TOPinfo Juni 2003

8/13/2019 TOPinfo Juni 2003

1/12

1

1 Redactioneel

1 TOPdesk Symposium2 TOPdesk Servicedesk

4 Maatwerk rapporten

5 Advies opleidingen

6 Advies TAS vormgeven

8 OGD9 FoxPro 8 & Oracle/SQL

10 Nieuwe rapporten Wijzigingsbeheer

12 Tips en Trucs

Redactioneel

Dit is de tweede TOPinfo van het jaar 2003. In dezeeditie komen de volgende onderwerpen aan de orde:

In september organiseert OGD software voor de vijfdekeer het TOPdesk Symposium. U ontvangt te zijner tijdmeer informatie, maar in deze TOPinfo kunt u er al overlezen.

Vanaf pagina 2 kunt lezen over TOPdesk Servicedesk.Met TOPdesk Servicedesk gebruikt u TOPdesk alshelpdesk registratiesysteem voor externe

klantenondersteuning.

Wilt u rapporten die speciaal op uw wensen zijnaangepast?Wij kunnen ze voor u op maat maken. Oppagina 4 staat hierover meer informatie. Op pagina 10en 11 kunt u lezen over de nieuwe rapporten voorWijzigingsbeheer.

De data van de opleidingenvan OGD advies staan oppagina 5. Vanaf pagina 6 wordt er speciale aandachtgegeven aan een nieuwe opleiding, namelijk TASVormgeven. Hiermee is het mogelijk om de vormgevingen kleuren van de TAS aan te passen aan uw eigenvoorkeur en huisstijl.

In deze TOPinfo berichten wij u ook over onzezusteronderneming OGD. Op pagina 8 kunt u lezenwelke diensten OGD levert en wat daarvan demogelijkheden zijn.

Op pagina 9 kunt u lezen over de vorderingen vanTOPdesk met het gebruik van FoxProen Oracle.

De TOPinfo wordt afgesloten met Tips & Trucs.Veel leesplezier toegewenst!Amanda Dirkse

Symposium

In september organiseert OGD software het jaarlijksterugkerende TOPdesk Symposium. Binnenkortontvangt u van ons uitgebreide informatie eninschrijvingspapieren.

Het TOPdesk Symposium 2003 zal plaatsvinden opwoensdag 10 september. Het thema van dit jaar is:

Uw helpdesk... een TOPdesk.Bent u klaar voor de volgende stap?

Net zoals uw organisatie staat OGD software nooit stil.Er wordt voortdurend gewerkt aan verbeteringen omuw organisatie nog efficinter te kunnen laten werkenmet TOPdesk. Wij willen u tijdens het symposium degelegenheid geven om de volgende stap te zetten enTOPdesk nog beter in te zetten in uw organisatie. En wijlaten u zien wat voor OGD software De volgende stapis: behalve op de bekende FoxPro database draaitTOPdesk vanaf het symposium ook op SQL.

De locatie van dit evenement is dit jaar De Doelen inRotterdam. Dit is 5 minuten lopen vanaf het CentraalStation. Daar zullen onder meer lezingen enpresentaties worden gehouden. U kunt zich binnenkortaanmelden voor diverse workshops. Tussen debedrijven door kunt u uitgebreid rondkijken op deinfomarkt en uw vragen persoonlijk stellen aan onzeHelpdesk, adviseurs en accountmanagers. De dagwordt afgesloten met een gezellige borrel.

Binnenkort wordt u op de hoogte gebracht van hetvolledige programma en is het mogelijk u voor hetTOPdesk symposium in te schrijven.

Jaargang 5, juni 2003


2/12


3/12

3

De velden afdeling, budgethouder en locatie zijn in hetaanmeldersblok vervangen door de veldendebiteurennummer, vestigingsplaats en twee vrij tedefiniren velden.

Inrichting

TOPdesk Servicedesk is dus gericht op de ondersteuningvan contactpersonen van relaties of filialen. Verderbiedt Servicedesk dezelfde functionaliteit als TOPdesk.De inrichting van de opzoeklijsten, zoals soort meldingdomein en specificatie kunnen uiteraard aangepastworden aan de ondersteuningsgebieden eninformatiebehoefte van de servicedesk .

Web-integratie

Ook TOPdesk Servicedesk kan via de ApplicatieServer

benaderd worden. Uw klanten hebben dus 24 uur perdag webtoegang tot de Servicedesk en kunnen via eenweb-formulier op het internet meldingen zelfaanmelden en de status volgen. Daarnaast is hetuiteraard mogelijk om het kennissysteem en FAQ tepubliceren en nieuws via het internet aan uw klantente communiceren. De aangeboden web-interface isgeheel in uw eigen huisstijl aan te passen en kan dusgemakkelijk gentegreerd worden in de website van uworganisatie.

Rapportages

Door middel van de standaard meegeleverderapportages krijgt ook de servicedesk door het gebruikvan TOPdesk Servicedesk een goed inzicht in dewerkzaamheden en de klanttevredenheid. Indiengewenst zijn deze rapportages ook open te stellen voorde klanten. Management rapportages in de

ApplicatieServer geven de prestatie-indicatoren van deServicedesk weer en verschaffen inzicht in dedienstverlening.

Service Level Agreements

Service Level Agreements zijn afspraken die u maaktmet uw klanten over het aan te bieden service niveau.Veel automatiseringafdelingen maken intern gebruik

van Service Level Agreements, maar zeker deondersteuning van externe klanten gebeurt vaak opbasis van Service Level Agreements ofonderhoudscontracten. In TOPdesk Servicedesk kunnenafspraken over doorlooptijden, bestede tijd of hetaantal meldingen dat een klant volgens eenonderhoudscontract mag doen, vastgelegd worden.Deze afspraken worden net als in TOPdesk getoond bijhet registreren van binnenkomende meldingen.

Koppelingen

Wanneer een afdeling klanten ondersteunt, wordt ermeestal gebruik gemaakt van eenRelatiebeheersysteem. TOPdesk Servicedesk kan zonderproblemen gekoppeld worden aan alle gangbare CRMinformatiesystemen, zodat er geen dubbele registratievan klanten en contactpersonen nodig is.

Interesse

Heeft u binnen uw organisatie een afdeling die klantenof andere filialen op niet-IT gerelateerde gebieden

ondersteunt dan willen wij graag de mogelijkheden

van TOPdesk Servicedesk demonstreren.

Voor meer informatie over TOPdesk Servicedesk kunt ucontact met ons opnemen via telefoonnummer

015-2700900 of [email protected].

Figuur 3. Web interface


4/12

4

Aanpassingen huidige rapportages

Het is mogelijk om bestaande rapporten te bewerkenen aan te passen aan de wensen van uw organisatie.Voorbeelden van dit soort aanpassingen zijn hetverplaatsen van bepaalde velden of het toevoegen vannog niet aanwezige velden uit kaarten in TOPdesk.

Het is ook mogelijk om nieuwe rapporten te latenmaken met informatiewaar geenstandaardrapportenvoor bestaan in TOPdesk.Vanuit de TOPdeskdatabase kangemakkelijk allerleiinformatie in rapportenworden verwerkt. Voordeze rapporten wordt

ongeveer dezelfdeopmaak gebruikt als inde standaardrapportenin TOPdesk.

Eigen formulieren

Naast het maken vanmaatwerkrapporten ishet mogelijk omformulieren die u alsorganisatie gewend bent te gebruiken ook voor

TOPdeskgegevens te hanteren. In een formulier kunnenstandaardteksten of een standaardopmaak zijnverwerkt en teksten die afhankelijk zijn van informatiein de database van uw organisatie.

Een voorbeeld is een overzicht van alle kosten voor uwklanten met daarin de opmaak van een standaardbriefof standaardformulier waarin de naam van de klant ende contactpersoon gebruikt wordt. Als u een voorbeeldvan een formulier als Word-document, of PDF-bestandnaar ons opstuurt, kunnen wij dat verwerken tot eenmaatwerkrapport dat u in TOPdesk kunt gebruiken.

Rapportages in andere software pakketten

Behalve de opmaakmogelijkheden van de standaardTOPdeskrapporten is het mogelijk om deze rapporten ineen ander pakket uit te laten voeren. Dit gebeurt op ditmoment al in TOPdesk met de standaardgrafiekrapporten. De grafieken worden in Excelgemaakt.

Voorbeelden van andereformaten waarinrapporten gemaaktkunnen worden zijn Word,Crystal Reports en XML.Het is ook mogelijk om vandeze rapporten gebruik temaken wanneer uTOPdesk informatie wiltverwerken of om

informatie uit TOPdesk inte voegen in bestaandebestanden van andereprogramma's. Er kunnenbijvoorbeeld namen instandaard brieven in Wordingevoegd worden.

Maatwerkrapportenkunnen zowel gegevensbevatten vanuit TOPdesk

als gegevens vanuit andere programmas. Het makenvan rapporten met een combinatie van gegevens is ookmogelijk.

Behalve de standaardrapportages binnen TOPdesk kuntu dus de voor u belangrijke informatie uit TOPdesk ofandere programmas op verschillende manieren in doorons op maat gemaakte rapporten samen laten brengen.

Voor meer informatie over maatwerkoplossingen kuntu contact met ons opnemen via telefoonnummer015-2700900 of [email protected].

Maatwerkrapporten

Het is voor iedere organisatie mogelijk om door OGD software rapporten op maat te laten maken. Dit houdt in dat errapporten kunnen worden ontworpen die in alle opzichten aan uw speciale eisen voldoen. Dit kan van pas komenwanneer de standaardrapporten in TOPdesk niet precies aan uw wensen voldoen of wanneer u hele andere rapporten

wilt gebruiken. Daarnaast is het ook mogelijk om standaardformulieren of -rapporten door ons in anderesoftwarepakketten te laten maken.

Figuur 1. Voorbeeld van een maatwerkformulier


5/12

5

Opleiding ITIL FoundationDe opleiding ITIL foundation is een must voor iedereendie werkzaam is in de IT-dienstverlening. Naast debasiskennis van ITIL komt aan bod hoe u met ITIL uworganisatie kunt verbeteren.Data :24 en 25 september 2003Kosten : 400,- per persoon, exclusief BTWDuur : 2 dagen

Training ITIL awarenessTijdens een ITIL awareness training staat het gebruikvan ITIL in uw organisatie voorop. De deelnemersstellen tijdens de training een lijst met concreteverbeterpunten op. OGD advies verzorgt deze trainingalleen op locatie.Kosten : Op aanvraagDuur : 1 dag

OpleidingTOPdesk ApplicatieServer Vormgeven

Tijdens deze opleiding leert u hoe u de TOPdeskApplicatieServer naar uw eigen wensen kuntaanpassen. Elders in deze TOPinfo vindt u meerinformatie over deze opleiding.Data : Op aanvraagKosten : 250,- per persoon voor de opleiding,exclusief BTWKosten : 200,- per persoon voor de aanvullendepraktijktraining, exclusief BTWDuur : 1 of 2 dagen

Opleiding TOPdesk 3 BasisDe opleiding TOPdesk 3 Basis is bedoeld voor mensendie voor het eerst met TOPdesk gaan werken.Data : Op aanvraagKosten : 160,- per persoon, exclusief BTWDuur : 1 dag

Opleiding TOPdesk 3 GevorderdHoe maak je een macro voor het neerzetten vanstandaardteksten in het actie- of verzoekveld van deincidentkaart? Hoe print je snel een selectie hardwaregegevens uit? Hoe maak je kopien vanobjectenkaarten met automatische nummering?

De opleiding TOPdesk 3 Gevorderd geeft antwoord opdeze vragen en meer. De opleiding is bedoeld voorpersonen die al enige tijd met TOPdesk werken.Data : Op aanvraagKosten : 180,- per persoon, exclusief BTWDuur : 1 dag

Opleiding TOPdesk 3 ApplicatiebeheerDe applicatiebeheerder van TOPdesk zorgt ervoor datTOPdesk de werkwijze van de organisatie zo goedmogelijk ondersteunt. De opleiding TOPdesk 3Applicatiebeheer geeft de applicatiebeheerder dedaarvoor benodigde kennis.

Data : Op aanvraagKosten : 250,- per persoon, exclusief BTWDuur : 1 dag

Opleiding TOPdesk 3 Meten en SturenTijdens de opleiding TOPdesk 3 Meten en Sturen leert uhoe TOPdesk gebruikt kan worden voor sturing van deorganisatie. Tijdens de opleiding leren de deelnemersbijvoorbeeld hoe de prestatie van de servicedesk kanworden gemeten.Data : Op aanvraagKosten : 250,- per persoon, exclusief BTWDuur : 1 dag

CoachingstrajectTijdens een coachingstraject begeleidt de adviseur demedewerkers bij het doorvoeren van concreteverbeteringen met ITIL en TOPdesk. De adviseur helptde organisatie afspraken te maken over de te volgenwerkwijze, deze te documenteren n na te komen.

Meer informatie over de opleidingen en het verwachtetraject vindt u op onze website www.ogdadvies.nl. U

kunt zich via deze website tevens inschrijven. OGDadvies verzorgt de opleidingen ook op locatie. Dekosten voor opleidingen op locatie zijn op aanvraag.

Hieronder vindt u de data voor de verschillende opleidingen van OGD advies.


6/12

6

Aanvraagformulier vooreindgebruikers

U wilt eindgebruikers en andereafdelingen zo goed mogelijk metde TOPdesk ApplicatieServer

laten werken. U kunt dat bereikendoor de TAS aan te passen. Zokunnen medewerkers van uworganisatie nauwkeurig hunaanvragen indienen.

Zo kunt u een extra pagina makenin het publieke gedeelte van deTAS waarmee eindgebruikers eennieuwe werkplek kunnenaanvragen. In het voorbeeld ziet u

een aanvraagformulier waarin deaanvrager verschillendehardware en software opties kankiezen.

U kunt het formulier zo uitgebreid maken als voor uworganisatie nodig is.

Zodra de eindgebruiker op de knop Indienen kliktmaakt de TOPdesk ApplicatieServer automatischeen incident aan. De gegevens worden in het incidentovergenomen. Indien u over de Wijzigingsbeheermodule beschikt kunt u ook automatisch eenwijzigingsverzoek laten maken.

Op soortgelijke wijze kunt u een formulier makenwaarmee de afdeling personeelszaken een nieuwpersoneelslid kan aanmelden. Hierbij kan zowel eenincident als een personeelskaart worden aangemaaktdoor de TAS.

Opleiding: TOPdesk ApplicatieServer Vormgeven

OGD advies verzorgt sinds april de opleiding TOPdesk ApplicatieServer Vormgeven. Na deze opleiding kunt u devormgeving van de TAS aanpassen op de werkwijze binnen uw organisatie. De opleiding ApplicatieServer Vormgeven

geeft u ook inzicht in de structuur en de toepassingsmogelijkheden van de ApplicatieServer. In dit artikel leest u enigevoorbeelden van toepassingen die u tijdens de opleiding leert maken.

Figuur 1. Aanvraagformulier

Figuur 2. Voorbeeld van incidentin de TAS


7/12

7

Maken van een eigen start-pagina

U kunt een startpagina maken metde meest gebruikte functies. U kunt

voor elke behandelaar een eigenstartpagina maken. Zo past u deApplicatieServer aan op dewerkwijze van de verschillendespecialisten binnen de IT-organisatie.

JavascriptingAls u overweg kunt met Java dankunt u extra functiesprogrammeren, bijvoorbeeld hetcontroleren van waarden in deingevulde velden.

Uw eigen Look & Feel

Uitgekeken op blauw? U kunt de kleuren en lettertypesnaar smaak of naar de standaard van de organisatieaanpassen. Dit is zeker ook interessant voororganisaties die de TOPdesk ApplicatieServer gebruikenvoor het ondersteunen van externe klanten.

Opgelet:

Tijdens de opleiding leert u de toepassingen te makenmet behulp van HTML en JSP. Bij het installeren van eennieuwe versie van de TAS kan het voorkomen dat denieuwe toepassingen aangepast moeten worden op denieuwe versie.

Figuur 3. Voorbeeld van eenstartpagina van de TAS

Figuur 4. Voorbeeld vanveranderingen in de vormgevingvan de TAS


8/12

8

"Elke inkoper krijgt de leverancier diehij verdient"

OGD Inhouse Servicedesk bij Ashland succesvol sindsstart in 1999

Ashland is een Amerikaanse multinational die actief isin de olie-, chemie-, distributie-, en wegenbouwsector.

Een van de bekende merknamen van het concern isValvoline. Ashland is actief in 140 landen. Het Europesehoofdkantoor van Ashland is gevestigd te Rotterdam.Daar bevindt zich de Europese servicedesk. die 1200werkplekken bedient in alle West-Europese landen metals voertaal Engels.

Ashland hanteert een kritisch, op Amerikaanse leestgeschoeid inkoopbeleid: value for money. Ashland enOGD maakten kennis in 1999 toen OGD voor het eersthelpdeskmedewerkers inzette voor Ashlands Europese

servicedesk. In 2000 besloot Ashland haar Europeseservicedesk uit te besteden aan OGD omdat deservicedesk activiteiten niet als core-business wordengezien, maar wel als gezichtsbepalend. Tevens was hetzeer lastig om de zeer wisselende capaciteitsbehoeftemet eigen mensen in te vullen.

Daartoe heeft Ashland voor het volgende conceptgekozen. Een vast team van drie voltijd medewerkerszorgt voor continuteit en een herkenbaar gezicht.Daarnaast is er een team van deeltijd medewerkers diede pieken en dalen in het werk opvangen en de

gewenste flexibiliteit kunnen leveren. Tevens vervult ditteam het New Staging, het inrichten van nieuwewerkplekken die vervolgens naar de locaties gaan. Eencordinator zorgt ervoor dat de juiste kennis encapaciteit verdeeld wordt. Ook is er voor gekozengebruik te maken van TOPdesk.

De OGD Inhouse Servicedesk bij Ashland wordtgekenmerkt door de volgende punten:

- Een goede prijs / kwaliteitsverhouding.- Full-timers verzorgen de cordinatie en de

continuteit.- Een flexibel aantal part-timers, afhankelijk van uw

behoefte, neemt de uitvoerende taken voor zijnrekening.

- Deze part-time medewerkers blijven langer fris engemotiveerd dan full-time medewerkers opvergelijkbare uitvoerende functies.

- De OGD'ers zijn uiteraard bekend met hetprogramma TOPdesk van OGD Software.

- De servicedesk is ingericht volgens ITIL-standaarden.

Dat Ashland tevreden is met OGD, is duidelijk: decontractverlenging van OGD in 2002 was de eerstecontractverlenging met een ICT leverancier in de

geschiedenis van Ashland Europa.

Wij zijn trots op de relatie die wij met Ashland en zo'n600 andere klanten hebben. Bent u genteresseerd? Beldan 015 2628636 of kijk op www.ogd.nl.

OGD

OGD is het zusterbedrijf van OGD software. OGD richt zich met succes op het leveren van flexibel personeel en op maatgesneden automatiseringsdiensten. U kunt hierbij denken aan PC-netwerkbeheer, Migraties, Opleidingen of Eerste- enTweedelijnshelpdesk. OGD heeft vestigingen in Delft, Eindhoven, Amsterdam en Utrecht.


9/12

9

In 1997 is OGD software begonnen met de ontwikkelingvan TOPdesk Totaal. Alle versies van TOPdesk Totaal zijngeschreven in Visual FoxPro. De laatste versies, TOPdeskTotaal versie 3.2.123 en hoger, zijn ontwikkeld in VFP8.Er is daarme een aantal kwaliteitsverbeteringengerealiseerd en het biedt meer mogelijkheden om in denabije toekomst aan te sluiten op de wensen en eisenvan een modern softwarepakket. Het grootste voordeelvan het gebruik van de nieuwe ontwikkelomgeving isde verbeterde manier waarop VFP omgaat met hetgeheugen. Dit resulteert in een beheersbarehoeveelheid bronnen die TOPdesk van het operatingsysteem vraagt. Het meest merkbare gevolg is dat

TOPdesk stabieler is.De eerste versie van TOPdesk waar OGD software nuaan werkt, en op het symposium gaat tonen, maaktgebruik van een aantal nieuwe mogelijkheden vanVFP8. Indien u gebruik maakt van Windows XP krijgen

de kaarten ook een volledige XP look and feel. In debovenstaande figuur is een incidentkaart te zien zoalsdeze er onder Windows XP uit komt te zien.

Met de komst van VFP8 (zie hiernaast) is het mogelijkom TOPdesk On Oracle te zetten. De Visual FoxProdatabase blijft bestaan en iedere keer dat er eenwijziging in de database plaatsvindt, wordt deze zelfdewijziging gelijktijdig doorgevoerd in de Oracledatabase. Het maakt daarbij niet uit of de wijzigingenworden doorgevoerd met TOPdesk, de TOPdeskApplicatieServer of met behulp van de beheerexecutable.

De aanpassingen die nodig zijn om TOPdesk On Oraclete krijgen, worden geleverd als aparte plug-ins bijTOPdesk. Het is niet noodzakelijk een nieuwe versie vanTOPdesk te installeren. Een apart programma dat opeen server is genstalleerd (bijvoorbeeld op dezelfde

server als waar ook de TOPdesk ApplicatieServer draait)houdt de veranderingen op de database continu in degaten. Dit programma onderhoudt ook het contact metde Oracle server. Een groot voordeel van deze oplossingis dat, mocht de database onverhoopt corrupt rakendoor bijvoorbeeld een fileserver crash, de database inOracle hier geen last van heeft. Met handelingen die uzelf kunt uitvoeren is het mogelijk om een backup vannog geen vijf minuten voor de crash terug te plaatsen.Op dit moment is het mogelijk dat deze koppeling opeen Oracle server wordt gerealiseerd. Over enige tijd isdezelfde optie ook mogelijk voor de Microsoft SQLserver.

Als u interesse of vragen heeft over VFP8 en/of Oraclekunt u contact met ons opnemen via telefoonnummer015-2700900 of [email protected].

Visual FoxPro 8

De Windows-client van TOPdesk is ontwikkeld in VisualFoxPro. Visual FoxPro, kortweg VFP, is een

programmeeromgeving die gespecialiseerd is in het

werken met databases. VFP is een product van Microsoftdat al een jaar of vijftien op de markt is. De eerste versieshadden nog niet de toevoeging Visual en men sprak toenalleen van FoxPro. In 1996 kwam de eerste Visual FoxProop de markt. In maart van dit jaar heeft Microsoft denieuwste versie, VFP8, uitgebracht.

On Oracle/SQL

TOPdesk Totaal maakt gebruik van een FoxPro database.Dit heeft veel voordelen. Zo is het zeer eenvoudig ombackups te maken, is er geen dure database server nodig

en kunt u het beheer van de database zelf eenvoudig doenmet behulp van de bij TOPdesk meegeleverde applicaties.Veel organisaties hebben echter vaak al een Oracle ofMicrosoft SQL server waarop andere database-applicatieswerken. De wens om al hun databases op dedatabaseserver te zetten is dan ook begrijpelijk.

Figuur 1. Voorbeeld van een incidentkaart onder Windows XP

Figuur 2. Menu opties met

iconen voor knoppen intoekomstige versies


10/12

10

Aantal wijzigingen algemeen.

Een van de nieuwe opties bij het maken vanrapporten is Aantal wijzigingen (algemeen).Wanneer u voor deze optie kiest kunt u in hetrapportage selectiescherm een periodeselecteren waarbinnen de wijzigingen voorhet rapport moeten vallen. U kunt afgeronde,aangevraagde of openstaande wijzigingen

selecteren. Op basis daarvan bepaalt urespectievelijk een einddatum, eenstartdatum of een peildatum. Vervolgenskunt u de periode verder definiren. Het isallereerst mogelijk om een standaard periodeaan te geven. Deze periode kan een bepaaldeweek, een maand, een kwartaal of jaar zijn.Naast deze standaardopties is het ookmogelijk om zelf een specifieke periode tekiezen door een begin en een einddatum van dieperiode in te vullen. Als u het vakje Data onthouden

aanvinkt, worden de instellingen een volgende keerweer getoond zodat u deze nogmaals kunt gebruiken.

Wanneer u voor openstaande wijzigingen heeftgekozen, moet u een peildatum aangeven op basiswaarvan alle op dat moment openstaande wijzigingen

in een overzicht worden getoond.

De resultaten van het rapport kunnen gesorteerdworden op drie niveaus. U kunt kiezen om dewijzigingen voor het rapport te selecteren op

bijvoorbeeld Aanvrager of Beheerder.Vervolgens kunt u instellen hoe dewijzigingen moeten worden gesorteerd.

Het resultaat is een rapport met aantallenwijzigingen op basis van de geselecteerdesorteercriteria in de door u aangegevenperiode. Een wijziging kan in een periodevan status veranderen en daardoor inverschillende fasen meegeteld zijn. In hetrapport wordt ook een overzicht gegevenvan de bestede tijden van de wijzigingen,deze worden tevens opgesplitst naarstatus.

Figuur 1.Selectiescherm voor Wijzigingen (algemeen)

Nieuwe rapporten voor Wijzigingsbeheer

Voor de nieuwste release van TOPdesk, TOPdesk 3.2.123, zijn er nieuwe rapporten voor Wijzigingsbeheer ontwikkeld.In dit artikel komen enkele daarvan aan de orde, namelijk het rapport Wijzigingen (algemeen), het aantalwijzigingen per fase en een kwalitatief overzicht van wijzigingen.

Figuur 2. Algemeen rapport met wijzigingen


11/12

11

Aantal wijzigingen per fase

De andere nieuwe optie om van wijzigingen eenoverzicht te maken is het Aantal wijzigingen per fase.Wanneer u voor deze optie kiest kunt u in het

rapportage selectiescherm een periode aangevenwaarin de wijzigingen zijn gestart. Het kiezen van eenperiode gaat op dezelfde manier als bij het vorigerapport. Als u ervoor kiest om een aantal wijzigingenper dag te bekijken, is het verstandig om een korteperiode te kiezen, vanwege de overzichtelijkheid vanhet rapport. De resultaten van het sorteren wordenweergegeven in een grafiek.

Wijzigingen kwalitatief overzicht

Het is nu ook mogelijk om een kwalitatief rapportmet wijzigingen samen te stellen. Dit rapportgeeft een uitgebreid totaaloverzicht vanwijzigingen waarbij de Aangevraagde,Openstaande en Afgeronde wijzigingen en deperiode op dezelfde manier gekozen kunnenworden als bij de twee bovenstaande rapporten.

Het is daarnaast mogelijk om met behulp van deopzoeklijst Sorteren op te sorteren op basis vanverschillende velden uit de wijzigingskaart. U kuntbijvoorbeeld het veld Traject als sorteercriteriumkiezen. U krijgt vervolgens de mogelijkheid omeen extra Specifieke waarde te kiezen. Ditgebeurt niet wanneer u kiest voor het sorteren opbasis van een aanmelder. Het is namelijk mogelijk

om bij alle sorteeropties een specifieke aanmelderte kiezen aan de onderkant van het selectieschermvan het rapport.

Wanneer u in het onderste blok Specifiekeaanmelder op zoek gaat naar eenaanmelder, worden de overige veldeningevuld met alle gegevens die aan dedesbetreffende aanmelder gekoppeld zijn.Dit werkt hetzelfde als in bijvoorbeeld eenincidentkaart of een wijzigingskaart.

De resultaten komen terecht in eenuitgebreid overzicht met alle kenmerken dieu in het rapportage selectiescherm heeftgeselecteerd.

Figuur 5. Overzicht kwalitatieve gegevens van openstaande wijzigingen

Figuur 4. Selectiescherm voor kwalitatiefoverzicht

Figuur 3. Grafiek met aantal wijzigingen per fase


12/12

12

E-mailberichten overzicht op incidentkaart

Op het tabblad Aantekeningen van een incidentkaartzijn twee subtabbladen zichtbaar, namelijk Bestand enVerzonden e-mailberichten. Deze tabbladen wordengetoond wanneer in de systeeminstellingen in decategorie E-mail het vakje Verzonden e-mailberichtenbewaren wordt aangevinkt. Tevens moet u inRechtenbeheer de juiste rechten toegewezen gekregenhebben om deze emailberichten te kunnen zien.

Figuur 1. Incidentkaart met subtabblad Verzonden e-mailberichten

Mijn rapportages

Voor gebruikers van TOPdesk die vaak dezelfderapporten moet aanmaken is het nu mogelijk om dezespecifieke rapporten te verzamelen in een aparte menuoptie zodat deze niet steeds opnieuw aangezochthoeven te worden. In het menu Rapportage>Rapportagebeheer kan worden ingesteld welkerapporten een gebruiker vaak gebruikt. Deze rapportenworden dan onder de menu optie Rapportage>Mijnrapportages weergegeven. In dit scherm selecteert u

een rapport waarna u het rapport kunt afdrukken.

Figuur 2. Mijn rapportages

Tips & Trucs

Ook deze TOPinfo weer nuttige Tips & Trucs om nog beter gebruik te kunnen maken van TOPdesk en TAS! Deze editieis er vooral aandacht voor TOPdesk versie 3.2.123.

Automatisch aanmaken van een incident met behulp van de TAS

Het is mogelijk om met het aanroepen van een URL direct een incident aan te maken in de TOPdesk database viade TOPdesk ApplicatieServer. Van deze incidentkaart zijn dan al een aantal velden ingevuld. In de aan te roepen URLworden de veldnamen uit de TOPdesk database genoemd. Een lijst met velden in de TOPdesk database kan vanuitTOPdesk gegenereerd worden via de menuoptie Bestand>Database>Datadict.

In de onderstaande link staan de volgende velden ingevuld: verzoek (met daarin de storingsmelding van het

monitoring systeem)

aanmelder ('Openview, H.P.' aan de hand van desamengestelde naam)

domein ('Hardware') specificatie ('Server')

http://[hostnaam TOPdesk ApplicatieServer]/tas/secure/incident?action=new&status=1&field0=verzoek&value0=[Storingsmelding component]&replacefield0=persoonid&searchfield0=ref_dynanaam&searchvalue0=Openview, H.P.&replacefield1=incident_domeinid&searchfield1=naam&searchvalue1=Hardware&replacefield2=incident_specid&searchfield2=naam&searchvalue2=Server&save=true&validate=false

Heeft u nog geen berichtheeft gehad over denieuwe TOPdesk versie3.2.123?Neemt u dan contact opmet onze Helpdesk via015-2700911 [email protected]

TOPinfo Juni 2003

Documents

Transcript of TOPinfo Juni 2003