© 2003 Significant. Alle rechten zijn gedeponeerd. Template

SIGNIFICANT

Inkoopmanagement

Inkoop FSREindhoven, 10 juni 2009

Prof.dr. J. (Jan) Telgen

SIGNIFICANT

Template 2

Even voorstellen

Prof.dr. J. (Jan) Telgen

Hoogleraar Besliskunde en Inkoopmanagement – Universiteit Twente– Faculteit Management en Bestuur– Sinds 1987– Focus op publieke sector

Non-executive partner Significant– Adviesbureau– Verzelfstandigd uit PwC (2003)– 50 consultants – Marktleider inzake inkoopadvies in publieke sector

SIGNIFICANT

Template 3

Agenda

1. Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk?

2. Waar sta je met inkoop?

3. Samenwerken in inkoop

Eventueel:

4. (Europees) aanbesteden: feiten en ficties

SIGNIFICANT

Template 4

Wat is inkoop? Inkopen? Wat is belangrijk?

SIGNIFICANT

Template 5

Diensten Kopiëren readers

Wat is inkoop?

Waarbij onderscheid gemaakt kan worden in:

Alles waar een externe factuur tegenover staatis inkoop!

Producten Vakliteratuur

Schoonmaak, catering, repro

Kantoorartikelen,

Facilitaire inkoopPrimaire inkoop

Werken Collegezalen Parkeerplaatsen

SIGNIFICANT

Template 6

‘Het inkoopproces’

Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

•Marktonderzoek uitvoeren

•programma vaneisen opstellen

•inkoopstromenanalyseren, acties initiëren

•Leveranciers-selectie

•offertes aan-vragen

•offertes beoordelen

•Onderhandelen

• (mantel) contracten afsluiten

•Orders plaatsen

•Contract bewaken

•individuele bestelling bewaken

•facturering verifiëren

•Claims afhandelen

•meer-/minder- werk

•contractherziening opstarten

Inkoopfunctie = inkoopafdeling

SIGNIFICANT

Template 7

Invloed op ‘het inkoopproces’

Mate waarin specificaties vastliggen

Besparingsmogelijkheden

Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

SIGNIFICANT

Template 8

Organisatiebeleid

Methoden& Procedures

Organisatie& Personeel

Informatie-voorziening

Prestatie indicatoren

Klanten Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken NazorgLeveranciers

Inkoopbeleid

SIGNIFICANT

Template 9

Waar sta je met inkoop?

SIGNIFICANT

Template 10

Waar sta je met inkoop?

Altijd doen:

1. Spend analyse: waar geven we het geld aan uit en hoe?Kwantitatieve doorlichtingIs veel werkHeel concreetKun je hele jaar door als basis gebruiken

2. MSU+ doorlichting: hoe hebben we het geregeld?Kwalitatieve doorlichtingNiet veel werkRedelijk abstractGeeft eenmalig ontwikkelingsrichting aan

SIGNIFICANT

Template 11

Professionalisering in 3 stappen

GET is zinloos zonder KEEPKEEP kost geld !!!

FIND: money in the airGET: money on the tableKEEP: money in the pocket

Find

Get

Keep

Identificeren van verbeter-mogelijkheden en besparingen

Doorvoeren van verbeteringen en benutten besparingen

Vasthouden en bewaken van verbeteringen en besparingen

SIGNIFICANT

Template 12

Spend analyse

SIGNIFICANT

Template 13

Inzicht verkrijgen in wat wordt ingekocht, bij welke leveranciers,voor wie, hoe vaak, en hoeveel geld daarbij wordt uitgegeven…

Toewijzen aaninkooppakketten

Ontdubbelen namen

Controle op juistheid en volledigheid

…de crediteurenadministratie is de bron voor inzicht.

€ ....... 12345 Jansen BV Kostenplaats xTuin-onderhoud

Contractnr, factuurdatum

bestelinfoetc.

Bedrag Factuurnr Naam KostensoortKostenplaats Eventueel

Indelen in afdelingen

Inkoopgegevens simpel benaderbaar

SIGNIFICANT

Template 14

Allerlei soorten overzichten en analyses zijn te maken

Hoeveel kopen we inHoeveel in welke pakkettenBij welke leveranciersHoeveel facturenSpreiding over leveranciersDoen leveranciers zaken met meer afdelingenWelke afdelingen hebben eigen leveranciers Etc, etc.

(Ik leer nog iedere jaar nieuwe analyses)

De uitdaging is om uit de overzichten de goede analyses te maken

SIGNIFICANT

Template 15

Purchasing volume (> € 1.000.000) per commodityCommodity: Purchasing volume

Aanleg wegen € 20.201.804,02

Civieltechnische adviseurs € 18.656.030,16

Overige adviseurs € 11.573.740,71

Afvalverzameling € 7.908.279,74

Wegennet € 5.505.740,47

Uitzendkrachten € 4.151.878,19

Advertenties € 2.435.559,84

Electriciteit € 1.961.160,15

Hardware en supplies € 1.902.053,32

Software (incl. onderhoud) € 1.614.483,60

Drukwerk € 1.498.236,87

Accountants € 1.478.633,19

Reis en verblijfskosten € 1.394.035,04

Studie en opleiding € 1.362.498,36

Groenvoorzieningen € 1.214.036,33

Overige materiaal € 1.187.077,18

Catering verbruik € 1.055.430,65

SIGNIFICANT

Template 16

Purchasing volume per department

DepartmentPurchasing

volume

Projecten

€ 53.527.222,54

Afd. Wegen €

6.997.981,49

Afd. Facilitaire zaken €

6.943.997,38

Afd. Accounting €

5.655.809,45

Afd. Welzijn landelijk €

2.665.880,72

Afd. Personeel €

2.658.954,04

Afd. Mobiliteit €

2.166.697,18

Afd. Juridische Zaken €

1.900.439,44

Afd. Economie €

1.735.850,97

Directie €

1.548.497,95

Afd. Toerisme €

1.514.451,17

Afd. Groenvoorzieningen

€ 1.403.825,24

Afd. Algemene Zaken €

1.362.946,24

Afd. Toezicht €

1.240.980,79

Department Purchasing volume

Afd. Informatievoorziening € 1.206.984,10

Afd. Coordinatie € 1.115.211,81

Afd. Communicatie € 845.108,60

Afd. Huisvesting € 603.426,83

Afd. Sociale Ontwikkeling € 540.343,22

Afd. Welzijn stedelijk € 521.028,59

Afd. Zorgvoorzieningen € 329.967,22

Afd. Milieu € 323.777,44

Afd. Beleidsondersteuning € 202.960,26

Afd. Onderzoek € 192.512,60

Afd. Inrichting oost € 81.525,61

Afd. Vergunningen € 55.226,47

Afd. Unit coordinatie € 50.199,13

Afd. Controlling € 18.710,10

Afd. Inrichting west € 2.567,41

SIGNIFICANT

Template 17

Commodity Number of

suppliers

Uitzendkrachten 54

Advertenties 43

Representatie 41

Bedrijfswagens (incl onderhd) 40

Materiaal install. & app. 38

Overige install. & app. 36

Hardware en supplies 27

Personenvervoer 27

Groenvoorzieningen 25

Huur gebouwen en accomodaties 25

Bouwkundig onderhoud 22

Accountants 21

Afvalverzameling 17

Commodity Number of

suppliers

Reis en verblijfskosten 275

Overige adviseurs 264

Studie en opleiding 219

Boeken, abonnementen 167

Wegennet 159

Civieltechnische adviseurs 109

Overige materiaal 109

Kantoorartikelen 105

Gereedschappen 85

Installaties, apparatuur e.d. 75

Aanleg wegen 70

Drukwerk 69

Catering verbruik 62

Software (incl. onderhoud) 58

Number of suppliers per commodity

SIGNIFICANT

Template 18

Commodity Number of suppliers

Telecomapparatuur (incl onderhoud) 5

Automatiseringsdientsen 4

Brandstof 4

Kopieer-, print- en fax app. 4

Water 4

Werving en selectie 4

Aankoop onroerend goed 2

Gas 2

Waterbouwkundige werken 2

Electrotechn. materialen 1

Gebouwinstallaties 1

Mat.onderhoud gebouwen 1

Materiaal t.b.v. wegennet 1

Openbare kunstwerken 1

Verhuisdiensten 1

Commodity Number of suppliers

Kleding & bedrijfskleding 16

Vaste en mobiele telefonie 16

Onderhoud terreinen 14

Werkplekvoorzieningen 14

Cateringapparatuur 12

Porto/verzendkosten 12

Papier (gewoon, blanco) 10

Verkeers(regel)install. 10

Verzekeringspremies 10

Chemicalien en zout 9

Gebouwenschoonmaak 9

Beveiliging 7

Diensten telecombedrijven 6

Electriciteit 6

Onderhoud inventaris 6

SIGNIFICANT

Template 19

Suppliers and purchasing volumeSupplier Name Total

Heijmans Milieutechniek B.V. € 8.350.105,05

ATM/Afvalst.Terminal Moerdijk B.V. € 6.376.268,13

Janssen de Jong Infra b.v. € 3.515.298,91

Grontmij Advies & Techniek b.v. € 3.463.838,97

Essent Energie bv € 3.455.584,82

Wegenbouwmaatschappij J. Heijmans B.V. € 2.361.658,60

Bovil B.V. € 2.174.219,05

Koninklijke Wegenbouw Stevin bv € 1.840.597,04

Tempo-Team Uitzendbureau bv € 1.574.405,28

Baars Infra bv € 1.364.246,59

BLM Weg- en Waterbouw bv € 1.167.716,23

Bloem Civieltechniek BV € 1.141.674,65

Ingenieursbureau Oranjewoud b.v. € 1.074.383,23

Provincie Noord-Brabant € 1.061.601,98

CGN BV - ECS Catering € 1.001.813,58

SIGNIFICANT

Template 20

Cumulative purchasing volume

€ -

€ 10.000.000,00

€ 20.000.000,00

€ 30.000.000,00

€ 40.000.000,00

€ 50.000.000,00

€ 60.000.000,00

€ 70.000.000,00

€ 80.000.000,00

€ 90.000.000,00

€ 100.000.000,00

1

101

201

301

401

501

601

701

801

901

1001

1101

1201

1301

1401

1501

1601

1701

Number of suppliers

Cum

ulat

ive

Pur

chas

ing

volu

me

Cumulative purchasing volume

SIGNIFICANT

Template 21

Number of invoices (>100) per supplier

Supplier Number of invoices

Tempo-Team Uitzendbureau bv 721

Essent Energie bv 444

Library Service 339

Bovil B.V. 245

KPN 197

Elverding & Kruijff b.v. 176

CGN BV - ECS Catering 165

Drukkerij Huntjens b.v. 164

NS Reizigers 159

KPN Telecom 143

Grontmij Advies & Techniek b.v. 127

Novotel Nederland BV 113

Nido Universal Machines b.v. 110

Travel Card Nederland b.v. 109

SIGNIFICANT

Template 22

Cumulative value per invoice

€ -

€ 20.000.000,00

€ 40.000.000,00

€ 60.000.000,00

€ 80.000.000,00

€ 100.000.000,00

€ 120.000.000,00

1 1001 2001 3001 4001 5001 6001 7001 8001 9001 10001 11001 12001

Number of invoice

Cum

ulat

ive

valu

e

Cumulative value per invoice

Cumulative value per invoice

SIGNIFICANT

Template 23

Invoices per commodity

Commodity Number of invoices

Reis en verblijfkosten 999

Uitzendkrachten 982

Overige adviseurs 980

Boeken, abonnementen 917

Wegennet 862

Civieltechnische adviseurs 719

Studie en opleiding 582

Drukwerk 535

Overige materiaal 480

Vaste en mobiele telefonie 447

Aanleg wegen 393

Installaties, apparatuur e.d. 365

Electriciteit 350

Advertenties 341

Kantoorartikelen 336

Catering verbruik 239

SIGNIFICANT

Template 24

Inkoopgegevens in principe bekend

Maar gebruiken we ze wel ….??

Voor onderhandelingen met leveranciersVoor intern managementVoor onderkennen verbeteringsmogelijkhedenVoor beperking werklastEtc.

Managers die hier niet naar kijken managen hun inkoopfunctie niet ….

SIGNIFICANT

Template 25

Kwalitatieve doorlichting

SIGNIFICANT

Template 26

MSU+ model

Voor elk proces kan een 0 t/m een 10 worden gescoord aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst

SIGNIFICANT

Template 27

Samenwerken in inkoop

SIGNIFICANT

Template 28

Verschillende samenwerkingsmogelijkheden

Ervaringen, methodes en tips uitwisselen (www.pianodesk.info)

– Pianodesk groepGezamenlijk inkoopvoorwaarden opstellenBestekken delen en opstellenGezamenlijk contracten (en leveranciers) delen en beherenLeveringen afstemmen voor logistieke voordelenInkoopprofessionalisering, -advisering en benchmarkingDelen van inkoopmedewerkersEtc.

Samenwerken bij inkoop hoeft niet alleen gezamenlijk inkopen/aanbesteden te zijn

SIGNIFICANT

Template 29

Waar gaat het om bij samenwerken?

Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg

Delen van volume

Delen van informatie en hulpmiddelen

SIGNIFICANT

Template 30

Mogelijke samenwerkingsvormen

Meeliften

Trefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften;

Carpool

activiteiten steeds door 1 wisselende partij uitgevoerd;

Konvooi

Trefwoorden: eenmalig; kostenreductie; Dimensies: weinig gemeenten;

F1-team

Trefwoorden: leren; standaardisatie; Dimensies: lange termijn; informeel;

Busrit

Trefwoorden: Schaal-grootte; 3e partijDimensies: veel contracten; formeel;

aantal verschillende gezamenlijke activiteiten invl

oed

van

all

en o

p d

e g

ezam

enli

jke

acti

vite

iten

SIGNIFICANT

Template 31

Te beslissen per pakket of activiteit

Gecoördineerd (complex)(bijv. F1-team / konvooi)

Gecoördineerd (eenvoudig) (bijv. F1-team / konvooi)

Centraal (bijv. carpoolen / busrit / meeliften)

Decentraal (ieder voor zich)

Organisatieoverstijgend met een lage gevoelswaarde

(bijv. kantoorartikelen, energie)

Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde

Organisatieoverstijgend met een hoge gevoelswaarde en direct

verband met product(bijv. gezamenlijk inkoopprocessen

professionaliseren)

Type activiteit

Organisatiespecifiek

Inkoop

sam

en

we

rkin

g

SIGNIFICANT

Template 32

Inkoopvolume doorontwikkelen• goede communicatie (huidige + nieuwe projecten)

Borgen interne organisaties• alle leden tonen commitment• in totaal voldoende tijd in steken• alle leden hebben interne ondersteuning

Professionaliseren inkoopfuncties• alle leden dragen kennis bij• goede communicatie (huidige + nieuwe projecten)

Organisatie• vrijwillige deelname• alle leden hebben soortgelijke invloed• eerlijke verdeling van besparingen• alle leden hebben soortgelijke doelen

10 succesfactoren uit een grootschalige enquête

SIGNIFICANT

Template 33

Belangrijkste succesfactoren (p < 0.05)

• vrijwillige deelname• voldoende tijd in steken• alle leden dragen kennis bij• alle leden tonen commitment• goede communicatie• eerlijke allocatie van besparingen

Niet onderscheidende succesfactoren (zijn wel van belang in opstartfase)

• vertrouwen in de andere leden• formaliteit van samenwerkingsverband

Bijzonderheden uit de enquête

SIGNIFICANT

Template 34

Inkopendepartij S

Aantallaptops

Prijs perlaptop

Totaleprijs

Besparingv(S)

1 20 2.447 48.940 02 40 2.316 92.640 03 50 2.283 114.150 01 en 2 60 2.258 135.480 6.1001 en 3 70 2.239 156.730 6.3602 en 3 90 2.211 198.990 7.8001,2 en 3 110 2.191 241.010 14.720

Drie instanties kopen gezamenlijk laptops in

Besparing

SIGNIFICANT

Template 35

Besparing: € 14.720,- Hoe te verdelen?

A Iedereen evenveelB Proportioneel aan het ingekochte aantalC Iedereen betaalt dezelfde prijs per stukD De compromiswaarde (uit de coöperatieve speltheorie) gebaseerd op de minimum- en maximumbedragen die elke partij redelijkerwijs kan claimen

Allocatiemethode Instantie 1 Instantie 2 Instantie 3A gelijkwaardig 4.907 4.907 4.907B proportioneel 2.676 5.353 6.691C zelfde prijs 5.120 5.000 4.600D compromis waarde 4.262 5.149 5.309

Verdeling

SIGNIFICANT

Template 36SSamen op weg naar een gouden resultaat!

SIGNIFICANT

Template 37

Conclusie:

Inkopen wordt niet makkelijker, maar wel steeds belangrijker

SIGNIFICANT

Template 38

(Europees) aanbesteden: feiten en fictie

SIGNIFICANT

Template 39

De basisprincipes van Europees aanbesteden

Richtlijnen hebben als doelstelling:– Totstandkoming van de interne markt– Stimulering concurrentie door bekendmaking opdrachten– Gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten– Besparingen op de uitgaven door een professioneel inkoopproces

Gebaseerd op de beginselen:– Non-discriminatie– Transparant proces– Objectieve selectie- en gunningscriteria

Actueel sinds begin jaren ’90 (Richtlijn Werken zelfs al eerder)

Voor aanbestedingsplichtige diensten geen ‘richtlijn’, maar een Europese regel die onverkort is overgenomen in de Nederlandse wetgeving…

Kortom verplicht!

SIGNIFICANT

Template 40

De basisprincipes van Europees aanbesteden

Een opdracht moet Europees worden aanbesteed als:– De opdrachtgever een aanbestedingsplichtige dienst is– De waarde van de opdracht boven een bepaalde drempelwaarde uitkomt

De drempelbedragen zijn:– Voor leveringen en diensten: > € 211.000– Voor werken: > € 5,2 mio

Dan specifieke procedure volgen

SIGNIFICANT

Template 41

De basisprincipes van Europees aanbesteden

Het vaststellen van de drempelbedragen

Samenhangende zaken optellen Per inkooppakket en niet per transactie of leverancier (splitsen mag niet)Voor de gehele organisatie en niet per afdeling (idem)Voor doorlopende zaken: omzet over 48 maanden

Dit alles om te bepalen of drempelbedragen overschreden worden

Inkopen mogen wel gesplitst worden uitgevoerd, maar dan ieder van de kleinere inkopen volgens de Europese regels aanbesteden

SIGNIFICANT

Template 42

Wat betekenen de Europese aanbestedingsregels?

Voor de procedure is er vrije keuze uit:– Openbare procedure– Niet-openbare procedure– In specifieke gevallen (restrictief): Onderhandelingsprocedure of

Prijsvraag

De procedure in hoofdlijnen:– Offerteaanvraag opstellen– Aanbestedingskalender / TED-database publicatie– Inschrijvers reageren– Krijgen offerteaanvraag/bestek– Inschrijvers offreren– Selectie en gunning– Gunningsresultaat melden aan inschrijvers– Publicatie

Vrijwel hetzelfde als een professioneel inkoopproces;

maar twee simpele stappen extra

SIGNIFICANT

Template 43

Keuzevrijheid in gunningscriteria

Gunning (kiezen van de uiteindelijke leverancier) mag op twee manierenLaagste prijsEconomisch Meest Voordelige Aanbieding

Onder EMVA mogen allerlei criteria meetellen:– levertijd– garantietermijn– kwaliteit– etc.

Maar wel moet worden aangegeven (van te voren) hoe deze meetellenEn die criteria mogen niet discriminerend zijn

SIGNIFICANT

Template 44

Gunningcriteria

Bij de keuze van criteria onder de EMVA is men volledig vrij.Die ruimte kan nuttig gebruikt worden.

Welke criteria?– responstijd op storingen– lokale dingen zelf regelen

Hoe waarderen/scoren?– is 10% goedkoper 10 punten of 3 punten waard?– is 5 minuten minder aanrijdtijd bij storingen 3 of 10 punten waard?– kan aangepast worden aan eigen wensen

SIGNIFICANT

Template 45

De situatie in het land

Zijn wij roomser dan de paus?

Op veel plaatsen (!?!) is het beeld:– “wij” doen alles netjes– en “zij” rommelen maar wat aan …..– en “zij” komen er ook nog mee weg– wat zijn wij toch stom!

Maar de feiten zijn:– “wij” doen niet alles netjes– “zij” doen ook dingen netjes– en als “ze” rommelen komen “ze” er niet altijd (en steeds minder)

mee weg– en dat is pas stom!

SIGNIFICANT

Template 46

Naleving aanbestedingsregels

SIGNIFICANT

Template 47

Naleving aanbestedingsregels

SIGNIFICANT

Template 48

Controle op naleving

Er is geen ‘politie’ die controleert

Benadeelden kunnen tegen aanbesteder kort geding procedure starten vanwege:

– een opdracht had Europees moeten worden aanbesteed– tijdens de procedure worden fouten gemaakt

De rechter kan besluiten om: procedures te staken, overnieuw te starten, gunning nietig te verklaren of een schadeclaim toe te kennen

De EU kan het land een boete opleggen– Minister Remkes heeft recent al schriftelijk aangegeven dat een boete

voor Nederland verhaald zal worden op de gemeenten

Politieke consequenties

SIGNIFICANT

Template 49

Aanbesteden onder de drempels

Onder de drempels gelden niet de vormvereisten van de EU- aanbestedingsregelsMaar blijkens een recent arrest (Assen) moeten ook voor aanbestedingen onder de drempelwaarden de principes van de EU-aanbestedingsregels worden gehanteerd:

– transparant– objectief– niet discriminerend

Dat impliceert dat beperkte uitnodiging (meervoudig onderhands) niet voldoende is!!

– wordt ook opgenomen in nieuwe aanbestedingswet