1. 1. e-Billing Erwin Leeuw Gert-Jan PuperProject ManagerAccount manager GroupM Document SolutionsNobel Document Group
2. 2. Introductie Jan Kees de Jager
3. 3. Wat is e-Billing? Het elektronisch versturen van facturen aan zakelijke en/of particuliere klanten, eventueel voorzien van toegevoegd waarde diensten*.* bijv. iDEAL in B2C markt
4. 4. VormenXML (Extensible Markup Language)Een standaard voor het definiren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij gestructureerde gegevens in de vormvan platte tekst zichtbaar zijn. Deze representatie is zowelleesbaar voor de mens als voor computers.EDI (Electronic Data Interchange)Elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumentenPDF (Portable Document Format) en PDF/A (archivable)UBL (Universal Business Language)UBL bestaat uit een XML-bibliotheek met bedrijfsdocumenten
5. 5. De overheidDigipoort: onlinebrievenbus overheidDigipoort is het elektronischepostkantoor van de overheidvoor bedrijven. Dezebrievenbus heet Digipoort enwordt beheerd door Logius.Digipoort is bedoeld voorondernemers en overheden.Digipoort ondersteunt deopen formaten UBL 2.0 ofSETU (HR-XML).
6. 6. De propositie van NDGOutput Management middels PlanetPressPlanetPress automatiseert, personaliseert en integreert decommunicatie van en naar bedrijfsapplicaties en/of ERPsystemen.Het financieel systeem of ERP creert factuurdata en stuurt ditaan op de outputmanagement printer. PlanetPress verzorgt: Opmaak (PDF met specifieke lay-out) Conversie (data omzetten naar ieder willekeuring anderformaat; XML, UBL, EDI, etc.) Distributie (email, ftp, portal)
7. 7. Schematisch Papier factuurPDF FacuurERPData Outoutmanagement Klant XML
8. 8. Erwin LeeuwProject ManagerGroupM
9. 9. Introductie GroupM NederlandGroupM is een Shared Service organisatie voor een aantalmediabureaus van Nederland. Voor deze bureaus verzorgenwij o.a.: Inkoop van media (TV, Radio, Internet, print, enz.) Financile / administratieve afhandeling (80.000 media inkoopfacturen en 25.000 media verkoopfacturen) ICT HRM
10. 10. Introductie WPP/GroupMEmployees 138,000 (including associates)Number of offices 2,400+Corporate SocialNumber of countries 107ResponsibilityReported revenues 8.7bn (2009)Report 2010Reported billings 37.9bn (2009)We are the leading global media investment operationWorldwide billings US $84.2bnTotal worldwide market share: 32.4%Industry leading levels of investment in research and development400 offices in 81 countries (17,000 staff)Wij zijn GroupM! De #1 media-inkooporganisatie van NederlandMedia-omzet van 1.3bn (Nielsen 2009), marktaandeel: +30%Veel investeringen in eigen technologie, onderzoek en systemenKantoren in Amsterdam en Rotterdam (+450 werknemers)De start van GroupM (Mindshare en MEC) was op 1 juni 2004 en de organisatie wasoperationeel op 1 januari 2005.
11. 11. Onze organisatieAgencies 2009 1.Mindshare 400 2.OMD 350 3.MEC 300 4.Kobalt300 5.MediaCom260 6.Zenith Optimedia260 7.Universal 240 8.Initiative230 9.Carat 190 10. MPG 120 11. Vizeum120 12. Starcom 120Agency groups2009 1.GroupM985 2.Mediabrands 550 3.Vivaki380 4.Aegis 310 5.Kobalt300Netherlands 2009 by RECMACreate an unfair and sustainable competitive advantage forWPPs media communication agencies and specialist agencies
12. 12. AanpakDe in- en externe ontwikkelingen maakten procesoptimalisatienoodzakelijk. Het belangrijkste punt wat naar voren kwamwas het digitaal beschikbaar stellen van factuurinformatie.We hebben de punten benoemd waar de software aan moestvoldoen. We hebben gesprekken gevoerd met diversesoftware leveranciers.De functie eisen hebben we aangescherpt en hier prioriteitenen besparingen / kosten aan toegekend. Op basis hiervanhebben we de software en onze leverancier gekozen.
13. 13. Conclusie n.a.v. onderzoekHet digitaliseren van de factuurstromen moet opleveren: Transparantie / informatie voorziening; Doordat defacturen in PDF en XML vorm worden opgeslagen kunnenwe koppelingen maken met andere documentstromen.Deze informatie kunnen we inzichtelijk maken binnen eenSharePoint omgeving. Efficintie Flexibiliteit Kosten reductie
14. 14. Het gewenste procesDigitaliseren Inkoopfacturen MBoss (ERP) 1. Verkoopfactuur uit MBoss. Dit is op papier of als 1 groot PDF bestand. (26.000 stuks)(data capture)Planetpress (Output Planetpress 2. Planetpress zet data om elk gewenst formaat. (CSV / XML /PDF (gesplitst))3.1 De ontvangen factuur data naar printer sturen en uitprinten zoals het nu ook gaat. management)3.2 De ontvangen PDF 3.A3. Output management is het alle punten uitvoeren. verkeersplein om te bepalen wat 1 van de punten uitvoeren met data dient te gebeuren.3.3 De ontvangen factuurdata omzetten in XML en beschikbaar stellen voor DWH combinatie van keuzes3.4 De ontvangen factuurdata omzetten in XML, CSV, enz. en beschikbaar stellen voorOBI10 Certipost (AanvullendeMasterdata)MBoss 4. Aanvullende masterdata om aan te geven op welke wijze een klant gefactureerd dient te worden met de daarbij aanvullende data.(contactpersoon, contact afdeling, mailadres, papier/PDF/XML/Certipost/OB10) DWH5. Data naar DWH: -PDF5.1 Octo+ -XML Print factuurKlant ontvangt gewenste factuurPDF Klant XMLOBI10 / Certipost
15. 15. Nieuwe situatie stapsgewijs (PlanetPress)Proeffacturatie. Goedkeuring via SharePoint door procesmanagerDefinitieve facturatie zonder bijzonderheden Verzenden per postDefinitieve facturatie met bijzonderheden: Aanvullende factuur informatie meegeven Factuur per mail (pdf) evt. naar meerdere contactpersonenDigitaal aanbieden van facturen Factureren via OB10 Factureren via CertipostDigitaal beschikbaar stellen van factuur informatie via SharePoint XML info beschikbaar voor DWH / SharePoint omgeving Facturen in PDF vorm beschikbaar voor SharePoint omgeving
16. 16. De praktijk
17. 17. e-Billing meer dan alleen een PDFWij zien e-Billing niet als het versturen van een factuur in PDFvorm, maar als het uitwisselen van XML / TXT / CSV factuurberichten.Op het moment dat de sturende en ontvangende partij beidenin staat zijn om met XML / TXT of CSV bestanden te werkentreden de werkelijke voordelen in werking waar je alsorganisatie naar op zoek bent.
18. 18. Resultaat voor GroupM Transparantie / informatie voorziening; Doordat defacturen in PDF en XML vorm worden opgeslagen kunnenwe koppelingen maken met andere documentstromen.Deze informatie kunnen we inzichtelijk maken binnen eenSharePoint omgeving. Efficintie; Beschikbaar stellen van informatie op de plekwaar deze nodig is. Flexibiliteit; Kunnen voldoen aan de wensen / eisen vanonze klanten en toeleveranciers. Reductie van kosten; Handling kosten nemen af.
19. 19. Huidige project is fase 1GroupM ziet de huidige inzet van PlanetPress als fase 1. Doorhet gebruik van PlanetPress zijn mensen binnen de organisatieanders gaan kijken naar de huidige processen. Klanten factureren in de het gewenste format (OB10 enCertipost). Digitaliseren van andere documentstromen;herinnering, aanmaning, bijlagen, leasecontracten etc. PlanetPress gebruiken voor de opmaak van documenten.