Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

www.synergyxperience.nl

Exact Synergy wereldwijd als basis ERP systeem


Ontmoet

René Nijman MBAWorkforce Management DirectorCBPO Europe


VandaagXerox IntroductieSituatie Schets ‘Before’Hoe wordt Synergy gebruiktImplementatie tips


XEROXToelichting van de klantorganisatie: introductie en kader


$23 billion in revenue $1.3 billion from contact centers

Employees 160,000 worldwide

Operations over 160 countries

Financial stability $1 billion focused on growing contact center business

Technology innovation + $1billion annual R&D investments

Proven operational structure drives higher CSAT and brand loyalty

The World’s Largest Provider of BPO and Document Management Services

In Fortune’s ranking of the World’s Most Admired Companies, Xerox is ranked No. 1 in the computer industry

You’ll find us everywherebusiness gets done

Ursula M. Burns, Chairman & CEO, Xerox Corporation

Xerox introductiethe Customer Experience Company


Xerox ServicesMore then 55% of world sales is services

Xerox Corporation

Xerox Technology Global

Xerox Services Global

Xerox Services Europe

CBPOFSSHRSITO

Unamic/HCN Group

XL World

95.000 FTE11 bln USD



11.000 FTE

5.000 FTE

Northern EuropeSouthern Europe3.000 FTE


CBPO Services PortfolioKnowledge and experience of the whole customer life-cycle

CustomerAcquisition

CustomerOn-boarding

• Consultancy and Analytics

• Digital Creative Services

• Campaign Management Services

• Data Management Services

• Translation and Localization

• Master Vendor Services

• Order Management

• Onboarding Services

• Customer Application Processing

• Communications Engineering

• Telesales/Telemarketing

• Technical Support Services

• Outbound and Inbound Call Center Service

• Customer Service and Sales Support

• Relationship management

• Multi-Channel – Multilingual Fulfillment Service Centers

CustomerCare

CustomerRetention & Loyalty

• CRM and Predictive Analytics

• Customer Data Integration

• Response Management Services

• Retention and Loyalty Management

• Social Media CRM

• Performance Management

Drivetop-line revenue

Increasecustomer satisfaction

Reducecosts

Increasemarket share


• 5.000+ customer care agents• 30+ sites• 1 cloud• 1 platform• 1 infrastructure• 28 major clients• telecom, online retail, utilities,

travel & leisure as main serving industries

Our Europe footprintcreate a pan European presence

SURINAME


CBPO Northern EuropeCurrent scope Synergy

CBPO Northern Europe

Netherlands Belgium Turkey Surinam Czech Republic United Kingdom

Group Support HR

Finance Accounting

Workforce Management

Business Improvement

Sales Europe Business Support & ICT

CBPO Southern Europe

Romania Italia

France Albania


NO INTEGRATED ERP SYSTEMWat was de situatie voor Synergy?


KnelpuntenPerman

Digitale kaartenbakAlleen personeelsinformatieGeen report tool

Home Made SystemsContinuïteit risicoInformatie versnipperd

Geen procesondersteuning


KEUZEHoe is men tot de keuze gekomen voor Synergy?


Fusies en Overnames‘Gedwongen’ keuze door fusieEén oplossing voor HRM, CRM en Accounting

HRM: Kopie van Perman (budget en doorlooptijd)Uitfaseren Perman en NavisionUitfaseren SalesforceExact voor boekhouding


GoalsScalable SolutionFlex seatingUp- en downscaleIntegrated Information Management


Succes FactorenIntegraal informatieplan

Vermijd API’sOntdubbel data elementenStandaardiseer overallMaak kennis uitwisselbaar


WAARVOOR XEROX EXACT SYNERGY GEBRUIKT

In hoeverre is de business case gerealiseerd?


Gebruikers en licenties4. 164 Synergy users270 Staf (licentie users)Dagelijks 200 concurrent usersKey-users

Country DirectorsHRAccountingFinance


Wat doen wij met Exact Synergy (1)Gestructureerde werkstromen

• Betrokkenen bij een proces zitten op één lijn, dankzij geïntegreerde werkstromen.• Werkzaamheden worden automatisch gerouteerd naar de volgende persoon binnen

het proces.• U ziet duidelijk in welke fase het proces zich bevindt en wie verantwoordelijk is voor de

volgende stap.

Wij gebruiken werkstromen onder andere voor HR verzoekstromen zoals instroom en uitstroom van medewerkers, verlof aanvragen en de beoordelingscyclus van medewerkers.


Wat doen wij met Exact Synergy (2)Gedeelde documenten

• Exact Synergy ondersteunt document intensieve processen in uw hele bedrijfsvoering.• Digitale documenten in Microsoft Word, Excel of andere toepassingen deelt u veilig,

ongeacht de werk- of woonplaats van uw medewerkers.• Dit betekent dat u overal die documenten kunt terugvinden op het moment dat u die

nodig heeft.

Wij gebruiken het delen van documenten voornamelijk voor ons intranet (delen van algemene informatie met alle medewerkers), maar ook voor het personeelsdossier.


Wat doen wij met Exact Synergy (3)Inkomende facturen

• Organisaties moeten ingekomen facturen controleren, vergelijken en laten fiatteren door budgethouders. Het elektronische register voor inkomende facturen in Synergy maakt dit proces transparant en traceerbaar.

• Facturen worden gescand en ter goedkeuring aangeboden aan de bevoegde budgethouder. Deze kan de facturen online bekijken en fiatteren.

• Hiermee elimineert u de fysieke papierstroom binnen uw organisatie waardoor u efficiënter kunt werken.

Wij gebruiken deze optie ook voor het fiatteren van onze inkomende facturen en controle op bijbehorende PO.


Wat doen wij met Exact Synergy (4)Single Point of new employee entry

• Op slechts één plaats worden nieuwe medewerkers ingevoerd• Er is slechts één bronsysteem voor personeelsdata• Met het personeelsnummer als unieke identifier voor alle systemen: user and license

management

User en Licentie Management; Alle applicaties en systemen (zoals Active Directory, CIC3.0, InVision, Protime, etc) krijgen personeelsdata uit Exact Synergy. Dit voorkomt fouten en onnodig dubbel werk.


Wat doen wij met Exact Synergy (5)Ondersteuning bedrijfs- en management processen

• Ondersteuning van autorisatie processen noodzakelijk voor kwaliteitskeurmerken, accounting regelgeving en (Xerox) audits.• Logistiekmanagement (bestellingen, bedrijfsmiddelen).

Wij gebruiken de autorisatie processen in bijvoorbeeld PO-aanvragen, reis- en verblijfsaanvragen en openstelling van vacatures.


Wat doen wij met Exact Synergy (6)Relatiemanagement (medewerkers, opdrachtgevers, leveranciers)

• Contractmanagement (arbeidsovereenkomst, verkoopcontracten, inkoopcontracten)• Signaleringen op verloopdata en verleningsmomenten

Digitale dossiers van medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers toegankelijk voor iedereen afhankelijk van autorisatie.


Intranet - nieuwspagina


Centralisatie van processenDoor wereldwijde gebruik van Synergy/Globe zijn we in staat om processen centraal uit te voeren.HR Administratie in SurinameFinanciële Administratie (factuurverwerking) in Turkije


HOE XEROX DE UITROL VAN SYNERGY HEEFT GEREALISEERD

In hoeverre is de business case gerealiseerd?


Xerox Intelligent Network (X.i.N)

World Wide Web

OpdrachtgeverOffshore

Virtueel Dedicated

DataCenter AlmerePowered by KPN

locatie Nederland

Uitwijk

April 13, 202328

Voice connectionISDN-30 + IP-

trunking

ICT virtual architectureNL data center for SAAS Europe


Positie in systeemlandschap

ProjectWorld

Invoice Process

CIC 3.0 CCM

ProTime / Tijdschrijven

Otys

MatchQ

Labor

Active Directory

WFM InVision

Payroll Services

eCare

Exact Globe

XML / Webservices

Outlook Exchange


Kopie van NL processenFase 1

Verzoeken en workflow die met minimale aanpassing te gebruiken zijnRollen en autorisaties

Fase 2Verzoeken en workflow die een redesign nodig hebbenExtra HRM kaartLand specifieke verzoeken


Virtuele Training en Online Manuals

WebEx TrainingHRTrain de trainer

E-learningAdobe Captivate

Online Manuals


RAPPORTAGES & DASHBOARDIn hoeverre is de business case gerealiseerd?


RapportagesMS Report Service bij implementatie

14 rapportages14 aanleverlijsten

Functioneel OntwerpWijzigende vraag; lastig met MRSInrichting sluit niet aan bij rapportage wensAanleverlijsten wel goed


QlikView - dashboards


TWEE STAPPEN VOOR EN EEN TERUG

Wat zijn de do’s en don’ts bij deze implementatie?


Leerpunten NobelKen je klant; accountmanagementKennismanagement voor/van klantKwaliteit consultant is cruciaal

Beschikbaarheid consultants - jaarplanKennis en kunde


Please Don’t‘Kopiëren’ oude omgevingBeheer door key-usersRapportages na implementatie‘Kopiëren’ naar andere landen


Wat heeft aandacht nodigLicentiebeheer is ‘lastig’

Combineren van licenties (ESS + CRM)Beperken verzoeken

Gebruikersvriendelijkheid is matigAandacht voor support en training

Robuustheid BackOffice infrastructuurPerformance & up-time

TaalSysteemtaal, keuze voor EngelsVreemde tekens in content & interfacesAantal karakters en velden


Tips – do’sFunctioneel beheer

Change management! Is en blijft belangrijkTesten (OTAP)

Nobel add-on’sTVM, auto-procesSolution Builder (customized employee card, slimme verzoeken)Customer Selector (keuzes beperken tot eigen medewerkers)Wordmerge (200 teamleaders kunnen standaardbrieven uitprinten voor hun medewerkers, HR kan standaardbrieven uitprinten voor alle medewerkers)

Intranet & NewsColors and pictures: user experience

QlikView voor dashboards


ConclusiesEen tevreden Exact Synergy gebruikerMaak je eigen planLeg de ontbrekende schakels blooten denk na over interfacesOwnership of data


Contact www.xerox.nl

[email protected]/renenijmanTwitter.com/nijma010


U kunt deze en alle andere presentaties terug zien op:


Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

Technology

Transcript of Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13