7Recruitment, maar dan van binnen naar buitenLees verder op pagina 12

Business Intelligence ziet het bos door de bomenLees verder op pagina 16

Werken in 2020: mensen en robotsLees verder op pagina 10

E-Invoicing bespaart miljoenenLees verder op pagina 8

we know oracle | april 2014

magazine voor moeiteloos werken met oracle

Transform

De happy flow van Economische Zaken pagina 6

‘Kwakkels’ is een normaal woordpagina 8

10 Trends in Human Capital Management pagina 11

Erik schept graag orde in de chaos pagina 16

3transform | nummer 7 | april 2014

Succesvol jaar, aangescherpte strategie, nieuwe naam!Voor u ligt alweer de zevende editie van ons relatiemagazine Transform.

Uiteraard, zoals u van ons gewend bent, met interessante klantcases en Oracle

gerelateerd nieuws. Maar wel in een nieuw jasje en met ons nieuwe logo.

De reden hiervoor is dat Fit 4 Finance en Oracle Competence Center hun

krachten gebundeld hebben en sinds januari 2014 samen verder gaan onder

één naam: Profource, een Oracle-autoriteit met ruim 250 medewerkers en

nog steeds groeiende. Iets waar wij erg trots op zijn.

De afgelopen maanden hebben wij weer veel interessante opdrachten bij onze klanten mogen uitvoeren.

Met opdrachtgevers in België, Turkije, Bulgarije en Noorwegen timmeren wij ook internationaal flink

aan de weg. We begroeten op deze plaats met veel plezier onze nieuwe klanten: Vlaamse Overheid, Fluke

EMEA, Sensata, Jan de Rijk, OLVG, Koç University en PGS.

In Nederland hebben wij het Centraal Bureau voor de Statistiek en Ziggo geholpen met de upgrade naar

Release 12. We helpen de Gemeente Rotterdam met Recruitment en Talent Management. U leest hierover

verderop in dit magazine. Daarnaast praten wij u graag bij over de ontwikkelingen rondom E-Invoicing.

Hierbij wordt het factuurproces papiervrij gemaakt. De Vlaamse Overheid en het ministerie van Econo-

mische Zaken leggen uit hoe dit in zijn werk gaat en hoe Profource hen hierbij heeft geholpen.

Deze klanten vertelden ook over hun ervaringen tijdens de vierde editie van ons Transform Event in het

Van Gogh Museum in Amsterdam. Tijdens deze bijeenkomst onthulden wij onze nieuwe naam en logo;

een onthulling met een lange voorbereidingstijd. Niet alleen een nieuwe naam, maar ook een aangescherp-

te strategie vormde de basis van de samensmelting van onze bedrijven. Een verslag van het Transform

Event vindt u terug in dit magazine.

De uitbreiding van onze diensten zorgt voor een extra dimensie in onze groei. Wij hebben inmiddels de

grootste adviestak van de Benelux op het gebied van Fusion HCM diensten, E-Business Suite en Peoplesoft.

We zien dat de automatisering ook een steeds grotere rol gaat spelen bij het werven en selecteren van

personeel. Daarom bekijken we in deze editie de mogelijkheden van recruitment nu en in de toekomst.

Over personeel gesproken… Uiteraard zouden wij onze klanten niet kunnen ondersteunen zonder de inzet

van onze medewerkers. Eind vorig jaar hielden wij een medewerkertevredenheidsonderzoek. Onze mede-

werkers gaven de organisatie een rapportcijfer van 7,9. We concluderen hieruit dat zij graag voor Profource

en dus voor ú werken. Dit merken we ook aan het groeiende aantal jubilarissen. Na tien jaar werken men-

sen nog steeds met evenveel plezier bij ons. Ze merken dat ze gewaardeerd worden en groeien door tot de

beste professionals die ze kunnen zijn. Daar wordt iedereen beter van.

Wij wensen u veel leesplezier! Indien u vragen of opmerkingen heeft, neemt u gerust contact met ons op.

Directie Profource,

Berry Clemens, Eelco Reuhman, Robert Belder, Jan Groenen en Wim Seebregts

inhoudsynergie en nieuwe naam zorgen voor bredere

dienstverlening aan klanten

F4F en OC-C samen verder als Profource

centraal bureau voor de statistiek over release 12

‘We wilden niet gaan varen met een gat in de romp’

besparingen tot miljoenen euro’s per jaar

Papierwinkel gaat verdwijnen

Leve de lange termijn

technologie verandert het werken in 2020

Hoe vinden we in de toekomst de juiste mensen (of robots)?

taleo troef voor krimpende gemeente rotterdam

‘Recruitment, maar dan van binnen naar buiten’

vierde editie transform event groot succes

Fusion van kunst en cocktails

van der weijden schept graag orde in de chaos

‘Door de bomen het bos zien’

3

4

6

8

10

12

14

16

F4F en OC-C samenverder als Profource

synergie en nieuwe naam zorgen voor bredere dienstverlening aan klanten

De twee Oracle-specialisten Fit 4 Finance en Oracle Competence Center hebben

hun krachten gebundeld en zijn vanaf januari 2014 samen verder gegaan

onder één naam: Profource. Profource is een snelgroeiende dienstverlenende

kennispartner op gebied van Oracle software en systemen, met ruim 250

betrokken professionals. Profource ondersteunt organisaties bij het optimaal

inrichten, beheren en gebruiken van Oracle-software en -systemen.

huisstijl bijvoorbeeld een kleurenpalet samengesteld dat het kleurrijke

karakter van onze organisatie weerspiegelt en dat past bij onze nieuwe

positionering. De twee kleuren blauw staan voor betrouwbaar, oprecht

en betrokken. Terwijl het violet voor eigenzinnig staat. Dat hoort bij

ons: wij doen de dingen graag op onze eigen manier en benaderen onze

medewerkers en klanten op originele wijze, met een ‘twist’.”

Positief

Clemens vertelt over de positieve reacties die de naamsverandering

teweeg heeft gebracht: “Na de lancering van onze nieuwe naam en

huisstijl hebben we als directie veel positieve geluiden gehoord.

Het wordt nu voor zowel klanten als medewerkers veel duidelijker

op welke manier wij de toekomst in gaan; wij hebben nu één duidelijk

verhaal én één duidelijk gezicht. Ook onze nieuwe huisstijl past daar

goed bij; modern en klaar voor de toekomst.”

we know oracle

iban NL25RABO0369979915

bic RABONL2U

btw NL8107.13.895.B.01

kvk 2433 6289

Rijksstraatweg 7

3316 EE Dordrecht

Postbus 877

3300 AW Dordrecht

t +31 (0)78 653 45 45

f +31 (0)78 653 45 46

info@profource.com

www.profource.com

we know oracle

Postbus 877 | 3300 AW Dordrecht

Berry Clemens, directeur Marketing bij Profource licht toe: “Door de

samensmelting van F4F en OC-C verbreedt het dienstenpakket voor

klanten. Vanaf 2011 hebben wij de basis van ons bestaan grondig

geanalyseerd en onze klanten, leveranciers en medewerkers gevraagd

waar zij willen dat wij als bedrijf in 2016 (en daarna) met onze dien-

sten staan. Dit diende als input voor ons positioneringsvraagstuk.”

Clemens vervolgt zijn verhaal: “We zijn dé marktleider in Oracle

E-Business Suite ondersteuning en de eerste grote gebruiker van

Oracle’s nieuwste generatie bedrijfsapplicaties Fusion Applications.

Profource combineert deze ervaring met kennis van specifieke

bedrijfsprocessen zoals Human Capital Management, Finance,

Control, Verkoop-, Inkoop- en Projectenadministraties. Daarnaast

hebben wij veel ervaring met E-Invoicing, Payrolling, Cloud Services

en Business Intelligence.”

“Voor Oracle is Fusion Applications de strategische suite van bedrijfs-

applicaties die klanten zelf kunnen draaien of via partners in de

‘Cloud’ in gebruik kunnen nemen. Wij zien Fusion dan ook op de

lange termijn als een aanvulling en mogelijke vervanging van de

huidige generatie Oracle applicaties als E-Business Suite, Peoplesoft,

JD-Edwards en Siebel. Maar we zien ook een flexibele onderlaag (mid-

dleware) die voor meer flexibiliteit en security zorgt. En daarnaast

mogelijkheden voor onder andere business analytics, portals, content

management en applicatie-integratie via webservices.”

Nieuwe identiteit, vertrouwde waarden

“De wereld verandert en wij veranderen mee. Wij willen gezien wor-

den als een professionele partner met een duidelijk gezicht en eendui-

dige positionering. Hierbij hoort een nieuwe identiteit. Onze nieuwe

naam is krachtig en eigentijds: ‘Profource’ verwijst naar de profes-

sionele kracht van Oracle software en systemen met een knipoog

naar de ‘Four’ uit Fit 4 Finance. Als dienstverlener behouden we onze

vertrouwde waarden als gedrevenheid, betrokkenheid en betrouw-

baarheid. Zowel naar onze klanten maar zeker ook naar onze mede-

werkers.” Clemens ziet het nieuwe jaar met vertrouwen tegemoet:

“Als Profource bieden wij nog meer kennis, mensen en faciliteiten

om onze klanten optimaal gebruik te laten maken van Oracle-

oplossingen.”

Logo en huisstijl

Bij de nieuwe identiteit horen ook een nieuw logo en huisstijl.

Clemens vervolgt zijn verhaal: “Onze nieuwe huisstijl is gebaseerd

op vier waarden: kennis, betrokkenheid, ambitie en originaliteit.

Onze uitingen sluiten hier goed bij aan. Zo is er voor onze nieuwe

4 5transform | nummer 7 | april 2014

gebruikten, moeten ze dat nu elke week doen. Dat komt omdat er nu

meer verantwoordelijkheid ligt bij de medewerkers. Zij gebruiken het

systeem onder meer voor tijdschrijven, verlof aanvragen en het beheer

van projecten. Eerst werden alle projecten centraal ingevoerd door ons

projectenbureau. Nu kan iedereen die een project start, dat zelf doen.

Die functionaliteit zit erin, dus waarom zou je die niet gebruiken?

Het grote voordeel hierbij is dat iedereen voortaan zijn eigen zaken

kan regelen.”

Eind december startte het projectteam met de conversie. Het oude

systeem werd afgesloten en de conversie kon in januari afgerond

worden, in totaal nam dit ongeveer tien dagen in beslag. Zo was

het nieuwe systeem net op tijd klaar voor een nieuw boekjaar.

Geen maatwerk

Renaud: “De nieuwe versie ziet er veel beter uit dan versie 11. En het

beheer is een stuk eenvoudiger geworden, want we hebben bijna geen

maatwerk meer. Alleen het noodzakelijke maatwerk bleef over. Daarbij

moet je denken aan bijzondere voorwaarden die de overheid aan ons

werk stelt en die we niet standaard in ons systeem kunnen regelen.

We zijn nu weer helemaal up-to-date. Zo kunnen we nu ook de nieuwe

IBAN-nummers gebruiken. Belangrijke verandering is ook de manier

waarop we rapportages maken. Vroeger moest iedereen zelf rapporten

samenstellen. Daar hebben we nu Business Intelligence voor.

Hiermee maken we standaard dashboards die we voor de organisatie

beschikbaar stellen. Dat geeft uniformiteit en dat komt de sturing

ten goede. Het is een uitdaging om dat helemaal goed op elkaar aan

te sluiten.” Dit levert nog wel wat hoofdbrekens op. Van Mourik:

“Eigenlijk hebben we het Business Intelligence-gedeelte te vroeg

geïmplementeerd en daardoor sluit het nog niet helemaal goed aan

op de rest van het systeem. Dat is het enige onderdeel waar ik nog

niet tevreden over ben.”

Van Mourik is wel tevreden over het behaalde resultaat en daar heeft

zij ook alle reden toe, want ruim een maand na de release draait het

systeem soepel. Er zijn weinig incidenten. Renaud: “De essentie is dat

we een moeizame start hebben gehad en dat we met hard werken de

verloren tijd hebben ingehaald. We hebben regelmatig met het zweet

in de handen gestaan. Maar uiteindelijk is alles goed gekomen, mede

dankzij de expertise en inzet van Profource. Daar mogen zowel

Profource als het CBS trots op zijn.”

Huisaccountant

Tot slot heeft Renaud nog een tip: “We hebben onze huisaccountant

van begin af aan betrokken bij dit project. Die gaf advies over de

in richting van autorisaties, controles en de projectbeheersing.

Zo is niemand voor verrassingen komen te staan.”

Op de vraag of het project voor herhaling vatbaar is, bijvoorbeeld

met Oracle Fusion Applications, reageren beide dames lachend:

“We moeten eerst even bijkomen. Dit jaar bekijken we hoe alles werkt

en zorgen we ervoor dat alles stabiel blijft draaien. Daarna zien we

verder. We hebben nu een solide schip in het water liggen. Laten we

daar eerst maar eens mee gaan varen.”

Ze zeggen wel eens dat het gemakkelijker is om een heel nieuw systeem uit

te rollen dan om een bestaande versie van bedrijfssoftware te vervangen

door een opvolger. Of dat waar is, vragen we aan Marijke Renaud, directeur

Bedrijfsvoering en Communicatie en Gabriëlle van Mourik, projectleider van

het Centraal Bureau voor de Statistiek. Zij spreken open over hun ervaringen

met Release 12 van Oracle E-Business Suite.

Het CBS heeft het project vijf weken geleden afgerond. Met bloed,

zweet en tranen, maar wel net op tijd, aan het begin van het nieuwe

boekjaar. De uitrol van R12 was niet zozeer een upgrade als wel een

volledige herinrichting. En dus werd de afgelopen negen maanden

het hele systeem van het begin af aan opgebouwd, ingericht, getest,

geconverteerd en uitgerold. Vakanties werden opgeschort en de orga-

nisatie stond onder hoogspanning om de deadline te halen.

Onze zuurstof

Het belang van ICT voor een organisatie als het CBS valt niet te onder-

schatten. Renaud: “ICT is voor ons als zuurstof, je kunt geen minuut

zonder, het is de basis van zowel onze core business als de bedrijfs-

voering.” Het CBS telt ongeveer 2000 medewerkers, verdeeld over

twee locaties (Leidschenveen en Heerlen) en gebruikt de E-Business

Suite voor de gehele administratie: HR, financieel, tijdschrijven en

projecten. Van Mourik: “Daar moet ik bij aantekenen dat bij ons

alles een project genoemd wordt. We hebben hier zelfs het project

‘Af wezigheid’. Toen we begonnen hebben we het aantal projecten

flink onderschat.”

Renaud: “In het begin hebben we het te groot aangepakt. We vroegen

de organisatie hoe zij het wilde hebben. Vervolgens kwamen we er

achter dat we al die wensen in zo’n korte tijd gewoon niet konden

waarmaken. Daar kwam bij dat we beperkte kennis van Oracle in huis

hadden en dat maakte het ook niet makkelijker. In onze organisatie

heeft bijna niemand verstand van Oracle en die paar mensen die dat

wel hadden, vertrokken. Pas met de komst van Gabriëlle als project-

leider kwam er vaart in het verhaal. Zij heeft het schip losgetrokken

en de goede kant op geduwd. Gabriëlle is gaan sturen op de planning

en zorgde voor duidelijkheid. Het doel was duidelijk: we moesten in

januari klaar zijn, want met versie 11 konden we 2014 niet meer in.

Dat systeem was te oud om nog langer mee door te gaan.”

Van Mourik: “Ik moest me eerst in Oracle verdiepen. Het werd me al

snel duidelijk dat er alleen een globale planning lag, waar we weinig

op konden sturen. Ik ben eerst een nieuwe planning gaan maken.

We zijn gaan terugrekenen vanaf de releasedatum en kwamen

er achter dat er ontzettend veel werk te verzetten was. Het is gewoon

een kwestie van tellen: als we in januari live wilden, dan moesten we

in augustus de acceptatietesten hebben uitgevoerd en dus moest je

in de periode van april tot juli alles ontwerpen en bouwen. We heb-

ben een aantal korte deadlines gesteld om tempo te maken en extra

mensen ingeschakeld, want aanvankelijk hadden we maar een paar

externe consultants en een handjevol interne medewerkers. Toen we

eind april onze eerste mijlpaal bereikten met de eerste versie van het

proces ontwerp, begon ik erin te geloven dat januari haalbaar was.”

Renaud: “Het was spannend, er stond veel op het spel en het CBS gaat

voor zekerheid. We wilden niet gaan varen met een schip met een

gat in de romp. Dus wilden we zo lang mogelijk testen of alles goed

werkte. We hebben nog overwogen om een kwartaal later live te gaan,

maar we waren al zo ver dat verder uitstel jammer zou zijn geweest.

Dus hebben we alles op alles gezet.”

Inloopsessies

Naarmate de deadline naderde, steeg de spanning en de inzet van alle

betrokkenen. Toen het nieuwe systeem op 20 januari van dit jaar live

ging, waren de medewerkers van het CBS goed voorbereid. Zij hadden

vooraf demo’s gezien en Profource had opleidingen verzorgd voor zo’n

tweehonderd managers, projectleiders en administrateurs. Daarnaast

waren er inloopsessies, onder andere om mensen te instrueren voor

het tijdschrijven en het regelen van verlof. Er kwamen uitgebreide

werkinstructies. En na de uitrol stond een supportteam van Profource

de medewerkers in Den Haag en Heerlen vier weken lang met raad en

daad bij. Ook de communicatie was uitstekend verzorgd. Van Mourik:

“De medewerkers van Profource waren professioneel en loyaal.

Ze hadden een enorme drive om deze uitrol tot een succes te maken.”

Grote impact

Ondanks alle goede voorbereidingen bleek de impact op de organi-

satie groot. Toen de gebruikers hoorden dat het maatwerk zoveel

mogelijk uit het systeem werd gehaald, hadden de dames de poppen

aan het dansen, vertelt Van Mourik: “Het sentiment was aanvan-

kelijk niet positief. Werkprocessen moesten worden aangepast aan

het systeem en niet andersom, het systeem aan de processen. Dat

betekende dus de nodige veranderingen voor alle medewerkers van

het CBS. Waar medewerkers eerst een paar keer per jaar het systeem

profiel: het centraal bureau voor de statistiekHet Centraal Bureau voor de Statistiek publiceert betrouwbare en

samenhangende statistische informatie, zowel uit Nederland als uit

Europa. Het CBS is een zelfstandig bestuursorgaan. Dit jaar bestaat het

bureau 115 jaar en er werken nu zo’n 2000 mensen verdeeld over twee

vestigingen in Leidschenveen en Heerlen.

Het CBS publiceert jaarlijks duizenden documenten, zoals persberichten,

conjunctuurberichten, boeken, elektronische publicaties en Statline-

tabellen. In 2012 bijna 6000 in totaal. Naast de eigen website heeft het

CBS nog vier specifieke websites. Al deze sites worden miljoenen keer

per jaar geraadpleegd.

‘We wilden niet gaan varen met een gat in de romp’

centraal bureau voor de statistiek over release 12:

Gabriëlle van Mourik (projectleider bij

het CBS) en Marijke Renaud (directeur

Bedrijfsvoering en Communicatie):

“Het CBS en Profource mogen hier

trots op zijn.”

redenen om over te stappenDe twaalfde versie van Oracle E-Business Suite

heeft veel nieuws te bieden

Er is weinig discussie over nut en noodzaak van updates:

upgraden zorgt voor nieuwe functionaliteit, betere

prestaties, meer veiligheid en lagere kosten. Dit geldt ook

voor release R12 van Oracle E-Business Suite.

voordelen van r12• Een robuuste en schaalbare architectuur met meer Middleware-

mogelijkheden, betere integratie, nieuwe extensions en personalisatie,

en een betere beveiliging voor bedrijfsapplicaties

• Een overzichtelijk ontwerp voor multiple belastingmodellen,

met flexibelere accounting elementen

• Stroomlijnen van compliance-regels

• Mogelijkheden voor een efficiëntere samenwerking met

handelspartners

Profource heeft Oracle Release 12 al bij verschillende klanten uitgerold,

zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek, Ziggo, het Onze Lieve

Vrouwe Gasthuis (OLVG) en het St. Elisabeth Ziekenhuis.

‘We hebben nu een solide

schip in het water liggen.

Laten we daar eerst maar

eens mee gaan varen’

transform | nummer 7 | april 2014

transform | nummer 7 | april 2014 76

Lagere kosten, minder fouten, betere prestaties

en nog goed voor het milieu ook. Elektronisch

verwerken van facturen heeft duidelijke voordelen.

Toch worden anno 2014 de meeste facturen nog met

de hand verwerkt. Volgens Profource gaat dat snel

veranderen.

Voor iedereen is het duidelijk dat automatisering voordelen heeft:

los van alle fouten die mensen maken, kost het handmatig verwerken

per factuur tussen de vijftien en de zestig euro. Met automatisering

kunnen deze kosten terug naar een fractie. In twee stappen worden

flinke besparingen bereikt. Het inscannen van papieren rekeningen

of pdf-bestanden brengt de gemiddelde kosten omlaag tot circa

6 euro per factuur. En het automatisch inlezen en verwerken brengt de

kosten verder omlaag tot minder dan een euro.

Roze wolk

Het lijkt simpel: je scant een nota, zelflerende software leest hem in,

checkt of alles klopt en regelt de betaling. Toch is dat nog niet zo een-

voudig. Elk bedrijf heeft een eigen manier om facturen op te maken.

Slimme software leert om facturen te herkennen. In het begin is veel

handwerk nodig om nieuwe facturen in te voeren, maar later gaat dat

steeds meer automatisch. Binnen Oracle wordt WebCenter Content

Imaging (WCCI) het meest gebruikt – voorheen IPM genaamd. In de

praktijk heeft dit systeem zich goed bewezen, allereerst bij Profource

zelf. Berry Clemens, directeur Marketing bij Profource: “Toen WCCI bij

ons goed draaide, konden we ermee naar onze klanten. We begonnen

bij het ministerie van Economische Zaken. Toen het daar ook goed

bleek te werken, dienden zich al snel andere grote klanten aan, zoals

de Vlaamse Overheid.”

Wat is de toekomst? Berry Clemens: “De roze wolk waar iedereen op

wil zitten, is een volledig geautomatiseerde administratie. De realiteit

is dat we al heel tevreden mogen zijn als grote organisaties straks

negentig procent van hun facturen automatisch kunnen verwerken.”

Business Process Outsourcing

Er zijn ook klanten die ervoor kiezen om de verwerking van hun

crediteurenadministratie volledig uit te besteden aan Profource. Dit

heeft als voordeel dat zij niet hoeven te investeren in een scanmodule

en software. Profource ontvangt de facturen, verwerkt ze en levert ze

terug in het systeem van de klant. Die hoeft daar zelf niets meer aan te

doen. Outsourcing bij Profource is ook nog eens honderd procent flexi-

bel. De klant betaalt per factuur en niet voor een vaste medewerker.

Profource Trading Cloud

Standaardoplossingen werken goed in standaardsituaties. Helaas

zijn die binnen de crediteurenadministratie van grote organisaties

vrij zeldzaam. Profource ziet dat er vaak maatwerk nodig is en heeft

daarom de Profource Trading Cloud ontwikkeld.

Binnen de Trading Cloud kan Profource verschillende soorten digitale

facturen verwerken. Leveranciers sturen hun facturen rechtstreeks

naar Profource, die ze vertaalt, controleert, verwerkt en vervolgens

aanbiedt aan het Oracle klantsysteem.

Het begint met het vertalen van facturen. Steeds meer leveranciers

versturen hun facturen in XML-formaat. Dit is een taal met honder-

den dialecten: elke beroepsgroep maakt zijn eigen aanpassingen op

dit formaat. Dat is ook logisch, want een uitzendbureau zet heel ande-

re zaken op een factuur dan een bakker of een kantoorboekhandel.

De kunst is om de data te vertalen zodat Oracle er mee overweg kan.

Juiste prijs

Na het inlezen en vertalen volgt een uitgebreide controle. Facturen

worden vergeleken met de inkooporder en de pakbon. Er wordt

Papierwinkel gaat verdwijnenbesparingen tot miljoenen euro’s per jaar

transform | nummer 7 | april 2014

happy flow bij economische zakenHet ministerie van Economische Zaken wil de crediteurenadministratie zoveel mogelijk

automatiseren. “En dat gaat ons lukken”, vertelt Jerry Hendrikse, hoofd Financiële Diensten

en Administratie van het ministerie van Economische Zaken. “Want samen met Profource

hebben we een nieuw scan- en verwerkingssysteem uitgerold dat sinds september vorig

jaar automatisch binnenkomende facturen inleest en betaalt.”

De dienst van het ministerie handelt jaarlijks 30.000 facturen af, ongeveer een derde

van de facturen die Economische Zaken krijgt. Als alles klopt, worden deze nota’s

zonder tussenkomst van mensenhanden betaald. De ‘happy flow’ noemen ze dat

bij het ministerie. Deze benaming is zo ingeburgerd dat een medewerker zelfs de

geboorte van zijn kind zo beschreef: de bevalling was ‘een happy flow’.

Hendrikse: “Mijn doel is om facturen zonder tussenkomst van mensen te verwerken:

vanaf de inkooporder tot en met de betaling. Dat is nodig, want de overheid krimpt en

wij moeten met steeds minder mensen hetzelfde werk doen.”

“Vroeger kregen we regelmatig rekeningen zonder naam of afdeling van de inkoper.

Zo’n document ging dan door de organisatie zwerven. Dat kan nu niet meer.

Elke factuur wordt direct bij binnenkomst gescand en is altijd terug te vinden.

Ook kunnen we automatisch nagaan of een bestelling is gedaan. Zo niet, dan gaat hij

terug naar de leverancier.”

“De resultaten zijn goed. We betalen nu vrijwel altijd binnen de gestelde termijn van

dertig dagen. Ik voorzie dat dit straks nog veel sneller kan, zelfs al binnen enkele

dagen. Dat is voor onze leveranciers natuurlijk heel plezierig.”

Maar hoe groot het succes ook, het zal nooit lukken om álle facturen automatisch te

verwerken: leveranciers en inkopers voeren soms verkeerde informatie in, waarna het

systeem alarm slaat. Zulke facturen worden er automatisch uitgefilterd en apart gezet,

zodat ze handmatig verwerkt kunnen worden. Ik verwacht dat het aantal fouten snel

zal afnemen: het systeem is zelflerend en de beloning om de juiste informatie aan te

leveren, is dat je snel betaald krijgt.”

Het scan- en verwerkingssysteem dat het ministerie gebruikt, heet tegenwoordig

WebCenter Content Imaging. De kracht van dit systeem is de slimme software die nieuwe

facturen leert herkennen en zo steeds meer facturen automatisch kan verwerken.

Het kostte bijna twee jaar om dit systeem goed werkend te krijgen. Dat komt omdat de

overheid complexer in elkaar zit dan de standaard van WCCI. Zo werkt het ministerie

met meerdere budgethouders en een kasverplichting administratie in plaats van

een baten-lasten administratie. Nu deze hobbels zijn genomen, is het systeem erg

eenvoudig uit te rollen bij andere onderdelen van de overheid. Bij de Rijksdienst Voor

Ondernemend Nederland (RVO) lukte dat zelfs in anderhalve maand.

Nu het systeem goed werkt, moeten de ambtenaren er nog aan wennen. Vroeger kon

iemand zelf de telefoon pakken en een bestelling plaatsen, tegenwoordig moeten

zij bestellen via iProcurement. Rekeningen die worden opgestuurd zonder officiële

bestelling, gaan retour afzender. Dat levert nogal eens discussies op met collega’s,

vertelt Hendrikse. “De grootste uitdaging is niet de techniek, maar het veranderen

van de werkwijze.”

Over de samenwerking met Profource is Hendrikse bijzonder enthousiast: “Ik werk

al sinds 2007 met ze samen en dat gaat perfect. Profource heeft een duidelijke

meerwaarde omdat ze volledig gespecialiseerd zijn in Oracle. Toen we WCCI gingen

uitrollen, was Profource de enige partij die daar ervaring mee had. Zij weten echt waar

ze het over hebben. Tijdens de uitrol zaten ze hier met een gympen-team: een club

mensen die mijn medewerkers ter plekke hielpen. Dat werkte uitstekend.”

gecontroleerd of de juiste hoeveelheid goederen is geleverd,

tegen de juiste prijs. De klant kan kiezen uit meerdere controleslagen

(2-, 3-, of 4-way matching).

Vaak heeft de klant daarna nog behoefte aan extra informatie,

bijvoorbeeld over de kostenplaats, de naam van degene die goed-

keuring moet geven, of het nummer van de bankrekening waarmee

betaald moet worden. Het toevoegen van deze extra informatie

noemen we verrijking. Tot slot gaat alle informatie naar het systeem

van de klant, waar de factuur wordt goedgekeurd en betaald. Dit hele

proces kan plaatsvinden zonder dat er iemand aan te pas komt.

Klanten

Naast Economische Zaken en de Vlaamse Overheid werkt Profource

voor Radboud Medisch Centrum, de gemeente Rotterdam, Schiphol

Groep en het VU Medisch Centrum. Allemaal in een andere fase

van hun E-Invoicing levenscyclus. Afhankelijk van de hoeveelheden

facturen besparen deze klanten honderdduizenden tot miljoenen

euro’s per jaar.

Lees verder op pagina 8 ‘Kwakkels in Vlaanderen’ >

‘Mijn doel is om facturen zonder tussenkomst van mensen te verwerken: vanaf de inkooporder tot en met de betaling’

jerry hendrikse (ministerie van economische zaken)

‘De grootste uitdaging

is niet de techniek,

maar het veranderen

van de werkwijze’

9transform | nummer 7 | april 2014

3 Marloes Borsje

6 Jeffrey van den Berg

8 transform | nummer 7 | april 2014

Leve de lange termijn

Menno van den Barselaar – 10 jaar in dienst

De afgelopen jaren heb ik met veel plezier bij Profource gewerkt. In die tijd heb ik vele leuke,

leerzame en gevarieerde opdrachten uitgevoerd op gebied van finance en control. Het mooiste

vind ik om bij de afronding van een opdracht een klant te horen zeggen dat ik de organisatie heb

geholpen om beter in control te zijn.

HJ Rogge – 10 jaar in dienst

In de tien jaar die ik hier werk, heb ik Profource zien uitgroeien van een klein bedrijf afhankelijk

van twee klanten tot een volwaardige consultingorganisatie. Ik heb kunnen meegroeien naar steeds

complexere opdrachten. In veel gevallen is de opdracht simpel: “HJ, de klant heeft een probleem,

ga ze helpen.” Als consultant heb ik tal van uiterst creatieve interpretaties van bedrijfsprocessen

voorbij zien komen. Zorgen dat de administratie toch goed gaat functioneren en uiteindelijk stuur-

informatie oplevert, is vaak een grote uitdaging die mij veel voldoening brengt.

Marloes Borsje – 10 jaar in dienst

De afgelopen jaren heb ik met veel plezier bij Profource gewerkt. Alles is hier bespreekbaar.

Er wordt altijd naar mogelijkheden gekeken in plaats van bezwaren. Dit sluit goed aan bij mijn

eigen visie. Profource geeft mij alle vrijheid om mezelf verder te ontwikkelen.

Arjan Meerkerk – 5 jaar in dienst

Time flies when you’re having fun… dat is mijn beeld van de afgelopen vijf jaar. Als ‘groentje’ ben ik

hier binnengekomen, en daarna heb ik heel veel geleerd en gezien bij verschillende opdrachtgevers.

Profource blijft ook de komende vijf jaar mijn werkgever vanwege de persoonlijke aandacht en

carrièremogelijkheden.

Jeroen de Jong – 5 jaar in dienst

Ik heb erg leuke collega’s waarmee ik zowel bij de klant als privé goed kan opschieten. De afgelo-

pen vijf jaar heb ik mij enorm goed kunnen ontwikkelen. Al deze kennis en ervaring pas ik toe in

mijn volgende opdrachten. Ik zou iedereen aanraden om bij Profource aan de slag te gaan vanwege

de grote variatie in opdrachten en klanten. Hierdoor leer je jezelf kennen en ontdek je snel welke

richting je op wilt gaan.

Jeffrey van den Berg – 5 jaar in dienst

De afgelopen jaren heb ik met heel veel plezier bij Profource gewerkt. In deze jaren heb ik mijn

steentje kunnen bijdragen om het bedrijf te versterken in de Oracle-markt. In de vijf jaar die ik

hier werk zijn we flink gegroeid: in aantal medewerkers en zeker ook qua kennis. En dat alles met

behoud van onze unieke cultuur. Ik hoop de komende jaren, met een blijvende glimlach, van dicht-

bij getuige te blijven van dit mooie bedrijf!

Marcel Smak Gregoor – 5 jaar in dienst

Het is leuk om bij Profource te werken omdat je op veel werkgebieden ervaring opdoet. De afgelo-

pen vijf jaar heb ik kennis gemaakt met het reilen en zeilen bij de gemeente Rotterdam, projecten

uitgevoerd voor de Voedsel- en Warenautoriteit en geruime tijd kennis opgedaan van leasing bij

De Lage Landen. Momenteel ben ik aan de slag bij de Dienst Justitiële Inrichtingen. En de komende

jaren verwacht ik nog veel meer ervaringen op te kunnen doen!

Medewerkers die de afgelopen periode ook hun jubileum hebben gevierd:

10 jaar: Marijn Braakman, Dorien Stofberg, Gerard Blok, Jerry Rozenbrand

5 jaar: Engelien van Doorn-van Burgel, Elly Chiu, Songül Caliskan, Chantal van Ede, Trui Andrade,

Yvette Roelofs, Martijn Reijm, Linlin Liu, Robin Schmalen, Harry Kal, Debby Vreeken

‘kwakkels in vlaanderen’“Kwakkels, kennen jullie dat woord niet? Het betekent verkeerde

berichten.” Gonda Cock, administrateur-generaal bij het Agentschap

Centrale Accounting van de Vlaamse Overheid, maakt zich vrolijk

over het misverstand. Zij gebruikte het woord kwakkels om aan te

geven dat veranderingen stuiten op wantrouwen. Zo eisen sommige

overheidsorganisaties een digitale handtekening. “Dat is natuurlijk

compleet zinloos, omdat de autorisatie al in het systeem is geregeld.”

De Vlaamse Overheid verwerkt jaarlijks meer dan 400.000 facturen en

gaat deze zoveel mogelijk elektronisch verwerken. Centrale Accounting

is de grootste dienst van de overheid en werkt met Oracle. Daarom is

gekozen voor het scan- en verwerkingssysteem Oracle WCCI. Dit systeem

is afgelopen jaar samen met Profource in drie maanden tijd uitgerold,

in een project met de naam ‘Intelligent Scannen’.

Dalende doorlooptijd

Hoe kan dat zo snel? Gonda Cock: “Andere organisaties willen eerst

iedereen overtuigen; wij zijn direct begonnen met installeren. Zo kan

iedereen zien wat de voordelen zijn. Dit werkt prima. Van de 400.000

facturen gaan we er straks 250.000 scannen. Binnenkort komen daar

nog eens 150.000 facturen bij van andere overheidsorganisaties.”

Met de automatisering wil de Vlaamse Overheid de efficiëntie en

effectiviteit van de factuurverwerking verhogen, de boekhouding

transparanter maken en doorlooptijden verkleinen. In juni 2013 begon

bij wijze van pilot de verwerking van 2.500 facturen per maand. Deze

pilot verliep zo goed dat de nieuwe werkwijze direct kon worden

ingevoerd. Nu worden er al meer dan 3.000 facturen per maand gescand.

De gemiddelde doorlooptijd per factuur daalde van 19 naar 11 dagen en

neemt nog steeds af, want het Agentschap werkt samen met Profource

aan een continue verbetering van het scanproces.

Het project is ondertussen niet onopgemerkt gebleven bij de andere

overheidsorganisaties. Zo begint binnenkort ook Toerisme Vlaanderen

met het digitaal verwerken van facturen. Al bijna de helft van de

organisatie is ingestapt, maar er ligt nog een flinke uitdaging om ook

de rest bij het project te betrekken.

E-Invoicing

De volgende stap is om ervoor te zorgen dat de facturen niet meer op

papier of als pdf worden aangeleverd, maar volledig gedigitaliseerd,

als XML-bestand. Dat heet E-Invoicing. In 2017 moet meer dan zestig

procent van alle facturen digitaal worden aangeleverd in het formaat dat

de Vlaamse Overheid voorschrijft. Ook hier werkt de Vlaamse Overheid

samen met Profource. Gonda Cock legt uit waarom: “Profource kent

Oracle en heeft verstand van administratieve processen. De samen-

werking met Nederlanders bevalt ons uitstekend. Ja, ze zijn wat mondiger,

maar dat worden wij Vlamingen ook!”

1

2

34

5

6

7

1 Menno van den Barselaar

2 HJ Rogge

5 Jeroen de Jong

7 Marcel Smak Gregoor

Wij hechten grote waarde aan langetermijnrelaties;

niet alleen met onze klanten maar zeker ook met

onze medewerkers. Zij hebben het goed naar hun

zin bij onze organisatie. Dat vertellen ze ons en

dat lezen we in het recente medewerker-

tevredenheidsonderzoek. Ook zien we het terug

in het aantal jubilea dat de afgelopen maanden

gevierd is. Steeds meer collega’s zijn vijf jaar in

dienst, en een aantal zelfs al tien jaar. Daar zijn

we best trots op, zeker toen we lazen wat ze van

Profource vinden.

4 Arjan Meerkerk

< Vervolg van pagina 7 ‘Papierwinkel gaat verdwijnen’

‘Andere organisaties willen eerst iedereen overtuigen; wij zijn direct begonnen met installeren.’

gonda cock (vlaamse overheid):

Hoe vinden we in de toekomst de juiste mensen (of robots)?

technologie verandert het werken in 2020

De arbeidsmarkt gaat de komende jaren onherkenbaar

veranderen. Aan de ene kant vergrijst onze beroepsbevolking

en aan de andere kant buitelen de technologische

ontwikkelingen over elkaar heen. In dit artikel nemen we een

kijkje in de nabije toekomst, waar robots het werk uit handen

nemen en waar werknemers zich specialiseren.

dossiers worden steeds digitaler. Zelf voegen we daar allerlei

informatie aan toe, afkomstig van sensoren die ons lichaam continu in

de gaten houden. Gespecialiseerde bedrijven halen hier met geavan-

ceerde zoektechnologie steeds meer bruikbare informatie uit. Zo helpt

patroonherkenningssoftware als Oracle Endeca om ziekten beter te

begrijpen en te behandelen. Wist u trouwens dat het merendeel van

die gegevens is opgeslagen in Oracle databases?

Recruitment

De statistieken wijzen uit dat negen op de tien banen ontstaan door

de vervangingsvraag van gemiddeld vier procent per jaar. Onderzoe-

kers verwachten dat de komende vijf jaar 1,3 miljoen arbeidsplaatsen

vrijkomen door verloop en pensionering. De verwachte instroom in

die jaren wordt geschat op 1,66 miljoen jongeren. Het aanbod

overstijgt dus het aantal banen. Toch dreigen er tekorten in de tech-

nologie, industrie, transport, agrarische sector en dienstverlening.

De vraag naar personeel van MBO- tot WO-niveau is nu al groter dan

het aanbod. Omdat we langer blijven leven ontstaan er knelpunten

in de zorgsector en door de vervangingsvraag ontstaan er gaten in de

pedagogische beroepen. Staat er straks nog iemand voor de klas, of

stomen we onze allerjongsten klaar met Steve Jobs scholen en online

learning? Wat zijn de gevolgen voor recruitment?

Oudere werknemers in dienst nemen is een mogelijkheid. Leeftijd

speelt steeds minder een rol. Wijsheid komt met de jaren en in 2020

draait het om competenties en kennis. Werkgevers zoeken pro-

fessionele en vakinhoudelijke expertise. Ze kijken ook naar commu-

nicatieve vaardigheden, strategisch inzicht en organisatie talent om

mensen door te laten groeien naar managementfuncties.

Want ook die zullen moeilijker te vervullen zijn in de toekomst.

Hoe komt u straks aan de juiste mensen? Gaan we naast het tradi-

tionele CV de studentvolgsystemen ontsluiten met Big Data-tools?

Vervangen apps straks de traditionele assements? En hoe verrijken

we onze digitale informatie in LinkedIn, want de nieuwe generatie is

gewend om digitaal te werken. Is de huidige generatie recruiters en

HR-medewerkers al zover?

Robots en sensoren

Technologie bepaalt ook de inhoud van ons werk. Steeds meer men-

sen worden hoogopgeleid en hoogopgeleiden gaan steeds specialis-

In dit artikel kijken we naar de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt tot

2020. We maken gebruik van macro-cijfers uit Nederland, de globale

economische en technologische ontwikkelingen en de groei van

sociale media. De centrale vraag is: hoe kunnen onze klanten in de

toekomst technologie gebruiken om talenten te vinden, te binden,

te boeien en vast te houden? We zien vijf trends op de arbeidsmarkt:

1 de bevolking vergrijst

2 jongeren geboren na 2000 zijn digitaal

3 onze samenleving is multicultureel

4 steeds meer vrouwen werken

5 jongeren studeren langer en worden hoger opgeleid

Dat de bevolking vergrijst, wist u natuurlijk al. Dat we langer moeten

doorwerken, dat hebben we de afgelopen regeerperiode meegekre-

gen. Ons pensioenstelsel is te duur, wordt gezegd, en voor de huidige

werkende generatie wordt pensioenopbouw moeilijker. Maar niet

getreurd, we blijven langer leven en ook langer werken.

Digitale medici

Gezondheidsklachten verminderen dankzij betere medicijnen, sensor-

technologie en analyse van grote datasets (Big Data). Dat weten ook

de grote ICT-bedrijven. Apple neemt op dit moment veel medici

in dienst en geeft de nieuwe iWatch sensoren om het geluid en de

stroming van ons bloed te meten. Wie weet kan ons horloge dus bin-

nenkort een hartaanval voorspellen. En Google ondersteunt medici

tijdens operaties met hun innovatieve bril Google Glass. De geheime

Division X van Google heeft alleen al in januari 2014 twaalf robotica-

bedrijven overgenomen, zoals Deepmind, een bedrijf dat een intelli-

gent robotbrein wil ontwikkelen.

Ons eigen lichaam blijft dankzij technologie in topvorm. Krakkemik-

kige gewrichten als knieën of heupen zijn al redelijk eenvoudig te

vervangen. Een volgende stap is 3D-printing in de operatiekamer:

onlangs is het leven van een baby gered met een stukje luchtpijp uit

de printer.

Staan we straks continu onder controle van medische alarmcentrales?

Gaan apps op onze smartphone ons straks medisch advies geven?

We krijgen steeds meer inzicht in onze gezondheid. Onze medische

tischer werk doen omdat technologie de ‘saaie’ onderdelen van hun

werk automatiseert; ook wel Machine Learning of Artificial

Intelligence genoemd. Zo gebruiken juristen efficiënte software

voor patroon- en woordherkenning om snel inzicht te krijgen in de

jurisprudentie. Wist u trouwens dat de Rechtspraak in Nederland alle

dossiers verwerkt in Oracle Webcenter technologie? Ook een groot

deel van het uitvoerende werk op administraties verdwijnt, zoals u in

dit magazine kunt lezen.

De media berichten dat steeds meer arbeidsmigranten bij ons het

overgebleven handwerk komen doen. Dit zien we in de bouw,

de industrie, het transport en de agrarische sector. Maar wat we nog

niet in de kranten lezen, is dat steeds meer werk wordt overgenomen

door robots en sensoren. Robots gaan productiewerk of constructie-

werk doen. Robots in magazijnen zorgen voor het orderpicken, senso-

ren op vrachtwagens en pallets beheren de supply chain en Amazon

wil pakketjes gaan bezorgen met drones. Alles bestellen op internet en

voordelig bezorgd aan huis of op onze flexplek. Retail 2020.

Landbouwmachines zijn tegenwoordig onbemande, rijdende compu-

tersystemen die via satellieten communiceren en zelfstandig hectaren

vol gewassen oogsten. Intelligente drainagesystemen en volautomati-

sche kwaliteitscontroles op lopende banden van tomaten en paprika’s

zorgen voor een technologische revolutie in de tuinbouw. Koeien wor-

den gemolken met robots die met sensoren de kwaliteit van de melk

bewaken en de voedingssupplementen automatisch afstemmen op de

gewenste kwaliteit en productie. Weg banen? Of zoeken we andere

skills bij de instroom en vervangingsvraag?

Auto’s en domotica

In het kantoor van de toekomst wordt de groene klimaatbeheersing

onderhouden door een servicerobot, aangestuurd met domotica in het

gebouw zelf, aan de hand van sensoren die continu de kwaliteit van de

lucht meten. Wordt de kenniswerker straks op zijn flexibele kantoor-

plek ook ondersteund door robots die zorgen voor de catering en de

opvang van de kinderen van de groeiende groep werkende vrouwen?

Dat zou mooi zijn, want vrouwen blijken prima managers te zijn, vaak

minstens zo goed als hun mannelijke collega’s.

Na het werk halen we onze zelfsturende hybride auto van de laadpaal

en vertellen we ons intelligente navigatiesysteem om ons naar huis

te brengen. In de auto van 2020 kijken we nog even onze e-mails

door, want de auto rijdt vanzelf. Dezelfde auto weet ook wanneer er

onderhoud nodig is en regelt zelf een afspraak met het dichtstbij-

zijnde servicepunt. Deze werkomstandigheden en veranderingen zijn

erg dichtbij.

Onderwijs

We zien dat ons land steeds meer culturen herbergt. Dat is niet alleen

nodig voor de handjes, maar vooral ook om onze kenniseconomie op

peil te houden. En dus zien we ook steeds meer scholen met meerta-

lig onderwijs. Waar we vroeger op de middelbare school Engelse les

kregen, begint dat nu al op de basisschool.

Onderwijs is ook steeds toegankelijker voor de werkende generatie.

Open colleges van gerenommeerde universiteiten in Amerika en

Engeland staan tegenwoordig gratis online. Klik je eigen master-pro-

gramma bij elkaar! Een permanente educatie is noodzakelijk, anders

neemt je marktwaarde af. En binnen een kenniseconomie is ontwik-

keling van je kennis een gegeven voor werkzekerheid.

En wat doet de werkgever in 2020? Misschien is hij wel een makelaar

voor inleenkrachten die in een kortdurend dienstverband of gedu-

rende een project samenwerken. Blijft arbeid plaatsgebonden of zijn

we door de technologische ontwikkelingen in staat om kenniswer-

kers plaatsonafhankelijk (internationaal) met elkaar te verbinden?

Hebben straks alle bedrijven naast een vaste kern een flexibele schil

van ZZP’ers? Kenniswerkers mooi, maar wie levert de handjes dan

nog? Toch die robots? Het is een veeg teken dat Google in één maand

twaalf robotica bedrijven koopt. Maar zeg nou zelf, wie maait bij u

thuis het gras? En heeft u al een robotstofzuiger? Wij op kantoor wel

hoor! Er staat ons de komende jaren heel wat te wachten. En hoewel

we nooit precies kunnen voorspellen wat er gaat gebeuren, is één ding

duidelijk: wie aan de kant blijft staan, valt af. Dit geldt voor individu-

ele werknemers net zo goed als voor complete organisaties.

tien trends in human capital managementProfource houdt nauwlettend de arbeidsmarkt in de gaten.

Niet alleen om zelf de beste kandidaten te vinden, maar ook om

haar klanten daarbij te helpen, bijvoorbeeld met software voor

recruitment en talentontwikkeling. Alles wijst erop dat de economie

weer gaat aantrekken. De vraag is of bedrijven klaar zijn om te groeien

en te innoveren. Het antwoord is vaak negatief en dus moeten

personeelsmanagers een strategie ontwikkelen waarmee ze de slag

op de arbeidsmarkt kunnen winnen.

Tijdens de Oracle HCM World 2014 in Las Vegas werden begin dit jaar

tien belangrijke trends gepresenteerd die de arbeidsmarkt de komende

jaren gaat bepalen:

1 strijd om talent Bedrijven kijken uit naar het eind van de crisis en

verwachten dit jaar te groeien. Ze willen hiervoor talentvolle mensen

aannemen en gaan met elkaar de strijd aan.

2 passen van vraag en aanbod Baby-boomers gaan met pensioen

en hun expertise verdwijnt. Jongere werknemers hebben vaak andere

talenten en een andere kijk op het leven. Er moet veel preciezer

gekeken worden of vraag en aanbod bij elkaar passen.

3 talent en performance management Omdat niet alle

droomkandidaten beschikbaar zijn, zullen werkgevers het moeten

doen met de mensen die ze kunnen krijgen. Die kunnen ze verder

ontwikkelen, zodat zij over de gewenste vaardigheden gaan

beschikken en de gewenste resultaten gaan leveren.

4 beleving van werknemers De klantervaring stond tot nu toe

centraal, maar de werknemer-ervaring wordt zeker zo belangrijk:

je werknemers zorgen voor je klanten, dus moet jij goed voor je

werknemers zorgen.

5 meer kracht door samenwerking De meeste banen zijn groter

dan het individu. Werk gebeurt daarom steeds vaker in netwerken.

Een succesvolle werkgever houdt hier rekening mee en maakt

netwerken mogelijk.

6 laatste versies Er zijn prachtige cloud-oplossingen beschikbaar

voor HCM, maar bij de meeste bedrijven is de software niet up-to-

date. Slechts vier procent werkt met de laatste versies van HR-

systemen.

7 sociale netwerken HCM is prima te combineren met sociale

netwerken en het gebruik van apps.

8 big data HCM genereert grote hoeveelheden data. Goede systemen

zetten deze data om in nuttige informatie.

9 linkedin Op LinkedIn staat vaak meer informatie over de

medewerkers dan in het personeelssysteem. Werkgevers kunnen

handig gebruik maken van LinkedIn om talenten op te sporen

(datamining).

10 robots Robots nemen ons werk over. Maar gelukkig niet alles.

Er blijft altijd behoefte aan nieuwsgierige mensen en aan mensen

die ingewikkelde data inzichtelijk kunnen maken.

Bron: www.forbes.com (trefwoorden: trends, HCM, Oracle)

transform | nummer 7 | april 2014 1110 transform | nummer 7 | april 2014

12 13transform | nummer 7 | april 2014

een onmogelijke opgave. Dat zou juist extra menskracht kosten.

En die was er niet meer na alle bezuinigingen. Dus moest er iets

nieuws komen waarmee we tijd konden besparen. Een systeem waar

niet een paar extra FTE voor nodig was. Een systeem dat up-to-date

was met de juiste informatie. Een systeem dat toegankelijk is voor de

trajectmanagers én voor de medewerkers zelf. Dat systeem heet Taleo.”

Rotterdam heeft twaalf trajectmanagers in dienst die de boventallige

medewerkers begeleiden. Met het vroegere systeem zouden zij vier

tot vijf keer zoveel moeten doen als nu. “Onmogelijk”, vertelt Van

Doorn. “Onze trajectmanagers waren teveel tijd kwijt aan allerlei

rompslomp. Vaak klopte de informatie niet of waren dossiers incom-

pleet. Ook voor de medewerkers is het straks een verademing. Zij

hoeven niet meer te slepen met hun gegevens en ze hoeven niet voor

de tiende keer hun telefoonnummer op te geven. De trajectmanagers

kunnen alle administratieve vragen overslaan en meteen ter zake

komen: “hoe helpen we je van werk naar werk?”. Bovendien hoeven

ze niet langer allerlei informatie over te typen, wat natuurlijk ook

tot veel fouten leidde. Taleo is namelijk gekoppeld aan het basisre-

gistratiesysteem voor medewerkers van de gemeente Rotterdam en

daar is alle informatie up-to-date. De medewerkers vallen niet langer

tussen wal en schip. Zij weten precies waar ze aan toe zijn en welke

afspraken er zijn gemaakt.

We spreken Marjoleine van Doorn een dag voordat Taleo ‘live’ gaat.

De programmadirecteur is druk, maar ontspannen. “Ik heb er alle

vertrouwen in dat het goed komt”, zegt ze aan de telefoon. “We heb-

ben het nieuwe systeem goed getest, dus ik verwacht geen gekke

dingen.” Samen met Profource heeft Van Doorn in drie maanden tijd

het recruitmentsysteem Taleo ingericht en uitgerold. “De mensen van

Profource kwamen hier op een donderdag in oktober voor het eerste

gesprek en gingen de maandag erop al aan de slag.” Dat was ook hard

nodig, want de overheid eiste dat de klus binnen zestien weken klaar

moest zijn. Geen dag langer mocht het duren. Dus sloegen de mede-

werkers van Profource meteen hun kamp op in de kantoorlokatie van

het programma in Rotterdam. En met succes: Taleo was precies op tijd

klaar om te gaan proefdraaien.

Onmogelijke opgave

De gemeente Rotterdam staat voor een uitdaging. In 2010 telde de

gemeente 12.600 arbeidsplaatsen. Dat aantal moest in vijf jaar tijd

worden teruggebracht naar 10.220. De afgelopen paar jaar kromp de

gemeente met bijna 2.000 arbeidsplaatsen; grotendeels door natuurlijk

verloop en doordat tijdelijke contracten niet werden omgezet in vaste

banen. Nu zijn er nog zo’n 750 mensen over die naar een baan buiten

de gemeente geholpen moeten worden. En dat is nog niet eenvoudig.

Eén ding stond voor Van Doorn vast: “Met het huidige systeem was dat

Mensen met vacatures matchen

Het recruitmentsysteem is gemaakt om nieuwe

medewerkers te vinden. Van buiten naar binnen

dus. Maar bij Profource zagen ze meteen de moge-

lijkheid om dit proces om te keren. “Met Taleo kun

je net zo goed mensen naar buiten begeleiden”, vertelt

Ruud van den Berg, consultant Human Capital Manage-

ment (HCM) bij Profource. “Taleo is gemaakt om mensen

met vacatures te matchen. Daarbij maakt het niet uit waar de

kandidaat of de baan zich bevindt.”

Het systeem was redelijk eenvoudig te implementeren: “Het is cloud

based en heeft geen maatwerk. Wel werkten we aan drie projecten

tegelijk, want we hebben ook een zelfbediening portaal opgezet,

een interface gemaakt en talent management software geïmplemen-

teerd. Onze aanpak was eenvoudig: na enkele gesprekken hebben we

de eerste versie van het systeem neergezet, zodat iedereen kon zien

hoe het werkt. Daarna is het systeem verder naar wens van de klant

ingericht en konden we naar de acceptatietest.”

Taleo is helemaal aangepast aan de huisstijl van Rotterdam, met de

karakteristieke groene letter ‘R’. Voor de medewerkers is het dus een

vertrouwd gezicht. Het volledige personeelsbestand van de gemeente

is ingelezen. De medewerker en de trajectmanager kunnen infor-

matie vastleggen en met elkaar uitwisselen: over banen, cursussen,

gesprekken, afspraken en feedback. Van Doorn: “Het is echt een

matchingstool. Ook handig is de koppeling met LinkedIn. Vanwege de

privacygevoelige informatie kun je er niet mee naar buiten toe. Nee,

je kunt er dus niet mee chatten. Daar is het niet voor bedoeld.”

In Taleo zijn verschillende HR-arrangementen opgenomen: speciale

regelingen waar medewerkers gebruik van kunnen maken om sneller

uit te stromen, bijvoorbeeld om een eigen bedrijf op te zetten. In totaal

zijn er tien standaardregelingen. Ook dat is een verbetering ten op

zichte van de vroegere situatie, want zo heeft iedereen duidelijkheid

over de mogelijkheden.

Van Doorn is tevreden over de samenwerking met Profource: “Het

is allemaal vlot verlopen. Gelukkig maar, want we werken met een

strakke planning. We moesten op tijd klaar zijn zodat we eerst nog

een maand konden proefdraaien. En op 1 maart is het project live

gegaan.” Van den Berg: “We hebben het systeem in de kortst mogelijke

tijd opgeleverd en het staat: het is echt what-you-see-is-what-you get.”

Uit vier partijen koos de gemeente Rotterdam voor de dienstverlener

uit Dordrecht. Twee zaken gaven waarschijnlijk de doorslag in de

keuze voor Profource, vertelt Van den Berg: “Wij kennen recruitment

en HCM-processen én wij kennen Oracle als geen ander.”

‘Recruitment, maar dan van binnen naar buiten’

taleo troef voor krimpende gemeente rotterdam

Rotterdam krimpt. Niet de stad, maar het aantal ambtenaren dat voor de

gemeente werkt. In vijf jaar tijd verdwijnen zo’n 2.450 arbeidsplaatsen,

waarschijnlijk zonder gedwongen ontslagen, als het aan Marjoleine van Doorn

ligt. Zij is programmadirecteur ‘Van werk naar werk’. Haar nieuwste troef is

de inzet van recruitmentsoftware Taleo, die zij samen met Profource bij de

gemeente heeft geïntroduceerd.

a match made in heavenHet vinden, verleiden, binden en blijven boeien van menselijk kapitaal is

een vak apart, recruitment genaamd. Waar vroeger personeelsafdelingen

met stapels papieren dossiers en cv’s werkten, gaat dit nu grotendeels

digitaal. Taleo en LinkedIn hebben het speuren naar geschikte

medewerkers een stuk gemakkelijker gemaakt.

Taleo maakt cloud gebaseerde software voor recruitment en talent

management. En dat doet het bedrijf met bijzonder veel succes. De

getallen zijn indrukwekkend. Bijna de helft van de Fortune-100 bedrijven

werkt met Taleo. Er is geen enkele HCM-leverancier in de wereld die

zoveel transacties verwerkt. Deze SAAS-(software as a service)-aanbieder

helpt ongeveer 15 procent van alle sollicitanten in de Verenigde Staten

aan een baan. Dat zijn ruim 3 miljoen mensen per jaar. Jaarlijks bekijken

60 miljoen mensen de online vacatures van de aangesloten bedrijven.

Als je zoekt naar kandidaten en in behoorlijke hoeveelheden, kom je uit

bij Taleo. Het systeem wordt wereldwijd gebruikt door meer dan 5000

bedrijven en bevat ruim 200 miljoen profielen. Elke maand worden er

bijna 300.000 nieuwe vacatures geplaatst. Vanaf de Taleo Exchange

kunnen de aangesloten bedrijven zoeken in de profielen, snel matchen

en deze informatie in de Taleo Recruitment Engine verwerken. A match

made in heaven.

High level profielen

Het programma heeft een geweldige integratie met LinkedIn. Iedere

kandidaat kan solliciteren op een vacature met zijn/haar LinkedIn

profiel. De kandidaat krijgt dankzij de integratie direct de Linkedin

netwerkconnecties te zien die bij het bedrijf horen dat de vacature heeft

uitgezet.

Aan de andere kant kan iedere recruiter met ‘LinkedIn Preview’ de 120

miljoen high-level LinkedIn profielen inzien. Vijfentwintig procent van

deze profielen is Europees en daarvan is weer tien procent Nederlands

en dit aantal groeit snel. In totaal hebben nu al 4 miljoen Nederlanders

een profiel op LinkedIn. Met een LinkedIn recruiters-account ziet men

natuurlijk alle informatie, inclusief welke andere Taleo gebruikers het

profiel hebben bekeken. Naadloze integratie dus. En ja, Taleo heeft

natuurlijk ook een Facebook-integratie en coole apps.

Overname

Taleo is in februari 2012 overgenomen door Oracle. Oracle biedt twee

versies aan van de Taleo Suite: één voor het midden- en kleinbedrijf

(Business) en één voor middelgrote en grote bedrijven (Enterprise).

Oracle Taleo integreert de Enterprise-versie met Fusion Applications

voor HCM en Talent Management, met E-Business Suite HCM en met

Peoplesoft HCM. Met Taleo krijgt een bedrijf de beschikking over

een volledige suite voor recruitment, in-dienstneming, vlootschouw

en gesprekscycli voor talent management, training en ontwikkeling,

succession planning voor management opvolging en de salarisevaluatie

cyclus.

Case: 80.000 vakantiekrachten

Warenhuis Macy’s, de Amerikaanse versie van onze Bijenkorf, zoekt voor

de vakantieperiode 80.000 mensen en heeft hiervoor slechts acht weken

de tijd. Omdat seizoenmedewerkers hun gegevens in Taleo hadden

geregistreerd kon Macy’s hen razendsnel inzetten. Sinds de oprichting

in 1999 heeft Taleo meer vacatures vervuld dan alle inwoners van San

Francisco bij elkaar. Dat zijn er ruim 800.000 overigens.

Marjoleine van Doorn, programma-

directeur Van werk naar werk: “Ook voor

de medewerkers is Taleo een verademing.

Zij hoeven niet meer met hun gegevens

te slepen en niet voor de tiende keer hun

telefoonnummer op te geven.”

Ruud van den Berg, HCM consultant

Profource: “Taleo is gemaakt om mensen

met vacatures te matchen. Daarbij maakt

het niet uit waar de kandidaat of de baan

zich bevindt.”

transform | nummer 7 | april 2014

14 15transform | nummer 7 | april 2014

Boeiende sprekers, interessante deelnemers en inspirerende locaties. De perfecte ingrediënten voor

alweer de vierde editie van ons jaarlijks terugkerend Transform Event. Na eerdere edities in Amsterdam,

Rotterdam en Den Haag was het ditmaal weer de beurt aan Amsterdam.

In het Van Gogh Museum ontvingen wij ruim 75 klanten en relaties.

Tijdens een enerverend middag- en avondprogramma was er voldoen-

de gelegenheid om kennis en ervaringen uit te wisselen.

Interessante sprekers

Het middagprogramma werd gevuld door diverse sprekers. Namens

de directie vertelde Wim Seebregts over de nieuwe positionering

en strategie van Profource, de nieuwe naam waarmee F4F en OC-C

samen verder gaan.

Manfred van Slooten van het ministerie van Economische Zaken

presenteerde de mogelijkheden om het factuurproces te automati-

seren en digitaliseren met Oracle WebCenter Content Imaging.

Ook Gonda Cock en Nathalie Vandekerkhove van de

Vlaamse Overheid vertelden over hun ervaring met het optima liseren

van de factuurstroom. Zij lichtten het project ‘Intelligent scannen’

binnen de Vlaamse Overheid toe, waarbij inkomende facturen en

creditnota’s digitaal worden verwerkt.

Tjitze Weststrate van Profource vertelde meer over de Profource

Trading Cloud voor ketenintegratie en digitale factuurverwerking.

Gebruikmakend van de standaard Oracle ERP-systemen zorgt de

Profource Trading Cloud ervoor dat er berichtenverkeer tussen

leveranciers via de juiste protocollen én in de juiste XML standaarden

bij de ontvanger in zijn Oracle ERP systeem terecht komt. De resultaten

spreken voor zich: lagere kosten, meer efficiëntie en een verbeterde

cashflow voor klant en leveranciers.

Jan Groenen en Mathieu Kamp van Profource sloten de presentaties

af met de implementatie van Oracle Fusion Applications. Wij zijn de

eerste partij in Europa die Oracle Fusion Applications gebruikt.

En omdat Profource graag een ‘twist’ toevoegt, demonstreerden de

beide mannen live de werking van Fusion Financials.

Exclusieve rondleiding

Na de presentaties was het tijd voor een exclusieve rondleiding door

het Van Gogh Museum. In verschillende groepen werden de gasten

door het museum geleid. Ervaren gidsen vertelden over de meest

bijzondere kunstwerken van Vincent van Gogh en het verhaal achter

de schilderijen. Een leerzame afsluiter van het middagprogramma.

Daarna was het tijd voor een drankje. In House of Bols – Cocktail

and Genever Experience was het een feest voor de zintuigen.

Tijdens een rondgang kwamen de gasten alles te weten over het

verhaal achter Lucas Bols, die ooit begon met een kleine stokerij in

Amsterdam. Inmiddels is Bols het oudste gedistilleerde merk ter

wereld. Wist u dat Rembrandt hier graag een borreltje dronk?

Na de tour volgden alle deelnemers een workshop ‘Fusion-cocktails’

maken. Onder het toeziend oog van ervaren barmannen en –dames

het leven van vincent van goghVincent van Gogh werd in 1853 geboren in Zundert. Hoewel hij als kind

al erg goed kon tekenen, besloot Vincent pas op zijn 27e dat hij schilder

wilde worden. Zijn broer Theo had hem op dit idee gebracht. Na een

aantal omzwervingen door Nederland, België en Engeland belandde hij

op 33-jarige leeftijd bij zijn broer Theo en zijn vrouw in Parijs. Vincent

trok bij hen in en Theo onderhield hem, zodat hij zich kon concentreren

op zijn schilderkunst.

Hoewel halverwege de 19e eeuw het Realisme in opkomst was, trok

Vincent zich hier niets van aan. Waarheidsgetrouwe afbeeldingen

met realistische verhoudingen en kleuren vond hij maar niets.

Liever schilderde hij het zware boerenleven zoals te zien is in het

schilderij ‘De aardappeleters’. Een interessant detail van dit schilderij

is dat de verhoudingen totaal niet kloppen: als de vrouw rechts op

het schilderij zou gaan staan, zou ze door het plafond heen gaan.

Personen die hier iets van zeiden, gaf Vincent de wind van voren;

het ging niet om de verhoudingen van de personen, het ging om het

vastleggen van het echte leven.

In Frankrijk kwam Vincent in aanraking met het Impressionisme.

In slechts een paar jaar tijd veranderde de schilderstijl van Vincent

van sombere taferelen in schilderijen met stralende zonnebloemen en

schitterende landschappen. Toen hij in 1888 Parijs de rug toekeerde,

schilderde hij in rap tempo een groot aantal van zijn meest bekende

schilderijen zoals Het gele huis, De slaapkamer en een aantal nieuwe

variaties op zijn Zonnebloemen.

Tijdens de laatste twee jaar van zijn leven verslechterde Vincents

gezondheid en kreeg hij steeds vaker zenuwinzinkingen. Vincent stierf in

1890 op 37-jarige leeftijd in Frankrijk. In slechts tien jaar tijd heeft deze

meester een indrukwekkende verzameling kunstwerken achtergelaten.

Fusion van kunst en cocktailsvierde editie transform event groot succes

transform | nummer 7 | april 2014

werden er mooie, feestelijke cocktails gemaakt, die net als Fusion

Applications bestonden uit de beste ingrediënten.

Hapje en drankje

De geslaagde bijeenkomst werd afgesloten met een walking dinner.

Onder het genot van smakelijke gerechten werden er contacten gelegd

en ervaringen rondom projecten gedeeld. Van onze gasten kregen wij

enthousiaste reacties en wij willen hen dan ook hartelijk danken voor

hun aanwezigheid en gezelligheid. Wij kijken terug op een geslaagd

evenement en maken ons met veel plezier op voor een volgende editie.

“Een opdrachtgever dacht dat hij 65.000 klanten

had, maar zag dat hij slechts 63.000 facturen

verstuurde. Dat was natuurlijk een vreemde

constatering. Dus gingen wij aan slag met Business

Intelligence software van Oracle. Wij ontdekten dat

beide getallen onjuist waren. De klant had ‘slechts’

61.000 klanten en een deel van de facturen was

dubbel geteld.”

Erik van der Weijden werkt sinds september 2012 als Oracle Business

Intelligence (BI) consultant voor Profource. Hij houdt ervan om orde

te scheppen in de chaos. “Grote bedrijven hebben vaak verschillende

systemen, met heel veel informatie. Vaak zien ze door de bomen het

bos niet meer. Dan is het heel mooi als je daar structuur in aan kunt

brengen, zodat een bedrijf weer inzicht heeft in zijn cijfers.”

Extra hersenen

Erik leidt inhoudelijk het nieuwe BI-team van Profource, maar werkt

ook bij klanten zelf. Het mooie van BI-software is dat een organisatie

snel de juiste data ter beschikking heeft. Het BI-systeem is speciaal

ontwikkeld om managementrapportages te maken, compleet met

draaitabellen, grafieken en rapporten. Zo kan er op overzichtelijke

wijze gerapporteerd worden. Zelfs complexe rapportages met grote

hoeveelheden gegevens zien er goed uit. Het is eigenlijk een soort

instant intelligentie: een paar extra hersenen.”

Op de vraag hoe hij bij Profource terecht is gekomen, vertelt Erik:

“Voor mijn vorige opdrachtgever zat ik bij een klant waar ook mensen

van Profource werkten. Daar hoorde ik dat ze iemand zochten om een

nieuw onderdeel voor Business Intelligence op te zetten. Toen ik ging

praten, klikte het meteen. Ik werd de eerste BI-consultant bij Profource.”

Bedrijven kiezen steeds vaker voor standaard BI-oplossingen, met een

compleet systeem inclusief rapportages. Oracle biedt hiervoor onder

andere BI-Applications aan, een systeem met een datawarehouse-

oplossing die aansluit op de E-Business Suite, Peoplesoft en Siebel.

Natuurlijk is deze oplossing ook klaar voor Fusion Applications.

Uiteenlopende bronnen

De vraag naar Business Intelligentie groeit sterk, merkt Erik: “Ons

team telt nu al vijftien mensen en het einde is nog lang niet in zicht.”

Nieuwe tak van sport is Big Data. Bedrijven gebruiken informatie

om het gedrag van hun klanten te analyseren en om aanbiedingen

op maat voor ze te maken. Denk aan bedrijven als Albert Heijn of

Bol.com. Met intelligente analyses worden patronen herkend.

Traditionele databases zijn hier eigenlijk ongeschikt voor.

Profource legt u graag uit hoe u de informatie uit uw organisatie

ontsluit. Naast Oracle BI en Analytics laten we u ook graag zien hoe u

gebruik maakt van Big Data. Met een data discovery platform kunt u

snel informatie uit uiteenlopende bronnen analyseren en verwerken.

Het installeren van BI-oplossingen is eenvoudig en kost weinig tijd,

denk aan weken in plaats van maanden.

erik van der weijden schept graag orde in de chaos

‘Door de bomen het bos zien’

Eindredactie en teksten

Berry Clemens

Marjan van der Marel

Erik van Stokkom

Fotografie

Louis Haagman

Profource

Ontwerp

viervier

Drukwerk

Drukkerij Morks Dordrecht

Verspreiding

Oracle E-Business Suite, Peoplesoft, Taleo en

Fusion Applications gebruikers

Redactieadres

Transform Magazine

Rijksstraatweg 7

3316 EE Dordrecht

t +31 (0)78 653 45 45

i www.profource.com

Lees verder op ons Transform weblog

www.profource.com

colofon

Erik van der Weijden: “Business

Intelligence is eigenlijk een soort instant

intelligentie: een paar extra hersenen.”