Seminar Werken met de nieuwe...

Seminar Werken met de nieuwe Aanbestedingswet

Loyens & Loeff

Negometrix

Rotterdam, 20 maart 2013 Amsterdam, 26 maart 2013

Programma

14:00 Inleiding

14:05 Wat verandert er? Aanbestedingswet – Maurice Essers / Gert-Wim van de Meent

14:45 Gids Proportionaliteit / Nieuwe Werkwijze – Laurens Terpstra / Maurice Essers

15:25 Vragen & pauze

15:40 Elektronisch aanbesteden – Negometrix

16.15 Workshops – Tom van Helmond, Laurens Terpstra en Redmar Damsma

17.00 Borrel

2

De nieuwe Aanbestedingswet

Aanbestedingsteam Loyens & Loeff

Overzicht

• Korte introductie nieuwe aanbestedingsregels

• Overzicht Aanbestedingswet

• Belangrijkste wijzigingen t.o.v. huidige kader

• Aanbestedingsbesluit en flankerend beleid algemeen

4

Nieuwe aanbestedingsregels: achtergrond (parlementaire geschiedenis)

• 6 juli 2010: wetsvoorstel Aanbestedingswet naar Tweede Kamer

• 28 maart 2011: Nota naar aanleiding van het verslag en wijzigingsnota

• 14 februari 2012: Tweede Kamer stemt in met wetsvoorstel

• 30 oktober 2012: Eerste Kamer stemt in met wetsvoorstel en Aanbestedingsbesluit

• 20 december 2012: advies Raad van State

• 15 februari 2013: publicatie Aanbestedingsbesluit, Gids Proportionaliteit en ARW 2012 in Staatscourant

• 22 maart 2013: publicatie Regeling modellen eigen verklaring in Staatscourant

• 1 april 2013: inwerkingtreding Aanbestedingswet en –besluit

Boek Tekst en Toelichting (verschijning mei 2013) bevat de belangrijkste regelingen + parlementaire geschiedenis

Handboek Aanbestedingsrecht (verschijning mei 2013) bevat toelichting Nieuwe Werkwijze

5

6

Nieuwe aanbestedingsregels: doelstellingen

• Duidelijker en eenvormiger kader

• Lastenverlichting voor aanbestedingspartijen

• Verankering van aanbestedingsbeginselen

• ‘Regeling’ voor opdrachten onder EU-drempels

• Maatregelen om toegang MKB tot overheidsopdrachten te verbeteren

• Verbetering naleving aanbestedingsregels en professionalisering

Tijdens parlementaire behandeling:

• Leveren van maatschappelijke waarde bij besteding publieke middelen

• doelmatige aanbesteding op basis van total cost of ownership (emvi)

• social return / milieudoelstellingen

7

Nieuwe aanbestedingsregels: wet, AMvB en ‘flankerend beleid’

Nieuw juridisch kader:

• Aanbestedingswet

• Aanbestedingsbesluit (Gids Proportionaliteit, ARW 2012, Uniforme Eigen Verklaring)

Aanvullende maatregelen (flankerend beleid):

• Richtsnoeren voor leveringen en diensten

• Klachtenregeling (meldpunt, loket en commissie van aanbestedingsexperts)

• Gedragsverklaring aanbesteden (model)

• VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid

• VNG model algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

• Aanbestedingsrapport, aanbestedingspaspoort

Nieuwe aanbestedingsregels: rechten, plichten en valkuil

Belangrijke nieuwe verplichtingen voor aanbestedende diensten:

• Motivering keuzes bij afwijking van bepalingen in Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit

• Inachtneming proportionaliteitsbeginsel (concreet uitgewerkt in Gids Proportionaliteit)

• Stappenplan – bijhouden van Aanbestedingsrapport (interne en externe verantwoording)

Rechten voor ondernemers:

• Inschrijven door middel van Eigen Verklaring

• Inzicht in keuzes aanbestedende dienst kan tot zekere hoogte worden afgedwongen

• Bij stellen van vragen kan worden aangesloten bij voorschriften en tekst Gids Proportionaliteit

Valkuil:

• (Eigen) interpretaties van voorzieningenrechters

8

Meer concreet: Aanbestedingswet

9

Opbouw Aanbestedingswet

• Deel 1: algemene bepalingen (alle opdrachten = boven/onder drempels + overheids- en speciale sectoropdrachten)

• Deel 2: Aanbesteden van overheidsopdrachten boven drempelwaarden (ter implementatie

van Richtlijn 2004/18/EG + stuk rechtsbescherming)

• Deel 3: Aanbesteden van speciale-sectoropdrachten boven drempelwaarden (ter

implementatie van Richtlijn 2004/17/EG + stuk rechtsbescherming)

• Deel 4: algemene voorschriften (gerelateerd aan delen 1-3, onder meer resterende stuk

rechtsbescherming)

10

Toepasselijke beginselen

In acht te nemen beginselen: transparantie, gelijkheid van behandeling,

proportionaliteit (art. 1.7 tot 1.16)

• Let op:

- beginselen bij Europese aanbestedingen

(= ‘richtlijnaanbestedingen’ + onder de drempel mét duidelijk

grensoverschrijdend belang)

- uitgangspunten bij vrijwillige nationale aanbestedingen

- uitgangspunten bij meervoudig onderhandse aanbestedingen

11

Nieuwe aanbestedingsregels: regulering onder drempelwaarde (1)

a) Nationale aanbesteding = aanbesteding onder de drempel zonder

grensoverschrijdend belang met vrijwillige aankondiging op TenderNed

• Proportionaliteitsbeginsel (wet) + (voorschriften in) Gids Proportionaliteit

- Toepassing net als bij Europese aanbesteding (zie art. 1.10)

• ‘Uitgangspunten’: transparantie en gelijke behandeling (art. 1.11)

• Werken: verplichte toepassing ARW op opdrachten voor werken beneden

drempel (‘pas toe of leg uit’)

• Leveringen en diensten: - Aanbestedende dienst kan richtsnoeren voor leveringen en diensten vrijwillig toepassen

12

Nieuwe aanbestedingsregels: regulering onder drempelwaarde (2)

b) Meervoudig onderhandse aanbesteding = ‘Restcategorie’: Procedure waarbij i) minimaal

twee ondernemers wordt gevraagd inschrijving te doen en ii) geen aankondiging op TenderNed

wordt gedaan

Zelfde uitgangspunten als bij nationale aanbesteding met de volgende verschillen:

• Gelijkheidsbeginsel en transparantiebeginsel beperkt tot inschrijvers (art. 1.15)

- Dus beginselen/uitgangspunten niet van toepassing op partijen die geen uitnodiging hebben gekregen

om een offerte uit te brengen

• Proportionaliteitsbeginsel

- Art. 1.16 als bij Europese en nationale aanbestedingen (art. 1.10/1.13), maar minder elementen

waarop moet worden gelet (o.a. niet van toepassing op aanbestedingsvoorwaarden!)

13

Juridisch kader vanaf 1 april 2013: opdrachten, concessieovereenkomsten

voor werken en raamovereenkomsten boven EU drempelwaarde

14

Aanbesteder Verplicht Overig

Aanbestedende dienst AW (deel 1, 2 en 4), Gids

Proportionaliteit, a.b.b.b. (als

aanbesteder = bestuursorgaan), pre-

contractuele goede trouw

ARW 2012,

Aanbestedings-

rapport, flankerend

beleid, eigen beleid

Speciale sectorbedrijf AW (deel 1, 3 en 4), precontractuele

goede trouw

ARN 2013,

Aanbestedings-

rapport, flankerend

beleid, eigen beleid

Private aanbesteders Precontractuele goede trouw Eigen beleid

Juridisch kader vanaf 1 april 2013: overige opdrachten en overeenkomsten

15

Type overeenkomst Verplicht Overig

Overheidsopdrachten (waaronder

B-diensten), concessie-

overeenkomsten voor diensten

Deel 1 en 4 AW, a.b.b.b. (bij

bestuursorganen), precontractuele goede

trouw, ARW 2012 en Gids Proportionaliteit

(comply or explain)

Flankerend beleid, eigen

beleid

Speciale sectoropdrachten

(waaronder B-diensten) ,

concessieovereenkomsten voor

diensten door speciale

sectorbedrijven

Deel 1 en 4 AW en precontractuele goede

trouw

Flankerend beleid, ARN

2013, eigen beleid

1 op 1 gunning zonder

grensoverschrijdend belang

Precontractuele goede trouw Eigen beleid

Aankondiging op TenderNed

• Voordelen:

• één centrale plaats waar aankondigingen op te vinden zijn

• gratis

• Aankondiging omvat naast aankondiging opdracht (art. 2.62) ook aankondiging dat opdracht

is gegund (art. 2.134).

16

Aanbestedingswet: algemene bepalingen (1)

Objectiviteit (art. 1.4) (alle opdrachten)

• Aanbestedende dienst bepaalt op basis van objectieve criteria:

- keuze type aanbestedingsprocedure

- keuze ondernemers die worden toegelaten tot procedure

- motiveren na verzoek ondernemer

• Wat zijn objectieve criteria (baten/lasten, kenmerken markt en opdracht, verwachte respons

etc.) uitwerking in Gids Proportionaliteit

• Zie ook MvT Aanbestedingsbesluit: keuze type aanbestedingsprocedure kan in beleidsregel

worden vastgelegd

17


Maatschappelijke waarde realiseren (art. 1.4) (alle opdrachten)

• Aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zoveel mogelijk maatschappelijke

waarde bij het aangaan van een overeenkomst (amendement 46 Koppejan)

• Maatschappelijke waarde is niet gedefinieerd

18


Samenvoegen en splitsen (art. 1.5) (alle opdrachten)

• Geen onnodige samenvoeging opdrachten

• Aanbestedende dienst moet afwegen op basis van:

- analyse relevante markt en consequenties voor toegang MKB (uitsluiting of niet)

- analyse risico’s en organisatorische gevolgen van samenvoegen voor aanbestedende

dienst en ondernemers/inschrijvers

- mate van samenhang tussen opdrachten

• Motivering in aanbestedingsstukken

• Opdelen in percelen moet (voor het MKB)

- blijkens toelichting amendement alleen van toepassing indien wordt geclusterd

• Uitwerking in Gids Proportionaliteit

19


Om over na te denken:

1. Onder clusteren wordt ook volstaan het samenvoegen van opdrachten van meerdere aanbestedende

diensten, i.e. inkoopsamenwerking. Wat is de verhouding tussen verbeteren toegang MKB en behalen

inkoopvoordelen door middel van inkoopsamenwerking (schaalvoordelen, minder transactiekosten, delen

kennis)?

Beantwoording minister van Justitie en Veiligheid van Kamervragen 23 januari 2013 over centrale inkoop

sleepdiensten politie: efficiënte inkoop staat voorop. Er wordt met geen woord gerept over toegang MKB of dat

onder nieuwe wet inkoop samenwerking niet meer zou mogen.

2. Huidige rechtspraak neemt aan dat geen sprake is van een clusterverbod. Zal dit veranderen door artikel

1.5 Aanbestedingswet? Afwijken mogelijk, dus in eerste instantie sprake van motiveringsplicht. Zal de

rechter die motivering vol toetsen?

Uitspraak voorzieningenrechter rechtbank Den Haag 13 februari 2013 inzake NGTV / Staat lijkt erop te wijzen van

niet. Grote vertaalopdracht (€ 3 mln), niet gesplitst in percelen, alle specialismen en talen in een. Rechter geeft

aan dat proportionaliteitsbeginsel ook onder de nieuwe wet + gids proportionaliteit niet is geschonden, maar

motiveert niet waarom.

20


Beginselen bij Europese aanbestedingen (= Richtlijn + grensoverschr. belang)

• Non-discriminatie- en gelijkheidsbeginsel

• Aanbestedende dienst behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze

(art. 1.8)

• Transparantiebeginsel

• Aanbestedende dienst handelt transparant (art. 1.9)

• = passende mate van openbaarheid van de aankondiging van het voornemen van

plaatsen van overheidsopdracht, concessieovereenkomst werken, prijsvraag bij

opdrachten onder drempelwaarde met grensoverschrijdend belang

21


Beginselen bij Europese aanbestedingen

• Proportionaliteit

- Aanbestedende dienst stelt uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria die in redelijke

verhouding staan tot voorwerp opdracht (art. 1.10)

- Toepassing in praktijk bij besluiten over/opstellen van:

• het al dan niet samenvoegen van opdrachten

• uitsluitingsgronden

• inhoud geschiktheidseisen

• te stellen termijnen

• gunningscriteria

• vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving

• voorwaarden van een overeenkomst

22

Procedures (art. 2.25 t/m 2.39)

• Niet nieuw, maar uitgebreider beschreven per procedure

• Artikel 2.25 - 2.27: openbare en niet-openbare procedure

• Artikel 2.28 - 2.29: concurrentiegerichte dialoog

• Artikel 2.30 - 2.37: onderhandelingsprocedure met/zonder aankondiging

• Artikel 2.38 - 2.39: 2B-diensten

• Verplichting tot opstellen van een proces verbaal van opdrachtverlening (aanzet tot

aanbestedingsrapport)

23

Uitsluitingsgronden (art. 2.86 t/m 2.88)

• Dwingende en facultatieve (art. 2.87 en 2.88)

• Uitsluitingsgronden (ook dwingende) hoeven niet te leiden tot ongeldigheid

inschrijver; volgens MvT altijd toetsen aan proportionaliteit (grond c hierna)

• Aanbestedende dienst mag afzien van uitsluiting inschrijver vanwege: a. dwingende redenen van algemeen belang

b. genomen vertrouwenwekkende maatregelen

c. uitsluiting niet proportioneel gelet op verstreken tijd sinds veroordeling en gelet op voorwerp opdracht

• Gronden b) en c) zijn nieuw t.o.v. huidige kader

• MvT: aanbesteder heeft discretionaire beslissingsbevoegdheid t.a.v. gronden b) en c)

24

Eigen verklaring (1)

• Lastenverlichtende maatregel

• Gegadigde/inschrijver verklaart dat hij voldoet aan:

- gestelde uitsluitingsgronden

- geschiktheidscriteria

- selectiecriteria

- technische specificaties voor zover betrekking op milieu-, dierenwelzijn- en sociale criteria

- uitvoeringsvoorwaarden voor zover betrekking op milieu-, dierenwelzijn- en sociale criteria

• Verboden om “op voorhand” (= voor selectie/gunning) bewijsstukken te vragen waar

verklaring op ziet (art. 2.85 lid 3)

• Definitieve verklaringen voor aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven zijn

inmiddels vastgesteld

25


• Alleen winnaar(s) aanbesteding of geselecteerde gegadigden leveren

bewijsmiddelen aan bij gunning/selectie áls aanbestedende dienst er om vraagt

• Het is de aanbestedende dienst niet toegestaan bewijsstukken op te vragen aan

de winnende inschrijver of geselecteerde gegadigden én de nummers 2 en 3

• De bewijsstukken kunnen om tijd te besparen al tijdens de opschortende

Alcateltermijn gevraagd worden

26


• Inschrijver moet model uniforme eigen verklaring gebruiken voor:

- Europese aanbestedingen (artt. 2.84 en 2.85)

- Opdrachten onder drempel met duidelijk grensoverschrijdend belang, vrijwillige

nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen indien er voor

wordt gekozen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen toe te passen (art. 1.19)

• Aanbestedende dienst moet aangeven welke gegevens en inlichtingen in de

eigen verklaring moeten worden verstrekt

27

Eigen Verklaring (4)

Wat mag los van eigen verklaring al bij inschrijving worden gevraagd?

• Referenties (artt. 2.85 en 2.90)

• Bewijsstukken waar Eigen verklaring niet op ziet

- Bijv. certificaten, keurmerken die zien op product/dienst dan wel de uitvoering daarvan of nodig zijn in

kader van beoordeling

- Let op: eigen verklaring ziet wel op technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden met

betrekking tot duurzaamheid dus certificaten/keurmerken die dat verwijzen (bijv. Fair Trade/EKO

keurmerk enz.)

- Verklaring betreffende belangenverstrengeling, handelen met voorkennis, geen met het

mededingingsrecht strijdige afspraken (= model K-verklaring) e.d.

28

29

Gedragsverklaring aanbesteden (art. 2.89 en 4.1 t/m 4.11)

• Toepassing:

- alle aanbestedingen met uitsluitingsgronden art. 2.86 en 2.87 onder b en c

- aanbestedende dienst is niet verplicht verklaring te gebruiken maar inschrijver kan aanleveren en levert dan dwingend bewijs op dat genoemde uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn

- als aanbestedende dienst wel vraagt is ander bewijs denkbaar

- altijd toetsen aan proportionaliteit voor uitsluiting

• Afgifte door Minister van Veiligheid en Justitie, onder toetsing van (art. 4.7) - onherroepelijke veroordelingen Wetboek van Strafrecht en Wet op de economische delicten

- onherroepelijke beschikkingen ex art. 56 Mw zonder verlening van clementie

- onherroepelijke beschikkingen overtredingen ex art. 101/102 VWEU zonder verlening van clementie

- NB: voor alle categorieën geldt dat uitsluitend vonnissen/beschikkingen van vier jaar terug worden meegenomen (gerekend vanaf datum onherroepelijk worden vonnis) - zie art. 4.8

• Geldigheidsduur van 2 jaar

Geschiktheidseisen en selectiecriteria (afdeling 2.3.6)

• Geschiktheidseisen:

- mogen geen betrekking hebben op de omzet

- tenzij aanbestedende dienst noodzaak motiveert

- met zwaarwegende argumenten

- in de aanbestedingsstukken (art. 2.90)

• Technische vakbekwaamheid:

- toetsen aan de hand van competenties

- niet: identieke referentieprojecten (art. 2.93 lid 3)

30

Gunningsfase (1)

• Verplichting om op basis van EMVI te gunnen (art. 2.114 lid 1), laagste prijs alleen

als dat wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken (art. 2.114 lid 2) • Bij EMVI moeten nadere criteria en verhouding prijs/kwaliteit in aanbestedingsstukken worden

vermeld

• Opschortende Alcateltermijn: ten minste 20 dagen (art. 2.127)

• Motie Vlietstra (EK): aanmoediging decentrale overheden om in beleid op te

nemen dat zij tenminste 5% langdurig werklozen en/of arbeidsgehandicapten

inschakelen bij de uitvoering van werken en diensten, conform Rijksbeleid

31

Gunningsfase (2)

Proces-verbaal van gunning

Artikel 2:132 Aanbestedingswet

• Proces-verbaal van gunning opstellen met daarin de in het artikel genoemde gegevens

Artikel 2:133 Aanbestedingswet

• Een aanbestedende dienst zendt het proces-verbaal op verzoek naar de Europese Commissie

• Geen verplichting om het proces-verbaal op aanvraag aan de inschrijvers of gegadigden, of nationale

rechterlijke instanties over te leggen.

32

Meer concreet: flankerend beleid

33

ARW 2012

• Alleen verplicht onder EU drempel (wel is ook – gelijk aan ARW 2005 – EU procedure uitgeschreven)

• Model K gehandhaafd, net als herstelmogelijkheid voor kleine gebreken (in verklaring én bewijsmiddelen)

• Verplichting om in aankondiging te motiveren (zie artt. 2.3.21 en 3.3.21, 5.3.20 en 6.2.12):

a) beslissing om geschiktheidseisen te stellen die zien op omzet van ondernemers

b) beslissing om laagste prijs als gunningscriterium te hanteren

c) beslissing om opdracht niet in percelen op te delen

d) beslissing om opdrachten samen te voegen

• Bij meervoudig onderhandse procedure geldt ook verplichting om in uitnodiging tot inschrijving

bovenvermelde onderdelen b), c) en d) te motiveren (zie art. 7.2.10)

• Bij niet-openbare procedure geldt regeling dat gegadigden die niet voor inschrijving worden uitgenodigd

binnen 7 dagen gemotiveerd schriftelijk bezwaar kunnen maken

• Verplichting om uiterlijk 2 dagen na opening inschrijvingen proces-verbaal toe te zenden (omdat voor

inschrijvers van groot belang is om snel te weten of zij kans maken op verkrijging opdracht)

34

Klachtafhandeling aanbesteden

Als bijdrage aan huidige praktijk van klachtenafhandeling worden in aanvullend beleid

de volgende maatregelen genomen:

(i) ondersteuning aan ondernemers bij opzetten aanbestedingsloket, dat de functie

heeft van een algemeen adviescentrum

(ii) klachtenmeldpunt bij aanbesteders

(iii) bemiddeling door aanbestedingsexperts ten behoeve van verbetering

aanbestedingspraktijk (artikel 4.27)

35

‘Gevolgen wet en Gids Proportionaliteit’


Onderwerpen

1. Afwegingen en concrete gevolgen

2. Gids Proportionaliteit

- Uitgangspunten

- Inhoudelijk

Recente ontwikkeling: Mededeling aan speciale-sectorbedrijven inzake toepassing

proportionaliteitsbeginsel van 21 maart 2013

- “Hoewel speciale-sectorbedrijven niet verplicht zijn de Gids proportionaliteit te gebruiken, kan deze, in

zijn huidige vorm, ook voor u een heel nuttig instrument zijn. Ik roep u dan ook op om de Gids

proportionaliteit waar mogelijk te gebruiken”

37

Afwegingen en concrete gevolgen

38

39

Algemeen

• Wet, besluit (Gids Proportionaliteit/ ARW 2012/ Model eigen verklaring) en

flankerend beleid nodigen uit tot implementeren van nieuwe werkwijze

• “Pas toe of leg uit” vormt voor aanbestedende dienst (‘AD’) en speciale sector-

bedrijf (‘SSB’) belangrijk uitgangspunt

• Inschrijvers (klassieke sectoren) kunnen eigen verklaring, proportionaliteits-

beginsel en motiveringsverplichtingen AD/SSB benutten (bv voor rechtszaken)

• Voor AD en inschrijvers geldt Gids Proportionaliteit als praktisch handvat

- Visie schrijfgroep: alle fasen van het aanbestedingsproces en afwijkende keuze van

uitgangspunten moet worden gemotiveerd

- Gids sluit deels aan bij rechtspraak en gaat deels verder ten gunste van inschrijvers

Zorgvuldigheidsverplichting AD

• AD (overheid) is gehouden op verantwoorde wijze aanbestedingsproces uit te

voeren en vorm te geven

• Aanbestedingsnota met vastgelegd aanbestedingsbeleid is hierbij behulpzaam

- VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid (uniformering en standaardisering)

- Beleid of procedure voor marktverkenningen/-consultaties en unsolicited proposals

- Regeling voor ‘erkenning’ ondernemers bij meervoudig onderhandse procedure

• Aanbestedingsrapport als uitwerking van proces-verbaal dat o.g.v. artikelen 2.132

en 3.77 AW door AD/SBB moet worden opgesteld met oog op motivering keuzes

• Oprichten aanbestedingsteam, aanstellen rapporteur en klachtenfunctionaris

40

Hoe om te gaan met aanvullende verplichtingen en verboden (1)

Verplichte afweging bij keuze procedure en uit te nodigen ondernemers voor

meervoudig onderhandse procedure

Blijkens nota van wijziging d.d. 28 maart 2011 (TK 32440, nr. 11) kan motivering

bestaan uit verwijzing naar (algemeen kenbaar gemaakte) vaste gedragslijn

Aanbeveling: vaststellen vaste gedragslijn in Aanbestedingsnota voor keuze

(openbare of niet-openbare) procedure en beleid voor uitnodigen ondernemers bij

voeren van onderhandse procedure (shortlist/ rouleren/ loting)

Aanbeveling: hanteren van Aanbestedingsrapport waarin de motivering per

individuele aanbesteding wordt vastgelegd met het oog op interne en externe

verantwoording.

41


Verplichting tot realiseren zoveel mogelijk maatschappelijke waarde : • begrip maatschappelijke waarde is niet gedefinieerd (in amendement Koppejan, TK 32440, nr. 46)

• reactie Minister EZ tijdens behandeling wetsvoorstel: betreft naast kwalitatieve aspecten bij gunning, ook

duurzaamheid, innovatie en social return

Overweging: conform Rijksbeleid bij daarvoor geschikt geachte aanbestedingen voor

werken en diensten – al dan niet boven een bepaald bedrag – social return verlangen

(beschikbaar stellen van werk(ervarings)plaatsen voor werklozen en gehandicapten)

42


Clusterverbod + opknipgebod (motivering in aanbestedingsstukken bij afwijking)

Overweging: ontwikkelen in Aanbestedingsnota van standaardmotivering om (bv.

vanwege beoogde kostenbesparingen, efficiency/ doelmatigheid) opdrachten die

met elkaar verweven zijn gezamenlijk aan te kunnen besteden

Overweging: bij verdeling opdrachten in percelen ondernemers in gelegenheid stellen

op meerdere/alle percelen in te schrijven en daar eventueel bij inrichten

gunningssystematiek rekening mee houden

43


Motiverings- en publicatieverplichtingen

Aanbeveling: voorafgaand aan aanbestedingstraject:

• uitvoeren producten marktanalyse (al dan niet in vorm van marktconsultatie)

• bepalen aard en omvang opdracht (voor keuze procedure, mede op basis van eventueel

grensoverschrijdend belang van opdracht)

• nadenken over eisen en voorwaarden en vaststellen van criteria en specificaties

• voorbereiding motivering bij afwijking voorschriften Aanbestedingswet en flankerend beleid

• interne organisatie op orde hebben / maken (qua planning en verantwoording)

44


Motiverings- en publicatieverplichtingen

Aanbeveling: tijdens aanbestedingstraject: hanteren van Aanbestedingsrapport:

• vastleggen motivering van belangrijke keuzes en beslissingen

• bijhouden proces-verbaal van aanbesteding (met verslaglegging bijzondere voorvallen)

• in acht nemen (minimum)termijnen en administratieve voorschriften

• vasthouden aan uitgangspunten (bij beantwoording vragen in inlichtingenronde)

• goed acht slaan op beoordelingscriteria (mede in verband met motivering afwijzing)

• afgewezen gegadigden/ inschrijvers volledig en adequaat informeren

• bedacht zijn op mogelijke ongeldigheden in offertes

• Rapporteur als double-check rechtmatigheid van de keuzes van het aanbestedingsteam.

45


Doorlopen stappenplan bij beoordeling in (niet-)openbare procedure:

• toetsen of aan formele eisen is voldaan (volledigheid / tijdigheid van inschrijving)

• toetsen of (gegadigde) inschrijver onder uitsluitingsgrond valt

• toetsen of niet-uitgesloten (gegadigde) inschrijver voldoet aan geschiktheidseisen

• (beoordelen niet-uitgesloten of niet-afgewezen gegadigden aan hand van selectiecriteria)

• toetsen of inschrijvingen voldoen aan gestelde technische specificaties, eisen en normen

• beoordelen geldige inschrijvingen aan hand van gunningscriterium en nadere criteria

• toetsen winnende inschrijving aan hand van abnormaal laag / onaanvaardbaar hoog

• beslissing over gunnen/niet-gunnen aan hand van gunningsadvies en Aanbestedingsrapport

• meedelen gunningsbeslissing

• sluiten overeenkomst

• bekendmaken aankondiging gegunde opdracht en archiveren van Aanbestedingsrapport

46

2. Gids Proportionaliteit

47

Uitgangspunten Gids Proportionaliteit

• AD moet gevolgen maatregel voor ondernemers afwegen

• AD stelt uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria die ‘in redelijke verhouding

staan tot’ voorwerp opdracht

• Voorfase waarin belangrijkste beslissingen worden genomen m.b.t. aard/ omvang

opdracht, keuze procedure, clustering, percelenindeling en noodzaak van

geschiktheidseisen of voorwaarden overeenkomst is doorslaggevend

• Voorschriften dienen te worden gelezen in context van volledige tekst

• Doelmatigheid en rechtmatigheid moeten steeds in ogenschouw worden genomen - Goede prijs/kwaliteitverhouding van ‘het ingekochte’ (best value for taxpayer’s money)

- Bevorderen van de lokale economie

- Waarborg gelijke kansen voor deelnemende partijen

- Tegengaan integriteitsrisico’s

48

Gids Proportionaliteit – inhoudelijk (1)

• Clusteren (van (gelijksoortige) opdrachten of opdrachtgevers) mag alleen: - bij logisch samenhangende onlosmakelijk met elkaar verbonden onderdelen

- indien de positie van het MKB zorgvuldig is geanalyseerd en afgewogen

- de noodzaak van clusteren wordt gemotiveerd

• Relevante aspecten bij beoordeling of clusteren doelmatig is: - totale kosten (voorbereiding, aanbesteding, realisatie, exploitatie en onderhoud)

- andere relevante aspecten van opdracht (zoals samenstelling relevante markt)

• Schaalvergroting:

- kan leiden tot beperking transactiekosten en lagere prijs, maar ook tot toename

complexiteit opdracht (met gevolgen voor beheersbaarheid, doorlooptijd en (mogelijk)

toename van risico’s en faalkosten)

49


• Percelenindeling • Uitgangspunt: geclusterde opdrachten dienen in beginsel in percelen te worden verdeeld

• Raamovereenkomst: • Geen personen, materieel of materiaal beschikbaar houden zonder omzetgarantie of

vergoeding in raamovereenkomst (V 3.3.A)

• AD maakt in aankondiging op transparante wijze bekend (V 3.3.B): - voor welke activiteiten bij inschrijving prijzen worden verlangd;

- binnen welk tijdsbestek de onderscheiden werkzaamheden moeten worden uitgevoerd; en

- op welke wijze deze werkzaamheden over de ondernemers zullen worden verdeeld

50


• Keuze aanbestedingsprocedure moet geschikt en proportioneel zijn (V 3.4.A) • omvang opdracht

• transactiekosten

• aantal potentiële inschrijvers

• gewenst eindresultaat

• complexiteit

• type opdracht en karakter markt

• Gids werkt met kleuren en maakt onderscheid tussen enkelvoudig/meervoudig

onderhands, nationaal openbaar en Europees, alsmede naar type overheid

51

Leveringen/diensten decentrale overheid

Procedure/ waarde (EUR) < 30.000 30.000 - 70.000 70.000 - 100.000 100.000 - 150.000 150.000 - 200.000 > EU

Gunning uit de hand

Meervoudig onderhands

Nationaal openbaar

Europees

52

Leveringen/diensten centrale overheid

Procedure/ waarde (EUR) < 20.000 20.000 - 33.000 33.000 - 65.000 65.000 - 100.000 100.000 - 130.000 > EU

Gunning uit de hand


Nationaal openbaar

Europees

53

Werken

54

Procedure/waarde (EUR) < 50k 50k – 150k 150k - 1,5 mio 1,5 mio - 3 mio 3 mio - 5 mio > EU

Gunning uit de hand


Nationaal openbaar

Europees


Uitsluitingsgronden

• Slechts facultatieve uitsluitingsgronden gebruiken die relevant zijn voor opdracht

(V. 3.5.A)

• Ernstige fout in de uitoefening van het beroep: multi-interpretabel, restrictief mee

omgaan

• Toepassen van zwaardere uitsluitingsgronden op onderaannemers waar

inschrijver beroep op doet (bekwaamheid/ervaring) is disproportioneel

• Toepassen van uitsluitingsgronden op onderaannemers waar inschrijver geen

beroep op doet (bekwaamheid/ervaring) is disproportioneel

55


Geschiktheidseisen

• Zijn minimumeisen, dus mate van voldoen aan eisen is geen maatstaf

• Terughoudend omgaan met financiële ratio’s, omdat inschrijvers deze

verschillend kunnen interpreteren moeten duidelijk worden gedefinieerd

• Geen betrekking op omzet, tenzij met zwaarwegende argumenten gemotiveerd in

bestek; dan in ieder geval niet hoger dan 3 x opdrachtwaarde (art. 2.90)

• Houden verband met daadwerkelijke risico’s of zijn terug te voeren op de

gewenste competentie(s) (V.3.5.B)

• Bij toepassingen meervoudig onderhandse procedure: enkel geschiktheidseisen

stellen als geschiktheid van inschrijver(s) nog niet bekend is (V3.5.C)

56

57


Vragen van zekerheidsstelling (V3.5.D)

• Moet samenhangen met uitvoeringsrisico

• Dubbele zekerheidsstelling (bijv. bankgarantie en inhouden betalingen) is

disproportioneel

• Niet meer dan 5% van opdrachtwaarde

Accountantsverklaring (V.3.5.E)

• Pas na mededeling gunningsbeslissing

• Niet jaarrekeningsplichtige ondernemingen: beoordelings- of

samenstellingsverklaring is voldoende


Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid

• AD moet kerncompetenties vaststellen die overeenkomen met gewenste

ervaring op essentiële punten van opdracht (V3.5.F)

• Maximaal één referentie per genoemde kerncompetentie (V.3.5.G)

• AD vraagt niet referentieprojecten met waarde > 60% geraamde waarde

opdracht (idem)

Combinaties en onderaannemers

• Verhoogde eisen aan combinaties is snel disproportioneel (V.3.5.H)

• Zwaardere toepassing van uitsluitingsgronden op onderaannemer is

disproportioneel

58


Termijnen

• AD moet bepalen of de in de wet gestelde minimumtermijnen

disproportioneel zijn (V.3.6)

Varianten

• AD overweegt inschrijvers toe te staan varianten voor te stellen bij

hantering EMVI (V.3.7)

Inschrijfkosten

• AD biedt vergoeding aan wanneer gedeelte van opdracht moet worden

uitgevoerd om te kunnen inschrijven (V. 3.8)

59


Contractvoorwaarden: • AD legt het risico bij de partij die dit het best kan beheersen of beïnvloeden

(V.3.9.A)

• Inschrijvers mogen voorstellen doen voor aanpassing concept-overeenkomst of afwijkingen van inkoopvoorwaarden (V.3.9.B)

• AD moet ‘paritair opgestelde’ contractmodellen of algemene voorwaarden integraal toepassen (V.3.9.C)

• Voorbeelden disproportionele contractvoorwaarden (V.3.9.D) - die een nauwelijks voorzienbaar risico neerleggen bij inschrijver

- onbeperkte aansprakelijkheid

- aansprakelijkheid voor onbeperkte duur

60

‘Nieuwe Werkwijze’


Nieuwe werkwijze

1. Aanbestedingsnota waarin de gedragslijn wordt vastgelegd, bijvoorbeeld ten aanzien van opdrachten

met een waarde onder het drempelbedrag, toepassing van aanbestedingsreglementen (ARW 2012/ARN

2013), selectie van ondernemers voor / aantal deelnemers aan meervoudig onderhandse procedure,

bewijsstukken ivm geschiktheid en uitsluitingsgronden, doelstellingen sociaal, milieu, lokaal, MKB en

innovatie, clusteren/samenwerken, toezicht, integriteit/belangenverstrengeling, besluitvorming (mandaat –

en volmachtregeling), keuze aanbestedingsprocedure, bijvoorbeeld (conform Gids Proportionaliteit):

62

Procedure Werken Leveringen en diensten

Enkelvoudig Tot EUR 50.000 Tot EUR 30.000

Meervoudig onderhands EUR 50.000 – EUR 1,5 mio EUR 30.000–100.000

Nationaal openbaar EUR 1,5 mio – EUR 5 mio EUR 100.000-200.000

Europees openbaar Boven EUR 5 mio Boven EUR 200.000

Nieuwe werkwijze

2. Aanbestedingsrapport

Het Aanbestedingsrapport wordt bijgehouden voor interne doeleinden waarin voor elke stap de op grond van

de Aanbestedingswet (of zorgvuldig opdrachtgeverschap) vereiste motivering wordt gegeven bij de te maken

keuzes. Ook autorisering en verantwoording achteraf kunnen aldus geregeld/gewaarborgd worden.

Het rapport wordt bijgehouden door het aanbestedingsteam. Daarnaast kan er een rol zijn weggelegd voor

een rapporteur of stuurgroep. Rapporteur of stuurgroep accorderen de keuzes die het aanbestedingsteam

maakt en de aanbestedingsstukken die door het aanbestedingsteam worden opgesteld.

Het rapport bestaat uit een formulier waarin de keuzes worden verantwoord en geaccordeerd. De meest

relevante aanbestedingsstukken worden als bijlage aan het rapport gehecht.

De rapportage speelt bij de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding. Desgewenst kan de reikwijdte

van het rapport worden uitgebreid tot de uitvoeringsfase.

63

Aanpak o.b.v. stappenplan

• Interne besluitvorming (organisatorisch en beleidstechnisch)

• Marktverkenning, bepalen/motiverenkeuzes en opstellenconcepten

1. Voorbereidingsfase

• Aanbestedingsprocedure

• Selecteren op basis van gemaaktekeuzes

• (Al danniet) contracteren met respect vooruitkomst procedure

2. Aanbestedingsfase

• Afnemen conform bepalingen in contract

• Bewakengoedeopvolging en check afwijkingen/wijzigingen

3. Uitvoeringsfase

64

Stap 1: voorbereiding (1)

• Aanbestedingsteam en ‘rapporteur’ (verantwoordelijk voor aanbestedingsrapport)

- ondertekening van integriteitsverklaring (ter voorkoming belangenverstrengeling)

- vastleggen taken en rolverdeling (interne verantwoording van functioneren team)

• Marktverkenning (nagaan structuur, bekwaamheid en vermogen van markt)

- motivering aanbestedingsstukken, plannen en voorwaarden bij marktconsultatie

- controle door rapporteur (om inbreuken aanbestedingsrecht te voorkomen)

• Keuze voor wijze totstandbrenging ‘overeenkomst’

- inachtneming proportionaliteitsbeginsel (omvang opdracht en transactiekosten)

- motivering keuze ondernemers bij meervoudig onderhandse procedure

- keuze aanbestedingsreglement (ARW 2012/ARN 2013) of motivering afwijking (bij ARW)

65


• Bepalen van voorwerp aanbesteding:

- motivering keuze centrale inkoop, samenvoegen opdrachten of niet opdelen in percelen

- vaststellen type overeenkomst en waarde opdracht/concessie

• Opstellen van contactvoorwaarden

- voorwaarden moeten in redelijke verhouding staan tot voorwerp aanbesteding

- motivering bij afwijking van voorschriften Gids Proportionaliteit of verbintenissenrecht

- waarborg level playing field (ongedaan maken voordelen zittende ondernemer)

• Formuleren PvE en bijzondere uitvoeringsvoorwaarden

- onderzoek naar mogelijkheid om prestatie- of functionele eisen te stellen i.p.v. normen

- overwegen om sociale en/of milieudoelstellingen te realiseren

66


• Bepalen geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden

- bepalen of/ welke facultatieve uitsluitingsgronden relevant zijn voor specifieke opdracht

- bij keuze hanteren geschiktheidseisen letten op voorschriften uit Gids Proportionaliteit

- rapporteur kan proportionaliteit van eisen, gronden en bewijzen toetsen

• Opstellen van gunningscriteria

- bepalen nadere criteria voor vaststellen EMVI

- ruimte bieden voor innovatie en duurzaamheid (om optimale oplossing te bereiken)

- aandacht voor total cost of ownership en life cycle analysis (investerings-, beheersen

onderhoudskosten op korte en langere termijn) van producten i.p.v. aanschafwaarde

• Accordering aanbestedingsstukken

67

Onderwerpen aanbestedingsrapport (1)

Voorbereiding Maatregel Verplichting Doel

Vorming van het aanbestedingsteam

Ondertekening van integriteitsverklaring

- Interne bewaking integriteit en voorkoming van belangenverstrengeling

Vastleggen taken en rolverdeling

- Interne verantwoording van functioneren aanbestedingsteam

68


69


Marktverkenning Motivering t.a.v. marktverkenning i.v.m. structuur, bekwaamheid en vermogen markt

- Steun bij opstellen aanbestedingsstukken en verdere keuzes aanbesteder

Motivering t.a.v. marktconsultatie aanbestedingsstukken, plannen en voorwaarden

- Dialoog met de markt waarvan de uitkomsten steun bieden bij opstellen aanbestedingsstukken en verdere keuzes aanbesteder

Bij keuze voor marktverkenning of marktconsultatie: controle door rapporteur of de daarvoor beoogde procedure voldoet aan beginselen van transparantie, proportionaliteit en gelijke behandeling

- Voorkomen van inbreuk op aanbestedingsrecht en van (te) hoge lasten voor de deelnemers



Bepaling van het voorwerp van de aanbesteding

Motivering van keuze van de aanbesteder (clusteren, wijze van raming)

Artikel 1.5 AW Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop

Motivering van de keuze van het type overeenkomst (clusteren, wijze van raming)

Artikel 1.5 AW Artikel 2.13 AW Artikel 2.14 AW V.3.9A-E Gids V.3.3.A-B Gids

Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop, proportionaliteit

Motivering van de inhoud en de omvang van de overeenkomst (clusteren, wijze van raming, proportionaliteit)

Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop; naleven van transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit

70


71


Keuze van de aanbestedings-procedure

Motivering t.a.v. keuze van type aanbestedingsprocedure

Artikel 1.4 AW Interne en externe verantwoording

Bij keuze van meervoudig onderhandse procedure: motivering van de keuze van de uit te nodigen ondernemers


Bij keuze voor marktverkenning of marktconsultatie: controle door rapporteur of de daarvoor beoogde procedure voldoet aan beginselen van transparantie, gelijke behandeling en proportionaliteit

- Voorkomen van inbreuk op aanbestedingsrecht en van (te) hoge lasten voor de deelnemers

Keuze van een aanbestedingsreglement


Bepalen van de tijdsplanning Artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 AW

Doelmatigheid, proportionaliteit, externe verantwoording

Bepalen van de inschrijfkosten Artikelen 1.10, 1.13, 1.16 en 1.21 AW

Lastenverlichting

Bij gunning 1 op 1: motivering waarom niet voor een aanbesteding is gekozen



72


Bepaling van het programma van eisen en van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden

Motiveer de wijze van specificatie in het programma van eisen

Artikelen 2.76 en 2.77 AW Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop en mededinging

Motiveer verwijzingen naar fabricaten, herkomst, een bijzondere werkwijze, een merk, keurmerk, certificaat, octrooi, type, oorsprong of productie zijn opgenomen waardoor bepaalde ondernemingen of producten worden bevoordeeld of uitgesloten.

Artikel 2.76 lid 5 en 6 AW Interne en externe verantwoording; doelmatige inkoop en mededinging

Bij keuze van mogelijkheid van variant: controle door rapporteur of minimumeisen zijn opgenomen

Artikel 2.83 AW Naleving

Motivering inzake toepassing in de aanbestedingsstukken van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden

Artikel 2.80 AW Sociale en milieudoelstellingen


73


Uitsluitingsgronden(artikel 2.87 AW) en geschiktheids-eisen (artikel 2.90-97 AW)

Motivering van keuze van uitsluitingsgronden

Artikelen 1.10, 1.13 en 1.16 AW

Integriteit, lastenverlichting, mededinging

Motivering van keuze van eisen en bewijzen inzake financiële en economische draagkracht


Toets van geschiktheid van ondernemers; mededinging, proportionaliteit en lastenverlichting

Motivering van keuze van eisen en bewijzen inzake technische bekwaamheid

Toetsing van geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden en bijbehorende bewijzen door rapporteur

- Naleving aanbestedingsrecht


74


Gunningscriteria

Motivering van keuze van gunningscriteria


Doelmatigheid, innovatie

Motivering van beoordelingssysteem


Doelmatigheid

Toetsing van gunningscriteria door rapporteur

- Naleving aanbestedingsrecht



Afronden van aanbestedingsstukken

Accordering aanbestedingsstukken

- Interne verantwoording, naleving

75

Stap 2: aanbesteding (1)

• Bekendmaking en verzending aanbestedingsstukken

• Selectie (controle eigen verklaring en gevraagde gegevens)

• Inlichtingenbijeenkomst (opstellen en toezenden NvI en vastleggen individuele inlichtingen)

• Beoordeling:

- toepassing uitsluitingsgronden en voldoen aan geschiktheidseisen

- controle geldigheid inschrijvingen

- beoordeling inschrijvingen o.b.v. gunningscriterium en nadere criteria

• Gunning:

- nemen en mededelen van gunningsbeslissing

- eventueel afwachten uitkomst kort geding afgewezen inschrijver

- sluiten overeenkomst en bekendmaken aankondiging gegunde opdracht

• Archivering aanbestedingsrapport

76

Stap 2: aanbesteding (2)

• Vastleggen motivering van belangrijke keuzes en beslissingen

• Bijhouden proces-verbaal van aanbesteding (met verslaglegging bijzondere voorvallen)

• In acht nemen (minimum)termijnen en administratieve voorschriften

• Zoveel mogelijk vasthouden aan uitgangspunten (ook bij beantwoording vragen in het kader

van inlichtingenronde)

• Bij veel vragen/antwoorden en eventuele wijzigingen overwegen om 6-dagen termijn (voor

indienen inschrijving) te verlengen

• Goed acht slaan op beoordelingscriteria (mede in verband met motivering afwijzing)

• Afgewezen gegadigden/ inschrijvers volledig en adequaat informeren

• Bedacht zijn op mogelijke ongeldigheden in offertes

77


78

Aanbesteding Maatregel Verplichting Doel

Aankondiging Aankondiging en bewijs van bekendmaking bewaren bij aanbestedingsrapport

- Interne verantwoording, naleving

Aanbestedingsstukken Aanbestedingsstukken en bewijs van verzending daarvan bewaren bij aanbestedingsrapport

- Interne verantwoording, naleving.


79


Selectie Controle van eigen verklaringen Artikelen 2.84 en 2.85 AW

Naleving, toets geschiktheid

Controle van gevraagde gegevens en inlichtingen die niet in eigen verklaring gevraagd kunnen worden en van lijst van referenties

Naleving, toets geschiktheid

Verificatie van inlichtingen en gegevens van eigen verklaring

Artikelen 2.99 - 2.102 AW

Selectie van voor inschrijving uit te nodigen deelnemers

Accorderen van selectie door rapporteur

- Naleving


80


Inlichtingenbijeenkomst Opstellen van de Nota van Inlichtingen

Artikel 2.53 AW Naleving, gelijke behandeling

Toezending van de Nota van Inlichtingen aan de deelnemers

Opstellen van proces-verbaal bij verstrekken van individuele inlichtingen

Artikel 2.53 lid 3 AW Waarborgen van transparantie en gelijke behandeling, naleving

Advies van rapporteur aan aanbestedingsteam in geval van wezenlijke wijziging van het voorwerp van de aanbesteding of van de geschiktheidseisen of gunningscriteria

Naleving


81


Beoordeling van de inschrijvingen

Toepassing uitsluitingsgronden en voldoen aan geschiktheidseisen

Geschiktheid, naleving

Controle door aanbestedingsteam of de inschrijvingen geldig zijn

Artikel 2.113 AW Naleving

Beoordeling van de inschrijvingen op basis van het gunningscriterium

Artikelen 2.114 – 2.116 AW

Doelmatige inkoop, naleving

Door rapporteur geaccordeerd advies inzake gunningsbeslissing

- Naleving


82


Archivering Digitaal archiveren van aanbestedingsrapport

Artikelen 2.56, 2.132 en 3.77 lid 2 AW

Externe en interne verantwoording

Stap 3: uitvoering

• Deugdelijk voorbereid aanbestedingsproces zal in de regel gunning aan inschrijver

met werkbare oplossing mogelijk maken en – hopelijk – tot goede uitvoering

opdracht leiden

• Bij de uitvoering is van belang zoveel mogelijk vast te houden aan bepalingen in

contract en afwijkingen tijdig te signaleren

• Bewaking goede opvolging en check (stilzwijgende) verlengingen

• Bij afwijkingen/ wijzigingen contractsbepalingen is overleg met rapporteur over

mogelijke gevolgen op zijn plaats

• Bij naderend einde contract tijdig starten met voorbereiding nieuwe aanbesteding

83


Uitvoering Maatregel Verplichting Doel

Monitoring Registreren relevante

contractswijzigingen

- Doelmatig contractbeheer,

naleving (Pressetext-arrest)

Contractbeheer (afname,

looptijd)

- Doelmatig contractbeheer

84

De nieuwe werkwijze

3. Aanbestedingsaudit

Door Loyens & Loeff is in een team met vertegenwoordigers van aanbestedende diensten de NTA 8058

ontwikkeld, een bij het Nederlands Normalisatie Instituut geregistreerde norm voor aanbestedingssystemen.

Aan de hand van deze norm kunnen audits plaatsvinden van de aanbestedingsprakijk (de uitvoering van

aanbestedingsprocedures) en het aanbestedingsbeleid van een aanbestedende dienst of SBB.

Er kan gekozen worden voor een audit die zich richt op de gehele aanbestedingspraktijk van een

aanbestedende dienst of SBB als voor een audit die slechts bestaat uit enkele steekproeven of zelfs maar uit

een enkel project of een specifieke aanbesteding.

De ervaringen van aanbesteders met dergelijke audits zijn positief. Zij leiden tot verbetering van de

aanbestedingspraktijk (blinde vlekken) en tot een grotere disciplinering bij de naleving van het

aanbestedingsrecht.

85

De nieuwe werkwijze

In ontwikkeling is een erkenningsregeling, die door aanbestedende diensten gebruikt kan worden

bijvoorbeeld als onderdeel van het beleid inzake meervoudig onderhandse procedures. Via de

erkenningsregeling kunnen de ondernemers voor dergelijke procedures geselecteerd worden.Daarvoor wordt

gebruik gemaakt van de ervaringen van SBB met erkenningsregelingen.

86

Producten Loyens & Loeff (“Triple A”)

• Model Aanbestedingsrapport (motivering van keuzes/interne verantwoording)

• Model Aanbestedingsbeleid met waar mogelijk motivering keuzes

- Model erkenningsregeling voor meervoudig onderhandse procedures

• (Verkorte) Aanbestedingsaudit

- Checklist ter beoordeling aanbestedingsstukken en -beleid

87

Presentatie Negometrix - Elektronisch Aanbesteden

Negometrix

Eenvoudig(er) invulling geven aan de aanbestedingwet?

Negometrix

• Sinds 2000 actief op gebied van online transacties;

• 2005 onderzoek naar kansen digitaal EU aanbesteden & E-veilingen;

• Erkenning van kracht online aanbesteden;

• Vandaag de dag online aanbestedingsplatform.

>30.000 gebruikers

>7000 digitale inkooptrajecten sinds 2010

70% gebruikers valt onder aanbestedingsregime

89

“Elektronisch Aanbesteden”

• Online publiceren;

• Online documenten delen;

• Online digitale kluis;

• Online minimale eisen stellen en beantwoorden;

• Online gewogen criteria stellen en beantwoorden;

• Online Vraag en antwoord, automatische NvI;

• Online evalueren en motiveren;

• Online automatische rangschikking en gunning;

• Online automatisch gegenereerd aanbestedingsdossier; +

Elektronisch aanbesteden!

90

Definitie “Digitaal Aanbesteden”

• Beslis-intelligentie;

• Lasten verlichting;

• Kennis onderbrengen in templates en slim hergebruiken;

• Beslisintelligentie wordt tot heden met name gekoppeld aan de opdracht;

- Gunningmodel;

- Uiteindelijke gunning;

• Beslisintelligentie kan ook aan de “voorkant” worden toegepast waar het het

motiveren betreft. Hierover later meer…….

91

Ontwikkelingen in de Europese unie en Nederland

• De europese unie heeft het doel gesteld in 2016 alle EU aanbestedingen digitaal te laten

plaatsvinden;

• Versplinterd Europees landschap met verschillende invulling:

A. SAAS centralized model Malta, Ireland, Cyprus, Lithuania

B. Slovakia hosted centralized model

C. Decentralized model hybrid Czech Republic

D. Decentralized model SAAS Portugal and Scotland (required by law)

France (in regulatory process), Holland (now denounced the government for unfair competition)

• Interoperabiliteit

Is de mogelijkheid van verschillende autonome, heterogene systemen, apparaten of andere

eenheden (bijvoorbeeld organisaties of landen) om met elkaar te communiceren eninteracteren.

Om dit te bewerkstelligen zijn standaarden, protocollen en procedures nodig voor de afstemming

van de verschillende entiteiten op elkaar.

92

http://nl.wikipedia.org/wiki/Autonomie

http://nl.wikipedia.org/w/index.php?title=Heterogeen&action=edit&redlink=1

http://nl.wikipedia.org/wiki/Communicatie

http://nl.wikipedia.org/wiki/Interactieve_media

http://nl.wikipedia.org/wiki/Norm_(standaard)

http://nl.wikipedia.org/wiki/Protocol

http://nl.wikipedia.org/wiki/Procedure

http://nl.wikipedia.org/wiki/Entiteit

93

Peppol

Ontwikkelingen in de Europese unie en Nederland

• Golden book on e-procurement

• In Nederland Tenderned & commerciële platformen.

- Gekoppeld, dus voldoen aan publicatieplicht;

- Tenderned als basissysteem;

- Commerciele platformen gaan verder;

• Vandaag in Barcelona

94

Hoe kunnen platformen bijdragen aan het voldoen

aan de aanbestedingswet?

Wij zien verschillende kansen:

• Leverancierportaal voor (lokale) aanbieders ten behoeve van onderhandse aanvragen;

• Beslisintelligentie om te komen tot 3-5 aanbieders ten behoeve van onderhands;

• Aanbestedingswetgeving en (eventueel) eigen beleid op slimme wijze onderbrengen in

platform. Koppel hieraan tevens keuze en beslisintelligentie

• Motivatie slim vastleggen (Aanbestedingsrapport Loyens & Loeff slim geïntegreerd)

• Templates, zelf ontwikkeld of ontwikkeld door externe partij

• Klachtenloket onderbengen in online digitale tenders

95

Beslisintelligentie om te komen tot 3-5 aanbieders

ten behoeve van onderhands

• Automatische randomizer?

• Shortlist bepalen op basis van gewogen criteria?

• Shortlist bepalen op basis van past performance?

• Of kan een digitale onderhandse aanbesteding dermate efficiënt worden ingericht (lage lasten)

voor inschrijvers dat het niet per definitie bezwaarlijk is meer dan 5 aanbieders uit te nodigen?

96

Leverancierportaal voor (lokale) aanbieders

ten behoeve van onderhandse aanvragen

• (lokale) aanbieders registreren via open portaal:

• Geven aan in welke categorie / categorieën ze actief zijn;

• Beantwoorden enkele minimale criteria;

• Gecategoriseerde en goedgekeurde aanbieders worden vervolgens uitgenodigd in een

specifieke uitvraag (onderhandse procedure)

97

Aanbestedingswetgeving en (eventueel) eigen

beleid op slimme wijze onderbrengen in platform

• Doel: Organisaties in staat stellen aanbestedingswetgeving en inkoopbeleid beter te borgen,

vast te leggen en aan te reiken aan collega’s die het toe is gestaan in te kopen.

• Concreet:

• AD geeft in profiel organisatie profiel aan onder welk aanbestedingsregime ze vallen;

• op basis van regime worden drempelwaarden automatisch toegepast;

• Daarnaast kan AD in vrije tekst velden haar beleid opnemen in de software, al dan niet

voorzien van documenten;

• Beleid kan zichtbaar of onzichtbaar zijn voor externe partijen (leveranciers)

98

Motivering slim vastleggen (Loyens & Loeff

aanbestedingsrapport slim geïntegreerd)

• Motivering vastleggen in platform;

• Motiveren bij opstarten Tender, denk aan keuze procedure etc.

• Motiveren tijdens het bouwen van de tender;

- Indien keuze voor laagste prijs, motivatieveld;

- Indien keuze voor clustering, motivatieveld

- Sprake van percelen, motivatie waarom wel, waarom niet;

- Termijnen, motivatieveld in planning;

• Dit alles online en intuïtief ondergebracht in lijn met wetgeving en intern beleid.

• Motiveringsrapportage per tender;

99

Templates, zelf ontwikkeld of ontwikkeld

door externe partij

• Beleid en aanbestedingsrapport ondergebracht in een template;

• Template kan gedeeld worden binnen de eigen organisatie, maar ook tussen organisaties;

100

Workshop aanbestedende diensten


Onderwerpen

• Klachtafhandeling bij aanbesteden

• Bewijsmiddelen (eigen verklaring)

NB: Gedragsverklaring aanbesteden kan vanaf 27 maart 2013 worden

aangevraagd via www.justis.nl/Producten/gedragsverklaringaanbesteden/

102

Klachtafhandeling bij aanbesteden

103

Klachtenregeling – deel 1

Standaard voor klachtafhandeling voor aanbesteders en ondernemers

• Klachten snel en laagdrempelig afdoen

• Gang naar de rechter voorkomen

• AD wordt aangeraden regeling onderdeel te maken van aanbestedingsbeleid

• AD en ondernemers kunnen van klacht leren en kennis bij toekomstige

aanbestedingen in praktijk brengen (bevordering professionalisering)

• Klachtenmeldpunt is aanspreekpunt “dat onafhankelijk en met een frisse blik de

klacht bekijkt en daarover een advies uitbrengt aan de aanbestedende dienst”

• AD kan ook over ondernemers klagen (onderdeel IV van deel 1)

104

Klachtenregeling (1): uitgangspunten

• AD is vrij in invulling klachtenmeldpunt

- belangrijkste voorwaarde: persoon die het klachtenmeldpunt vormt is niet

direct betrokken geweest bij (het opstellen) van de aanbesteding

• AD kan ook samen met andere AD’s klachtenmeldpunt opzetten

• Belanghebbenden zijn naast gegadigden, (potentiële) inschrijvers, hun

onderaannemers ook brancheverenigingen en klachtenloketten

• De regeling geldt alleen voor ‘klachten’, niet voor ‘vragen’

• Over alle soorten aanbestedingen (nationaal/Europees), over handelen

in strijd met regels en/of beginselen (niet over beleid)

105

Klachtenregeling (1): procedure

• Klacht mag niet anoniem worden ingediend

• Klacht moet schriftelijk en tijdig worden gedaan

• Aanbestedingsprocedure loopt gewoon door (opschorting mogelijk)

• Geen concrete termijnen voor indienen en afhandeling van klachten

• AD is vrij om klacht bij NvI of per e-mail aan klager af te handelen

• Advies van klachtenmeldpunt wordt aangemerkt als besluit ter voorbereiding van

privaatrechtelijke rechtshandeling (zonder mogelijkheid van bezwaar en beroep)

• Ontvangst klacht van AD over ondernemer moet per omgaande worden

bevestigd, met spoed worden bestudeerd en gemotiveerd op worden gereageerd

106

Klachtenregeling – deel 2

Bemiddeling door Commissie van Aanbestedingsexperts

• Onafhankelijke commissie bestaande uit ten minste een voorzitter en een

vicevoorzitter (benoemd voor twee jaar, herbenoeming mogelijk)

• Commissie schakelt experts in “die hun sporen in de aanbestedingspraktijk

hebben verdiend” volgens nader op te stellen regeling

• Voorzitter stelt lijst van experts samen en publiceert deze op de website

• Uitgangspunt: klager legt eerst klacht voor aan klachtenmeldpunt AD

- bij ontbreken daarvan kan klager rechtstreeks naar commissie

- klager kan ook naar commissie indien AD klacht niet binnen ‘redelijke tijd’ in

behandeling neemt

107

Klachtenregeling (2): inhoudelijk

• Doel: verbetering dialoog, verbetering professionaliteit etc.

• Kan bemiddelen of (niet-bindend) advies geven over de klacht

• Kosteloos? Conceptregeling vermeldde dat kosten in rekening zou worden gebracht;

definitieve regeling zegt hier niets over

• Commissie kan aanbestedingsprocedure niet stilleggen

• Commissie prioriteert zelf (maar motiveert afwijzing klacht)

• Ondernemers en AD’s kunnen over elkaar klagen

• Beslissingen Commissie worden in geanonimiseerde vorm gepubliceerd

108

109

Vraag aan AD

Reactie in NvI of vertrouwelijk verstrekt antwoord Geen

overeenstemming

Indienen klacht bij meldpunt

Onderzoek door meldpunt

Conclusie AD

Klacht (deels) gegrond Klacht ongegrond

Optioneel: bemiddeling of

advies commissie

Optioneel: bemiddeling

of advies commissie

Corrigerende en/of preven-

tieve maatregelen meedelen

aan klager en betrokkenen

motiveren

Bewijsmiddelen (eigen verklaring)

110

Eigen verklaringen

Staatscourant 22 maart 2013: Regeling modellen eigen verklaring

• Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures AD’s, inclusief toelichting

• Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedure SSB’s, inclusief toelichting

Verschil in toepassing uitsluitingsgronden (eerstgenoemde verklaring is uitgebreider,

maakt onderscheid naar procedure boven en onder EU drempel en bevat

verwijzingen naar Gids Proportionaliteit)

Uitgangspunt t.o.v. voorlopige modellen ongewijzigd: alleen winnaar(s) aanbesteding of

geselecteerde gegadigden leveren bewijsmiddelen bij gunning/selectie áls AD/SSB er om vraagt

111

Niet bij inschrijving: voorbeelden Wel bij inschrijving: voorbeelden

Uittreksel handelsregister (2.89 lid 1 jo. 2.87 lid 1

sub a en Toelichting Eigen Verklaring)

Verklaringen voorkennis, belangenverstrengeling

Verklaring belastingdienst (2.89 lid 3 jo. 2.87 lid 1

sub d)

Model K-verklaring (geen strijd mededingingsrecht)

Bewijsstukken financiële draagkracht, zoals

bankverklaring, verzekeringspolis, balans/

jaarrekening, omzetverklaring (2.91)

Referenties (2.85 lid 3 jo. 2.93 sub a en b), incl.

“certificaat” dat werk, dienst, levering naar behoren

is uitgevoerd

Bewijsstukken technische en beroepsbekwaamheid,

zoals diploma’s, milieubeheermaatregelen,

personeelsbezetting verklaring en certificaten (2.93)

Bewijsmiddelen betreffende technische specificaties

anders dan dierenwelzijn-, milieu- en sociale criteria

Verklaring onafhankelijke instantie dat ondernemer

aan milieubeheernormen voldoet (2.97)

Bewijsmiddelen betreffende uitvoeringsvoorwaarden

anders dan dierenwelzijn-, milieu- en sociale criteria

Bewijs/ vergunning beroepsbevoegdheid (2.98) Bewijsmiddelen t.b.v. puntentoekenning in kader van

gunning, ongeacht waar deze betrekking op hebben

Accountantsverklaring (V 3.5E Gids proportionaliteit) Overige verklaringen/bewijsmiddelen die niet zien

op punten uit eigen verklaring

112

Controle eigen verklaring/ opvragen bewijsmiddelen

• AD is verplicht om bewijsmiddelen die bij inschrijving moeten worden gevoegd te

controleren (artikel 2.101)

Zo nodig tot uitsluiting overgaan indien inschrijver/gegadigde niet blijkt te voldoen

Vraag: hoe omgaan met (herstel van) gebreken?

• AD is bevoegd maar niet verplicht om de overige bewijsmiddelen bij winnende

inschrijver/geselecteerde gegadigden op te vragen (artikel 2.102)

Voorbehoud maken in aanbestedingsstukken/ voorlopige gunningsbrief

Vraag: wel of niet opvragen stukken bij selectie (gelet op lastenverlichting)?

113

Workshop inschrijvers


Uitsluitingsgronden

Stelling 1: Uitsluiting van inschrijvers die een NMa-boete hebben gehad is mogelijk

Stelling 2: Proportionaliteitstoets van artikel 2.88 AW is een dode letter

Stelling 3: Een compliance-regeling is onder AW een must geworden

115

Proportionaliteit

Stelling 1: Onbeperkte aansprakelijkheid in contract is onrechtmatig

Stelling 2: Alleen in uitzonderingsgevallen niet-openbare procedure toepassen

Stelling 3: Clusteren is verleden tijd

116

Opdrachten onder EU drempel

Stelling 1: Aanbesteder mag zelf weten wie hij uitnodigt voor meervoudig

onderhandse procedure

Stelling 2: Erkenningsregeling is nieuwe inkoopmethode voor onder de drempel

Stelling 3: 2B-diensten mogen niet meer onderhands worden gegund

117

Rechtsbescherming

Stelling 1: klachtenregeling biedt goede nieuwe mogelijkheid om bezwaar te uiten

Stelling 2: Aanbesteder zal vaker keuzes moeten kunnen verantwoorden, ook in

rechte

Stelling 3: In juridische procedure kan worden voorzien in uitkomst klachtafhandeling

118

Contactgegevens:

Loyens & Loeff: Negometrix:

Maurice Essers Jan Siderius

Advocaat/Partner – Mededinging & Overheid Managing Director

T: 020 578 5928 T 06 53 166 921

F: 020 578 5862 F 084 737 9061

E: [email protected] E: [email protected]

Gert-Wim van de Meent Sander de Vocht

Advocaat/Partner – Mededinging & Overheid Commercieel directeur

T: 020 578 5966 T 06 55 715 624

F: 020 578 5858 F 084 737 9061

E: [email protected] E: [email protected]

Laurens Terpstra

Advocaat – Mededinging & Overheid

T: 020 578 5345

F: 020 578 5862

E: [email protected]

119

mailto:[email protected]





Seminar Werken met de nieuwe...

Documents

Transcript of Seminar Werken met de nieuwe...