevens kunnen worden bekeken voor zover geautoriseerd

gezien de rol, gemeente en wet

b) Raadplegen zorgverlener Inzicht geven in zorgverleners binnen de gemeente (formeel,

informeel en per type zorg)

c) Raadplegen vertegenwoordiger

Inzicht in vertegenwoordigers binnen de gemeente, soort

vertegenwoordiger (gemachtigde, wettelijk vertegenwoordiger)

en per budgethouder (incl. rechten en verantwoordelijkheden)

d) Raadplegen zorgovereenkomst

Inzicht geven in zorgovereenkomsten (en wijzigingen) met

terugwerkende kracht

e) Raadplegen budget (incl. tkb en uitputting/declaraties)

f) Raadplegen bevoorschotting Inzicht in hoogte van de bevoorschotting bij de SVB per wet

(Wmo, Jeugdwet en apart voor beschermd wonen)

g) Raadplegen audit trail Mbt. fraudesignalen

h) Raadplegen ziek- en betermeldingen

Dit betreft ziek- en betermeldingen van zorgverleners van

budgethouders binnen de gemeente

i) Raadplegen klantcontacten helpdesk

Vastgelegde contacten vanuit de helpdesk bij de SVB moeten voor gemeenten inzichtelijk zijn

j) Raadplegen fraudesignalen Obv. signaleringen moeten gemeenten fraudesignalen kunnen

raadplegen en hierop kunnen acteren

k) Raadplegen management- en sturingsinformatie

Zie ook paragraaf 4.8

l) Goed- of afkeuren zorgovereenkomst

Eventueel met een optie voor ‘on hold, in afwachting van nadere informatie’, zodat dit als status voor de gemeente helder is en actie bij de budgethouder bekend is

m) Invoeren maximum zorgtarief per eenheid per zorgfunctie

Het maximum zorgtarief kan per zorgfunctie ongeacht de eenheid worden ingevoerd (zie ook de proceskeuzes, paragraaf 4.3)

n) Accorderen wijzigingen O.a. tarieven, tijdelijk andere zorgverlener binnen bestaande

contract, etc.

o) (De)blokkeren Tijdelijk of definitief blokkeren, deblokkeren, op niveau van

zorgverlener (binnen gemeenten en andere verstrekkers krijgen

een signaal) en/of budgethouder

p) Declaraties voorcontroleren Bij bepaalde budgethouders is toetsing van de declaratie voor betaling door de gemeente in en uit te stellen

q) Onderhouden autorisatie De beheerder voegt medewerkers toe, en koppelt één of meer

rollen aan deze medewerker

r) Onderhouden proceskeuzes Functionaliteit om proceskeuzes te maken door verstrekker en

in te stellen via gemeenteprofiel, waarbij het systeem hierop

automatisch (digitaal) controleert (zie paragraaf 4.3)

s) Onderhouden schermindeling

Beheerder van een verstrekker past de indeling van het

dashboard voor de eigen organisatie aan. Het dashboard kan

per rol verschillen

t) Instellen en ontvangen van notificaties

Van welke notificaties de gebruiker een signaal in het portaal of

bericht van GGk (wordt nog ontwikkeld) wenst te ontvangen



u) Selecties voor specifieke productietaken

Via het verstrekkersmenu van het systeem zijn meerdere selecties toe te passen en is lijstwerk te genereren.

v) Actueel kantbeeld Actuele status van budgetten, zorgovereenkomsten, uitnutting, etc.

w) Track and trace Volgen van status afhandeling processen (declaraties, zorgovereenkomsten, etc)

x) Archief Inzien documenten (zorgovereenkomsten, declaraties, urenbriefjes)

y) Optioneel: upload mogelijkheid tkb’s

Afhankelijk van het ‘plan B’ moeten gemeenten tkb’s kunnen uploaden in het portaal, zoals dit nu ook kan in het portaal bij de SVB

z) Optioneel: arbeidsrechtelijke toets

Functionaliteit om (delen van) de arbeidsrechtelijke toets te laten uitvoeren door de SVB

NB. Voor de in de tabel benoemde functionaliteiten voor het raadplegen van functionaliteiten, geldt

dat gemeenten deze ook altijd in de vorm van ‘lijstwerk’ kunnen draaien.

4.3 Proceskeuzes gemeenten12 Doelen

Ondersteunen van het eigen beleid van gemeenten bij de uitvoering van het pgb, zoals

zorgfuncties (zie hierna) of een integraal pgb.

Beter aansluiten bij de (interne) gemeentelijke processen.

Verhogen van de digitaliseringsgraad en voorkomen van handmatige verwerken en controle

Realiseren van een rechtmatig proces dat aansluit op wetgeving én gemeentelijk beleid, inclusief

ondersteuning van gemeentelijke samenwerkingsverbanden of BPO-constructies (vb. Zorg-

Lokaal).

Aandachtspunt

Voor uitvoeringstoets (mbt. project ‘ZOK naar voren gemeenten’): onderzoeken van de

mogelijkheid om wel/geen gebruik te maken van de SVB om de arbeidsrechtelijke toets op

zorgovereenkomsten uit te laten voeren. Als dit mogelijk is, betreft dit een proceskeuze.

Gevolgen

Inrichten van de financiële administratie en registers om proceskeuzes mogelijk te maken die

per individuele gemeente kunnen worden ingesteld.

Via het portaal wordt de gemeente de mogelijkheid geboden om vast te leggen hoe de

gemeente wil omgaan met de proceskeuzes.

Randvoorwaarden

Een proceskeuze geldt per wet/zorgfunctie13 per gemeente.

Een proceskeuze is van toepassing op alle budgethouders per wet/zorgfunctie van een

gemeente.

12 Reeds in samenspraak ontwikkeld bij de totstandkoming van de Top-14 van de SVB, document: ‘Impact Analyse 13; Faciliteren proceskeuzes’, september 2016 13 Omissie in het huidige systeem is dat ‘beschermd wonen’ niet apart inzichtelijk kan worden gemaakt. Door het gebruik van zorgfuncties moet dit probleem worden opgelost en daarnaast kan de huidige indeling op Wmo BG en Wmo HH worden losgelaten.


Proceskeuzes zijn onderdeel van de controles en business rules in het PGB-systeem. Dit betekent

dat zorgovereenkomsten en declaraties kunnen worden afgekeurd vanwege incompatibiliteit

met de daaraan gestelde business rules (waaronder de proceskeuzes) die per gemeente

instelbaar zijn.

Proceskeuzes die validaties strenger maken mogen uitsluitend met een ingangsdatum in de

toekomst ingevoerd kunnen worden, zodat er dus geen betalingen met terugwerkende kracht

onrechtmatig kunnen worden.

Lijst met proceskeuzes

Proceskeuzes

a) Tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per wet/zorgfunctie) formele zorg14

b) Tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per wet/zorgfunctie) informele zorg15

c) Wel/geen bandbreedte van x% toestaan in controle op maximum tarief

d) Toetsing op maximum tarief uitzetten16

e) Wel/geen vast maandloon/4-wekenloon

f) Wel/geen eenmalige uitkering bij overlijden budgethouder

g) Wel/geen compensatie budget (vervangende zorgkosten) bij ziekte

h) Wel/geen reiskosten zorgverlener

i) Wel/geen feestdagenuitkering

j) Wel/geen controle op bijkomende zorgkosten

k) Wel/geen verantwoordingsvrij bedrag VVB

4.4 Functiesoorten (zorgfuncties/productcategorieën) Doelen

Productcategorieën kunnen een plek krijgen in de landelijke financiële verantwoording die

gemeenten moeten afleggen aan het ministerie van Binnenlandse Zaken

Productcategorieën kunnen door gemeenten gebruikt worden in de verantwoording aan college

van B&W en gemeenteraad

Productcategorieën kunnen door gemeenten gebruikt worden in de operationele

sturingsinformatie

In de afstemming met CAK over eigen bijdrage zijn de productindelingen noodzakelijk

Realisatie van een uniforme werkwijze voor zowel zorg in natura als pgb, door de voor iWmo en

iJw breed vastgestelde productcategorieën te hanteren

Randvoorwaarden

In het gemeentelijk domein bestaat de mogelijkheid voor differentie van de zorg door middel

van zorgfuncties. Gemeenten kunnen een integraal budget afgeven voor zorg, maar hebben ook

de mogelijkheid om een budget op te splitsen in meerdere zorgfuncties of een combinatie ervan

(arrangementen). Deze zorgdifferenties wordt door gemeenten in de beschikking opgenomen,

en moet doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/facturen.

14 Bedoeld wordt dat de tarieven collectief kunnen worden ingevoerd. Dit staat los van de expliciete goed/afkeuring van een zorgovereenkomst. 15 Gemeenten willen kunnen sturen op verschillende vormen van zorg. Specifiek geldt dit voor formele en informele zorg, waartussen ook ‘schotten’ moeten kunnen worden geplaatst. Verder geldt dat ook voor informele zorg collectief de tarieven kunnen worden ingevoerd. Dit staat los van de expliciete goed/afkeuring van een zorgovereenkomst. 16 Door het uitzetten van het maximum tarief kunnen ook resultaatgerichte pgb’s mogelijk worden gemaakt.


Indien er gebruik wordt gemaakt van zorgfuncties, dan moeten ook de zorgovereenkomsten,

declaraties en budgetafsluitingen gebruik maken van deze indeling (differentiatie aan de

voorkant zorgt voor differentiatie in het hele proces).

Uitgangspunt is dat gemeenten beleidsvrijheid hebben in de uitvoering van de Wmo en

Jeugdwet. In het berichtenverkeer wisselen gemeenten informatie uit over zorgproducten die

budgethouders mogen afnemen bij hun zorgverleners. Voor een gestandaardiseerde werkwijze

en uitwisseling zijn hierover afspraken gemaakt binnen de iWmo en iJw. Deze

productcodestructuren zijn leidend voor de zorgfuncties/productcategorieën vastgesteld, die

verplicht gebruikt moeten worden in de berichten.

Het gebruik van zorgfuncties staat los van de keuze hoe gemeenten sturen op de uitnutting van

het pgb budget. Hierin zijn verschillende opties die moeten worden gefaciliteerd (integraal pgb,

zorgarrangementen, ‘schotten’).

Algemene zorgfunctie

Als een gemeente het toestaat dat er over zorgfunctiebudgetten heen mag worden

gedeclareerd, dan is er sprake van een integraal toegekend budget. Feitelijk worden dan geen

gedifferentieerde zorgfunctiebudgetten aangeleverd maar een budget dat binnen de wettelijke

regeling vrijelijk kan worden besteed. In de bedrijfsregels van de 501/502 (TKB2.0) is voorzien in

een dergelijk arrangementsbudget, namelijk zorgfunctie 99.

Functiesoorten Wmo17

Code Betekenis

01 Hulp bij het huishouden

02 Begeleiding

03 Persoonlijke verzorging

04 Kortdurend verblijf

05 Woondiensten

06 Overige ondersteuning zelfstandig leven

07 Dagbesteding

08 Vervoerdiensten

09 Overige groepsgerichte ondersteuning

10 Overige maatwerk arrangementen

11 Rolstoelen

12 Vervoervoorzieningen

13 Woonvoorzieningen

14 Overige hulpmiddelen

15 Beschermd wonen

16 Opvang

17 Spoedopvang

18 Overige opvang en beschermd wonen

99 Integraal budget Wmo

17 Zie ook: https://modellen.istandaarden.nl/wmo/iwmo2_0/index.php/WMO020 en https://www.istandaarden.nl/istandaarden/iwmo/werken-met-iwmo-20/tabellen

https://modellen.istandaarden.nl/wmo/iwmo2_0/index.php/WMO020

https://www.istandaarden.nl/istandaarden/iwmo/werken-met-iwmo-20/tabellen


Functiesoorten Jeugd18

Code Betekenis

31 (2015) Zonder verblijf: uitgevoerd door wijk- of buurtteam

32 (2015) Zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder

33 (2015) Zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder

34 (2015) Zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige

35 (2015) Met verblijf: pleegzorg

36 (2015) Met verblijf: gezinsgericht

37 (2015) Met verblijf: gesloten plaatsing

38 (2015) Met verblijf: overig residentieel

40 Persoonlijke verzorging

41 Dagbehandeling

42 Vervoerdiensten

43 Jeugdhulp verblijf (incl. behandeling)

44 Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling)

45 Jeugdhulp ambulant

46 Jeugdhulp crisis

47 Jeugdreclassering

48 Jeugdbescherming

49 Activiteiten in het preventief justitieel kader

50 Maatwerkarrangementen jeugd

51 Generalistische basis-ggz

52 Specialistische ggz

53 Kindergeneeskunde

99 Integraal budget Jeugdwet

4.5 Berichtenverkeer19 Achtergrond

Voor een goede werking van het PGB-systeem moet dit systeem beschikken over de gegevens

van gemeenten. Voor eenduidige en efficiënte informatie-uitwisseling is standaardisatie van het

berichtenverkeer noodzakelijk. Dat heeft geleid tot de informatiestandaard iPgb, die

randvoorwaardelijk is voor de gegevensuitwisseling in het trekkingsrecht.

Het informatieverkeer verloopt via elektronische berichten, en op basis van landelijk gemaakte

afspraken en vastgestelde regels. In de iPgb-berichten is XML de primaire taal: de specificaties

van iPgb bestaan uit XML-schemadefinities (XSD's). De XSD’s zijn voor de iPgb-berichten

beschikbaar.

Het berichtenverkeer met gemeenten verloopt via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk).

Op deze wijze kunnen gemeenten geautomatiseerd en beveiligd digitale gegevens uitwisselen

met andere ketenpartners in het sociaal domein. Het GGk is aangesloten op een landelijke

infrastructuur. Sinds 2015 wordt het GGk al volop gebruikt voor de uitwisseling van gegevens

met zorgaanbieders voor zorg in natura. In het overleg ketenregie van 15 december 2016 is

ingestemd met de samenwerkingsafspraken en daarmee met de afspraak dat op 1 januari 2018

18 Zie ook: https://modellen.istandaarden.nl/jw/ijw2_0/index.php/JZ020 19 Zie ook: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/ipgb

https://modellen.istandaarden.nl/jw/ijw2_0/index.php/JZ020

https://www.istandaarden.nl/istandaarden/ipgb


tenminste 50% van de gemeenten de toekenningsberichten via het GGk aanlevert, d.w.z.

minimaal via de portaalfunctie en waar mogelijk als webservice.

Doelen

Realiseren van functionaliteit om via het GGk toekenningen, wijzigingen, intrekkingen en

beëindigingen door te geven aan de bronadministratie op basis van berichten van gemeenten

via het iPgb-berichtenverkeer (inclusief retourberichten)

Realiseren van functionaliteit om via het GGk budgetafsluitingsberichten te ontvangen van de

bronadministratie via het ipgb-berichtenverkeer (inclusief retourberichten)

Terugdringen van de papierstroom voor wijzigingen vanuit verstrekkers

Vermindering van administratieve lasten

Verhoging van de kwaliteit van de data door controles in het bericht, bij de verwerking en door

directe terugkoppeling

Randvoorwaarden

Alle berichtenverkeer van en met gemeenten verloopt via het GGk

De berichtdefinitie (en bedrijfsregels) is vastgesteld in afstemming met alle betrokken partijen

en bevat voldoende gegevens om aan alle requirements te kunnen voldoen

Het PGB-systeem moet bij invoering zowel de iPgb1.0 als ook de iPgb2.0 standaard

ondersteunen20. Het nieuwe toekenningsbericht komt immers in het najaar van 2017

beschikbaar en moet uiterlijk 1 november 2017 in productie zijn in het PGB-systeem. Dit vraagt

om een conversie/transitieperiode waarbij het TKB1.0 bericht en de 501/502 (TKB2.0) naast

elkaar kunnen bestaan. Uiteraard moet per gemeenten per tijdseenheid een duidelijke keuze

worden gemaakt.

Het insturen van een TKB (zowel versie 1.0 als 2.0) moet als ‘terugvalscenario’ mogelijk blijven

via het nieuwe verstrekkersportaal (afhankelijk van de implementatiescenario’s die nog moeten

worden vastgesteld).

Functionaliteiten


a) Doorgeven van een budget, budgetperiode en budgethouder

Via TKB (versie 1.0 en 501/502) via het GGk

b) Wijzigen, beëindigen en intrekken van een budget en budgetperiode.

Via TKB (versie 1.0 en 501/502) via het GGk

c) Doorgeven wijziging budgethouder

Gebruik van TKB (bijvoorbeeld bij verhuizing binnen de gemeente)

d) Doorgeven/wijziging vertegenwoordiger

Hieronder valt ook het toevoegen / wijzigen/ intrekken van een

vertegenwoordiger bij een budgethouder. Gebruik van het TKB

20 Volgens de huidige planning wordt het Toekenningsbericht (TKB) 2.0 in het najaar van 2017 in gebruik genomen. Het Budgetafsluitbericht (BAB) 2.0 volgt begin 2018. Om dit mogelijk te maken worden de definitieve specificaties van de twee iPgb-berichten in april 2017 gepubliceerd op: http://www.istandaarden.nl/.

http://www.istandaarden.nl/



e) Budget afsluiting na einde budgetperiode en tbv de jaarafsluiting.

Via BAB (versie 1.0 en 507/508) via het GGk

f) Ontvangen van signalen Bericht nog te ontwikkelen (bijvoorbeeld bij combi’s en

buitengewone uitnutting van budgetten)

Overige berichten

Na oplevering van de specificaties van de TKB2.0 en BAB2.0, wordt bekeken welke volgende

berichten moeten worden uitgewerkt: signaalbericht, bericht zorgovereenkomst,

declaratie/facturatie berichten, etc. Hierbij wordt ook onderzocht of reeds bestaande iWmo en iJw

berichten kunnen worden toegepast. De doorontwikkeling van het PGB-systeem moet aansluiten op

deze berichten.

4.6 Koppeling externe systemen (incl. CAK voor eigen bijdrage) Doelen

Directe koppeling voor controle van gegevens met BRP/GBA, RNI en NHR (en eventuele andere

basisregistraties)

Directe koppeling voor uitwisseling (op basis van berichten) tussen de bronadministratie en het

CAK. Het betreft hier berichten die te maken hebben met de toekenning van het budget in

relatie tot de inning van de eigen bijdrage en budgetuitnutting in relatie tot de jaarafsluiting (of

budgetbeëindiging) en verwerking/bijstelling van de eigen bijdrage van de budgethouder

Beter aansluiten bij het proces van gemeente en het CAK inzake de eigen bijdrage

Verbetering rechtmatigheid, waarbij aan de voorkant van het proces kan worden aangesloten op

de uitgangspunten en beleid dat gemeenten hebben opgesteld voor eigen bijdrage (bijvoorbeeld

via een gemaximeerd bedrag)

Vermindering van administratieve lasten

Uitgangspunt

Er mogen geen afwijkingen ontstaan in de gegevens van CAK versus gegevens van de gemeente.

De gemeente blijft als vertrekker de bron van de gegevens (op basis van afgegeven

beschikkingen). Wanneer de beheerorganisatie van het PGB-systeem vervolgens communiceert

met het CAK over dezelfde gegevens moeten er garanties worden ingebouwd dat dit niet tot

vervuiling leidt bij de gemeente

Toelichting gebruikerseis koppeling CAK

Indien een verstrekker aan een budgethouder een PGB toekent, dan wordt vervolgens door het

CAK de eigen bijdrage voor de budgethouder berekend. Het CAK doet dit op basis van het

toegekende budget, waarna maandelijks de persoonlijke bijdrage rechtstreeks bij de

budgethouder wordt geïnd.

Diverse gemeenten hebben eigen beleid rondom eigen bijdrage. Zodoende willen gemeenten

aan de voorkant kunnen sturen, bijvoorbeeld door wel of geen gebruik te maken van een eigen


bijdrage21 en/of een gemaximeerd bedrag aan eigen bijdragen (per periode) te koppelen. Voor

de rechtmatigheid moet dit kunnen worden meegegeven en worden gecontroleerd.

Na afsluiting van het budget moet het CAK nagaan of op basis van de werkelijk bestede

zorgkosten de eigen bijdrage juist is. Bij ‘onderbesteding’ van het budget krijgt de budgethouder

in sommige gevallen naar rato een deel van de eigen bijdrage teruggestort (afhankelijk van

onder andere het inkomen). Deze berekening vindt in elk geval aan het einde van elk budgetjaar

plaats, maar kan ook plaatsvinden bij tussentijdse afsluiting van het budget (bijvoorbeeld bij

overlijden, emigratie, stopzetten van de zorg).

Afhandeling van de eigen bijdrage vraagt nu veel handmatig werk bij gemeenten, omdat

zorgfuncties niet worden vastgelegd en er geen directe koppeling is met het CAK.

Het nieuwe systeem moet, direct bij de toekenning en na afsluiting van een budget, onder

bepaalde voorwaarden, de gegevens direct aan het CAK beschikbaar kunnen stellen. Bij voorkeur

verloop dit via het 501/502 en 507/508 (BAB) bericht.

Aandachtspunt is dat met het CAK moet worden afgestemd over de mogelijkheden van

koppeling, de inhoud van de berichten en de afstemming over de eventuele aanpassingen die

aan de zijde van het CAK moeten worden gerealiseerd om de berichten ook te kunnen

ontvangen en verwerken. De laatste stand van zaken is dat het CAK ook bezig is met ICT-

vernieuwingen en een koppeling op zijn vroegst op 1 januari 2018 kan worden gerealiseerd.

4.7 Papieren stroom Doelen

Eenduidige verwerking van op papier/digitaal ingediende zorgovereenkomsten en declaraties

Integraal overzicht in het nieuwe systeem van zorgovereenkomsten en declaraties (en daarvan

afgeleid budgetbeheer), ongeacht wijze van aanlevering op papier/digitaal

Systeemondersteuning voor papieren verwerking heeft voor gemeenten, waar nodig en

relevant, directe controles en terugkoppeling

Digitaal werken wordt gepromoot en ondersteund. Budgethouders/zorgverleners die eerst op

papier werken kunnen later altijd nog overstappen op digitaal werken in het portaal

Reduceren administratieve lasten

Toelichting

Papieren stroom omvat het scannen, digitaliseren van gegevens en het aanmaken van brieven

voor die budgethouders die op papier willen werken (inkomende en uitgaande stroom)

Voor zorgovereenkomsten geldt dat de standaard modellen per 1 april 2017 het uitgangspunt

vormen.

Voor declaraties geldt dat het formulier nog niet is gestandaardiseerd (onderwerp op de

Ketenbrede werkagenda 2017)

Gebruikerseisen

De verwerking van papieren en digitale aanlevering is zoveel mogelijk gelijk. Dit zodat

verwerking eenduidig is (duidelijk/eerlijk). Hier komt o.a. uit voort dat dezelfde controles

worden toegepast op papieren aanlevering als op digitale aanlevering

Het systeem herkent de gescande data op de zorgovereenkomst en declaraties

21 Gezien het aandachtspunt dat de mogelijkheden van de koppeling nog in onderzoek zijn met het CAK is deze optie nog niet als proceskeuze gedefinieerd.


Inkomende post: via de scanstraatvoorziening (nog nader te bepalen waar deze wordt

gepositioneerd: beheerorganisatie/SVB) wordt papieren input eerst gescand, alvorens het wordt

ingevoerd in het nieuwe systeem

Uitgaande post: post voor de budgethouder wordt via de PGB-applicatie gegenereerd, eventueel

per gemeente instelbaar of dit op eigen briefpapier plaatsvindt, en via de beheerorganisatie/SVB

verzonden (nog nader te bepalen afhankelijk van implementatie scenario’s), dan wel als PDF

geplaatst in de Berichtenbox MijnOverheid.

4.8 Management informatie Doelen

Om de prestaties van de keten als geheel en van de afzonderlijke ketenpartijen in samenhang te

kunnen managen en verantwoorden levert het systeem management- en stuurinformatie

Informatie kan op geaggregeerd niveau (landelijk, lokaal per gemeente/regio, beheerorganisatie

en SVB) voor verantwoordingsdoeleinden worden opgevraagd

Tevens levert het systeem productie-informatie (procesvoortgang) over declaraties,

zorgovereenkomsten en verwerking van de verschillende in gebruik zijnde berichten (o.a. TKB en

BAB)

Toelichting

Het stelsel van trekkingsrechten wordt in een keten uitgevoerd door verschillende ketenpartijen

waarbij de rollen en de verantwoordelijkheden van de ketenpartijen verschillen. Om de

prestaties van de keten als geheel en van de afzonderlijke ketenpartijen in samenhang te kunnen

managen en verantwoorden is management- en stuurinformatie nodig.

Management-, stuur- en productie-informatie wordt getoond in het verstrekkersportaal van

gemeenten

Op detaillistisch niveau voor sturingsdoeleinden wordt tevens een BI-mogelijkheid geboden in

het PGB-systeem om eigenstandig selecties uit te kunnen voeren op een recente kopie van de

productiebestanden (van de beheerorganisatie en de SVB). Tevens zijn hierin voor gedefinieerde

selecties opgenomen van de meest gewenste zoekopdrachten (bijvoorbeeld het niveau van

maximum tarieven, aanstaande einddata van zorgovereenkomsten, aanstaande einddata van

budgetperiodes, etc.)

De BI-voorziening wordt gerealiseerd m.b.v. een koppeling met de PGB-applicatie(s) en

ontsloten via de verstrekkerstoegang. Realisatie en beheer dient te worden ingeregeld zonder

dat dit intervenieert met de reguliere productie.


Bijlage: Overzicht randvoorwaarden en gebruikerseisen De randvoorwaarden en eisen die gemeenten stellen aan de werking van het nieuwe PGB-systeem

zijn middels de in dit document beschreven uitgangspunten en gebruikerseisen aan de bouwende

partijen (SVB en DSW) geleverd. In deze bijlage zijn de randvoorwaarden voor het in gebruik nemen

en de gebruikerseisen nogmaals benoemd en gecategoriseerd.

Randvoorwaarden Onderstaande opsomming zijn de minimale randvoorwaarden die gemeenten stellen aan de

invoering van het nieuwe PGB-systeem. Aan deze voorwaarden moet worden voldaan, anders

kunnen gemeenten het systeem niet gaan gebruiken.

a) Het systeem dient ontwikkeld, beheerd en gebruikt te worden binnen de randvoorwaarden om

de bestaande wettelijke taken van alle ketenpartijen te borgen, onder andere aanbestedings-

regels, privacywetgeving, alsmede de overheidsrichtlijnen die gelden voor ICT-systemen;

b) Het (tijdelijk) beheer van het PGB-systeem vindt plaats door een publiekrechtelijke organisatie,

gelet op de aard van de informatie en de waarborging van privacy;

c) Implementatie van het PGB-systeem kent in redelijkheid voldoende voorbereidingstijd voor

gemeenten en de mogelijkheid om verbeteringen gespreid door te voeren. Specifiek betekent

dit dat bij een invoering op 1 januari 2018, het systeem minimaal vanaf 1 november 2017 voor

gemeenten beschikbaar moet zijn en de TKB1.0 en de nieuwe TKB2.0 (501/502) berichten

kunnen verwerken;

d) Het PGB-systeem werkt hybride voor 2018. Gemeenten kunnen op basis van 1.0 of 2.0 berichten

uitwisselen. Dit geldt zowel voor TKB als BAB. Ofwel TKB1.0 en BAB1.0 of 501/502 en 507/508.

De transitie van 1.0 naar 2.0 moet ‘geruisloos’ voor gemeenten kunnen plaatsvinden, zonder dat

berichten opnieuw moeten worden aangeboden etc.

e) Er heeft een onafhankelijke acceptatietoets plaatsgevonden op zowel de functionaliteiten als de

techniek (architectuur en codeniveau), waarbij dit programma van eisen als uitgangspunt wordt

genomen voor de acceptatiecriteria. De uitkomsten van deze toetsen moet uiterlijk begin

september 2017 beschikbaar zijn;

f) Alle actieve budgetten en zorgovereenkomsten op 1 januari 2018 en verder worden gemigreerd

naar het nieuwe systeem. Oude gegevens moeten beschikbaar blijven bij de SVB;

g) Het huidige landschap bij de SVB blijft beschikbaar voor de volledige afwikkeling van de pgb’s in

2017en zolang het nieuwe systeem nog niet in productie is genomen.

Gebruikerseisen (‘must-haves’) In onderstaande tabel is aangegeven welke functionaliteit beschikbaar moet zijn bij het in gebruik

nemen van het nieuwe PGB-systeem. Deze functionaliteiten zijn absoluut noodzakelijk voor het

kunnen continueren van de uitvoering en voor een rechtmatig en doelmatig trekkingsrecht. In

onderstaande tabel zijn de gebruikerseisen gecategoriseerd in: must-haves, should-haves, nice to

haves.

Let op! Deze tabel is gebaseerd op de feiten en inzichten die wij tot op heden hebben.


Primair proces gemeenten

# Categorie Gebruikerseis en toelichting

1 Should-have 4.1a) Procesonafhankelijkheid: omtrent het afgeven tkb en accorderen van

de zok moeten de volgende mogelijkheden worden gefaciliteerd:

1) Gemeente stuurt eerst een tkb, daarna stelt budgethouder een zok op

2) Budgethouder stuurt eerst een zok voor akkoord, daarna volgt de tkb

De huidige werkwijze bij de SVB is conform werkwijze 1, waarbij de gemeente eerst een tkb

afgeeft en daarna pas de zok accordeert. Er zijn gemeenten die echter de ‘zorgovereenkomst naar

voren’ hebben gehaald. Deze gemeenten vragen van budgethouders na het eerste gesprek niet

meer om een budgetplan/ondersteuningsplan, maar beoordelen op basis van de zok of een

budgethouder voor een pgb in aanmerking komt. Pas daarna wordt de tkb ingestuurd. Voor de

toekomstvastheid is het gewenst dat dit wordt ondersteund

2 Must-have 4.1b) Opslag facturen: een foto/scan van facturen en declaratieformulieren

moet verplicht worden meegestuurd bij het indienen van declaraties

Accountants eisen prestatieverklaringen, waarbij ook bewijsstukken van declaraties nodig zijn. Om

administratieve lasten aan de achterkant te voorkomen en budgethouders hiermee niet lastig te

vallen, is het voor gemeenten noodzakelijk dat facturen worden geüpload in het systeem en

zodoende de rechtmatigheid te waarborgen.

3 Must-have 4.1c) Intramaand: toekennen, wijzigen en afsluiten van budgetten moet op

ieder gewenst moment kunnen plaatsvinden en worden verwerkt.

‘Live events’ kunnen op ieder willekeurig moment plaatsvinden. Dit geldt ook voor het afgeven

van budgetten, maar dus ook het wijzigen of afsluiten van budgetten (bijvoorbeeld bij

verhuizingen of overlijden). Vanuit het perspectief van rechtmatigheid is het noodzakelijk dat het

systeem dit activiteiten op ieder moment in de maand kan verwerken.

4 Must-have 4.1d) Meerjarige budgetten: toekenningen voor budget moeten kunnen

worden gekoppeld aan de duur van de beschikking, ook als dit over de

jaargrens heen gaat

Toekenningsberichten moeten conform de beschikkingsperiode kunnen worden ingestuurd.

Idealiter komt er één budget voor de gehele periode. De budgetafsluiting op de jaargrens gaat

over wat tot dan toe is uitgenut. Budgetbeëindiging vindt plaats bij het aflopen van het budget.

In de huidige situatie geldt dat er nu een tijdschot wordt geplaatst op de jaargrens. Onderwater is

sprake van deelbudgetten voor het oude en nieuwe jaar. Een eventueel tekort in eerste jaar

wordt opgeplust met het begrote budget voor het tweede jaar. Voor de toekomst van het

systeem heeft deze oplossing echter niet de voorkeur, maar moet worden gewerkt met

meerjarige budgetten.

5 Must-have 4.1e) Zorgfuncties: het systeem ondersteunt het gebruik van zorgfuncties en

biedt gemeenten de mogelijkheid om de registratie met, zonder of met een

combinatie van verschillende zorgfuncties te kunnen voeren

Gemeenten geven beschikkingen af, waarbij vaak sprake is van meerdere soorten van zorg. Deze

zorgdifferentie moet doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/facturen. Vanuit

rechtmatigheidsoogpunt is het noodzakelijk dat het PGB-systeem het gebruik van zorgfuncties

ondersteund, omdat gemeenten die nodig hebben voor accountantsverklaring, verantwoording

aan BZK, gemeenteraad, eigen bijdrage en voor managementinformatie. Voor een uniforme



werkwijze voor zorg in natura en pgb moet worden aangesloten bij de voor iWmo en iJw breed

vastgestelde productcategorieën (zie paragraaf 4.4)

6 Should-have 4.1e) ‘Schotten’: gemeenten moeten individueel per budgethouder een

keuze kunnen maken hoe zij willen sturen op de inzet, kwaliteit en resultaat

van pgb-zorg. Het ‘schotten’ moet door het systeem worden gefaciliteerd,

op voorwaarde dat gemeenten dit ook in hun tkb’s aangeven. Het systeem

moet dus kunnen faciliteren dat er een ‘schot’ kan worden geplaatst tussen

de verschillende zorgfunctiebudgetten, dat er wordt gewerkt met een

arrangement van zorgfuncties, dan wel een integraal pgb-budget.

Dit punt wordt nader uitgewerkt in opdracht van het projectleidersoverleg.

7 Must-have 4.1f) Wijzigingen en accordering: alle wijzigingen mbt. zorgovereenkomsten

en/of gegevens van budgethouders (o.a. machtigingen) moet aan

gemeenten worden voorgelegd in het portaal voor akkoord

Voor de rechtmatigheid moet de gemeente als verstrekker kunnen sturen op de wijzigingen mbt.

de afgegeven pgb’s. Dit geldt voor alle wijzigingen mbt. zorgovereenkomsten, zorgverleners en

budgethouders en vertegenwoordigers.

8 Should-have 4.1g) Misbruik, fraude: signaleringen bij vermoedens van fraude en

signalering bij bijzonder gebruik op basis van logging van gegevens moeten

worden getoond in het portaal en/of via berichtenverkeer worden verstuurd

Het is wenselijk als het systeem obv. logging gelijk al signaleringen kan afgeven middels een

melding in het portaal van gemeenten, dan wel via een signaalbericht via het GGk. Dit bericht

moet echter nog worden ontwikkeld. Bij ingebruikname van het systeem moet minimaal de

huidige situatie kunnen worden gecontinueerd, waarbij de SVB signalen en documenten kan

plaatsen in het systeem en een signaal kan afgeven aan de desbetreffende gemeente.

9 Must-have 4.1g) (De)blokkeringen: er moeten mogelijkheden worden geboden om te

acteren op vermoedens van fraude door op het niveau van declaratie,

budgethouder en zorgverlener (tijdelijk) te kunnen (de)blokkeren.

Bij vermoedens van fraude moet (tijdelijk) kunnen worden ingegrepen op het proces, door

blokkeringen te plaatsen op het niveau van declaratie, budgethouder en/of zorgverlener. Voor de

budgethouder en zorgverlener moet helder zijn dat de betaling en/of zijn toepassingen tijdelijk op

‘on hold’ staan.

10 Must-have 4.1i) Delegatie: er zijn gemeenten die de pgb taken voor andere gemeenten

uitvoeren (bijvoorbeeld in het kader van beschermd wonen) en/of

gemeenten die taken hebben belegd bij andere (private) instanties voor

bijvoorbeeld jeugd. Het systeem moet mogelijk maken dat dit kan voor

(deel)activiteiten en dat deze partijen ook toegang hebben tot de juiste

gegevens via autorisaties.

Continuering van de huidige mogelijkheden in het systeem bij de SVB en gebruik van Gemnet is

gewenst.

11 Nico-to-have 4.1i) Single sign on: bij delegatie is het wenselijk dat samenwerkings-

verbanden of uitvoeringsorganisaties die de taken uitvoeren via ‘single sign

on’ bij de gegevens kunnen en niet per gemeente apart moeten inloggen.



Deze mogelijkheden kunnen wellicht al met bovenlokale functionaliteit worden ingericht middels

het gebruik van Gemnet. Ook vraagt dit afstemming met het Inlichtingenbureau voor het gebruik

van het GGk. Een IST-SOLL analyse zal eerst moeten worden uitgevoerd.

Portaal voor gemeentemedewerkers


12 Must-have 4.2a) Raadplegen budgethouder: gegevens kunnen worden bekeken voor

zover geautoriseerd gezien de rol, gemeente en wet

Gegevens moet inzichtelijk zijn en bij voorkeur ook doorklikbaar naar vertegenwoordiger,

zorgverlener(s), zorgovereenkomst(en), declaraties, etc.

13 Must-have 4.2b) Raadplegen zorgverlener: inzicht geven in zorgverleners binnen de

gemeente

De lijst met zorgverleners moet als tabel kunnen worden getoond, waarbij gezocht kan worden op

specifieke naam, formeel/informeel en per type zorg

14 Must-have 4.2c) Raadplegen vertegenwoordiger: inzicht in vertegenwoordigers binnen

de gemeente

Lijst moet bevatten soort vertegenwoordiger (gemachtigde, wettelijk vertegenwoordiger) en per

budgethouder (incl. rechten en verantwoordelijkheden)

15 Must-have 4.2d) Raadplegen zorgovereenkomst: inzicht geven in zorgovereenkomsten

(en wijzigingen) met terugwerkende kracht

Lijst moet als tabel kunnen worden getoond op datum en soort zorgovereenkomst (conform vier

modelovereenkomsten)

16 Must-have 4.2e) Raadplegen budget: incl. tkb en uitputting (facturen/declaraties)

Gemeenten willen op macro niveau per wet (Wmo en Jeugd) weten hoeveel geld is beschikt en

betaald. Daarnaast moet het budget ook per individuele budgethouder raadpleegbaar zijn,

waarbij ook op niveau van declaraties/facturen kan worden doorgeklikt

17 Must-have 4.2f) Raadplegen bevoorschotting: inzicht in hoogte van de bevoorschotting

bij de SVB per wet (Wmo, Jeugdwet en apart voor beschermd wonen)

Gemeenten willen op macro niveau per wet (Wmo en Jeugd) weten hoeveel geld is bevoorschot

(en ook beschikt en betaald, zie eis 16). Aangezien er geen inlogmogelijkheden bij SVB zijn voor

het financiële domein van het PGB-systeem, moet dit inzichtelijk zijn in het portaal

18 Nico-to-have 4.2g) Raadplegen audit trail: mbt. fraudesignalen

De SVB heeft een signalerende rol in verband met vermoedens van fraude. Deze gebruikerseis is

dan ook ‘nice-to-have’ op voorwaarde dat de SVB wel beschikt over alle informatie en

signaleringen kan plaatsen in het portaal voor gemeenten, zoals dit in de huidige systemen ook

plaatsvindt.

19 Should-have 4.2h) Raadplegen ziek- en betermeldingen: van zorgverleners binnen de

gemeente

Gewenst voor inzicht in ziekte en voor eventuele ondersteuning budgethouder bij vervanging of

langdurige ziekte

20 Nice-to-have 4.2i) Raadplegen klantcontacten helpdesk: vastgelegde contacten vanuit de

helpdesk bij de SVB moeten voor gemeenten inzichtelijk zijn

Fijn om te hebben voor het totaalbeeld



21 Must-have 4.2j) Raadplegen fraudesignalen: obv. signaleringen moeten fraudesignalen

kunnen worden geraadpleegd (zie ook nr. 8 / 4.1g)

Het is wenselijk als het systeem obv. logging gelijk al signaleringen kan afgeven middels een

melding in het portaal van gemeenten, dan wel via een signaalbericht via het GGk. Dit bericht

moet echter nog worden ontwikkeld. Bij ingebruikname van het systeem moet minimaal de

huidige situatie kunnen worden gecontinueerd, waarbij de SVB signalen en documenten kan

plaatsen in het systeem en een signaal kan afgeven aan de desbetreffende gemeente.

22 Must-have 4.2k) Raadplegen management- en sturingsinformatie (zie ook paragraaf

4.8)

Een basale afslag van de standaard rapportage willen gemeenten gelijk inzichtelijk hebben in het

portaal. Het betreft tenminste de volgende gegevens (niet uitputtend): totaal bevoorschot, totaal

beschikt, totaal uitgenut, aantal pgb's, aflopende budgetten (per wet per maand), aantal

zorgovereenkomsten (per type), nog te accorderen zorgovereenkomsten

23 Must-have 4.2l) Goed- of afkeuren zorgovereenkomst

Inclusief een optie voor ‘on hold, in afwachting van nadere informatie’, zodat dit als status voor de

gemeente helder is en actie bij de budgethouder bekend is

24 Must-have 4.2m) Invoeren maximum zorgtarief per eenheid per zorgfunctie

Het maximum zorgtarief kan per zorgfunctie ongeacht de eenheid worden ingevoerd. Zie ook

proceskeuzes

25 Must-have 4.2n) Accorderen wijzigingen: o.a. tarieven, tijdelijk andere zorgverlener

binnen bestaande contract, etc.

Dit betreft een lijst met nog te accorderen wijzigingen die doorklikbaar zijn en waar de wijzigingen

in detail is te beoordelen, waarbij kan worden doorgeklikt op de zorgovereenkomst,

budgethouder, vertegenwoordiger en/of zorgverlener

26 Must-have 4.2o) (De)blokkeren: tijdelijk of definitief blokkeren, deblokkeren, op niveau

van declaratie, budgethouder en/of zorgverlener

Bij vermoedens van fraude moet (tijdelijk) kunnen worden ingegrepen op het proces, door

blokkeringen te plaatsen op het niveau van declaratie, budgethouder en/of zorgverlener. Voor de

budgethouder en zorgverlener moet helder zijn dat de betaling en/of zijn toepassingen tijdelijk op

‘on hold’ staan.

27 Should-have 4.2p) Declaraties voorcontroleren

Bij bepaalde budgethouders is toetsing van de declaratie voor betaling door de gemeente in en uit

te stellen. Voor desbetreffende budgethouder kunnen inregelen in profielpagina. Minder streng

als blokkering. Kan nu ook bij SVB op verzoek en achter de schermen

28 Should-have 4.2q) Onderhouden autorisatie

Bij Gemnet is dit nu goed ingeregeld voor het huidige systeem. Gewenst is als de huidige

autorisaties 1-op-1 over kunnen naar het nieuwe systeem

29 Must-have 4.2r) Onderhouden proceskeuzes

Functionaliteit om proceskeuzes te maken door verstrekker en in te stellen via gemeenteprofiel,

waarbij het systeem hierop automatisch (digitaal) controleert. Dit moet vanuit het portaal

raadpleegbaar zijn

30 Nice-to-have 4.2s) Onderhouden schermindeling



Beheerder van een verstrekker past de indeling van het dashboard voor de eigen organisatie aan.

Het dashboard kan per rol verschillen

31 Should-have 4.2t) Instellen en ontvangen van notificaties als een signaal in het portaal

en/of bericht van GGk (wordt nog ontwikkeld)

Signalen zijn noodzakelijk en een must-have, zeker als lijst in het portaal. Signalen kunnen niet per

mail worden verstuurd vanuit privacy overwegingen. Voor de toekomst is het gewenst dat de

signalen ook als bericht via GGk kunnen worden verstuurd, zodat dit ook in werkstroom van eigen

applicatie kan van gemeenten.

32 Should-have 4.2u) Selecties voor specifieke productietaken

Via het verstrekkersmenu van het systeem zijn meerdere selecties toe te passen en is lijstwerk te

genereren. Minimaal de werkvoorraad moet als informatie per medewerker kunnen worden

getoond.

33 Must-have 4.2v) Actueel kantbeeld: actuele status van budgetten,

zorgovereenkomsten, uitnutting, correspondentie (brieven), etc. van een

specifieke budgethouder

Alle gegevens die aan een budgethouder zijn gekoppeld moeten kunnen worden getoond op basis

van autorisaties. Eis is gekoppeld met nr. 12 Raadplegen budgethouder

34 Must-have 4.2w) Track and trace: van status afhandeling processen (declaraties,

zorgovereenkomsten, etc)

Dit is een must-have voor declaraties. Ook voor zorgovereenkomsten is het wenselijk dat kan

worden ingezien of deze concept, definitief, of wacht op de arbeidsrechtelijke toets (als deze

wordt uitgevoerd door de SVB, zie eis 36)

35 Must-have 4.2x) Archief: inzien documenten (zorgovereenkomsten, declaraties,

facturen, urenbriefjes)

Alle actieve budgetten en zorgovereenkomsten op 1 januari 2018 en verder worden

geconverteerd naar het nieuwe systeem. Oude gegevens moeten beschikbaar blijven bij de SVB

36 Must-have 4.2y) Optioneel: arbeidsrechtelijke toets: functionaliteit om (delen van) de

arbeidsrechtelijke toets te laten uitvoeren door de SVB

Afhankelijk van besluitvorming zok naar voren

Proceskeuzes gemeenten


37 Must-have 4.3) Via het portaal voor gemeenten moet via een profielpagina de

proceskeuzes van de gemeente kunnen worden ingevuld.

Voor elke gemeente moet, binnen de standaard werking van het systeem, moet het mogelijk zijn

dat proceskeuzes worden ingevuld. In paragraaf 4.3 worden deze proceskeuzes toegelicht en in de

eisen 39 t/m 49. De keuzes die de gemeente maakt, gelden voor de duur van de budgetperiode

c.q. een kalenderjaar en voor alle budgethouders binnen de gemeente binnen een wettelijke

regeling. De proceskeuzes moeten voor budgethouders inzichtelijk zijn.

38 Must-have 4.3) De proceskeuzes, die voor elke gemeente apart zijn ingevuld, moeten

voor elke gemeente automatisch doorwerken in de controles die worden

uitgevoerd voor zorgovereenkomsten, wijzigingen en declaraties



De proceskeuzes hebben een standaard ‘default’ waarde. Deze waarde moet door de gemeente

zelf kunnen worden aangepast. De proceskeuzes gelden als uitgangspunt voor de controles op

zorgovereenkomsten, wijzigingen en declaraties, zodat ze aansluiten op het gemeentelijk beleid

en zodat de rechtmatigheid daarmee kan worden geborgd.

39 Must-have 4.3a) Proceskeuze: tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per

wet/zorgfunctie) formele zorg

Uitzoekpunt is of de maximum tarieven van gemeenten kunnen worden gemigreerd voor een

standaard waarde

40 Must-have 4.3b) Proceskeuze: tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per

wet/zorgfunctie) informele zorg

Uitzoekpunt is of de maximum tarieven van gemeenten kunnen worden gemigreerd voor een

standaard waarde

41 Must-have 4.3c) Proceskeuze: wel/geen bandbreedte van x% toestaan in controle op

maximum tarief

Default waarde: ‘Geen bandbreedte’, ‘0%’

42 Must-have 4.3d) Proceskeuze: toetsing op maximum tarief uitzetten

Default waarde: ‘Toetsing op maximum tarief staat aan’

43 Must-have 4.3e) Proceskeuze: wel/geen vast maandloon/4-wekenloon

Default waarde: ‘Geen vast maandloon’

44 Must-have 4.3f) Proceskeuze: wel/geen eenmalige uitkering bij overlijden

budgethouder

Default waarde: ‘Geen eenmalige uitkering bij overlijden’

45 Must-have 4.3g) Proceskeuze: wel/geen compensatie budget (vervangende zorgkosten)

bij ziekte

Default waarde: ‘Wel compensatie bij ziekte’

46 Must-have 4.3h) Proceskeuze: wel/geen reiskosten zorgverlener

Default waarde: ‘Geen reiskosten zorgverlener’

47 Must-have 4.3i) Proceskeuze: wel/geen feestdagenuitkering

Default waarde: ‘Geen feestdagenuitkering’

48 Must-have 4.3j) Proceskeuze: wel/geen controle op bijkomende zorgkosten

Default waarde: ‘Wel controle op bijkomende zorgkosten’, zodat gemeenten deze eerst kunnen

accorderen

49 Must-have 4.3k) Proceskeuze: wel/geen verantwoordingsvrij bedrag (VVB)

Default waarde: ‘Wel een verantwoordingsvrij bedrag’

Functiesoorten (zorgfuncties/productcategorieën)


50 Must-have 4.4) Het gebruik van functiesoorten (ook wel zorgfuncties of

productcategorieën genoemd) moeten in het nieuwe systeem kunnen

worden ondersteund

In het gemeentelijk domein bestaat de mogelijkheid voor differentie van de zorg door middel van

zorgfuncties. Gemeenten kunnen een integraal budget afgeven voor zorg, maar hebben ook de

mogelijkheid om een budget op te splitsen in meerdere zorgfuncties of een combinatie ervan



(arrangementen). Deze zorgdifferenties wordt door gemeenten in de beschikking opgenomen, en

moet doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/facturen. Het gebruik van

functiesoorten is noodzakelijk voor de rechtmatigheid en verantwoording. Gemeenten hebben dit

nodig voor de landelijke financiële verantwoording aan het college van B&W, gemeenteraad en

ministerie BZK. Ook zijn ze nodig voor de afstemming met CAK over eigen bijdrage en voor

operationele sturingsinformatie. Het startpunt voor de functiesoorten is hetgeen de gemeente

meegeeft in de TKB.

51 Must-have 4.4) Het systeem neemt de functiesoorten uit de iWmo en iJw als

uitgangspunt

Voor een gestandaardiseerde werkwijze en uitwisseling tussen pgb en zorg in natura binnen Wmo

en Jeugdwet zijn afspraken gemaakt over de zorgfuncties. Deze zijn vastgelegd binnen de iWmo

en iJw. Het systeem moet deze functiesoorten als uitgangspunt nemen.

52 Should-have 4.4) In het systeem moet het mogelijk zijn dat er ‘schotten’ kunnen worden

geplaatst tussen de verschillende functiesoorten

Het gebruik van functiesoorten staat los van de keuze hoe gemeenten sturen op de uitnutting van

het pgb budget. Hierin zijn verschillende opties die moeten worden gefaciliteerd (integraal pgb,

zorgarrangementen, ‘schotten’). Dit punt wordt nader uitgewerkt in opdracht van het

projectleidersoverleg. Zie ook gebruikerseis nummer 6.

Berichtenverkeer en GGK


53 Must-have 4.5) Het nieuwe PGB-systeem moet direct gekoppeld zijn met het GGk

Alle berichtenverkeer van en met gemeenten verloopt via het GGk

54 Must-have 4.5) Het TKB1.0 moet worden ondersteund voor het doorgeven, wijzigen,

beëindigen en intrekken van een budget (vertegenwoordiger, periode, etc.)

Het PGB-systeem moet bij invoering zowel de TKB1.0 en 501/502 bericht standaard

ondersteunen, zodat de transitie van 1.0 naar 2.0 ‘geruisloos’ en op het gewenste moment voor

gemeenten moet kunnen plaatsvinden, zonder dat berichten opnieuw moeten worden

aangeboden etc.

55 Must-have 4.5) Het 501/502 bericht moet worden ondersteund voor het doorgeven,

wijzigen, beëindigen en intrekken van een budget (vertegenwoordiger,

periode, etc.)

Vanaf 1 november 2017 moet het PGB-systeem de nieuwe TKB2.0 (501/502) berichten kunnen

verwerken. Het PGB-systeem moet bij invoering zowel de TKB1.0 en 501/502 bericht standaard

ondersteunen, zodat de transitie van 1.0 naar 2.0 ‘geruisloos’ en op het gewenste moment voor

gemeenten moet kunnen plaatsvinden, zonder dat berichten opnieuw moeten worden

aangeboden etc.

56 Must-have 4.5) Het BAB1.0 moet worden ondersteund voor budget afsluiting na einde

budgetperiode en tbv de jaarafsluiting.

De BAB berichten moeten op maandelijkse basis worden aangeboden aan het GGk met unieke

naamgeving. Tevens moet aan het einde van het boekjaar (medio mei het jaar erop) een

veegbestand met BAB-berichten voor het boekjaar ervoor worden verstuurt via het GGK naar

gemeenten.



57 Must-have 4.5) Het 507/508 bericht moet worden ondersteund voor budget afsluiting

na einde budgetperiode en tbv de jaarafsluiting.

De BAB berichten moeten op maandelijkse basis worden aangeboden aan het GGk met unieke

naamgeving. Tevens moet aan het einde van het boekjaar (medio mei het jaar erop) een

veegbestand met BAB-berichten voor het boekjaar ervoor worden verstuurt via het GGK naar

gemeenten.

Het PGB-systeem moet zowel BAB1.0 als ook de 507/508 berichten standaard ondersteunen,

zodat de transitie van 1.0 naar 2.0 ‘geruisloos’ en op het gewenste moment voor gemeenten

moet kunnen plaatsvinden. Voor de 507/508 berichten geldt dat deze vanaf 1 januari 2018

moeten worden ondersteund voor het boekjaar 2018 en later. Gemeenten gaan niet in een keer

over. Dit vraagt dus afstemming tussen Inlichtingenbureau en PGB-systeem. Gemeenten moeten

zelf kunnen aangeven als ze de 50/508 (BAB2.0) willen ontvangen.

58 Should-have 4.5) Het PGB-systeem moet signaalberichten kunnen versturen via het GGk

Signalen zijn noodzakelijk en een must-have, zeker als lijst in het portaal. Voor de toekomst is het

gewenst dat de signalen ook als bericht via GGk kunnen worden verstuurd, zodat dit ook in

werkstroom van eigen applicatie kan van gemeenten. Dit bericht moet echter nog worden

ontwikkeld (verwachte oplevering van de specificaties is najaar 2017).

Koppeling externe systemen (koppeling CAK)


59 Must-have 4.6) Het PGB-systeem moet een directe koppeling hebben met

basisregistraties voor automatische controle van gegevens. Dit geldt in ieder

geval voor de basisregistratie personen (BRP), register niet ingezetenen

(RNI) en het handelsregister (NHR).

Deze basisregistraties bevatten de authentieke brongegevens waarmee gemeenten werken in hun

informatievoorziening. Vanuit het perspectief enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik moet

het PGB-systeem hier op aansluiten.

60 Should-have 4.6) Het PGB-systeem heeft een geautomatiseerde koppeling met het CAK

voor het na afsluiting van een budget direct doorgeven van de budget

uitputtingsgegevens via een bericht naar het CAK

Doel van deze koppeling is echter dat het voor de budgethouder voordelen oplevert, omdat de

eigen bijdrage tijdig en juist in rekening wordt gebracht. Ook voor gemeenten is het een heel

belangrijk onderwerp wat in de huidige situatie veel tijd kost. Direct na toekenning en afsluiting

van een budget moeten, onder bepaalde voorwaarden, de gegevens direct aan het CAK

beschikbaar kunnen worden gesteld via een automatisch bericht. Onderzocht moet worden of dit

via het 501/502 en 507/508 (BAB) bericht kan verlopen, of dat een nieuw bericht moet worden

ontwikkeld met gegevens die strikt noodzakelijk zijn, omdat het CAK haar taak waarschijnlijk ook

kan uitvoeren met minder gegevens dan in de BAB staan (bijvoorbeeld zonder ziekengeld). Voor

de tijdigheid geldt dat het bericht wel moet aansluiten op het BAB bericht, zodat niet meer hoeft

te worden gewacht op alle budgetafsluitingen over het gehele jaar om vervolgens in het portal

van het CAK wijzigingen bij een budgethouder door te kunnen voeren. Als er een koppeling tussen

beide systemen is, kan een toekenning en wijziging (verhuizing/overlijden) direct aan het CAK

doorgegeven worden en kan de eigen bijdrage direct vastgesteld, aangepast/gestopt worden.



Aandachtspunt is dat met het CAK moet worden afgestemd over de mogelijkheden van koppeling,

de inhoud van de berichten en de afstemming over de eventuele aanpassingen die aan de zijde

van het CAK moeten worden gerealiseerd om de berichten ook te kunnen ontvangen en

verwerken. De laatste stand van zaken is dat het CAK ook bezig is met ICT-vernieuwingen en een

koppeling op zijn vroegst op 1 januari 2018 kan worden gerealiseerd. De koppeling met het CAK

zal na mogelijke besluitvorming hierover in het OKR van mei of juni 2017 nader worden

uitgezocht.

61 Should-have 4.6) Mogelijkheid voor het instellen van een proceskeuze eigen bijdrage en

een gemaximeerd bedrag voor de eigen bijdrage van pgb’s per periode

Diverse gemeenten hebben eigen beleid rondom eigen bijdrage. Zodoende willen gemeenten aan

de voorkant kunnen sturen, bijvoorbeeld door gemaximeerd bedrag aan eigen bijdrage (per

periode). Voor rechtmatigheid moet dit kunnen worden meegegeven en moet hierop door het

CAK kunnen worden gecontroleerd bij berekening van de eigen bijdrage. Dit gemaximeerde

bedrag en de keuze om wel of niet een eigen bijdrage op te leggen zou bijvoorbeeld via een

proceskeuze kunnen worden ingesteld.

Papieren stroom


62 Must-have 4.7) Inkomende post: via de centrale scanstraatvoorziening wordt papieren

input eerst gescand, alvorens het wordt ingevoerd in het nieuwe systeem.

Het systeem biedt hiervoor geautomatiseerde oplossingen

De papierenstroom zal via een apart project na mogelijke besluitvorming hierover in het OKR van

mei 2017 nader worden uitgezocht.

63 Must-have 4.7) Uitgaande post: post voor de budgethouder wordt via de PGB-applicatie

gegenereerd



64 Should-have 4.7) Briefpapier: op gemeenteniveau is instelbaar hoe het briefpapier van de

gemeente eruit ziet. Logo, lettertype en regelafstand moeten in ieder geval

kunnen worden ingevoerd. Ook moet kunnen worden aangeven verzending

op briefpapier van de SVB (of beheerorganisatie) kan plaatsvinden



65 Should-have 4.7) Berichtenbox MijnOverheid: het systeem heeft een koppeling met de

Berichtenbox van MijnOverheid

Om uiteindelijk papier terug te dringen en aan te sluiten op landelijke e-overheidsvoorzieningen

moet het systeem een koppeling hebben met de Berichtenbox MijnOverheid. De Berichtenbox is

de ‘digitale brievenbus’ van de overheid. Hierin ontvangen budgethouders reeds post van andere

overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, UWV en gemeenten.


Management informatie


66 Must-

have

4.8) Raadplegen managementinformatie via het portaal van de gemeente

Een basale afslag van de standaard rapportage willen gemeenten gelijk inzichtelijk hebben in het

portaal. Het betreft tenminste de volgende gegevens (niet uitputtend): totaal bevoorschot, totaal

beschikt, totaal uitgenut, aantal pgb's, aflopende budgetten (per wet per maand), aantal

zorgovereenkomsten (per type), nog te accorderen zorgovereenkomsten

67 Should-

have

4.8) Uitgebreide managementinformatie via een data dump

Gemeenten wensen een data dump te kunnen ontvangen, zodat gegevens (via de SVB) in de eigen

business intelligence omgeving kan worden ingeladen voor management informatie

Trekkingsrecht PGB · 2019-10-14 · Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en...

Documents

Transcript of Trekkingsrecht PGB · 2019-10-14 · Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en...