Taxonomieën maken en toepassen in SharePoint 2013

VOGIN-IP lezing

Donderdag 26 maart 2015

Joyce van Aalten

Voorstellen

• Joyce van Aalten, Invenier

– Niet zoeken, maar vinden

– Consultant en trainer

– Productonafhankelijk (GX, Drupal, SOLR), maar veel SharePoint

SharePoint terminologie

• Kolommen/Columns

• Termenopslag/Managed metadata store

• Termensets/Term sets

• Ondernemingstrefwoorden/enterprisekeywords

• Inhoudstypen/Content types

• Lijsten/Lists

• Bibliotheken/Libraries

• Sites, pagina’s, webparts, apps, …

Kolommen/metadata

• Kolommen = eigenschappen = metadata

• Gebruik in bibliotheken en lijsten

• Op bibliotheek-/lijstniveau, site-niveau, site collectie-niveau of farm niveau

Kolommen/metadata

• Kolominstellingen– Verplicht ja/nee

– Meerdere waarden toegestaan ja/nee

– Standaardwaarde

• Soorten kolommen, o.a.– Eén tekstregel

– Keuze (keuzemenu)

– Datum en tijd

– Beheerde metagegevens

Beheerde metadata

• Termenopslag = managed metadata service = managed metadata store = aanmaken en beheer van termensets

• Termenset = beheerde metagegevens = taxonomie/thesaurus = gecontroleerde trefwoorden = termen die toegekend kunnen worden in bibliotheken of lijst

Beheerde metadata

• Termenset

– Koppeling met (site)kolommen

– Mogelijkheid tot importeren via .csv bestand

• Termen

– Trefwoorden = waarden in een kolom

– Beschrijving = scope note

– Standaardlabel = voorkeursterm

– Andere labels = synoniemen = verwijsterm

Ondernemingstrefwoorden

• Ondernemingstrefwoorden = vrije trefwoorden = folksonomy = tagging

• Beheer in de managed metadata service

• Mogelijk om vrije trefwoorden te verplaatsen naar termenset

Site-inhoudstypen

• Voorgedefineerde manier om instellingen, gedrag en metadata te hergebruiken

• Onderscheiden zich van elkaar wat betreft metadata, beleidsregels, werkstromen, te gebruiken sjablonen

• Centrale vraag: Dit is een ……

• Denk aan: handleidingen, notulen, rapporten, nieuwsbrieven, afbeeldingen

Vinden m.b.v. metadata

• Binnen bibliotheek of lijst

– Sorteren/filteren op kolom

– Weergaven

– Metagegevens navigatie-instellingen

• Binnen sites: webonderdelen

– Bibliotheken en lijsten i.c.m. weergaven

– Inhoud samenvatten > Inhoudsquery

Full tekst zoekmachine

• Zoekresultaten

– Managed metadata aanbieden als verfijningsfilter

– Maar: synoniemen uit termenset zijn geen query expansion!

Bestaande SP taxonomieën

Wand General Business taxonomy

http://sharepointtaxonomy.com/wand-general-business-taxonomy-for-sharepoint

Sambo ICT taxonomie (Taxonomie MBO)

http://www.kennisnet.nl/sectoren/mbo/taxonomie_documenten/

Maken van import .csv

Excel met macro

http://www.wictorwilen.se/Post/Create-SharePoint-2010-Managed-Metadata-with-Excel-2010.aspx

Notepad ++

http://notepad-plus-plus.org

Maken van import .csv

• Bestand openen in Excel2010

• Vul het bestand met de termen

• SharePoint 2010 > Create Term Store File

• Open aangemaakte bestand in Notepad ++

• Coderen > Naar UTF-8 Codering

• Opslaan als .csv

• Importeren in managed metadata store

Vragen of meer weten?

• Mail: joyce@invenier.nl

• Website: www.invenier.nl

• Twitter: @joycevanaalten

• LinkedIn: /joycevanaalten