Trekkingsrecht PGB

Basispresentatie

Versie: concept

Datum: 11 september 2015

Sprekers: Evert Dekkers, Bart Geerdink en Kees Steijsiger

• Trekkingsrecht PGB/ Herbeoordelingen overgangsclienten Wmo en Jeugd (memo Van Rijn 1 oktober aanleveringen)

• Doorontwikkelingen SVB functionaliteit (Release kalender) – discussie over prioriteit, impact voor SW-leveranciers

• Jaarovergang 2015-2016

• Communicatie SVB gerelateerde zaken, verbeterpunten

• …

Onderwerpen leveranciersdag

2

Onderwerpen

3

• Cliënten die langdurige zorg, ondersteuning, begeleiding of jeugdhulp nodig hebben, kunnen dit inkopen via een Persoonsgebonden Budget (PGB)

• Tot 1 januari 2015 kregen cliënten het PGB op hun eigen rekening gestort, waarmee zij zelf hun zorgverleners konden uitbetalen.

• Om fraude tegen te gaan en om administratieve lasten te verminderen, is besloten te werken met trekkingsrechten

• Er is voor gekozen om trekkingsrecht per 1 januari 2015 in te voeren, gelijktijdig met het in werking treden van de Wmo 2015, de Wlz, de Jeugdwet en de wijzigingen in de Zvw.

• Cliënten (budgethouders) kunnen nu bij de SVB declareren en de SVB betaalt dan de zorgverlener achteraf direct uit

• Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de budgethouders die onder de Wmo of de Jeugdwet vallen. Zorgkantoren zijn verantwoordelijk voor de cliënten onder de Wlz.

Trekkingsrecht PGB

4

• Het aantal afstemmomenten binnen het proces tussen partijen is hoog (initiatiefnemer, gemeente, SVB, zorgaanbieder).

• Systeem kan niet alle wensen en eisen die gemeenten hebben.

• Noodoplossingen hebben het oorspronkelijke proces zodanig verstoord dat dit zich niet heeft kunnen bewijzen (herstel op herstel)

• De processen voor interne controle zijn, mede door de herstelacties, beperkt in staat om zelfstandig fouten te signaleren of te voorkomen

• Terugval- en noodscenario’s en focus op betalingen leiden tot een grote hoeveelheid handwerk. Handwerk is relatief foutgevoelig;

• Gemaakte fouten worden vaak hersteld door een andere partij dan de partij die de fout heeft gemaakt. Dit brengt ook een vergrote kans op fouten met zich mee, omdat interpretatie een rol speelt.

Problemen bij invoering begin 2015

5

Gemeentelijk werkproces PGB

6

Artikel PGB “als de cliënt het wil” – keuzerecht onder voorwaarden

Voorwaarden:

• Motiveren waarom je een PGB wil hebben

• Budgethouder (of eigen netwerk) kan PGB beheren en kan de budgethouderstaken aan

• De gekochte zorg moet van goede kwaliteit zijn

• Als PGB duurder is dan ZIN aanbod dan het meerdere zelf betalen

Inhuren mensen uit eigen netwerk:

• Onder voorwaarden kunnen familie en vrienden worden betaald uit PGB. Wmo: uitsluitend voorwaarden t.a.v. het tarief (lager tarief)

Wettelijk kader Wmo en Jeugdwet

7

1. Melding

2. Inbreng persoonlijk plan

3. Het “keukentafelgesprek”

4. Verslag gesprek – keuze PGB

5. Aanvraag PGB als individuele – of maatwerkvoorziening

6. Toekennen PGB – beschikking – akkoord op zorgovereenkomst naar SVB

Zes stappen

8

• Vormvrij: Telefonisch, aan de balie, via formulier, via verwijzer, via website, via sociale wijkteam, via jeugdteam

• Bij herindicatie: bericht van gemeente gewenst

• Wijzen op onafhankelijke cliëntondersteuning gemeente

• Wijzen op PGB-mogelijkheid

• Informatievoorziening over PGB-folder, op website

1. Melding

9

• Aanvrager mag zelf een persoonlijk plan maken (PGB en ZIN)

• Binnen 7 dagen na melding aan gemeente

• Inhoud: Wat kan ik niet zelf zonder ondersteuning, wat kan ik zelf oplossen in eigen netwerk , welke voorziening heb ik nodig en ZIN of PGB

• Gemeente neemt dit voor Wmo als uitgangspunt voor het gesprek

2. Persoonlijk plan

10

• Met aanvrager (en mantelzorger, vertegenwoordiger, vriend)

• Mogelijkheid onafhankelijk cliëntenondersteuning

• Eigen netwerk oplossing - Hoe voer je dat gesprek?

• Algemene voorzieningen oplossing - zichtbaar voor aanvrager?

• Keuze voor ZIN of PGB bespreken ZIN aanbod -zichtbaar voor aanvrager?

• Toets motivatie en geschiktheid PGB

3. “Keukentafelgesprek”

11

• Binnen 6 weken na de melding stuurt gemeente het verslag

• Vaststellen individuele of maatwerkvoorziening – inclusief omvang / aantal uren?

• Inclusief doelen ondersteuning en taakomschrijving ondersteuning

• Oordeel over aanvraag in PGB vorm + toets geschiktheid budgethouder

• Of later in apart gesprek?

4. Verslag van het gesprek (keuze PGB)

12

• Aanvraag voor individuele – maatwerkvoorziening

• Zorgvrager selecteert zorgverleners

• Zorgvrager maakt budgetplan met doelen en taakomschrijving

• Per zorgverlener taakomschrijving + omvang van de zorg (aantal uren per week- jaar) + type zorgverlener (familie-ovk, freelancer etc) en tarief

• Ook mogelijk; direct opvragen zorgovereenkomst met doel en taakomschrijving in de bijlage bij de overeenkomst

5. Aanvraag voorziening

13

• Beslissing op aanvraag binnen 2 weken na indiening

• Oordeel over budgetplan inhoud, omvang en hoogte PGB

• Vaststellen hoogte van het PGB jaarbudget

• Beslissing is een beschikking (bezwaar mogelijk)

• Gemeente stuurt Toekenningsbericht aan de SVB

• SVB controleert zorgovereenkomst(en) arbeidsrechtelijk en verzendt via portal naar gemeente voor inhoudelijke toets en akkoord

6. Toekennen PGB

14

Werkproces trekkingsrecht

15

• Vanuit gemeenten wordt een toegekend budget (toekenningbeschikking) bij de SVB digitaal aangeleverd middels een toekenningbericht.

• Aanlevering kan via de upload functionaliteit van SVB portal, maar ook via het gemeentelijke gegevens knooppunt.

• De instructie is bedoeld om de wijze waarop tkb’s binnen de heersende systeemmogelijkheden moeten worden toegepast nader toe te lichten en te komen tot standaardisatie.

Toekenningsbericht

16

• Van de aangeleverde tkb’s kan op dit moment een groot aantal namelijk niet automatisch worden verwerkt. Deze tkb’s komen terecht in de uitval en moeten door de SVB, volgens afspraak, handmatig worden verwerkt. De doorlooptijd voor het verwerken van een tkb wordt langer, het verwerken is meer arbeidsintensief en foutgevoeliger.

Twee meest voorkomende fouten

• Er is overlap met een bestaande toekenningsbeschikking

• Er is een bestaande toekenningsbeschikking in dezelfde maand (intramaand / gebroken maand)

Voorkomende fouten bij tkb

17

Tkb

18

Herbeoordelingen

19

Afspraken bestuurlijk overleg

20

3 september 2015

• Budgethouders moeten zoveel als mogelijk voor 1 oktober worden herbeoordeeld. Let op: Met name voor budgethouders met zorgverleners die een maandloon ontvangen, is het van belang dat zij in het toekenningsbesluit een budget aantreffen, zodat zij tijdig een nieuwe overeenkomst gereed hebben voor de eerste betaling in januari.

• Gemeenten informeren budgethouders die niet worden herbeoordeeld, liefst voor 1 oktober, over de verlenging van hun indicatie naar 2016.

• Indien een gemeente kiest voor verlenging van de indicatie moet deze in elk geval tot 1 mei 2016 doorlopen.

• Alle tkb’s moeten correct en uiterlijk voor 1 november naar de SVB zijn gestuurd. Het betreft hier TKB’s naar aanleiding van een herbeoordeling én TKB’s naar aanleiding van een verlenging van de indicatie. Spaar deze tkb’sniet op, maar stuur ze zo snel mogelijk in naar de SVB

• Overleg tussen VWS en VNG, omdat de verplichte doorlooptijd tot 1 mei ertoe leidt dat gemeenten niet tijdig bezuinigingen kunnen verwezenlijken.

Afspraken bestuurlijk overleg

21

3 september 2015

• Voor alle zorgovereenkomsten die voor 1 december door de budgethouder bij de SVB worden ingediend, is betaling per januari 2016 gegarandeerd.

• Tkb’s na 1 november waarbij sprake is van nieuwe instroom of gewijzigde omstandigheden bij de budgethouder, die niet voorkomt uit herindicatie (zoals overlijden, geboorte, verzwaring zorgbehoefte, gebrouilleerde verhouding budgethouder/zorgverlener), worden gewoon verwerkt door de SVB.

• De voortgang van de herbeoordelingen zal door de ketenregisseur actief worden gemonitord.

Enquête herbeoordeling gemeenten

22

2 september 2015

• In totaal hebben 134 gemeenten en 6 samenwerkingsverbanden (namens 21 gemeenten) inhoudelijk gereageerd. Gemeenten hebben ruim een derde van de herbeoordelingen afgerond

• Kleinere gemeenten zijn iets verder met de herbeoordelingen dan grote

• Gemeenten zijn op het gebied van Wmo verder gevorderd met de herbeoordelingen dan op het gebied van Jeugd

• Bijna 90 procent van de gemeenten haalt de wettelijke deadline op 1 januari 2016 om de herbeoordelingen afgerond te hebben en een toekenningsbericht te versturen naar de SVB

• Een kwart van de gemeenten heeft de herbeoordelingen (inclusief aanlevering van het toekenningsbericht bij de SVB) gereed voor 1 november. Dit betekent dat waarschijnlijk 75% van de gemeenten een deel van de indicatie verlengt met een beperkte doorlooptijd in 2016 (zelfde soort zorg/ondersteuning, zelfde aantal uren en zelfde budget)

Planning afronding herbeoordelingen

23

2 september 2015

• Planning van gemeenten voor afronding van de herbeoordelingen (incl. tkb verstuurd naar de SVB)

• Herstel is nodig om in 2016 te kunnen starten met een ‘schone’ administratie bij de SVB

• Per 1 september zijn door zorgkantoren en gemeenten ruim 42.000 herstelregels aangeleverd. Dit betreffen mutaties mbt. juiste wet, juiste budget, correctie verantwoordingsvrij bedrag, juiste tarief en bestedingen.

• Ruim 200 gemeenten hebben inmiddels herstelmutaties aangeleverd. De overige gemeenten hebben dit nog niet gedaan. Spoedig aanleveren is nodig!

• Focus is in eerste instantie gericht op ambtshalve budgetten

Herstel

24

Consequenties 2015

• Uitbetaling declaraties aan zorgverleners (budget mogelijk niet toereikend)

• Uitbetaling van VVB kan niet, omdat er geen budget bekend is bij SVB

• Budgetafsluiting budgethouders is gebaseerd op onjuiste gegevens

• Jaarafsluiting verstrekkers op basis van onjuiste gegevens

• Verantwoording en rechtmatigheid

Consequenties 2016

• Bepaalde groepen budgethouders blijven onbekend bij verstrekkers (ivm. omhanging van wet of onbekendheid bij centrumgemeente)

• Controles

Consequenties geen herstel

25

Stand verwerking herstel

26

31 augustus 2015

• Uit de administratie van de SVB blijkt dat diverse gemeenten nog geen herstelbestanden hebben aangeleverd bij de SVB, terwijl er wel ambtshalve budgetten geregistreerd staan.

• Ambtshalve budgetten zijn tijdelijk; ze vervallen op 1 oktober aanstaande. Tot deze datum garandeert het ambtshalve budget de betalingen van zorgverleners.

• Wanneer gemeenten geen definitieve budgetten aanlevert, vallen de budgetten op 1 oktober terug naar 0 euro en betaalt de SVB de zorgverleners van uw inwoners niet meer uit.

• Verzoek is om met spoed herstelbestanden aan te leveren bij de SVB voor de ambtshalve budgetten.

Ambtshalve budgetten

27

• Gezamenlijk is geconstateerd dat het huidige systeem van trekkingsrechten te complex is en - in het belang van de budgethouder -verbeterd en eenvoudiger moet worden door:

– het bieden van meer mogelijkheden voor de budgethouder;

– minder “hoepels” en vereenvoudiging voor de budgethouder door het verplaatsen van werkzaamheden en controles naar de verstrekker;

– het inzetten op standaardiseren en digitaliseren.

• De keten wordt eenvoudiger gemaakt door bij de start van het proces de gemeente of het zorgkantoor een grotere rol te geven.

• Mogelijkheid voor het in dagdelen of kilometers declareren wordt mogelijk gemaakt

• Onderzoek naar maximumtarieven en ‘één budget per wet’

Verbeterplan

28

Ter bespreking (en nog uitwerking in presentatie):

• Doorontwikkelingen SVB functionaliteit (releasekalender) en impact voorsoftwareleveranciers

• Communicatie SVB gerelateerde zaken en wat moeten leveranciershierover weten

• Gemeentelijk gegevensknooppunt

Informatievoorziening

29

Kanttekening: op dit moment is het zo dat wanneer de SVB een tkb van een gemeente niet heeft kunnen verwerken, dit wordt teruggekoppeld via het portaal van de SVB, ook al is het TKB PGB verzonden via het GGk.

Gemeentelijk gegevensknooppunt

30

Afspraken in het BO op 3 september:

• De problemen met de invoering van trekkingsrecht en het instellen van terugvalscenario’s om betalingsproblemen te voorkomen, kunnen tot onrechtmatige pgb-betalingen hebben geleid.

• De SVB vordert terug als er sprake is van evidente (vaak administratieve) fouten bij de uitbetaling, bijvoorbeeld: dubbele uitbetaling van een declaratie, declaratie is bruto uitbetaald in plaats van netto.

• De gemeente kan besluiten tot terugvorderen als zij constateert dat de geleverde zorg niet voldoet aan de voorwaarden in de door hen vastgestelde zorgovereenkomst, bijvoorbeeld als de zorgverlener andere zorg heeft geleverd van is afgesproken in de zorgovereenkomst. De SVB voert deze terugvordering op verzoek van gemeenten uit (in onderzoek).

• Terugvordering in andere situatie vindt niet plaats als er sprake was van een ambtshalve geaccordeerd budget of zorgovereenkomst op het moment van betalen.

Overig: terugvorderen en rechtmatigheid

31

VNG en VWS zijn nog in onderhandeling over de budgettaire gevolgen encompensatie van:

• Meerkosten nav. herstelacties

• Niet kunnen realiseren van taakstelling/bezuinigingen door het verplichttot 1 mei 2016 verlengen van herbeoordelingen

• Niet terugvorderen van onrechtmatige betalingen

• Begroting en vergoeding van SVB in 2016

Budgettaire gevolgen

32

VNG ondersteuning

• Gemeenten kunnen een beroep doen op de accountmanagers van het programma Informatievoorziening Sociaal Domein (ISD). Daarnaast zijn inhoudelijke experts beschikbaar die uw vragen kunnen beantwoorden.

• VNG werkt ook aan maatwerkondersteuning op locatie.

• Voor meer informatie over deze ondersteuning kunt u terecht bij OTD (Ondersteuningsteam Decentralisaties): otd@vng.nl , 070 373 83 98

Relatiebeheer SVB:

• Specifieke klantvragen: gemeente@svb.nl of 030 264 8888, keuze 1

• Vragen over beleid en proces: relatiebeheer@svb.nl of 030 264 8888, keuze 2

Ondersteuning

33

• Friesland, Groningen, DrentheRinko Huisman, 06 5349 6699, rinko.huisman@kinggemeenten.nl

• Zuid-Holland en ZeelandRob van ’t Zand, 06 1058 8423, rob.vantzand@vng.nl

• Noord-Holland, Flevoland en Noord-VeluweErnst Koperdraat, 06 5181 4172, ernst.koperdraat@kinggemeenten.nl

• Utrecht, Food Valley en West- en Midden-BrabantGökhan Çoban, 06 4708 4346, gokhan.coban@vng.nl

• Gelderland en OverijsselAndré van Nijkerken, 06 1015 6305, andre.vannijkerken@kinggemeenten.nl

• Oost-Brabant, Limburg en regio NijmegenEsther Hengeveld, 06 2481 9623, esther.hengeveld@kinggemeenten.nl

Accountmanagers ISD

34

• G4 en G32Alfred van den Berg, 06 5341 3906, alfredvandenberg@svb.nl

• Regio Overijssel, Gelderland, Noord-Limburg, FlevolandTim Eijpe, 06 5047 9107, teijpe@svb.nl

• Regio Friesland, Groningen, Drenthe, Noord-OverijsselMaarten Wilbrink, 06 5047 9108, mwilbrink@svb.nl

• Regio Utrecht, Zuid-Holland en GelderlandAsha Eijkelhof, 06 5047 9109, aeijkelhof@svb.nl

• Regio Noord-Holland en een deel Zuid-HollandGeorges Depoorter, 06 2517 3004, gdepoorter@svb.nl

• Regio Brabant, Zeeland en Zuid/midden-LimburgRon van Kaam, 06 1502 7431, rvkaam@svb.nl

• Yvonne Noteboom, 06 1178 0037, ynoteboom@svb.nl

• Tamara Haak, 06 1178 0061, thaak@svb.nl

• Tessy van Elk, 06 1179 6329, tvanelk@svb.nl

• Joyce Capiteijns-Eberwijn, 06 1179 6338, jcapiteijns-eberwijn@svb.nl

Relatiebeheer SVB

35

Vragen

36