Matching

Van verzoek tot inschrijving naar toelatingsbeschikking

Sjors van der BeekUniversiteit Utrecht

Overzicht

• Het wat en waarom van Matching bij de UU• Matching en het ATI-proces (Aanmelden, Toelaten,

Inschrijven)• Inrichting administratieve proces• Ervaringen tot nu toe

Wat is Matching?

• Matching is een onderdeel van een doorlopende lijn die loopt van de eerste kennismaking met de universiteit, tot en met het BSA aan het einde van het eerste jaar.

• 4 onderdelen:– Voorlichting– Matchingsformulier– Matchingsactiviteit– Tutoraat

Waarom Matching?

• Ondersteunen bij juiste studiekeuze• Uitval eerste jaar beperken• Op zoek naar studenten die het beste uit zichzelf willen

halen

• Onderzoek naar indicatoren studiesucces 1e jaar:– Bij inschrijving

• eindexamencijfers • moment van aanmelden

– In eerste jaar • behaalde studiepunten in blok 1

ATI wordt AMTI

• Na orientatiefase volgt bij de UU het ATI-proces: Aanmelden, Toelaten, Inschrijven.

• In het aanmeldproces is matching toegevoegd, na aanmelden en voor toelaten -> AMTI

• Matchingstraject bestaat uit 2 onderdelen:– Invullen matchingsformulier– Deelname matchingsactiviteit

Belangrijke randvoorwaarden

• Vervroegde aanmelddeadline: 1 mei• Minimaal 2 matchingsactiviteiten: juni en augustus

– Faciliteren switchers, uitloters, overmacht, etc.

• Aanmelder bepaalt zelf of hij zich inschrijft of niet (géén selectie)

Het matchingsproces

• Matching per opleiding– Inhoudelijke verschillen mogelijk (vragenlijst,

matchingsactiviteit), maar zoveel mogelijk hetzelfde proces

– Uitvoering bij de opleiding/faculteit– “Uitvoeringskosten” per opleiding, niet per aanmelder

• Proces vóór 1 mei (regulier) en ná 1 mei (uitzonderingen)• Registratie voortgang in OSIRIS

Happy flow

Proces matchingsformulieren

Uitdagingen:• Frequente uitvoering proces, dus veel “historie” bijhouden

in OSIRIS (bv. wie heeft er al een formulier ontvangen)– Dit jaar via “instellingsstatus student-opleiding”

• Werken met 2 systemen (OSIRIS en Formdesk), met beide hun beperkingen

• Parallel aanmeldproces voor studenten met een buitenlandse vooropleiding

• Na 1 mei: uitzonderingsproces

Proces matchingsactiviteiten

Uitdagingen:• Registratie deelname matchingsactiviteiten

• Uniform geregeld dat geregistreerd wordt dat aan een matchingsactiviteit is voldaan in OSIRIS (instellingsstatus)

• Dit jaar aan de faculteiten/opleidingen overgelaten hoe het geregistreerd is (cursuscodes, excel lijsten, access database)

Uitzonderingsproces

• 3 typen uitzonderingssituaties– Na 1 mei aangemeld– Formulier na deadline alsnog willen invullen– Niet kunnen komen op een matchingsactiviteit

• Voordat aanmelder verder mag in het matchingsproces moet de aanmelder eerst een verzoek doen

• Verzoek wordt beoordeeld door onderwijsdirecteur• Geautomatiseerd via workflow-mogelijkheid in Formdesk

Ervaringen tot nu toe

• Aanmeldingen• Matchingsformulier en -activiteit• Administratie• Interne organisatie

Aanmeldingen

Aanmeldingen

• Hogere aanmeldcijfers op 1 mei 2013 dan op 31 augustus 2012– Communicatie (samenwerking VO, pers)– Studenten (en ouders) vinden het normaal/logisch

• Iets meer aanmelders die zich aanmelden voor meerdere opleidingen (met name aanmelders die zich net voor 1 mei aanmelden)– Monitoren – Correlaties tussen opleidingen in kaart brengen

• Ontmoedigen late aanmeldingen dmv. uitzonderingsprocedure

Matchingsformulier- en activiteit

• Gemiddeld vult 85-95% het matchingsformulier in• Bij early bird heel weinig ‘no shows’ en afmeldingen op

matchingsactiviteiten• Nog geen cijfers voor matchingsactiviteiten juni

Administratie

• Werken met 2 systemen is veel werk– Integratie– Op langere termijn alles in OSIRIS?

• niet alles is door selecties op te lossen: KISS– Vb. parallel proces admissions office voor studenten

buitenlandse vooropleiding

Interne organisatie

• (nog) betere samenwerking tussen alle ketens (communicatie, onderwijs, ICT, studentenadministratie, opleidingen) doordat het matchingproces dwars door alle ketens loopt

Aanbevelingen

• Denk procesmatig!• Test de hele keten van aanmelden tot inschrijven• Probeer alle mogelijke consequenties voor andere

processen te inventariseren• Betrek alle ketens vroeg bij het proces (dus ook

administratie/ICT)• Test, test, test: het venijn zit in de details