Stappenplan toepassing e-Vita/Engage

Augustus 2018

WHAT = Stappenplan:

1. Wat is e-Vita/Engage? 2. Wat is de meerwaarde? 3. Voor wie? 4. Stappenplan 5. Ondersteuning 6. Tips 7. Kosten en/of vergoeding

1. Wat is e-Vita/Engage*? Mensen willen en kunnen zelf aan de slag met hun gezondheidsgegevens: 1. Overzicht en inzicht 2. Regie en controle 3. Gezonder met advies op maat Ieder mens is anders. In de praktijk blijkt dat iedere patiënt een eigen traject doorloopt. Het is mogelijk om een patiënt toegang te geven tot het e-Vita portaal. De patiënt krijgt hiermee de kans aangereikt om actiever mee te doen in zijn/haar gezondheidsproces. Doelen vastleggen, zelfmetingen doen, educatie bekijken, informatie bekijken, het behoort tot de mogelijkheden. Met als algemene doel zelfredzaamheid en zelfmanagement van de patiënt stimuleren. De opvolger van e-Vita is Engage. Engage is de eerste stap richting turnover naar een PGO (=persoonlijke gezondheidsomgeving). In Engage is het mogelijk om een patiënt te koppelen aan Bernhoven en een huisartsenpraktijk. * Engage is de opvolgende software van e-Vita. Verwachte release is kwartaal 4-2018. Wat gebeurt er bij deze update? - Functionaliteiten blijven hetzelfde - Gebruikersinstellingen en data worden overgezet - Fundamentele verschil is dat het in Engage mogelijk is een patiënt te koppelen aan een huisartsenpraktijk en Bernhoven (turnover naar een PGO).

2.1 Meerwaarde - Patiënt: - Eigen regie wordt vergroot - Empowerment wordt vergroot - Vrijheid in tijdspad en -besteding - Verantwoordelijkheid voor eigen welzijn - Doelen stellen - Kans om laagdrempelig vragen te stellen en educatie te volgen

2.2 Meerwaarde - Zorgverlener: - Het is effectief, doelgericht en oplossingsgericht - Op afstand monitoren - Differentiatie, bijvoorbeeld in aantal contactmomenten - Het biedt meer kans op een gelijkwaardige relatie - Het biedt meer kans op een gevarieerde agenda en spreiding van werkdruk

3.Voor wie? Voor iedereen. Laat potentiële gebruikers zelf de keuze maken. Beslis niet voor hen. Niet bij crisisachtige situaties.

4. Stappenplan: Stap 1 Maak een testpatiënt aan in e-Vita. Dit doet u als volgt, klik HIER. Een patiënt kan inloggen door, klik HIER. Stap 2 Lees dit document aandachtig door. Bekijk ook de tips. E-Vita heeft een in de bibliotheek een overzicht met instructie filmpjes Bekijk deze bibliotheek pagina kort en weet wat er te vinden is: - Inloggen met SMS code (patiënt) - Labs en zelfmetingen (patiënt) - Labs en zelfmetingen (zorgverlener) - Overzichtsscherm (patiënt)

- Overzichtsscherm (zorgverlener) Stap 3 Open de testpatiënt. Onderneem de volgende acties: - Stuur een bericht als patiënt naar jezelf - Leg een meting vast - Leg een doel vast - Bekijk educatie die klaar gezet wordt - Bekijk de bibliotheek - Kijk waar de labuitslagen staan, deze worden niet geladen bij een testpatiënt Stap 4 - Zet een vragenlijst klaar vanuit e-Vita voor deze testpatiënt - Zet een consultvoorbereiding klaar vanuit het KIS voor deze testpatiënt, klik HIER voor een handleiding. - Ervaar stap 4.1 en stap 4.2 vanuit de patiënt Stap 5 Maak communicatie regels voordat u met een echte patiënt start, met name over termijn van reageren. Daarnaast, plan 1x per week een apart blokje in de agenda voor e-Health. Op dit tijdstip beantwoord je alle online behandelingen/vragen. Communiceer dit moment om verwachtingen helder te hebben. Dus bijvoorbeeld. Ik reageer elke dinsdagochtend. Dus als u op woensdag een bericht stuurt, heeft u de dinsdag na het weekend reactie van mij. Controleer niet alle zelfmetingen. Patiënten kunnen een bericht sturen als ze een vraag hebben hierover. Spreek duidelijk af bij wie de verantwoordelijkheid ligt. Stap 6: Stel notificaties in als professional in e-Vita/Engage. - Klik linksboven op profiel en klik op wijzigen - Notificaties over taken en zorgplan kunnen onderaan aan of uitgevinkt worden - Voor een bericht wordt altijd een notificatie per email gestuurd. - Andere notificaties zijn op zorggroep niveau ingesteld en kunnen niet aangepast worden. Stap 7 Start met e-Vita/Engage bij een ‘echte’ patiënt. Klik op aanmelden in het KIS. Spreek een gezamenlijk doel af. Maak afspraken. Stap 8 Vervolgens ga je uitbreiden door: 1. Toepassen van applicatie bij 5 patiënten 2. Overleg met een ‘maatje’ op de praktijk of buiten de praktijk. Dus een collega POH. 3. Probeer de app als testpatiënt. Pas deze daarna toe bij minimaal 3 patiënten. Voor bestaande patiënten, dus een patiënt heeft al de webversie van e-Vita, klik HIER. Daarna kunt u deze handleiding aan de patiënt meegeven of laten zien ter activering van de app, klik HIER.

Voor nieuwe patiënten, klik HIER voor een handleiding aanmelden app. 4. Ga door tot minimaal 15 patiënten in totaal. Kijk of de app of desktop op de computer gewenst is. 5. Zet consultvoorbereiding in bij alle patiënten die e-Vita gebruiken 6. Nodig per email een groep van 25 patiënten uit om e-Vita te gaan gebruiken. Gebruik indien gewenst een voorbeeldbrief, klik HIER.

5. Ondersteuning:

• Lukt het de patiënt niet om in te loggen? Controleer emailadres en 06 nummer en klik in e-Vita op ‘verstuur nieuw wachtwoord’. Meer ondersteuning kun je als POH niet bieden.

• Begeleidingscentrum voor patiënten wordt georganiseerd samen met Bernhoven. Tot die tijd kunnen patiënten bellen met VitalHealth 0318 - 75 47 35

• Support VitalHealth voor technische vragen: support@vitalhealthsoftware.com

• Ondersteuning door key-POH – keypohsynchroon@gmail.com • Sparren met collega POH op of buiten de praktijk

6. Tips - Spoed = bellen vertel dit duidelijk aan de patiënt - Mijn naam en andere gegevens in e-Vita kloppen niet? Bij de eerste aanmelding van jezelf uit het KIS in e-Vita stond waarschijnlijk je voornaam en geslacht niet ingevuld. Vandaar dat er “n.a.” komt te staan bij voornaam. Je kunt dit corrigeren door het te veranderen in e-Vita zelf. - Ketenpartners werken niet in e-Vita of Engage. Bernhoven wel. - Motivering voor gebruikmaking van e-Health (e-Vita/Engage) is noodzakelijk. Ben je ervan bewust dat je eigen enthousiasme stimulerend werkt. - Geef uitleg over de mogelijkheden van e-Health (e-Vita/Engage), benoem de voordelen. - Geef digitale complimenten! Geef een compliment indien patiënt voor het eerst online actief wordt. - Maak het leuk en meer persoonlijk. Maak een standaard persoonlijk welkomstbericht waarin je aangeeft welke module klaar staat voor de patiënt, klik HIER voor een voorbeeld.

7. Kosten en/of vergoeding Geen. Kosten voor e-Vita/Engage worden door Zorggroep Synchroon aan Philips betaald.

Hoe maak ik een testpatiënt Patiënten voor Diabetes Mellitus, COPD en/of CVRM kunnen aangemeld worden. De knop ziet er als volgt uit en is te vinden linksonder op het scherm ‘samenvatting’ of boven in de balk, zie: hieronder.

o Maak op www.testnummers.nl een namaak BSN nummer aan door op ‘Genereer BSN te klikken’, zie: afbeelding hieronder:

o Geef in het KIS jouw testpatiënt dat BSN nummer met jouw eigen emailadres en je

eigen mobiele nummer. Testpatiënt aanmaken doe je door in hoofdmenu van KIS te kiezen voor 'nieuwe patiënt'. Je kunt natuurlijk ook een bestaande testpatiënt gebruiken.

o !! Zet je testpatiënt daadwerkelijk op 'testpatiënt': onderin het scherm met patiënten details. Want het is een testpatiënt op jullie praktijk omgeving. Op deze manier wordt deze patiënt niet meegeteld in rapportages en declaraties.

o Includeer de testpatiënt in het KIS protocol Diabetes type 2, COPD en/ of CVRM. o Druk vanuit het scherm ‘samenvatting’ op de knop ‘Aanmelden e-Vita’.

o Nadat je op de knop aanmelden hebt geklikt krijg je 4 e-mails. Twee mails omdat je jezelf aanmeldt als professional. Daarnaast twee e-mails omdat de testpatiënt op je eigen emailadres staat.

o De mails bedoeld voor het aanmelden van jezelf als professional heb je niet nodig omdat je via het KIS naar e-Vita gaat via een snelkoppeling. De andere twee e-mails zijn voor het aanmelden van jezelf als (test)patiënt. Met deze testpatiënt kun je zelf ervaren wat je patiënten zien en kunnen. Inloggen kan via de website www.natuurlijksamen.net. Klik HIER voor een handleiding voor een gebruiker om in te kunnen loggen.

o Wat je niet kunt zien bij jouw testpatiënt zijn labdata vanuit het KIS. Daarvoor is namelijk een geslaagde OZIS-bevraging op het HIS nodig en die lukt niet met test patiënten. Jouw ‘echte’ patiënten zien die gegevens wel.

Ga TERUG

Voorbeeld welkomstbericht Beste heer/mevrouw …………………………………………… Welkom! Wat goed dat het gelukt is om in te loggen. Kijkt u rustig rond naar de mogelijkheden van Natuurlijk Samen. Heeft u vragen, dan stel ze gerust. Onderstaand vindt u een overzicht van de mogelijkheden in het portaal:

1. Taken: Hier vindt u een toets om uw kennis te testen. Sowieso is deze toets leuk om te doen omdat daarna extra informatie wordt aangeboden. Ook kan de POH een taak klaarzetten ter voorbereiding van een consult.

2. Metingen: Op deze pagina kunt u eigen metingen invullen. Ook kunt u hier uw labuitslagen terugvinden.

3. Berichten: Veilig communiceren met elkaar. Deze omgeving is namelijk net zo veilig als een internetbankieren omgeving.

4. Individueel zorgplan: Hier kunnen doelen vastgelegd worden die belangrijk voor u zijn. 5. Bibliotheek (Zie menu linksboven): Hier is heel veel informatie te vinden. Interessant voor u! 6. Instellingen: Hier kunt u onder andere uw persoonsgegevens aanvullen of eventueel het

wachtwoord opnieuw aanpassen als daar behoefte aan is. Ik heb eens per week een moment geblokt in mijn agenda om alle activiteiten in Natuurlijk Samen te bekijken. Wanneer u metingen heeft ingevoerd zal ik deze bekijken, en indien nodig reageren. Heeft u mij een bericht gestuurd, dan zal ik deze beantwoorden. Bent u ervan bewust dat er dus een grote kans bestaat dat ik niet direct reageer. Dit betekent dat u in geval van spoed, bijvoorbeeld bij klachten of hoge meetwaarden, het beste telefonisch contact op kunt nemen met de huisartsenpraktijk. Wij vertrouwen erop dat duidelijk is op welke manier u e-Vita kunt gebruiken. Ik ben benieuwd naar uw ervaringen. Veel succes! Vriendelijke groet, Uw POH/huisarts

Ga TERUG

Ga TERUG

Voorbeeld brief gebruik e-Vita/Engage

Beste heer/ mevrouw, Wilt u uw leven (en chronische ziekte) meer in eigen hand nemen? De optimale zorg voor uw chronische ziekte zelf bepalen? Huisartsenpraktijk ………………………………….... biedt u graag de mogelijkheid om gebruik te maken van een gezondheidsomgeving. Uw vraag staat centraal. Samen met de praktijkondersteuner en de huisarts gaat u verder aan de slag met uw zorgvraag en een persoonlijke oplossing die bij u past. Hoe gaan we dit doen? We gaan samenwerken in een gezondheidsomgeving. Deze omgeving heet Engage/e-Vita, hiermee kunt u:

contact hebben met de praktijkondersteuner in de periodes tussen de bezoeken van de huisartsenpraktijk. Het is niet bedoeld voor spoedvragen.

aan de slag gaan met persoonlijke doelen wat u wilt bereiken

een beeld krijgen van uw gezondheidstoestand door inzicht in de bloeduitslagen

zelf invullen van bijvoorbeeld gewicht, bloeddruk en dagcurves

leren over uw chronische ziekte door filmpjes en artikelen te bekijken

Waarom zou ik meer regie willen voeren?

Is het veilig? Ja, de omgeving voldoet aan alle eisen die gesteld worden aan elektronische uitwisseling van gegevens. Alleen uzelf, de praktijkondersteuner en de huisarts kunnen data inzien. U bepaalt wat u wel of niet wilt uitwisselen. Heeft u interesse? Voor zowel u als patiënt als ons als huisartspraktijk is het gebruik van het patiëntenportaal een nieuwe manier van werken. Het vraagt van ons allen daarom extra inspanning. Ik ben benieuwd of u interesse hebt? Email me dan op onderstaand e-mailadres en ik neem snel contact met u op om het verder te bespreken. Indien u thuis een computer met internet hebt kunt u al meedoen. Met vriendelijke groet Email: ........................................ Werkdagen: ............................................

LOGO PRAKTIJK . . . . .

“Mijn persoonlijke vraag staat nu

centraal”

“Ik bekijk vanuit huis mijn laatste

labwaarden” “Ik kan direct, op een

veilige manier, een bericht sturen naar mijn praktijkondersteuner”

“Beslissingen nemen op basis van informatie uit het patiënten

portaal” “Zelf bepalen wanneer u aan de

slag gaat”

“Wat wil ik bereiken”

“Vanuit thuis bekijk ik extra informatie of filmpjes die

voor mij klaargezet worden”

“Ik bepaal mijn eigen kwaliteit van leven”

Inloggen voor een gebruiker

o Ga naar www.natuurlijksamen.net o Open uw mailbox: u heeft twee mails ontvangen. Eentje met uw gebruikersnaam en

eentje met uw tijdelijke wachtwoord. Vul deze hieronder in:

o Vul het tijdelijke wachtwoord in bij ‘Oud wachtwoord’. Typ vervolgens 2x uw nieuwe wachtwoord in (maak een combinatie van hoofdletters, kleine letters, leestekens en cijfers met minimaal 8 karakters, zie: hieronder.

o Klik daarna op ‘Wijzigen’ o Kies uw beveiligingsvraag. Besef dat het gaat om uw medische gegevens dus ga hier

nauwkeurig mee op. Kies vervolgens uw antwoord en klik op ‘Opslaan’. o Vervolgens wordt om een toegangscode gevraagd. Deze ontvang u op uw mobiele

telefoon per sms. Typ deze code over bij ‘Toegangscode’ en klik op ‘Login’. (Deze dubbele inlog met wachtwoord en code op uw telefoon is om het zo veilig mogelijk te maken aangezien het gaat om uw medische gegevens).

o U komt in de gebruikersvoorwaarden terecht. Lees deze door en u kunt vervolgens linksonder ‘Ik ga niet akkoord’ of rechtsonder ‘Ik ga akkoord met de gebruikersvoorwaarden’. Allen als u akkoord gaat kunt u gebruiken maken van deze persoonlijke gezondheidsomgeving.

Ga TERUG

o Het volgende scherm is niet relevant, uiteraard mag u dit doorlezen. Er wordt geadviseerd om te klikken op ‘niet meer tonen’ en vervolgens op ‘Doorgaan’, zie: hieronder:

Consultvoorbereiding vanuit het KIS naar Engage/e-Vita Het is mogelijk om de patiënt via e-Vita een vragenlijst in te laten vullen ter voorbereiding op het consult bij de POH. Deze antwoorden worden vervolgens overgenomen in het door de POH gestarte consult. Het idee hierachter is dat de POH op deze manier meer tijd heeft om het gesprek met de patiënt te voeren. Na de update kunt u in het KIS, bij het betreffende zorgprogramma, de knop ‘Consultvoorbereiding’ in de menubalk terugvinden.

Op deze manier kunt u standaard vragenlijsten versturen naar de patiënt. Het klaar zetten van de consultvoorbereiding in het KIS resulteert in een taak voor de patiënt in e-Vita op de door de POH gekozen datum. Voorbeeld: patiënt komt op 15 december bij u, dan is het advies om de datum van deze consultvoorbereiding op 1 december te zetten. Twee weken voor het volgende consult krijgt de patiënt een notificatie taak in e-Vita/Engage.

Na afronding van de vragenlijst is dit direct inzichtelijk in het KIS via het vragenlijsten blok op de samenvatting.

Wanneer de patiënt de vragenlijst heeft ingevuld en er wordt een consult gestart door de POH (of huisarts) signaleert het KIS direct dat er een consultvoorbereiding is ingevuld. Het KIS vraagt vervolgens of u deze gegevens wilt overnemen in het consult:

Indien u ervoor kiest de vragen over te nemen in het consult worden de antwoorden alvast voor-ingevuld. De vragen die door een patiënt zijn ingevuld zijn direct inzichtelijk middels het icoon.

Wilt u weten welke specifieke vragenlijst er per module wordt verstuurd, zie: volgende pagina: