Skype voor bedrijven en Lync 2013 - Opleidingen › media › 5612 › 02... · AVK > Adviesgroep...

AVK > Adviesgroep Voor Kantoor- en bedrijfsinnovatie KVK: 18026925, BTWnr: 0068.83.266.B.01 www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 1 van 30

Naslagwerk

Skype voor

bedrijven en

Lync 2013

[email protected] > www.avk.nl > 013-4638648

© AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 2 van 30

1 Inleiding in Skype voor bedrijven ................................................3 2 Snel starten .............................................................................4

2.1 Voor u gaat Skype ’en .........................................................4 2.2 Direct de juiste mensen vinden ............................................4

2.2.1 Contactpersonen in Skype .............................................4 2.2.2 Zet uw status juist en typ informatie ..............................5

2.3 Een gesprek starten met een collega ....................................6

2.3.1 Communiceren op de gewenste wijze..............................6

2.4 Direct contact leggen via chat ..............................................6

2.4.1 Groepen met uw contacten maken .................................7 2.4.2 Contacten met mensen buiten de organisatie ...................8

3 Opties......................................................................................9 4 Contact informatie .................................................................. 11

4.1 Direct beschikbare informatie via effectievere visitekaartjes .. 11 4.2 Opties per contactpersoon instellen .................................... 11

5 Vergaderen ............................................................................ 13

5.1 Een vergadering plannen. .................................................. 13

5.1.1 Plan uw online vergadering in Outlook .......................... 13 5.1.2 Opties voor online vergadering vanuit Outlook ............... 14 5.1.3 De Online vergadering met Skype. ............................... 16 5.1.4 Na het klikken op de hyperlink van de vergadering ......... 16 5.1.5 Deelnemers uitnodigen tijdens de vergadering ............... 17

5.2 Mogelijkheden tijdens de vergadering ................................. 17

5.2.1 Video ........................................................................ 17 5.2.2 Bureaublad delen ....................................................... 18 5.2.3 Programma delen ....................................................... 19 5.2.4 Peiling (Enquête) maken ............................................. 19 5.2.5 Whiteboard gebruiken ................................................. 20

5.3 Rol van de voorzitter en de secretaresse bij online vergaderen 21

5.3.1 Rollen in een onlinevergadering ................................... 22

5.4 Vergadering opnemen ....................................................... 23

6 Skype op uw mobiele apparaat ................................................. 24

6.1 Met een telefoon deelnemen aan een online-vergadering ....... 25

6.1.1 Inbellen als leider (Pin) ............................................... 25 6.1.2 Inbellen als deelnemer ................................................ 26

7 Communiceren anno nu ........................................................... 27

7.1 Communiceren, kies het juiste medium ............................... 27 7.2 Organiseren van je eigen werk ........................................... 29 7.3 Voor en nadelen van 1 op 1 gesprekken met Skype .............. 29 7.4 Voor en nadelen van online vergaderen met Skype ............... 30

http://www.avk.nl/

mailto:[email protected]


Microsoft Skype voor bedrijven

1 Inleiding in Skype voor bedrijven

Skype voor bedrijven is een communicatiemiddel die veelal intern in de

organisatie wordt gebruikt. U kunt met Skype/Lync chatten, bellen, een

videogesprek starten en zelfs gemakkelijk inhoud als een PowerPoint of

uw bureaublad delen. Het programma biedt eenvoudige en prettige

toegang tot meerdere communicatiemogelijkheden via één

vereenvoudigde interface. Gebruikers kunnen vanaf elke locatie met

internettoegang eenvoudig verbinding maken en samenwerken met

anderen.

De ultieme mobiele beleving met het juiste apparaat

U kunt het programma Skype gebruiken op uw laptop, maar ook op uw

smartphone en/of tablet. Alle besturingssystemen (Android, iOS (Apple)

en Windows Phone hebben de mogelijkheid om Skype te downloaden en

te gebruiken.

Als u Skype geactiveerd heeft op uw apparaat kunt u gemakkelijk

deelnemen aan geplande onlinevergaderingen. Daarnaast kunt u

bijvoorbeeld een vergadering starten op uw smartphone, maar eindigen

op uw laptop zonder het gesprek te onderbreken. Hierdoor blijft u altijd

in contact, zelfs als u tijdens een conversatie uw werkplek moet

verlaten.

Communicatie en informatie-uitwisseling tussen teams

verbeteren

Als u Skype opent en contactpersonen hebt toegevoegd, ziet u een

overzicht van uw contactpersonen. Daarbij wordt aangegeven of zij

momenteel beschikbaar zijn voor een gesprek en wat hun status is. Als

u vervolgens een gesprek start en later beëindigd, blijft de geschiedenis

van het gesprek bewaard. Hierdoor kunt u gesprekken teruglezen en

sturen naar een collega die bijvoorbeeld afwezig was gedurende het

gesprek. Daarnaast is het mogelijk om gesprekken op te nemen, zodat

de audio en zelfs video bewaard blijft.

Samengevat kunt u met Skype

Chatten met 1 of meer collega’s

Intern bellen met 1 of meer collega’s

Intern video bellen met 1 of meer collega’s

De beschikbaarheid, locatie en status van uw collega’s snel inzien

Gesprekken opnemen en later (bijvoorbeeld) sturen naar een

collega.

Extern bellen indien Skype is aangesloten op de telefooncentrale

Uw scherm, programma een Whiteboard of peiling delen met 1 of

meer collega’s of externe(n).

http://www.avk.nl/



2 Snel starten

2.1 Voor u gaat Skype ’en Voor u Skype gaat gebruiken is het verstandig even kritisch te kijken

naar; waar is Skype voor en in welke mate is mijn techniek/hardware

hiervoor geschikt. Met Skype kunt u veel. Voor een vlekkeloos online

overleg is het verstandig vooraf onderstaande te controleren met een

directe collega:

Heb ik een microfoon en speakers? Voor bellen is een headset

aanbevolen, een headset met koptelefoon en microfoon geven

veelal het minste storingen, ruis, en echo’s.

Heb ik voor videobellen een webcam.

Werkt mijn headset en als ik die niet heb, werken mijn microfoon

en speakers.

Is de geluidskwaliteit van mijn headset (speakers en microfoon)

goed genoeg.

Staat mijn volume (headset / microfoon en speakers) hard

genoeg. Als ik bel met een collega kan die mij verstaan of moet

de volume regeling nog worden aangepast.

2.2 Direct de juiste mensen vinden Controleer op elk gewenst moment aan de hand van gedetailleerde

beschikbaarheidsinformatie of uw collega's beschikbaar zijn.

Gebruik de adreslijst zoekfunctie om collega's in uw bedrijf op naam te

zoeken. Of gebruik de Microsoft SharePoint-gebaseerde expertise

zoekfunctie als u iemand met een bepaalde kennis of vaardigheid zoekt.

A. Typ in het zoekvenster “Een contactpersoon vinden” de naam of

de functie van de persoon waar u contact mee wilt maken.

B. Automatisch wordt door al uw contactpersoon lijsten gezocht

naar personen met die naam.

C. Als u de persoon gevonden heeft klikt u met de rechtermuisknop

op de naam van de gevonden persoon en kiest in het menu

“Toevoegen aan lijst met contactpersonen”. Daarachter kiest u de groep waar u deze contact aan wilt toevoegen.

2.2.1 Contactpersonen in Skype

Contactpersonen worden nu gezamenlijk gebruikt door Skype voor bedrijven en Microsoft Exchange Server.

B A

http://www.avk.nl/



C

2.2.2 Zet uw status juist en typ informatie

Om uw collega’s sneller te informeren wat uw status is kunt u dit

invullen in Skype. Ook de locatie waar u verblijft kan handig zijn als

iemand u persoonlijk wilt bezoeken. Afhankelijk hoe Skype bij u is

geconfigureerd kan het zo zijn dat uw status uit uw Outlook agenda

wordt gehaald. Dus als in uw agenda staat dat u bezet bent staat dat in

Skype ook!

http://www.avk.nl/



2.3 Een gesprek starten met een collega

Wanneer u dubbelklikt op de naam van een collega start u een (Chat)

venster gesprek met die collega.

2.3.1 Communiceren op de gewenste wijze

Schakel tijdens een gesprek naar behoefte tussen chat, spraak, video,

conferencen en het delen van toepassingen.

Gesprek Chatten (alleen teksten typen naar elkaar)

Bellen Oproepen voor een audio gesprek

Video

Oproepen voor een audio en video gesprek (webcam

start automatisch)

Delen

Bureaublad, Programma, PowerPoint, Whiteboard,

Peiling/enquête, Recent, Podium weergeven

Vergaderen Opties voor personen in de vergadering

Slepen

Sleep bestanden in het chat venster voor direct

verzenden

Tekst

Meer opties voor chat zoals; Lettertype, emotie,

Uitroepteken

2.4 Direct contact leggen via chat Gebruikers kunnen snel een chatsessie met een collega starten en direct

antwoord op vragen krijgen. Als meer informatie over een onderwerp

nodig is, kunnen ook anderen worden uitgenodigd om deel te nemen

aan dezelfde chatsessie. Verder is het mogelijk om opnieuw deel te

nemen aan een bestaande conversatie om door te praten over een

onderwerp.

Klik 2 maal met de linkermuisknop op de naam van het contact

waar u de chatsessie mee wilt starten

Een extra chatvenster wordt geopend.

http://www.avk.nl/



In het chatvenster typt u in het onderste deel uw tekst en drukt

op enter.

Lees de status van de ander in de blauwe tekst boven uw chat

venster.

Stel uw lettertype in via de knop

Kies tijdens uw chat een emoticon

2.4.1 Groepen met uw contacten maken

Om gemakkelijk samen te werken met bijvoorbeeld project groepen en

om uw contacten terug te vinden kunt u groepen maken.

Klik met de linkermuisknop op de contactpersoon

toevoegen knop. (rechts onder de zoekbalk).

Kies Nieuwe groep maken

Typ een naam en klik op Enter

Groep verwijderen

Klik met de rechtermuisknop op een groep, bijvoorbeeld

Veelgebruikte contactpersonen

Kies Groep verwijderen

http://www.avk.nl/



2.4.2 Contacten met mensen buiten de organisatie

Dankzij mogelijkheden voor Federatie tussen servers kunnen gebruikers

nu chatten en beschikbaarheid delen met andere Microsoft

Communications Server-gebruikers buiten hun bedrijfsnetwerk. En via

de verbindingsmogelijkheden met publieke chatdiensten kan zelfs ook

contact worden gemaakt met diverse publieke chatnetwerken zoals

Skype, MSN/Windows Live, Yahoo! en AOL.

http://www.avk.nl/



3 Opties Skype kent een dialoogvenster met Opties, waarin u instellingen voor

gebruik kunt aangeven. U opent dit dialoogvenster door rechts boven in

het venster te klikken op het pictogram ‘Opties’. Hieronder ziet u wat u

waar kunt instellen.

Het instellen van bepaalde opties via een dialoogvenster om zodoende

instellingen van een chat te wijzigen.

U opent dit dialoogvenster door rechts boven in het venster te klikken

op het pictogram Opties. Hieronder ziet u wat u waar kunt instellen.

Om de opties van Skype te openen volgt u de volgende stappen:

1. Open Skype en klik aan de rechterkant van het

programma op de opties knop.

2. Het dialoogvenster Opties verschijnt in uw scherm.

Algemeen

Instellen of Microsoft statistieken mag verzamelen en deze

mag verzenden naar Microsoft.

Persoonlijk

Automatisch opstarten, persoonlijke gegevens beheren, aanwezigheid

registratie, gespreksgeschiedenis, logboeken, foto's van iedereen

(inclusief uzelf) wel/niet weergeven, updates activiteitsfeed wel/niet

weergeven.

Status

Hier kunt u kiezen of u wilt dat Skype automatisch uw status wijzigt als

u bijvoorbeeld een bepaald aantal minuten inactief bent of uw scherm

dupliceert.

Mijn Foto

Pas uw foto aan. U wordt door te klikken op 'foto bewerken of

verwijderen' naar de interne website verwezen. Log in om uw foto te

wijzigen.

Standaard wordt door Skype uw foto uit de corporate directory

weergegeven indien beschikbaar.

Telefoonnummers

Voer uw telefoonnummers in en vink aan of u wilt dat deze nummers

wel/niet getoond worden op uw visitekaartje.

Meldingen

Geef aan of u een melding wilt ontvangen als u wordt toegevoegd aan

de lijst van iemand anders.

Geef aan hoe u wilt dat Skype reageert als uw status Niet storen is.

Chat

Wijzig uw standaardlettertype van uw chatgesprekken. Daarnaast kunt u

hier instellen of emoticons getoond moeten worden in chatgesprekken.

http://www.avk.nl/



Beltonen en geluiden

Geef aan welke beltoon u wilt horen als u gebeld wordt via uw werk

nummer.

Geef aan hoe geluiden moeten worden afgespeeld als u aan het chatten

bent of als uw status Bezet is of als uw status Niet storen is.

Audioapparaat

Test uw geluidskwaliteit en instellingen, zoals welk apparaat moet

worden gebruikt. (koptelefoon, microfoon, luidsprekers e.d.)

Videoapparaat

Stel uw webcam in en controleer de beeldkwaliteit.

Bestanden opslaan

Geef aan waar u de ontvangen bestanden via Skype wilt opslaan.

Geef aan waar u de vergadervideo's wilt opslaan.

Opnemen

Stel in waar opgenomen audio- en/of videogesprekken opgeslagen

moeten worden en in welke kwaliteit de opnames moeten zijn.

Skype-Vergaderingen

Stel in of het chatvenster bij vergaderingen standaard weergegeven

moet worden. Daarnaast heeft u hier de optie om de lijst met

deelnemers weer te geven.

http://www.avk.nl/



4 Contact informatie

4.1 Direct beschikbare informatie via effectievere visitekaartjes

Gebruikers vinden meer nuttige contextinformatie zoals

telefoonnummers, organisatiestructuur en kantoorinformatie via

consistente visitekaartjes.

Om het visitekaartje van een persoon weer te geven, klik je op de

persoon en vervolgens het pijltje naar beneden om deze uit te

vouwen.

Visitekaartje vastzetten zodat die in beeld blijft

staan.

Direct een e-mail bericht naar deze contact

verzenden.

Start het chatvenster om chat berichten te

verzenden

Bel deze contact voor een audio gesprek (controleer

vooraf uw audio, zie Audioapparaat)

Opties voor deze contact zoals een vergadering

plannen, markeren voor statuswijziging.

4.2 Opties per contactpersoon instellen U kunt verschillende opties per contactpersoon instellen zoals zoeken

naar eerdere gesprekken met deze contact, Contact

verplaatsten/kopiëren naar een andere groep, markeren voor

waarschuwing bij statuswijziging zodat u een melding krijgt als iemand

weer beschikbaar is of juist bezet is. Hieronder ziet u waar u dit kunt

instellen en enkele mogelijkheden.

Klik met de rechtermuisknop op de contact die u wilt instellen.

http://www.avk.nl/



Een Chatbericht versturen

Een videogesprek starten

Bellen

Een e-mailbericht versturen

Een vergadering plannen

Kopiëren

Zoeken naar eerdere

gesprekken

Verwijderen uit lijst met

contactpersonen

Markeren voor melding

statuswijziging

Privacy relatie wijzigen

Visitekaartje bekijken

http://www.avk.nl/



5 Vergaderen

Het is mogelijk om met Skype voor bedrijven vergaderingen te houden.

Personen hoeven hiervoor niet fysiek bij elkaar aanwezig te zijn. Zo kan

een deelnemer in het kantoorpand makkelijk vergaderen met iemand

die bijvoorbeeld thuiswerkt. Een Skype vergadering kan ongeveer 250

deelnemers tegelijk met elkaar in een gesprek plaatsen. In dit hoofdstuk

wordt uitgelegd hoe u de vergadering kunt organiseren en welke

mogelijkheden het programma biedt.

5.1 Een vergadering plannen.

5.1.1 Plan uw online vergadering in Outlook

Kies in Outlook agenda de datum en het tijdstip waarop u de

onlinevergadering wilt starten.

Klik op de knop Nieuwe onlinevergadering

Selecteer achter Aan de juiste mensen die deel moeten nemen

aan de vergadering

Typ het onderwerp

De locatie hoeft u niet in te vullen omdat het een Online

vergadering betreft

o In de uitnodiging zit de hyperlink voor deze vergadering

o In de uitnodiging kan ook een hyperlink of

telefoonnummer zitten voor personen buiten de

organisatie of personen die geen Skype kunnen

gebruiken.

(https://meetlync.com/office......)

http://www.avk.nl/



De antwoorden op de vergadering worden net als in Outlook agenda

naar u terug gemaild.

5.1.2 Opties voor online vergadering vanuit Outlook

Een online Skype

vergadering die in Outlook

wordt gepland heeft extra

opties. Bij de knop “Opties

voor vergadering” in de

Outlook afspraak die

gekoppeld is aan een

Skype vergadering, kunt u

diverse opties instellen.

http://www.avk.nl/



1. Niet wachten in de lobby: Bij een online vergadering is de

standaard instelling dat geen van de mensen hoeft te wachten in

de lobby. Ofwel niemand krijgt een wachtmuziekje te horen. Je

kan er voor zorgen dat sommige gebruikers wel moeten wachten

tot de organisator zich aanmeld bij de vergadering:

2. Wie is presentator: Standaard is iedereen binnen jouw

organisatie ook presentator. Je kan van deze instelling makkelijk

afwijken. In vergaderingen met 5 of meer deelnemers is het

wellicht zelfs aan te bevelen niet iedereen presentator te maken.

Je kan zelf kiezen wie er kan en mag presenteren, maar ook het

mogelijk maken dat iedereen presentator kan zijn.

3. Bij de opties kun je ook deelnemers beperken in de

mogelijkheden van de online vergadering. Zo kun je chat

berichten uitschakelen, standaard alle deelnemers dempen

(microfoon uit) en de video uitschakelen van deelnemers.

http://www.avk.nl/



5.1.3 De Online vergadering met Skype.

Deelnemers en de organisator kunnen tegen het tijdstip van de

vergadering klikken op onderstaande hyperlinks (in de afspraak)

om deel te gaan nemen aan de vergadering.

.........................................................................................................................................

Deelnemen aan onlinevergadering (Voor gebruikers in bezit

van het programma Skype. Afhankelijk van de versie kunnen deelnemers zonder Skype hier ook op klikken. )

https://meet.lync.com/officecontent/ed/8B3D2T9K (Voor gebruikers zonder het

programma Lync)

Is dit uw eerste onlinevergadering? [(Hulp bij het opzetten van uw eerste

vergadering)

........................................................................................................................................

5.1.4 Na het klikken op de hyperlink van de vergadering

Maak uw keuze betreffende de video en audio

o Niet deelnemen aan audiosessie. (U heeft of wilt geen

gesprek, geluid/microfoon)

o Skype gebruiken (U gebruikt aangesloten/geïntegreerde

audio en video van uw Pc)

o Bel mij op (U wilt de vergadering volgen (Audio) via de

telefoon

Klik vervolgens op OK

Nu bent u klaar om uw collega’s te ontvangen of u zelf aan de

vergadering toe te voegen.

http://www.avk.nl/


https://meet.lync.com/officecontent/ed/8B3D2T9K

https://meet.lync.com/officecontent/ed/8B3D2T9K

http://r.office.microsoft.com/r/rlidlyncon?clid=1033&p1=4&p2=1041


5.1.5 Deelnemers uitnodigen tijdens de vergadering

Tijdens de vergadering is het mogelijk andere collega’s uit te nodigen.

Klik op de knop “Meer mensen uitnodigen

Klik op de persoon die u wilt uitnodigen of typ diens naam in de

zoekbalk.

Het is eventueel ook mogelijk om iemand uit uw Skype venster

te slepen naar het gespreksvenster.

5.2 Mogelijkheden tijdens de vergadering Omdat mobiele medewerkers en internationale teams steeds meer de

norm worden, biedt een videogesprek een essentieel hulpmiddel om

overal en altijd te kunnen communiceren. Videogesprek in Skype voor

bedrijven biedt een zeer persoonlijke ervaring waardoor mensen elkaar

beter leren kennen en doelmatiger kunnen communiceren. Met de

functie voor videogesprek in de Skype voor bedrijven-client kunnen

medewerkers via Microsoft Skype Server niet alleen met hun collega's

overleggen, maar hen ook zien. Dankzij interoperabiliteit met systemen

van derden, kunnen bedrijven bestaande investeringen in

vergaderinfrastructuur blijven gebruiken. Ze kunnen hun oplossing

bovendien uitbreiden met de randapparaten waar de meeste behoefte aan is.

5.2.1 Video

Tijdens de vergadering/gesprek kunt u gebruik maken van video

(webcam) zodat u elkaar kunt zien. De persoon die aan het woord is

komt automatisch in beeld. Goed om vooraf uw geluid en video te controleren (zie Hoofdstuk Opties)

Klik op de knop Video

Kies Een video gesprek starten

http://www.avk.nl/



5.2.2 Bureaublad delen

U kunt alles wat op uw bureaublad te zien is delen met de andere

deelnemers door uw bureaublad te delen. Bijvoorbeeld om met elkaar

naar een instructievideo te kijken of om een aantal afbeeldingen te

tonen.

Klik op de knop Delen

Kies Bureaublad

Uw contact ziet Aanvraag om te delen accepteren

Na accepteren ziet u het podium (Rechter venster) met het

bureaublad van uw contactpersoon. (onderstaande voorbeeld met

zwarte achtergrond)

U kunt ook de besturing van uw computer overgeven aan uw

contactpersoon. (zie bovenstaande balk)

http://www.avk.nl/



5.2.3 Programma delen

U kunt gemakkelijk uw bedrijfsgegevens bespreken door een

programma op uw computer te delen met anderen. In onderstaand

voorbeeld wordt Excel getoond en laat collega Ed zien hoe getallen op te tellen in Excel.


Kies Programma


5.2.4 Peiling (Enquête) maken

In de communicatiesoftware Microsoft Skype Online bestaat een peiling

uit één vraag en maximaal zeven mogelijke antwoorden. Een

vergadering kan tal van peilingen bevatten, maar er kan slechts één

peiling op het podium voor delen worden weergegeven en zichtbaar zijn

voor alle deelnemers aan de vergadering.

http://www.avk.nl/




Kies Nieuwe Peiling


5.2.5 Whiteboard gebruiken

Het whiteboard is een nieuwe pagina voor notities en tekeningen dat

door iedereen in de vergadering gezamenlijk kan worden gebruikt.


Kies Nieuw Whiteboard


Gebruik de hulpmiddelen rechts naast het whiteboard als u wilt schrijven of tekenen op het whiteboard.

http://www.avk.nl/



5.3 Rol van de voorzitter en de secretaresse bij online

vergaderen

Bij fysieke vergaderingen is vaak de secretaresse de planner van de

vergadering. Hij of zij e-mailt vanuit de mailbox van de manager de

genodigden voor de vergadering. Dit kan bij een online vergadering via

Skype nog steeds. Echter is het ook hier bij belangrijk dat de

secretaresse toegang heeft tot de agenda van de manager.

Om een contactpersoon toegang te verlenen tot uw Outlook agenda (Let

op een manager moet dit doen voor de secretaresse).

1. Open Outlook en klik op tabblad Bestand

2. Klik rechts op de bovenste knop accountinstellingen en kies

‘Gemachtigdentoegang.’

3. Controleer of de contactpersoon al in het overzicht staat.

Als de persoon er staat, selecteer de persoon en klik op wijzigen.

Als de persoon er niet staat, klik op toevoegen en kies de naam

in het overzicht.

4. Selecteer bij de Agenda de rechten ‘Redacteur’ en klik op OK.

5. De persoon (secretaresse) heeft nu rechten in uw (manager)

agenda, zodat een secretaresse via uw agenda genodigden kan

uitnodigen voor een onlinevergadering. U kunt hiervoor de

stappen volgen die zijn besproken in paragraaf 5.1.1

In Skype kunt u ook uw gemachtigden instellen. Dit geldt niet voor de

Office 365 versie van het programma en u moet Enterprise Voice

hebben aangesloten met Skype (u moet met Skype ook kunnen bellen

via de telefoonlijn).

1. Open Skype

2. Klik rechts naast de optiesknop op het pijltje naar beneden en

kies Extra.

3. Klik op instellingen voor doorschakelen van gesprekken.

4. Klik op mijn gemachtigde leden bewerken. Klik vervolgens op

toevoegen. Hier kunt u de persoon toevoegen.

De gemachtigde kan nu via Skype een ad hoc vergadering starten onder

uw naam.

1. De gemachtigde opent Skype

2. Klik in het menu boven uw opmerking op ‘Nu

vergaderen.’ Mocht u dit menu niet zien, klik

dan rechts naast de Opties knop en kies

‘Menubalk weergeven.’

3. Klik op diegene die u gemachtigd

heeft om namens die persoon een

vergadering te starten.

http://www.avk.nl/



Met deze twee mogelijkheden kunt u als secretaresse een

onlinevergadering plannen voor de manager en/of namens de manager

een persoon chatten, bellen en/of videobellen.

5.3.1 Rollen in een onlinevergadering

Skype kent een drietal rollen tijdens een vergadering:

Organisator (voorzitter)

De organisator heeft de vergadering georganiseerd en is als het ware de

voorzitter van de vergadering. Hij/zij bepaalt wie er wel of niet

deelnemer is, kan eventueel deelnemers uit de vergadering verwijderen

en bepaalt wie er mag presenteren.

Een organisator bepaalt ook voor de vergadering of deelnemers mogen

chatten, bellen en/of videobellen zoals is uitgelegd in paragraaf 5.1.2.

Presentator

De presentator heeft, net als de organisator, alle mogelijkheden wat

betreft het presenteren. In paragraaf 5.2 is besproken welke

mogelijkheden het programma biedt in een vergadering. Alleen

organisatoren en presentatoren kunnen deze opties activeren. In een

ad-hoc gesprek zijn alle deelnemers standaard presentator.

Daarnaast hebben presentatoren tijdens de vergadering de mogelijkheid

om chat, microfoon, video wel of niet mogelijk te maken voor de

deelnemers. Een presentator kan hierdoor een ieder zijn microfoon

dempen. Dit gaat als volgt:

1. Wijs in de onlinevergadering onderaan op de meest rechtse knop

(de deelnemers knop)

2. Klik op Acties.

3. Klik op de knop die u wilt activeren

of deactiveren, in dit voorbeeld

‘Publiek dempen.’

Deelnemer (Aanwezige)

De deelnemer mag deelnemen aan de

vergadering en mag afhankelijk van wat de

presentator heeft ingesteld: chatten, bellen

en/of videobellen.

http://www.avk.nl/



5.4 Vergadering opnemen De vergadering kan worden opgenomen zodat mensen die niet bij de

vergadering aanwezig zijn geweest achteraf toch kunnen zien/horen wat

er tijdens de vergadering is getoond en besproken. Deze functie moet

aangezet worden door uw systeembeheerder.

Klik op de knop Meer opties (de 3 puntjes …)

Kies Opname starten

U ziet de balk onderin uw scherm U bent bezig met opnemen.

Stop de opname door op het

blauwe vierkant te klikken

U kunt de titel van de

opname intypen

U kunt een Windows Media

Player versie publiceren door

het vinkje aan te zetten

Met de knop Bladeren

bepaald u waar de video

moet worden opgeslagen

De opname zijn opgeslagen

als CREC bestand die kan

worden bekeken via Skype.

(Gele map)

De opname zijn opgeslagen

als WMV die met Windows

Media Player kan worden

bekeken. (Bestand)

http://www.avk.nl/



Figuur 1: Lync op Windows Phone

Figuur 2: Login scherm Lync op Windows Phone

6 Skype op uw mobiele apparaat

De mogelijkheden van Skype op uw mobiele apparaat (Apple, Android of

Windows 8 voor smartphone of tablet) zijn beperkter dan de

computerversie. Echter zijn de meest essentiële functionaliteiten, zoals

chatten, bellen en videogesprekken wel beschikbaar. Daarnaast is het

mogelijk om vanaf uw mobiele apparaat in te bellen in een conference

call.

Om Skype te activeren op uw mobiele apparaat moet u deze

eerst downloaden uit de Store. Zoek in de Store op Skype

voor bedrijven en download de app.

U moet een Login hebben om gebruik te kunnen maken van

Skype. Dit zijn dezelfde logingegevens als u op de computer

gebruikt.

Met Skype voor bedrijven voor mobiele apparaten kunt u

chatten, bellen en videogesprekken voeren met uw

contactpersonen.

Het is vooralsnog niet mogelijk om content als

bureaublad of een whiteboard te delen via mobiele

apparaten.

Om een chatgesprek te starten met uw mobiele apparaat

volgt u de volgende stappen:

1. Download en open Skype op uw mobiele apparaat

2. Geef uw logingegevens op om in uw Skype Server in

te loggen.

3. Tik op een contactpersoon en kies uit de verschillende

mogelijkheden. Van links naar rechts:

a. Chatten

b. Bellen

c. Videogesprek

d. Visitekaartje (op de tabletversie van

bijvoorbeeld de iPad is deze optie het

verzenden van een e-mailbericht.)

4. Mocht u van een chatgesprek een bel of videogesprek

willen maken, dan kunt u, in het chatvenster, ook

kiezen voor bellen of videobellen. Deze opties staan

afhankelijk van het besturingssysteem aan de boven-

of onderkant.

http://www.avk.nl/



6.1 Met een telefoon deelnemen aan een online-

vergadering

U kunt met uw mobiele apparaat inbellen bij een online vergadering. U

kunt hierbij deelnemer zijn, maar ook leider. Een leider is een

presentator en heeft hierdoor meer mogelijkheden, bijvoorbeeld het

delen van inhoud als een PowerPoint. Naast de presentator is er de

organisator. De organisator heeft de vergadering geïnitieerd en is

hierdoor automatisch presentator. Het is mogelijk om de rol van

presentator over te geven aan een deelnemer.

6.1.1 Inbellen als leider (Pin)

Als u met een telefoon als leider wilt deelnemen aan een vergadering

moet u een pincode invoeren. Daarnaast kan naar uw Skype pincode

worden gevraagd als u in een beveiligde onlinevergadering probeert in

te bellen. Als u alleen deelnemer wilt zijn in een onlinevergadering is

een PIN niet nodig.

Om uw pincode in te stellen volgt u de volgende stappen (let op, dit

gaat via de computerversie).

1. Open Skype en klik op het tandwiel aan de rechterkant van het

programma.

2. Kies Extra en klik op Instellingen voor inbelvergadering.

3. Klik op de pagina Instellingen voor inbelvergadering en pinbeheer

onder Persoonlijk Identificatienummer op aanmelden.

4. Kies uw taal en typ eventueel netwerkreferenties in en klik op

aanmelden.

5. Klik op Pincode opnieuw instellen.

6. Voer uw gewenste pincode in (controleer ook de vereiste).

7. Klik op OK.

Om als leider, via telefoon, deel te nemen aan een onlinevergadering

volgt u de volgende stappen:

1. Noteer uit het vergaderverzoek de inbelnummers en vergader id.

Deze staan weergegeven onder ‘deelnemen met telefoon.’ (Als

dit niet wordt weergegeven is het niet mogelijk om met een

telefoon in te bellen.

2. Bel het inbelnummer en geef de vergader ID op als hierom wordt

gevraagd.

3. Als u de vergadering hebt gepland, kiest u voor * en voert u uw

pincode in (zie hierboven).

Als u niet de organisator bent, wordt er gevraagd om nogmaals

de * in te drukken. Daarna wordt gevraagd om uw

telefoonnummer en Pin in te toetsen.

4. U hoort nu ‘U neemt nu als leider deel aan de vergadering.’

http://www.avk.nl/



Als leider kunt u tijdens de vergadering verschillende opdrachten

activeren:

Toets *1: Beschrijving van beschikbare opdrachten privé afspelen

Toets *3: Naam van iedere deelnemer privé afspelen.

Toets *4: Publiek dempen of besturing van dempfunctie teruggeven aan

de deelnemers

Toets *6: Uw microfoon in- of uitschakelen.

Toets *7: De vergadering vergrendelen of ontgrendelen.

Toets *8: Alle huidige deelnemers die momenteel in de lobby wachten

toelaten. Nieuwe deelnemers worden vanaf nu direct toegelaten.

Toets *9: Aankondigingen in- of uitschakelen voor deelnemers die de

vergadering binnenkomen of verlaten (iedereen hoort deze

aankondigingen).

LET OP: De beschikbare opdrachten kunnen afhankelijk zijn van uw

netwerk of locatie.

6.1.2 Inbellen als deelnemer

Volg de volgende stappen als u deelnemer bent / wilt zijn van de

vergadering.

1. Noteer het inbelnummer en vergader ID. Deze kunt u vinden in

het vergaderverzoek.

2. Bel het nummer en typ het vergader ID in als hierom wordt

gevraagd.

3. Wacht tot de meldingen over ‘als u de leider bent..’ voorbij zijn.

4. Eventueel wordt gevraagd om uw PIN in te vullen als de

onlinevergadering beveiligd is (beperkt tot specifieke

deelnemers). Vaak is het niet verplicht om uw PIN in te vullen, u

wordt, als u geen PIN heeft ingetoetst, in de wachtruimte

geplaatst.

5. Spreek uw naam in als hierom wordt gevraagd en toets de # in.

6. U wordt in de wachtruimte geplaatst als:

a. De leider nog niet aanwezig is.

b. U bij vier geen PIN heeft ingevoerd.

Tijdens de vergadering heeft u met uw telefoon een aantal opties

Toets *1 in voor een beschrijving van de beschikbare DTMF (Dual tone

multi frequency) privé afspelen.

Toets *2 in om iedere deelnemer van de vergadering privé af te spelen.

Toets *3 de microfoon in- of uitschakelen.

http://www.avk.nl/



7 Communiceren anno nu

7.1 Communiceren, kies het juiste medium

Effecten van communicatie tussen mensen wordt vaak overschat. Het is

best moeilijk te zeggen wat je bedoelt, zeker als je wilt dat mensen ook

begrepen hebben wat jij bedoelde (lastige zin hè). Mensen kijken /

luisteren bewust of vaak onbewust ook naar gezichtsuitdrukkingen en

tonatie. Het effect van digitale communicatie is dan ook lager, denk

bijvoorbeeld aan communicatie via de e-mail of WhatsApp waar die

aspecten totaal niet aanwezig zijn! Schokkend is het zeer lage effect van

woorden op het begrip van mensen bij communiceren. Slechts 7% van

communicatie wordt bepaald door woorden/teksten. 93% aan fysiologie

gecombineerd met tonaliteit. Onderstaande grafiek geeft de verhouding

weer.

Nieuwe technologieën bieden de mogelijkheid om anders te gaan

werken. De vergaderpunten die alleen op de agenda staan om de

voortgang van werkzaamheden met elkaar af te stemmen kunnen

vervallen. Het is immers veel effectiever om het verloop van die

werkzaamheden af te stemmen en te coördineren via andere media.

Gebruik je SharePoint in je organisatie, spreek dan af dat iedereen zijn

informatie over de werkzaamheden op de vooraf afgesproken plaats op

SharePoint deelt. Op die manier hoeft iedereen die hiertoe gerechtigd is

slechts in te loggen om de laatste stand van zaken over de

werkzaamheden of over het project te kunnen lezen. Je kunt ook

gebruik maken van tools als Yammer, Basecamp of Projectplace.

http://www.avk.nl/



Mocht je het nodig vinden om toch even ‘life’ met elkaar af te stemmen

denk dan eens aan Skype. Het grote voordeel van het gebruik hiervan is

dat de deelnemers ieder op hun eigen locatie kunnen blijven: geen

reistijd en reiskosten dus. Bovendien blijkt uit ervaring dat de

gesprekduur meestal korter is dan wanneer we fysiek bij elkaar komen.

Dubbel effectief dus.

Andere mogelijkheden om kort zaken met elkaar af te stemmen zijn onder meer WhatsApp, iMessage, FaceTime, Slack, Yammer, Google

Hangouts, GoToMeeting en Skype. Projectteamleden die wereldwijd

verspreid zitten gebruiken deze opties al lang, waarom dan niet binnen

Nederland of binnen je organisatie?

Kijk maar eens rond in een vergadering. Bijna iedere deelnemer heeft

een smartphone voor zich liggen en raadpleegt die ook frequent. We

communiceren steeds vaker via diverse media. Denk maar aan:

Bellen.

Sms-en, WhatsApp-en ®, Terlegram ® of voorheen Ping-en, etc.

Chatten met bijvoorbeeld Skype of Skype voor bedrijven.

Berichten plaatsen of direct messages versturen via social media

zoals Twitter, LinkedIn, Facebook.

Informatie publiceren, ook in de vorm van wiki’s of groepsblog’s

via (social) intranetten denk aan SharePoint, Yammer of

BlueKiwi.

Beeld- of videovergaderen (bv via KPN, GoToMeeting, of Skype)

en natuurlijk Skype voor Bedrijven

E-mailen.

Duidelijk is dat we op zoek zijn naar de meest effectieve manier van

communiceren om zo optimaal te kunnen samenwerken. In dit licht

bezien is het dan ook vreemd om te constateren dat lang niet alle

medewerkers op de hoogte te zijn van de mogelijkheden die hen op dit

moment ter beschikking staan. Niet zelden verneem ik dat organisaties

wel de tools hebben, maar niet gebruiken: Yammer/ Skype /SharePoint,

ja dat hebben we wel, maar ik weer niet wat ik daarmee kan….

Essentieel dus om als collega’s onderling afspraken te maken over welke

tools gebruikt worden voor welke vorm van communicatie. En we

hebben veel verschillende zaken met elkaar te bespreken. Denk aan

Een korte vraag

Een complexe vraag

Discussie te voeren

Geven van een taak/opdracht

Doen van een mededeling.

Nog complexer wordt het als je bedenkt dat er nog drie factoren zijn die

bepalen op welke manier je je boodschap het best kunt communiceren.

1. Communiceer je naar een groep of een individu

2. Is je vraag dringend of urgent

3. Is de kwestie vertrouwelijk

Samengevat gaat het bij het kiezen van het best passende

communicatiemiddel dus in ieder geval om

‘wat’ we moeten doen

De mate van urgentie

Het aantal personen waarmee we dit willen ‘bespreken’

De mate van vertrouwelijkheid van de boodschap.

http://www.avk.nl/



7.2 Organiseren van je eigen werk

De behoefte om contact met elkaar te hebben is enorm. Laten we dit

dan op een heldere manier met elkaar regelen. Jij als proactief collega

kunt de manier waarop we contact hebben met elkaar in ieder geval ter

sprake brengen of sterker nog, direct al toepassen in de communicatie

die jij hebt met collega’s en groepen van collega’s.

Een punt van aandacht daarbij is dat het gebruik van al deze

hulpmiddelen soms leidt tot steeds korter wordende berichten.

Bovendien vinden we dat die berichten ook direct een reactie verlangen.

Dat kan leiden tot onzorgvuldig geformuleerde teksten. Die teksten

kunnen op hun beurt weer de oorzaak worden van misverstanden.

En dan heb ik het nog niet gehad over de wrevel die kan ontstaan

doordat onduidelijk is of 24/7 bereikbaarheid ook betekent dat je altijd

maar beschikbaar moet zijn. Nee, je hoeft niet én je kunt niet altijd

beschikbaar zijn. Ook dit verlangt afstemming.

Natuurlijk is het ieders verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan

met de nieuwe hulpmiddelen en na te denken over de aard van de

berichtgeving. Don’t be stupid! en denk, in geval van twijfel over de

ontvangst van je boodschap, in ieder geval ook aan de optie ‘face tot

face-contact.

Stem de meest optimale wijze van communiceren én beschikbaarheid

met elkaar af. Jouw organisatie helpt door het beschikbaar stellen van

de juiste tools. Jouw verantwoordelijkheid is deze zo optimaal mogelijk

te gebruiken.

Kies daarom

elke dag

bij elke activiteit

de best passende werklocatie en

de benodigde faciliteiten.

Het zal leiden tot een groei van de effectiviteit van allen!

7.3 Voor en nadelen van 1 op 1 gesprekken met

Skype

Aangezien Skype een Microsoft programma is, is de integratie met

overige Microsoft producten zoals Office en SharePoint naadloos. Ook is

Skype is daarnaast ook je mobiel prima te gebruiken en past daarnaast

ook nog een sin een BYOD beleid (met je privé apparaat zakelijke apps

gebruiken). Je kan naadloos over desktop naar mobiel en vice versa.

http://www.avk.nl/



7.4 Voor en nadelen van online vergaderen met

Skype

Voordelen Nadelen

Wisselende Gesprekskwaliteit

Vereist enige kennis

Geen internet = geen Lync

Minder persoonlijk dan live

korte boodschap

Snel

slimmer dan e-mail ping-pong

werk-privé

Voordelen Nadelen

Wisselende Gesprekskwaliteit

Vereist enige kennis

Geen internet = geen Lync

Minder persoonlijk dan live

Minder reiskosten

Vergadering is vaak meer doelgericht

Besluitvorming via bijvoorbeeld anonieme

peiling

Grote groepen

http://www.avk.nl/


Skype voor bedrijven en Lync 2013 - Opleidingen › media › 5612 › 02... · AVK > Adviesgroep...

Documents

Transcript of Skype voor bedrijven en Lync 2013 - Opleidingen › media › 5612 › 02... · AVK > Adviesgroep...