Situering AZ Monica

CA en CD

477 bedden

+/- 1200

medewerkers

180 artsen

24 verblijfsafd.

Visitatierapport

Cultuurmeting

Uitstroom van medewerkers/ ziekteverzuim

Patiënten tevredenheid

Toekomstige financiële uitdagingen

MOTOR VAN VERANDERING

PLANNING

Har-monica: betrokken

medewerkers werken in harmonie

binnen een patiëntgericht AZ

Monica.

Productive ward: grotere efficiëntie

op de afdelingen met aandacht en

tijd voor het zorgproces van de

patiënt.

Lean: op een teamgerichte

benadering de doorlooptijd van

processen verkorten door het

reduceren en elimineren van

verspilling

Har-monica

Productive ward

Lean

Opstart Har- Monica 2011

o Dienst Geriatrie CA en CD

o Daghospitalisatie CA en CD

Opstart Lean 2011

o Ziekenhuisbreed CA en CD

o Logistiek

Opstart Productive Ward 2011

o Materniteit

o Oncologie

o Internistische dienst

IMPLEMENTATIE

1 JAAR ERVARING MET

PRODUCTIVE WARD

Implementatie en resultaten op Materniteit AZ Monica

10 december 2012

Materniteit AZ MonicaImplementatie en Resultaten

Karima Soussi

Hoe zijn we gestart ?

Kennismaking met de term Productive Ward.

Hoe team enthousiast maken ?

Team denkt na over huidige manier van werken.

Methodiek

Gestructureerde methoden/ tools ontworpen om zelf het initiatief te nemen de omgeving van de afdeling en de werkprocessen te verbeteren

Focus op teamgerichtheid

Processen worden stap voor stap verbeterd en afgestemd aan de noden van de patiënt.

Medewerkers geëngageerd om continue te verbeteren en de perfectie na te streven.

Aandacht voor kwaliteit en veiligheid door meten, observeren, nagaan of het werkt, borgen.

Methodiek

Aanpak

Verpleegteam maakt daarbij gebruik van eigen ervaring en kennis over de geleverde patiëntenzorg om oplossingen te ontwikkelen.

Elke module doorloopt 6 stappen volgens PDCA.

Voorbereiding

Situatie beoordelen

Diagnose

Plan

Bespreking

Evaluatie

Welke stappen ondernemen ?

Kwadrantoefening

First meeting

Kwadrantoefening

Bevraging medewerkers materniteit

Verbeter de patiënten ervaring

Verbeter de efficiëntie van zorg

Verbeter het welbevinden van de medewerkers

Verbeter de patiëntveiligheid en de

betrouwbaarheid van zorg

Resultaten Kwadrantoefening

1. VERBETER DE PATIËNTENERVARING

1 vroedvrouw/shift voor vaste pat. = betere opvolging, pat. voelt zich beter

begrepen en zorgen bundelen

Communicatie tussen collega’s verbeteren = betere continuïteit van zorg en

opvolging

Elke briefing bespreken voeding baby, welbevinden pat., pijn

Tijd nemen voor pat, erbij blijven staan, adviseren en bijstaan.

Resultaten Kwadrantoefening

2.VERBETER DE EFFICIËNTIE VAN ZORG

Sneller op beloproepen reageren

Verzorgingskarren tijdig en goed aanvullen en meenemen op kamer om

gesprek/verzorging niet te onderbreken

Briefing optimaliseren + efficiënter + geen storingen

Alles op vaste plaats bewaren : zoeken vermijden

Resultaten Kwadrantoefening

3.VERBETER HET WELBEVINDEN VAN DE MEDEWERKERS

Meer positieve feedback bevordert groepssfeer

Hulp bieden waar nodig (geen afbakening van eigen dienst cfr gang, n*, VK)

Verpleegpost netjes achterlaten bij beëindigen van de shift.

Minder logistieke taken door vroedvrouwen = meer tijd aan patiënten

Resultaten Kwadrantoefening

4.VERBETER PATIËNTENVEILIGHEID EN BETROUWBAARHEID VAN ZORG

Dossiers beter en vollediger invullen

Alle artsen zelfde protocol gebruiken(uitgeschreven)

Correcte en volledige schriftelijke en mondelinge rapportage, briefing

optimaliseren, efficiënter, geen storingen (telefoon, artsen)

Meer geschreven orders van de artsen ipv mondelinge opdrachten

First meeting

Team informeren en betrokkenheid verhogen door:

Resultaten kwadrantoefening

Tevredenheidsenquête materniteit

Voorstelling Productive Ward en toolbox beantwoordt aan resultaten

kwadrantoefening

Focus op ‘bottom-up” werken team beslist wat eerst moet gebeuren

(zelfsturende teams)

Voorstel voor verdere uitrol PW op de afdeling

Team enthousiasmeren reeds dynamisch en gemotiveerd

KWHD ( knowing how we are doing)

Werken met de toolbox

KWHD

Multimomentopname

Activity follow

Safety crosses

WOW

Patientenstatus in één oogopslag

Overdracht

KWHD : Hoe doen we het ?

Doel?

Introduceren van accurate en eenvoudig te gebruiken meetsystemen die

het VPK team in staat stelt de performantie van de eigen verpleegafdeling

in kaart te brengen.

Metingen dragen bij tot benchmarking

Is een hulp om te beslissen welke actiepunten vereist zijn om de

performantie te verbeteren.

Waarom?

Begrijpen hoe men als afdeling functioneert

Positieve erkenning van de impact van de gemaakte veranderingen.

Objectieve gegevens als drive voor continue verbetering.

Begrijpen en oplossen problemen in teamverband.

Betrekken van het lokaal management om de doelen van de afdeling te

bereiken.

KWHD : Hoe doen we het ?

Hoe?

Begrijpen hoe de afdeling in de huidige situatie functioneert.

Dataverzameling om in te schatten hoe de huidige performantie van de

afdeling zich positioneert

Zichtbaar maken van de resultaten op een prestatiebord (uitgehangen op

een prominente plaats).

Op regelmatige basis teammeetings organiseren om de

afdelingsperformantie te bespreken en de nodige acties te koppelen aan

de resultaten.

Regelmatig actualiseren van de resultaten en actie ondernemen op basis

van de data.

KWHD : Hoe doen we het ?

Multi momentopname:

24 u

Alle medewerkers die aanwezig zijn op de afdeling (HVPK,VPK,

zorgkundigen, logistieke medewerkers)

Iedere 5 minuten turven op activiteitenlijst

Elke afdeling ( verlos – kraam –en prematurenafdeling)

KWHD : Hoe doen we het ?

Resultaten Multi moment opname

Directe patiëntenzorg 29 %

Medicatiemanagement 0%

Briefing 24%

Verloskamer 22%

Patiëntenflow 4%

Andere taken 18%

Logistieke taken 3%

KWHD : Hoe doen we het ?

Resultaten Multi moment opname

KWHD : Hoe doen we het ?

KWHD : Hoe doen we het ?

18%

6%

15%31%

7% 19%

4%

Late dienst

Directe patientenzorg

medicatiemanagement

Briefing

Verloskamer

Patientenflow

Andere

Logistieke taken

18%

10%

46%

1%

0%22%

3%

Nachtdienst

Directe patientenzorg

medicatiemanagement

Briefing

Verloskamer

Patientenflow

Andere

Logistieke taken

KWHD : Hoe doen we het ?

Resultaten Activity follow

KWHD : Hoe doen we het ?

Resultaten directe zorg

KWHD : Hoe doen we het ?

KWHD : Hoe doen we het ?

Medewerkers kunnen KPI’s meten en kennen de KPI’s van hun afdeling.

Introductie van het Safety Cross

Bepalen van indicatoren die de afdelingmedewerkers belangrijk vinden

KPI’s die het welbevinden van de medewerkers ten goede komt

KPI’s met de focus op de kwaliteit van patiëntenzorg

KPI’s voor het verbeteren van de afdelingsorganisatie/ processen

KPI’s in het kader van patiëntveiligheid

Team beslist wat er wordt opgevolgd

Metingen elke dag van de maand

Afgebakende periodes

KWHD : Hoe doen we het ?

Safety cross: kangoeroezorg

KWHD : Hoe doen we het ?

Safety cross: tepelkloven

KWHD : Hoe doen we het ?

Safety cross: apparatuur verloskamer

KWHD : Hoe doen we het ?

Informatiebord/ dashboard

Wekelijkse bespreking van resultaten.

Rechtstaand aan bord.

Bord wordt wekelijks aangepast.

Presentatie en uitleg door teamlid

WOW (well organised ward)

WOW : De goed georganiseerde afdeling

Doel van WOW

Vereenvoudigen van de werkomgeving

Verspilling te reduceren

Waarom?

Tijdsbesparing

Afdeling ziet er beter uit, voelt beter aan

Toename van patiënt en medewerkers tevredenheid

Efficiënter werken

Minder fouten

Hoe?

5 S-methodiekSorteer

Schik

Schoonmaak

Standaardiseer

Systematiseren

WOW : De goed georganiseerde afdeling

Resultaten

Alle bergingen worden onder handen genomen

Verzorgingskarren worden heringedeeld

Patiëntendossiers voor moeder en baby samen in map

Processen die frequent uitgevoerd worden geanalyseerd.

Verbouwing van bergplaats samenvoegen

Betrokkenheid plannen nieuwbouw materniteit

WOW : De goed georganiseerde afdeling

Patientenstatus in één oogopslag

Patientenstatus in één oogopslag

Doel:

Performantie rond de status van de patiënt verhogen door informatie aan te

maken die klaar en duidelijk is voor diegenen die daar nood aan hebben.

Waarom?

Om veilige, betrouwbare en doeltreffende patiënt verzorging te verzekeren

door:

Ploeg overdrachten sneller en veiliger te maken voor de patiënt

Er voor te zorgen dat het patiënten verblijf op wieltjes verloopt, zonder

vertraging, vanaf de opname tot het ontslag

Tijd te besparen bij het opzoeken van patiënt informatie

Patientenstatus in één oogopslag

Resultaten

Er wordt gewerkt rond het ontwikkelen van een ‘white board’ waar beknopt

relevante info terug te vinden is van de patiënten op de verloskamer

Inspraak artsen en vroedvrouwen voor het vullen van het whitebord

Resultaat:

Artsen kunnen gericht de juiste vroedvrouw aanspreken

Weten waar pat. ligt.

Kennen basisinformatie van de patiënt zonder VPK te storen

Shift overdracht

Shift overdracht

Doel?

Op een praktische en gestructureerde manier om de overdracht op de

afdeling te verbeteren.

Waarom?

Draagt bij tot een veilige, betrouwbare, kwalitatieve zorg voor patiënten

d.m.v.:

het verminderen van tekortkomingen, onnodige herhalingen en onnauwkeurigheden in

de overdrachtinformatie

toename patiëntveiligheid

Draagt bij tot het verbeteren van de ervaringen van het verpleegteam,

d.m.v.:

het verminderen van de herhalingen in het noteren en overdragen van informatie

het minimaliseren van de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar informatie

Shift overdracht

Hoe?

Bepalen van de beste manier om de overdracht te verbeteren op de

afdeling.

Dit a.d.h.v. volgende kernvragen:

Wat is de beste locatie voor de overdracht?

Wie moet erbij betrokken worden?

Welke tools moeten gebruikt worden?

Op welke wijze kan de verbeterde overdracht geëvalueerd worden?

Hoe zit het met het zelfvertrouwen van het team?

Hoe zorgt men voor borging van veranderingen?

Shiftoverdracht

Resultaten

Briefingmomenten van vroege naar late dienst steeds gepaard met vele

storingen en te laat starten.

Team zelf vragende partij om iets te veranderen

Briefingmomenten rustig en efficiënt verlopen

maximum 30 minuten

Borgen van het proces

Wekelijkse vergadering aan het informatiebord/ dashbord

Teamleden stimuleren en motiveren inspraak

Audits ter controle of veranderingen behouden blijven

Zo nodig bijsturen

Resultaten 2de meetperiode

Na 4 maanden opnieuw MMO en AF

Vroege dienst geen verschillen

Late dienst 10% meer ‘bedside-tijd’

Nachtdienst 8% meer ‘bedside-tijd’

Resultaten tevredenheidsenquête

Afdelingsmissie

De afdeling materniteit wil aan elke patiënt, ongeacht status, afkomst of

sociale positie, kundige kwaliteitsvolle zorg aanbieden.

Met de veiligheid van de patiënt als leidraad streven wij ernaar om

verantwoord te werken met een duidelijk omschreven beleid en

procedures. We trachten hierbij het evenwicht te bewaren tussen het

medische en menselijke aspect. In deze balans nemen we de keuze van

de patiënt mee.

Het team wil een goede samenwerking bereiken door een open

communicatie, collegialiteit, nauwkeurige informatieoverdracht en respect

voor elkaar en voor de patiënt.

Onze intentie is om ons met hart en ziel in te zetten voor de patiënt, nu en in

de toekomst.