Stageverslag gemeente -...

In opdracht van NHL hogeschool

2014

Sjoerd Hoogland

December 2014

Stageverslag gemeente Dantumadiel

Stageverslag Sjoerd Hoogland

Naam: Sjoerd Hoogland

Studentnummer: 282553

Opleiding: Communicatie

Docent: Klaas van Langen

Inleiding

Voor u ligt het stageverslag dat ik heb geschreven als afronding van mijn derdejaars stage. De afgelopen vier

maand heb ik deel uitgemaakt van de communcicatieafdeling van gemeente Dantumadiel. In deze periode heb

ik niet alleen veel geleerd over het communicatievak maar ook over

mijzelf. Ik heb nu in de praktijk kunnen ervaren waar mijn sterke en

zwakke punten liggen. Het fungeren in een organisatie is heel anders

dan het uitvoeren van opdrachten voor school en daarom kijk ik

terug op een leerzame periode.

Tijdens mijn stageperiode heb ik gewerkt aan zowel persoonlijke

leerdoelen als aan leerdoelen toegespitst op LOCO-competenties.

Middels dit stageverslag wil ik mijn periode en vooruitgang bij

gemeente Dantumadiel gedetailleerd en uitgebreid weergeven.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: Reflectie stage ...................................................................................................................1

1.1: Functioneren als stagiair ......................................................................................................1

1.2: Persoonlijke leerdoelen ........................................................................................................2

1.3: Loco competenties ...............................................................................................................3

Hoofdstuk 2: Specifieke opdracht: Organiseren Nieuwjaarsreceptie ...................................................5

2.1: Situatie ..................................................................................................................................5

2.2: Taak ......................................................................................................................................5

2.3: Activiteiten ...........................................................................................................................5

2.4: Resultaat ...............................................................................................................................8

2.5: Reflectie ................................................................................................................................8

Hoofdstuk 3: Tweede stageopdracht: Adviesrapport ..........................................................................9

3.1: De opdracht ..........................................................................................................................9

3.2: Voorbereidingsfase ...............................................................................................................9

3.3: Analysefase ...........................................................................................................................9

3.4: Verwerkingsfase ...................................................................................................................9

3.5: communicatiefase ................................................................................................................9

3.6 Afsluitingsfase ................................................................................................................... 10

3.7 Reflectie ............................................................................................................................ 10

Hoofdstuk 4: Evaluatie stageplanning ............................................................................................... 11

4.1:Planning nieuwjaarsreceptie ............................................................................................. 11

4.2:Planning tweede stage opdracht ....................................................................................... 12

4.3:Planning meewerktaken ..................................................................................................... 12

Hoofdstuk 5: Meewerktaken ............................................................................................................. 13

Bijlage 1: Bewijsstukken specifieke opdracht

Bijlage 2: Adviesrapport (eindresultaat tweede stageopdracht)

Bijlage 3: Bewijsstukken meewerktaken

Bijlage 4: Voortgangsformulieren

Bijlage 5: Eindbeoordelingsformulier

Leeswijzer

De opbouw van dit verslag is als volgt: In hoofdstuk 2 reflecteer ik terug op mijn stage periode bij gemeente

Dantumadiel door middel van leerdoelen, competenties en persoonlijke leerdoelen. In hoofdstuk 3 behandel ik

mijn opdracht voor plannen en organiseren, tevens mijn specifieke opdracht. Dit doe ik aan de hand van de

STARR methode. In hoofdstuk 4 komt mijn kleine opdracht aan bod: het opstellen van een advies rapport voor

een gefuseerde communicatieafdeling. In hoofdstuk 5 evalueer ik mijn stageplanning. Hierbij kijk ik terug op de

planning die ik heb opgesteld aan het begin van mijn stage en beoordeel ik tot in hoeverre hoe ik deze

nagekomen ben. Hoofdstuk 6 ten slotte, beslaat een evaluatie van mijn meewerktaken. Hierbij geef ik een

beschrijving van mijn meewerktaken. Ten slotte vindt u in de bijlagen een aantal bewijsstukken van mijn

stageopdrachten en meewerktaken. Ook de voortgangsformulieren en het eindbeoordelingsformulier zijn hier

terug te vinden.

1

H1. Reflectie Stage In dit hoofdstuk kijk ik terug op mijn periode als stagiair communicatie bij Gemeente Dantumadiel. Hierbij

komen de leerdoelen zoals deze staan vermeld in de stagehandleiding aan bod. Ook reflecteer ik op mijn

persoonlijke leerdoelen die ik tijdens de start van mijn stage heb opgenomen in mijn stageplan Tenslotte

benoem ik de LOCO-competenties waar ik aan heb gewerkt.

1.1 Functioneren als stagiair

Allereerst behandel ik de leerdoelen die te maken hebben mijn functioneren als stagiair bij gemeente

Dantumadiel

Leerdoel 1: Je functioneert als stagiair/communicatiemedewerker gedurende zeventien weken fulltime

in een authentieke, meer of minder complexe praktijksituatie in een bestaand team van een

organisatie.

Je leert daarmee: De veelzijdigheid van het vak

De specifieke kenmerken van de organisatie en de branche kennen

Tijdens mijn stage bij gemeente Dantumadiel heb ik kennis gemaakt met veel kanten van het communicatievak.

Binnen de dagelijkse werkzaamheden waren dit vooral taken waar ik veel voor moest schrijven. Hierbij moet

gedacht worden aan het schrijven van persberichten, het schrijven van teksten voor de website, intranet, social

media en het schrijven/corrigeren van teksten van medewerkers.

Ook de adviserende kant van communicatie kwam vaak aan bod. Vooral tijdens het organiseren van de

nieuwjaarsreceptie, mijn specifieke opdracht, kwam het meerdere malen voor dat ik voorstellen schreef die

tijdens college vergaderingen werden behandeld. Hierbij kwam ik met ideeën die weer moest onderbouwen

met argumenten en advies. Ook bij het schrijven van een adviesrapport, mijn tweede stageopdracht, heb ik

meerdere malen moeten adviseren.

Zelf vond ik het erg prettig dat ik van alle facetten een graantje mee kon pikken. Ook door het

aanpakken van taken waar ik minder goed in was heb ik geleerd om mij hier toch te proberen in te

ontwikkelen.

Leerdoel 2 : Je leert je eigen professionele kwaliteiten kennen en werkt aan je persoonlijke profilering: -

Je werkt samen met medewerkers van de organisatie

-Je werkt zelfstandig aan opdrachten

- Je toont initiatief

-Je staat open voor feedback en past deze toe.

De communicatieafdeling van gemeente Dantumadiel bestaat uit twee communicatieadviseurs. Ik vond het zelf

erg aangenaam dat ik deel uitmaakte van een kleine afdeling met een informele cultuur. Dit maakte het

samenwerken erg prettig omdat mijn collega’s altijd openstonden om mij te helpen en adviseren.

In de eerste weken van mijn stage was ik nog wat onzeker. Maar gedurende de stage periode

verdween deze onzekerheid steeds meer naar de achtergrond. Ik pikte processen en taken snel op en kon dan

ook al snel zelfstandig aan het werk. Dit had als gevolg dat ik steeds vaker initiatief nam. Vooral in de laatste

paar werken van mijn stage kwam dit goed naar voren. Mijn collega’s waren namelijk vaak afwezig op kantoor

vanwege de vele overleggen die zij moesten bijwonen. Hierdoor was ik vaak alleen op het werk en ik voerde

mijn taken dan ook volledig zelfstandig uit.

Ook kreeg ik altijd de kans om nieuwe taken te ondernemen als ik hier om vroeg. Elke vrijdagmorgen

had ik overleg met mijn stagebegeleider. Tijdens dit overleg werd mijn voortgang van mijn stage opdrachten en

kreeg ik tips en feedback over mijn functioneren. Dit zorgde ervoor dat ik elke week mijn vooruitgang kon

bespreken.

2

1.2 Persoonlijke leerdoelen

Aan het begin va mijn stage bij gemeente Dantumadiel heb ik een aantal persoonlijke leerdoelen geformuleerd.

Ik heb volop de ruimte gekregen om aan mijn leerdoelen te werken.

Leerdoel 1: Ik wil mijn professionele schrijfvaardigheden verbeteren

Omdat ik tijdens mijn tweede studiejaar niet voor het keuzevak copywriting heb gekozen, had ik aan het begin

van mijn stage het idee dat ik mijn schrijfvaardigheden nog niet volledig heb

ontwikkeld. Dit bleek in de praktijk soms ook wel eens zo te zijn. Tijdens mijn

stage heb ik veel berichten moeten schrijven voor diverse media. Zo heb ik

persberichten opgesteld, berichten geplaatst op internet, intranet en Facebook

en Twitter. Ook heb ik notulen uitgewerkt van een werksessie. Het werken aan

mijn schrijfvaardigheden zal ook in de toekomst een aandachtpunt voor mij

zijn. Ik heb zelf het gevoel dat er nog iets te vaak slordigheden in mijn teksten

slippen. Toch heb ik gemerkt dat ik gedurende mijn stageperiode vooruit ben

gegaan. Met name het schrijven van persberichten heeft mij erg geholpen met

het verbeteren van mijn schrijfvaardigheden. Een aantal van deze

persberichten heeft ook in de krant gestaan, wat ik een mooie beloning voor

mijn werk vindt en aangeeft dat deze teksten van een redactioneel niveau zijn.

Leerdoel 2: Ik wil mijzelf meer naar de voorgrond laten treden binnen projecten/opdrachten en hierdoor mijn

leiderschapsvaardigheden vergroten

Van dit leerdoel kan ik stellen dat ik hier ruim aan heb voldaan. Mijn specifieke opdracht, het organiseren van

de nieuwjaarsreceptie van gemeente Dantumadiel, heeft laten zien dat ik dit leerdoel heb behaald. Niet alleen

vroeg deze opdracht om een proactieve houding, het vroeg ook om een helicopterview en een strakke

planning. Ik moest in het organisatieproces vele contacten leggen, duidelijk aangeven wat mijn onderbouwing

was voor bepaalde keuzes en een duidelijke visie behouden.

Een goed voorbeeld was het proces van het ontwikkelen van een uitnodiging in een vorm van een

kerstkaart voor de nieuwjaarsreceptie. Ik had hierbij de regie over het uiterlijk en test van de kaart en moest

hierdoor dan ook een goede briefing geven aan het communicatiebureau die deze ontwikkelde.

Naast de uitnodiging waren ook het bepalen van het licht en geluid, het instrueren van de percussieact

en het presenteren voor het college onderdelen die mijn slagen van dit leerdoel onderstrepen.

Leerdoel 3: Ik wil mijzelf voor nieuwe uitdagingen stellen door taken die buiten mijn comfort-zone liggen aan te

pakken

Ook voor dit leerdoel kan ik stellen dat ik hieraan heb voldaan. Zo heb ik een aantal grafische taken volbracht.

Normaliter ga ik deze liever uit de weg maar om mijzelf te blijven ontwikkelen heb ik toch er voor gekozen om

een aantal van deze opdrachten aan te pakken. Zo heb ik een cheque ontworpen in illustrator. Deze cheque

werd uitgedeeld door de wethouders tijdens de uitreiking van een wedstrijd.

Ook het te woord staan van de pers was voor mij een uitdaging. Omdat afdeling communicatie de

persvoorlichting doet, kwam ik hier regelmatig mee in aanraking. Tijdens de startweken van mij stage vond ik

dit spannend, omdat ik nog geen goed beeld had van de gemeente en zijn beleid. Hierdoor had ik het gevoel

dat ik geen volledige en goed onderbouwde antwoorden kon geven. Maar gedurende de stage ging mij dit

steeds beter af en handelde ik persvragen zonder problemen af.

Figuur 1:Persbericht

3

1.3 LOCO-competenties:

Naast mijn persoonlijke leerdoelen heb ik gewerkt aan een aantal Loco-competenties Per competentie geef ik

aan wat ik hiervoor gedaan heb en op elk welk niveau ik deze heb behaald.

1.3.1 LOCO-Competentie 2: communicatiebeleid ontwikkelen en erover analyseren

De communicatieprofessional adviseert over en ontwikkelt communicatiebeleid dat bijdraagt aan een optimale

realisatie van de organisatiedoelen en organisatiestrategie. Hij is zich bewust van de wederzijdse beïnvloeding

van communicatiebeleid en andere beleidsterreinen. Vervolgens kan hij op grond van het vastgestelde

communicatiebeleid bepalen wat de beste strategie is om de communicatiedoelen te bereiken. Hij kan een

verantwoord advies geven over in te zetten communicatiemiddelen, rekening houden met doelstellingen,

doelgroep(en), publieksgroepen en actoren. Hij overziet daarbij de financiële en budgettaire consequenties van

zijn keuzes en maakt in het keuzeproces ook een maatschappelijke en ethische afweging.

Naast plannen en organiseren heb ik door mijn tweede stage opdracht gewerkt aan competentie 2:

communicatiebeleid ontwikkelen en erover analyseren. Ik heb hierbij voldaan aan de indicatoren op niveau 2.

Deze opdracht bestond uit het schrijven van een adviesrapport over een nieuwe communicatieafdeling. Hierbij

heb ik eerst geluisterd naar de vraag van de opdrachtgever, zodat ik een duidelijke adviesvraag kon opstellen

die als basis diende van mijn rapport. Ik heb vervolgens onderzoek uitgevoerd dat bestond uit een combinatie

van desk- en fieldresearch. Op basis van mijn onderzoek heb ik conclusies geformuleerd en hier vervolgens

weer advies uit verleend.

1.3.2 Loco competentie 3: Plannen en organiseren

De communicatieprofessional organiseert en plant de uitvoering van het communicatiebeleid van de organisatie

en van de communicatiemiddelen, met inachtneming van de beleidscyclus. Hij creëert draagvlak voor meer of

minder omvangrijke en complexe communicatieprojecten, stuurt deze aan, coördineert en legt verantwoording

af over de behaalde resultaten een de (interne) opdrachtgever.

Dit leerdoel heb ik behaald met mijn specifieke opdracht. Elk jaar organiseert gemeente Dantumadiel een

nieuwjaarsreceptie. Hierbij zijn alle inwoners en werknemers van Dantumadiel uitgenodigd. Mijn opdracht was

om deze receptie vanaf de grond af te organiseren. Ik was verantwoordelijk voor de locatie, het programma, de

aankleding, het licht en geluid, de catering, het entertainment en nog veel meer zaken die terugkomen in het

hoofdstuk dat geweid is aan mijn specifieke opdracht.

Ik vind dat deze opdracht mij veel heeft geleerd op het gebied van plannen maar ook op het gebied

van zelfontwikkeling. Ik neem niet zo graag het voortouw tijdens opdrachten maar omdat de hele organisatie

van de nieuwjaarsreceptie mijn verantwoordelijkheid was, moest ik mijzelf leren om toch overal de eerste stap

te zetten. Deze opdracht bracht veel verantwoordelijkheden met zich mee en ik ben dan ook blij dat ik nu heb

kunnen ervaren dat ik soort grote opdrachten kan dragen.

Omdat de nieuwjaarsreceptie pas op 2 januari 2015 plaatsvind is mijn opdracht nog niet volledig

voltooid op het moment dat mijn stage is afgelopen. De organisatie en voorbereiding is volbracht maar op de

avond van de nieuwjaarsreceptie zal ik de opdracht afsluiten door te fungeren als ceremoniemeester.

Ik heb door het succesvol voltooien van deze opdracht laten zien dat ik dit leerdoel op niveau 3 heb

behaald (afstudeerbekwaam).

4

1.3.3 Competentie 5: Representeren

De communicatieprofessional heeft kennis van de organisatie en geeft blijk van voldoende

omgevingssensitiviteit om als ambassadeur voor het bedrijf op te treden wanneer de organisatie gevraagd of

ongevraagd in de openbaarheid treedt. Hij kan issues en informatie voor verschillende doelen publieksgroepen

op hun waarde schatten en zodanig communiceren dat recht wordt gedaan aan de belangen en het imago van

de organisatie.

Deze competentie heb ik door het uitvoeren van verschillende werkzaamheden behaald. Zo heb ik voor mijn

specifieke opdracht veel contacten moeten onderhouden met derde partijen. Voor het ontwikkelen van de

kerstkaart voor de nieuwjaarsreceptie moest ik mij professioneel opstellen en handelen vanuit de belangen van

de organisatie. Tijdens de nieuwjaarsreceptie zelf zal ik fungeren als ceremoniemeester. Hierbij moet ik mij

professioneel opstellen tegenover de bezoekers, derden en andere doelgroepen.

Ook bij het contact met de pers ( zowel telefonisch als via mail) was het belangrijk dat ik mij

professioneel opstelde en hun zo goed mogelijk van dienst was door informatie helder te communiceren. Een

communicatiefout kan hier al snel grote gevolgen hebben.

Bovenstaande voorbeelden geven aan dat ik dit leerdoel heb behaald op niveau 2.

5

H2. Specifieke opdracht: Organiseren nieuwjaarsreceptie In dit hoofdstuk behandel ik mijn specifieke opdracht. Dit doe ik aan de hand van de STARR-methode.

2.1 Situatie

Elk jaar organiseert gemeente Dantumadiel een nieuwjaarsreceptie voor zijn inwoners, medewerkers en

relaties. Tijdens deze avond wordt er teruggeblikt op het afgelopen jaar en wordt er vooruitgekeken naar het

volgende jaar. Tevens geeft de burgemeester een speech en worden de jaarlijkse sport- en cultuurprijzen van

gemeente Dantumadiel uitgereikt. De receptie trekt elk jaar ongeveer 300 bezoekers.

2.2 Taak

Aan mij de opdracht om deze nieuwjaarsreceptie te organiseren. Kort samengevat waren dit de onderdelen die

hier bij kwamen kijken:

Voorstel schrijven voor locatie en budget

Programma van de avond

Catering verzorgen

Organisatie van de sport en cultuurprijzen

De uitnodiging voor werknemers en relaties laten ontwikkelen

Het boeken van entertainment

Aankleding van de zaal

Licht en geluid

Verzorgen van presentatie die afspeelt op de avond zelf

Onderhouden van contacten met derden

College inlichten over hun rol tijdens de avond

Ceremoniemeester tijdens de receptie

Budget bewaken

Voor een volledige lijst van werkzaamheden verwijs ik u naar de actielijst die ik heb opgesteld. Deze is te

vinden in de bijlage.

2.3 Activiteiten

Van bovenstaande taken ga ik nu per taak een beschrijving geven van de activiteiten die ik hiervoor heb

ondernomen.

2.3.1 Advies voor locatie en budget

Op basis van evaluaties van voorgaande nieuwjaarsrecepties heb ik een advies geschreven over de keuze van

de locatie van de nieuwjaarsreceptie. In dit voorstel gaf ik aan dat Dorpshuis de Pipegael een uitstekende

locatie zou zijn voor de receptie. Hiervoor had ik twee argumenten: Ten eerste

werd het aantal wettelijk toegestane burgers vorig jaar overschreden tijdens de

nieuwjaarsreceptie in het gemeentehuis. Ten tweede was in het verleden al

eerder een keer afspraken gemaakt met de beheerder van de Pipegael om daar

de receptie te organiseren. Dit ging toen niet door doordat dat jaar de

burgemeester opstapte.

Naast dit voorstel heb ik ook een voorstel gegeven voor het budget. Hierbij

keek ik naar de begrotingen van de al eerder georganiseerde

nieuwjaarsrecepties.

Deze voorstelen zijn behandeld tijdens een vergadering van het college van bestuur. Hiervoor heb ik

goedkeuring gekregen. Vervolgstap was om contact op te nemen met de beheerder van de Pipegael. Ik ben

samen met mijn collega’s naar de locatie afgereisd om hier afspraken vast te leggen. De zaal is toen vastgelegd

en ook zijn er afspraken gemaakt over de catering tijdens de avond.

Figuur 2: De Pipegael

6

2.3.2 Programma van de avond

Naast het advies voor locatie en budget van de afdeling heb ik nog een advies geschreven over de indeling van

het programma van de avond. Ook hiervoor heb ik goedkeuring gekregen van het college van B &W.

2.3.3 Licht en geluid

Voor het licht en geluid tijdens de receptie heb ik contact opgenomen met Vlaskamp BV. Dit is een bedrijf uit

Drachten en is gespecialiseerd in licht en geluid. Naast licht en geluid verzorgen hun ook diensten op het gebied

van aankleding. Ik heb samen met Vlaskamp, en de beheerder van de Pipegael om tafel gezeten om te kijken

wat de mogelijkheden waren. Er is gekozen voor een mix van blauwe en groene verlichting, de kleuren van de

huisstijl van de gemeente. Naast verlichting verzorgt Vlaskamp BV ook het podium en een deel van de

aankleding.

2.3.4 Organisatie van de sport en cultuurprijzen

Elk jaar worden er sport en cultuurprijzen uitgereikt tijdens de nieuwjaarsreceptie. Hierbij gaat het in het geval

van sport prijzen om de categorieën sporter en sportploeg van het jaar. Sporters en ploegen woonachtig in

Dantumadiel die een bijzondere prestatie hebben geleverd komen in aanmerking voor deze prijzen. De

cultuurprijs wordt uitgedeeld aan verengingen/stichtingen die een bijzondere bijdrage aan de cultuur van de

gemeente hebben geleverd. De burgers van Gemeente Dantumadiel kunnen voor deze prijzen mensen en

stichtingen nomineren.

Allereerst heb ik een oproep tot nomineren geschreven. Deze oproep werd een aantal maal herhaald

in de wekelijkse gemeenterubriek die te vinden is in De Nieuwe

Dockumer courant en de Kollumer Courant. Ook op de website heb ik

dit geplaatst. Voor de social media heb ik ook berichten geschreven

om burgers te motiveren tot het nomineren voor kandidaten.

Gedurende deze periode heb ik contact gezocht met de

juryleden en twee juryberaden gepland. Dit jaar bestond de jury van

de sportprijzen uit Hendrikje Talsma van RTV-NOF, Douwe Boersma

van Omrop Fryslân, wethouder van sport en cultuur Emke Peterson,

en sportambtenaar Kelly van Dijk. De jury van de cultuurprijs bestond

dit jaar uit wethouder van sport en cultuur Emke Peterson en

cultuurambtenaar Ineke Boskma. Beide juryberaden heb ik gepland en

bijgewoond zodat ik hier verslag van kon doen en de verdere

afhandeling kon bespreken.

Na de juryberaden heb ik een bedankbrief opgesteld gericht aan de jury met hierin de uitnodiging om

de nieuwjaarsreceptie bij te wonen op 2 januari. Hierna heb ik eerst telefonisch contact gehad met de winnaars

om ze op de hoogte te stellen. Vervolgens heb ik een brief opgesteld gericht aan de winnaars van de sport en

cultuurprijzen om ze officieel uit te nodigen voor de uitreiking. Ook heb ik gevraagd om foto’s en logo’s van de

verengingen en sporters. Deze heb ik verwerkt in een presentatie die zal worden afgedraaid tijdens de receptie.

De awards voor de winnaars heb ik laten ontwerpen bij Present in Damwoude. Dit bedrijf is

gespecialiseerd in het ontwerpen van awards, bekers en medailles. Ik heb de ontwerpen gemaakt die op de

awards worden gegrafeerd. Dit heb ik gedaan met behulp van Photoshop en Publisher.

Figuur 3: Juryberaad sportprijzen

7

2.3.5 Uitnodiging werknemers en relaties

Een belangrijk aspect van de organisatie van de nieuwjaarsreceptie was het

laten ontwerpen en drukken van een uitnodiging. Dit wordt elk jaar gedaan in

de vorm van een kerstkaart met hierin informatie over de nieuwjaarsreceptie.

Deze uitnodiging wordt ontwikkeld door een extern communicatiebureau uit

Drachten, TEAMcommunicatie. Ik heb Godert Libert, managing partner van

TEAMcommunicatie, gebriefd over wat ik van de kaart verwachtte. Na een

aantal weken ontwerpen bezocht Godert het gemeentehuis om hun

voorlopige concept van de uitnodiging te presenteren. Ik was nog niet

helemaal tevreden over het ontwerp en heb via de mail nog meerdere malen

contact gehad over aanpassingen van de kaart. Uiteindelijk heb ik na de derde revisie akkoord gegeven. De

kaart heb ik laten drukken door NEF grafisch, een totaalleverancier voor gedrukte en geprinte media.

2.3.6 Aankleding van de zaal

Om de aankleding van de zaal duidelijk voor ogen te krijgen heb ik samen met mijn stagebegeleider een

plattegrond van de zaal ingetekend. Op deze plattegrond zijn zaken als de bar, de tafels en bar opgenomen. Op

deze manier was het voor mij duidelijk wat ik allemaal nodig had voor de aankleding. Besloten is om de

statafels aan te kleden met tafelrokken en aan te kleden met bloemen. Ook voor de aankleding van de bar, het

podium en de entree van de zaal is besloten om deze aan te kleden met kunstbloemen. Via Jilderda bloemen

heb ik geregeld dat zij de verzorging van de bloemen van de statafels zullen verzorgen. Yfke Blom verzorgt de

kunstbloemen.

2.3.7 Entertainment

Na een brainstormsessie met mijn collega’s werd besloten om een percussieact te huren. Allereerst heb ik mij

georiënteerd op boekingsbureaus die percussieacts aanbieden. Met een aantal van deze boekingsbureaus heb

ik telefonisch contact gehad en offertes aangevraagd. Uiteindelijk is de keuze gevallen op de percussieact van

Bureau van Otterloo. Leuk element hierbij was dat de act op gemeentelijk materiaal zoals containers,

verkeersborden etc. hun act gaat vertonen. Nadat ik een overeenkomst met hun had afgesloten heb ik contact

opgenomen met de teamleider van Gemeentewurk. Met zijn toestemming ben ik afgereisd naar de plaatselijke

gemeentewerf om hier het beschikbare materiaal te inventariseren dat de percussieact zou kunnen gebruiken

tijdens hun act.

2.3.8 Bewaken van budget

Gedurende het proces van organisatie was het van belang dat ik het budget bewaakte. Dit heb ik gedaan door

het bijhouden van een begroting. Hierin heb ik ook een post ‘onvoorzien’ meegenomen. Zo konden eventuele

financiële tegenvallers gedekt worden.

2.3.9 Verzorgen van presentatie

Ik heb de PowerPoint presentatie ontworpen die op de achtergrond af zal draaien tijdens de

nieuwjaarsreceptie. Naast de presentatie heb ik ook een draaiboek voor de PowerPoint opgesteld zodat het

voor mijn collega die de presentatie zal afdraaien duidelijk is wanneer hij van presentatie en sheet moet

wisselen.

2.3.10 Onderhouden van Contacten met derden

Zoals wel uit bovenstaande tekst blijkt was het onderhouden van contacten met derden een wezenlijk

onderdeel van de organisatie van de receptie. Ik heb de afgelopen maanden dan ook vaak telefonisch en via

mail moeten communiceren met andere partijen. Om een duidelijk overzicht te behouden heb ik een lijst

opgesteld met hierin de partijen, hun rol, de contactpersoon en de contactgegevens.

Figuur 4: Uiteindelijke resultaat kerstkaart

8

2.3.11 College inlichten over hun rol tijdens de avond

Op negen december ben ik tijdens de collegevergadering aangeschoven om hier het programma en

spreekschema door te nemen met de burgemeester en de wethouders. Zo is het voor hun duidelijk waar zij

zich moeten opstellen, wanneer zij het podium moeten betreden en hebben ze een beeld van het verloop van

de avond. Hiernaast kon ik zo achterhalen of er vanuit het bestuur nog wensen of op/aanmerkingen waren.

2.3.12 Ceremoniemeester

Op 2 januari zal ik tijdens de nieuwjaarsreceptie de rol van ceremoniemeester op mij nemen. Aan mij de taak

om iedereen aan te sturen en de avond vlekkeloos te laten verlopen.

2.4 Resultaat

Met mijn verrichte werkzaamheden heb ik een aantal resultaten bereikt. Ten eerste zijn alle voorbereidingen

getroffen voor de avond zelf. Alle partijen zijn geïnformeerd over wanneer zij welke diensten moeten

leveren/verlenen. Hierdoor is voor alle betrokkenen duidelijk welke rol hij of zij heeft op de avond. Door het

opstellen van een materialenlijst is duidelijk welke materialen geleverd moeten worden en wie hiervoor

verantwoordelijk is.

Ook zijn alle gevraagde documenten op orde. Ik heb een draaiboek, begroting, materialenlijst,

spreekschema, overzicht van offertes en notulen van overleggen afgeleverd.

2.5 Reflectie

Het organiseren van de nieuwjaarsreceptie was een uitdagende opdracht. Uiteindelijk heb ik organisatie van de

nieuwjaarsreceptie tot een goed einde volbracht. Er zijn een aantal onderdelen waar ik een reflectie op wil

geven.

2.5.1 Planning

Allereerst waren er veel onderdelen waar rekening mee moest worden gehouden bij het organiseren.

capaciteit van zaal, programma etc. Daarom was het van essentieel belang dat ik al vanaf de start een duidelijk

planning, actielijst en tijdpad opstelde. Uiteindelijk heb ik mij grotendeels aan de planning gehouden. Planning

is normaal gesproken niet mijn sterkste punt en ik merk door het uitvoeren van deze opdracht dat een goede

planning je veel werk en stress kan besparen.

2.5.2 Uitnodiging

Ik vond het laten ontwikkelen van een uitnodiging een leuk en leerzaam onderdeel. Ik leerde hierbij duidelijk te

briefen naar externe partijen en de wensen van de organisatie duidelijk te verwoorden.

2.5.3 Onderhouden van contacten

Tijdens het verloop van de organisatie van de nieuwjaarsreceptie moest ik regelmatig contact zoeken en in

gesprek gaan met andere partijen. Hierbij was het belangrijk dat ik de belangen van de gemeente duidelijk

verwoorde en mij professioneel opstelde tegenover derden. Af en toe had ik wel het gevoel dat ik bepaalde

zaken moeilijk los kon laten. Daardoor heb ik vaak naar bedrijven gebeld om nog bepaalde dingen dubbel te

checken.

9

H3. Adviesrapport Voor mijn tweede stageopdracht heb ik gewerkt aan een adviesrapport. In dit hoofdstuk behandel ik de

totstandkoming van de opdracht, mijn methode van aanpak en het verloop van de opdracht.

3.1 De opdracht

De vier gemeenten binnen de regio Noordoost-Friesland staan voor een uitdaging. In 2015 zullen deze namelijk

fuseren op ambtelijk niveau. Deze fusie zal voor de medewerkers binnen de gemeenten zorgen voor

ingrijpende veranderingen op verschillende niveaus. Zo zullen de vier communicatieafdelingen samengevoegd

worden tot één gemeenschappelijke afdeling. Omdat de gemeenten verschillen in de manier waarop de

communicatie is geregeld, is het belangrijk om helder te krijgen waar de verschillen en overeenkomsten binnen

de communicatieafdelingen liggen en wat voor gevolgen deze fusie op de communicatie heeft. Deze

inventarisatie is van belang zodat wanneer de fusie geschied er een duidelijke overzicht is van mogelijke

struikelblokken die uit deze fusie voortvloeien. Aan mij de opdracht om deze inventarisatie uit te voeren en

hier conclusies uit te trekken. Aan de hand van de conclusies heb ik advies verleend.

3.2 Voorbereidingsfase

In deze fase was het zaak om de vraag van de opdrachtgever duidelijk te krijgen. Daarom ben ik door mijn

opdrachtgever gebriefd over welke onderdelen terug moesten komen in het rapport. Aan de hand van deze

briefing heb ik een adviesvraag opgesteld en ben ik deelvragen gaan bedenken. Dit heb ik weer gepresenteerd

aan mijn opdrachtgever om zo te bepalen of ik de opdracht goed had begrepen. Na het opstellen van deze

deelvragen heb ik voor mijzelf een onderzoeksmethode bepaald. Ik heb gekozen voor een combinatie van

deskresearch en fieldresearch. Dit fieldresearch bestond uit het afnemen van interviews en een enquête met

de verschillende communicatieafdelingen van de DDFK-gemeenten. Ik heb zowel de enquête als het interview

eerst voorgelegd aan mijn opdrachtgever om zo te bepalen of alle onderdelen behandeld waren. Ook heb ik in

de voorbereidingsfasecontact opgenomen met de te interviewen gemeenten om ze op de hoogte te stellen van

mijn onderzoek, afspraken te maken voor de interviews en om ze te verzoeken de enquête in te vullen.

3.3 Analysefase

In de analysefase reisde ik af naar de verschillende gemeentes om de interviews af te nemen. Hierbij verdiepte

ik mij van te voren in de organisatie zodat ik goed voorbereid was zodat de interviews soepel verliepen. Ik

merkte dat naarmate hoe vaker ik de interviews afnam hoe makkelijker het voor mij werd om mij in de

organisaties te verdiepen en diepere, inhoudelijke vragen te stellen.

3.4 Verwerkingsfase

In de verwerkingsfase heb ik mijn bevindingen en de enquêteresultaten verwerkt tot een lopend verhaal.

Vervolgens ben ik hier conclusies uit gaan schrijven. Bij deze conclusies stonden de verschillen en de

overeenkomsten tussen de vier DDFK-gemeenten centraal. Deze conclusies dienden als basis voor het

hoofdstuk advies. Bij het advies heb ik gebruik gemaakt van onderdelen van het 7-S model van McKinsey. Dit is

van origine een management model dat wordt ingezet bij het analyseren van een interne organisatie. Ook kan

het gebruikt worden voor het uitwerken van een strategie voor een toekomstige organisatie. Ik heb onderdelen

van het model gebruikt om advies te geven voor de nieuwe fusieafdeling. Omdat het model oorspronkelijk dus

is bedoeld voor een organisatie en niet een afdeling, heb ik alleen de onderdelen van het model gebruikt die

ook op afdelingsniveau toepasbaar zijn.

3.5 Communicatiefase

In de communicatiefase heb ik mijn eerste concept ingeleverd bij de opdrachtgever. Zij heeft dit concept

doorgelezen en mij hier weer feedback over gegeven. Hier mee ben ik aan de slag gegaan zodat het rapport

aan de verwachte eisen voldoet.

10

3.6 Afsluitingfase

In de afsluitingsfase heb ik mijn definitieve rapport ingeleverd aan de opdrachtgever. Zij heeft deze voldoende

beoordeeld.

3.7 Reflectie op de opdracht

Ik vond het schrijven van dit adviesrapport een uitdagende opdracht. Deze opdracht dwong mij om me te

verplaatsten in de verschillende organisaties, hun systemen, cultuur en werkwijzen. Het moeilijkste onderdeel

vond ik het schrijven van het advies. Dit had vooral te maken met het feit dat ik advies moest geven over de

plaats van de communicatieafdeling in de nieuwe organisatie. Daarom voelde deze opdracht ook niet echt als

een communicatievraagstuk omdat er ook organisatiekundige aspecten aan te pas kwamen. Wel ben ik trots op

mijn uiteindelijke resultaat, omdat ik een uitgebreide inventarisatie heb opgeleverd en ook goed onderbouwd

advies heb kunnen geven.

Hiernaast verliep mijn planning van de opdracht iets anders dan verwacht. Dit had te maken met het

feit dat ik met moeite een interview met Ferwerderadiel heb kunnen regelen. Dit was in een laat stadium en

daardoor was ik langer bezig met mijn analysefase dan gepland.

11

H4. Evaluatie stageplanning In dit hoofdstuk behandel ik mijn stageplanning die ik aan het begin van mijn stage heb opgesteld. Ik bekijk tot

in hoeverre ik deze planning ben nagekomen en hoe ik dit in de toekomst zou kunnen verbeteren.

4.1 Planning Nieuwjaarsreceptie

Over het algemeen ben ik mijn planning nagekomen. Er zijn een aantal onderdelen van mijn planning die later

plaatsvonden dan verwacht (bijv. het juryberaad voor de sport en cultuurprijzen) maar dit kwam voornamelijk

door volle agenda’s van collega’s en derde partijen. Wel heb ik veel meer werkzaamheden uitgevoerd dan dat

ik in mijn planning heb opgenomen. Dit is goed terug te zien in de actielijst van mijn specifieke opdracht (zie

bijlage specifieke opdracht). Maar deze hebben mijn planning niet negatief beïnvloed.

MAAND TAKEN

SEP -Vaststelling locatie, datum, budget, sport en cultuurprijzen -Inventarisatie benodigdheden -Locatie regelen -Opzet programma -Aanvragen vergunningen -Kostenoverzicht opstellen

OKT -Inlichten van genomineerden prijzen -Aankleding regelen -Regelen van acts -Juryberaad -Regelen van awards -Uitnodiging sportteams ontwikkelen en versturen -Inhoud uitnodiging schrijven en bijpassende foto uitzoeken -Briefing reclamebureau

NOV -Offerte uitnodiging aanvragen -Presentator regelen -ICT techniek regelen -Regelen teksten voor presentator -Takenlijst personeel opstellen

DEC Uitnodiging laten drukken

-Uitnodiging verspreiden -Catering regelen - Teksten doorgeven aan presentator -Krant advertentie schrijven -Krant advertentie laten plaatsen - Programma doorspreken met college

JAN (DELEGEREN) -Programma doornemen met personeel

-Persbericht klaarzetten -Op/Afbouw -Ontvangen van artiesten

12

4.2 Planning tweede stage opdracht

Mijn uitvoering van de tweede stage opdracht verliep iets anders dan verwacht. Ik had moeilijkheden met het

regelen van een interview met de communicatieafdeling van gemeente Ferwerderadiel. Daardoor heeft mijn

analysefase en verwerkingsfase enige vertraging opgelopen. In de toekomst zou ik bij een opdracht waar je

afhankelijk bent van andere partijen meer tijd hier voor plannen. Uiteindelijk heb ik de opdracht wel volgens

schema afgeleverd.

FASE TAKEN PLANNING

VOORBEREIDINGSFASE Debriefing schrijven Onderzoeksopzet Deelvragen formuleren Plan van aanpak opdracht

September

ANALYSEFASE Deskresearch Fieldresearch

September/Oktober

VERWERKINGSFASE Resultaten inventariseren Conclusies schrijven Advies schrijven

Oktober/November

COMMUNICATIEFASE Conclusies presenteren aan opdrachtgever Concept adviesrapport naar opdrachtgever

November/december

AFSLUITINGSFASE Definitief adviesrapport inleveren

December

4.3 Planning meewerktaken

Mijn vaste taken heb ik altijd volgens planning vervuld. Ik maakte gebruik van een agenda die bij de email-client

van Dantumadiel zat inbegrepen. Daardoor had ik altijd een reminder mocht ik een taak vergeten.

DAG MEEWERKTAKEN

MA - Beheer website& intranet -Beheer Social media -Persberichten schrijven

DI -beheer website& intranet -Beheer social media -Persberichten schrijven

WO -Beheer website& intranet -Beheer Social media -Persberichten schrijven

DO -Beheer website& intranet -Beheer Social media -Persberichten schrijven

VR -Beheer website& intranet -Beheer Social media -Persberichten schrijven --Elke vrijdagmorgen overleg met stagebegeleider over voortgang stage, feedback en vordering opdrachten.

13

H5. Meewerktaken In dit hoofdstuk geef ik een beschrijving van mijn meewerktaken. Ook vermeld ik wat er goed ging en wat

minder soepel verliep. Een aantal voorbeelden van deze meewerkopdrachten zijn meegenomen in de bijlage.

5.1 Persberichten/persuitnodiging

Regelmatig organiseert de gemeente een evenement of activiteit. Hiervoor

heb ik regelmatig persberichten en uitnodigingen geschreven. Belangrijk

hierbij was om een bepaald format aan te houden en de juiste tone of voice

te gebruiken. Vaak moest ik voor de persberichten ook foto’s aanleveren

waardoor fotografie ook een belangrijk onderdeel van mijn stage werd.

Bij het schrijven van deze berichten merkte ik dat ik soms slordige

foutjes op het gebied van spelling maakte. Hier heb ik mij gedurende de

stageperiode wel in verbetert maar het is voor mij wel een aandachtspunt

waar ik in de toekomst aan moet blijven werken.

5.2 Aanpassen PowerPoint

Wekelijks paste ik de PowerPoint presentatie die gedraaid wordt in de hal van het gemeentehuis aan. Op deze

PowerPoint worden in het kort gemeentelijke bekendmakingen en andere belangrijke zaken voor de burger

geplaatst.

Af en toe kon het nog best moeilijk zijn om de berichten in te korten voor de PowerPoint. Er is

namelijk maar een beperkte ruimte die je kunt gebruiken voor tekst. Het was dus vaak van belang om de

berichten te filteren en de kern te ontdekken.

5.3 Intranet/website beheer

Voor de website en het intranet is afdeling communicatie verantwoordelijk voor het contentbeheer.

Regelmatig moest ik hier dan ook teksten voor schrijven en uploaden. Op de website waren het vaak

nieuwsberichten die geplaatst moesten worden. Ook plaatste ik elke woensdag de gemeenterubriek op de

website. Afdeling communicatie leest deze teksten na en corrigeert indien nodig. Op intranet waren het

uiteenlopende berichten die ik plaatste. Vaak hadden deze te maken met procesverloop van de ambtelijke

fusie.

5.4 Persvragen

Regelmatig kwam ik op mijn stage in contact met de pers, zowel via de mail als telefonisch. Vaak vroegen de

journalisten om achterliggende stukken die behandeld zijn tijdens raads- en collegevergaderingen. Vervolgens

zocht ik uit of deze stukken openbaar zijn en naar de pers mochten worden verstuurd. Af

en toe kregen we ook specifieke persvragen binnen. Indien ik hier geen antwoord op wist

zocht ik dit uit bij de desbetreffende ambtenaar en nam vervolgens weer contact op met

de journalist. Politieke vragen beantwoord afdeling communicatie niet, maar deze worden

behandeld door de portefeuillehouder (wethouder). In sommige gevallen wil de pers een

interview met de wethouder. Hiervoor maakte ik dan afspraken. Hierbij is het van belang

dat de wethouder van te voren goed wordt ingelicht over mogelijke vragen die gesteld

kunnen worden tijdens het interview.

Het te woord staan van de pers vond ik in het begin moeilijk. Dat had vooral te

maken dat ik nog geen goed beeld had van de gemeente en zijn politiek waardoor het

soms lastig voor mij was om te begrijpen wat de pers soms precies vroeg. Maar het te

woord van de pers ging mij naarmate de tijd verstreek steeds beter af omdat ik eraan

gewerkt heb om de relevante zaken die speelden in de gemeente in mij op te nemen. Enerzijds door het

regionaal nieuws te volgen en anderzijds door mij collega’s te vragen welke zaken speelden en waar mogelijk

persvragen over gesteld zouden kunnen worden.

Figuur 5: Persbericht burgemeesterontbijt

Figuur 6: Journalist interviewt wethouder Roelof Bos

14

5.5 Crisiscommunicatie

Ik heb tweemaal een crisiscommunicatie mogen bijwonen. Deze oefening was georganiseerd door

veiligheidsregio Fryslân. Tijdens zo’n crisisoefening komt het regionaal crisisteam van de gemeenten in

Noordoost-Friesland bij elkaar om op een praktische manier een crisis te oefenen. Tijdens de oefening werd

een crisis gesimuleerd door middel van een virtuele training. Het ging om een explosie in een flatgebouw in

Leeuwarden. Iedereen had bij deze oefening een eigen rol: publieksvoorlichter, persvoorlichter,

omgevingsanalist, webredacteur en teamleider. Zelf ondersteunde ik mijn stagebegeleider die de rol had van

teamleider.

Het was erg leerzaam om te ervaren hoe de organisatie van een crisis verloopt. Ik heb hier kunnen

ervaren dat als je deel wilt uitmaken van een regionaal crisisteam je behoorlijk stressbestendig moet zijn. Zelf

zou ik het liefst de rol van omgevingsanalist vervullen.

5.6 Social Media beheer

Met regelmaat plaatste ik berichten op de social media kanalen van gemeente Dantumadiel. Op Twitter waren

dit vaak nieuwsberichten afkomstig van de website. Af een toe moest ik hier ook reageren op reacties van

burgers. Op Facebook plaatste ik vooral nieuwsberichten met een ludiek karakter.

5.7 Notuleren bij werksessie

Ik heb tijdens een werksessie genotuleerd en hier verslag van gedaan. Deze werksessie had als thema de

nieuwe ambtelijke organisatie. Hierbij werden medewerkers aangespoord om aan te geven welke elementen

va de oude organisatie zij graag zouden willen behouden, welke juist niet en tips te geven voor de nieuwe

organisatie. Deze werksessie bestond uit 12 medewerkers en duurde meer dan drie duur.

Ook dit vond ik een uitdagende opdracht omdat het belangrijk was om alle reacties van de

medewerkers mee te nemen in een duidelijk gestructureerd verslag.

5.8 Opstellen gemeenterubriek

Elke week verschijnt er in de Nieuwe Dockumer courant en de Kollumer Courant een

gemeenterubriek. In deze gemeenterubriek worden de gemeentelijke bekendmakingen

geplaatst. De verschillende afdelingen op het gemeentehuis leveren hiervoor teksten aan bij

afdeling communicatie die hier vervolgens eindredactie op voert. Af en toe heb ik deze

opmaak en eindredactie uitgevoerd.

Figuur 7: Gemeenterubriek

Bijlage 1: Specifieke opdracht In bijlage 1 zijn een aantal bewijsstukken van mijn specifieke opdracht opgenomen.

Tijdplan

MAAND TAKEN

SEP -Vaststelling locatie, datum, budget,

sport en cultuurprijzen

-Inventarisatie benodigdheden

-Locatie regelen

-Opzet programma

-Aanvragen vergunningen

-Kostenoverzicht opstellen

OKT -Inlichten van genomineerden prijzen

-Aankleding regelen

-Regelen van acts

-Juryberaad

-Regelen van awards

-Uitnodiging sportteams ontwikkelen en

versturen

-Inhoud uitnodiging schrijven en

bijpassende foto uitzoeken

-Briefing reclamebureau

NOV -Offerte uitnodiging aanvragen

-Presentator regelen

-ICT techniek regelen

-Regelen teksten voor presentator

-Takenlijst personeel opstellen

DEC Uitnodiging laten drukken

-Uitnodiging verspreiden

-Catering regelen

- Teksten doorgeven aan presentator

-Krant advertentie schrijven

-Krant advertentie laten plaatsen

- Programma doorspreken met college

JAN (DELEGEREN) -Programma doornemen met personeel

-Persbericht klaarzetten

-Op/Afbouw

-Ontvangen van artiesten

Advies aan college

Elk jaar organiseert de gemeente Dantumadiel een nieuwjaarsreceptie. Het voorstel is om de

nieuwjaarsreceptie dit jaar te organiseren op 2 januari in de Pipegael te Broeksterwâld.

Allereerst is het belangrijk om even terug te koppelen op de locatie van vorig jaar. Er is toen toegezegd om de

nieuwjaarsreceptie te organiseren in de Pipegael. Door het afscheid van de burgemeester is de locatie later

gewijzigd naar het gemeentehuis.

De Pipegael als locatie biedt ruimte voor meer mensen in vergelijking met het gemeentehuis. Afgelopen jaar

tijdens de nieuwjaarreceptie in het gemeentehuis werd het aantal toegestane bezoekers ruim overschreden.

De Pipegael herbergt ruimte voor meer dan 300 mensen en is daarom een uitstekende locatie voor de

nieuwjaarsreceptie.

Advies is om dit jaar weer de sport en cultuurprijzen uit te reiken. Dit zorgt voor meer bezoekers en een breder

publiek. Advies is om in beide categorieën maar één prijs uit te reiken omdat het moeilijk is om genomineerden

te regelen.

Uitgaande van eerder opgemaakt begrotingen worden de kosten voor het organiseren van de

nieuwjaarsreceptie geschat op 11863,55 euro. Dit is hetzelfde bedrag waar vorig jaar instemming voor is

gegeven. Het organiseren van de nieuwjaarsreceptie in de Pipegael kost 2000 euro meer dan het organiseren in

het gemeentehuis. Dit verschil valt te verklaren doordat de catering moet worden uitbesteed in de Pipegael. In

het gemeentehuis kan de catering worden gedaan door de bodes wat aanzienlijk scheelt in de kosten.

Briefing TEAMcommunicatie

Hallo Godert, Naar aanleiding van ons telefoongesprek heb ik nog even met Sietske en Ferdie overlegd. Hierbij zijn nog een paar onderwerpen ter sprake gekomen die ik graag nog even met je wil doornemen. Allereerst nog even over de kerstkaart. Het gaat hierbij om 500 stuks. Wat we graag willen terugzien is onze huisstijl, warmte, kerstsfeer, creativiteit en een moderne uitstraling. Tevens moet de kaart in onze enveloppen passen. De afmetingen zijn 16 cm in de lengte en 22,9 cm in de breedte. De vorm en invulling van de kerstkaart is verder dus helemaal vrij. Nu zijn wij uitermate tevreden over de vormgeving van Lammert. Hij is als ontwikkelaar van onze huisstijl en inwoner van Dantumadiel natuurlijk al jaren betrokken bij de gemeente. Hij heeft een kenmerkende stijl: strak en zakelijk. Maar misschien is het daarom juist leuk om eens een frisse blik te werpen op de kerstkaart, wellicht door een andere vormgever. Dit zou kunnen zorgen voor een nieuwe dynamiek en een andere creatieve invalshoek. Graag hoor ik wat de mogelijkheden zijn. Ik ben te bereiken via dit e-mailadres of per telefoon(140511) Met vriendelijke groet, Sjoerd Hoogland Stagiair afdeling communicatie Dantumadiel

tel:140511

Uiteindelijke resultaat kerstkaart

Figuur 1: Voor- en achterzijde kerstkaart

Figuur 2: Binnenzijde kerstkaart

Figuur 3: De kerstkaart in zijn uiteindelijke vorm

Offerte Pipegael

Aan: Gemeente Dantumadiel, dhr. S.Hoogland

Van: Janco van Dijk

Betreft: Nieuwjaarsreceptie gemeente Dantumadiel op vrijdag 2 januari 2015

Geachte heer Hoogland,

Hierbij, zoals afgesproken, een voorstel betreffende de nieuwjaarsreceptie van de gemeente

Dantumadiel in doarpshûs de Pipegael.

• Welkom van de gasten met een glas Prosecco

• 2 maal luxe koude borrelhap (Zie bijlage)

• 2 maal warme borrelhap

• Zoutjes/Nootjes op tafels

Prijs voor bovenstaande: €5.75 pp.

Drankjes zullen we per stuk in rekening brengen: Koffie/Thee €1.40, Frisdranken €1.60,

Vruchtensappen €1.80, Bier €2.00 en wijnen €2.50.

Kwalitatieve, goede maaltijd voor mensen van de techniek en andere medewerkers bieden wij aan

voor €10.00 pp. Graag op voorhand aangeven hoeveel mensen hier gebruik van zullen maken.

Mei freonlikke groetnis,

Janco van Dijk

Oproep tot nomineren kandidaten voor sport en cultuurprijzen

Actielijst nieuwjaarsreceptie

Zaal

Wat Wanneer Wie Bijzonderheden Geregeld

Contact opnemen

met Pipegael voor

huur zaal

Sjoerd JA

Pipegael

bezoeken

Sjoerd en

Ferdie of

Sietske

JA

Plattegrond

Pipegael

aanvragen

Sjoerd JA

Wanneer zaal

beschikbaar voor

opbouwen

z.s.m.

Belt Janco nog

doo

r

Vlaskamp en van

Kammen stemmen

onderling af. Wij

geven datum en

tijdstip door

wanneer zal bsb is

Vanaf 31 december

JA

Uitnodiging


Concept

uitnodiging

ontwikkelen

Team

Communicatie

-Onderdelen

uitnodiging

-Creatief concept

JA

Offerte

uitnodiging

opvragen

Week 42 contact

met Team

Is besproken met

TEAM.

JA

Uitnodiging laten

drukken

7 december

gedrukt

NEF JA

Uitnodiging

versturen

15 december

naar externe

relaties

7 december klaar

voor

kerstpakketten

Duty verstuurt

naar externe

relaties. De rest

in kerstpakketten

(via Jolanda)

Contact NEF z.s.m. Vertellen dat

kerstkaart

onderweg is

zodat ze het vast

kunnen

inplannen

JA

Aantal

uitnodigingen

voor

Kerstpakketten

opvragen Bij

Jolanda

290 JA

Aantal

uitnodigingen

voor Relaties

opvragen bij Duty

126 Ja

Kerstkaarten

aanleveren voor

kerstpakketen

7 dec JA

Catering

Wat Wanneer Wie Bjizonderheden Geregeld

Offerte aanvragen

hapjes en drankjes

Pipegael -Hoeveel

personen?

Wat voor

eten/drinken?

JA

Eten voor

entertainment en

Vlaskamp: Aantal

personen

Uiterlijk twee

weken van

tevoren.

Sjoerd

Pipegeal verzorgt

eten

doorgeven en soort

eten

3 maaltijden

percussie

Sjoerd

Ferdie

(?) Vlaskamp

Aantal personen

definitief

doorgeven aan

Janco

250 pers. 2 x

koud, 2 x warm

JA

Bar regelen Sjoerd via Van

Kammen

Geregeld, Van

Kammen neemt

contact met

Janco op

JA

Personeel catering Pipegeal

Gemeente

2xdrank

2xbar

2xhapjes

1xprosecco(

door Griet)

Licht en geluid


Licht en geluid Vlaskamp Licht:

groen/blauw/wit

Laptop Sjoerd

Microfoons Vlaskamp

Benodigdheden

artiest doorgeven

aan Vlaskamp

Zodra

entertainment

definitief is

Vlaskamp Regelen dat

artiest contact

zoekt met

Vlaskamp of zelf

doorgeven aan

Vlaskamp

Katheder leveren Voor de

kerstvakantie

Sjoerd – via

bodes

Denk om

vakanties bodes

JA

Lichtplan

doorspreken met

Vlaskamp

Op de dag zelf Ferdie, Sietske,

Sjoerd

Sport en cultuur prijzen


Criteria

Sportprijzen

Sjoerd, Ferdie,

Sietske

JA

Oproep

nominaties via

rubriek, website

en social media

Sjoerd JA

Juryberaad

inplannen

29/10 cultuur

13/11 sport

Sjoerd via Duty Ja

Sportawards en

cultuurawards

regelen

Sjoerd via

Present

JA

Mensen die

sporters

genomineerd

hebben,

bedanken en

bevestigen

17/10

Genomineerden

inlichten

Na juryberaad Sjoerd

Ineke

JA

Foto’s Winnaar

opvragen bij

familie

Sjoerd, evt. via

Kelly/Ineke

JA

Persbericht

winnaars

Z.S.M Met Ineke

afstemmen

wanneer

winnaars bellen

Presentatie

genomineerden

Uiterlijk 1 week

voor de

nieuwjaarsreceptie

klaar

Sjoerd

Teksten awards

doorgeven aan

Present

Z.S.M na

Juryberaad

JA

Bellen Winnaars Sjoerd

Ineke

JA

Persbericht

winnaars

sport/cultuurprijs

opstellen

Afspraak maken

bij Duty met

Emke over

uitreiking sport

en cultuurprijzen

JA

Present inlichten

over sport en

cultuurprijzen

JA

Entertainment


Achtergrond

muziek

Vlaskamp Gaan we dit

wel/niet doen.

Zodra

entertainment

def is,

doorspreken met

Vlaskamp

Entertainment

regelen

z.s.m. Sjoerd Percussieact

Bureau Otterloo

JA

Ontvangst

entertainment

Sjoerd en

Ferdie/Sietske

Materiaal

percussieactie

Via

Gemeentewurk

Govert van

Oudenaarden

Ja, wordt 30

december

geleverd bij de

Pipegeal

Aankleding


KunstBloemen Yfke Blom 1 bloemstuk op

podium

2 bij entree (op zuilen)

1 bloemstuk op bar.

Wit/groen/blauw/zilver

JA

Vaasjes naar

Jilderda brengen

Navragen

wanneer

brengen,

wanneer halen

JA

Bloemen

statafels

Jilderda Vaasjes door gemeente

geleverd. Witte/blauw-

paars bloemen

Ja, aangeleverd

bij Jilderda.

Coulissen Vlaskamp Ja

Rode loper Vlaskamp Ja

Pipe and drape

barzaal

Vlaskamp Ja

Inrichting


Plattegrond

intekenen

z.s.m. Sjoerd JA

Statafels +

barkrukken

Pipegeal

Pipegael 5 x statafels(Bruin)

(24 zitplekken)

6x vierkante

houten statafels

Tafels + stoelen

Pipegeal

10x tafels (80

zitplekken?) Bruin

Statafels

gemeente +

tafelrokken

rood/wit

Janco heeft er drie,

rest zelf regelen

NOG BELLEN

Vloerbedekking Van Kammen

Overig


Burgemeester

voorlichten over

speech

Burgemeester nog

even reminden

Ja

Fotograaf regelen Eind november Sjoerd Nanne Nicolai

Persbericht

toespraak

burgemeester

Onder embargo

Alles

doorspreken met

college

Laatste college

van 2014 voor

einddatum stage

Inplannen via

Duty –

aanschuiven bij

college

9 december

O.a. spreekschema

JA

Presentatie op

avond

Powerpoint

Nog laatste

toevoegingen Okt-

Nov-Dec

Vergunningen

regelen

Ligt bij Pipegael JA

EHBO/BHV’ers

regelen

Pipegael Ligt bij Pipegael JA

Garderobe Vrije garderobe,

wel iemand die de

bezoekers juiste

kant op leid

Overleg bodes

Met Ferdie kijken

naar powerpoint

Materialenlijst

Kostenoverzicht

Spreekschema/ uitleg powerpoint

Wat Dia

Binnenloop Presentatie Jaaroverzicht draait op achtergrond

Opening van programma Opstarten presentatie nieuwjaarsreceptie 2015.

Sheet Nieuwjaarsreceptie 2015

Entertainment Scherm op zwart

Nieuwjaarstoespraak

burgemeester

Sheet nieuwjaarsreceptie

Sietske kondigt Emke Peterson

aan

Scherm op zwart, ondertussen pp nieuwjaarsreceptie 2015 opstarten.

Emke Peterson begint inleiding

sport en cultuurprijzen

Sheet Sport en cultuurprijzen 2014

Emke Peterson zegt dat er

wordt gestart met de categorie

sporter van het jaar Emke

Peterson doet inleidend

verhaaltje over sportploeg van

het jaar

Sheet sportploeg van it jier

Emke Peterson roept winnaar

sportploeg van het jaar 2014

podium op

Sheet VIOD Beachsoccerteam

Emke Peterson geeft aan dat

er verder wordt gegaan met de

uitreiking van sportploech van

it jier. Emke doet inleidend

verhaal over Sportploech van it

jier

Sheet sporter van it jier 2014

Emke roept winnaar

sportploech van it jier podium

op

Sheet Sieward Sjoerd Wiersma

Emke roept op tot verder gaan

met de cultuurprijs. Emke doet

inleidend verhaaltje over

winnaar van de cultuurprijs

Sheet Kultuerpriis van it jier 2014

Emke roept winnaar

cultuurprijs podium op

Sheet Stichting de Sukerei

Sietske bedankt de winnaars

en Emke, vraag nog eenmaal

de aandacht van het publiek

voor de percussiegroep

Sheet nieuwjaarsreceptie 2014. zodra act podium het podium op

komt scherm uit.

Sietske bedankt publiek en

sluit avond af

Sheet nieuwjaarsreceptie 2015

Borellen Jaaroverzicht 2014 draaien

Persbericht bekendmaking winnaars sport en cultuurprijzen

Damwâld,12 december 2014

Winnaars sportprijzen en cultuurprijs Dantumadiel bekend

De jury heeft na lang beraad de winnaars van de sportprijzen en de cultuurprijs van

Gemeente Dantumadiel bekend gemaakt. In de categorie 'Sporter fan it jier 2014’ is dit jaar

de 19-jarige schaatser Siewart Sjoerd Wiersma uit Wâlterswâld in de prijzen gevallen. Hij

behaalde dit jaar de eerste plaats op de marathon competitie Regio Noord/Oost. Het VIOD

vrouwen beachsoccerteam is er met de prijs ‘sportploech van it jier 2014 ’ vandoor gegaan.

De ploeg is dit jaar uitgeroepen tot Nederlands kampioen beachsoccer voor vrouwen. De

cultuurprijs gaat dit jaar naar stichting De Sûkerei uit Damwald voor hun bijdrage aan de

cultuur van de gemeente.

De winnaars zullen hun prijs in ontvangst nemen op 2 januari 2015 tijdens de

nieuwjaarsreceptie van gemeente Dantumadiel. Deze vindt plaats om 19.15 uur in dorpshuis

de Pipegael te Broeksterwâld. Wethouder Emke Peterson zal de prijzen uitreiken.

Siewart deed afgelopen seizoen mee aan de marathon competitie van de Regio

Noord/Oost. Deze competitie bestond uit tien wedstrijden op verschillende ijsbanen. Van de

tien wedstrijden stond Siewart maar liefst zes keer op het podium, waarvan twee keer op het

hoogste schavot. Met een eindtotaal van 308,2 punten mocht Siewart zich de absolute

winnaar van deze competitie noemen. De prestaties van Siewart bleven niet onopgemerkt.

Inmiddels maakt Siewart deel uit van de Jong Talentengroep van de Marathonselectie

Friesland en is hij alweer volop in training bij zijn nieuwe ploeg.

Het vrouwenbeachsoccerteam van VIOD was één van de acht deelnemers van de eredivisie

beachsoccer voor vrouwen. Na een aantal spannende wedstrijden wist het team van VIOD

zich in de finale te plaatsen. Na een meeslepende strijd versloeg VIOD de tegenstander en

mochten de dames zich Nederlands kampioen beachsoccer noemen.

Stichting de Sûkerei bestaat uit een groep vrijwilligers die een cultuurhistorisch museum in

Damwâld beheren en onderhouden. Het museum neemt bezoekers mee terug in de tijd naar

de jaren 1900. Behalve het museum biedt de stichting ook diverse andere activiteiten aan.

Zo worden er activiteiten georganiseerd voor mensen in verpleeg- en verzorghuizen en

worden kinderen op een spelenderwijze bekend gemaakt met hun voorvaderen.

Voor de derde keer op rij worden dit jaar de sportprijzen en de cultuurprijs van gemeente

Dantumadiel uitgereikt. De afgelopen maanden konden inwoners hiervoor kandidaten

aanmelden. Dit jaar bestond de jury van de sportprijzen uit Hendrikje Talsma van RTV-NOF,

Douwe Boersma van Omrop Fryslân, wethouder Emke Peterson en ambtenaar sport Kelly

van Dijk. De jury van de cultuurprijs was gevormd uit wethouder van sport en cultuur Emke

Peterson en ambtenaar cultuur Ineke Boskma.

Bijlage 2: 2e stage opdracht

In deze bijlage heb ik het adviesrapport wat ik heb geschreven opgenomen.

2015 Auteur: Sjoerd Hoogland

In opdracht van: Gemeente Dantumadiel

[ADVIESRAPPORT: SAMEN COMMUNICEREN IN NOORDOOST FRYSLÂN]

Voorwoord Voor u ligt het adviesrapport samen communiceren in Noordoost Fryslân. Dit rapport is gemaakt in opdracht

van de communicatieafdeling van gemeente Dantumadiel. Het rapport heeft als doel om de verschillen en

overeenkomsten tussen de vier communicatieafdelingen van de DDFK-gemeenten bloot te leggen. Vanuit deze

overeenkomsten en verschillen zijn vervolgens aanbevelingen gedaan.

Ik wil graag de medewerkers van de gemeenten Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland bedanken voor

hun medewerking aan dit rapport. Dankzij hun bijdrage heb ik een zo volledig mogelijk rapport kunnen

afleveren. Ik hoop dat dit rapport van waarde zal zijn bij het proces van het samenvoegen van de vier

communicatieafdelingen.

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Samenvatting .....................................................................................................................1

Hoofdstuk 2: Inleiding .............................................................................................................................2

2.1 Aanleiding ..............................................................................................................................2

2.2 Methode van onderzoek ......................................................................................................2

2.3 Leeswijzer .............................................................................................................................2

Hoofdstuk 3: Onderzoek naar de DDFK-gemeenten ..............................................................................3

3.1 Structuur ...............................................................................................................................3

3.2 Budget ...................................................................................................................................3

3.3 Beleid .....................................................................................................................................4

3.4 Rol t.o.v. het college .............................................................................................................4

3.5 Interne communicatie ..........................................................................................................5

3.6 Externe communicatie ..........................................................................................................7

3.7 Corporate communicatie ................................................................................................... 10

3.8 Werkmetingen en evaluatie .............................................................................................. 11

Hoofdstuk 4: Conclusies ...................................................................................................................... 12

4.1 Structuur ............................................................................................................................ 12

4.2 Budget ................................................................................................................................ 12

4.3 Beleid .................................................................................................................................. 13

4.4 Rol t.o.v. het college .......................................................................................................... 13

4.5 Interne communicatie ....................................................................................................... 13

4.6 Externe communicatie ....................................................................................................... 14

4.7 Corporate communicatie ................................................................................................... 15

4.8 Werkmetingen en evaluatie .............................................................................................. 16

4.9 SWOT Analyse ..................................................................................................................... 16

Hoofdstuk 5: Aanbevelingen ............................................................................................................... 17

5.1 Structuur ............................................................................................................................ 17

5.2 Personeel ........................................................................................................................... 18

5.3 Vaardigheden ..................................................................................................................... 19

5.4 Systemen ............................................................................................................................ 19

Hoofdstuk 6: Literatuurlijst ................................................................................................................. 20

Bijlage 1: Opzet enquête

Bijlage 2: Opzet interview

Bijlage 3: Enquête resultaten Dantumadiel en Kollumerland

Bijlage 4: Enquête resultaten Dongeradeel en Ferwerderadiel

1

1. Samenvatting Aan de hand van de uitkomsten van het onderzoek is besloten om de nieuwe communicatieafdeling als staffunctie te laten fungeren. Voor alle vier de communicatieafdelingen van de onderzochte gemeenten is advisering een prominente taak. De nieuwe afdeling zal buiten de lijn opereren en de directie en interne klant adviseren en ondersteunen. Deze nieuwe structuur heeft een aantal voordelen: Er kan nu sneller worden geopereerd vanwege kortere lijnen met het bestuur, miscommunicatie en ruis kan in een vroeger stadium worden weggenomen en advisering kan nu breder worden toegepast in de organisatie. De nieuwe afdeling bestaat uit een aantal functies. De communicatieadviseur adviseert de directie en doet tevens dienst als accountmanager voor het college. De communicatiemedewerker ondersteunt de communicatieadviseur en is vooral bezig met uitvoeropdrachten zoals het schrijven van teksten, contentbeheer van digitale middelen en persvoorlichting. De webredacteur is samen met de communicatiemedewerkers verantwoordelijk voor de content op de website, het intranet en social media. Hiernaast is zij verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van bovenstaande middelen. De webredacteur bewaakt de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van bovenstaande middelen. Tot slot is de vormgever verantwoordelijk voor het ontwikkelen van huisstijlen, het ontwikkelen van (grafische) communicatiemiddelen en andere grafische werkzaamheden. Hiernaast beheert en bewaakt zij de huisstijlen van de vier gemeenten. Het content beheer van de websites en het intranet is de taak van de nieuwe communicatieafdeling. Het CMS dat hierbij gebruikt wordt is SIM. Motivatie hiervoor is dat dit CMS al gebruikt wordt bij drie van de vier DDFK-gemeenten en daardoor voor de meeste medewerkers al bekend. Elk social media kanaal zal een duidelijke beschrijving voor de burger waar het middel voor dient. Dit zorgt ervoor dat de communicatieafdeling social media gerichter in kan zetten. Beleid zal een belangrijke rol gaan verschaffen in de nieuwe organisatie. Uit onderzoek komt naar voren dat er binnen de DDFK-gemeenten een verschil is in de manier waarop er wordt gewerkt vanuit vaste structuren en regels. Om mogelijke irritatie en botsingen te voorkomen is advies dat er een algemeen beleidsplan wordt opgesteld. Door het ontbreken van een manager is het belangrijk dat de nieuwe communicatieafdeling structureel overleg voert. Allereerst overleg tussen de communicatieadviseurs die aanschuiven bij de collegevergaderingen. Zo kunnen opdrachten en nieuwe informatie gestructureerd worden overgedragen aan de rest van de afdeling. Hiernaast is er overleg tussen de communicatieadviseur en de directie. Werkmetingen en evaluatie geschied via competentiegerichte functioneringsgesprekken met de directeuren. Naast deze competenties stellen de werknemers ook zelf leerdoelen op waar zij aan werken.

2

2. Inleiding 2.1 Aanleiding De vier gemeentes binnen de regio Noordoost-Friesland staan voor een uitdaging. In 2015 zullen deze namelijk fuseren op ambtelijk niveau. Deze fusie zal voor de medewerkers binnen de gemeenten zorgen voor ingrijpende veranderingen op verschillende niveaus. Omdat de gemeenten verschillen in de manier waarop de communicatie is geregeld, is het belangrijk om helder te krijgen waar de verschillen en overeenkomsten binnen de communicatieafdelingen liggen en wat voor gevolgen deze fusie op de communicatie heeft. Deze inventarisatie is van belang zodat wanneer de fusie geschied er een duidelijke overzicht is van mogelijke struikelblokken die uit deze fusie voortvloeien. De adviesvraag die bij deze opdracht centraal staat luidt als volgt: Wat zijn de overeenkomen en verschillen tussen de communicatieafdelingen van de DDFK-gemeenten en welke aanbevelingen kunnen hieruit worden gegeven?

2.2 Methode van onderzoek Onderzoek is zowel uitgevoerd door middel van desk als fieldresearch. Het fieldresearch bestaat uit online enquêtes en het bezoeken van andere gemeentes voor interviews. Vervolgens zijn er conclusies uit dit onderzoek getrokken. Aan de hand van een aantal aspecten van het 7-s model van McKinsey zijn er aanbevelingen geven voor de nieuwe communicatieafdeling. Dit is van origine een management model dat wordt ingezet bij het analyseren van een interne organisatie. Ook kan het gebruikt worden voor het uitwerken van een strategie voor een toekomstige organisatie. In dit rapport zijn onderdelen van het model gebruikt om advies te geven voor de nieuwe fusieafdeling. Omdat het model oorspronkelijk dus is bedoeld voor een organisatie en niet een afdeling, zijn alleen de onderdelen van het model gebruikt die ook op afdelingsniveau toepasbaar zijn.

2.3 Leeswijzer In hoofdstuk 3 staat het onderzoek naar de DDFK-gemeenten centraal. Er is onderzoek uitgevoerd naar verschillende facetten van communicatie. In hoofdstuk 4 worden de belangrijkste conclusies behandeld. Het hoofdstuk conclusies dient als basis voor hoofdstuk 5, waar een aantal aanbevelingen worden gegeven voor de nieuwe communicatieafdeling. Hoofdstuk 6 ten slotte, beslaat de literatuurlijst.

3

3. Onderzoek naar de DDFK-gemeenten In dit hoofdstuk komen de resultaten van het onderzoek naar de vier communicatieafdelingen aan bod.

3.1 Structuur

Met structuur wordt de rol van afdeling communicatie binnen de organisatie bedoeld. Hierbij is er gekeken naar de hiërarchische positie, de functies binnen de afdeling en de hoogte van het FTE. Dantumadiel De communicatieafdeling van gemeente Dantumadiel is een lijnafdeling en valt onder de productgroep Stipe. Deze afdeling bestaat uit twee fulltime medewerkers. Zij bekleden beiden de functie van communicatieadviseur. Deze functie voeren zij zowel op kantoor als thuis uit. Het aantal FTE is 2,00. De afdeling communicatie is een zelfsturend team. Dit houdt in dat zij voor een groot deel de werkzaamheden, de planning en de verdeling van de werkzaamheden mogen bepalen zonder dat hiervoor toestemming moet worden gevraagd aan hogere bestuurslaag. Wel is er een leidinggevende manager. Hij overziet alle afdelingen die binnen de productgroep Stipe vallen. Dongeradeel De afdeling communicatie is een lijnafdeling en valt onder de productgroep Bestuurs & Management ondersteuning. De afdeling wordt aangestuurd door de manager BMO. Van de vier DDFK-gemeenten heeft Dongeradeel de meest omvattende communicatieafdeling. Deze bestaat uit vijf medewerker onderverdeeld in verschillende functies. De afdeling bestaat uit twee adviseurs, een medewerker, een vormgever en een webmaster. Samen zorgen zij voor een FTE van 3,67. Kollumerland De afdeling communicatie van gemeente Kollumerland valt onder de productgroep bedrijfsvoering. Aan het hoofd van deze productgroep staat een manager. Aan deze manager moet de afdeling communicatie verantwoording afleggen. De afdeling communicatie bestaat uit twee fulltime werknemers met beiden een verschillende functie. Er is een communicatieadviseur en een communicatiemedewerker. De adviseur heeft, zoals de omschrijving al doet vermoeden, vooral een adviserende functie. Zij ondersteunt de wethouders en de burgemeester waar nodig. De medewerker neemt meer taken op zich die te maken hebben met uitvoering zoals het ontwikkelen van communicatiemiddelen. Ook voert zij taken uit op het gebied van vormgeving en webbeheer. Het aantal FTE is 1,80. Ferwerderadiel De afdeling communicatie van gemeente Ferwerderadiel bestaat uit 2 medewerkers en is een stafafdeling. Deze zijn onderverdeeld in de functies voorlichter en assistent-voorlichter. Deze functie vallen te vergelijken met de functie van communicatieadviseur en communicatiemedewerker. De voorlichter heeft vooral een adviserende functie terwijl de medewerker vooral de uitvoerdopdrachten uitvoert zoals het ontwikkelen van communicatiemiddelen en het beheren van de website en het intranet. Samen zorgen zij voor een FTE van 1,1.

3.2 budget

Vervolgens is gekeken naar de budgeten van de afdelingen en hoe deze tot stand zijn gekomen. Dantumadiel Het budget dat de afdeling communicatie tot beschikking heeft wordt jaarlijks vastgelegd door één iemand van de afdeling communicatie, de manager en afdeling financiën. Uitgangspunt voor dit budget is het bedrag dat er het jaar ervoor is uitgegeven. Hierbij geldt dat kosten die gemaakt worden door communicatie voor projecten in rekening worden gebracht bij de afdeling die verantwoordelijk is voor dit project. Dit maakt het voor de raad duidelijk welke afdeling verantwoordelijk is voor welke kosten Dongeradeel Het budget van de communicatieafdeling van Gemeente Dongeradeel bestaat uit verschillende posten: diversen, advertenties, beurzen en presentaties en vormgeving/drukwerk. De hoogte van de bedragen kan worden bijgesteld door afdeling financiën op basis van daadwerkelijke uitgaven van de afdeling.

4

Kollumerland Voor de afdeling communicatie van Kollumerland is geen eigen budget vastgelegd. Er is alleen een vast bedrag vastgelegd voor advertentiekosten. Per project wordt er een budget communicatie voorafgaand vastgesteld in samenspraak met afdeling financiën. Ferwerderadiel Het budget van de afdeling wordt samengesteld door de afdeling financiën. Dit budget wordt op jaarbasis opgesteld. Afdeling communicatie kan wel bepaalde suggesties doen bij financiën voor de hoogte van het budget.

3.3 Beleid Onderzocht is tot in hoeverre (geschreven) regels en procedures de werkzaamheden en doelen beïnvloeden. Dantumadiel Communicatiebeleid wordt opgesteld door de adviseurs zelf. Er is een communicatiehandboek waarin bepaalde beleidsonderdelen worden behandeld zoals: intranet, internet, email, persvragen etc. Echter bestaat een groot deel van beleid uit ongeschreven regels. Daarom hebben de meeste onderdelen geen beleidsplan. De fase waarin dit beleid wordt geëvalueerd verschilt per project of programma. Ook hier bepaalt de afdeling zelf of het nodig is om dit beleid te evalueren. Ook de vorm van de evaluatie verschilt. Soms wordt beleid geëvalueerd met het MT, soms met de manager zelf maar er zijn ook gevallen waarbij de afdeling dit zelf evalueert. Dongeradeel Voor de afdeling communicatie geldt dat zij gebruik maken van een algemeen communicatiebeleidsplan. In dit rapport staat beleid geschreven over verschillende onderwerpen. Naast dit algemene beleidsplan zijn er ook nog beleidsplannen toegespitst op specifieke onderdelen. Kollumerland Communicatiebeleid wordt vooral opgesteld door beide communicatiemedewerkers. Dit is in de meeste gevalleen informeel beleid, wat niet schriftelijk vastgelegd ligt. Daarom is er ook geen concrete uitspraak te doen over het stadium waarin communicatiebeleid over het algemeen gemeten en geëvalueerd wordt. Ferwerderadiel De communicatieafdeling van Ferwerderadiel maakt maar tot in beperkte mate gebruik van beleid. Het meeste beleid is namelijk niet schriftelijk vastgelegd en bestaat uit ongeschreven regels die de afdeling zelf heeft opgesteld.

3.4 Rol t.o.v. het college

In deze paragraaf wordt onderzocht wat voor rol en taken de afdeling communicatie heeft ten opzichte van het college

Dantumadiel De communicatieadviseurs van gemeente Dantumadiel hebben wekelijks contact met de wethouders en de burgemeester. Hierbij heeft de afdeling communicatie vooral een adviserende rol waarbij de wethouders en burgemeester worden ondersteunt met advies. Ook blijft de communicatie afdeling zo op de hoogte van ontwikkelingen op het beleidsgebied van de wethouder. Dit verschaft de communicatie adviseur inzicht waardoor hij of zij zich beter in zaken kan verdiepen en hierdoor ook beter advies kan verschaffen. Hierdoor hebben deze overleggen ook een informerende functie. Ten slotte hebben deze overleggen ook een sturend en beïnvloedend karakter omdat de communicatieafdeling soms ook probeert de gedachtegang van wethouders en de burgemeester probeert te overreden. Dongeradeel

5

Beide communicatieadviseurs hebben wekelijks overleg met de wethouders. Deze overleggen hebben vooral een adviserend, informerend en sturend karakter. Kollumerland Bij gemeente Kollumerland heeft de communicatieadviseur wekelijks overleg met twee wethouders en de burgemeester. De communicatiemedewerker heeft wekelijks overleg met één wethouder. Deze overleggen hebben vooral een adviserend en informerend karakter. Ferwerderadiel De afdeling communicatie heeft ten opzichte van het college vooral een adviserende rol. Tijdens de B&W vergaderingen schuift de assistent-voorlichter aan om indien nodig advies te geven of ideeën voor te leggen aan het bestuur.

3.5 Interne communicatie Interne communicatie heeft meerdere functies: informeren, verbeteren, binden en betrekken. Per communicatieafdeling is onderzocht welke overlegvormen zij kennen, hoe zij intern zijn verankerd in de organisatie en welke rol intranet speelt. 3.5.1 Overleg Dantumadiel De afdeling communicatie heeft op dit moment geen vaste overleg vormen. Overleg geschiedt alleen op informele wijze tussen de communicatiemedewerkers. Dit geldt ook voor de overleg tussen communicatie en de afdelingsmanager. Hiervoor zijn geen vaste momenten ingeroosterd, de manager stapt binnen wanneer er zaken spelen die besproken moeten worden met de afdeling. Dongeradeel De eerste overlegvorm is een maandelijkse tussen de manager en de communicatieafdeling. Hierbij is de hele afdeling aanwezig. De afdeling heeft elke week een teamoverleg. Hierbij behandelt de afdeling wat er de komende week op het programma staat en wie waar verantwoordelijk voor is. De derde vorm van overleg is het wekelijks overleg tussen de communicatieadviseurs en het college. Hierbij overleggen de adviseurs samen met de wethouders over verschillende zaken binnen hun portefeuilles. Dit overleg kan dan ook verschillende doeleinden beslaan. Zo kan de adviseur de wethouder adviseren, raad geven, en sturen. Andersom is het overleg ook voor belang voor de adviseur. De wethouder informeert de adviseur namelijk ook op het gebied van zijn portefeuille. Op deze manier is het voor de adviseur duidelijk welke zaken er spelen rondom de portefeuilles van de wethouder. De laatste vorm van overleg is het wekelijks overleg tussen de manager en de communicatieafdeling. Hierbij wordt de B&W agenda behandelt. Kollumerland Op de afdeling zelf zijn er op dit moment geen vast overlegvormen van toepassing. Ook overleg met de afdelingsmanager geschiedt informeel en niet op geplande momenten. De manager ‘stapt binnen’ wanneer er zaken besproken moeten worden. Ferwerderadiel Er zijn geen formeel vastgelegde overlegvormen bij gemeente Ferwerderadiel. Overleg gebeurt informeel op momenten waarvan de afdeling dit nodig vind. 3.5.2 Positie en visie op interne communicatie Aan de hand van de communicatie typologieën-test van Erik Reijnders zijn er een aantal stellingen voorgelegd aan de adviseurs* van de vier communicatieafdelingen. Reijnders stelt dat aan de hand van de uitkomsten van deze test er een conclusie kan worden gegeven over de fase waarin de communicatieafdeling zich bevindt op het gebied van interne communicatie. Deze test is een handige leidraad om te bepalen waar de focus ligt bij de verschillende afdelingen.

6

Fase 1: De middelenmakers In deze fase is er maar weinig aandacht voor interne communicatie, de focus ligt op externe communicatie. In de interne communicatie ligt de focus op het ontwikkelen van communicatiemiddelen. Fase 2: De plannenschrijvers In deze fase wordt interne communicatie systematischer aangepakt. Afdeling communicatie wil betrokken worden bij veranderingsprocessen maar wordt nog te vaak te laat benaderd. Fase 3: De stijlbewakers In fase drie heeft afdeling communicatie een directe lijn met het MT of directie. De rol van de afdeling is nu niet alleen om communicatieplannen en middelen te ontwikkelen maar ook het bewaken van de vastgestelde communicatieve vertrekpunten, randvoorwaarden en eisen. Fase 4: Meedenkers In Fase vier is er een duidelijke afsplitsing in de taken van de communicatieafdeling. Een deel legt zich toe op het toegewijd ontwikkelen van communicatiemiddelen. Een ander deel krijgt adviserende taken en voert gesprekken met interne klanten. Fase 5: Mogelijkmakers In Fase 5 is de hoofdtaak van afdeling communicatie het intern adviseren. In hun dagelijkse werk zijn ze in de weer met het coachen van het bestuur op hun communicatie optreden, bijvoorbeeld in een werkoverleg of bij het houden van een presentatie of lastig gesprek. De afdeling probeert veranderingsprocessen mee vorm te geven, door deze al in een vroeg stadium interactiever in te richten. Ten slotte blijven ze desgevraagd de eindredactie voeren op artikelen en ontwikkelen ze communicatieplannen en communicatiemiddelen Dantumadiel Uit de communicatie typologieën-test van Erik Reijnders komt naar voren dat de communicatieafdeling vooral ‘mogelijkmakers’ zijn. Dit houdt in dat de afdeling vooral vanuit een interactie-visie werkt. Het accent ligt op mensen en minder op de middelen. Dongeradeel Uit de typologieën test komt naar voren dat de communicatieafdeling van gemeente Dongeradeel vooral Meedenkers zijn. Er is hier dus een duidelijke splitsing op het gebied van advisering en uitvoering. Kollumerland De communicatieafdeling bevindt zich in fase 1, middelenmakers. De afdeling werkt dus vooral uit een actie visie. Ferwerderadiel Net als Dongeradeel bevindt de communicatieafdeling van Ferwerderadiel zich in fase 4, meedenkers. Er is een duidelijke afsplitsing tussen advisering en uitvoering. *Deze conclusies zijn getrokken op basis van de uitkomsten van de adviseurs. Er is niet rekening gehouden met de andere functies en daarom zijn bovenstaande conclusies niet representatief voor de hele afdeling. ** Een visuele uitwerking van deze test is te vinden in het hoofdstuk conclusies.

3.5.3 Intranet Dantumadiel Gemeente Dantumadiel beschikt over een intranet dat beheerd wordt door middel van het content management systeem SIM. SIM stelt de communicatie afdeling in staat om de content van het intranet en de website te beheren. Het systeembeheer van deze twee communicatiekanalen is weer in handen van de ICT afdeling. De communicatieafdeling is vaak in overleg met de ICT-afdeling om beide kanalen overzichtelijker en doeltreffender te maken voor de gebruiker.

7

Dongeradeel Bij gemeente Dongeradeel ligt het content beheer in handen van de webmaster. Het inter- en intranet worden beheerd door middel van het CMS SIM. Het technisch beheer hiervan ligt in handen van de ontwikkelaar van SIM, SIM groep. Kollumerland Intranet dient bij gemeente Kollumerland verschillende functies. Middels intranet kunnen medewerkers worden geïnformeerd en is er belangrijke informatie terug vinden. Intranet wordt beheerd door middel van het CMS Waypoint. Dit beheerd communicatie niet zelf, dit doet de afdeling DIV. Wel levert communicatie de stukken aan maar het systeembeheer wordt dus uitgevoerd door DIV. Dit heeft als gevolg dat de afdeling communicatie afhankelijk is van een andere afdeling als zij berichten willen plaatsen op intranet. Ferwerderadiel De content van het intranet wordt beheerd door middel van het CMS Typo3. Dit contentbeheer doet de communicatie afdeling zelf terwijl het systeembeheer in handen ligt van door functioneel beheer(ICT). Dit is een afdeling van het gemeentelijke samenwerkingsverband Middelsee gemeenten.

3.6 Externe communicatie Naast interne communicatie is er ook gekeken naar de overeenkomsten en verschillen tussen de communicatieafdelingen op het gebied van externe communicatie. 3.6.1 Internet Dantumadiel De website van gemeente Dantumadiel is vooral een informationeel platform voor burgers. Nieuws wordt hier geplaatst, vergaderstukken zijn terug te vinden en ook bestuursinformatie is terug te lezen. Ook is het voor de burger mogelijk om vanaf hier naar de social media van de gemeente geleidt te worden. Het contentbeheer van de website ligt in handen van afdeling communicatie. Dit wordt gedaan door middel van het CMS Sim. Het technisch beheer is de verantwoordelijkheid voor afdeling ICT. Dongeradeel De gemeentelijke website is vooral bedoeld voor de burger en dient voornamelijk als informationeel platform. Er is ook de mogelijkheid om doorgeleid te worden naar de social media kanalen van Dongeradeel. Het contentbeheer van de website ligt in handen van de webmaster die hierbij gebruik maakt van het CMS SIM. Het technisch beheer is de verantwoordelijkheid van afdeling ICT maar kan soms ook worden gedaan door de webmaster. Voor het gebruik van de website is er communicatiebeleid vastgelegd. Dit is te vinden in het communicatiebeleidsplan. Kollumerland Ook de website van Kollumerland heeft als hoofdfunctie het informeren van burgers. Nieuws wordt hier geplaatst, vergaderstukken zijn terug te vinden en ook bestuursinformatie is hier te vinden. Het content beheer van de website ligt in handen van afdeling communicatie. Het CMS dat hiervoor gebruikt wordt is SIM. Het systeembeheer ligt in handen van afdeling ICT. Ferwerderadiel De website is gericht op burgers en is een informationeel platform. Ook is het voor de burger mogelijk om vanaf hier naar de social media van de gemeente geleidt te worden. Voor het contentbeheer wordt er gewerkt met het CMS Typo3. Dit wordt gedaan door de assistent voorlichter. Het systeembeheer wordt gedaan door functioneel beheer (ICT), een afdeling van het gemeentelijke samenwerkingsverband Middelsee gemeenten. 3.6.2 Facebook Dantumadiel Op de gemeentelijke Facebook pagina worden vooral nieuwsberichten geplaatst met een ludiek karakter. De Facebook pagina dient dan ook meer om goodwill voor de Gemeente Dantumadiel te creëren dan de nieuwswaarde.

8

Dongeradeel Er is geen gemeentelijke Facebook pagina. Op dit moment wordt er onderzoek uitgevoerd naar de vorm waarin de gemeente eventueel een Facebook pagina zou kunnen gebruiken. Wel maakt gemeente Dongeradeel gebruik van project pagina’s. Hierbij worden de burgers op de hoogte gehouden van de vorderingen en/of ontwikkelingen van een project. Afdeling communicatie beheert hierbij niet de content maar overziet deze pagina’s. De content beheer ligt bij de afdelingsambtenaar van het project. Voor Facebook is geen beleid vastgelegd. Kollumerland Kollumerland maakt geen gebruik van een gemeentelijke Facebook pagina. Wel worden er Facebook pagina’s ontwikkeld tijdens projecten. Doel van deze pagina’s is om burgers te informeren en om draagvlak te creëren Ferwerderadiel Gemeente Ferwerderadiel maakt gebruik van een gemeentelijke Facebook pagina. Deze pagina wordt zelden bijgewerkt en heeft meer promotionele doeleinden dan dat het bedoeld is als nieuwsplatform voor burgers van de gemeente. 3.6.3 Twitter Dantumadiel Op de Twitter pagina van gemeente Dantumadiel worden vooral nieuwsberichten van de website gedeeld. Twitter is dan ook vooral een informerend social media platform. Er wordt niet actief dialoog gezocht met de bewoners van de gemeente, maar als zij reageren met vragen worden deze dezelfde dag nog behandeld en beantwoord. Er is dus ook sprake van webcare. Dongeradeel Gemeente Dongeradeel maakt gebruik van een gemeentelijke twitter pagina. Dit is vooral een platform waar informerende tweets en nieuwsberichten worden geplaatst richting de burger. Behalve de communicatieafdeling zijn er ook andere afdelingen die de Twitter pagina onderhouden. Er is geen beleid vastgelegd voor Twitter, maar stelregel is dat alles wordt geplaatst waar de burger belang bij heeft. Kollumerland Op de Twitter pagina van gemeente Kollumerland worden vooral nieuwsberichten van de website geplaatst. Het is een informerend social media platform Ferwerderadiel Twitter is vooral een informerend kanaal. Hier worden nieuwsberichten gedeeld die ook te vinden zijn op de website. 3.6.4 LinkedIn Dantumadiel Gemeente Dantumadiel kent een LinkedIn pagina. Deze wordt echter niet actief bijgewerkt. Op de pagina is algemene informatie over de gemeente te vinden. Dongeradeel Gemeente Dongeradeel kent een LinkedIn pagina met hierop algemene informatie over de gemeente. Ook zijn er vacatures te vinden. De pagina wordt echt niet actief bijgewerkt. Kollumerland Gemeente Kollumerland heeft ook een LinkedIn pagina. Op deze pagina worden de nieuwsberichten van de gemeentelijke website gedeeld. Ferwerderadiel Gemeente Ferwerderadiel kent een LinkedIn pagina. Ook hier is algemene informatie over de gemeente te vinden. Net zoals bij Dantumadiel en Dongeradeel wordt deze niet actief bijgewerkt.

9

3.6.5 YouTube Dantumadiel Dit social media kanaal bevat een aantal promotionele filmpjes. Het wordt echter niet actief bijgewerkt. Dongeradeel Dit kanaal wordt zelden bijgewerkt door de communicatieafdeling van gemeente Dongeradeel. Er is dan ook geen beleid vastgelegd hiervoor. In de 4 jaar dat het account bestaat zijn er 8 video’s geplaatst. Deze video’s hebben promotionele doeleinden. Kollumerland Het YouTube kanaal van gemeente Kollumerland bestaat uit een video met een informerend karakter. Gesteld kan worden dat YouTube geen leidend social media kanaal is voor Kollumerland Ferwerderadiel Gemeente Ferwerderadiel beschikt niet over een YouTube kanaal. 3.6.6 Pers Dantumadiel In het communicatiehandboek van gemeente Dantumadiel staat beleid omtrent pers beschreven. Afdeling communicatie handelt als voorlichter en beantwoord persvragen. Beleidsmatige vragen worden beantwoord door de portefeuillehouder. Persvragen worden dezelfde dag nog beantwoord. Dongeradeel Ook communicatiebeleid rondom pers is te vinden in het communicatiebeleidsplan. Afdeling communicatie is de schakel tussen de gemeente en de pers. In het communicatiebeleidsplan is opgenomen dat wethouders beleidsmatige vragen dien te beantwoorden en zij dus ook verantwoordelijk zijn voor de woordvoering. De afdeling communicatie behandelt algemene vragen. Indien mogelijk worden persvragen dezelfde dag nog afgehandeld, ook dit is beleid. Kollumerland Communicatie met de pers heeft een hoge prioriteit. Indien mogelijk worden persvragen dezelfde dag nog beantwoord. Afdeling communicatie is persvoorlichter en beantwoord dan ook de vragen van de pers. Beleidsmatige vragen worden beantwoord door de portefeuillehouder. Ferwerderadiel Ook voor pers is geen officieel beleid vastgelegd. Wel is afgesproken dat afdeling communicatie algemene vragen beantwoord en dat beleidsmatige vragen worden beantwoord door de portefeuillehouder. Persvragen worden indien mogelijk dezelfde dag nog afgehandeld. 3.6.7 Bekendmakingen Dantumadiel De bekendmakingen geschieden nu via de wekelijkse gemeenterubriek in de Nieuwe Dockumer Courant en de Kollumer Courant. Wettelijk verplichte onderdelen worden ook online geplaatst. Dongeradeel Wekelijks worden de gemeentelijke bekendmakingen gepubliceerd in de huis-aan-huis editie van de Dockumer Courant. Hier worden verschillende categorieën bekendmakingen gepresenteerd aan de burger. Ook worden de bekendmakingen online geplaatst via www.officielebekendmakingen.nl. Er wordt gestreefd naar een volledige digitalisering van de bekendmakingen in de toekomst. Kollumerland Alle bekendmakingen zijn zowel digitaal als in de krant beschikbaar voor burgers. De stukken voor de gemeente rubriek worden aangeleverd door afdeling communicatie. De vormgeving van de gemeente rubriek wordt

10

vervolgens door een extern bureau gedaan. De digitale stukken worden geplaatst door juridische zaken. Streven is om de bekendmakingen in de toekomst volledig te digitaliseren. Ferwerderadiel Net zoals bij de andere DDFK-gemeenten worden de bekendmakingen geplaatst in de gemeentelijke rubriek die te vinden is in de plaatselijke krant. Behalve de wettelijk verplichte online archivering zullen de bekendmakingen op korte termijn niet online worden geplaatst.

3.7 Corporate communicatie Een goede reputatie is de essentie van corporate communicatie. Het doel van corporate communicatie is het bewaken van het imago en de reputatie van de gemeente bij burgers, opdrachtgevers en de medewerkers. Het consequent doorvoeren en bewaken van de huisstijl en is een belangrijk onderdeel van corporate communicatie. Daarom is onderzocht wat de rol van de communicatieafdeling is bij het beheer en bewaking van de huisstijl(en). Daarnaast is onderzocht wat de afdelingen doet aan vormgeving en welke middelen hierbij beschikbaar zijn. 3.7.1 Huisstijl Dantumadiel De gemeente maakt gebruik van een aantal verschillende huisstijlen. De gemeentelijke huisstijl is ontworpen door een extern reclamebureau in samenwerking met de communicatieafdeling. Wel is deze huisstijl eigendom van de gemeente. Ook zijn er projecthuisstijlen, deze worden ontwikkeld door projectbedrijven en reclamebureaus. De bewaking van de huisstijlen ligt in handen van de communicatie afdeling en de managementassistentes. Dongeradeel De gemeente heeft een gemeentelijke huisstijl. Deze is ontwikkeld door de vormgever en ook het beheer en bewaking van de huisstijl is haar verantwoording. Deze huisstijl ligt vastgelegd in een huisstijlhandboek Naast de gemeentelijke huisstijl zijn er ook projecthuisstijlen. Het uiterlijk van deze huisstijlen verschilt per project, maar voor al deze huisstijlen geldt dat er een aantal onderdelen van de gemeentelijke huisstijlen in terug keren. Zo blijft de herkenbaarheid van de gemeente gewaarborgd. Alle huisstijlen die namens de gemeente worden uitgedragen zijn ontwikkeld door de vormgever. De bewaking van deze huisstijl is haar verantwoordelijkheid. Voor de vormgeving maakt de vormgever gebruik van software uit het Adobe Pakket. Kollumerland Gemeente Kollumerland maakt gebruik van één gemeentelijke huisstijl. Deze is ontwikkeld door een projectbedrijf. Het beheer en bewaking van deze huisstijl ligt ook in de handen van communicatie. Voor projecten worden huisstijlen ontwikkeld door externe communicatie/reclamebureaus. Ferwerderadiel De gemeentelijke huisstijl is ontworpen door een extern reclamebureau. Ditzelfde geldt ook voor projecthuisstijllen. De bewaking van deze huisstijlen ligt in handen van afdeling communicatie en de gemeentesecretaris. 3.7.2 Vormgeving Dantumadiel De vormgeving binnen de afdeling geschied in grote lijnen door de communicatieafdeling zelf. Echter is er op de afdeling niet iemand aangesteld als vormgever. Daarom wordt in sommige gevallen de vormgeving uitbesteedt aan een extern reclamebureau. Voor de vormgeving wordt gebruik gemaakt van software uit het Adobe en Office pakket. Dongeradeel Dongeradeel heeft een vormgever in dienst. Deze verzorgt dan ook de vormgeving van de communicatie uitingen. Voor de vormgeving wordt gebruik gemaakt van software uit het Adobe en Office pakket.

11

Kollumerland De vormgeving binnen de afdeling geschied in grote lijnen door de communicatieafdeling zelf. Echter is er op de afdeling niet iemand aangesteld als vormgever. Daarom wordt in sommige gevallen de vormgeving uitbesteedt aan een extern reclamebureau. Voor de vormgeving wordt gebruik gemaakt van software uit het Adobe pakket. Ferwerderadiel De gemeente Ferwerderadiel heeft weinig grafische vaardigheden en besteed vormgeving dan ook grotendeels uit aan externe communicatiebureaus. Eenvoudige vormgeving taken worden zelf opgepakt door middel van Software uit het Office pakket.

3.8 Werkmetingen en evaluatie Tenslotte is er gekeken naar de manier waarop de communicatieafdelingen hun werk wordt beoordeeld en geëvalueerd. Dantumadiel Binnen de gemeente Dantumadiel gewerkt met zogenaamde A3-bedrijfsplannen. Met deze plannen worden de strategische doelstellingen van de organisatie door vertaald naar tactische doelstellingen op afdelingsniveau. Vooralsnog worden er geen communicatiedoelstellingen door de organisatie geformuleerd. Daarom heeft de communicatieafdeling zelf een aantal doelstellingen geformuleerd in een jaarplan. Deze doelstellingen worden individueel besproken met de afdelingsmanager tijdens de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Dongeradeel De medewerkers van de afdeling communicatie worden getoetst door middel van competentiemanagement. Dit houdt in dat de werkzaamheden worden gemeten aan een aantal competenties. De uitkomsten van deze competenties worden in samenspraak met de manager geëvalueerd. Hierbij stelt de communicatie medewerker een planning op om te werken aan deze competenties. Deze planning wordt vervolgens weer geëvalueerd in twee gesprekken: Een evaluatie en planningsgesprek en een tussentijdse evaluatie. Ook wordt er door de manager ook wel eens op een informele manier bij het bestuur geïnformeerd over de werkzaamheden van de afdeling. Dit zijn niet ingeplande gesprekken. Kollumerland De werkzaamheden worden geëvalueerd aan de hand van gesprekken met manager bedrijfsvoering. De Gemeentesecretaris gaat eenmaal per jaar in gesprek met de wethouders en burgemeester. Hierbij wordt besproken wat zij verwachten van de afdeling communicatie. Aan het eind van het jaar wordt dit besproken door de manager bedrijfsvoering en de communicatiemedewerkers. Er wordt dan beoordeeld in hoeverre er aan deze verwachtingen is voldaan door de afdeling. Dit is de enige vaste vorm van het meten en evalueren van de werkzaamheden Ferwerderadiel De werkzaamheden van gemeente Ferwerderadiel worden één keer per jaar geëvalueerd met de gemeentesecretaris. Dit is een gesprek waarbij beide medewerkers individudeel worden beoordeeld aan de hand van een lijst van criteria. Aan de hand van de uitkomsten van deze beoordeling wordt dan besproken waar de medewerker zichzelf nog in kan verbeteren.

12

H4. Conclusies In dit hoofdstuk worden de belangrijkste overeenkomsten en verschillen tussen de DDFK-gemeenten behandeld.

4.1 Structuur Voor Dantumadiel, Dongeradeel en Kollumerland geldt dat zij op dezelfde manier in de hiërarchieën van de organisatie verweven zijn. Ze leggen alle drie verantwoording af aan de afdelingsmanagers die hoger in de lijn staan. Ferwerderadiel is wat dat betreft een vreemde eend in de bijt. Zij staan buiten de lijn, en opereren dus als een stafdienst. Zij leggen verantwoording af aan de gemeentesecretaris. De grootte en mankracht van de afdelingen verschilt aanzienlijk zoals af valt te lezen in tabel 1. Dongeradeel heeft als grootste gemeente ook het meeste. Hierna volgt Dantumadiel en vervolgens Kollumerland en Ferwerderadiel. Als er wordt gekeken naar het aantal FTE’s dan valt te concluderen dat Dongeradeel aanzienlijk meer FTE’s heeft dan de andere gemeenten. Tabel 1: Aantal FTE per gemeente

Gemeente Aantal

FTE

Dantumadiel 2,00

Dongeradeel 3,67

Kollumerland 1,80

Ferwerderadiel 1,10

Uit tabel 2 valt te concluderen dat er bij gemeente Dongeradeel het meest specialistisch te werk wordt gegaan. Dongeradeel heeft als enige van de onderzochte gemeenten een vormgever in dienst. Haar werk bestaat uit taken die niet worden gedaan door werknemers van de communicatieafdelingen van de andere gemeenten. Ook geldt dat de functie van vormgever een belangrijke functie is aangezien zij taken vervult voor alle vier de DDFK-gemeenten. Bij gemeente Dantumadiel wordt het minst specialistisch te werk gegaan, beide werknemers bekleden de functie van communicatieadviseur en vervullen dan ook dezelfde taken. Tabel 2: Functies communicatieafdelingen

Functie Medewerker Adviseur Vormgever Webmaster

Dantumadiel X

Dongeradeel X X X X

Kollumerland X X

Ferwerderadiel X X

4.2 Budget Voor alle vier de gemeenten geldt dat het budget dat afdeling communicatie tot zijn beschikking heeft wordt vastgesteld door afdeling financiën in samenspraak met afdeling communicatie. Het budget van gemeente Dongeradeel bestaat uit de meeste posten en heeft dan ook een aantal posten waar de andere gemeenten geen apart budget voor hebben. Ook opvallend is dat de communicatieafdeling van Kollumerland alleen een budget voor advertentiekosten heeft.

13

4.3 Beleid Gemeente Dongeradeel is het meest formeel op het gebied van beleid. Er zijn meerdere beleidsplannen waarin regels, processen en werkwijzen staan vermeld. Bij de andere gemeenten bestaat beleid vooral uit ongeschreven regels. Het is dan ook lastig vast te stellen in welk stadium beleid wordt geëvalueerd.

4.4 Rol t.o.v. het college Voor zowel Dantumadiel als Dongeradeel en Kollumerland geldt dat de communicatieadviseurs overleg hebben met de portefeuillehouders. Dit zijn één op één gesprekken waar de communicatieadviseur een adviserende en informerende rol heeft. Opvallend is dat Ferwerderadiel dit niet doet maar dat de communicatiemedewerker wel aanschuift tijdens collegevergaderingen. Afdeling communicatie heeft hierbij vooral een adviserende rol. Opmerkelijk is dat de communicatiemedewerker bij deze vergaderingen aanschuift en niet de communicatieadviseur.

4.5 Interne communicatie 4.5.1 Overlegvormen Uit onderzoek valt te concluderen dat gemeente Dongeradeel het meest formeel is als het aankomt op overleg. Er vindt wekelijks overleg plaats, zowel tussen werknemers als overleg tussen de manager en de werknemers. De andere drie gemeenten hebben geen vast werkoverleg. Er is alleen overleg wanneer de werknemers dit nodig achten. 4.5.2 Positie en visie op interne communicatie Uit de interviews en de Typologieën test van Erik Reijnders blijkt dat gemeente Dantumadiel het verst is verankerd binnen de organisatie. Zij werken het meest vanuit een interactie visie. Mensen, in plaats van middelen staan centraal. De medewerkers hebben vooral een adviserende, coachende rol. Dongeradeel en Ferwerderadiel volgen hierop, zij geven aan vooral te werken vanuit de vraag van de directie maar geven ook aan te werken vanuit een interactie visie. Kollumerland onderscheidt zich van Dantumadiel en Dongeradeel omdat het meer werkt vanuit een actie aanpak ( u vraagt, wij draaien). Vooral het maken van middelen staat centraal, al vervullen zij ook adviserende en coachende taken. * De uitkomsten van deze test zijn uitgevoerd onder de communicatieadviseurs van de communicatieafdelingen van de DDFK-gemeenten. Bovenstaande conclusies zijn dus niet representatief voor de afdelingen in het algemeen.

Tabel 3: uitkomsten Test Erik Reijnders

Dantumadiel Dongeradeel

14

Kollumerland

Ferwerderadiel

4.5.3 Intranet De functies van het intranet zijn in alle vier de DDFK-gemeenten gelijk. Intranet dient om medewerkers te informeren en is een naslagbron van belangrijke informatie. Er zijn echter verschillen in het content en systeembeheer tussen de gemeenten. Gemeente Kollumerland is als enige van de vier DDFK-gemeenten niet verantwoordelijk voor het contentbeheer. Dit is de taak van afdeling DIV. Een ander opvallend verschil is dat DIV ook verantwoordelijk voor het systeembeheer van het intranet is terwijl dit in de andere gemeenten wordt gedaan door afdeling ICT. Tabel 4: Intranet

Gemeente Contentbeheer Systeembeheer

Dantumadiel Afdeling communicatie Afdeling ICT

Dongeradeel Afdeling communicatie Afdeling ICT

Kollumerland Afdeling DIV Afdeling DIV

Ferwerderadiel Afdeling communicatie Afdeling ICT

4.6 externe communicatie 4.6.1 Website De websites van de vier gemeenten vervullen dezelfde functies. De gemeentelijke websites dienen vooral als informatiebron voor de burger. Met name de actuele informatie op de homepages en de openbare stukken in het raadsinformatiesysteem zijn belangrijke elementen. Ook op het gebied van content en systeembeheer zitten de gemeenten op één lijn. Tabel 5: Internet

Gemeente Contentbeheer Systeembeheer

Dantumadiel Afdeling communicatie Afdeling ICT

Dongeradeel Afdeling communicatie Afdeling ICT

Kollumerland Afdeling communicatie Afdeling ICT

Ferwerderadiel Afdeling communicatie Afdeling ICT

. 4.6.2 Social Media Over het algemeen zijn er weinig verschillen te ontdekken in de rol van social media binnen de vier gemeenten. Twitter en Facebook zijn voor alle gemeenten leidende social media kanalen. De social media kanalen, en dan met name Twitter, dienen vooral om de burger te informeren.

15

Linkedin en YouTube worden zelden bijgewerkt, kennen geen prominente rol en hiervoor is dan ook geen beleid aanwezig. Groot verschil tussen de gemeenten is de manier waarop Facebook als kanaal wordt gebruikt. Waar andere gemeentes het kanaal vooral gebruiken om nieuws te plaatsen en daarom ook regelmatig bijwerken, is Facebook bij Ferwerderadiel geen leidend social media kanaal. De pagina wordt zelden bijgewerkt en wordt vooral gebruikt voor promotionele doeleinden. Dongeradeel en Kollumerland kennen beide geen gemeentelijke Facebookpagina, maar hebben ervoor gekozen om aparte Facebook pagina’s voor projecten op te zetten. Bij Dongeradeel wordt geprobeerd om deze projectpagina’s actief te laten gebruiken door burgers. Zij participeren mee en leveren vaak nieuwe kennis en informatie aan. Dantumadiel kent zowel Facebookpagina’s voor projecten als een gemeentelijke Facebookpagina. Tabel 6: Social Media kanalen

Kanaal Facebook Facebook

(project-

pagina’s)

Twitter Linkedin YouTube Instagram Google+

Dantumadiel X X X X X

Dongeradeel X X X X

Kollumerland X X X X

Ferwerderadiel X X X

Tabel 7: Functies Social Media

Doel Informeren Overtuigen Burgers mee laten participeren

Gedragsverandering Anders…

Dantumadiel X X

Dongeradeel X X X

Kollumerland X X

Ferwerderadiel X

4.6.3 Pers Persvoorlichting is in de communicatieafdelingen van de DDFK-gemeenten een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden. Voor alle vier de afdelen geldt dan ook dat persvragen indien mogelijk dezelfde dag nog afgehandeld worden. Algemene, informatieve vragen worden hierbij beantwoord door afdeling communicatie terwijl beleidsmatige vragen worden beantwoord door of namens de portefeuillehouder. 4.6.4Bekendmakingen Voor alle vier de DDFK-gemeenten geldt dat bekendmakingen middels eens gemeenterubriek in een plaatselijke krant te raadplegen zijn voor de burger. Opvallend is dat de gemeenterubriek niet terug te vinden is op de website van Ferwerderadiel, in tegenstelling tot de websites van de andere gemeenten. In plaats hiervan is er een link te vinden die verwijst naar de website www.officielebekendmakingen.nl.

4.7 Corporate communicatie 4.7.1 Huisstijl Voor elke gemeente geldt dat zij binnen de organisatie één gemeentelijke huisstijl voeren. Naast gemeentelijke huisstijlen zijn er ook project huisstijlen. Alleen gemeente Dongeradeel beschikt over een eigen vormgever en deze heeft zelf de huisstijl ontwikkeld. De andere DDFK-gemeente besteden het ontwikkelen uit aan externe (reclame) bedrijven of aan de vormgever van Dongeradeel. Voor alle vier de gemeenten geldt dat de bewaking van de huisstijl een taak is van de afdeling communicatie. Naast afdeling communicatie is de bewaking ook een taak voor de managementassistentes bij gemeente Dantumadiel. Bij gemeente Ferwerderadiel wordt de bewaking gedaan door afdeling communicatie in combinatie met de gemeentesecretaris.

16

4.7.2 Vormgeving Gemeente Dongeradeel heeft een vaste vormgever in dienst en heeft daardoor een voorsprong op de andere DDFK-gemeenten als het aankomt op kennis van vormgeving. Waar de andere gemeenten hun vormgeving taken vaak moet uitbesteden aan externe bureaus kunnen de meeste visuele opdrachten bij Dongeradeel worden opgepakt door de vormgever. Gemeente Dantumadiel beschikt over het Adobe pakket en kan daardoor meer vormgeving toepassen dan gemeente Kollumerland en Ferwerderadiel die alleen werken met het Office pakket.

4.8 Werkmeting en evaluatie Voor alle vier de gemeenten geldt dat hun werk op een andere manier wordt beoordeeld en geëvalueerd. Gemeente Dongeradeel heeft een tussentijdse werkmeting terwijl de andere gemeenten maar eenmaal per jaar worden beoordeeld op hun functioneren.

4.9 SWOT-Analyse Uit bovenstaande conclusies is een SWOT analyse opgesteld die de sterke kanten, zwaktes, kansen en bedreigingen van de communicatie-afdelingen weergeeft.

Strengths Dantumadiel

Actief social media beheer

Allround vaardigheden Dongeradeel

Beschikken over een vormgever Kollumerland

Maakt goed gebruik van groeiend platform LinkedIn

Ferwerderadiel

Medewerker voert ook adviserende taken uit

Weaknesses Dantumadiel

Geen structureel overleg Dongeradeel

Geen volledige zeggenschap over content social media

Kollumerland

Contentbeheer intranet is taak van andere afdeling

Ferwerderadiel

Geen ervaring met Adobe.

Beperkte inzet van Social Media

Geen structureel overleg

Opportunities Dantumadiel

Er is al ervaring met vormgeven door middel van het Adobe pakket. Deze vaardigheden vergroten zodat in de toekomst zodat er minder opdrachten hoeven te worden uitbesteed.

Dongeradeel

Gemeentelijke Facebook pagina opzetten

Kollumerland

Gemeentelijke Facebook pagina opzetten

Ferwerderadiel

Actiever omgaan met social media

Threats Dantumadiel

Weinig tot geen (schriftelijk) beleid Dongeradeel

Zijn formeler met beleid en regels dan andere DDFK-gemeenten, werkwijze kan botsen.

Kollumerland

Aanpak richt zich meer naar actie dan interactie

Weinig tot geen (schriftelijk) beleid Ferwerderadiel

Weinig tot geen (schriftelijk) beleid

Beperkt adviserende rol, geen overleg met portefeuillehouders zoals bij andere DDFK-gemeenten

17

5. Aanbevelingen Op basis van de conclusies die uit het vorige hoofdstuk naar voren zijn gekomen worden in dit hoofdstuk aanbevelingen gedaan voor de nieuwe communicatieafdeling. 5.1 Structuur Bij de totstandkoming van het advies voor de nieuwe gefuseerde communicatieafdeling is er allereerst gekeken naar het bestuursmodel van de nieuwe organisatie. Er is gekozen voor een openbaar lichaam als rechtsvorm van de nieuwe organisatie. De vier gemeenten blijven politiek en bestuurlijk zelfstandig. Figuur 1: Bestuursvorm nieuwe ambtelijke organisatie

De colleges van B&W zich verhouden zich op de volgende twee manieren in de nieuwe ambtelijke organisatie:

De colleges zijn oprichter, eigenaar en financier van de ambtelijke organisatie

De colleges zijn opdrachtgever voor – en afnemer van de door de ambtelijke organisatie te verlenen diensten

In de praktijk betekent dit dat er vier afzonderlijke besturen blijven bestaan waaraan de nieuwe communicatieafdeling advies verleent. Advies is om de afdeling communicatieafdeling nu los van de lijn te laten fungeren, dus als stafdienst. De communicatieafdeling zal nu de directie adviseren en ondersteunen. Opdrachten worden nu dus niet meer vanuit de directie weggezet naar de manager die de opdrachten vervolgens weer neerlegt bij de communicatieafdeling. Opdrachten worden vanuit directie rechtstreeks uitgezet naar communicatie. De communicatieafdeling wordt vooral een adviserende afdeling. Dit wordt tot uiting gebracht op verschillende niveaus: Communicatieadviseurs krijgen nu de taak van accountmanager. Per gemeente zal een communicatieadviseur de collegevergaderingen bijwonen. Dit heeft verschillende voordelen. Ten eerste zorgt deze rechtstreekse communicatie voor tijdwinst. Niet langer hoeven opdrachten eerst vanuit directie, naar manager om vervolgens bij communicatie te belanden. Doordat opdrachten nu direct vanuit de directie worden doorgecommuniceerd aan de afdeling kan er sneller worden geopereerd. In veel scenario’s is tijdige en duidelijke communicatie vereist. Ten tweede zorgt deze structuur ervoor dat de kans op miscommunicatie

18

minimaal wordt. Communicatie is een vak dat vaak nog niet goed word begrepen en doordat opdrachtgever en nemer nu rechtstreeks met elkaar communiceren, kunnen onduidelijkheden of misvattingen nu al in een vroeg stadium weg worden genomen. Hierdoor is het voor de opdrachtnemer duidelijk wat van hem of haar verwacht wordt en kan er advies worden verleend aan deze opdrachtgever als dit nodig is. Ten slotte is er door het fungeren van de communicatieadviseur als accountmanager een duidelijk aanspreekpunt voor het college. Na afloop van de collegevergaderingen nemen de communicatieadviseurs de opdrachten mee terug naar de rest van de afdeling waar de agenda’s worden behandeld en opdrachten worden uitgezet tijdens een afdelingsoverleg( zie kopje overleg). Naast het adviseren van de directeur is het adviseren en ondersteunen van de interne klant een belangrijk onderdeel voor de nieuwe communicatieafdeling. Het adviseren doet communicatie door zich aan te sluiten bij projectgroepen en het houden van één op één gesprekken. Daarnaast ondersteunt de communicatieafdeling de interne klant door het ontwikkelen van communicatiemiddelen. Een nadeel van deze nieuwe structuur is dat het voor de communicatieadviseurs een tijdrovende klus wordt om af te reizen naar de verschillende gemeenten. Ook wordt het structureel houden van overleg een essentiële schakel in het succesvol toepassen van deze structuur.

5.2 Personeel

5.2.1 Functies

Mijn advies voor de indeling van de nieuwe communicatieafdeling is gebaseerd op de huidige bezetting. Omdat de nieuwe communicatieafdeling nu uit tien personen bestaat is het van belang dat het voor iedereen duidelijk is wat voor rol de individuen binnen de afdeling heeft. Daarom zal er specialistisch te werk worden gegaan met voor iedereen een duidelijke afbakening van de taken. 5.2.2 Adviseur Uit onderzoek blijkt dat de adviserende rol van communicatie in de toekomst alleen nog maar belangrijker wordt. Dit wordt onderstreept door de uitkomsten van de typologieën test van Erik Reijnders. Daarom is het advies om naast het bijwonen van de collegevergadering een aantal adviseurs aan te stellen die wekelijks overleg voeren met de wethouder en burgemeester. Hierbij heeft de communicatieadviseur vooral een adviserende rol waarbij de wethouders en burgemeester worden ondersteunt met advies. Ook blijft de communicatie afdeling zo op de hoogte van ontwikkelingen op het beleidsgebied van de wethouder. Dit verschaft de communicatie adviseur inzicht waardoor hij of zij zich beter in zaken kan verdiepen en hierdoor ook beter advies kan verschaffen. Hierdoor hebben deze overleggen ook een informerende functie. Advies is om dezelfde communicatieadviseurs hiervoor aan te stellen die op dit moment ook hiervoor verantwoordelijk zijn. Zij zijn al op de hoogte van de portefeuilles en de werkwijze van de wethouders. 5.2.3 communicatiemedewerker Omdat de advisering nu een tijdrovender onderdeel wordt is het belangrijk dat de communicatieadviseurs ondersteunt wordt door communicatiemedewerkers. De voornaamste taken van de communicatiemedewerker bestaan uit uitvoeropdrachten. Hierbij moet gedacht worden aan het ontwikkelen van communicatiemiddelen, persvoorlichting en het internet, intranet en social media voorzien van content. 5.2.4 Webredacteur De webredacteur is verantwoordelijk voor het beheer van alle 4 de gemeenten hun websites, social media kanalen en het intranet. De webredacteur plaatst teksten, houd de pagina’s up-to-date en bewaakt de toegankelijkheid en het gebruiksgemak van bovenstaande middelen. Het plaatsen van content van deze digitale middelen gaat wordt gedaan in samenwerking met de communicatiemedewerker. Motivatie hiervoor is dat als de webredacteur afwezig is deze middelen ook voorzien moeten kunnen worden van content. 5.2.5 Vormgever Binnen de nieuwe communicatieafdeling is de functie van vormgever zowel een controlerende als uitvoerende functie. Aan de vormgever de taak om te overzien of de huisstijlen van de gemeenten correct worden doorgevoerd in alle communicatie uitingen. Zelf ontwerpt de vormgever ook communicatiemiddelen. Dit kan uiteenlopen van een flyer tot een huisstijlhandboek voor een project. In drukke periodes kunnen grafische opdrachten eventueel worden uit worden besteed aan een extern reclamebureau. Doordat er nu gewerkt wordt met één gemeenschappelijk communicatieafdeling kunnen er dus kosten worden bespaard omdat de

19

meeste grafische opdrachten nu kunnen worden opgevangen door de vormgever en niet meer door externe bureaus hoeven te worden uitgevoerd.

5.3 Vaardigheden

Op basis van mijn advies zal de nieuwe communicatieafdeling beschikken over een combinatie van adviserende, uitvoerende en grafische vaardigheden.

Functie Vaardigheden

Communicatieadviseur Advisering en ondersteuning directie

Advisering en ondersteuning portefeuillehouders

Advisering en ondersteuning interne klanten

Schrijven van communicatieplannen

Medewerker Persvoorlichting

Schrijven van teksten

Schrijven van communicatieplannen

Webredacteur Contentbeheer website, intranet en social media

Gebruiksgemak en toegankelijkheid website, intranet en social media bewaken en doorontwikkelen

Vormgever Ontwerpen van communicatiemiddelen en campagnes

Beheer en bewaking huisstijlen

5.4 Systemen 5.4.1 CMS SIM is het CMS dat op dit moment door drie van de vier DDFK- gemeenten wordt gebruikt om de website en het intranet te beheren. Omdat in de meeste gemeenten, met uitzondering van Kollumerland, de communicatieafdeling verantwoordelijk is voor het contentbeheer is het logisch dat in de nieuwe afdeling dit ook door te voeren. Immers, veel van de berichten op intranet zijn gericht op interne communicatie. Om een andere afdeling het contentbeheer te laten doen is een onnodige schakel die de communicatie vertraagt. Daarom ligt het contentbeheer van intranet en internet in handen van afdeling communicatie en dan specifiek de webredacteur. Het technisch beheer is primair de verantwoordelijkheid van afdeling ICT. Wel is de webredacteur verantwoordelijk voor het gebruiksgemak en toegankelijkheid van de website en het intranet. Zij zal dus regelmatig in gesprek zijn met afdeling ICT om zo te kunnen bespreken hoe deze middelen verbeterd kunnen worden. 5.4.2 Overleg Omdat er nu per gemeente één communicatieadviseur is die opdrachten meeneemt uit het college is het van belang dat de uitkomsten hiervan op een duidelijke manier worden door gecommuniceerd aan de rest van de afdeling. Daarom zal de communicatieadviseur wekelijks overleg hebben met de rest van de afdeling waarin de B&W vergaderingen worden doorgenomen en de opdrachten die hier uit voortvloeien worden verdeeld. Omdat de afdeling communicatie nu los van de lijn staat, en dus geen verantwoording aan de manager hoeft af te leggen, is het belangrijk dat één van de communicatieadviseurs een manageriële rol heeft bij dit overleg. Naast het overleg tussen de werknemers van de communicatieafdeling zal er ook overleg plaats vinden tussen de directie en de communicatieadviseur. Dit overleg heeft vooral een informerend en coachend karakter. 5.4.3 Social Media Elk onderdeel van social media moet een duidelijke rol verschaffen. In vergelijking tot mail dwingt gebruik van social media om gelijkwaardiger, transparanter en sneller te reageren. In de huidige situatie van de DDFK-gemeenten wordt social media nog te passief gebruikt. Enerzijds ligt dit aan het feit dat er op dit moment maar

20

weinig burgers zijn die een dialoog zoeken met de gemeente via social media. Anderzijds lijkt social media bij de DDFK-gemeenten nog geen duidelijke rol te kiezen: Dient social media nu om passief informatie te verschaffen of om het verlenen van diensten( Vragen beantwoorden en in dialoog gaan met burgers). Of juist allebei? Advies is om in de biografie van het social media kanaal een duidelijke omschrijving te geven waar het middel voor dient zodat het voor de burger duidelijk is wat hij of zij met dit kanaal kan bereiken. Elke gemeente zal eigen social media kanalen behouden, nog geen gemeenschappelijk account. Dit omdat er zo gericht naar de doelgroep kan worden gecommuniceerd. Het beheer van de social media kanalen is de taak van de webredacteur en de communicatiemedewerkers. Omdat zowel de webredacteur als de medeweker verantwoordelijk is voor de contentbeheer van de social media kanalen is mijn advies om ook hier beleid voor vast te leggen. Dit zorgt voor een evenredige stroom content op de kanalen en duidelijke richtlijnen. 5.4.4 Beleid Uit mijn onderzoek komt naar voren dat er grote verschillen zijn in de manier waarop er met beleid wordt omgegaan. Omdat er nu een afdeling is gevormd uit vier verschillende gemeenten met allemaal een eigen werkwijze is mijn advies om bij de start van de fusie een algemeen beleidsplan op te stellen. Hierin staat vermeld welke afzonderlijke taken iedereen heeft, de totstandkoming van het budget en de werkprocessen en regels van de afdeling. Op deze manier worden misverstanden en ergernissen tot een minimum beperkt. 5.4.5 Pers Uit mijn onderzoek blijkt dat persvoorlichting voor alle vier de communicatieafdelingen van de DDFK-gemeenten een hoge prioriteit heeft. Ook geldt dat persvragen, indien mogelijk, dezelfde dag nog afgehandeld worden. Daarom is mijn advies om persvoorlichting ook in de nieuwe afdeling een hoge prioriteit te geven en daarom op te nemen in het beleidsplan. 5.4.6 Huisstijl Voor de vormgever is het belangrijk dat zij beschikt over de huisstijlhandboeken van de vier gemeentes. Dit is essentieel voor de bewaking van de huisstijl en dit schept duidelijke richtlijnen waar haar ontwerpen aan moeten voldoen 5.4.7 Werkmeting en evaluatie Om de motivatie van de individuele werknemers en verbetering van werkzaamheden te stimuleren is het advies om werk competentiegericht te meten in functioneringsgesprekken. Hiernaast moeten de individuele werknemers ook leerdoelen opstellen waar zij het komende jaar aan zullen werken zodat zij zichzelf kunnen blijven uitdagen. De functioneringsgesprekken worden afgenomen met de directeur. Hierbij wordt geadviseerd dat de directeur op voorhand bij de portefeuillehouders achterhaald hoe tevreden zij zijn over het optreden van de adviseurs. Op deze manier kan ook dit onderdeel van het takenpakket van de afdeling worden behandeld.

21

6. Literatuurlijst Boeken: Reijnders, E. (2006). Interne communicatie voor de professional (3e druk). Assen: Van Gorcum

Webteksten:

Verloop, R.(2013). 5 echte trends in online overheidscommunicatie. Geraadpleegd op 20 november. http://www.frankwatching.com/archive/2013/04/08/5-echte-trends-in-online-overheidscommunicatie/ Carrieretijger. (Z,J). Lijn, staf en ondersteuning. Geraadpleegd 14 november 2014. http://www.carrieretijger.nl/carriere/profiel/lijn-staf-ondersteuning

Rapport/jaarverslag van een organisatie: Ministerie van algemene zaken. (2013). Deel je rijk -Relevante trends voor Overheidscommunicatie. Geraadpleegd 18 november 2014.

22

Bijlage 1: Opzet enquête Bedankt voor uw bijdrage aan mijn onderzoek. Deze enquête bestaat uit twee

onderdelen. Het eerste onderdeel bestaat uit open en gesloten vragen. In het tweede

onderdeel komen een aantal stellingen aan bod waarbij u moet aangeven tot in hoeverre

deze van toepassing zijn op uw afdeling. Aan de hand van de uitkomsten van deze

stellingen en een model kan worden geconcludeerd welke communicatie-typologie bij uw

afdeling van toepassing is.

1.1 Structuur

Wat is uw naam?

………………

Voor welke gemeente werkt u?

-Dantumadiel

-Dongeradeel

-Ferwerderadiel

-Kollumerland

Wat is uw functie?

-Adviseur

-Vormgever

-Tekstschrijver

-Anders, namelijk……..

Werkt u voltijd of parttime?

………

Werkt u op kantoor, thuis of beide?

-Thuis

-Kantoor

-Beide

Wat is de hoogte van het FTE van uw functie?

………………….

Wat zijn uw dagelijkse werkzaamheden? (max 10)

…………………

Wat is de omvang van de afdeling? (Het aantal medewerkers)

……..

1.2 Cultuur

Welke leiderschapsstijl hanteert uw leidinggevende?

-Resultaatgericht

-Mensgericht

-Innovatiegericht

-Beheer gericht

1.3 Beleid

Wie stelt het communicatiebeleid op?

……..

23

In welk stadium wordt beleid geëvalueerd?

-Tussentijds

- Aan het eind van een project/programma

-Gedurende ganse uitvoeringsperiode van project/programma

Hoe wordt beleid geëvalueerd?

……..

Welke vaste overleggen zijn er bij de communicatieafdeling? ( Meerdere antwoorden

mogelijk)

-Teamoverleg

-Over met college van bestuur

-Anders, namelijk…..

1.4 Huisstijl/vormgeving

Hoeveel verschillende huisstijlen zijn er?

………

Wie ontwikkeld de huisstijlen?

……

Wie is verantwoordelijk voor de bewaking van deze huisstijlen?

……..

Welke software wordt gebruikt voor de vormgeving? (meerdere antwoorden mogelijk)

-Adobe (Indesign, Illustrator, Photoshop, etc…)

-Office (Word, Publisher, PP, etc.)

-Anders, namelijk……

1.5 Middelen

Van welke Social Media kanalen wordt er gebruik gemaakt? (meerdere antwoorden

mogelijk)

-Facebook

-Twitter

-Google+

-Anders, namelijk…..

-Wij maken geen gebruik van social media

Welke functie verschaft social media? (meerdere antwoorden mogelijk)

-Informeren

-Overtuigen

-Burgers mee laten participeren

-Gedragsverandering

-Anders, namelijk….

Hoe vaak worden deze kanalen bijgewerkt?

-Dagelijks

-Wekelijks

-Anders, namelijk….

Welk CMS systeem wordt er gebruikt om het inter/intranet te beheren?

….

24

Welke afdeling is verantwoordelijk voor de content beheer van de website?

………

Welk afdeling is verantwoordelijk voor het systeembeheer van de website?

………………….

Welke afdeling is verantwoordelijk voor de content beheer van het intranet?

………………………

Welke afdeling is verantwoordelijk voor het systeembeheer van het intranet?

…………………

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal stellingen.

Hierbij is het de bedoeling dat u aangeeft tot in hoeverre u het eens of oneens

bent met deze stellingen. Belangrijk hierbij is dat u de huidige situatie van uw

afdeling voor ogen houdt en niet de gewenste situatie.

- De afdeling heeft een zeer persoonlijk karakter. Ze heeft veel weg van een grote

familie.

- De afdeling is zeer dynamisch en er heerst een echte ondernemingsgeest. De mensen

zijn bereid hun nek uit te steken en risico’s te nemen.

-De afdeling is resultaatgericht. Het werk af zien te krijgen is de grootste zorg.

- De afdeling is strak geleid en gestructureerd. Formele procedures bepalen in het

algemeen wat de mensen doen.

- De leiding van de afdeling gedraagt zich in het algemeen als mentor, ondersteunt en

stimuleert.

- De leiding van de afdeling spreidt in het algemeen ondernemingslust ten toon, staat

open voor vernieuwing en durft risico’s te nemen.

-De leiding van onze organisatie heeft hoge verwachtingen van ons.

-Wij doen veel ad hoc-klussen (evenementen etc.)

-Interne communicatie is de verantwoordelijkheid van de lijnmanagers (integraal

management)

-Faciliterende en coachende rollen vervullen wij regelmatig.

-Interne communicatie beperkt zich tot het personeelsblad en het in intranet.

-Wij zijn sparring partner van alle klanten.

-Wij hebben een goede verankering in de top en goede relaties met alle leidinggevenden.

-Wij stellen altijd plannen op voor (ook interne) communicatie.

-Wij nemen het communicatieprobleem over van de klant en lossen het voor hem op.

25

-Wij zitten vaak in een manegerial rol: ontwikkeling van middelen wordt steeds meer

uitbesteed.

-Wij helpen lijnmanagers zo effectief mogelijk te communiceren.

-Wij stellen kaders en richtlijnen voor communicatie en bewaken deze naar anderen in de

organisatie.

-Wij worden vroegtijdig betrokken bij projecten en veranderingen.

-Wij zorgen ervoor vanaf het begin betrokken te zijn bij projecten en veranderingen

-Wij hebben een vrij negatief imago (alleen maar plannen maken)

-Wij zijn vooral goed in beleid, analyse, strategie en orkestratie van communicatie.

-Wij maken een communicatiebeleidsplan met vertrekpunten en een jaarplan met

operationele keuzes.

-Wij hebben geen frequente en intensieve relatie met de leiding van de organisatie.

-Onze betrokkenheid bij veranderingen en projecten is nog laag.(te laat/niet betrokken)

-Wij zijn praktische handjes voor het management in onze organisatie.

-Wij hebben een directe en hechte band met de leiding.

-Bij ons is een splitsing tussen uitvoering en advisering

-De lijn maakt zelf communicatiemiddelen, wij doen eventueel de eindredactie.

-Er is bij ons geen beleidsplan of jaarplan voor communicatie

Bedankt voor uw deelname aan deze enquête. Dit is van grote waarde voor mijn

onderzoek.

26

Bijlage 2: Interview Opzet

2.1 inleidende vragen

-Kijkt u uit naar de ambtelijke fusie? Waarom wel, waarom niet?

2.2 cultuur

-Hoe verschilt de cultuur van uw afdeling van die van de andere DDFK- gemeenten in uw

ogen?

2.3 structuur

-Wat is de rol van de afdeling communicatie t.o.v. het college? En hoe wordt deze

uitgevoerd?

-Hoe wordt het budget dat de afdeling tot zijn beschikking heeft bepaald?

2.4 Beleid/middelen

- Wat is het beleid van de volgende communicatiemiddelen: CMS, persbeleid, social

media en het inter/intranet, welke doelgroep wordt er geprobeerd te bereiken en welke

functie verschaft het( informeren, adviseren, gedragsverandering etc.)

-Worden er onderdelen uitbesteed? (Bijv. vormgeving door reclamebureau)

-Hoe worden de werkzaamheden van de afdeling gemeten en geëvalueerd?

-Wordt er binnen de communicatie ook gebruik gemaakt van burgerparticipatie? Zo ja, in

welke vorm? op welk niveau? Welk doel dient het?

-Wie of welk afdeling is verantwoordelijk voor welk onderdeel van de bekendmakingen?

-Waar worden de bekendmakingen gepubliceerd?

-Hoe gaat de gemeente het aanpakken als alle bekendmakingen digitaal moeten worden

gemaakt? Wie wordt hier verantwoordelijk voor?

-Blijven de bekendmakingen in de krant staan? Of in de toekomst alleen digitaal?

2.5 huisstijl/vormgeving

-Hoeveel huisstijlen zijn er?

-Hoe wordt er omgegaan met de huisstijl? Is deze consistent doorgevoerd in elk

communicatiemiddel?

-Wat is de visie van de verschillende huisstijlen?

27

-Stel alle communicatieafdelingen gaan samenvoegen, hoe zou dan uw ideale afdeling

eruitzien?

*Naast deze vragen zullen er verdiepende vragen worden gesteld. Deze kan ik niet

opnemen in mijn interview opzet omdat ik hier afhankelijk ben van de antwoorden die ik

krijg.

28

Bijlage 3: Enquête resultaten Dantumadiel en Kollumerland


Dongeradeel

0 (0 %)

Dantumadiel

2 (66.67 %)

Ferwerderadiel

0 (0 %)

Kollumerland

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Wat is uw functie?

communicatiemedewerker

1 (33.33 %)

communicatieadviseur

2 (66.67 %)

vormgever

0 (0 %)

tekstschrijver

0 (0 %)

Anders, namelijk....

0 (0 %)

n = 3 # 3


voltijd

2 (66.67 %)

parttime

1 (33.33 %)

n = 3 # 3


kantoor

1 (33.33 %)

thuis

0 (0 %)

beide

2 (66.67 %)

n = 3 # 3

Is er communicatiebeleid? (Bijv jaarplan,persbeleid etc.)

Ja

3 (100 %)

Nee

0 (0 %)

n = 3 # 3


Tussentijds

0 (0 %)

29

Aan het eind van een project/programma

1 (33.33 %)

Voortdurend

2 (66.67 %)

n = 3 # 3

Welke vaste overleggen zijn er bij de communicatieafdeling? ( Meerdere antw...

Teamoverleg

1 (33.33 %)

Overleg met college van B&W

2 (66.67 %)

Overleg met directie

1 (33.33 %)

Anders,namelijk...

1 (33.33 %)

n = 3 # 5

Welke software wordt er gebruikt voor vormgeving? (meerdere antwoorden moge...

Adobe(Indesign, Illustrator,Photshop)

3 (100 %)

Office (Word,Publsiher,Powerpoint)

1 (33.33 %)

Anders, namelijk...

0 (0 %)

n = 3 # 4

Wordt er binnen uw gemeente gebruik gemaakt van social media?

Ja

3 (100 %)

Nee

0 (0 %)

n = 3 # 3

Welke social media kanalen worden er door uw gemeente ingezet? (meerdere an...

Facebook

3 (100 %)

Twitter

3 (100 %)

Google+

0 (0 %)

Instagram

0 (0 %)

Linkedin

1 (33.33 %)

YouTube

2 (66.67 %)

Anders,namelijk

0 (0 %)

n = 3 # 9


informeren

3 (100 %)

overtuigen

1 (33.33 %)

Burgers mee laten participeren

0 (0 %)

30

Gedragsverandering

0 (0 %)

Anders, namelijk

0 (0 %)

n = 3 # 4

Hoe vaak worden deze social media kanalen bijgewerkt?

Wekelijks

0 (0 %)

Maandelijks

0 (0 %)

Verschilt per kanaal, namelijk

3 (100 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De afdeling heeft een zeer persoonlijk karakter. Ze heeft veel weg van een grote

familie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De afdeling is zeer dynamisch en er heerst een echte ondernemingsgeest. De mensen zijn bereid hun nek uit te steken en risico’s te nemen. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

3 (100 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ...

De afdeling is resultaatgericht. Het werk af zien te krijgen is de grootste zorg. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De afdeling is strak geleid en gestructureerd. Formele procedures bepalen in het algemeen wat de mensen doen. (helemaal oneens - Helemaal eens)

31

1

0 (0 %)

2

2 (66.67 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De leiding van de afdeling gedraagt zich in het algemeen als mentor, ondersteunt en stimuleert. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

1 (33.33 %)

3

0 (0 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De leiding van de afdeling spreidt in het algemeen ondernemingslust ten toon, staat open voor vernieuwing en durft risico’s te nemen. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3


De leiding van onze organisatie heeft hoge verwachtingen van ons. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

2 (66.67 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3


Wij doen veel ad hoc-klussen (evenementen etc.) (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

3 (100 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

32

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Interne communicatie is de verantwoordelijkheid van de lijnmanagers (integraal

management) (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Faciliterende en coachende rollen vervullen wij regelmatig. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

4

0 (0 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Interne communicatie beperkt zich tot het personeelsblad en het in intranet. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zijn sparring partner van alle klanten. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben een goede verankering in de top en goede relaties met alle leidinggevenden. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

33

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij stellen altijd plannen op voor (ook interne) communicatie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

2 (66.67 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij nemen het communicatieprobleem over van de klant en lossen het voor hem op. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zitten vaak in een manegerial rol: ontwikkeling van middelen wordt steeds meer uitbesteed. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij helpen lijnmanagers zo effectief mogelijk te communiceren. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

34

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij stellen kaders en richtlijnen voor communicatie en bewaken deze naar anderen in

de organisatie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij worden vroegtijdig betrokken bij projecten en veranderingen. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zorgen ervoor vanaf het begin betrokken te zijn bij projecten en veranderingen (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben een vrij negatief imago (alleen maar plannen maken) (helemaal oneens -

Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

2 (66.67 %)

3

0 (0 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zijn vooral goed in beleid, analyse, strategie en orkestratie van communicatie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

35

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij maken een communicatiebeleidsplan met vertrekpunten en een jaarplan met operationele keuzes. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

2 (66.67 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben geen frequente en intensieve relatie met de leiding van de organisatie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Onze betrokkenheid bij veranderingen en projecten is nog laag.(te laat/niet betrokken)

(helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

3 (100 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zijn praktische handjes voor het management in onze organisatie. (helemaal

oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

36

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben een directe en hechte band met de leiding. (helemaal oneens - Helemaal

eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Bij ons is een splitsing tussen uitvoering en advisering (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

2 (66.67 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De lijn maakt zelf communicatiemiddelen, wij doen eventueel de eindredactie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Er is bij ons geen beleidsplan of jaarplan voor communicatie (helemaal oneens -

Helemaal eens)

1

1 (50 %)

2

1 (50 %)

3

0 (0 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 2 # 2

37

Bijlage 4: Enquête resultaten Dongeradeel en Ferwerderadiel


Dongeradeel

0 (0 %)

Dantumadiel

2 (66.67 %)

Ferwerderadiel

0 (0 %)

Kollumerland

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Wat is uw functie?

communicatiemedewerker

1 (33.33 %)

communicatieadviseur

2 (66.67 %)

vormgever

0 (0 %)

tekstschrijver

0 (0 %)

Anders, namelijk....

0 (0 %)

n = 3 # 3


voltijd

2 (66.67 %)

parttime

1 (33.33 %)

n = 3 # 3


kantoor

1 (33.33 %)

thuis

0 (0 %)

beide

2 (66.67 %)

n = 3 # 3

Is er communicatiebeleid? (Bijv jaarplan,persbeleid etc.)

Ja

3 (100 %)

Nee

0 (0 %)

n = 3 # 3


38

Tussentijds

0 (0 %)

Aan het eind van een project/programma

1 (33.33 %)

Voortdurend

2 (66.67 %)

n = 3 # 3

Welke vaste overleggen zijn er bij de communicatieafdeling? ( Meerdere antw...

Teamoverleg

1 (33.33 %)

Overleg met college van B&W

2 (66.67 %)

Overleg met directie

1 (33.33 %)

Anders,namelijk...

1 (33.33 %)

n = 3 # 5

Welke software wordt er gebruikt voor vormgeving? (meerdere antwoorden moge...

Adobe(Indesign,

Illustrator,Photshop)

3 (100 %)

Office (Word,Publsiher,Powerpoint)

1 (33.33 %)

Anders, namelijk...

0 (0 %)

n = 3 # 4

Wordt er binnen uw gemeente gebruik gemaakt van social media?

Ja

3 (100 %)

Nee

0 (0 %)

n = 3 # 3

Welke social media kanalen worden er door uw gemeente ingezet? (meerdere an...

Facebook

3 (100 %)

Twitter

3 (100 %)

Google+

0 (0 %)

Instagram

0 (0 %)

Linkedin

1 (33.33 %)

YouTube

2 (66.67 %)

Anders,namelijk

0 (0 %)

n = 3 # 9


informeren

3 (100 %)

overtuigen

1 (33.33 %)

39

Burgers mee laten participeren

0 (0 %)

Gedragsverandering

0 (0 %)

Anders, namelijk

0 (0 %)

n = 3 # 4

Hoe vaak worden deze social media kanalen bijgewerkt?

Wekelijks

0 (0 %)

Maandelijks

0 (0 %)

Verschilt per kanaal, namelijk

3 (100 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De afdeling heeft een zeer persoonlijk karakter. Ze heeft veel weg van een grote familie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De afdeling is zeer dynamisch en er heerst een echte ondernemingsgeest. De mensen

zijn bereid hun nek uit te steken en risico’s te nemen. (helemaal oneens - Helemaal

eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

3 (100 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De afdeling is resultaatgericht. Het werk af zien te krijgen is de grootste zorg. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

40

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De afdeling is strak geleid en gestructureerd. Formele procedures bepalen in het

algemeen wat de mensen doen. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

2 (66.67 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De leiding van de afdeling gedraagt zich in het algemeen als mentor, ondersteunt en stimuleert. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

1 (33.33 %)

3

0 (0 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De leiding van de afdeling spreidt in het algemeen ondernemingslust ten toon, staat

open voor vernieuwing en durft risico’s te nemen. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... De leiding van onze organisatie heeft hoge verwachtingen van ons. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

2 (66.67 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij doen veel ad hoc-klussen (evenementen etc.) (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

3 (100 %)

41

5

0 (0 %)

n = 3 # 3


Interne communicatie is de verantwoordelijkheid van de lijnmanagers (integraal management) (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Faciliterende en coachende rollen vervullen wij regelmatig. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

4

0 (0 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3


Interne communicatie beperkt zich tot het personeelsblad en het in intranet. (helemaal


1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zijn sparring partner van alle klanten. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

42

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben een goede verankering in de top en goede relaties met alle

leidinggevenden. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

2 (66.67 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij stellen altijd plannen op voor (ook interne) communicatie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

2 (66.67 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij nemen het communicatieprobleem over van de klant en lossen het voor hem op.


1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zitten vaak in een manegerial rol: ontwikkeling van middelen wordt steeds meer uitbesteed. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

1 (33.33 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij helpen lijnmanagers zo effectief mogelijk te communiceren. (helemaal oneens -

Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

43

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij stellen kaders en richtlijnen voor communicatie en bewaken deze naar anderen in de organisatie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij worden vroegtijdig betrokken bij projecten en veranderingen. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3


Wij zorgen ervoor vanaf het begin betrokken te zijn bij projecten en veranderingen (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben een vrij negatief imago (alleen maar plannen maken) (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

1 (33.33 %)

2

2 (66.67 %)

3

0 (0 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

44

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zijn vooral goed in beleid, analyse, strategie en orkestratie van communicatie.


1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij maken een communicatiebeleidsplan met vertrekpunten en een jaarplan met operationele keuzes. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

2 (66.67 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben geen frequente en intensieve relatie met de leiding van de organisatie.


1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Onze betrokkenheid bij veranderingen en projecten is nog laag.(te laat/niet betrokken) (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

0 (0 %)

4

3 (100 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij zijn praktische handjes voor het management in onze organisatie. (helemaal


1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

45

4

2 (66.67 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Wij hebben een directe en hechte band met de leiding. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

0 (0 %)

3

2 (66.67 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Bij ons is een splitsing tussen uitvoering en advisering (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

2 (66.67 %)

2

0 (0 %)

3

1 (33.33 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3


De lijn maakt zelf communicatiemiddelen, wij doen eventueel de eindredactie. (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

0 (0 %)

2

1 (33.33 %)

3

1 (33.33 %)

4

1 (33.33 %)

5

0 (0 %)

n = 3 # 3

Nu start het tweede deel van de enquête. Deze bestaat uit een aantal ... Er is bij ons geen beleidsplan of jaarplan voor communicatie (helemaal oneens - Helemaal eens)

1

1 (50 %)

2

1 (50 %)

3

0 (0 %)

4

0 (0 %)

5

0 (0 %)

Bijlage 3: Meewerkopdrachten

PERSBERICHT

Damwâld, 30 september 2014

Brede school De Westereen viert hoogste punt

Afgelopen dinsdag is het hoogste punt van de bouw van de brede school in De Westereen gevierd.

Wethouder Gerben Wiersma kwam de bouwplaats bezoeken en als dank voor de verrichte

werkzaamheden heeft hij de werknemers van aannemer Bouwbedrijf Dijkstra Draisma en

installatiebedrijf DRS getrakteerd op een portie kibbeling.

Op 7 maart werd het startsein gegeven voor de realisering van de nieuwe brede school ontworpen door

SKETS architectuurstudio. Een multifunctionele accommodatie met twee basisscholen, de

peuteropvang, de regionale bibliotheek, een jongerencentrum en de sportaccommodatie van

voetbalvereniging VVZ. De accommodatie wordt volgend jaar in april opgeleverd.

Alle partijen binnen de brede school willen werken aan een gezamenlijk activiteitenplan. Zo kunnen

leerlingen en peuters kennis maken met verschillende culturele en sportactiviteiten.

Ontworpen Cheque (uitgedeeld tijdens oudpapier inzamelingwedstrijd)

Facebookbericht

Notulen werksessie

Onderwerp: Verslag werksessie ambtelijke fusie

Datum: 6 november 2014

Aanwezig: Gerrie Veldsink, Riekele de Boer, Gerard Hoekstra, Grietje Kraak, Dicky van der Meer,

Jurjen Postma, Jacob van Hielkema, Anne Brauwer, Andre de Jong, Francien Wiersma-Luimes, Arnold

Koster, Sjoerd Hoogland

Inleiding

Op 6 november vond de eerste werksessie ambtelijke fusie plaats. Hierbij werden werknemers in de

gelegenheid gesteld om te discussiëren over de nieuwe organisatie. Centraal stond welke zaken van

de oude organisatie mee moeten naar de nieuwe organisatie en welke zaken juist achtergelaten

moeten worden.

Voorstelronde

In de voorstelronde werd aan de deelnemers gevraagd naar hun mening over het traject naar de

ambtelijke fusie en wat ze hoopten te bereiken met het deelnemen aan de werksessie.

Agendapunt 1: Wat is er goed/ moet behouden blijven?

Het eerste inhoudelijke punt van de bijeenkomst was een brainstormsessie over wat op dit moment

goed is geregeld bij Dantumadiel en wat in de nieuwe ambtelijke fusie zou moeten worden

behouden

1.1 bedrijfscultuur

Medewerkers Talant geven sfeer, warmte, relativering

Bij Dantumadiel heerst geen ‘afreken’ cultuur, fouten maken mag en zijn bespreekbaar

Informele sfeer: open omgang met bestuur

Collegialiteit, ook buiten de afdeling

Kantine zorgt voor ontspanning en persoonlijk contact

Bereidheid tot samenwerking, collegialiteit

Medewerkers krijgen persoonlijke aandacht

Sociale werkgever

Laagdrempeligheid op alle niveaus: Bestuur, managers, medewerkers

Kerstpakket

Humor

Pragmatisch

1.2 Werkplek

Fijne werkplek

Werkplek ligt centraal voor veel werkzaamheden

Vrij parkeren, voldoende parkeergelegenheid

Voldoende ruimte

Veel daglicht

1.3 Werktijden

Geen tijdschrijven

Vrijheid om verlof te nemen

Variabele werktijden

Kloksysteem

Thuiswerken moet blijven

Vrije Vrijdagmiddag

1.4 Organisatiestructuur

Platte organisatie, korte lijnen

1.5 Medewerkers

Collegialiteit, ook buiten de afdeling

Generalisten, breed takenpakket

1.6 Werkprocessen

Flexibele inzet middelen

100+ regeling met betrekking tot overuren

Makkelijk mensen te betrekken bij projecten: Hoeft niet via teamleider en is niet dichtgetimmerd door urenbesteding

Smoelenboek

KKS handelt telefoontjes op goede manier af

Vergeleken met andere Gemeentes is Dantumadiel ver wat met digitaal werken, dit werkt prettig

Agendapunt 2: Wat kan er beter?

Vervolgens werd er besproken wat op het moment niet goed is binnen de organisatie en wat in de

nieuwe ambtelijke organisatie beter zou moeten.

2.1 Adviesnota

Route adviesnota omslachtig: Moet korter en duidelijker

Afstemming financiën en juridische zaken

2.2 Schrijftaal

Schrijftaal is vaak te formeel en ambtelijk

2.3 Stipe

Stipe is controlerend geworden

Wij-zij gevoel is niet goed

Idee van gezamenlijk doel mist

Adviserende rol mist

Gevaar is dat Fin. straks op één plek bij elkaar komen, dat versterkt het probleem

2.4 Processen

Proces moet beter, taken worden niet afgemaakt

Vooraf beter nadenken over gevolgen/proces/resultaat

2.5 Projecten

Projecten dijen te veel uit

Het regelen van resources moet op dit moment zelf, dit zou anders moeten

2.6 Missie

Burger komt op de eerste plaats, maar dit wordt op het moment niet goed uitgedragen

Er moet een duidelijke missie worden opgesteld die door de hele organisatie wordt uitgedragen

2.7 Houding organisatie t.o.v. burger

Vaker met de burger in overleg

Vaker de burger opzoeken

Op dit moment geen duidelijke houding, zijn wij controlerend of adviserend?

Eigen nummer zou op visitekaartje moeten, we zijn nu te anoniem voor burger

In sommige geval alleen Dir. nummer vermelden in brief

2.8 Kijk op dienstverlening

Te strakke regeling aan voorkant

Er heerst te veel bureaucratie

2.9 Archief

Onduidelijk hoe de stroom van stukken gaat

Ondertekening van stukken onduidelijk

Brieven route is niet voor iedereen duidelijk

2.10 Inwerken van medewerkers

Werknemers worden niet juist ingewerkt

2.11 INK

INK leeft niet onder medewerkers: Wordt wel aan begonnen maar niet afgemaakt

Model is óf niet goed óf moet beter geïmplementeerd worden

Personeel moet het nut ervan inzien

Management moet het model uitdragen

Continuïteit wordt niet gewaarborgd ( Moet gelden voor elk model!)

2.12 Overleggen

Personeel komt vaak niet op tijd voor overleggen

Personeel blijft vaak niet tot het einde

Tijdens overleggen wordt te vaak naar de telefoon/ipad gegrepen, ook door raadsleden

2.13 Proces ambtelijke fusie

DO moet duidelijker uitleggen hoe het proces van samenwerking verloopt

Samenvoeging leeft nog niet onder personeel. Personeel moet hierin dus meer betrokken worden

Geluid laten horen dat vooruitlopend op tek.statuut samenwerking al starten voor beleid zodat elke gemeente uit zelfde basis werkt

2.14 Salaris

Gratificatiesysteem moet beter

2.15 P&O

Er moet meer focus worden gelegd op de werknemer. VB: individueel opleiding budget nu pas, terwijl de regeling al 2 jaar van kracht is.

Zelfde belasting woon-werk verkeer

2.16 Generatiepakt

Meer aandacht voor de instroom van jongeren en uitstroom van ouderen

2.17 Cultuur: praten mét in plaats van óver

Mensen worden meer star, interne dienstverlening loopt hier tegen aan

2.18 Informatiestroom

Amdt org-raad: volledig onduidelijk hoe dit moet

Agendapunt 3: Tips voor de nieuwe organisatie

Tenslotte zijn er nog een aantal tips/ideeën ingebracht voor de nieuwe organisatie.

3.1 Financiële regelingen

Simpele regels voor financiële regelingen

3.2 Organisatiestructuur

Platte organisatiestructuur met weinig lagen

Ondersteunende functies over locaties verspreiden

3.3 Manier van werken

Meer projectmatig werken. Dit verhoogt de betrokkenheid van het personeel

3.4 Salaris

Uitlooprangensysteem invoeren

3.5 Teams

Projectorganisaties naast hiërarchische organisaties

Bijlage 4: Voortgangsformulieren

Voortgangsformulier week 1

Voortgangsformulier Lever dit ingevulde formulier na elke vierde week van de stageperiode in bij je stagedocent (niet via e-mail).

NB Bewaar zelf een kopie, zodat deze verslagen als basis kunnen dienen voor je stageverslag.

Tussentijdse evaluatie stagewerkzaamheden : Omcirkel welke weken van toepassing zijn:

1 (1e4 stageweken) – 2 (2e 4 stageweken) – 3 (3e 4 stageweken) – 4 (laatste 4 stageweken)

Student: Sjoerd Hoogland

Minor: Strategische communicatie (buitenlandse studie)

Stagebedrijf: Gemeente Dantumadiel

Stagebegeleider: Sietske Postma

Wat is je in deze periode meegevallen, of wat is goed gelukt?

Ik heb in de vier weken dat ik nu stage loop bij gemeente Dantumadiel veel geleerd. Ik ben vooral trots op mijn schrijfvaardigheden. Ik heb niet het keuzevak copywriting gevolgd en heb daardoor nuttige lesstof gemist op het gebied van schrijven. Omdat ik tijdens mijn stage voor veel verschillende middelen en kanalen schrijf( internet, intranet, pers enz.) merk ik dat mijn schrijfvaardigheden erop vooruit zijn gegaan.

Ook het inplannen van taken gaat me goed af. Ik heb veel verschillende werkzaamheden maar ik heb voor mijzelf een goed beeld hoe en wanneer ik deze ga invullen.

Wat is je in deze periode tegengevallen, of wat is niet zo goed gelukt?

Het te woord staan van de pers vond ik in het begin moeilijk. Vooral omdat je jezelf in de gedachten van de pers moet verplaatsen. Want vaak zal hij een aantal vragen stellen maar je moet zelf ook bedenken welke vervolgvragen hierop zouden kunnen worden gesteld. Hierdoor verloopt de afhandeling van de persvragen soepeler en sta je niet met een mond vol tanden als de pers nieuwe vragen stelt. Door vaak de pers te woord te staan merk ik wel dat ik hierop vooruit ben gegaan.

Ik ben vrij perfectionistisch ingesteld. Dit heeft tot gevolg dat ik soms langer met een taak bezig ben dan ik vooraf had gepland. Dit wil ik in de toekomst verbeteren.

Opmerkingen van de stagebegeleider over het functioneren van de stagiair:

Het gaat goed met Sjoerd. Sjoerd is erg actief, serieus en leergierig. Hij pakt nieuwe dingen snel op zoals het werken met ons CMS-systeem. De eerste weken stonden vooral in het kader van het voorbereiden van het onderzoek.

De komende weken gaat Sjoerd vooral bezig met het uitvoeren van zijn onderzoek en het organiseren van de nieuwjaarsreceptie. Goed plannen is hierbij erg belangrijk.

Aandachtspunten zijn: spelling, plannen, zelfvertrouwen.

Beschrijf per week de stand van zaken m.b.t. de voortgang van je stageopdrachten en overige werkzaamheden.

Week 1

Dit was de eerste week van mijn stage. Deze week bestonden mijn taken vooral uit het plaatsen van persberichten en het onderhouden van de website, scocial media en het intranet. Ook heb ik veel afspraken bijgewoond met wethouders. Hierbij speelt de communicatie vooral een adviserende rol.

Verder heb ik een planning gemaakt voor de opdracht voor plannen en organiseren. Ook heb ik hiervoor een afspraak gemaakt met het college.

Voor de specifieke opdracht heb ik een onderzoeksopzet gemaakt. Ook is er contact gemaakt met de andere gemeenten die betrokken zijn bij deze opdracht. Ik heb nu de toestemming om mijn onderzoek voort te zetten.

Aantal gewerkte dagen deze week: 4 Reden+datum voor afwezigheid per gemiste dag Stagestartbijeenkomst op maandag 25 augustus.…………………………………………………………………

Week 2

Ik( en ook mijn stagebegeleider) merk dat ik veel meer initiatief neem dan in de eerste week. Dit heeft tot gevolg dat het werk veel soepeler verloopt. Ook heb ik deze week een aantal speciale taken uitgevoerd zoals bijvoorbeeld fotograferen tijdens een uitreiking.

Deze week heb ik een voorstel opgesteld. Dit voorstel zal volgende week worden besproken bij een vergadering van het college van bestuur. Hierbij zal ik zelf aanwezig zijn.

Voor de specifieke opdracht heb ik een enquête in elkaar gezet. Deze zal ik komende maandag versturen na goedkeuring van mijn stagebegeleider. Ik heb de resultaten van deze enquête nodig alvorens ik verder kan gaan met mijn opdracht.

Aantal gewerkte dagen deze week:5 Reden+datum voor afwezigheid per gemiste dag ..…………………………………………………………………

Week 3

Deze week heb ik vooral voortgeborduurd op de werkzaamheden van week 2. Ook heb ik werkzaamheden gedaan op een externe locatie. Dit betrof een aftrap van een skeelerbaan. Aan mij de taak om hier verslag van te doen zodat er een persbericht kon worden opgesteld

Voor de opdracht van plannen en organiseren heb ik samen met een communicatie medewerker en de gemeentesecretaris mijn voorstel doorgenomen. Hij zal deze volgende week meenemen naar het college zodat deze besproken kan worden. Verder heb ik voor deze opdracht veel onderzoek gedaan naar hoe de avond in te vullen.

Voor de specifieke opdracht heb ik de enquête en interview vragen bijgewerkt. Mijn eerste opzet miste nog een aantal onderwerpen en ik heb deze dan ook bijgewerkt. De enquête is nu verstuurd naar de communicatieafdeling. Deze resultaten zal ik volgende week inventariseren en verwerken.


Week 4

Behalve de standaardwerkzaamheden heb ik ook een cursus crisiscommunicatie bijgewoond. Dit was erg leerzaam aangezien er op school wel aandacht gegeven is aan het begrip crisis communicatie maar er verder niet dieper op wordt ingegaan. Nu heb ik kunnen meemaken hoe de communicatie wordt uitgevoerd tijdens een crisis. Hoewel ik geen officiële functie had tijdens de oefening kon ik wel ondersteunende werkzaamheden uitvoeren.

Voor de opdracht plannen en organiseren heb ik een aantal zaken uitgevoerd. Ik heb een actielijst opgezet met hierin vermeld welke taken er moeten worden uitgevoerd, wie hiervoor verantwoordelijk is en voor wanneer dit moet gebeuren. Een aantal van deze taken heb ik uitgevoerd en er zijn afspraken gemaakt.

Voor de specifieke opdracht zijn afspraken gemaakt met de gemeenten waar ik interviews af ga nemen. Ook is de enquête naar hun verstuurd. Verder heb ik de enquête ook laten afnemen door de medewerkers van de communicatieafdeling waar ik stage loop. De resultaten hiervan heb ik uitgewerkt in een concept hoofdstuk dat gebruikt zal worden in mijn rapport.

Aantal gewerkte dagen deze week: 5 Reden+datum voor afwezigheid per gemiste dag ..…………………………………………………………………

Naam en handtekening voor akkoord inhoud:

Stagebegeleider: Stagiair:

Voortgangsformulier 2






Minor: Strategische communicatie (studie buitenland)




Ik merk vooral dat ik vooruit ben gegaan in plannen. Omdat mijn opdracht voor plannen en organiseren bestaat uit veel verschillende facetten is het van groot belang dat ik voor mijzelf een duidelijke planning heb. Door het opstellen van een uitgebreide actielijst, een registratie van belangrijke contacten en het onderhouden van contact met relaties heb ik laten zien dat ik het ‘grotere plaatje’ voor ogen blijf houden. Ook laat dit zien dat ik mijzelf professioneel representeer omdat ik veel communiceer met andere bedrijven.


Spelling blijkt nog steeds mijn grootse struikelblok te zijn. Te vaak maak ik kleine slordige foutjes. Dit wel ik in de toekomst voorkomen door geschreven teksten nog een extra keer door te lezen en collega’s mijn teksten deze te laten inzien.


Het gaat goed met Sjoerd. Hij heeft best pittige opdrachten, maar blijft rustig en enthousiast. Sjoerd stelt zich verder flexibel en dienstbaar op. Hij vindt het lastig als collega’s niet of laat reageren zodat zijn eigen planning in de knel komt. Spelling blijft inderdaad ook een aandachtspunt.


Week 1

Voor plannen en organiseren ben ik samen met mijn collega’s naar dorpshuis de Pipegael in Broeksterwoude geweest. Hierbij heb ik afspraken gemaakt met de beheerder over de catering en de indeling van de zaal. Dit gesprek heb ik van te voren voorbereid. Ook heb ik contact opgenomen met externe partijen zoals van Kammen en Present.

Voor de specifieke opdracht heb ik interviews afgenomen bij gemeente Kollumerland. Hierbij was het van belang dat ik veel verdiepingsvragen bleef stellen. Na de interviews ben ik begonnen aan de uitwerking van de gegevens.

Aantal gewerkte dagen deze week: 5 Reden+datum voor afwezigheid per gemiste dag augustus.…………………………………………………………………

Week 2

Voor plannen en organiseren heb ik mijn actielijst uitgebreid. Dit naar aanleiding van mijn gesprek met de beheerder van de Pipegael de week hiervoor. Ook heb ik contact opgenomen met boekingbureaus over het entertainment. Verder is er contact opgenomen met de jury voor de sport en cultuurprijzen.

Voor de specifieke opdracht ben ik verder gegaan met de interviews, ditmaal bij gemeente Dongeradeel. Verder ben ik verder gegaan met de uitwerking van de interviews bij Kollumerland en heb ik een begin gemaakt met de uitwerking van de interviews van deze week.


Week 3

Deze week heb ik vooral voortgeborduurd op de werkzaamheden van week 2. Ook heb ik werkzaamheden gedaan op een externe locatie. Dit betrof een aftrap van een skeelerbaan. Aan mij de taak om hier verslag van te doen zodat er een persbericht kon worden opgesteld

Voor de opdracht van plannen en organiseren ben ik samen met mijn stagebegeleider weer naar dorpshuis de Pipegael afgereisd. Ditmaal om samen Met Vlaskamp (licht en geluid) zaken door te spreken. Tijdens dit gesprek zijn er afspraken gemaakt voor een offerte. Ook heb ik contact gehad met TEAM communicatie. Zij verzorgen elk jaar de uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie. Hierbij heb ik hun een opdracht gegeven en hun de planning hiervoor meegedeeld.

Ook deze week was ik nog druk bezig met het uitwerken van mijn resultaten voor de specifieke odpdracht. Samen met mijn stagebegeleider heb ik mijn voortgang besproken. De aan en opmerkingen hiervan heb ik genoteerd en hier zal ik volgende week mee aan de slag.


Week 4

Speciaal onderdeel van de werkzaamheden deze week waren het bijwonen van een vergadering over project ‘de BGosk’. Het was interessant om te zien wat voor rol communicatie speelt tijdens zo’n project, zowel intern als extern.

Voor de opdracht van plannen en organiseren heb ik een aantal zaken uitgevoerd. Zo is er nu een concrete beslissing gemaakt over het entertainment. Zaak is om deze zo snel mogelijk vast te leggen. Ook heb ik contact opgenomen met Jilderda Blommen. Zij gaat een deel van de aankleding van de avond bezorgen. Verder heb ik een start gemaakt met de kostenregistratie, afspraken gemaakt voor juryberaad en heb ik contact gehad met externe relaties.

Voor de specifieke opdracht heb ik deze week iets minder tijd gehad. Dit omdat ik veel tijd nodig had voor mijn opdrachten voor plannen en organiseren. Wel ben ik verder gegaan met mijn opdracht gaan door middel van de feedback die ik afgelopen week heb gekregen.

Aantal gewerkte dagen deze week: Reden+datum voor afwezigheid per gemiste dag ..…………………………………………………………………



Voortgangsformulier 3






Minor: Strategische communicatie




Ik vond zelf dat ik deze periode heb laten zien dat ik stressbestendig ben. We kregen tijdens deze periode namelijk te maken met landelijke pers vanwege een rechtszaak. De dochter van een hoogbejaard echtpaar uit Dantumadiel spant een rechtszaak aan tegen de gemeente, omdat de gemeente de vergoeding voor huishoudelijke hulp heeft afgeschaft. We werden de hele dag gebeld door landelijke pers wat veel hectiek opleverde. Tevens waren we deze week in een kleinere bezetting op de afdeling vanwege afwezigheid van mijn begeleider door ziekte. Uiteindelijk vind ik dat ik mij

Ook heb ik deze periode laten zien dat ik over een helicopterview beschik. Vooral voor het organiseren van de nieuwjaarsreceptie is het behouden van overzicht cruciaal.


Ik vond het moeilijk om te beginnen aan het advies hoofdstuk van mijn specifieke opdracht. Hiervoor wordt namelijk ook inzicht in organisatiekunde gevraagd omdat de structuur van de afdeling en de plaats in de organisatie eigenlijk de basis van dit advies vormen. Uiteindelijk is het me wel gelukt om hier een goed onderbouwd advies over te schrijven.


Het gaat goed met Sjoerd. De laatste tijd is het erg hectisch op de afdeling waardoor we soms niet altijd genoeg aandacht aan Sjoerd en zijn opdrachten kunnen geven. Sjoerd gaat hier goed mee om. Sjoerd is dienstbaar ingesteld en raakt niet van slag door alle hectiek. Sjoerd bewaakt zijn eigen planningen goed. Sjoerd raakt gefrustreerd wanneer zaken opeens anders lopen dan verwacht. Verder blijft accuratesse, vooral ten aanzien van taal een aandachtspunt en mag Sjoerd af en toe wel iets brutaler zijn.


Week 1

Deze week heb ik een bijeenkomst bevolkingszorg bijgewoond. Op de bijeenkomst bevolkingszorg werd er stil gestaan bij verschillende soorten crises en de rol van de gemeente hierin zodat Dantumadiel bij een eventuele crisis goed zijn voorbereid. Dit was erg interessant omdat er ook een paar interactieve onderdelen waren waar ik zelf ook aan mee kon doen.

Deze week is er een definitief besluit genomen over het entertainment dat zal optreden tijdens de nieuwjaarsreceptie. Deze heb ik vastgelegd. Ook ben ik begonnen met het maken van een presentatie die op de achtergrond zal draaien tijdens de receptie.

Voor de specifieke opdracht ben ik verder gegaan met de onderzoeksfase. Van mijn stagebegeleider heb ik een aantal boeken kunnen lenen waar relevantie informatie in was te vinden.


Week 2

Voor de opdracht plannen en organiseren heb ik veel contact gehad met Godert Libert van TEAM communicatie. Hij kwam langs bij het gemeentehuis om het eerste proefontwerp van de uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie te presenteren. Ik heb feedback gegeven over dit eerste concept en met hem afgesproken dat hij weer contact met mij opneemt zodra ze een nieuw voorstel hebben ontwikkeld.

Voor mijn specifieke opdracht heb ik (weer) geprobeerd om contact op te nemen met gemeente Ferwerderadiel. Uiteindelijk heb ik een datum kunnen prikken om mijn laatste interview af te nemen op het gemeentehuis in Ferwerd.


Week 3

In deze week heb ik de juryberaden bijgewoond voor de sport en cultuurprijzen. Nadat de winnaars bekend waren gemaakt zijn heb ik een bedankbrief geschreven en verstuurd voor de gast-jury. Ook heb ik een plattegrond ingetekend. Dit is van belang omdat ik hiermee een duidelijk beeld van de indeling en aankleding tijdens de avond heb. Ook heb ik weer contact gehad met Godert Libert Ik was niet helemaal te spreken over het proefontwerp van de uitnodiging. Uiteindelijk heb ik na een aantal herzieningen een akkoord gegeven voor een ontwerp. Hij zal dit ontwerp aanleveren bij drukkerij NEF, die vervolgens weer contact met mij zullen opnemen.

Voor de specifieke opdracht heb ik mijn laatste interview afgenomen. Deze resultaten heb ik verwerkt. Door het afronden van de onderzoekfase van mijn onderzoek kon ik beginnen met het schrijven van het hoofdstuk conclusies. Dit hoofdstuk zal als basis dienen voor het hoofdstuk adviezen.


Week 4

Voor de opdracht plannen en organiseren heb ik contact gehad met Jilderda bloemen en hun een briefing gegeven. Ook heb ik contact gehad met Gotpresent die de trofeeën voor de sport en cultuur ontwikkelen. Ik heb hun een door mij ontworpen design gestuurd die op de sport en cultuur prijzen moeten worden afgebeeld. Ten slotte heb ik akkoord gegeven voor het drukken voor de uitnodigingen.

In deze week heb ik het conclusie hoofdstuk va mijn onderzoek afgemaakt. Ook ben ik gestart met het advieshoofdstuk.









Minor: Strategische communicatie (Buitenlandse studie)




Deze periode was een drukke periode. Dit had vooral te maken met het feit dat mijn stageopdrachten afgerond moesten waren en ik vaak alleen op kantoor bezig was. Mijn collega’s waren weinig op hun werkplek omdat ze vaak weg moesten voor overleg. Ik beschouw dit niet zozeer als een nadeel. Ik vind dat ik hierdoor heb laten zien dat ik initiatief neem en zelfstandig kan werken. Deze zelfstandigheid wil ik dan ook aandragen als een onderdeel waar ik de afgelopen periode in gegroeid ben.


Het afmaken van mijn tweede stageopdracht, het opstellen van een adviesrapport vond ik moeilijker dan verwacht. Dit had vooral te maken met het hoofdstuk advies. Hierbij had ik mij misschien van te voren beter

moeten verdiepen in organisatiestructuren en werkvormen. Uiteindelijk heb ik wel een goed onderbouwd advies kunnen afleveren maar voorbereiding is dus wel een punt van aandacht.


De afgelopen tijd was het bijzonder druk op de afdeling. Sjoerd heeft zich hierdoor niet van de wijs laten brengen en heeft ons ondersteund waar hij kon. Sjoerd gaf aan dat hij de opdracht nieuwjaarsreceptie enigszins heeft onderschat. Het is positief dat Sjoerd hier eerlijk over is. Hij is ook in deze periode voortvarend te werk gegaan met zijn opdrachten. Hij is serieus bezig en voelt zich verantwoordelijk voor zijn taken. Zijn perfectionisme zit hem soms in de weg. Hij legt de lat erg hoog voor zichzelf. Het schrijven van teksten gaat Sjoerd steeds beter af.


Week 1

Ik heb in samenspraak met mijn stagebegeleider ervoor gekozen om van mijn tweede stageopdracht (het organiseren van de nieuwjaarsreceptie) mijn specifieke opdracht te maken. Dit omdat er veel meer tijd en werk bij komt kijken en er ruim aan de competenties wordt voldaan. Voor deze opdracht heb ik verschillende dingen gedaan. Zo heb ik contact opgenomen met Yfke Blom. Zij is gespecialiseerd in kunstbloemen en zal een deel van de aankleding verzorgen. Ook ben ik langs geweest bij de gemeentewerf in Damwoude. Ik heb hier samen met de beheerder een inventarisatie gemaakt van de materialen die de percussieact tijdens hun act zou kunnen gebruiken. Dit heb ik weer doorgecommuniceerd met het boekingsbureau.

Voor mijn tweede stageopdracht ben ik verder gegaan met het opstellen van mijn adviesrapport. Dit vond ik moeilijk en heb hier overleg over gehad met mijn stagebegeleider. Op vrijdagmiddag middag heb ik mijn concept advies verstuurd naar mijn stagebegeleider. Zij heeft hierop feedback gegeven.

Aantal gewerkte dagen deze week: 5 Reden+datum voor afwezigheid per gemiste dag .…………………………………………………………………

Week 2

Deze week ontving ik de gedrukte kerstkaarten. Ook heb ik de winnaars van de sportprijzen op de hoogte gesteld van hun overwinning. De sportploeg heeft op de avond van de nieuwjaarsreceptie een andere afspraak en daarom moest ik opnieuw kijken naar het programma zodat zij alsnog de prijs in ontvangst kunnen nemen tijdens de nieuwjaarsreceptie.

Ik heb aan de hand van de feedback die ik de week ervoor ontving gewerkt aan mijn advies. Dit heb ik de vrijdag weer geëvalueerd met mijn stagebegeleider. Nog steeds waren er een aantal zaken die nog wat aandacht vereisten. Hiernaast ben ik verder gegaan met de lay-out en afwerking van het rapport.


Week 3

Voor mijn specifieke opdracht heb ik een groot aantal werkzaamheden uitgevoerd.Ik heb een artikel geschreven dat gepubliceerd zal worden in de krant. Dit artikel had als doel het officieel bekendmaken van de winnaars voor de sport en cultuurprijzen. Ook heb ik een uitnodigingsbrief geschreven voor de winnaars. Verder heb ik een draaiboek ontwikkeld met hierin de instructies voor de PowerPoint presentaties die zullen worden afgedraaid tijdens de avond. Vervolgens heb ik dit draaiboek doorgenomen met mijn collega. Hij heeft ook naar mijn PowerPoint presentaties gekeken. Hij heeft mij hiervoor feedback gegeven. Ik zal deze feedback zo spoedig mogelijk verwerken. Hiernaast heb ik een materialenlijst opgesteld en afspraken gemaakt met de bodes over de levering van deze materialen. Ten slotte ben ik aangeschoven bij het college van B&W. Ik heb hier het programma en spreekschema met hun doorgenomen. Zo is het voor hun duidelijk welke rol zij hebben tijdens de avond. Ook was het voor mij nuttig omdat ik zo kon nagaan of er vanuit hun kant nog benodigdheden waren.

Voor mijn tweede stageopdracht heb ik mijn advieshoofdstuk onder handen genomen. Dit naar aanleiding van de feedback die ik de week ervoor van mijn stagebegeleider ontving.

Dinsdag was een drukke dag door de uitspraak van een rechtszaak tegen gemeente Dantumadiel. Weer bereikte de gemeente de landelijke media wat voor heel hectiek zorgde. Vooral in de middaguren ontvingen wij veel telefoontjes van pers.


Week 4

Deze week stond in het teken van het afronden van mijn opdrachten en dan met name de nieuwjaarsreceptie. Het was van essentieel belang dat het voor iedereen duidelijk was welke zaken nog geregeld moeten worden en wie waar verantwoordelijk voor is tijdens de receptie.

Ook voor mijn tweede stageopdracht geldt dat hier de afronding centraal stond. Deze afronding bestond vooral uit het maken van een nette lay-out en spellingscontrole.




Bijlage 5: Eindbeoordelingsformulier

Formulier eindbeoordeling oriënterende stage

Student:Sjoerd Hoogland Organisatie:Gemeente Dantumadiel

Studentnummer:282553 Stagebegeleider:Sietske Postma

Stagedocent:Klaas van Langen

Advies van de stagebegeleider

Stageopdracht: nieuwjaarsreceptie

Hoe beoordeelt u als stagebegeleider de kwaliteit van de specifieke

opdracht? Verliep het proces naar wens? Indien van toepassing: wat vindt u

van de bruikbaarheid van de uitwerking van de specifieke opdracht? Geef

kort uw oordeel.

Sjoerd is gevraagd om de nieuwjaarsreceptie te organiseren. Het is een

omvangrijke en veelzijdige klus. Sjoerd heeft de klus goed aangepakt. Hij

was vastberaden om zoveel mogelijk zelf te doen. Hij heeft duidelijk laten

zien dat hij zich verantwoordelijk voelt voor de nieuwjaarsreceptie door

initiatief te tonen en niks uit handen te geven. Chapeau voor het feit dat

Sjoerd lastige gesprekken met wethouders en leveranciers niet uit de weg

ging!

Sjoerd vindt het lastig als hij afhankelijk is van anderen of geen invloed

heeft op zaken.

In het begin moesten we er op aandringen dat hij alles noteerde in

actielijsten. Na een paar weken, kreeg hij dit steeds beter in de vingers

en kreeg hij meer structuur in de organisatie.

De nieuwjaarsreceptie moet nog plaatsvinden, dus het eindresultaat is nog

niet bekend. Echter, de deelproducten in de aanloop naar de

nieuwjaarsreceptie zijn uitstekend uitgevoerd (zoals de contacten met

leveranciers, uitnodiging/kerstkaart etc) en wij hebben het volste

vertrouwen in een prachtig eindresultaat.

Opdracht: onderzoek en advies communicatieafdeling DDFK

Hoe beoordeelt u als stagebegeleider de kwaliteit van deze opdracht?

Verliep het proces naar wens?

Geef kort uw oordeel.

De kwaliteit van het rapport beoordeel ik als voldoende. Het was een

pittige opdracht voor een derdejaars stagiair. Het had ook een opdracht

voor een eindstage kunnen zijn. Sjoerd heeft de lat erg hoog gelegd. Hij

vond het lastig om een goede structuur te vinden en ook het formuleren van

een advies vond Sjoerd lastig. Na een paar keer inhoudelijk sparren is het

wel gelukt.

Het interviewen ging Sjoerd goed af. Hij heeft een goede indruk gemaakt

bij de communicatiecollega’s van de buurgemeenten.

Sjoerd vond het moeilijk om zich kwetsbaar op te stellen door af en toe

materiaal te laten zien om te kijken of hij op de goede weg zat. Ik heb

hier op moeten aandringen. Sjoerd heeft wel een paar keer aangeven wanneer

hij vastliep met zijn onderzoek en door dan even te overleggen, kon Sjoerd

wel weer verder.

Taaltechnisch gezien kan het beter. In zijn algemeenheid is dit een

ontwikkelpunt voor Sjoerd.

Functioneren van de student als medewerker in de organisatie

Samenwerken V

Omgaan met feedback V

Initiatief nemen G V

Verantwoordelijkheid G V

Geef als stagebegeleider uw mening over het algemene functioneren van de

student aan de hand van de bovengenoemde begrippen. Heeft u een advies

voor de student?

Samenwerken

Je bent erg serieus in je werk. Dit siert je, maar probeer ook te

ontspannen en te genieten. Een goede collega zorgt niet alleen voor goed

werk, maar ook voor een leuke sfeer.

Omgaan met feedback

We merken dat je het erg vervelend vindt als er iets misgaat of als je

iets niet weet. Je zult nog vaker fouten maken en dat is prima, want van

fouten leer je. Leg de lat niet te hoog en stel je kwetsbaar op. De

sterkste mensen zijn de mensen die hun zwaktes (er)kennen.

Initiatief nemen

Als je verantwoordelijk bent voor een taak neem je ook initiatief hierin.

Dat doe je hartstikke goed. We hebben je nauwelijks moeten stimuleren als

het gaat om je opdrachten. Je mag wel meer initiatief tonen in zaken die

niet meteen op jouw bordje liggen. Je bent hierin soms wat te bescheiden.

Probeer maar eens wat vaker te zeggen wat je vindt, ook als je er niet

specifiek om wordt gevraagd. En durf door te vragen als je iets niet

snapt.

Verantwoordelijkheid

Je toont ontzettend veel verantwoordelijkheidsgevoel. Hartstikke goed. Dit

maakt je een betrouwbare collega.

En verder..

Accuratesse en zorgvuldigheid zijn de aspecten waar je aan kan werken. Dit

geldt voor het schrijven van teksten maar ook de manier waarop je werkt.

Werk met lijstjes en wees opgeruimd.

Bij communicatie draait het vaak om punten en komma’s, dus wees ook scherp

op de details.

Flexibiliteit en plannen: wees je er van bewust dat er altijd onvoorziene

zaken kunnen gebeuren. Dat mensen afspraken afzeggen of er toch niet aan

toe komen om zaken voor je te doen. Houd hier rekening mee door altijd

ruim te plannen en stel je flexibel op als iemand je planning in de war

gooit.

Hoe beoordeelt u als stagebegeleider het niveau en de kwaliteit van de

werkzaamheden die als meewerktaken zijn uitgevoerd

-Teksten distilleren uit gemeenterubriek voor powerpointschermen in de

hal, website en twitter: dit heb je prima gedaan. Je weet snel de essentie

uit een tekst te halen

-Persberichten schrijven: Je wou graag oefenen met het schrijven van

teksten. Je bent hierin gegroeid. Je kan je hierin nog wel verder

ontwikkelen (vooral qua structuur en spelling), maar de basis is al prima;

-Afhandelen persvragen: dit heb je uitstekend gedaan. Van verschillende

kanten gehoord dat je vooral telefonisch sterk overkomt

-Plaatsen van content op website: dit heb je goed gedaan. Je hebt je het

CMS snel eigen gemaakt.

Datum:

Handtekening stagebegeleider

Vervolg formulier eindbeoordeling oriënterende

stage

Student Organisatie:

Studentnummer Stagebegeleider:

Stagedocent:

Beoordeling door stagedocent

Specifieke opdracht

Met de specifieke opdracht heeft de student aantoonbaar laten zien dat

hij/zij aan een of meer competenties heeft gewerkt.

Competenties en indicatoren Gezien Niet

gezien

Analyseren en onderzoeken (competentie 1)

1.2.1 Ik breng relevante trends en ontwikkelingen (intern en extern) in kaart.

1.2.2 Ik voer toegepast communicatieonderzoek uit. 1.2.3 Ik verantwoord de gemaakte keuzes voor onderzoeks-

en analysemethoden.

Communicatiebeleid ontwikkelen en erover adviseren

(competentie 2)

2.2.1 Ik pas de modaliteiten in de juiste situatie toe. 2.2.2 Ik maak een corporate communicatieplan, een intern

communicatieplan en een marketingcommunicatieplan.

2.2.3 Ik adviseer op tactisch niveau. 2.2.4 Ik lever vanuit de communicatieoptiek een bijdrage

aan de verschillende beleidsterreinen binnen de

organisatie.

Creëren en realiseren (competentie 4)

4.2.1 Ik vertaal de kernboodschap in verschillende concepten en onderbouw de gemaakte keuze.

4.2.2 Ik heb inzicht in de verschillende mogelijkheden voor de uitvoering en werking van

communicatiemiddelen.

4.2.3 Ik werk het creatieve concept consistent uit in verschillende communicatiemiddelen.

Representeren (competentie 5)

5.2.1 Ik onderhoud contacten met interne en externe doelgroepen.

5.2.2 Ik handel vanuit de belangen van de organisatie(s) die ik vertegenwoordig.

5.2.3 Ik maak informatie toegankelijk voor betrokkenen.

Geef in een toelichting aan waar dit uit blijkt.

Opdracht plannen en organiseren (competentie 3)

Met deze opdracht heeft de student aantoonbaar laten zien dat hij/zij

aan competentie 3 heeft gewerkt.

Competenties en indicatoren Gezien Niet

gezien

Plannen en organiseren (competentie 3)

3.2.1 Ik maak een projectplan, waarin tijdpad, faciliteiten,

benodigde middelen, taakverdeling en eventueel een

draaiboek beschreven staan.

3.2.2 Ik maak een begroting voor een communicatieproject en

bewaak deze bij de uitvoering van het project.

3.2.3 Ik communiceer tijdig en effectief met de interne en

externe betrokkenen.

Toelichting:

Functioneren van de student als medewerker in de organisatie

Geef een oordeel over hoe de student heeft gefunctioneerd als junior

communicatiemedewerker in een organisatie en licht dit toe.

Eindoordeel

Datum:

Handtekening stagedocent

Cijfer

Stageverslag gemeente -...

Documents

Transcript of Stageverslag gemeente -...