Tips en trucs overstappen naar exact synergy enterprise
Transcript of Tips en trucs overstappen naar exact synergy enterprise
-
Tips en tricks bij het overstappen
Agenda
o Hoe gebruikte Nobel Synergy Classic ASP ?
o Waarom is Nobel overgestapt naar Synergy Enterprise ?
o Hoe is de technische conversie uitgevoerd ?
o Hoe is de nieuwe oplossing in de organisatie geborgd ?
o Welke wijzigingen zijn pas na go live doorgevoerd ?
o Wat viel er mee, wat viel er tegen ?
o 250 gebruikers
o Bijna 8 jaar historie
o Circa 600.000 documenten
o Circa 850.000 verzoeken
o Ongeacht het tijdstip altijd 500 – 750 pageviews per uur
o Circa 12.000 op drukke momenten (3.3 klikken per seconde)
o Geconsolideerd scenario inclusief transactie replicatie
o 4 Exact Globe databases
o Omvang database voor conversie was 100 GB
Hoe gebruikte Nobel Synergy Classic ASP?
Ondersteunde processen
Sales & Marketing
Document beheer
HRM
Service & Support
Projecten & Uren
Workflow management
Development
Financiële consolidatie
Customer Portal
Employee Portal
Busi
ness
Inte
llige
nce
Qlik
View
Reporting Microsoft
Reporting Services
Gebruikte add-ons in Synergy Classic ASP
MS Word MergeDocument preview
IFR
Adres Assistent
Exact Event Manager
Generic Scan Interface
Orbis Taskcenter
Reporting Services Integratie (80 reports, 6 datasources)
Service Level Manager
Maatwerk uren en facturenQlikview
o Waarom zouden we het doen?
o En al dat maatwerk dan?
o Voldoet de huidige infrastructuur wel (geheugen, CPU etc)
o Hoe gaan we de gebruikers goed begeleiden, het is druk….
o Kunnen we processen niet meteen slimmer doen?
o Mag er downtime zijn gedurende de update?
o Kan er dataverlies optreden?
o Kunnen we de nieuwe features goed borgen?
Vragen voor de migratie
o Test server ingericht – op dezelfde infrastructuur
o Een proefconversie uitgevoerd (duurde 1 week)
o Resultaat bekeken: WOW
o Bouwstenen en maatwerk overgezet
o Ontwikkel, test, acceptatie, productie (OTAP)
o Doorlooptijd in totaal 6 maanden, inclusief veel ontwikkeltijd
o 21 december go live met release 242
Acties
• Opschoon acties
• Implementatie Synergy Timesheet (PSA) voor alle urenschrijvers
• Integratie met Microsoft Office Communication Server (OCS)
• Synergy Office Integration
• iPhone/iPad app
Tevens meegenomen
Technische conversie
GO LiveInstructie, documentatie en COMMUNICATIE
Offline conversieDaadwerkelijke conversie Bijwerken naar SE van database
Systeem uit de luchtGebruikers inlichten Offline pagina online
Online conversieNieuwe database Tijdelijke tabellen Unicode conversie
Pré ConversieInstallatie Synergy Enterprise Configuratie background jobs
1 week
2 uur
Interface
o Tijdig beschikbaar stellen demo omgeving
o Trainingen
o Documentatie
o Naslagwerken
o Quick reference cards
o Allemaal in een startpagina in Synergy
o Filmpjes
o Communicatie, communicatie, communicatie
Borging
Borging
• Documenten conversie– Geen categorie structuur meer – alleen types– Verfijnen door tagging
• Indexering voor Enterprise search– Zoeken op relevantie– Gebruikmaken van “did you mean” functies
• Extra bemanning Servicedesk
• Verder inregelen van nieuwe functionaliteit– Verbeteringen workflow – Afhankelijkheden velden– Opportunity management– CV opbouw medewerkers Nobel
Na Go live
Druk op de organisatie?
Doorlooptijd in verband met realisatie maatwerk
Tijdsbesteding voor trainingen en borging
Opkomst informatie bijeenkomsten
Gebruik van de test omgeving
Nieuwe documenten structuur en logica
Zoek templates van gebruikers worden niet meegenomen
Wat viel er tegen?
Gebruikersacceptatie
Technische Conversie
Performance
Database groei (+15%)
Kwaliteit van de conversie
Support druk op beheer organisatie
Kwaliteit en eenvoud voor overzetten addons
Wat viel er mee?
• Meer tevreden gebruikers, mensen werken graag met het systeem
• Toename van het gebruik, minder ‘eigen systemen’
• Door OCS integratie toename van het gemak van communicatie
• Acceptatie ‘Microsoft Minded’ mensen door MS Office integratie
• Betere user experience ‘hehe, hadden ze dat niet eerder kunnen maken?’
• Sneller en makkelijker de juiste informatie vinden
De voordelen
o Geintegreerd of geconsolideerd?
o Maatwerk?o Bouwstenen zijn er al!o Specifiek maatwerk moet worden overgebouwd
o Koppelingen?
o Doe een proefconversie, maak de mensen enthousiast
o Communiceer!!!
o Ga ervoor, het helpt je organisatie enorm!
Overstappen, Gewoon doen!
Overstappen, Nobel helpt!
Overstap balie:
• Direct licentie opvragen• Direct een prijs